Cum să coaseți și să numerotați corect documentele în munca de birou: metode, reguli GOST. Cum să flash, să dantelă și să numeroteze corect un document pentru o taxă, arhivă, jurnal, carte de cont, contract, dosar cu documente: eșantion

Cum să tiv documentele corect și cu ce fire.

Datorită firmware-ului corect, documentele sunt mai ușor de organizat. Multe documente sunt transferate în arhivă. Este mai convenabil să stocați documente cusute din mai multe foi și să furnizați documente organismelor de inspecție. Hârtiile rămân în deplină siguranță, posibilitatea de înlocuire, falsificare sau pierdere este exclusă.

Problema firmware-ului corect al documentelor îi îngrijorează nu numai pe angajații instituțiilor de stat, ci și pe reprezentanții întreprinderilor mici.
Dacă firmware-ul este executat cu încălcări, atunci procesul de înregistrare poate fi amânat pe termen nelimitat. Firmware-ul adecvat este o garanție a protecției maxime a documentației.

Cum se efectuează firmware-ul conform cerințelor existente? Cum să faci totul prima dată, dacă nu există un set clar de reguli pentru intermiterea documentelor de birou? Materialul acestui articol este dedicat diverselor moduri de a intermitente documentația.

Dacă trebuie să fixați documentele pe mai multe foi, atunci trebuie să vă familiarizați mai întâi cu reglementările. Desigur, primul lucru care îmi vine în minte este lipiciul sau un capsator. Documentele cu mai multe pagini nu pot fi lipite. Dar cum le cusezi împreună? La urma urmei, un firmware incorect poate duce, cel puțin, la refuzul de a înregistra un organism care necesită un pachet de documente.
Ce să faceți dacă nu există un set de reguli și mostre și este imposibil să coaseți hârtiile așa cum se dovedește, și nu așa cum ar trebui. În ciuda faptului că nu există instrucțiuni clare cu privire la legarea documentației, este necesar să ne concentrăm asupra cerințelor specifice ale autorității care solicită informații sub forma unui pachet cusut de documente.
De asemenea, va fi util să vă familiarizați cu recomandările generale pentru intermiterea documentelor care constau din mai mult de o foaie. Ele sunt adunate în broșura sau ghidurile din 2009. Există și o broșură pentru 2004. Este mai potrivit pentru înregistrarea documentației LLC.

Reguli pentru capsarea documentelor GOST

Metodele de capsare a foilor descrise în broșuri se referă la documentație care trebuie păstrată mai mult de 10 ani.
Firmware-ul documentelor cu mai multe pagini este realizat folosind un ac obișnuit și un fir dens. Dar cum să înveți cum să flash corect documentația companiei? La urma urmei, această abilitate va fi utilă de mai multe ori pe parcursul întregii activități birocratice sau antreprenoriale.

Ce documente sunt cusute?

Documentația de personal pentru anul în curs
Documentatie contabila
Documentația de intrare și de ieșire a funcționarului
Documente pentru impozit
documente de raportare la UIF
documente către diferite departamente ale băncii
documentelor de licitație
copii ale documentelor statutare
documente la încheierea unor acorduri deosebit de importante
cărți de profit
copii și traduceri legalizate
la pregătirea documentaţiei pentru arhivare

Se obișnuiește să cusezi un pachet de documente cu un ac și un fir. Acest lucru vă permite să le mențineți integritatea: în acest tip de hârtie va fi dificil de înlocuit, ceea ce este foarte important astăzi.
Uneori este permisă utilizarea unui capsator pentru intermiterea documentelor. Opțiunea ideală este utilizarea echipamentelor speciale.
Contabilii multor organizații trec să lucreze cu programe de contabilitate. Nu trebuie să fie duplicate pe hârtie. Pentru asta este contabilitatea online. Documentele în formă electronică semnate cu semnătură digitală au aceeași valoare juridică ca și documentele pe hârtie (de exemplu, facturile).
Dar, în ciuda simplității de a lucra cu documentația în format digital, va trebui să ne confruntăm mult timp cu documentația obișnuită pe hârtie, mai mult, pregătirea unor documente este necesară acum.

Păstrarea înregistrărilor are semnificații diferite. Documentele diferă prin grosimea carcasei, forma foilor. De aceea, există mai multe moduri de a flash documentație.

Care pot fi diferențele externe dintre obiectele de cusătură:

un document care constă din 2 sau mai multe coli A4
documentația contabilă, inclusiv documentele de numerar, constând dintr-un număr diferit de documente, sunt depozitate în cutii de carton

Ce fel de ață pentru a coase documente?

Dacă iei cu ușurință depunerea documentației, atunci documentele pregătite pentru livrare îți pot fi pur și simplu returnate cu cerința de a reface complet firmware-ul. Prin urmare, este recomandabil să vă familiarizați cu regulile de capsare și cu cerințele de bază înainte de a face erori grave în firmware-ul documentelor.
O altă soluție la problemă este să contactați profesioniști. Dacă nu există timp pentru a studia problema documentației firmware-ului, atunci puteți încredința acest lucru specialiștilor unei companii de imprimare. Va dura 10-30 de minute pentru a coase documentele cu un arc din plastic sau metal cu capac.
Dar există un anumit risc în încredințarea documentelor tale unei organizații terțe: documentele pot conține secrete comerciale.
Prin urmare, merită o dată să citiți cu atenție instrucțiunile despre cum să flashați documentația de diferite formate folosind fire obișnuite sau un capsator.

Documentatia se cuseste impreuna cu sfoara bancara, panglica subtire lavsan sau fire de cusut. Dar dacă nu există astfel de fire, atunci firele dure obișnuite vor fi potrivite.
2-3 foi sunt cusute împreună cu un fir obișnuit. Trebuie să fie pliat în jumătate pentru rezistență. Procesul de firmware începe cu faptul că se fac găuri în foi. Firmware-ul este produs din partea din spate a foilor asamblate împreună.
Acul este introdus mai întâi în orificiul din mijloc. Este mai bine să utilizați firmware dual. Când capsarea este finalizată, acul și firul sunt introduse în orificiul central și scoase pe partea din spate a documentelor adunate. Capătul rămas al firului trebuie legat cu un nod.

Documentatia se cuseste impreuna cu sfoara bancara, panglica subtire lavsan sau fire de cusut

Cum să flash documentația cu un fir

Pregatirea accesoriilor:

ace cu fir de grosime adecvată
documente care urmează să fie flash
un awl sau un alt instrument pentru a face găuri în hârtie
sigiliul organizației
lipici de papetărie

Emitem documentul în 3 etape:

Pregătirea hârtiei pentru firmware. Pentru a face acest lucru, trebuie să le aranjați în grupuri.
Verificați dacă numerotarea este corectă
Cosem
Facem o inscripție însoțitoare.
Pregătim un inventar intern.
Certificam cazul terminat

Pentru un pachet cusut de documente, sunt permise următoarele:

sari peste etapa de organizare a documentelor
distribuie documentele fără numerotare
este posibilă depunerea documentelor fără certificare

Etapa 1:

Așezăm hârtiile așa cum ar trebui să fie localizate în document. Numerotăm fiecare pagină cu numere în colțul din dreapta sus. Pentru asta folosim un creion simplu.
Facem găuri. Dacă avem un document format din mai multe coli, atunci este ușor să facem o înțepătură cu ac și ață. Perforăm un document de mai multe pagini cu o punte sau folosim un cui ascuțit. Pentru a facilita procesul de perforare a hârtiei, luăm un ciocan.
Cate gauri sa faci? Depinde de cerințele organizației care solicită documentele. Puncțiile trebuie să fie uniform distanțate de-a lungul marginii din stânga. În mijlocul foii se fac găuri, distanța dintre ele este de 3 cm.

O coală de hârtie este lipită de documentele cusute. Este ștampilat, semnat și datat.

Sunt făcute cinci găuri pentru documente deosebit de importante. Acesta este cel mai fiabil mod de a proteja hârtiile de înlocuire.
Certificam documentul: pregatim o bucata de hartie de 4 pe 5-6 cm.Indicam pe ea numarul de foi cusate in cifre si in cuvinte. Adăugăm aici funcția, prenumele, numele și patronimul persoanei care certifică actele.

Document capsat corect: partea din spate

Aplicam lipici si punem aceasta foaie pe locul in care se afla nodul si firele converg. Aducem capetele scurte ale firelor în spatele frunzei, astfel încât să atârne liber. Certificatorul semnează documentele. Dacă există un sigiliu sau este necesar pe document, atunci punem un sigiliu. Aici nu trebuie doar să semnați sau ștampilați, ci să faceți acest lucru în așa fel încât o parte a semnăturii și a sigiliului să treacă dincolo de marginea foii lipite.

Cu o punte, faceți trei găuri. Ar trebui să existe o distanță de 3-5 cm între ele.
Începem acul prin puncția din mijloc pe reversul foilor asamblate împreună, lăsând un segment de fir de peste 7 cm.
Aducem acul în partea din față prin orificiul situat în partea de sus. Întindem acul și trecem prin orificiul inferior din partea din spate.
Trecem acul prin partea din față în puncția din mijloc. Acum firul poate fi tăiat, lăsând o lungime de minim 7 cm.
Am format două resturi de fir: în gaura de sus și în mijloc. Le conectăm împreună.
Pregătim o frunză dreptunghiulară și o lipim pe nodul rezultat.

