Cum să completați corect un raport de cheltuieli: un exemplu de completare

Rapoarte anticipate - se referă la categoria documentelor contabile primare care sunt utilizate în contabilitate pentru a contabiliza costurile financiare suportate de un angajat al unei întreprinderi în timpul unei călătorii de afaceri. De asemenea, acest document este utilizat în cazul cheltuirii resurselor materiale ale întreprinderii de către personalul angajat. În acest articol, vă propunem să luăm în considerare regulile de completare a unui raport prealabil.

O călătorie de afaceri este considerată a fi trimiterea unui angajat pentru o perioadă scurtă de timp pentru negocieri către o altă organizație, o sucursală cu verificare și alte activități care se află în afara locației locului de muncă.

Scopul documentului

Formularul în cauză are un formular unificat Nr. „AO-1” Trebuie remarcat faptul că persoanele juridice au dreptul legal de a utiliza formulare dezvoltate independent. Cu toate acestea, este mai preferabilă utilizarea hârtiei cu o formă uniformă. Sarcina conducerii organizației este de a crea un ordin care să conțină informații despre funcționarii care au dreptul de a primi resurse financiare responsabile. Până în 2018, astfel de competențe puteau fi atribuite doar acelor angajați ai întreprinderii cu care au fost încheiate contracte de muncă.

Astăzi, este permisă eliberarea de fonduri responsabile persoanelor cu care s-a încheiat un acord civil.

De menționat că în conținutul comenzii trebuie să se dezvăluie scopul cheltuirii fondurilor primite, suma maximă a acestora și o anumită perioadă de timp. În cazul în care un angajat al unei întreprinderi este îndrumat într-o călătorie de afaceri, eliberarea de resurse materiale se face în conformitate cu o comandă pentru o călătorie de afaceri sau pe baza unei liste de călătorie.

Un angajat care a primit fonduri pentru a acoperi cheltuielile pentru întreaga călătorie de afaceri trebuie să prezinte rapoarte la departamentul de contabilitate. Termenul de depunere a raportului de avans este de trei zile, după expirarea termenului fixat pe paginile comenzii de la conducerea întreprinderii. Acest document este una dintre justificările oportunității cheltuirii resurselor financiare ale companiei, ceea ce înseamnă necesitatea anexării documentelor care confirmă utilizarea țintită a fondurilor responsabile.

Nuanțe și subtilități

Pentru a confirma fezabilitatea utilizării sumelor de raportare, angajatul trebuie să completeze rapoarte în avans. Un astfel de document este completat pe ambele părți, după care este trimis departamentului de contabilitate pentru verificare. Raportul revizuit este trimis conducerii organizației pentru aprobare. Conform actualei facturi, acest document contabil primar se completează într-un singur exemplar.

Cheltuirea banilor dați în avans unui angajat este confirmată folosind documentul contabil primar - un raport în avans

Trebuie remarcat faptul că numărul raportului de avans în OKUD (Clasificatorul integral rus al documentației de management) a fost modificat în 2015. Anterior, acest formular purta numărul „0504049”. La 30 martie 2015, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse a emis un ordin cu numărul cincizeci și doi, privind atribuirea unui nou număr acestui formular. Astăzi, numărul raportului anticipat este OKUD „0504505”. Mai jos, vă puteți familiariza cu modul în care arată formularul unui raport de avans conform OKUD 0504505. Acest document conține o parte detașabilă care ar trebui să fie transferată unui angajat al întreprinderii după o verificare contabilă.

Procedura de întocmire a formularului AO-1

Conform legislației în vigoare, fiecare companie are tot dreptul să întocmească în mod independent documentul în cauză. Cu toate acestea, există o reglementare clară care prevede detaliile obligatorii care trebuie să fie prezente în astfel de lucrări. Aceste detalii includ:

numărul de înregistrare și data întocmirii;
denumirea companiei;
suma fondurilor primite și cheltuite;
lista de atașamente la documentul principal.

Raportarea în avans se completează în formă scrisă de mână sau dactilografiată (pe computer). Unul dintre criteriile importante este certificarea documentului prin semnătura unui funcționar cu atribuțiile necesare. În cazul unei versiuni electronice a documentului, este necesară semnătura digitală a managerului. Acest tip de compilare a documentației primare este permisă numai atunci când în cadrul întreprinderii se utilizează un sistem electronic de gestionare a documentelor.

Atunci când decide emiterea unei sume contabile unui angajat al întreprinderii, șeful trebuie să emită un ordin corespunzător. Una dintre etapele importante ale redactării unui raport este verificarea rândului „Atribuirea avansului”... Acest rând trebuie să se potrivească exact cu formularea disponibilă în ordinea conducerii companiei.

Mai jos este un raport prealabil, o mostră de umplere.

