Cum se tivează documentele cu fire pentru 2, 3 și 4 găuri, precum și pentru un colț

Documentele sunt capsate pentru a le asigura integritatea. Numerotarea secvențială, precum și fixarea foilor cu șnur sau fir, rezolvă complet această problemă.

Uneori dantelă este necesară conform regulilor stabilite de organizație, uneori - conform legii. În acest articol, vom analiza cum să flashăm corect documentele în munca de birou.

Ce documente trebuie legate?

În munca de birou, documentația este capsată cel mai adesea pentru a o transfera în arhivă sau la furnizarea acesteia unei bănci și altor instituții financiare. De asemenea, documentele firmware sunt necesare la transmiterea rapoartelor către fonduri extrabugetare și către Serviciul Fiscal Federal. Documentul nu trebuie doar cusut, ci și numerotat. Hârtiile sunt cusute împreună fie cu ata sau bandă, fie cu ajutorul unor mașini speciale.

Următoarele tipuri de documentație sunt supuse firmware-ului:

• comenzi (atât generale, cât și personale);
• personal;
• rapoarte (de ex. raport prealabil);
• facturi;
• acte de muncă efectuate;
• cartea de numerar;
• declarații.

De asemenea, este necesar să se cuseze foile de documentație atunci când solicitați participarea la o licitație și în alte cazuri.

Video - cum să cusezi fișierele înainte de arhivare:

Reguli

Cadrul de reglementare care reglementează astăzi procedura de flashing a documentației este foarte larg, cu toate acestea, majoritatea reglementărilor nu au fost actualizate de mult timp.

Deci, principalul act care reglementează procesul de intermitere a documentației este ordinul Ministerului Federației Ruse pentru Impozite și Taxe din 18 aprilie 2003, care conține instrucțiuni generale pentru completarea anumitor tipuri de documente, inclusiv intermiterea acestora.

Pe lângă acest document, se pot distinge următoarele reglementări:

• GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții".
• Ordinul Serviciului Fiscal Federal din 25 ianuarie 2012 N ММВ-7-6/25. Conform acestui ordin, firmware-ul obligatoriu al documentației este anulat la depunerea documentelor pentru înregistrarea unei organizații sau a unui antreprenor individual, cu toate acestea, Serviciul Fiscal Federal preferă în continuare să accepte foi cusute.

Video - cum să arhivați corect lucrurile:

Firmware-ul documentației în unele domenii de activitate este reglementat prin rezoluții separate ale organizațiilor responsabile de domeniu. Astfel, firmware-ul din sectorul bancar este reglementat de Instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse „Cu privire la munca de birou în Banca Centrală a Federației Ruse”.

Cerințe pentru agențiile guvernamentale

Cerințele pentru transmiterea documentației către agențiile guvernamentale diferă de cerințele pentru lucrări la livrare, de exemplu, la arhivă. Așadar, pentru a depune acte la instanță sau la biroul fiscal, trebuie să respectați regulile de mai jos:

• documentele trebuie prinse în 3 orificii;
• distanța dintre perforații nu trebuie să depășească 3 cm;
• hârtia este cusută cu un fir sau o sfoară subțire;
• Pe ultima pagină se lipește hârtie de 3x5 cm, pe care se pun semnătura de autentificare și sigiliu.

Rapoartelor contabile se impun cerințe speciale, în timp ce nodul de pe ultima pagină trebuie sigilat cu hârtie absorbantă.

Cum să flash documente

Documentele pot fi cusute atât cu fire, cât și cu dantelă sau panglică. Acest proces trebuie luat cu responsabilitate, deoarece dacă firmware-ul este de proastă calitate, slab, atunci hârtiile pot fi separate cu ușurință, ceea ce nu ar trebui permis, deoarece sunt cusute astfel încât să nu poată fi atașat un alt document sau o parte din el. a fi pierdut.

În plus, dacă trimiteți documente pentru a le transmite agențiilor guvernamentale, atunci firmware-ul executat incorect poate duce la faptul că Serviciul Federal de Taxe, fondurile extrabugetare sau instanța pur și simplu refuză să le accepte.

In 2 intepaturi

Firmware-ul în 2 găuri în sine este simplu. Găurile pot fi făcute fie cu un ac, fie cu un perforator. Desigur, este mai ușor să treci firul, panglica sau cordonul prin orificiile făcute de perforatorul.

Puncturile ar trebui să fie de la marginea stângă a foii (ca o carte obișnuită) la aproximativ 1-2 cm de aceasta. După ce străpungeți hârtia, trebuie să treceți firul prin orificiu de mai multe ori și să legați capetele firului cu un nod pe ultima pagină.

Videoclip care arată cum documentele sunt cusute împreună cu fire prin 2 găuri:

În colțul din dreapta sus al fiecărei foi, trebuie să puneți numărul paginii.

După aceea, documentația cusată trebuie prinsă prin lipirea de hârtie de 3x5 cm pe capetele firului, astfel încât capetele să iasă cu privirea de sub el. Pe hârtie este pusă inscripția „Cusute și numerotate” și este indicat și numărul de pagini. După ce, în funcție de locul în care vor fi furnizate actele, pe hârtie sunt trecute detalii precum semnătura funcționarului, sigiliul, data.

pentru 3 gauri

Situația este ceva mai complicată cu firmware-ul cu trei găuri, mai ales dacă străpungeți imediat foile cu un fir și un ac și nu folosiți un perforator. Pentru a introduce hârtie în trei găuri, urmați instrucțiunile pas cu pas de mai jos cu o diagramă:

1. Faceți prima înțepătură cu un ac și un fir pe spatele documentului de cusut în mijlocul foii

1. A doua puncție cu un ac se face pe partea din față a documentului.

1. Următoarea puncție trebuie făcută din spatele celei de-a treia găuri

1. În pasul următor, sărim acul și trecem în prima gaură - în mijlocul documentului pe partea din față

1. Apoi ar trebui să strângeți firele astfel încât să tragă strâns foile cusute împreună și să faceți un nod așa cum se arată în fotografie

Videoclipul explică clar cum să coaseți documentele în 3 găuri:

pentru 4 gauri

Acest tip de firmware se face doar pentru documentele care au un statut special de importanță.

