Reguli pentru întocmirea unui memorandum privind neîndeplinirea obligațiilor oficiale de către un angajat + exemple de proiectare + sfaturi utile și nuanțe de redactare a unui document

Memorandum privind neîndeplinirea obligațiilor oficiale: un exemplu de formular și un exemplu de completare a unui formular este subiectul revizuirii noastre de astăzi. Fiecare angajator se confruntă cu o astfel de situație precum îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de către angajați. Prin urmare, trebuie să știți să faceți față unor astfel de situații, să preveniți ignorarea disciplinei muncii și să mențineți un mediu de lucru armonios în echipă. La urma urmei, pentru aceasta este necesar ca fiecare angajat să își îndeplinească în mod calitativ și în timp util toate sarcinile profesionale, rezultatul muncii generale depinde de acest lucru.

Cea mai simplă și eficientă metodă pentru astfel de situații problematice este un memoriu (memorandum), care permite angajatului să prezinte pretenții oficiale bine motivate, pentru a-l face răspunzător pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor profesionale. Cu ajutorul unei astfel de note, puteți face angajatul să se gândească la comportamentul său nepotrivit, de exemplu, anunțându-i o remarcă sau mustrări. De asemenea, un astfel de document poate sta la baza concedierii unui angajat pe motive adecvate, unul dintre articolele codului muncii.

Memorandumul servește ca instrument de informare oficială a șefului organizației cu privire la îndeplinirea necorespunzătoare de către un anumit angajat a sarcinilor sale, ceea ce are adesea consecințe grave pentru organizație, adesea sub forma unor prejudicii materiale semnificative, precum și impunerea răspunderii disciplinare asupra angajatului. În astfel de cazuri, sunt adesea efectuate audituri interne. Și dacă există pagube, cineva ar trebui să fie tras la răspundere pentru aceasta, astfel, cu ajutorul unui memoriu, puteți informa oficial conducerea despre vina unui anumit angajat pentru ceea ce s-a întâmplat. Pe baza acestui document, este deja emis un ordin de impunere a răspunderii disciplinare sau de altă natură asupra angajatului care a contravenit.

Astfel, această lucrare stă la baza unei decizii privind responsabilitatea unei anumite persoane care a făcut o greșeală gravă. Să luăm în considerare în detaliu cum să întocmim corect un astfel de raport și ce nuanțe ar trebui luate în considerare la întocmirea lui.

La angajarea unui nou angajat, supervizorul său imediat sau un angajat al departamentului de personal este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu toate regulile în vigoare în organizație. În plus, unele organizații au și proceduri interne suplimentare sau reguli de etică corporativă. În organizațiile în care angajarea s-a efectuat cu respectarea tuturor procedurilor necesare, în cursul muncii apar mai puține întrebări și situații neplăcute cu privire la îndatoririle angajaților și la respectarea acestora cu disciplina muncii.

Fișa postului angajatului și regulile generale de etică corporativă sau alte documente similare descriu în mod clar toate îndatoririle angajaților și drepturile acestora. Un angajat al organizației trebuie să respecte regulile stabilite și să înțeleagă că nerespectarea acestora, pe termen lung, poate duce la pagube materiale organizației, pentru care va trebui să fie responsabil. Dar există încă cazuri în care angajații nu acordă atenția cuvenită îndatoririlor lor directe, acest lucru poate afecta negativ activitățile unui departament sau divizie a organizației, compania poate suferi pierderi. Și apoi, supervizorul imediat al angajatului delincvent trebuie să informeze conducerea superioară despre faptul că s-a întâmplat, să indice ale cui acțiuni au condus la apariția unei situații neplăcute și cine ar trebui să fie responsabil pentru consecințele negative.

În astfel de cazuri, supervizorul imediat înaintează conducerii superioare un memoriu, în care descrie faptele întâmplate și indică persoana care nu și-a îndeplinit în mod corespunzător atribuțiile. De asemenea, poate exista o situație în care un angajat în mod sistematic nu își îndeplinește sarcinile în mod corespunzător și ceilalți angajați trebuie să-și îndeplinească o parte din sarcinile sale sau să-și corecteze greșelile, astfel de cazuri ar trebui aduse și la cunoștința conducerii.

Memorandum privind neîndeplinirea atribuțiilor oficiale - dispoziții generale

O nota de memorandum (oficiala) este, de fapt, un document de informare in care managerul este informat despre indeplinirea necorespunzatoare de catre salariat a atributiilor sale profesionale, iar aceasta nota sta si la baza impunerii unei sanctiuni disciplinare contravenientului. Memorandumul stabilește, de obicei, faptele care confirmă îndeplinirea neloială de către angajat a îndatoririlor sale profesionale și se solicită aplicarea măsurilor de răspundere contravenientului. Măsurile de responsabilitate pot fi: o remarcă, o mustrare și uneori chiar concediere pe motive relevante ale codului muncii.

