Kako ispravno napisati poslovna pisma. Poslovna korespondencija - primjeri pisama. Dakle, osnovna pravila za pisanje poslovnog pisma

E-pošta je uvijek bila i ostala glavni način komunikacije u poslovnom svijetu. Dobro napisano pismo već znači pola uspjeha. Ali ne znaju svi pisati takva slova. Ponekad, čitajući pismo s poslovnim prijedlogom, ne postane potpuno jasno što vam točno žele ponuditi, kakvu ćete korist od toga imati i zašto ste uopće potrošili vrijeme čitajući i razumijevajući ovo pismo.

Sposobnost pisanja ispravnih, uvjerljivih slova dolazi s praksom. I dobro je kada se podijeli prikupljeno iskustvo, dopuštajući tako drugim ljudima da ne nagaze na iste grablje. Jeffrey James, autor knjige Business to Business Selling: Power Words and Strategije najboljih svjetskih stručnjaka za prodaju, nudi svoje jednostavan sustav pisanje uvjerljivih slova, koje se sastoji od 6 koraka.

Autorska prava Shutterstock

1. Uvijek budite jasni o onome o čemu ćete pisati

Glavna svrha pisma je natjerati primatelja da donese određenu odluku. Dakle, prije nego što započnete sastavljati pismo, ponovno se zapitajte što točno želite od primatelja? Kakvu bi odluku trebao donijeti nakon što pročita vaše pismo?

U ovom je slučaju neizvjesnost vaš zakleti neprijatelj. Što vam je jasnija svrha, to će vaše pismo biti uvjerljivije.

2. Započnite pismo svojim zaključkom

Vaš je zaključak izjava o odluci koju bi primatelj trebao donijeti na temelju sadržaja vašeg pisma.

U školi su nas učili da uvijek počinjemo s uvodom. U slučaju pisanja uvjerljivih pisama, ova je izjava netočna. U poslovnom svijetu svi su prezauzeti da bi prosuđivali vaše književne sposobnosti. Stoga se odmah morate pristupiti poslu.

Na primjer, želite dobiti dopuštenje nadređenih za instaliranje teretane u jednom od prostora vaše tvrtke.

Nije ispravno:

"Jim,
Kao što znate, izostajanje s posla trenutno je glavni problem koji ima prilično snažan financijski utjecaj i na našu tvrtku i na druge tvrtke u našoj industriji ... bla bla bla ... Dakle, trebali bismo razmisliti o dodjeli novca za uređenje teretane ured naše tvrtke ".

Pravo:

"Jim,
Želim da odobrite postavljanje teretane u našem uredu. "

3. Podijelite svoje argumente u nekoliko lako probavljivih odlomaka

Da biste argumente u prilog svojoj ideji učinili lakim za čitanje i razumijevanje, podijelite ih u nekoliko odlomaka.

Neispravno

“Prema nedavno objavljenom izvješću vlade skupine tjelesna aktivnost izuzetno važno iako malo tvrtki pokazuje svoju predanost takvim nagradama zaposlenika. Mnoga poduzeća definiraju takve skupine kao podcijenjenu imovinu, ali nemaju plan za uvođenje takvih grupa u industriju, iako je sposobnost usko povezana s korporativnim i osobnim uspjehom. Vjerujem da ćemo, ako u svoju tvrtku ne uvedemo takve fizičke skupine, daleko zaostajati za konkurencijom. "

Pravo

„Teretana u uredu omogućit će:
- smanjiti izostajanje s posla
- povećati ukupnu produktivnost "

4. Svaki argument potkrijepite dokazima

Ako napišete pismo koje se sastoji od čvrstih argumenata, ono se može shvatiti kao čvrsto osobno mišljenje i ništa više. Za svaki argument potreban je dokaz. Inače, kako znati funkcionira li stvarno?

