Memorandum: tipuri și redactare

Managementul, adică luarea deciziilor cu privire la alocarea resurselor, este posibilă numai pe baza unor informații fiabile și în timp util. Aceste informații trebuie să fie corecte și să ajungă prompt. Tocmai pentru asta servește documentul oficial numit „memorandum”, despre care veți afla mai târziu.

Ce este acest bilet?

Un memorandum este o formă standard de transfer de informații „de jos în sus” - de la angajații de nivel inferior la conducere. Notele descriu evenimente critice, activități în desfășurare și starea generală de sănătate a firmei. Pe baza rapoartelor, managerul poate face o analiză mai precisă a stării de fapt din organizație și poate da comenzi adecvate.

Crearea unui raport poate fi o idee atât a subordonatului însuși, cât și a managementului său direct. Dacă inițiativa vine de la conducere, atunci de multe ori ordinul de a efectua această muncă este adus subordonatului verbal.

Există și alte tipuri de note pentru comunicarea de afaceri. Acestea nu trebuie confundate cu un raport, așa că luați în considerare tipurile lor populare:

• Memo - folosit pentru a transfera informații între departamente sau angajați care nu sunt direct subordonați unul altuia. Unele solicitări de cooperare sau sesizări de evenimente în desfășurare în cadrul organizației pot fi exprimate în acest mod, prin urmare acest formular nu poate fi considerat un memorandum.
• , în care angajatul explică de obicei conducerii acțiunile sale, cel mai adesea cele care au dus la o întrerupere a funcționării normale a organizației. Nici acesta nu este un raport.

Mai jos puteți viziona un videoclip care explică diferența dintre noțiuni și noțiuni:

Trebuie avut în vedere că memoriul este un document juridic serios. Este posibil să fie nevoie să vă referiți la acesta în cadrul procedurilor judiciare în viitor, așa că aveți grijă la conținutul său.

Tipuri de memorandum

Există o împărțire condiționată a rapoartelor pe subiect, a cărei direcție aproximativă este clară din titlu:

• Raportare. Cel mai adesea, se folosesc astfel de rapoarte. Compilarea lor este reglementată în prealabil de o structură superioară pentru a controla parametrii care necesită în mod regulat monitorizare simplă, dar continuă.
• Inițiativă. Acestea sunt înaintate conducerii în mod neregulat în cazurile în care subordonații au o propunere de raționalizare sau optimizare a proceselor din întreprindere.
• Informativ. Ele sunt scrise pentru a anunța superiorii despre unele schimbări drastice (adesea negative) în activitatea bine stabilită a unui departament sau companie. În astfel de cazuri, este de obicei necesar un răspuns rapid al managementului pentru a nu suferi pierderi sau a pierde posibile profituri.

Indiferent de subiect, documentul poate fi:

• Intern. Pentru rezolvarea problemelor care apar în cadrul instituției se folosesc rapoarte interne. Deciziile după luarea lor în considerare sunt luate de proprii angajați ai organizației.
• Extern. Se întocmește un raport extern pentru o organizație externă care se urmărește să fie implicată în procesele care au loc în propria instituție.

Cum sunt întocmite astfel de memorandumuri, vom analiza în continuare.

Cum se scrie un memorandum intern?

Rapoartele interne sunt de obicei scrise pe coli simple de hârtie. Enumerăm componentele necesare și indicăm locația lor tradițională:

1. Cui i se adresează raportul (cui va trebui să ia o decizie) - în dreapta sus, în cazul dativ.
2. Informații despre persoana care a întocmit documentul cu o indicație indispensabilă a departamentului (diviziunii). Se mai indică în dreapta, sub partea anterioară, în cazul dativ.
3. Numele documentului - „Memorandum” - în centrul foii (punct, două puncte și alte semne de punctuație nu sunt puse după nume). Dacă subiectul raportului este standard (despre absenteism, despre ofertă, despre bonusuri) - îl poți adăuga imediat sub titlu.
4. Numărul de înregistrare și data (dacă este cerut de munca de birou intern).
5. Este posibil să se menționeze motivele care au determinat întocmirea notei.
6. Din paragraf - o declarație, adică o enunțare a situației care s-a dezvoltat în orice proces din punctul de vedere al respondentului (fapte, evenimente, împrejurări, cronologie, relații cauzale).
7. Din noul paragraf - analitică, adică o descriere exactă a problemelor care există deja sau sunt posibile în viitor, așa cum sunt prezentate vorbitorului (uneori sunt oferite oportunități potențiale care nu sunt încă utilizate, dar pot servi în beneficiul organizare).
8. Dintr-o nouă linie - recomandări, adică modalități de eliminare a problemelor sau propuneri de minimizare a pierderilor dacă este imposibil să se evite impactul negativ al anumitor factori (sau cel mai bun mod de a dezvolta resurse neutilizate).
9. Data, data, datele personale ale vorbitorului - semnătura, funcția, parafa (numele complet).

