Memo, memorii și referințe: care este diferența?

Principalul volum de documente care oferă schimb de informații între organizații și divizii structurale sunt: referințe, memorii și note explicative, rezumate, rapoarte, acte, scrisori, mesaje telefonice. Informațiile conținute în aceste documente pot inspira acțiuni sau pot fi luate numai în considerare. Luați în considerare diferențele de compoziție și design memorii, memoriiȘi referințe.

RaportareȘi note de birou Acestea sunt de obicei documente interne ale organizației. Acestea sunt de natură auxiliară în raport cu documentele organizatorice și administrative. În Dicționarul Concis de Tipuri și Varietăți de Documente, elaborat de Arhiva Principală a URSS, VNIIDAD, TsGADA în 1974, sunt date definiții ale acestor documente, din care rezultă unele diferențe în scopul lor:

• memorandum- un document adresat conducerii, care stabilește orice problemă cu concluziile și propunerile compilatorului.
• notificare- o notă privind efectuarea oricărei lucrări trimise de un funcționar altuia.

memorandum

memorandum(cod formular unificat 0286041 conform OKUD) este întocmit în scopul informării conducerii despre situația actuală, fapte care au avut loc etc. și încurajează luarea deciziilor.

Note poate fi pur informativ. Astfel de note conțin, de regulă, informații despre progresul oricărei lucrări. Memorandumurile de raportare raportează asupra implementării sarcinilor, planurilor, instrucțiunilor și lucrărilor. Astfel, notele oferă comunicarea obiectelor de control la nivel vertical- de jos în sus, adică sunt trimiși de la un funcționar inferior la un funcționar superior.

În funcție de destinatar memorii poate fi:

• intern , acestea. trimis șefului unei unități structurale sau instituții și
• extern – adresat autorităților superioare.

Memorandum intern

Note interne compilat pe o foaie standard de hârtie, dar indicând toate detaliile necesare, situate în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor. Aceste elemente de recuzită includ:

• denumirea unității structurale;
• tipul documentului (MEMORIA);
• data de;
• număr de înregistrare;
• titlul textului;
• text;
• destinaţie;
• semnătura compilatorului (indicând poziţia).

Textul oricărei informații și document de referință este formatat cu font Times New Roman, dimensiunea 14, cu spațiere de 1,5.

Preferabil la realizarea memorandum utilizați aranjarea unghiulară a detaliilor antetului (cu toate acestea, această cerință nu este rigidă). Exemple de locație antet memorandum intern doua feluri:

În memorandum internîn colțul din stânga sus se află numele unității structurale - autorul documentului.

Denumirea tipului de document se scrie cu majuscule (MEMORIA) si poate fi amplasata in centru sau de la marginea marginii din stanga (in functie de metoda aleasa de aranjare a antetului documentului) dupa 2 spatii intre randuri.

Data și indexul memorandum scris pe un singur rând. Data este scrisă cu cifre arabe, de exemplu, 02/02/2006, sau în format alfanumeric, de exemplu, 02 februarie 2006. memorandum extern este data semnării și, de regulă, a trimiterii. Data memorandum intern va fi data redactării și semnării.

Număr de înregistrare pt memorandum intern se aplică fie la locul de întocmire, fie la locul de primire, în funcție de setarea sistemului de înregistrare care funcționează în organizație. Prin revizuire memorandum părților interesate, pe acesta sunt aplicate vize de aprobare, iar după luarea unei decizii, o rezoluție a șefului. Adoptarea unei rezoluții este etapa finală a examinării memorandum.

memorandum poate avea un titlu care descrie pe scurt conținutul documentului. Titlul memorandumului se formulează după regulile generale de alcătuire a anteturilor pentru documente: folosind prepoziţia „o” şi un substantiv verbal în cazul prepoziţional. De exemplu: „despre traducerea lui Koroleva O.V. la contabilitate”.

ÎN textul memorandumului două părți se disting clar. Prima parte relatează faptele care au dus la elaborarea documentului, iar a doua cuprinde concluzii, solicitări și propuneri specifice. Textul memorandumului poate consta, de asemenea, din trei părți. În acest caz, prima parte (afirmând) va expune motivele, faptele sau evenimentele care au dat naștere redactării sale, a doua parte - o analiză a situației actuale, soluții posibile, iar a treia - concluzii și propuneri de acțiuni specifice. care trebuie luate, conform compilatorului memorandum. memorandum poate fi prezentat sub formă de text și tabel sau o combinație a ambelor.

Dacă există o cerere, atunci se face o notă despre aceasta înainte de a semna:

Memorandum extern

Memorandum extern intocmit pe un formular comun si semnat de conducatorul organizatiei. În acest caz, numele complet sau prescurtat al organizației-mamă este utilizat în conformitate cu statutul organizației. Numele organizației-autor este plasat mai jos.

notificare

În clasificatorul întreg rusesc al documentelor de management (OKUD) nu există un astfel de tip de document ca „ notificare". Cu toate acestea, acest tip de document este utilizat pe scară largă în practica managementului. În acest sens, ne propunem să elaborăm „ notificare” în conformitate cu cerințele GOST 6.30-2003 „USD. USORD. Cerințe pentru executarea documentelor ”în vederea unificării execuției documentației de gestiune.

Note de birou, Spre deosebire de memorii, asigura comunicarea obiectelor de control la nivel orizontal, adică sunt întocmite de un angajat sau șef de unitate în numele unui șef sau specialist al altei unități. Trebuie amintit că note de birou sunt de obicei trimise de la un manager la altul sau de la un angajat la altul numai dacă au un statut oficial echivalent, în caz contrar va fi memorandum.

De obicei, note de birou sunt întocmite pe probleme de suport material și tehnic, informațional, organizatoric și economic. Note de birou este un fel de corespondență între diviziunile structurale. Acestea conțin de obicei o cerere sau o ofertă specifică. Sunt emise note de service la fel ca rapoartele.

Un exemplu de notă:

Referinţă

Memorandumuri de informare adesea înlocuit cu un astfel de document precum un certificat și invers, ceea ce este ilegal. O referință este un document care conține descrieri și confirmări ale anumitor fapte sau evenimente, inclusiv cele de natură biografică sau oficială; spre deosebire de rapoarte, acesta nu necesită nicio acțiune din partea managerului.

În funcție de scopul referinței, pot exista:

• analitic,
• raportare sau
• informativ.

Referințe analitice conțin informații despre problema sau problema care trebuie rezolvată. De obicei referințe analitice au o cantitate semnificativă de text (până la 3 pagini). Text analitic constă din trei părți. Prima parte conturează baza pentru compilare, a doua - o analiză a situației sau a problemei, a treia - concluzii și sugestii.

Referințe de raportare conțin informații rezumative despre rezultatele activităților, prin urmare, titlul declarației de raportare include o indicație a perioadei de timp la care se referă informațiile prezentate în certificat, de exemplu: Declarație privind volumul fluxului de lucru al întreprinderii în 2006.

Referințe informaționale sunt întocmite cu scopul de a informa conducerea asupra stării de fapt și pot avea, de exemplu, următoarea rubrică: Declarație privind evoluția lucrărilor în baza contractului cu OJSC Luna. Acestea se întocmesc la cerere și se depun în termenele stabilite.

Referințele, în funcție de destinatar, pot fi:

• externă şi
• intern.

Referințe externe sunt întocmite pe antetul general al organizației, semnate de șeful organizației și conțin aceleași detalii ca și memoriile.

Referințe interne sunt întocmite pe o foaie tip de hârtie în același mod ca un memoriu intern și semnate de șeful unității structurale și/sau de un redactor de specialitate.

Textul referințelor atât informative, cât și de raportare poate fi formatat sub forma unui tabel, include secțiuni și subsecțiuni (vezi exemplul de compilare a unui certificat intern din Exemplul 6).

In pregatire proiect de ajutor este necesar să editați cu atenție conținutul acestuia în ceea ce privește:

• completitudinea și fiabilitatea faptelor și informațiilor;
• corectitudinea mijloacelor de feedback (adresă, telefon etc.);
• acuratețea întâlnirii;
• respectarea nivelului de semnare.

Toate acestea sunt necesare pentru ca certificatul să nu provoace întrebări suplimentare și cu atât mai mult ulterioare corespondență explicativă.

Certificatele de natură biografică sau oficială servesc la certificarea oricăror fapte juridice, de exemplu, confirmarea funcției ocupate, salariul, locul de reședință etc. Dacă situațiile pentru care sunt emise certificate sunt tipice, în organizație sunt create formulare șablon unificate.

Text informatie biograficaîncepe cu indicarea în cazul nominativ a numelui, numelui, patronimului persoanei despre care se raportează informația. Textul oricărui ajutor nu trebuie să conțină fraze arhaice care conțin cuvinte inutile precum „ajutor real”, „funcționează cu adevărat”, etc. La sfârşitul certificatului se indică denumirea instituţiei la care se depune. Certificatul este semnat de persoanele care l-au întocmit și răspund de datele prezentate. În funcție de scopul certificatului, acesta poate fi șeful organizației și contabilul-șef sau șeful organizației și șeful departamentului de personal. Astfel de certificate trebuie să fie certificate de sigiliul organizației.
Un exemplu de certificat de afaceri: