Memo și memorandum - care este diferența dintre ele

Corespondența este o parte importantă a vieții de birou printre diferitele tipuri de comunicare de afaceri. Instrumentul său principal sunt binecunoscutele memorii, care, în funcție de conținut, sunt explicative, memorandum etc.

Ce este o notă și de ce este necesară?

Conform scopului său, o notă este un mesaj informațional adresat angajaților proprii sau altor departamente, conducerii departamentelor, firmelor, diviziilor, filialelor. Lista subiectelor abordate în astfel de documente este destul de largă. Notele informează despre principalele evenimente din viața companiei, despre implementarea lucrărilor curente, situații nestandardizate existente, conțin reclamații și modalități de rezolvare a diferitelor probleme de producție.

Scopul principal al acestui tip de comunicare este coordonarea diferitelor probleme de lucruîn cazurile în care o decizie orală nu este posibilă din orice motiv. Un memoriu poate fi folosit și de conducere pentru a întocmi comenzi, care, spre deosebire de comenzi, sunt mai informale.

Tipurile și scopul memorandumurilor

Un memoriu este cel mai popular tip de memoriu, adresat șefului întreprinderii, contabilului șef sau oricărui alt angajat senior. Scopul principal al raportului este informarea superiorilor despre orice situatie, efectuarea muncii, precum și întocmirea de recomandări pentru rezolvarea (eliminarea) problemei etc. Un memoriu, spre deosebire de unul oficial, este întotdeauna trimis la un nivel superior și are forță juridică.

Cel mai frecvent tip de memorii sunt rapoartele care informează conducerea despre implementarea planurilor, progresul lucrărilor curente etc. Mai rar, rapoartele sunt întocmite raportând orice situație neplanificată care necesită un răspuns din partea conducerii superioare. Gama de probleme ale unor astfel de rapoarte este destul de largă: de la informații legate de principalele activități industriale ale întreprinderii, până la plângeri privind organizarea condițiilor de muncă și rapoarte privind nerespectarea disciplinei muncii și financiare, comportamentul oficial etc.

Memorandum - exemplu

Alcătuirea unei note adecvate

Structura unei note necesită prezența obligatorie a următoarelor elemente:

• „Majuscule” indicând organizația, numele complet și funcția destinatarului, numele complet și funcția emitentului.
• Un bloc de text constând din titlul documentului („Memorandum”) și un rezumat al situației, orice acțiuni, solicitări.
• Datele și semnăturile compilatorului (pe un rând, de la stânga la dreapta, sunt indicate data, semnătura și numele complet al compilatorului).

De asemenea, un număr de înregistrare poate fi indicat în memoriu dacă, conform regulilor întreprinderii, acesta este înregistrat în jurnal. Este important de reținut că, deoarece memoriile sunt utilizate numai în cadrul organizației, prezența formularelor nu este o condiție prealabilă, cu excepția cazului în care regulile întreprinderii o cer. În același timp, unele întreprinderi au propriul antet cu un logo, conceput special pentru corespondența de afaceri.

Cum se scrie un raport?

Memorandumul are o structură similară cu o notă. Principala sa diferență este destinatarul: dacă informațiile dintr-un memoriu pot fi trimise oricărui alt angajat, atunci într-un memoriu mesajul este adresat unui funcționar superior.

Metodele de pregătire a unui memoriu diferă în funcție de scop. În special, un memoriu intern transmis conducerii din cadrul organizației este întocmit în același mod ca un memoriu. Diferența constă în conținutul blocului de text, care se numește „Memorandum”, conține o declarație a esenței problemei, propuneri pentru eliminarea acesteia sau o descriere a măsurilor deja luate.

Dar atunci când se elaborează un memorandum extern, care se adresează angajaților altor organizații, regulile sunt mai stricte:

• Documentul se întocmește pe antetul organizației.
• Nota este înregistrată în registrul scrisorilor de ieșire a companiei, în timp ce numărul de înregistrare atribuit este indicat în antetul notei. De asemenea, la primirea unei note, aceasta este înregistrată ca document de intrare în organizația destinatarului.
• Nota externă este semnată, de regulă, de șeful firmei sau de adjunctul acestuia. La trimitere pot fi necesare și semnături de la șefii altor departamente.
• Data notei este data semnării și trimiterii acesteia.
• Dacă nota este însoțită de atașamente documentare, atunci o listă de documente atașate este compilată în partea sa de text.

Partea de text a memorandumului depinde de scopul său:

1. Raportul de raportare ar trebui să conțină informații despre progresul lucrărilor, respectarea termenelor limită, o descriere a problemelor curente etc. Un astfel de raport permite șefului să observe la timp neajunsurile în muncă și să le elimine.
2. Un memorandum care informează despre o situație specifică constă într-o descriere detaliată a problemei și propuneri de îmbunătățire (eliminare) a acesteia. În practică, destul de des, astfel de documente sunt dedicate plângerilor privind încălcările disciplinei muncii de către angajați și sunt de natură negativă, prin urmare, în prezentarea informațiilor, este important să omiteți componenta emoțională și să rămâneți la esență.

Memo sau memorandum: deci care este diferența?

După cum puteți vedea, serviciul și notele au multe în comun. Deci, ambele opțiuni sunt folosite pentru comunicarea de afaceri, au o structură de design similară. În același timp, există o serie de diferențe:

1. Un memoriu se adresează angajaților de diferite grade din cadrul întreprinderii, în timp ce un memoriu se întocmește doar la un nivel superior (proprie sau terță parte).
2. Un memoriu este un document intern, în timp ce un memoriu poate fi folosit în corespondența externă cu alte persoane juridice.
3. Un memoriu, spre deosebire de un memoriu, nu are forță juridică.
4. Deoarece memoriul este utilizat în cadrul întreprinderii, acesta poate fi întocmit pe o foaie obișnuită de hârtie. După același principiu, se întocmește un raport intern dacă este utilizat în cadrul companiei. În același timp, dacă raportul este trimis unei alte organizații, atunci când îl întocmesc, se utilizează un antet, un număr de înregistrare și alte elemente obligatorii ale corespondenței oficiale.