Cum să flash un document în funcție de oaspete

Pentru a preda documente importante unei arhive sau unei bănci, pentru a depune un raport la o instituție fiscală sau altă organizație financiară, este necesar să flashezi documentele. O astfel de procedură de înregistrare se datorează unor motive practice care asigură imposibilitatea pierderii accidentale a foilor individuale, precum și măsurile de securitate. Merită să vă dați seama cum să flashați corect un document cu mai multe pagini.

Motivul legislativ

Până în prezent, nu există principii generale de reglementare pentru legarea documentației în conformitate cu GOST. Principalul standard GOST R 51141-98 „Lucrul de birou și arhivarea”, care conține definiții terminologice ale fluxului de documente, nu reglementează procedura de afișare intermitentă a documentelor oficiale.

Dintre actele normative pe care ar trebui să se bazeze la pregătirea materialelor pentru organele de stat se remarcă următoarele:

recomandările Arhivelor Federale nr. 76 din 23 decembrie 2009;
Ordinul Ministerului Culturii nr. 536 din 8 noiembrie 2005 privind principiile standard pentru munca de birou;
îndrumarea Băncii Centrale privind întreținerea și execuția materialelor de afaceri;
regulile Serviciului Federal de Taxe, aprobate la 18 aprilie 2003, care descriu procedura de completare și obligare a anumitor tipuri de documente.

Din cauza lipsei de reglementare strictă în materie de muncă de birou, la întocmirea rapoartelor solicitate, devine necesară studierea recomandărilor chiar ale instituției unde vor fi trimise lucrările. În plus, atunci când înregistrați o întreprindere privată sau o entitate juridică la o agenție guvernamentală, atunci când solicitați o licitație sau transferați materiale pentru conținut de arhivă, este necesar să urmați instrucțiunile prescrise de guvernul federal atunci când se afișează.

Mai jos vor fi postate fotografii despre cum să flashați corect documentele în conformitate cu GOST. Unele informații de firmware foarte specializate vor fi, de asemenea, afectate. De exemplu, cum să flashați corect documentele pentru impozitare.

Tipuri de documente care necesită depunere

Este important să țineți cont de faptul că este necesar să flashați numai anumite tipuri de documente, al căror conținut se află pe mai multe foi, destinate înregistrării, autorităților de reglementare, inclusiv autorităților fiscale. Firmware-ul este, de asemenea, obligatoriu la formarea materialelor de licitație și a dosarelor care urmează să fie arhivate.

Înainte de a analiza cum să coaseți și să capsați corect documentele, este important să aflați tipurile de hârtie care necesită o procedură specială de pregătire înainte de a fi transferate guvernului și altor organisme:

documentație de arhivă (materiale pregătite pentru depozit);
documente de intrare și de ieșire;
rapoarte contabile (avans, fise de cifra de afaceri, facturi, acte de munca prestate, registre de casa, foi de parcurs etc.);
decizii de personal (comenzi, lista personalului);
documente transmise organului fiscal (anumite tipuri), fond de pensii pentru verificare;
copii ale documentelor, legalizate si legalizate.

Munca de birou este un proces complex și minuțios care necesită anumite cunoștințe și abilități. Este mai convenabil să aduceți documentația cusută în sistem, precum și să o stocați. Foile fixate cu grijă sunt aproape imposibil de înlocuit sau îndepărtat discret din dosar, astfel încât riscurile de falsificare sau pierdere a informațiilor importante sunt minimizate.

Design copertă

Înainte de a flashiza corect documentul, trebuie să pregătiți toate materialele necesare. Este necesară o husă de carton pentru fiecare dosar individual. Copertele includ:

standard, care au dimensiunea de 22,9 pe 32,4 cm, utilizate pentru hârtiile standard;
non-standard, utilizat pentru foi de format mai mare, altul decât A4;
depozitare pe termen lung - realizată dintr-un material mai durabil și poate avea o formă arbitrară (calculată pentru documente cu termen de valabilitate mai mare de 25 de ani).

Cartonul fără acid este folosit pentru livrarea către agențiile guvernamentale. Coperta indică informațiile de identificare necesare pentru căutarea rapidă și ușoară a folderului, printre alte materiale. În primul rând, se prescrie numele instituției, divizia, formularea denumirii materialelor. Indexul cazului dat, perioadele de stocare, numărul dosarului sunt de asemenea fixate. Mai jos este numărul total de foi și data formării liantului.

Descrierea documentului

Informațiile descriptive care dezvăluie conținutul și calendarul documentelor cusute sunt obligatorii. Se notează denumirea documentului, data strângerii carcasei, perioada de depozitare. În plus, inventarul este însoțit de o adnotare, care este o notă explicativă în care sunt evidențiate toate punctele conținutului materialului, paginile sunt indicate conform listei de subiecte și se notează și motivul păstrării acestor lucrări. . La final se înregistrează datele cu caracter personal ale persoanei împuternicite responsabilă cu dosarul.

Descrierea nu este inclusă în numerotarea generală. Cel mai adesea, inventarul este depus împreună cu dosarul sau lipit pe coperta din spate (în unele cazuri este amplasat într-un dosar special pentru inventare).

Volumele potrivite cu inventarul sunt stivuite și legate în grămezi de 20 cm înălțime.Materialele sunt sortate în ordine crescătoare a numerelor. Apoi, cazurile pot fi lăsate depozitate într-un departament structural special sau transferate personalului de arhivă. După expirarea termenului de păstrare a materialelor în arhivă, acestea sunt distruse conform procedurii stabilite.

Reguli de numerotare a foilor

Cum să coaseți și să numărați foile într-un document cusut? Procesul de numerotare nu cauzează probleme serioase funcționarului. Numerotarea se face cu creionul negru. Nu este permisă utilizarea cernelii. Principiile de bază pentru indicarea corectă a numărului sunt următoarele:

în procesul de desemnare se folosesc cifre arabe (foarte rar - romane);
numerele sunt în ordine crescătoare;
foile sunt numerotate, nu paginile (deși paginarea poate fi prezentă și separat);
numerele ar trebui să fie situate în partea de sus a paginii în colțul din dreapta;
simbolurile nu pot fi suprapuse textului;
aplicațiile sunt numerotate într-o listă comună cu documentul principal (cu condiția ca aplicația să nu fie alocată într-un folder separat).

Materialele pentru firmware sunt întotdeauna așezate în funcție de cronologie: de la cele mai vechi până la cele care s-au format recent.

Dacă în dosar există o literă, este necesar să începeți să o numerotați din plic, apoi să repetați foile conținute în acesta. Când există mai multe volume, fiecare dintre ele este numerotat separat. Materialele de format mare sunt numerotate în colțul din dreapta sus, pliate de două sau de trei ori și apoi capsate la un capăt.

În cazul în care nu există unul, ci mai multe documente diferite (cecuri, formulare) pe foaie, se întocmește un inventar al acestor fragmente, iar foaia este numerotată în ordinea obișnuită. Totuși, dacă există hârtii lipite între ele, fiecare coală trebuie numerotată separat cu includere în inventarul general.

Când se comite greșeli la numărarea și scrierea succesiunii corecte, numerele lipsă pot fi numerotate folosind numărul din foaia anterioară cu adăugarea unei litere (de exemplu, 11 și apoi 11a, 11b).

Când numerotarea lipsește sau este grav încălcată, este necesar să rescrieți din nou numerele foii. Numărul greșit este tăiat și numărul corect este pus lângă el. Dacă firmware-ul a fost deja sigilat cu o atestare, se fac și corecții în el.

Metode de îmbinare

Există mai multe moduri de a flash corect un document:

Cu ac și ață. Această opțiune este utilizată în cazurile în care este necesar să se emită un mic dosar. Cusătura se face cu două înțepături, prin găurile formate se trece un fir, ale căror capete sunt prinse pe spatele documentului. Pe nod este lipită o bucată de hârtie cu o inscripție certificată printr-un sigiliu.
Folosind un perforator (awl) și filet. Cum să flash documente cu un perforator? Această metodă este cea mai acceptabilă când vine vorba de cantități mai mari de materiale. În acest caz, coperta documentului nu este supusă firmware-ului.
Perforator pentru ochiuri și șnur. Cum să flash un document cu un perforator pentru ochi? Fitingurile din metal sau material plastic pot fi utilizate pentru prelucrarea documentelor care au o durată de valabilitate de cel mult 10 ani. Pentru conținutul de arhivă, această metodă practic nu este utilizată, cu excepția unei perioade de stocare de până la 5 ani.
Folosind un burghiu (șurubelniță). Utilizarea instrumentelor este justificată atunci când este necesară dantelă de volume foarte mari. În acest caz, materialele sunt conectate cu o frânghie sau bandă suficient de groasă. În acest caz, cel mai adesea este necesar să flashizați capacul împreună cu carcasa.
Pe o mașină de legat și un numărător automat. Această opțiune este disponibilă numai în tipografii pentru coaserea materialului mare și mare.

Comanda de firmware

De regulă, de întocmirea documentației se ocupă un specialist dotat cu funcții de funcționar în conformitate cu ordinea instituției sau fișele postului acestuia. Cum să flash un document pas cu pas? Procedura pentru intermiterea documentelor conține următoarele puncte:

Aranjați documentele după dată și numărul paginii în ordinea corectă, cu fața în sus.
Îndepărtarea oricăror părți străine din materialele pregătite: capse, bretele etc.
Așezarea tuturor foilor într-un teanc uniform (dacă există un număr mare de foi, se folosește un dispozitiv specific).
Realizarea de găuri (nu trebuie să depășească marginile în care se află textul și trebuie să fie situate la 1,5 cm mai departe de marginea foii). Pentru documentele standard se fac 3 intepaturi (uneori 4), pentru hartiile importante trebuie facute 5. Orificiul central va fi amplasat la mijloc, celelalte gauri vor fi la interval de 3 cm fiecare.

Un fir adecvat este introdus în perforațiile rezultate (dacă firul este subțire, atunci este sărit de două ori), ale cărui capete sunt fixate cu un nod pe spatele fișierului. O foaie dreptunghiulară (4 pe 8 cm) este atașată peste firele tricotate, astfel încât capetele să rămână vizibile. Autocolantul indică numărul de foi numerotate și dantelate și datele angajatului care a efectuat cusătura.

Cum să flash corect documentele RB? Așa cum este descris în articolul de mai sus.

Inscripția de certificare

Această procedură este obligatorie și se efectuează după clipirea și numerotarea întregului material. Inscripția de certificare este o mică bucată de hârtie atașată la un nod de fir pe spatele firmware-ului.

Această hârtie indică numărul de foi cusate (necesar în cuvinte și cifre). În plus, este necesar să indicați dacă în dosar există foi deteriorate / deteriorate.

Se consemneaza datele personale ale responsabilului care a efectuat cusatura materialelor si se pune si semnatura acestuia. Peste inscripție se pune ștampila instituției. Sigiliul ar trebui să acopere inscripția în sine și să meargă la o parte a foii.

Firmware pentru arhivă

Materialul pentru arhivare necesită aderarea la anumite instrucțiuni despre cum să flashați corect un document. Înainte de a începe să coaseți hârtia, trebuie să îndepărtați toate elementele de fixare inutile, cârligele sau alte elemente care interferează cu firmware-ul. Întreaga listă de foi este aranjată în ordine, teancul este format chiar și pe toate părțile.

Cum să flash documente pentru arhivă?

Pentru documentele standard, se fac trei înțepături folosind un ac special sau o pungă. Orificiile sunt situate la aceeasi distanta una de alta (trei centimetri), incepand de la cea centrala, care ar trebui sa fie amplasata exact in mijlocul foii.

Cusătura materialelor se realizează pe partea stângă a stivei. Este necesară o liniuță (un centimetru și jumătate) de la marginea foii, precum și din partea de text a documentului. Firul folosit pentru filetare trebuie să fie puternic și să aibă aproximativ 70 de centimetri. Inițial, dantelă începe din gaura centrală de la sfârșitul documentului și se întinde până când coada rămasă a firului este de 15 centimetri. Apoi acul este introdus în puncția cea mai de sus, întins până la gaura inferioară și din nou în cea centrală. În cele din urmă, un nod este legat cu capete de cel puțin 6-8 centimetri. Peste nodul format se lipește o foaie de verificare.

Materialele de depozitare permanentă pe o perioadă mai mare de 10 ani se transferă în arhivă conform inventarului. Se atestă printr-o inscripție de certificare, care presupune indicarea numărului total de cazuri, plăcuțele de înmatriculare ale acestora (scrise în cuvinte și cifre), data și semnăturile participanților la acceptarea și transmiterea documentelor sunt plasate mai jos.

S-a dovedit că nu există atât de multe reglementări cu privire la cum să flash corect documentele pentru arhivă. Principalul lucru este să le respectați cu strictețe.

Formarea documentelor pentru taxa

Cum să flash și să sigilați documentele pentru Serviciul Fiscal Federal? Pregătirea lucrărilor în această instituție practic nu diferă de procesele standard standard, pentru care recomandările de mai sus sunt descrise în detaliu. Cu toate acestea, există încă unele diferențe față de firmware-ul materialelor transferate în arhivă. Documentele oficiale sunt cusute împreună cu un fir special sau o sfoară. În mod obișnuit, se fac 3 găuri, 5 sunt necesare pentru rapoartele contabile.Hârtiile cusute se sigilează cu o bandă de 3 pe 5 cm, care se lipește peste un nod legat de fire.

Deși recent pentru cererile și actele constitutive depuse la Serviciul Fiscal, depunerea nu este necesară. Desigur, acesta este într-o oarecare măsură un plus: va exista mai mult timp liber care poate fi petrecut cu beneficii mai mari.

După un an de la finalizarea dosarelor, materialele sunt predate arhivei biroului. Dacă acesta nu este disponibil, atunci acestea sunt transferate în depozitul de stat sau municipal. În medie, documentația notarială se păstrează până la 75 de ani.

Una dintre cele mai importante cerințe pentru documentele cusute este inviolabilitatea. Prin urmare, în cazul omiterii oricărei foi sau material, nu va funcționa doar introducerea acesteia. Pentru a face acest lucru, va trebui să brodați carcasa și să o formați din nou sau să întocmiți separat documentul pierdut. Nu este permisă adăugarea sau îndepărtarea de foi într-un liant complet finit.

Acum este clar cum să flash și să sigilați corect documentele pentru impozitare sau arhivă.