Rețineți că procesul-verbal este întocmit de șeful de linie (șeful unității), numai dacă există motive temeinice și dovezi ale refuzului intenționat a salariatului de a-și îndeplini atribuțiile de serviciu sau ale faptelor de neîndeplinire gravă repetată a atribuțiilor sale și lipsa de argumente serioase a salariatului în justificarea sa - motiv serios. Aceste dovezi servesc drept bază pentru întocmirea unui memorandum.

Prin urmare, până la lămurirea tuturor împrejurărilor incidentului, nu se întocmește proces-verbal.

Și mai ales remarcăm că numai după analizarea tuturor faptelor din cele întâmplate, este supraveghetorul imediat al infractorului, și nicio altă persoană, care decide să întocmească un proces-verbal, îl întocmește și îl înaintează unui director superior sau director al organizației, de obicei prin intermediul unui secretar. Pe baza unui raport, un angajat delicvent poate fi amendat, mustrat sau supus pedepsei în alt mod. Dacă un angajat are deja mai multe rapoarte, acesta poate fi concediat în temeiul unui articol inestetic al codului muncii.

Legislația actuală nu prevede un formular unificat pentru rapoartele de acest fel. Cu toate acestea, atunci când se întocmește un document, trebuie să se respecte prevederile generale pentru munca de birou. Nota se întocmește manual sau pe computer. Reguli generale de proiectare:

1. În dreapta sus, se indică mai întâi numele complet al destinatarului și anume: funcția persoanei și denumirea organizației, numele complet;
2. Numele și funcția solicitantului;
3. Mai departe în centrul foii se află titlul „Memorandum” și, de obicei, esența este indicată pe scurt în a doua subpoziție - „la neîndeplinirea sarcinilor oficiale”;
4. Mai departe, urmează textul, cu o listă de îndatoriri restante;
5. aducerea de dovezi și argumente despre vinovăția salariatului, concluzii;
6. propuneri de măsuri de răspundere pentru salariatul infractor;
7. semnătura, funcția solicitantului, numele complet, data întocmirii lucrării.

Deoarece în prezent nu există o formă uniformă clar definită și unificată a documentului, sunt posibile unele abateri de la șablonul de mai sus. O astfel de hârtie poate fi considerată valabilă.

De obicei, lucrarea compilată este predată secretarului, care o înregistrează și pune pe ea numărul de ordine al documentului și data acceptării. Apoi documentul este transferat directorului sau altei persoane manageriale superioare.

Astfel de documente trebuie înregistrate la organizație, deoarece nota conține informații oficiale care au consecințe juridice. Să vorbim puțin mai detaliat despre metodele și ordinea de înregistrare.

De obicei, unul dintre următoarele formulare este utilizat pentru a înregistra documente importante într-o organizație:

• Formular de jurnal. Organizația are un jurnal contabil special în care informațiile sunt introduse pe toate documentele oficiale interne ale organizației. Un nou document i se atribuie un număr de serie, apoi se fac înregistrări rând cu rând în jurnal, în ordine cronologică, indicând detaliile succinte ale documentelor. Formular automat. Documentul este compilat pe computer și introdus imediat în baza de date electronică de gestionare a documentelor.
• Formular card. Pentru fiecare document, se creează un card separat cu un număr de înregistrare și o indicație a detaliilor notei. Cardul este apoi plasat în clasificator. Această metodă este de obicei folosită în instituțiile departamentale.

Caracteristici specifice ale memoriilor

Scopul memorandumului (memorandumului) este de a transmite conducerii superioare o cerere de aplicare a unor măsuri disciplinare salariatului contravenient. Raportul trebuie să conțină fapte confirmate care reflectă neîndeplinirea necorespunzătoare de către angajat a îndatoririlor sale profesionale directe.

La notă pot fi atașate documente care susțin argumentele solicitantului. Acestea pot fi, de exemplu, acte întocmite incorect de un angajat, înregistrări CCTV și alte dovezi. Conform faptelor indicate în notă, se poate efectua o verificare oficială. Pe baza rezultatelor luării în considerare a notei și a acțiunilor de verificare efectuate, se ia o decizie cu privire la măsurile de răspundere a salariatului contravenient, sub forma răspunderii disciplinare (remarci, mustrare administrativă) sau chiar concediere a salariatului în temeiul articolului relevant din Codul muncii. Această decizie se ia sub forma unui ordin al șefului organizației.

După cum sa menționat mai devreme, o notă este întocmită și luată în considerare de conducerea de vârf a organizației numai dacă angajatul nu a urmat instrucțiunile directe ale managerului său de linie sau sarcinile sale profesionale curente, fără niciun motiv întemeiat. În cazul unei dispute, trebuie efectuat un audit intern intern.

Dacă organizația a dezvoltat deja formulare sau șabloane speciale pentru astfel de documente, în acest caz, acestea ar trebui utilizate. Nota poate fi completată de mână pe un formular, pe computer sau scrisă integral de mână.

Uneori, în regulamentul intern al organizației se indică faptul că raportul privind neîndeplinirea atribuțiilor profesionale trebuie convenit cu anumiți funcționari. Trebuie respectată procedura internă prescrisă, în caz contrar nota nu va fi acceptată de director sau alt funcționar superior.

După cum am spus deja, raportul privind neîndeplinirea atribuțiilor profesionale conține de fapt o cerere de impunere a măsurilor de răspundere a salariatului delincvent. Dacă managerul superior a luat o decizie pozitivă ca angajatul companiei să fie tras la răspundere pentru greșeala sa, atunci angajatul suportă o anumită pedeapsă pentru fapta sa, care îi este atribuită de conducerea organizației pentru a preveni astfel de situații repetate.

Dar se întâmplă ca un angajat delincvent să înțeleagă și să admită eroarea comportamentului său sau a acțiunilor comise de el, în urma cărora se corectează rapid, se străduiește să nu facă astfel de greșeli în viitor, încearcă să depună mai multe eforturi pentru a-și îndeplini sarcinile, încercând să se reactiveze și să-și recapete încrederea. În astfel de cazuri, șeful de linie (șeful) angajatului delincvent poate depune un serviciu prin care să solicite eliminarea pedepsei sau o altă relaxare a pedepsei angajatului. Un astfel de document se întocmește ca un proces-verbal de neîndeplinire a atribuțiilor de serviciu.

Să luăm în considerare în detaliu ce anume trebuie specificat:

1. funcția șefului și denumirea organizației, numele complet;
2. poziția redactorului notei, numele complet;
3. titlul „Memorandum”;
4. mai jos este un link către ordinul de aplicare a unei penalități salariatului, indicând data și numărul acestui ordin;
5. dați fapte despre noile succese în muncă ale salariatului și motivele anulării pedepsei;
6. o cerere de anulare anticipată a măsurilor disciplinare sau de atenuare a pedepsei;
7. numele și funcția redactorului memorandumului;
8. data întocmirii documentului, semnătura solicitantului.

Concluzie

În prezent, legislația rusă nu prevede nicio formă sau formă specifică unificată pentru astfel de memorii, dar organizațiile însele au dreptul de a elabora formulare (șabloane) în astfel de scopuri.

Atunci când compilați astfel de documente, trebuie să vă ghidați după regulile general acceptate ale muncii de birou, să indicați toate detaliile necesare. Respectarea acestor reguli simple va ajuta la evitarea disputelor sau chiar a situațiilor de conflict.

În textul documentului, este necesar să se indice în mod clar ce sarcini de serviciu nu și-a îndeplinit angajatul, să se furnizeze dovezi cu privire la acest fapt și consecințele acțiunilor sale și să se propună măsuri de responsabilitate pentru angajatul infractor.

Rețineți că nici o singură echipă nu se poate descurca fără încălcări ale atribuțiilor de serviciu sau ale disciplinei muncii, prin urmare, echipa de conducere ar trebui să cunoască regulile de bază pentru întocmirea unor astfel de documente, iar angajații trebuie să cunoască măsurile de responsabilitate, în cazul neîndeplinirii obligațiilor oficiale.

Am analizat regulile de bază și proiectarea raportului privind îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor, am examinat diferitele nuanțe care apar în astfel de situații. Documentul în sine nu este greu de compilat, s-ar putea spune, este întocmit într-o formă arbitrară. Cu toate acestea, unele puncte trebuie cunoscute și luate în considerare. De asemenea, v-am spus ce circumstanțe importante din ceea ce s-a întâmplat trebuie luate în considerare înainte de a compila un astfel de serviciu.

Într-adevăr, în cele mai multe cazuri, este suficientă o remarcă simplă, bine făcută unui angajat. Sau poate trebuie doar să vă dați seama de motivele pentru care angajatul nu a putut să-și îndeplinească în mod adecvat sarcinile, acest lucru se întâmplă și des și nu întotdeauna motivele stau la suprafață. Uneori este necesar să se schimbe schema de lucru într-o anumită zonă de muncă, să se facă ajustări la procedura stabilită, din cauza unei schimbări în situația economică, sau poate că procesul de producție trebuie ajustat.