Memorandum - întocmim conform cerințelor

Fluxul de documente al oricărei întreprinderi este o colecție de lucrări de altă natură, sistematizate într-un anumit fel. Unul dintre documente este un memoriu.

Caracteristicile generale și scopul documentului

Pentru început, trebuie menționat că un memorandum este un document de afaceri care are caracter informativ și, în același timp, consultativ. Este destinat să fie furnizat șefului întreprinderii sau supraveghetorului imediat. Acest document poate fi scris de oricine din două motive:

1. La inițiativa angajatului.
2. Din ordinul conducerii.

În orice caz, o astfel de lucrare conține informații detaliate despre o problemă specifică, unică. De fapt, aceasta este opinia angajatului, exprimată în scris. Sunt cazuri când, pentru a lua o decizie, un lider are nevoie să cunoască gândurile subordonaților săi cu privire la circumstanțele unui caz. Apoi angajatul este obligat să dea un răspuns motivat, iar în concluzie să-și adauge opinia personală sub forma unor propuneri și recomandări specifice. În consecință, o astfel de notă devine opinia privată a unei anumite persoane.

Nu fi confuz

Asumând pregătirea unui anumit document, trebuie să știți exact ce trebuie furnizat exact. Unele specii sunt foarte asemănătoare între ele și pot fi ușor confundate. De exemplu, există trei tipuri de note de afaceri: de birou, de raport și explicative. În același timp, există trei diferențe semnificative între ele care împiedică o persoană informată să facă această greșeală. Aceste documente sunt diferite:

1. De către destinatar, adică de cel căruia îi sunt destinate. Spre deosebire de o notă de serviciu, o notă explicativă este scrisă pe numele supraveghetorului imediat, iar un memoriu, în plus, poate fi întocmit direct directorului întreprinderii.

2. Despre tema și încărcarea semantică a informațiilor prezentate. Tema explicației este clară direct din titlu. Serviciul este o parte a corespondenței de afaceri între diviziile structurale ale companiei. Subiectul raportului poate fi diferit:

• raportare periodică;
• furnizarea unică de informații cu privire la problema de interes.

3. Dacă serviciul și explicația sunt utilizate în cadrul întreprinderii, atunci memoriul poate fi atât intern, cât și extern. În primul caz, este destinat directorului companiei, iar în al doilea - unei autorități superioare.

Când se face documentul

Memorandumul este o măsură necesară. Se întocmește atunci când situația actuală scapă de sub control și amenință întreprinderea cu probleme serioase. Cu alte cuvinte, starea de lucruri trebuie să fie critică. În acest moment, angajatul aduce informațiile în atenția conducerii și detaliază faptele cunoscute de el. Acest lucru poate fi o amenințare pentru îndeplinirea planului sau pentru profitul așteptat. Documentul are ca scop atragerea atenției liderilor asupra problemei apărute și încercarea de a corecta situația. Fiecare specialist in felul lui reprezinta rezolvarea situatiei. În raport, el descrie în detaliu versiunea sa și își expune propriile gânduri cu privire la această chestiune. Pentru ușurarea percepției informațiilor, acest document este compilat într-o formă complet gratuită. Acest stil permite absolut oricărui angajat să-și exprime punctul de vedere asupra unei probleme specifice, unice, fără teama de a fi înțeles greșit de către ceilalți.

Motivele întocmirii documentului

Există o serie de motive pentru care poate fi întocmit un memorandum. Desigur, puteți crea un eșantion sau un șablon unic pentru toate cazurile posibile. Dar orice ocazie anume necesită un stil individual de prezentare. Motivele pot fi foarte diferite:

• întârzierea la serviciu;
• absenteism;
• încălcarea obligațiilor;
• conflict între angajați;
• o declarație a rezultatelor auditului;
• aducerea în atenție a informațiilor despre eroare;
• amenințarea cu neîndeplinirea sarcinii planificate;
• informații despre comportamentul inacceptabil al angajaților.

Motivele sunt multe și fiecare dintre ele necesită o abordare individuală și o investigație specifică. După ce a primit informații de primă mână, șeful trebuie să le investigheze amănunțit și să ia o decizie competentă. Adesea este nevoie de a obține informații suplimentare de la alți participanți la problemă. Aceștia vor fi obligați să-și prezinte explicațiile conducerii cu privire la problema ridicată.

Dacă cineva a spart ceva

Încălcările condițiilor de producție nu sunt neobișnuite. Fără ele, fluxul de lucru și comunicarea între oameni sunt imposibile. Cel mai frecvent memorandum de încălcare Comportamentul unui angajat la locul de muncă este întotdeauna ambiguu. Orice abatere de la norma general acceptată este de obicei percepută ca o încălcare și implică o pedeapsă adecvată. Doar șeful întreprinderii are dreptul să aplice o penalizare, astfel că restul angajaților, inclusiv supervizorul imediat, nu pot decât să-l informeze despre cele întâmplate și să ofere propria versiune a impactului asupra colegului neglijent. Algoritmul pentru compilarea unui astfel de raport este următorul.

