Cum să flash documente

Dacă o organizație lucrează cu un număr mare de documente, iar siguranța acestora este de mare importanță, atunci pentru depozitare simplă, trebuie să organizați cumva documentele. În acest caz, documentația firmware-ului va fi utilă. După capsarea hârtiei, puteți fi sigur că niciun document nu va fi pierdut. Luați în considerare ce documente sunt depuse și de ce se întâmplă acest lucru.

De ce coase documentele cu fire

Cusatura documentelor este impusă de lege și nu acesta este singurul motiv pentru care documentele ar trebui să fie dantelate. Decretul Guvernului nr. 439 include îndrumări cu privire la modul de capsare a documentelor conform standardelor GOST.

În plus, legarea documentației este necesară pentru transferul corect al acesteia către orice instituție, astfel încât pe viitor să nu existe întrebări cu privire la lipsa oricăror foi. De asemenea, pentru toate instituțiile, există o singură regulă conform căreia la transferul a mai mult de o filă va trebui depusă documentația. Uneori, este necesar să cusăm documente în bancă angajaților departamentelor relevante și să scrieți numărul departamentului pe ele, iar documentația este, de asemenea, cusată în instanță și introdusă într-un dosar.

Cum să flash documente

Acum întrebarea este cum să o faci corect. Unii angajați încep să intre în panică și cred că firmware-ul are reguli foarte stricte, că foaia de capse trebuie semnată cu majuscule, firul trebuie să fie doar din nailon etc.

Cu toate acestea, nu există linii directoare clare cu privire la modul în care ar trebui să fie depusă documentația. Principalul lucru care trebuie respectat este să nu pierdeți documentele necesare pentru firmware, deoarece siguranța acestora este sarcina principală de fixare a documentației. Și, uneori, se întâmplă ca terțe părți, în scopul fraudării sau ascunderii informațiilor, să poată înlocui foile din dosar sau chiar să le așeze.

Pentru a verifica dacă nu lipsesc hârtiile, toate foile cusute trebuie numerotate. Pe reversul documentației legate, este lipită o foaie mică de hârtie, unde este aplicată sigiliul organizației. Din motive de securitate, există o cerință ca ștampila să se extindă dincolo de hârtia legată.

Se face o înscriere adecvată pe hârtie lipită: cusute, numerotate (totuși, numărul de pagini este scris în cuvinte și cifre), dantelat, sigilat. Șeful sau angajatul care a întocmit documentele pentru legare atestă documentația.

Exemplu de înregistrare a documentației cusute

Ajustarea firmware-ului documentelor în munca de birou

Conform cerințelor Ministerului Justiției din Rusia, sistematizarea documentației este necesară pentru ca întregul pachet de lucrări să fie în regulă, arhivat conform standardelor etc. În prezent, aproape fiecare companie are un număr mare de lucrări . Pentru păstrarea corectă a documentelor, acestea sunt transferate la arhivă, de unde, la cerere, se pot obține foi arhivate, hârtiile folosite în lucrare rămânând în domeniul public pentru angajați.

Important! Este necesar să știți ce documente sunt capsate și pe baza ce acte juridice are loc acest proces.

Documente care urmează să fie flash

Fiecare angajat al companiei care se ocupă de o cantitate mare de documentație trebuie să înțeleagă că nu toate acestea sunt supuse cusăturii. Documentul trebuie legat dacă este format din cel puțin două coli.

Angajații departamentului de personal prezintă următoarele originale:

• state aprobate;
• alcătuirea ordinelor personale şi generale.

Contabilii trebuie să coase:

• rapoarte de atribuire;
• facturi;
• facturi;
• pașapoarte tehnice;
• registre de venituri;
• situația cifrei de afaceri și soldurile conturilor;
• acte de muncă;
• daca salariul este in numerar la casieria intreprinderii – declaratii de salariu.

Notă! Angajații care au de-a face cu persoane juridice ar trebui să știe să flash documente, totuși, în acest caz, documentele sunt copii, așa că nu se pune neapărat un sigiliu. În general, aproape toate companiile se ocupă cu firmware-ul documentelor, diferența este doar în procesul de a face munca.

Acte care reglementează cusătura documentelor

La nivel legislativ, nu sunt definite standardele pentru intermiterea documentației de către fiecare structură a companiei, dar există reguli generale pentru cusăturile foilor. Ordinul Rosarkhiv „Munca de birou și afaceri de arhivă” nr. 76, ordinul Ministerului Culturii nr. 536 au recomandări cu privire la modul în care sunt legate documentele, instrucțiuni standard pentru munca de birou.

Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 439 are o teorie generală de ce este necesar acest lucru și cum se întâmplă acest lucru, cu toate acestea, legea Federației Ruse „Cu privire la arhivare” descrie doar obligația tuturor organizațiilor de a păstra documentația, dar legea nu indică cum ar trebui făcut acest lucru. Ordinul nr. 02 - 213 „Cu privire la munca de birou în Banca Centrală” descrie și standardele de păstrare a documentelor într-o arhivă în toate băncile. Cum să flash o charter pentru o taxă , dictate de inspectoratul fiscal. Serviciul fiscal controlează și siguranța documentelor pentru persoanele fizice implicate în activități antreprenoriale.

Opțiune pentru fixarea documentelor conform GOST

Metodologie de pregătire a documentelor confidențiale pentru firmware

Înainte de a coase documentele, acestea trebuie să treacă prin câțiva pași pregătitori pentru firmware. Procesul corect de firmware este reglementat de Ordinul nr. 76 din Arhivele Federale. În primul rând, foile trebuie numerotate, acest lucru va împiedica pierderea foii sau ascunderea informațiilor. Foile sunt numerotate toate, cu excepția paginii inventarului. Dacă există un plic cu firmware, atunci plicul este numerotat mai întâi și după documentele incluse în el.

Foile goale nu sunt încorporate în firmware - sunt distruse. Dacă sunt atașate imagini, diagrame etc., atunci numărul este plasat pe verso, în stânga sus. Dacă este atașată o foaie de format mare, atunci numărul foii la rândul său este plasat în partea dreaptă în colțul de sus. Salariatul responsabil atestă înscrierea, își indică funcția, semnătura, data formării, numărul de foi.

Documentația cusută trebuie să aibă un inventar care să nu conțină un număr de serie. Descrierea trebuie să includă următoarele informații:

• denumirea documentului, data;
• lista tuturor documentelor depuse, numărul acestora, semnătura conducătorului.

După ce ați trecut prima etapă, puteți trece la etapa principală a firmware-ului.

Instrucțiuni pas cu pas pentru intermiterea documentelor

Să ne dăm seama cum să flashăm corect documentele cu fire de instrucțiuni pas cu pas. Inițial, trebuie să înțelegeți că firmware-ul documentelor prevede firmware în două, trei găuri și chiar patru și cinci. Să facem cunoștință cu fiecare opțiune mai detaliat.

în două găuri

Documentele care nu sunt de mare importanță sunt capsate cu una dintre cele mai simple opțiuni - două găuri. Dar chiar și cu o metodă atât de simplă, mulți angajați se întreabă cum să flash documente corect. Pentru a nu confunda, puteți urma următoarele reguli:

• înainte de a perfora foile, acestea trebuie nivelate. Pentru a face două găuri, puteți folosi un perforator sau un ac obișnuit;
• apoi trebuie să treceți (de preferință să folosiți unul puternic) prin două găuri, astfel încât capetele să se întâlnească pe partea din spate;
• firele trebuie legate. Pe nod se lipește hârtie puternică, adesea sub formă de triunghi. Hârtia tipărită este imprimată.

Aceasta este una dintre cele mai simple modalități de a flashiza documentația. Alte opțiuni sunt mai frecvente, dar mai greu de implementat.

Notă! Lipiți nodul astfel încât să nu se piardă foile. Se prescrie și numărul de foi, datele specialistului care a efectuat procedura. Pentru acele documente care au un termen de prescripție mai mare de 10 ani, se recomandă utilizarea hârtiei absorbante pentru a lipi nodul.

în trei găuri

Tehnica de firmware utilizată este aceeași ca în cazul celor două găuri, totuși, perforarea este făcută în trei găuri. Distanța dintre găuri nu trebuie să fie mai mare de 3 cm:

• pe de altă parte, este necesar să trageți un fir, dar prin orificiul din mijloc. Adică capătul să fie din foaia inițială, să rămână în stoc aproximativ 7 cm;
• apoi ar trebui să lipiți firul și acul de pe față, îndreptându-l în orificiul inferior de pe cealaltă parte a documentului;
• după aceea, firul trebuie tras din nou prin orificiul din mijloc, formând astfel două noduri cusute;
• acum trebuie să tăiați firul și să economisiți 7 cm, la fel ca la prima rotire a firului. Capetele ar trebui să fie legate împreună.

Pentru siguranța documentelor, angajatul responsabil lipește o foaie dreptunghiulară, pe ea este necesar să se scrie numele angajatului, semnătura, precum și numărul de foi cusute.

în patru găuri

Este necesar să faceți patru găuri, distanța dintre care ar trebui să fie de 1,5 cm. Apoi, trebuie să introduceți firul în a doua gaură din spate, trageți-l prin prima gaură, apoi treceți-l prin a doua, a treia și a patra. găuri.

Eșantion de firmware în 4 găuri

în cinci găuri

Adesea, cusătura cu cinci găuri este folosită în rapoartele contabile, deoarece un set de astfel de documentații atinge o grosime mult mai mare în comparație cu restul. Între cele cinci găuri, distanța ar trebui să fie de până la 5 cm.În această schemă, puteți utiliza și un capsator de documente sau o presă cu burghie. Pentru ca în acest caz foile să nu fie deteriorate, cartonul trebuie folosit ca huse.

Cum să flashezi un document în 5 găuri pas cu pas:

• firul trebuie introdus în gaura din mijloc, lăsând 10 cm. Apoi firul trece prin a doua gaură de sus;
• din spate, firul intră în prima gaură, apoi intră din nou în a doua gaură. După ce a făcut acest lucru, o margine este gata;
• din spate, un fir este introdus din nou în gaura din mijloc și ieșit prin a patra;
• acum din nou firul trebuie introdus în cea mai de jos gaură și direcționat din partea din față în a patra gaură;
• astfel, pe partea din spate se obțin două bucăți de ață care trebuie legate între ele.

Cum să flash un plic cu documente secrete

Documentația confidențială trebuie păstrată în pungi opace în timpul transmiterii. În pachetul secret se precizează că trebuie predat personal, sau se indică faptul că este vorba de informații clasificate.

Astfel de documente sunt capsate în cruce.

Cum se certifică documentele cusute

Angajatul responsabil este obligat să certifice documentația; fără aceasta, nu va fi posibilă depunerea documentației pentru verificare sau trimiterea spre depozitare. În același timp, nu trebuie făcute greșeli, deoarece în timpul verificării pot apărea multe probleme. Prin urmare, este mai bine să nu ratați momentul.

Important! Angajatul care semnează documentația își asumă întreaga responsabilitate pentru depunerea și conținutul acesteia. Responsabilitatea poate fi transferată către un alt angajat, dar numai dacă există o comandă separată.

Certificarea documentelor

În general, firmware-ul documentației este o bună protecție pentru valorile mobiliare și confirmă că toate documentele care sunt depuse sunt autentice. După ce v-ați dat seama cum să numerotați corect documentele la depunere și cum are loc acest proces, nu vă puteți face griji cu privire la returnarea documentelor și necesitatea de a le resistematiza.