Cuserea documentelor în 3 găuri manual: schemă

Video: Cum să coasi o diplomă cu trei găuri?

Un mod mai fiabil de a flash documente este în patru perforații. Facem 4 gauri. Coaseți din gaură a doua de sus. Punem acul în puncția superioară, revenim la a doua gaură din partea superioară și apoi la a treia. Prin cea de-a patra puncție, trimitem acul în spatele documentului.
Rămâne să introduceți acul în a treia gaură din partea din față. Imaginea de mai jos vă va spune cum să coaseți documentele în patru înțepături.

Cum să flash un folder cu 4 găuri: diagramă

La ce ar trebui să acordați atenție:

producem firmware strict vertical și respectând simetria
găurile din documente ar trebui să fie de-a lungul marginii din stânga
marginea de la marginea foii este de 1,5-2 cm
prima dată când acul este introdus din spatele documentului

Conducem firul în puncția extremă din spate

Video: Cum să flash documente?

Cum se coase documentele pe colț: diagramă

Uneori trebuie să coaseți un document după colț. Cum să o faci corect, vezi videoclipul.

Video: Cum să coasi documente?

Capsați documentele cu un capsator

Cum să coaseți documentele cu o agrafă de capsare - urmăriți videoclipul.

Video: Cum să flash documente corect?

Cum se numerotează corect paginile unui document la depunere?

Punem cifre arabe pe foi
Pentru asta folosim un creion simplu.
Pune numerele în ordine crescătoare
Numerotăm foile, nu paginile (documentele pot avea propria numerotare)
Punem numărul paginii în colțul din dreapta sus, fără a atinge textul documentului.
Cererile sunt numerotate în ordine generală
Numerotăm literele astfel: punem numărul pe plic și abia după aceea numerotăm foile conținute în scrisoare
Mai multe volume de documente sunt numerotate separat
Aplicațiile alocate unui volum separat sunt, de asemenea, numerotate separat.
Dacă documentele sunt întocmite pe o foaie de format mare, atunci puneți numerotarea în colțul din dreapta sus, îndoiți și tiv sub o margine
Pentru fragmentele individuale indicate în document (de exemplu, verificări), întocmim un inventar, iar acest document este numerotat în ordinea generală.

Cum se capsează documentele pentru impozit: reguli, eșantion

numărul de foi într-un firmware - nu mai mult de 150
documentele sunt cusute astfel încât datele, vizele să rămână lizibile
inspectorul fiscal poate avea nevoie de o copie a documentului, prin urmare este necesar să capseze hârtiile astfel încât să nu fie nevoie să spargă firmware-ul pentru scanare sau alte copii
toate foile din document sunt numerotate (numerotarea începe de la unu: 1, 2, 3)
Documentele sunt cusute împreună în 2-4 perforații. Firul este adus la spate și legat.
O bucată de hârtie (dimensiunea sa este de 3x5 cm) cu o inscripție de confirmare și un sigiliu este lipit de nod.

Cum se capsează documentele pentru impozitare

Jurnalul contabil este cusut folosind o copertă rigidă. Acest lucru este necesar pentru a păstra aspectul corect al documentului pentru o perioadă lungă de depozitare.
Documentele sunt numerotate.
Jurnalul de bord este cusut cu un fir grosier obișnuit, fără a respecta nicio cerință de reglementare.

Pentru firmware, puteți utiliza următoarele materiale:

sfoară de bancă
fir obișnuit nr. 10 (cusut cu un număr mare de ochiuri)
cordon lung subțire
fir aspru sau cusătură
documentul cusut este sigilat pentru a proteja înregistrările împotriva modificărilor

Procesul de afișare intermitentă a jurnalului de contabilitate:

pregătim trei găuri cu un perforator sau o punte (facem găuri în stânga în marginile revistei)
introduceți firul din spatele capacului revistei în orificiul extrem
aduceți firul în partea din față și trageți de margini, aliniindu-le
introducem capetele firelor (segmentul trebuie să fie de 6-8 cm) în orificiul care se află în centru și îl tragem în spate
atunci când utilizați un fir care nu este suficient de puternic, repetați procedura
legăm capetele firelor cu un nod pe spate, apucând firul central care trece prin găurile extreme
lipim capetele firelor de revistă, iar deasupra lipim o mică frunză pătrată, pe care persoana responsabilă semnează și semnează
specificați data firmware-ului