1. Numele serviciului sau departamentului. Indicat în partea stângă sus a foii.
2. Destinatar (șeful companiei). Indicat în dreapta sus.
3. Titlul documentului. Este scris chiar mai jos cu majuscule din linia roșie.
4. Numarul documentului.
5. Locul de compilare.
6. Titlu.
7. Textul documentului: Nume complet și poziția contravenientului, data încălcării, tipul încălcării, motivul incidentului, propunerea de recuperare.
8. Funcția, numele complet și semnătura persoanei care a întocmit documentul.

Dacă un coleg este de vină

Un memoriu pentru un angajat poate fi întocmit de supervizorul imediat sau de un coleg. Cel mai adesea, motivele compilării sale sunt negative: încălcare, abatere, comportament neadecvat. În acest caz, nota are ca scop să se asigure că ceea ce s-a întâmplat și să oprească repetarea acestui lucru în viitor. După ce a primit un astfel de document, managerul trebuie să înțeleagă situația și să ia o decizie. În acest caz, depinde de el dacă salariatului i se va aplica sau nu vreo penalitate.

Dacă a avut loc pentru prima dată un incident negativ, atunci vă puteți limita la o conversație de avertizare și edificatoare. Dacă încălcarea a trecut în sistem, atunci va urma pedeapsa în conformitate cu legislația muncii. Șeful este obligat să impună o viză în care se va consemna decizia. Rapoartele pot fi întocmite pentru angajați și din alte motive. De exemplu, șeful de secție are dreptul să întocmească o notă adresată directorului pentru a recompensa subordonatul pentru munca conștiincioasă sau pentru o muncă bine făcută. Principiul compilarii este acelasi, doar textul este pozitiv.

Este dificil să scrii un raport?

Scrierea unui memoriu nu este dificilă. O mostră de scris, dacă este necesar, poate fi oricând luată de la secretară. Multe astfel de documente trec prin mâinile lui. Principalul lucru este să spuneți în mod clar esența a ceea ce s-a întâmplat. După ce a citit un astfel de document, liderul ar trebui să aibă o idee clară despre ceea ce a vrut să spună compilatorul acestui „mesaj”. Faptele ar trebui descrise în ordine cronologică, pas cu pas, astfel încât o imagine strălucitoare și de înțeles să iasă în ansamblu.

De asemenea, trebuie amintit că, pentru uz intern, raportul este de obicei întocmit pe o foaie obișnuită de format A4 (sau A5). Dacă informațiile sunt furnizate unei organizații superioare, atunci textul trebuie tipărit pe antetul întreprinderii. Un astfel de document trebuie semnat fără greșeală de către manager. Ca urmare, acesta va fi semnat de doi reprezentanți ai întreprinderii: primul este compilatorul, al doilea este directorul. Informațiile pot fi confirmate prin informații suplimentare. Acestea sunt de obicei furnizate cu documentul principal ca anexe numerotate.

Pentru a îndrepta lucrurile

Pentru ca informațiile să fie auzite, trebuie să știți să scrieți un memoriu. Un astfel de document constă de obicei din trei părți principale.

1. Motivul scrierii acestei note. Aici este necesar să descrieți clar situația și să enumerați toate faptele cunoscute.
2. Opinia compilatorului despre ceea ce se întâmplă. Este necesar să se analizeze cuprinzător situația și să se propună o soluție la problemă.
3. Concluzie generală și pași concreti.

Informațiile trebuie prezentate cât mai scurt și cât mai clar posibil, astfel încât destinatarul să nu-și piardă mințile în timpul citirii. În caz contrar, faptele prezentate pot fi interpretate greșit, iar decizia luată nu va aduce rezultatele dorite. Textul nu trebuie să-ți exprime conjecturile sau să denatureze realitatea. Această abordare este împotriva regulilor. Dacă apare o astfel de nevoie, destinatarul însuși se va interesa de opinia compilatorului pentru a înțelege ce s-a întâmplat și a lua o decizie finală.

Secvențierea

Pe un exemplu, este posibil să luăm în considerare un caz specific de nerespectare a obligațiilor. Un memoriu pentru un angajat este întocmit de către supervizorul imediat pentru a fi prezentat conducerii întreprinderii. Pentru început, angajatului i se acordă timp să-și corecteze calculele greșite. În caz contrar, șeful serviciului relevant, în prezența a 3 martori, că acest angajat nu a îndeplinit sarcina în termenul propus. Ulterior, contravenientul trebuie să scrie o explicație în formular, în care să precizeze motivele.

Angajatul nu poate. În acest caz, el pierde ultima ocazie de apărare. Nota explicativă este înaintată șefului spre revizuire. El își exprimă decizia finală sub forma unei rezoluții. Informațiile sunt transmise departamentului de personal pentru întocmirea unui ordin de recuperare. Gradul de pedeapsă se stabilește în condițiile legii. Dacă abaterea sa dovedit a fi destul de gravă și, în plus, repetată, atunci rezultatul poate fi concedierea de la muncă în conformitate cu articolul relevant.