Neispravno

“Teretana u uredu bila bi ispravna odluka jer ljudi radije odlaze na posao nego da ostanu kod kuće. Također će pomoći smanjiti ukupnu učestalost bolesti u uredu. "

Pravo

“Smanjivanje izostanaka. Prema istraživanju koje je proveo Nacionalni institut Među 1.000 tvrtki koje imaju teretane u svojim uredima, izostanak s posla u tim tvrtkama je 20% niži nego u onim tvrtkama koje nemaju takvu opremu. "

5. Ponovite svoj zaključak kao poziv na akciju

Na kraju pisma ponovite svoj zaključak naveden na samom početku. Tek sada kao poziv na konkretnu akciju. Dakle, primatelja dovodite do određenog zaključka koji bi trebao donijeti nakon što pročita vaše pismo. Ovaj poziv trebao bi biti jednostavan i specifičan.

Neispravno

"Bit ćemo vam vrlo zahvalni ako podržite ovaj projekt."

Pravo

"Ako odgovorite pozitivno na ovo pismo, odmah ću pokrenuti postupak."

6. Uključite pogodnost u naslov poruke e-pošte

Tema u e-pošti gotovo je najvažniji dio. Budući da bi trebala predvidjeti glavnu temu pisma i prilagoditi primatelja onako kako vi želite. I zato biste ga trebali popuniti zadnji nakon što napišete sve argumente i dokaze koji podupiru vaš glavni zaključak.

Idealno bi bilo da tema treba riješiti dva važna problema: primatelja treba toliko zanimati da otvori i pročita pismo; i trebao bi sadržavati zaključak koji želite prenijeti primatelju.

U većini slučajeva Najbolji način izvođenje oba zadatka odjednom je pisanje o prednostima koje se mogu postići kao rezultat donošenja odluke koju želite.

Neispravno

"Utjecaj na zdravlje zaposlenika programa za opremanje teretana u uredima"

Pravo

"Kako možemo smanjiti izostanak zaposlenika"

Vaše mišljenje je zanimljivo. Kako biste reagirali na obje mogućnosti i kojih se pravila pridržavate prilikom pisanja takvih pisama?

- generalizirani naziv različitih sadržaja, koji služi kao sredstvo komunikacije između institucija u procesu obavljanja njihovih aktivnosti.

Pismo je najčešći način razmjene informacija; objedinjuje ogromnu skupinu dokumenata različitog sadržaja, odlikovanih načinom prijenosa teksta preko maila). Pisma čine većinu dolaznih i odlaznih dokumenata bilo koje ustanove i dolaze u mnogim vrstama.

Vrste slova:

• poučan;
• prateći;
• informativni;
• jamstvo;
• oglašavanje;
• zahtjevi;
• arbitraža;
• potvrdna pisma;
• podsjetnici;
• pisma obavijesti;
• molbe.

Pisma izražavaju čestitke, želje, pozdrave u posebnim prigodama. Pisma se šalju u znak sudjelovanja i izraza sućuti u dramatičnim i tragičnim situacijama.

Pismo je sastavljeno na obrascu posebno dizajniranom za ovu vrstu dokumenta. A4... Ako tekst pisma ne prelazi sedam redaka, dopušteno je koristiti format slova A5.

Datum pisma je datum njegovog potpisivanja.

Tekst pisma graditi prema shemi:

• uvod (ovdje su motivi za sastavljanje pisma, pozivanje na događaje, činjenice, odluke viših institucija i drugi čimbenici koji su poslužili kao osnova za sastavljanje pisma);
• dokazi (ovdje u pismu obrazlažu obrazloženje pitanja);
• zaključak (popis zaključaka, zahtjeva, zahtjeva, prijedloga).

Često se u praksi s dokumentacijom koriste slova koja sadrže jedan završni dio teksta bez objašnjenja.

Što se tiče veličine, tekst pisma, u pravilu, ne smije prelaziti jednu stranicu.

Svrha sastavljanja i usmjeravanje slova svodi se u pravilu na poticaje, pa otuda i osnovni zahtjevi za tekst: jasnoća, preglednost, kratkoća izlaganja. Praksa dopisivanja razvila je nekoliko Opća pravila kojih se mora pridržavati prilikom izrade i oblikovanja slova.

Pismo treba posvetiti jednom pitanju, koje pojednostavljuje postupke za njihovu obradu i ubrzava izvršenje u organizaciji u kojoj im se obraća.

Tekst pisma, u pravilu, "naveden je u trećem licu jednine, na primjer:" Škola nema priliku ... "," U nadolazećoj godini škola ne pretpostavlja ... " itd.

Pravo službenog pisma u pravilu pripada predstojniku, a za vrijeme njegove odsutnosti (bolest, odmor, službeno putovanje) njegovom zamjeniku ili dužnosniku koji djeluje kao pročelnik. Pisma se trenutno šalju ne samo poštom, već i telegrafom, telefaksom, računalnim mrežama (e-mailom).

Bez obzira na način prijenosa dokumenta, koriste se jedinstveni zahtjevi za njegovu pripremu i dizajn (vidi sliku 3.7).

Riža. 3.7. Primjer pisanja pisma

Često prvi kontakt u poslovnom svijetu započinje pismenim komunikacijama - poslovnim pismima. Ali ako je napisan bez poštivanja pravila bontona poslovno pismo, tada se jedva novonastali kontakti mogu prekinuti i izgubit ćete klijenta ili poslovnog partnera. Stoga vjerojatno nećete nikoga morati uvjeravati koliko je važno biti u stanju pisati poslovna pisma koja će vam stvoriti povoljan dojam o vama osobno i o vašoj tvrtki u cjelini.

Osnovna pravila poslovne korespondencije. Suvremeni oblici dopisivanja oblikovali su se prije više od 150 godina. Smatra se da je njihova domovina Engleska, gdje su prvi put uvedena pravila za sastavljanje poslovne korespondencije.

Opća pravila dopisivanja

1. Prije nego što započnete pisati pisma poslovnom partneru, trebali biste sami razumjeti sljedeće točke:

Vrsta pisma (motivaciono pismo, narudžbeno pismo, obavijesno pismo, podsjetnik, prezentacijsko pismo, odbijenica, garancija itd.);

Da li se očekuje odgovor na vaše pismo (postoje uvjeti kada se ne očekuje odgovor na pismo, na primjer, prezentacijsko pismo);

Hoće li sadržaj vašeg pisma biti nedvosmisleno jasan, neće li ostaviti nejasnoće u vezi s pitanjem dopisivanja;

Jeste li sigurni da će pismo poslano poštom stići na vrijeme (ako ne, onda je bolje koristiti telefaks, DHL usluge ili ga poslati putem Interneta).

2. Ton pisma mora uvijek ostati točan.

3. Potrebno je pažljivo odabrati rječnik, izbjegavajući netočnosti, dvosmislenost, pretjeranu upotrebu stručnih riječi. Tekst pisma trebao bi biti lako razumljiv.

4. Poslovno pismo treba biti napisano samo na zaglavlju organizacije u čije ime govorite. Kao izgled dopis je vrsta poslovna kartica vaše tvrtke, tada bi se prema dizajnu službene zaglavlja trebalo obratiti s posebnom pažnjom. Što je zaglavlje formalnije, ton pisma treba biti formalniji.

Prilikom pripreme dokumenata preporučuje se korištenje uređivača teksta Microsoft Word (softver Microsoft Corporation) pomoću fontova Times New Roman Cyr veličina 12 (za tablične materijale), 13, 14, 15, Times DL veličina 12, 13, 14 s 1-2 razmaka.

Prilikom popunjavanja poslovnog pisma, brojevi stranica postavljaju se na dnu desne strane stranice, a prilikom popunjavanja ostalih poslovni dokumenti- u sredini gornje margine lista.

Preporučuje se ispis samog teksta slova u obrasce veličine A4 s razmakom od 1,5-2 reda, na obrascima A5 i manje - u jednom razmaku. Pojedinosti o dokumentu (osim teksta), koje se sastoje od nekoliko redaka, ispisuju se s jednim razmakom.

Na pisane upite mora se odgovoriti u roku od 10 dana od primitka.

Za poruke primljene faksom i e-mail treba odgovoriti u roku od 48 sati, osim vikenda

Pravila za dizajn poslovnog pisma u Rusiji

U Rusiji dizajn službenih obrazaca regulira regulatorni dokumenti i, prije svega, GOST 6.30-2003 „Objedinjeni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentacijom ".

GOST je uspostavio dva standardna formata za obrasce dokumenata - A4 (210 x 297 mm) i A5 (148 x 210 mm). Svaki list dokumenta, izveden na zaglavlju, a ne na njemu, mora imati marginu od najmanje 20 mm - lijevo; 10 mm - desno; 20 mm - vrh; 20 mm - dno.

Ti su zahtjevi za papirologijom utvrđeni u ruskom zakonu, ali autor preporučuje da se koriste prilikom pisanja poslovnog pisma stranom partneru.

Ovisno o stupnju bliskosti s dopisnikom, žalba može započeti riječima "Dragi + prezime (ime, ime i prezime)" ili "Dragi + ime i prezime (ime)". Riječi poput "poštovani", "lorde", "gospođo", "zamjenica ravnatelja", "šef odjela" itd. ni u kojem slučaju se ne može skratiti. U suprotnom, primatelj može pomisliti da ga zapravo ne poštujete previše. A pismo bi trebalo završiti riječima zahvalnosti za suradnju. A zatim se ispred vašeg potpisa stavlja izraz: "S poštovanjem, ..." ili "S poštovanjem ...".

U službenim pismima neprihvatljivo je pozivati ​​se na "vas", čak i ako u životu vi i ta osoba niste samo u poslovnim, već i u prijateljskim odnosima.

Obično se poslovno ili uslužno pismo sastoji od nekoliko tipičnih strukturnih elemenata:

1. Područje naslova.
U ovom dijelu pisma s lijeve strane stavlja se kutni pečat organizacije koji označava naziv organizacije, poštanske i ostale pojedinosti, kao i Matični broj i datum kada je pismo registrirano kao odlazni dokument. Ako je službeno pismo odgovorno pismo, tada se također navodi na koji dokument pismo odgovara.
Desna strana zaglavlja sadrži podatke o adresatu.

Ispod kutnog pečata nalazi se naslov teksta teksta. Jezična konstrukcija naslova može biti sljedeća:

ü prijedlog "O" + imenica. u prijedloškom slučaju: "O opskrbi automobilima";

ü na pitanje "O" + imenica. u prijedloškom slučaju: "O isporuci rezervnih dijelova";

ü oko + imenica u genitivu: "U vezi s narudžbenicom" itd.

2. Stvarni tekst pisma. Glavne značajke dizajna teksta pisma su kako slijedi.

ü Tekst službeno pismo obično bi se trebao odnositi na jedno izdanje ili nekoliko pitanja, ako su međusobno povezana a razmatrat će se u jedna strukturna cjelina destinacijska organizacija.

ü Tekst pisma u pravilu se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu navode se razlog, osnova ili opravdanje za pripremu pisma, dati su linkovi na dokumente koji su osnova za pripremu pisma. Drugi dio, koji započinje odlomkom, sadrži zaključke, prijedloge, zahtjeve, odluke itd.

Struktura poslovnog pisma

1. Naziv organizacije koja šalje.

3. Datum pisanja pisma.

4. Adresa primatelja pisma.

5. Oznaka određene osobe.

6. Uvodno obraćanje

7. Oznaka općeg sadržaja pisma, odn. predmet pisma.

8. Glavni tekst pisma.

9. Konačna formula ljubaznosti.

10. Potpis.

11. Pozivanje na prijavu.

Prilikom ispunjavanja poslovnog pisma, ruski partner trebao bi se sjetiti još nekoliko pravila..

Položaj osobe kojoj je dokument upućen naznačen je u dativu, na primjer:

izvršnom direktoru
OJSC "Alpha Business"
V.A. Prohorov

Beta Holding dd
Glavni računovođa
V.M. Ivanov

Ako stavite kratice "Gospodin", "Gospođa", prvo se upisuje prezime ispitanika, a zatim inicijali.

Dokument ne smije sadržavati više od četiri adresata. Riječ "Kopiraj" prije drugog, trećeg, četvrtog adresata nije navedena. Ako je broj adresata veći, stvara se popis za distribuciju dokumenata.

Kada šaljete pismo organizaciji, navedite njezino ime, a zatim poštansku adresu.

Kada šaljete dokument pojedincu, navedite ime i inicijale primatelja, a zatim poštansku adresu

Bilješka o prisutnosti privitka imenovanog u tekstu pisma sastavljena je kako slijedi:

Primjena: 5 litara. u 2 primjerka .

Ako pismo ima privitak koji nije imenovan u tekstu, navedite njegovo ime, broj listova i broj primjeraka; ako postoji nekoliko aplikacija, oni se numeriraju, na primjer:

Ako su prilozi vezani, tada nije naveden broj listova.

Ako se prijava ne pošalje na sve adrese naznačene u dokumentu, tada se oznaka o njezinoj prisutnosti sastavlja na sljedeći način:

Dodatak: na 3 l. u 5 primjeraka. samo na prvu adresu.

Rekvizit "Potpis" uključuje naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala dokument (cjelovito, ako dokument nije sastavljen na zaglavlju, a skraćeno - na dokumentu sastavljenom na službenom dopisu tvrtke); osobni potpis; prijepis potpisa (inicijali, prezime), na primjer:

Treninzi

Dugo je za svakoga bila tajna da je govor podijeljen na sleng i književno - točan. Sasvim je logično da ispravan govor ne mora biti samo usmeni, već i pisani. Svaka inteligentna osoba mora svladati kulturu pismenog pisanja. Pa čak i za one koji aktivno komuniciraju o poslovnim pitanjima putem dopisivanja - pa čak i više. Koja su slova?

Što je bonton

Prije nego što razgovarate o poslovnom pismu, prvo se morate sjetiti što je to bonton. Ovo je uspostavljeni red ponašanje u društvu, skup manira i pravila takozvane dobre forme, koje mora poštivati ​​svaka inteligentna, obrazovana osoba, kako je ne bi žigosali kao nekulturu. Ova povijesno oblikovana pravila sastavni su dio života društva.

Kultura pisanja: opće karakteristike

Naravno, to se ne odnosi samo na poslovno pismo. Postoji mnogo vrsta i načina pisane komunikacije. Svi su različiti, svaki ima svoje osobine, ali postoje i zajedničke značajke. Među njima se razlikuju:

• oslanjanje na standardizirani knjižni jezik uz ulazak u neknjižni rječnik;
• uporaba složenih sintaktičkih struktura;
• fiksni redoslijed riječi u rečenici;
• jasna struktura teksta;
• visoka pismenost.

Etiketa poslovnog pisma

Kada se od nas može tražiti da napišemo poslovno pismo? Naravno, ako poslujemo s organizacijama i / ili pojedincima. Ono što napišemo našim partnerima, kolegama, klijentima, kako sastavljamo pismo, postat će zaštitno lice naše tvrtke i predstavit će nas ili u povoljnom svjetlu, ili ne baš dobro. Osim ako, naravno, nismo kompetentni za bonton sastavljanja poslovnih pisama. Da se ne biste izgubili u licu, morate naučiti sljedeću mudrost. Usput, posjedovanje takvog znanja također je korisno jer i najmanja pogreška, sićušno odstupanje od pravila može s pravnog gledišta pretvoriti poslovno pismo u ilegalno.

Specifičnost poslovnih odnosa

Prije nego što izravno razgovaramo o slovima, treba razumjeti kako se oni općenito razlikuju, što ih karakterizira, koje su njihove značajke. Glavna značajka radnih odnosa je odsutnost (bilo potpuna ili gotovo potpuna) u tim odnosima osobne konotacije. U pravilu, na poslu je svatko od nas izuzetno pribran, smiren, pristojan - teško da će netko plesati s tamburom, na primjer, ili izvoditi druge radnje koje su sasvim logične u društvu prijatelja, ali prilično smiješne za radno okruženje . To se, inače, odnosi ne samo na postupke, već i na emocije - možete si priuštiti smijeh ili osmijeh, ili čak malu manifestaciju bijesa, međutim, homericki smijeh, bijes, suze i slično izgledaju sasvim neprikladno (sve to odnosi se isključivo na emocije na poslu). Na poslu obično nosimo maske, pokazujući vještinu, suzdržanost i staloženost.

Poslovna komunikacija ne može biti završena kada to želite. Poslovni partner ili klijent neće razumjeti ako usred važnog sastanka iznenada ustanemo i napustimo publiku. Ne možete zanemariti sugovornika, ne možete ne odgovarati na pozive ili pisma. Sve ove značajke zajedno pomažu u boljem razumijevanju onoga što bi trebalo biti govorni bonton poslovno pismo.

Opći zahtjevi

Prvo na što obratimo pažnju kad primimo pismo je papir. Prema zahtjevima bontona poslovnog pisma, papir za njega uvijek mora biti kristalno čist i ni u kojem slučaju naboran. Adresati poruke imat će najbolje iskustvo o organizaciji, ako se ispostavi da je pismo napisano na zaglavlju s logom tvrtke. Prva stranica nije numerirana, sve ostale imaju arapske brojeve.

U bontonu poslovne korespondencije postoji još jedna vrlo važna točka. Posao pretpostavlja visoku pismenost i odsutnost pravopisnih pogrešaka. Stoga, u slučaju da postoje praznine u znanju ruske gramatike, preporučuje se ne žuriti s slanjem korespondencije, već je ponovno provjeriti radi mogućih nedostataka.

Također općenita preporuka za papir i e-mail je želja da se u vašem pisanom govoru ne koriste složene strukture - to je prikladno samo u pravnim dokumentima. Ne smiju se koristiti ni kratice - one su samo općeprihvaćene. No, norma poslovnog bontona uključuje razne marke i argot - profesionalni žargon. Cjelokupni dokument čuva se u formalnom poslovnom stilu.

Još jedna važna točka koja se iščitava iz pisma: trebala bi biti što ljubaznija i ljubaznija. Ne može biti govora o bilo kakvoj netaktičnosti ili bezobrazluku. Uz to, poslovno pismo zahtijeva specifičnosti, jasnu prezentaciju vaših misli.

Ako primatelj pisma ne govori ruski, tekst poruke treba biti sastavljen na njegovom jeziku ili na međunarodnom engleskom jeziku. Usput, takav bi dokument trebao biti napisan samo na jednoj strani lista, drugi na obvezno ostaje čist.

Prilikom pripreme dokumenata morate osigurati da nema prijenosa. Sam tekst mora biti otkucan u jednom i pol do dva intervala, a širina margina na lijevoj strani mora biti dva centimetra.

Nijanse

Poslovno pismo ima svoju jasnu, specifičnu strukturu. Istodobno, ne postoji jedinstveni standard za obradu papirnatih dokumenata: različite tvrtke mogu imati vlastite varijacije. Pridržavaju se samo određenog sastava dijelova pisma: sigurno moraju sadržavati "kapu", pozdrav, glavni dio i oproštaj. Ne zaboravite na osobni potpis na kraju pisma.

Inače, takozvano uokvirivanje poruke - početna i završna fraza - nazivaju se okvirom etikete. Ona je ta koja pomaže uspostaviti potreban odnos s adresatom. Osim toga, pravila ponašanja za poslovna pisma i primjeri njihovog pisanja pokazuju upotrebu različitih govornih klišea u porukama (o njima će biti riječi kasnije).

Važna nijansa ostaje ispravna uporaba žalbe. Prije revolucije u našoj zemlji koristila se adresa "gospodine" ili "gospođo": smatrala se univerzalnom, pa su zvali bilo koga. Sada ne postoji takav univerzalni tretman, iako se riječ "gospodar" ili "ljubavnica" često nalazi u poslovnim slovima - koja je prethodno izgubila popularnost, postupno se vraća u svakodnevni život. To se može obratiti poslovnom partneru, službenom čovjeku, ali ne i klijentu ili kolegi.

Trenutno najrasprostranjenijom i najskrovitijom smatra se adresa "Dragi" ili "Poštovani gospodine", ali zapravo nije ni takva. Na sličan način, na primjer, ne možete se pozvati na takozvane VIP osobe - posebno važne osobe, koje se smatraju guvernerima, gradonačelnicima, predsjednicima. U tom ćete slučaju pismo morati započeti adresom "Dragi" (druga opcija je "Dragi").

Ako je poruka upućena više ljudi odjednom, a svi su predstavnici iste profesije, bilo bi prikladno upotrijebiti takvu adresu kao "Dragi kolege" (ako su svi adresati žene, dopušteno je napisati "Draga Dame ", ako muškarci - onda" Draga gospodo "). Ako se pismo šalje na adresu jedne osobe, strogo je zabranjeno ne koristiti ime ili prezime. To je dopušteno samo u gore navedenom slučaju (kada je primatelj skupina osoba) ili u interakciji s pravnom osobom.

Što se tiče kraja poruke, morate upamtiti: on nije ništa manje značajan od početka. Na kraju pisma izražava se povjerenje u uspješno i / ili rano rješavanje problema i slično. Ovdje također ne treba ukazivati ​​na prethodne poteškoće - na primjer, odgađanje odgovora ili njegovo uopće ne dobivanje. Te se fraze smatraju negativnim znakovima etikete poslovnog pisma i smatraju se nespremnošću za nastavak veze, kao i nepoštivanjem sugovornika. Važno je shvatiti da je to neprihvatljivo.

E-pošta: Poslovni bonton

Drugi moguća varijanta dopisivanje - e-mailom. I ovdje postoje brojne osobitosti. Tako, na primjer, ako adresat prima poruku prvi put, tada ju je potrebno započeti prezentacijom vlastite tvrtke, opisom svojih aktivnosti, s mogućim zadacima koji bi trebali biti izvršeni. Dugom prepiskom morate voditi povijest prošlih pisama, na temelju kojih se gradi svaka sljedeća poruka.

Prvo pismo sigurno mora sadržavati pozdrav i apel. Ako vam je potreban brzi odgovor, možete izostaviti žalbu (ako je prikladno). U internetskoj komunikaciji mnogi ne smatraju potrebnim stavljati interpunkcijske znakove, a pišu i bez velikih slova. To je neprihvatljivo u etiketi poslovne e-pošte.

Veličina e-pošte ne bi trebala biti prevelika - obično je to upola manja od veličine papira. U istom slučaju, ako je potrebno da se adresat obavijesti o velikoj količini podataka, u tijelu pisma mora biti naznačena samo kratka popratna bilješka, a sam materijal mora biti priložen kao prilog pomoću riječi ili bilo kojeg druga datoteka - to etiketa poslovnog pisma zahtijeva e-poštom. Primjer takve poruke mogao bi biti: „Dobar dan, dragi gospodine Ivanov! Šaljemo vam uzorke naših reklamnih brošura. S njima se možete upoznati u privitku ... ".

Što se tiče potpisa, on mora biti. Možete se potpisati na kraju svakog slova ili možete napraviti automatski potpis koji će se mehanički staviti. Ovu opciju često koriste predstavnici velike tvrtke... Potpis mora sadržavati vaše ime, prezime, položaj, kontakt podaci, Mjesto rada. Trebate ga dizajnirati na takav način da stane u sedamdeset znakova i ne zauzima više od pet ili šest redaka.

Potrebno je reći nekoliko riječi o odgovoru na poruku. Poslovni bonton e-pošte uključuje primanje odgovora na poruku u roku od dva dana - ne više. Ako je potrebno više vremena, trebali biste o tome obavijestiti sugovornika. Povratne informacije o svim porukama održavaju ugled tvrtke ili poduzetnika. Da biste sa sigurnošću znali je li pismo stiglo do adresata, možete koristiti funkciju obavijesti o primitku - potvrda o isporuci automatski će stići. Uz to, nije zabranjeno probno pozivanje.