Un formular de document alb poate fi descărcat.

Cele mai populare forme ale unui astfel de memorandum vor fi luate în considerare mai jos.

Despre încălcarea disciplinei muncii

Un astfel de document este foarte serios, deoarece pe baza lui poate fi:

• emis (mustrare);
• retrogradarea unui angajat;
• procedura de concediere a unui angajat a fost lansată în conformitate cu articolul relevant din Codul Muncii al Federației Ruse;
• proces deschis.

Desigur, o astfel de informație este internă, deci pătrunderea ei în afara instituției este nedorită.

Textul principal ar trebui să indice clar și specific de ce sa făcut vinovat angajatul. Este și mai bine dacă sunt citate direct articolele din Codul Muncii al Federației Ruse și regulamentele interne încălcate de angajat.

Textul conține de obicei o mențiune că angajatul a dat o explicație pentru comportamentul său într-o notă explicativă, indicând numărul, data și alți identificatori ai acestui document. Dacă nu există o astfel de explicație, aceasta este și aceasta indicată.

Se poate descărca un exemplu de memorandum intern în care se menționează că angajatul a încălcat disciplina muncii pentru că nu se afla la locul de muncă.

Despre neîndeplinirea sarcinilor

De regulă, pentru neîndeplinirea atribuțiilor oficiale, angajatul ar trebui să fie pedepsit sub forma tragerii la răspundere disciplinară. Formele sale pot fi:

• neplata primei;
• amenda;
• mustrare;
• retrogradare.

Se propune descărcarea unui exemplu de memorandum privind neîndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Salariatul are dreptul de a da în judecată angajatorul dacă consideră pedeapsa nedreaptă sau excesivă, prin urmare, la întocmirea unui raport, sunt necesare acuratețea formulării și verificarea cerințelor prezentate, de exemplu, cu referire la programul de lucru intern. .

Despre bonusuri

Această formă de raportare este utilizată în cazurile în care unui angajat i se atribuie un bonus. În textul principal, este semnat pentru ce muncă este atribuit bonusul și în ce valoare. Puteți descărca o mostră a unui astfel de document.

Cum se scrie un raport extern?

Astfel de documente se întocmesc pe antetul companiei cu indicarea obligatorie a detaliilor și a datelor de contact ale companiei. Emblema de pe formular va ajuta destinatarul să înțeleagă rapid cu cine are de-a face. Pentru a confirma autenticitatea documentului, trebuie aplicat un sigiliu albastru al întreprinderii.

Deoarece documentele de afaceri vor fi trimise în lumea exterioară, cerințele pentru completarea acesteia sunt următoarele:

1. Numele organizației destinatare. Abrevierile și omisiunile nu sunt permise (dreapta sus).
2. Funcționarul căruia i se trimite documentul (de obicei „Directorul General” sau ceva similar) - în partea anterioară.
3. Numele organizației care trimite, de asemenea, fără abrevieri și omisiuni (stânga sus).
4. Titlul oficial complet al documentului (un memoriu despre călătoria de afaceri a unui angajat, de exemplu) se află în centrul documentului.
5. Esența problemei, care este enunțată într-o formă de afaceri, este concisă și clară.
6. Funcția, semnătura și parafa șefului organizației de trimitere (în centrul părții inferioare).
7. Informații despre interpret - poziție, inițiale, număr de telefon de contact (la birou) (sub partea anterioară).

Iată o mostră dintr-o astfel de notă:

5 cerințe pentru formularul de raport

Memorandumul nu are o formă strict obligatorie, însă este un mesaj clerical, de aceea este scris într-un format informal, care are următoarele elemente obligatorii:

1. Informațiile solicitate trebuie să fie clar precizate.
2. Erorile grave și omiterea datelor importante sunt inacceptabile, altfel raportul poate fi invalidat în viitor.
3. Evaluările emoționale și o atitudine personală față de situația descrisă nu sunt de obicei binevenite, deoarece nu contribuie la adoptarea unei decizii administrative.
4. Când descrieți circumstanțele, este necesar să indicați toate detaliile esențiale ale situației. Detaliile minore pot fi omise.
5. La sfârșitul documentului, trebuie prescrise poziția compilatorului și numele complet al acestuia.

Mai sus, v-ați familiarizat cu diferitele tipuri de rapoarte, așa că acum înțelegeți mult mai bine cum să le compuneți și ce ar trebui să fie scris în ele. Este deosebit de util să știm acest lucru pentru angajații instituțiilor statului, ai căror șefi sunt obligați să scrie memorandumuri.