Cum este problema banilor în cont

Fondurile responsabile sunt eliberate unui angajat pentru cheltuieli legate direct de activitatea organizației în care acesta face parte din personal. De exemplu, pot fi bani de călătorie sau finanțare alocată lunar pentru achiziționarea de articole de papetărie sau plata materialelor de tipar.

Emiterea de bani pentru răspundere se efectuează într-o anumită ordine, necesitând respectarea tuturor regulilor. În primul rând, de la persoana responsabilă trebuie scrisă o declarație despre necesitatea de a-i aloca fonduri pentru costurile de producție. De asemenea, se întocmește o declarație atunci când este nevoie de fonduri de către șeful întreprinderii, deoarece aceste cheltuieli sunt în mod necesar supuse înregistrărilor contabile.

Puteți primi fonduri responsabile atât în numerar la casieria întreprinderii, cât și pe un card bancar. În ceea ce privește perioada pentru care se emit banii, aceasta este stabilită de șeful societății.

Cum decurge procesul de emitere a fondurilor pentru depunere? Ce nuanțe ar trebui să cunoască angajații întreprinderii? Și cum se efectuează verificarea costurilor?

Detalii centrale

Toate persoanele responsabile care au primit bani pentru cheltuieli de producție sunt obligate să prezinte un raport complet cu privire la ce au fost cheltuite fondurile companiei în termenul stabilit. Se pune la dispoziție departamentului de contabilitate al companiei o fișă de costuri, care trebuie să fie însoțită de chitanțe și chitanțe din achiziții, taxe de cazare la hotel, tarife etc.

Regulile pentru emiterea de bani responsabili, precum și raportarea ulterioară a costurilor, stabilite prin Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă. Deci, potrivit acestora, întreprinderile au dreptul de a emite fonduri responsabile nu numai angajaților biroului principal, ci și sucursalelor care nu sunt independente.

În plus, legislația privind fondurile responsabile prevede următoarele:

banii pot fi emiși angajaților doar în scopul plății cheltuielilor legate de activitățile companiei (de exemplu, plata unei călătorii de afaceri);
persoana care a primit fondurile contabile este obligată să raporteze contabilului întreprinderii sumele cheltuite în termen de trei zile lucrătoare, la sfârșitul perioadei specificate în cerere la emiterea banilor, sau din ziua sosirii dintr-o călătorie de afaceri;
angajații organizației care nu au raportat anterior pentru banii responsabili anteriori emiși nu pot primi fonduri noi.

În ceea ce privește transferul banilor emisi către un terț, persoana responsabilă nu are dreptul de a efectua astfel de tranzacții.

Principala bază pentru emiterea de fonduri responsabile este ordinul directorului întreprinderii. Cu toate acestea, fără acordul angajatului de a primi bani, departamentul de contabilitate nu are dreptul să-i noteze angajatului.

Pentru a primi numerar în călătorie de afaceri sau reprezentativ, persoana responsabilă trebuie să întocmească o cerere corespunzătoare, în care să indice suma, perioada de utilizare a banilor și informații cu privire la scopul emiterii acestora.

Cererea este întocmită într-o formă gratuită, deoarece nu există formulare speciale pentru primirea de fonduri responsabile. O mostră aproximativă a cererii poate fi solicitată contabilului.

Puncte generale

Procedura de desfășurare a tranzacțiilor cu numerar nu are o sumă specifică stabilită care poate fi raportată. Organizația determină dimensiunea cheltuielilor economice și operaționale în mod independent, în funcție de tipul scopului acestora.

Același lucru este valabil și pentru condițiile de utilizare a fondurilor: departamentul de contabilitate le stabilește în conformitate cu ordinul șefului organizației. În plus, dacă ordinul indică faptul că fondurile sunt emise, de exemplu, timp de șase luni, atunci angajatul nu este obligat să le returneze în avans sau să depună o declarație lunară de cheltuieli.

Excepție este inițiativa personală, în alte cazuri, nimeni nu are dreptul să oblige persoana responsabilă să întocmească un raport în avans înainte de expirarea termenului de utilizare a banilor.

Fondurile contabile în numerar eliberate angajaților pentru a plăti nevoile casnice, rambursarea cheltuielilor pentru achiziționarea de benzină sau plata pentru deplasarea în transportul public sunt eliberate unui anumit cerc de persoane. Lista acestor angajați este stabilită de șeful organizației și aprobată de acesta.

Numerar în cont în scopuri de călătorie este emis în limita sumei stabilite pentru o anumită companie. Determină valoarea managementului organizației. Dacă este necesar, poate fi mărită.

Baza pentru acordarea indemnizațiilor de călătorie este ordinul șefului de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.

Dacă în cererea de eliberare angajatul organizației nu indică perioada pentru care primește banii, atunci declarația de cheltuieli va trebui depusă în termen de trei zile lucrătoare de la primirea acestora.

Comanda si documentele

La baza procedurii de emitere a fondurilor contabile se află întocmirea unui ordin de la conducerea superioară. Numai pe baza sa, departamentul de contabilitate al organizației are dreptul de a șterge suma convenită din contul principal al întreprinderii pentru costurile de producție. Formularul de comandă poate fi descărcat de pe Internet sau întocmit în formă gratuită, un exemplu al căruia poate fi găsit cu ușurință și pe Internet.

Comanda trebuie să conțină următoarele informații:

o listă a persoanelor care au dreptul la emiterea de fonduri responsabile;
posturi de personal;
sume preconizate a fi emise în raport cu raportul;
termenul de utilizare a fondurilor;
data depunerii raportării prealabile.

Toți angajații care au dreptul să emită bani pentru raportarea ulterioară trebuie să se familiarizeze cu comanda și să își pună semnăturile, confirmând astfel faptul că au citit ordinul și sunt de acord să primească fonduri.

De asemenea, cu aceste persoane se incheie neaparat un contract de raspundere, iar abia dupa aceea pot merge la casierie pentru a primi numerar.

Ce documente sunt necesare pentru procesarea cheltuielilor raportate?

Legislația Federației Ruse privind gestionarea afacerilor de numerar stabilește o listă de documente care trebuie furnizate la emiterea de bani în cont:

, cuprinzând motivul emiterii fondurilor, precum și date despre inițiatorul emisiunii și despre destinatar (o notă nu este necesară dacă inițiatorul este directorul întreprinderii);
, care se întocmește și se certifică de către șef;

Dacă fondurile sunt debitate din contul organizației pentru costurile de producție asociate comenzilor de muncă, atunci unul dintre următoarele documente poate fi solicitat suplimentar pentru a primi numerar:

certificat de călătorie;
carnet de înregistrare a angajaților de călătorie;
repartizarea muncii;
imputernicire pentru plata cheltuielilor in numele societatii;
cartea de evidență a împuternicirilor disponibile.

De ce și obiectivele principale

Plățile contabile sunt efectuate pentru achitarea cheltuielilor necesare funcționării normale a întreprinderii. Aceste fonduri sunt emise atât angajaților companiei, cât și contractorilor care și-au furnizat serviciile organizației.

Legislația stabilește o listă de costuri de bază pe care o întreprindere are dreptul să le compenseze cu bani responsabili.

Deci, scopul plății poate fi următorul:

plata pentru călătorii de afaceri (călătorie de afaceri);
închirierea locuințelor pentru un angajat pe cheltuiala companiei;
pentru achiziționarea de obiecte de inventar;
cheltuieli de ospitalitate;
plata pentru munca si serviciile prestate pentru organizatie;
achiziționarea de articole de papetărie și rechizite de uz casnic pentru birourile companiei etc.

Este interzisă implicarea de fonduri responsabile în procesul principalei cifre de afaceri monetare a organizației: realizarea decontări mari între întreprinderi și întreprinzători privați. Limita maximă pe care directorul are dreptul să o înscrie în cont pentru operațiunile legate de creșterea mijloacelor fixe nu depășește 100 de mii de ruble.

Termenele limită

O condiție prealabilă pentru raportarea plăților este prezentarea unui raport de cost complet către departamentul de contabilitate. trebuie depusă după expirarea termenului de utilizare a fondurilor, și anume la trei zile de la expirarea acestuia.

Emiterea de bani pentru răspundere se efectuează pentru perioada specificată de conducerea companiei. Fiecare companie determină în mod independent nu numai suma, ci și durata utilizării banilor din cont.

Cert este că legea nu prevede termene specifice pentru restituirea acestor fonduri. Organizațiile le pot emite, de exemplu, atât pentru trei zile, cât și pentru șase luni. Pentru fiecare angajat, directorul însuși stabilește timpul de depunere a rapoartelor.

Întreprinderea are dreptul de a emite bani din contul atât angajaților personalului lor, cât și contractorilor. Cu toate acestea, cu acesta din urmă, pot apărea probleme asociate cu depunerea unui raport de cheltuieli.

Cert este că sunt adesea cazuri de angajare a unor antreprenori fără scrupule care, știind că nu sunt listați în companie și nu pot reține niciun fond de la aceștia, pur și simplu nu își îndeplinesc obligațiile de a depune un raport de cost, ceea ce creează probleme în departamentul de contabilitate. al companiei.

Ce să faci în acest caz? Fondurile ar trebui să fie emise în timpul funcționării unei întreprinderi din afara statului numai după ce contractorul semnează documente privind răspunderea față de companie. De asemenea, conducerea organizației, în scopul reasigurării, are dreptul de a face unele modificări la contract, de exemplu, să indice că, dacă raportul nu este depus la timp, se va percepe o penalitate sumei emise contractantului. de 1% pentru fiecare zi întârziată.

În plus, atunci când emiteți fonduri în cont, trebuie să respectați următoarele reguli:

atunci când transferă bani pe un card bancar, contabilul trebuie să indice scopul plății ca fiind responsabil;
o cerere de primire a fondurilor trebuie să conțină informații referitoare la forma de emisiune: numerar sau fără numerar;
instruiți angajatul că fondurile primite de acesta nu pot fi transferate altor angajați, altfel dificultățile nu pot fi evitate în timpul verificării;
să nu scrieți bani fără o declarație făcută de persoana responsabilă în avans, în caz contrar, întreprinderea se va confrunta cu o amendă de 50 de mii de ruble;
banii cheltuiți în valută străină ar trebui convertiți în ruble în scopuri de raportare.

În acest din urmă caz, pentru un calcul mai precis al cheltuielilor, angajatul trebuie să aibă un document care să confirme cursul la care a efectuat schimbul. Dacă nu există un astfel de document, atunci departamentul de contabilitate va converti moneda în ruble la cursul de schimb curent al Băncii Centrale a Federației Ruse.

Nuanțe ale procedurii

Este posibil să emiti bani noi responsabili numai după un raport în avans de către angajat pentru fondurile primite anterior pentru cheltuieli. Dacă un angajat a dezvăluit datorii din acest fapt, atunci, scriindu-i bani, compania va încălca disciplina de numerar, care se pedepsește cu amendă.

În ceea ce privește depunerea raportului, aceasta se realizează în scris. Legislația prevede completarea unui formular special, precum și o listă a documentelor obligatorii care trebuie prezentate pentru a dovedi faptul costurilor suportate.

Un raport în avans este prezentat de către un angajat în termen de trei zile de la data încheierii călătoriei de afaceri sau a perioadei specificate în cererea de eliberare.

Ce merită reținut

Este necesar să se solicite unui angajat să raporteze cu privire la costurile fondurilor primite numai dacă a primit banii pentru costuri în avans. Dacă a cheltuit bani personali, pe care compania i-a rambursat ulterior prin emiterea de bani responsabili, atunci nu ar trebui să depună un raport în avans. În acest caz, este suficient să luați de la angajat o cerere de compensare a cheltuielilor în interesul întreprinderii și documente care le confirmă: chitanțe, cecuri, facturi etc., înainte de a emite bani.

Dacă angajatul nu prezintă documentele relevante, atunci în timpul auditului, fondurile responsabile vor fi percepute de autoritățile fiscale ca fiind profitabile și impozitul pe venitul personal va fi perceput asupra acestora.

În ceea ce privește restituirea fondurilor rămase, angajatul are dreptul de a le returna în orice mod convenabil pentru el:

în numerar la casierie;
la contul curent al companiei.

Cu toate acestea, în acest caz, poate exista o problemă cu banca însăși. De exemplu, unele instituții financiare refuză să accepte numerar dacă compania i-a emis electronic.

Pentru a evita această problemă, atunci când transferați fonduri printr-o bancă, nu este necesar să menționați că aceasta este o returnare responsabilă. Cel mai bine este să indicați banii ca încasări diverse sau, prin anularea ordinului de primire, să returnați soldul angajatului și să efectuați returnarea ca reținere a datoriei din salarii.

Puncte controversate și verificare

Adesea, la primirea și emiterea de fonduri responsabile, apar puncte problematice, care trebuie rezolvate imediat și pe loc. Adesea, contabilii fără experiență își amână decizia pentru mai târziu și îi notează angajatului suma necesară, care se termină apoi cu amenzi sau concediere.

Tabelul de mai jos prezintă exemple de probleme controversate care apar destul de des:

Situatie	Soluţie
Angajatul avea nevoie urgent de răspundere, iar managerul nu era la serviciu.	Un director adjunct sau un contabil poate emite un ordin, dar numai cu împuternicire pentru efectuarea acestei proceduri.
Managerul a cerut verbal bani pentru raportări ulterioare.	Eliberarea responsabilului se realizează exclusiv în prezența unei cereri scrise, iar directorul nu face excepție.
Un angajat are nevoie de o sumă mai mare decât limita stabilită de 100 de mii.	Este posibil să faceți o afacere doar în numerar. Dacă banii trebuie transferați pe un card bancar, atunci depășirea limitei va fi considerată o încălcare a gestionării numerarului.
Banii se scot antreprenorului din casa de marcat pentru achizitionarea materialelor de constructii conform.	În anul 2019, toate persoanele angajate în baza unui contract legal civil sunt salariați legal ai companiei. Prin urmare, eliberarea răspunderii în acest caz nu reprezintă o încălcare a disciplinei de numerar.
Departamentul de contabilitate insistă asupra semnării unui contract de răspundere.	Dacă angajatul face parte din personalul organizației, atunci nu este necesară semnarea unui astfel de acord. În cazul nereturării fondurilor, datoria îi poate fi reținută din salariu.

Cash de la casă

Pentru ca o întreprindere să poată emite numerar în contul unui cont, trebuie să aibă o casă. Din acest motiv, banii responsabili pot fi obținuți exclusiv prin casieria unei organizații comerciale, care menține una specială în astfel de scopuri.

Orice sume emise de la casierie, fie că este vorba de un salariu sau de fonduri pentru cheltuielile întreprinderii, sunt alocate angajaților pe baza unei fișe de cheltuieli, în care sunt înregistrate următoarele informații:

datele angajatului care a primit banii;
sumă;
motiv special;
număr de ordine;
termeni de folosire;
data emiterii.

Mărimea responsabilului este determinată de directorul companiei, iar acesta retrage și suma necesară din contul curent al întreprinderii. Dacă nu aveți nevoie de mulți bani, atunci îi puteți lua din soldul de casă care se află în casa de marcat la momentul solicitării angajatului.

Schema pentru director

Emiterea de fonduri contabile pentru conducatorul societatii se realizeaza in acelasi mod ca si in cazul restului salariatilor. Legea nu prevede caracteristici și privilegii speciale în primirea banilor de cheltuieli în contul directorilor, deoarece aceștia sunt aceiași angajați ai companiei, ca toți ceilalți.

Procedura de înregistrare, ca în cazurile generale, începe cu întocmirea unei comenzi și scrierea unei declarații. Singura diferență este că în aplicație nu trebuie să scrieți „Directorul SRL ...”, este suficient să indicați numele companiei și să certificați documentul cu semnătură și sigiliu.

Dacă în timpul unui control fiscal se dovedește că directorul de fonduri contabile a fost emis, dar nu este găsită nicio cerere, atunci compania riscă o amendă de 50 de mii pentru încălcarea legislației privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar.

Algoritm

Pentru acumularea fondurilor contabile în legislație se stabilește o anumită procedură, constând din mai multe etape:

verificarea datoriilor pentru sume emise anterior;
intocmirea unei cereri;
înregistrarea unui ordin de cheltuieli;
afisarea comenzii la casa de marcat;
verificarea registrului de casă.

Se întocmește o cerere în formă gratuită adresată conducătorului întreprinderii și personal de către angajatul pentru care vor fi alocați banii. Trebuie să indice suma de numerar și perioada de utilizare.

O nota de cheltuieli se intocmeste de catre contabilul sef, casierul sau directorul societatii. Este semnat și de un contabil sau director, în funcție de care dintre ei se află la locul de muncă.

Înainte de a emite fonduri, casieria este obligată să verifice consumabilele primite, precum și să verifice identitatea persoanei responsabile prin solicitarea unui pașaport sau alt document.

După aceea, se face o înregistrare în registrul de casă a comenzii primite și a fondurilor emise în raport. Contabilul sau contabilul-șef este responsabil de acest proces, dacă lipsesc de la locul de muncă, atunci directorul face evidența.

Reflecție în contabilitate

Toate cheltuielile de numerar ale companiei sunt reflectate în raportul contabil. În plus, fiecare tranzacție financiară are propria sa codificare stabilită de Codul Fiscal al Federației Ruse.

Deci, dacă cei responsabili au fost eliberați pentru cheltuieli de birou sau gospodărie sau pentru a plăti lucrările de reparații ale întreprinderii, atunci în raportul de contabilitate fiscală, această operațiune se efectuează conform 44-FZ - Legea federală referitoare la domeniul vânzărilor, servicii și lucrări pentru a satisface nevoile municipale și ale statului...

Înregistrările contabile pentru emiterea de bani în raport cu un raport se fac în ziua în care fondurile sunt debitate din contul general al companiei. Dacă raportul fiscal nu indică aceste fonduri ca fiind responsabile, atunci Serviciul Fiscal Federal va considera acest lucru drept o încălcare. În plus, i se va retrage o taxă de la persoana responsabilă pentru primirea acestor bani.

Toate rapoartele contabile ale întreprinderii sunt păstrate în programul 1C, fondurile responsabile nu fac excepție. În cazul nereturnării soldului de bani sau a unei declarații de cheltuieli în termenul stabilit, suma lipsă se reflectă atât asupra împrumutului - decontare cu persoane responsabile, cât și asupra debitului - lipsuri și pierderi.

În viitor, sumele lipsă sunt anulate și introduse în program ca remunerare a personalului sau plăți pentru alte tranzacții de cheltuieli. Avansul necheltuit în sine este reținut din salariul persoanei responsabile, care este supus și înregistrărilor contabile.