Govorne formule ili klišeji

Klišeji, govorne formule, govorni pečati - što god kažete, to će i dalje biti sastavni dio poslovne korespondencije. Iz školskog tečaja prisjećamo se da se klišeji nazivaju fiksnim izrazima. Nema ih toliko:

• Žaljenje se može izraziti pomoću sljedećih fraza: „Nažalost, nemamo priliku složiti se ...“, „Žao nam je što smo vas obavijestili ...“, „Nažalost, moramo obavijestiti…“ i tako dalje na.
• Zahvalnost označavaju klišeji kao: "Dopustite mi da izrazim zahvalnost ...", "Hvala ...", "S obzirom na vaš doprinos ...".
• Adreseta možete pozvati na ovaj ili onaj događaj pomoću maraka: "Imamo čast pozvati vas ...", "Nadamo se vašem pristanku ...", "Drago nam je što vas možemo pozvati ...", "Bit će nam drago vidjeti vas ..." i slično.
• Pismo možete završiti frazama: "Čekamo nove ideje od vas ...", "Želimo vam uspjeh ...", "Nadamo se daljnjoj plodnoj suradnji ...".

Zlatna pravila poslovne korespondencije

Uobičajene pogreške u poslovnoj korespondenciji

Postoji nekoliko naizgled malih stvari koje u svakom slučaju mogu postati kobne poslovna komunikacija... Često upravo te sitnice dovode do prekida uzajamno korisnih odnosa, raskida transakcija i sličnih neugodnih stvari. Neprijatelja trebate poznavati iz viđenja!

1. Ne možete pisati (a i zvati!) O radu izvan radnog vremena! Koliko često, ne želeći izdržati do jutra, gnjavimo svoje partnere, klijente, kolege u devet, deset ili čak jedanaest navečer. Čini nam se da će preko noći sve nestati, srušiti se, srušiti se i više neće biti moguće spasiti situaciju. A oni rijetki primjerci koji su u stanju izdržati do jutra, iz nekog razloga vjeruju da je šest ujutro pravo vrijeme za komunikaciju. Uostalom, ako ja ne spavam, onda nitko ne spava. Jao, takvo ponašanje samo nas živcira i potiče.
2. To je već posredno spomenuto, ali unatoč tome - ne može biti poznavanja! Komunikacija na poslu odvija se isključivo na „ti“ (s velikim slovom to znači - uljudnost i poštovanje).
3. Pretjerana razmjena ugodnih stvari također može biti štetna. Prvo, oduzima dragocjeno vrijeme, drugo, izgleda pomalo dosadno i dosadno. Ne treba biti revan.

U naše vrijeme postoji toliko literature da ponekad oči otvore. Dovoljno je i knjiga o kulturi govora, uključujući pisanje.

Oni koji žele dobiti kockanje u ovom području mogu se savjetovati sljedeća djela: "Etiketa poslovnog pisma" Olega Davtyana, "Kultura pisanja" Tatjane Degtereve, "Etiketa ruskog pisanja" Natalije Formanovskaje i Ale Akišine, "Poslovni bonton" Elene Ber, "Ruski govorni bonton" Natalije Formanovskaja i mnogi drugi.

1. Etiketa poslovnog pisma zahtijeva upotrebu uskličnika na kraju poruke kako bi se naglasilo određeno pitanje ili osoba.
2. Adresa po imenu adresatu upućuje na bliži i davno uspostavljeni odnos, a prezime naglašava udaljenost.
3. Etiketu poslovnih pisama u Rusiji karakterizira izjednačavanje spolova, jer je većina profesija često samo muškog roda.

Poštivanje pravila poslovne korespondencije nije tako teško, jer ih nema toliko. Sjećati ih se nije velika znanost. Ali u očima onih oko njega, osoba koja posjeduje etiketu poslovnih pisama uvijek će biti obrazovana i kulturna, netko s kim je ugodno imati posla.