Dacă termenul limită pentru depunerea raportului în avans de către persoana responsabilă nu a fost respectat, aceasta este considerată o încălcare a disciplinei de numerar.

Postarea in contabilitate

În cartea de contabilitate a cheltuielilor care au fost efectuate de un angajat al companiei în perioada unei călătorii de afaceri, sunt utilizate conturi pentru decontări cu angajații, conturi de cheltuieli și alte tipuri de documente. În cazul în care suma este emisă sub formă de numerar, este necesar să se facă această mențiune: „Dt count 71 CT count 50”. Astfel de mărci sunt fixate pe baza unui ordin de ieșire de numerar corect redactat.

În cazul în care resursele financiare sunt creditate pe cardul bancar al unui angajat al întreprinderii, în cartea contabilă se face următoarea notă: „Дт сч.71 Кt Сч.51”. Pentru a efectua astfel de operațiuni, contabilul trebuie să completeze un formular de plată pentru o instituție financiară. După ce angajatul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, responsabilitățile sale includ furnizarea departamentului de contabilitate a unui raport în avans executat corect.

Pe baza acestei fise si a aplicatiilor corespunzatoare se inregistreaza in cartea contabila urmatoarele inregistrari:

"Dt count. 10 Ct. Count 71"- în situația în care suma contabilă a fost cheltuită pentru achiziționarea de stocuri.
"Dt count 41 Ct count 71"- in cazul achizitionarii obiectelor de inventar.
„Dt W. 20, 23, 25,26 Kt W. 71”- în cazul cheltuielilor pentru nevoile diviziilor structurale ale întreprinderii.
"Număr Dt. 44 Ct. Număr 71"- in situatia in care cheltuielile au fost efectuate de societatea comerciala.

În situația în care un angajat al întreprinderii are resurse financiare necheltuite, trebuie să le transfere conducerii companiei. La revenirea la casierie este indicat codul: "Dt count. 50 Kt count. 71". La transferul înapoi de pe un card bancar într-un cont bancar al unei întreprinderi, se înregistrează codul: „Дт сч.51 Кт сч.71”. În cazul în care suma de raportare a fost insuficientă pentru efectuarea anumitor operațiuni, societatea compensează angajatul pentru cheltuielile financiare. În cazul plății prin casierie, este indicat codul „Дт сч.71 Кt сч.50”, iar în cazul unui transfer bancar „Дт сс.71 Кt сч.51”.

În unele cazuri, angajatul nu poate furniza documentele necesare care să confirme fezabilitatea cheltuielilor. O astfel de situație poate apărea atunci când documentația este pierdută sau este imposibilă furnizarea de verificări, din cauza cheltuielilor pentru nevoi personale. În acest caz se folosește codul 94. În cartea de contabilitate se face nota „Dt cc. 94 Ct cc. 71”, care reflectă lipsa fondurilor. În continuare, suma deficitului este dedusă din salariul salariatului în conformitate cu codul de afișare „Dt cont 70 CT cont 94”.

Un raport prealabil înseamnă un formular unificat pe două fețe, care trebuie completat de către ofițerul și contabilul responsabil.

Termeni folosiți:

Dt (debit)- actul de a transfera fonduri.
CT (împrumut)- un act de rambursare totală sau parțială a sumei de raportare.
la mijloc- Verifica.

Documentatie explicativa

În timpul procesării cheltuielilor aferente unei călătorii de afaceri, contabilul trebuie să aibă la bază Decretul nr. 749 din 13 octombrie 2008. Acest document spune că un angajat care pleacă într-o călătorie de afaceri trebuie să obțină un certificat de călătorie. De remarcat că există reglementări referitoare la forma de certificare. Acesta trebuie să indice datele călătoriei de afaceri, precum și să fie semnat și sigilat de conducerea companiei.

Valoarea cheltuielilor se calculează pe baza cecurilor, tichetelor și chitanțelor depuse la departamentul de contabilitate. Documentele justificative ale datelor fac parte integrantă din raportul prealabil. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să predea certificatul eliberat. După aceea, se întocmesc rapoarte pentru a fi prezentate conducerii spre aprobare. Pentru a reduce riscul de reclamații din partea autorităților fiscale, este necesar să se abordeze cu responsabilitate sporită completarea documentelor. În cazul unui raport completat incorect, contabilul are dreptul de a refuza acceptarea documentației.

Sarcina angajatului este de a colecta toate numerarul și chitanțele din vânzări, precum și alte forme de raportare strictă. Toate documentele de mai sus sunt atașate la o coală de hârtie A4. Procedând astfel, puteți reduce riscul de a pierde atașamente importante ale rapoartelor de cheltuieli. Unii contabili recomandă angajaților să facă o fotocopie a fiecărui document pentru a reduce riscul de pierdere a documentelor din cauza decolorării cernelii. Astfel de atașamente la raport permit companiei să dovedească fezabilitatea costurilor financiare în timpul unei călătorii de afaceri, în perioada controalelor de către organele fiscale.

Subtilitățile completării raportului

Luând în considerare întrebarea cum să întocmească corect un raport în avans, trebuie remarcate unele dintre subtilitățile asociate procesului de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse. În acest caz, nu este necesară eliberarea unui certificat de călătorie, deoarece toate datele necesare sunt înregistrate pe paginile pașaportului străin.

Formularul unificat de raportare se referă la documentația care face obiectul unei raportări stricte, destinată transferului către organul fiscal

După ce un funcționar este selectat pentru o călătorie de afaceri în străinătate, sarcina conducerii companiei este să întocmească comanda necesară, care înregistrează scopul călătoriei de afaceri, funcția, numele și parafa salariatului, precum și destinația. Este permisă setarea independentă a mărimii cheltuielilor zilnice. Conform statisticilor, cheltuielile zilnice nu depășesc suma supusă impozitului pe venitul persoanelor fizice. Compania plătește zborul către destinație. Sarcina unui funcționar trimis într-o călătorie de afaceri este de a pregăti documente care confirmă cheltuielile pentru cazare, zboruri, plata taxelor de stat și servicii de traducere.

Reguli pentru completarea unui raport prealabil

Așadar, să ne uităm la un exemplu de completare a unui raport de cheltuieli de călătorie. Pe foaia principală a formularului, trebuie să indicați numele întreprinderii și al departamentului în care se desfășoară activitatea de muncă a angajatului după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. În continuare, se indică postul, scopul călătoriei, numărul de înregistrare al formularului și data completării lucrărilor.

Partea tabelară reflectă informații despre fondurile care au fost emise oficialului. Aici se înregistrează suma avansului primit și costurile financiare suportate în timpul călătoriei de afaceri. În plus, se efectuează o însumare, în care se dezvăluie dacă au mai rămas fonduri necheltuite. Pe reversul documentului în cauză este prevăzută o generalizare a informațiilor despre documentația primară, confirmând caracterul vizat al cheltuielilor existente. Acest tip de document include încasări de mărfuri și numerar, chitanțe, acte și facturi. Este important de menționat că datele trebuie sistematizate și înregistrate în ordine cronologică. După ce informațiile sunt organizate, acestea sunt atașate documentului principal.

După completarea tuturor documentelor necesare, raportarea finalizată este transferată departamentului de contabilitate pentru a verifica oportunitatea cheltuirii sumei. Se are în vedere și corectitudinea completării documentației. După audit, contabilul fixează facturile care sunt atașate raportului de cheltuieli. După aceea, documentele sunt semnate de persoana responsabilă, care sunt apoi supuse aprobării conducerii companiei.

În cazul în care o persoană care s-a întors dintr-o călătorie de afaceri are fonduri necheltuite, este necesar să returneze suma rămasă la casierie sau la departamentul de contabilitate. În cazul depășirilor de costuri, compania trebuie să compenseze pierderile angajatului. În situația în care un angajat are restanțe la un avans emis anterior, cheltuielile personale nu sunt rambursate. Procesul de completare a unor astfel de formulare este destul de simplu, cu toate acestea, trebuie luate în considerare diferite nuanțe.

Pentru a evita greșelile la întocmirea unui document, ar trebui să consultați un contabil.

Documentul poate fi intocmit in format hartie sau electronic, cu certificarea obligatorie prin semnatura conducerii directe a societatii.

Raportarea în avans este completată de o persoană venită dintr-o călătorie de afaceri și un reprezentant al departamentului de contabilitate. Sarcina inspectorului este să analizeze corectitudinea informațiilor furnizate. În plus, salariatului trebuie să i se elibereze o chitanță contabilă care să confirme faptul că raportul a fost înregistrat. O chitanță este o parte detașabilă a formularului, care indică codul de înregistrare, data redactării raportului, numele și parafa funcționarului care a primit fondurile responsabile. În continuare, sunt indicate valoarea cheltuielilor financiare înregistrate și numărul de investiții suplimentare raportului.

In cazul in care raportarea nu este intocmita corect, departamentul de contabilitate isi rezerva dreptul de a refuza acceptarea documentelor. În această situație, funcționarul devine debitorul întreprinderii. În cazul refuzului de a rambursa datoria, conducerea organizației are dreptul deplin de a reține fondurile necesare din salariul angajatului, în conformitate cu articolul o sută treizeci și șapte din Codul Muncii al Federației Ruse. Trebuie menționat că reținerea fondurilor se realizează cu acordul angajatului.... Acest fapt trebuie documentat. In cazul in care salariatul refuza sa acopere suma cheltuielilor, conflictul aparut se solutioneaza in instanta.