Pentru a coase documentația în 4 găuri, urmați următoarea diagramă și instrucțiuni pas cu pas:

Dacă documentul care urmează să fie capsat conține multe coli, atunci patru găuri pot fi pregătite în prealabil folosind o perforatoare, un burghiu sau o mașină specială.

1. Începeți să înfilați din spatele celei de-a doua găuri de la margine.

1. Apoi, firul este introdus în orificiu, care este cel mai aproape de margine și de orificiul trecut anterior.

1. Apoi filem din nou firul în același mod ca în primul pas.

1. Următorul - din partea din față la următoarea gaură din

1. În puncția extremă din spate

1. Din partea din față a găurii prin care am trecut în a patra etapă

1. Și conectați capetele firului

1. În același timp, încercăm să tragem firul astfel încât să comprima strâns foile de documente

1. Rămâne să legați firul cu un nod

1. Tăiați capetele firului în exces

Dacă documentele sunt cusute corect, rămâne să numerotați foile și să lipiți hârtie deasupra nodului cu inscripția „Cusute, numerotate și sigilate cu sigiliul de foi de ______ (______)” și să scrieți detaliile necesare certificatului ( funcția, semnătura și numele complet).

Video - cum să coaseți o carcasă în 4 găuri:

până la colț

Unele hârtii pot fi capsate la colț, adică în colțul din stânga sus. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți una sau două găuri în colț și să treceți firul prin ele de mai multe ori.

Video - o mostră de documente de cusut prin colț:

O foaie de hârtie, ca și în alte cazuri, este lipită de un nod de ață, iar pe ea sunt puse detaliile necesare certificării.

Cum să numeroți foile

În cele mai multe cazuri, numerotarea foilor în timpul firmware-ului nu provoacă dificultăți, totuși, este necesar să se țină cont de unele nuanțe:

• cel mai adesea, numerele paginilor sunt plasate cu cifre arabe crescătoare;
• Numărul foii este în dreapta sus. Figura nu trebuie să intre în conținutul foii;
• dacă există aplicații, atunci ar trebui să fie și numerotate (se folosește numerotarea continuă);
• dacă la documentație sunt atașate scrisori cu plicuri, atunci se pune mai întâi numărul de pe plic, iar apoi numai pe foile scrisorii;
• dacă numerotați un caz în care există mai multe volume, atunci fiecare dintre ele este numerotat separat;
• dacă este necesară numerotarea unei foi de format nestandard, numărul este plasat și în colțul din dreapta sus. Dacă foaia depășește documentul, atunci este pliată și arhivă în mod general;
• dacă pe foaie sunt mai multe scanări de fragmente mici (de exemplu, verificări), atunci se recomandă să se întocmească un inventar pentru foaie și să-l atașeze la pachetul de documentație, numerotând în ordinea generală.

Cum se certifică un document cusut

După intermiterea și numerotarea foilor, pachetul de documentație trebuie certificat. Pentru a-l asigura, hârtie este lipită de nodul firului de pe spate, astfel încât să lase chiar capetele firului liber.

Pe hârtie trebuie să indicați numărul de foi (atât în ​​cifre, cât și în cuvinte). Dacă în documentul legat sunt pagini rupte sau deteriorate, acest lucru poate fi indicat și pe documentul de certificare.

În plus, indică numele complet, funcția și semnătura persoanei care a cusut foile sau le certifică (de exemplu, capul). Un sigiliu este plasat deasupra hârtiei în așa fel încât amprenta acestuia să fie atât pe hârtie de certificare, cât și pe ultima coală.

Remedieri

Când clipește, un funcționar poate face o serie de greșeli, care, din fericire, pot fi corectate. Luați în considerare cele mai comune dintre ele:

• parte din documente nu sunt incluse. Se întâmplă ca grefierul să nu fi atașat o parte din el la un document deja cusut. În acest caz, există două soluții: puteți tiv partea lipsă ca volum separat sau puteți reîmprospăta din nou documentul. În niciun caz nu puteți pune pur și simplu partea lipsă într-un pachet de hârtie deja cusut;
• greseala la numerotare. Dacă o foaie lipsește în numerotare, atunci puteți recurge la numerotarea literară, adică să scrieți o literă după număr, de exemplu, 14, 15, 15a, 16 ... Dacă se fac erori grave în numerotare, atunci poți să tai numerele greșite și să le scrii din nou. Dacă numărul de foi indicat pe hârtia de certificare s-a rătăcit, atunci este, de asemenea, necesar să corectați numărul de foi din acesta pentru cel corect.

Documentele de firmware sunt necesare pentru a exclude posibilitatea înlocuirii sau introducerii de foi în acesta. În funcție de importanța documentului, acesta poate fi cusut în 2, 3 sau chiar 4 găuri. După firmware, foile sunt numerotate și o hârtie de certificare este atașată la nod indicând numărul de foi și numele martorului. O ștampilă, data și alte detalii necesare sunt puse deasupra hârtiei.

Video - clipește documente pentru arhivă și face copertă cartonată: