Completarea corectă a eșantionului de fișă de timp de lucru. Mentinerea pontajelor angajatilor. Exemple de formulare T12 și T13

Angajatorul trebuie să țină cont de timpul efectiv lucrat de fiecare angajat. Prin urmare, o fișă de pontaj este un document obligatoriu într-o organizație. Vom discuta în articol ce formă de buletin să alegeți și cum să o completați corect.

In articol:

Descărcați documente pe această temă:

Foaie de pontaj: formular

Angajatorul este obligat să ia în considerare timpul efectiv lucrat de fiecare salariat al companiei, așa cum se prevede în partea a patra a art. 91 Codul Muncii al Federației Ruse. Prin urmare, foile de pontaj sunt un document obligatoriu într-o serie de organizații. Pe baza ei taxează salariile . Un ofițer de personal este numit responsabil cu menținerea documentului.

Un angajat desemnat prin ordin al managerului monitorizează lunar angajații pentru întreaga companie sau pentru diviziile structurale individuale. În cazul în care documentul este menținut pe departament, ordinul trebuie să indice persoana responsabilă cu întocmirea acestuia în fiecare dintre compartimentele existente, precum și un specialist înlocuitor pentru perioada de absență a salariatului principal.

Stabiliți ce formă de foaie de pontaj este cel mai bine de păstrat în organizație

Întreprinderile comerciale utilizează unul dintre formularele standard nr. T-12, nr. T-13 (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1). Sau ei dezvoltă forma documentului în mod independent, ținând cont de legile în vigoare. Organizațiile bugetare folosesc formularul 0504421 (Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n).

Fișa de pontaj pentru înregistrarea orelor de lucru și calcularea salariilor (Formularul nr. T-12) vă permite să verificați simultan conformitatea și, de asemenea, să țineți evidența plăților. Dacă o organizație ține evidența timpului și a plăților salariale către angajați separat, este mai bine să completați doar prima secțiune, „Contabilitatea orelor de lucru”. În acest caz, foaia de pontaj este considerată un document independent. A doua secțiune „Decontări cu personalul pentru salarii” nu este obligatorie să fie completată.

Important! Fișa de pontaj (Formular nr. T-13) este destinată exclusiv înregistrării timpului lucrat. Nu conține coloane pentru informații despre salarii. Este utilizat atunci când organizația a instalat procesarea automată a tuturor acreditărilor, ceea ce economisește timp și costuri cu forța de muncă la pregătirea documentelor.

Puteți face formulare conform formularului nr. T-13, în care datele sunt completate doar parțial: departament, nume complet, funcție, număr de personal etc. Întreținerea la timp a foilor de pontaj ale angajaților vă permite să evitați greșelile.

Nu este interzisă forma buletinului de evaluare elaborată de companie (articolul 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). Ca bază, este mai bine să folosiți formulare unificate (formulare nr. T-12, nr. T-13), completându-le cu coloanele și liniile lipsă pentru introducerea informațiilor necesare. Totodată, foaia de pontaj în sine trebuie să conțină indicatori ai orelor de lucru și detalii obligatorii.

Detalii obligatorii la completarea unei foi de pontaj:

• Nume;
• data întocmirii documentului;
• numele companiei sau departamentului;
• unități;
• funcția, numele complet, semnăturile angajaților responsabili.

Foaia de pontaj(formular 0504421) - un formular standard inclus în Lista formelor unificate de documente primare care au fost aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n. Trebuie folosite următoarele:

• organele administrației publice locale;
• agentii guvernamentale;
• organele de gestionare a fondurilor de stat extrabugetare;
• instituții de stat (municipale).

Trebuie să luați în considerare cum să completați corect foaia de pontaj astfel încât să nu existe erori în timpul calculelor ulterioare. Dacă se constată deficiențe, acestea trebuie corectate în timp util. Acest lucru execută Manager de resurse umane sau altul persoană autorizată.

Pat de copil. Cum să corectați cele mai frecvente erori de raportare

Fișă de pontaj: umplere eșantion

Cum se creează o foaie de pontaj:

• modalitatea de înregistrare continuă a prezenței, precum și a tuturor absențelor de la serviciu;
• metoda de înregistrare a diferitelor tipuri de abateri.

Trebuie să alegeți o metodă în funcție de programul dvs. de lucru. Modul de păstrare a unei foi de pontaj este determinat la elaborarea politicii contabile a organizației, care este reglementată prin ordin al managerului. Politica contabilă stabilește și termenele limită de depunere a pontajelor către departamentul de contabilitate.

Reglementări privind pontajele timpului de lucru

Metoda nr. 1. Metoda de înregistrare completă a aparițiilor și neprezentărilor la mentinerea pontajelor angajatilor presupune completarea documentului prin marcare zile calendaristice luni într-o cușcă separată. ÎN obligatoriu Se introduce codul de prezență sau neprezentare. Este prescris sub el total ore lucrate. Metoda de înregistrare continuă face posibilă identificarea tuturor orelor suplimentare cu o contabilitate rezumată.

Metoda nr. 2. Metoda de înregistrare a abaterilor. Cu această modalitate de completare a documentului se înregistrează doar abaterile de la programul de lucru stabilit, dacă se consemnează. În același timp, absențe, întârzieri și, de asemenea peste orar etc. Neprezentările sunt întotdeauna înregistrate în zile. Coloanele din linia de sus indică codul simboluri, iar coloanele inferioare rămân goale. Dacă durata zilei sau a schimbului nu se modifică, pot fi înregistrate doar abaterile de la ora standard (neprezentare, întârziere). La durata normala Este suficient să înregistrați doar absențe de la serviciu.

Utilizarea codurilor la completarea foilor de pontaj

În cazul lucrului intern cu normă parțială, angajatului trebuie să i se atribuie 2 numere de personal și să îl introducă de două ori în document ca lucrător cu normă parțială și ca angajat principal exemplu al secțiunii 1 „Contabilitatea orelor de lucru” din formularul nr. T-12. La completarea unui document, se folosesc coduri de litere digitale sau similare, în timp ce regulile de păstrare a foilor de pontaj pot diferi într-un număr de organizații.

Masa. Ce este inclus în foaia de pontaj

Detalii job
	Digital		Scrisoare
Durata muncii în timpul zilei
Durata muncii în weekend-uri sau sărbători nelucrătoare
Durata muncii în weekend și sărbătorile nelucrătoare
Vacanță anuală plătită
Procedura de menținere a foilor de pontaj și a codurilor suplimentare Tipurile de timp de lucru sau de odihnă sunt desemnate printr-un cod specific. Codurile standard nu sunt întotdeauna suficiente pentru a înregistra abaterile într-un document. Apoi, companiile au dreptul de a introduce propria literă sau numere. Pentru a face acest lucru, emiteți un ordin corespunzător pentru a introduce o denumire suplimentară prin scrisoare sau cod digital(Procedura aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20). De exemplu, pentru a înregistra pauzele pentru hrănirea unui copil mic (partea întâi a articolului 258 din Codul Muncii al Federației Ruse), acestea sunt incluse în timp de lucru angajați și sunt plătiți în valoare de câștig mediu. Pentru desemnare, puteți utiliza codul literei „KR”, care înseamnă hrănirea copilului, precum și codul digital „37”. Liniile de jos ar trebui să reflecte durata pauzei. Să o punem în practică: păstrarea foilor de pontaj Un angajat al PJSC „Phoenix” Kolomeets A.V., muncitor, numărul de personal 93, a fost în concediu de bază plătit în perioada 1 iulie 2019 – 20 iulie. Restul zilelor fara abateri. Lucrează pe un program de opt ore pe zi, cinci zile pe săptămână, cu două zile libere (sâmbătă, duminică). Un ofițer de personal ar trebui să știe cum să țină corect o fișă de pontaj. Totodată, el este obligat să monitorizeze modificările din legi pentru a evita greșelile la întocmirea documentului. Pentru a înregistra orele de lucru, utilizați coduri condiționate și suplimentare în formularele de pontaj unificat nr. T-12 sau nr. T-13. Pentru funcționarea zilnică, reflectați numărul de ore de funcționare în timpul zilei și pe timp de noapte. Cu o zi înainte de sărbătoare, reduceți ziua de lucru cu o oră pentru toată lumea, inclusiv pentru lucrătorii cu normă parțială și cu normă redusă.

Fișă de pontaj - umplere eșantionîl puteți descărca (pe baza unui formular unificat) de pe portalul nostru - trebuie întreținut de către angajator. Să studiem caracteristicile structurii sale mai detaliat.

Stabilim procedura de înregistrare a orelor de lucru: ce formulare să folosim

În vederea evidenței timpului de muncă al salariaților, aceasta este o procedură obligatorie datorită normelor cuprinse în art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, - compania are dreptul de a utiliza:

1. Sisteme automatizate, care:

• înregistrează prezența specialiștilor și programul lor de lucru în dosare speciale;
• Astfel de fișiere reflectă motivele cunoscute (stocate în baza de date a programului) ale absenței specialistului (de exemplu, dacă este în vacanță sau în concediu medical).

Când utilizați o platformă automată, formularul T-13 poate fi utilizat ca formular de document în care sunt înregistrate acreditările specificate.

2. Documente contabile „manuale”.

În aceste scopuri, poate fi utilizat formularul T-12.

3. Există, de asemenea, diverse metode „semi-automate” de contabilitate - când angajatul responsabil completează parțial foaia de pontaj, iar restul este făcut de computer.

Puteți afla mai multe despre caracteristicile structurale ale formelor T-12 și T-13 în articol .

Formulare contabile: caracteristici de completare

Completarea acestor formulare poate fi efectuată după 2 principii:

• „continuu” - atunci când toate evenimentele legate de înregistrarea vizitelor sunt înregistrate în tabelele formular: prezență, absență, plecare în vacanță și altele;
• „prin abateri” - atunci când tabelele reflectă doar acele evenimente care diferă de cele tipice, de exemplu, întârzierea sau neprezentarea.

Procedura internă de contabilitate (prin una dintre metodele specificate - automată sau manuală) este stabilită de reglementările locale ale angajatorului.

Formele specificate de formulare pentru înregistrarea vizitelor angajaților au fost obligatorii pentru utilizare până în 2013, după care angajatorii au dreptul de a utiliza orice alte formulare. Cu toate acestea, formularele T-12 și T-13 rămân familiare specialiștilor în resurse umane și sunt încă utilizate activ în prezent.

Cum să completați corect buletinul T-13

Dacă compania a preferat prima metodă de contabilitate bazată pe fișiere, atunci când programează module automate pentru introducerea datelor în formularul T-13, va fi util ca specialiștii companiei să acorde atenție următoarelor nuanțe:

1. În coloana „Numărul documentului”, se introduce automat un indicator ordinal.

2. Coloana „Data întocmirii” reflectă ultima zi a lunii în cazul în care documentul este întocmit pe baza rezultatelor lunii, sau o altă dată de întocmire dacă fișa de pontaj este întocmită în scopuri specifice.

3. Coloana „Cod tip salariu” poate reflecta valorile determinate în conformitate cu reglementările locale. Un ghid pentru valorile corespunzătoare aici poate fi tabelul conținut în ordinul Serviciului Federal de Taxe al Rusiei din 10 septembrie 2015 nr. ММВ-7-11/387 (conține codurile indicate în certificatul 2-NDFL ).

4. Codurile condiționate ale tabelului (despre apariții, absențe, vacanțe și alte evenimente), care sunt completate de program în foaia de pontaj, trebuie folosite în conformitate cu lista din formularul T-12.

De unde pot descărca un exemplu de completare a formularelor T-12 și T-13

Puteți descărca exemple de completare a foilor de pontaj ale angajaților folosind formularele pe care le-am examinat pe site-ul nostru web:

Folosind, de exemplu, un model de formular T-13 pregătit de specialiștii noștri, angajatul responsabil al companiei va putea:

1. Configurați software-ul inclus în platforma de contabilitate automatizată.

Pentru a ști să completezi o fișă de pontaj în practică, un specialist în software Pentru a automatiza înregistrările de personal, este pur și simplu necesar să configurați corect un astfel de software.

2. Folosiți un exemplu de completare a unei foi de pontaj ca exemplu de una terminată document de personal atunci când pregătiți un raport pe baza formularului „manual” T-12 la întreprinderea dumneavoastră.

Dacă compania dumneavoastră dorește să folosească propriul formular contabil, diferit de formularele unificate, puteți descărca și o mostră din acesta de pe site-ul nostru folosind următorul link:

Rezultate

Codul Muncii al Federației Ruse impune tuturor angajatorilor să țină evidența indicatorilor care reflectă prezența angajaților la locul de muncă și numărul de ore de lucru. În aceste scopuri, se utilizează o foaie de pontaj. Angajatorul o poate efectua manual sau prin soluții automate. În primul caz, se folosește forma T-12, în al doilea - forma T-13. Forma exactă pe care trebuie să o utilizeze ofițerii de resurse umane este specificată în reglementările locale.

Puteți afla mai multe despre utilizarea documentelor legate de evidența personalului într-o organizație în articolele:

• ;
• .

Să luăm în considerare în articol ce este o foaie de timp de lucru și ce formulare sunt folosite. Reguli pentru completarea foii de pontaj, exemplu de completare. Vom identifica principalele dificultăți la completarea foilor de pontaj, care pot duce la erori la calcularea salariilor.

O fișă de pontaj este un document care reflectă numărul de ore lucrate de fiecare angajat și numărul de absențe pe lună pentru fiecare angajat al organizației. Pe baza ei se fac calcule.

Toate organizațiile sunt obligate să păstreze foile de pontaj.

Pentru a înregistra timpul de lucru, există două formulare unificate T-12 și T-13, aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei.

Formularul T-12 este utilizat nu numai pentru înregistrarea orelor de lucru, ci și pentru calcularea salariilor. Prin urmare, în companiile mici, atunci când contabilul conduce și departamentul de personal, utilizează acest formular T-12.

Când sunt necesare informații numai cu privire la numărul de ore lucrate și la absențe, atunci utilizați fie prima parte a formularului T-12, fie formularul T-13.

Puteți folosi orice formular pentru a înregistra orele de lucru.

Reguli pentru completarea unei foi de pontaj

Fișa de pontaj este completată zilnic de un ofițer de resurse umane dacă întreprinderea nu are un departament de resurse umane, atunci fișa de pontaj este ținută de un angajat contabil;

Când completați foaia de pontaj, nu uitați să indicați numele organizației și unitate structurală.

Trebuie completate „Numărul documentului” și „Data întocmirii”.

În celula „Perioada de raportare” introducem începutul și sfârșitul lunii pentru care se păstrează foaia de pontaj.

- număr de serie;

– prenume, inițiale, funcție (specialitate sau profesie);

- Număr de personal;

– note privind prezența și absența de la serviciu în fiecare zi a lunii

Linia de sus a tabelului conține un cod de timp de lucru alfabetic sau numeric pentru fiecare zi a lunii (apariție, călătorie de afaceri etc.). Numărul de ore pentru ei este înregistrat în partea de jos. De exemplu, dacă un angajat a lucrat un schimb complet pe 3 iulie 2014, atunci în foaia de pontaj pentru iulie, în celula cu numărul 3 vizavi de numele de familie al angajatului, sunt introduse codul „I” și 8 ore de lucru. Dacă un angajat este bolnav în acea zi, atunci este necesar să introduceți „B” și, deoarece nu a avut program de lucru, celula de jos nu este completată sau este introdusă ca 0.

– rezultate intermediare și finale;

– dacă există neprezentări, notările despre neprezentări sunt indicate pentru motive.

La finalul pontajului, ne asigurăm că există o semnătură a persoanei responsabile cu completarea pontajului, precum și semnătura șefului unității structurale și a angajatului HR.

Codurile de bază pentru completarea unei foi de pontaj

Tipul programului de lucru	Cod literă	Cod digital
Zi de lucru	eu	01
Călătorie de afaceri	LA	06
Concediu de bază plătit anual	DIN	09
	R	14
Concediul pentru creșterea copilului până la împlinirea vârstei de trei ani	lichid de răcire	15
Concediu fără plată acordat unui salariat cu permisiunea angajatorului	INAINTE DE	16
Invaliditate temporară cu atribuirea indemnizaţiilor în condiţiile legii	B	19
	ÎN	26
Absențe din motive necunoscute (până la clarificarea circumstanțelor)	NN	30

Situații non-standard la completarea unei foi de pontaj

1. Salariatul s-a îmbolnăvit în timpul concediului.

După concediu, angajatul s-a întors la muncă și a asigurat concediu medical pentru perioada de boală. În buletinul de evaluare, în locul concediului (OT), se introduce un cod de invaliditate temporară (B) din prima zi de boală, iar concediul în sine se prelungește pentru perioada de boală.

Există cazuri în care un angajat continuă să fie bolnav chiar și după încheierea concediului, după ce a avertizat angajatorul. Deoarece cuvintele angajatului nu stau la baza pentru completarea unei foi de pontaj, prin urmare, după vacanță, stabilim absențe din motive necunoscute (NU). După ce angajatul acordă concediu medical, corectăm perioada la codul B.

2. Salariatul a avut concediu de odihna in perioada concediului de odihna.

Angajatul, de exemplu, a fost în concediu în perioada 1 iunie - 29 iunie 2014. În foaia de lucru introducem codul OT pentru perioada principală de vacanță, în timp ce data de 12 iunie este marcată cu codul B (sărbătoare nelucrătoare), întrucât această zi nu este inclusă în perioada de concediu plătită.

Orice întreprindere plătește salariile pe baza orelor sau zilelor lucrate efective. Aceste date pentru evidența contabilă și plata salariilor în funcție de timpul lucrat necesită un formular special pentru contabilitatea primară. Acest formular este considerat a fi o foaie de pontaj.

Mai jos sunt informații despre acest document, instrucțiunile de completare a acestuia conform orelor de lucru lucrate la întreprindere.

De ce este necesar acest document și de ce ar trebui întocmit?

Ar trebui să începem cu faptul că o fișă de pontaj este un document pe care fiecare angajator sau angajatorul său este obligat să-l păstreze. confident la întreprindere, indiferent de numărul de salariați și de forma de proprietate din tabloul de personal.

În cazul în care acest document nu este prezent la întreprindere, aceasta va conduce la răspunderea conducerii sub formă de amenzi în timpul controlului de către autoritatea pentru protecția muncii.

În cazul în care salariile ocupă un loc foarte important în costurile unei întreprinderi, documentele din timpul unui control fiscal pot da naștere unei ipoteze privind acumularea nefondată a salariului și excluderea acestuia din lista de cheltuieli a întreprinderii. În acest caz, vor apărea consecințe neplăcute.

Formularele T-12 și T-13: reguli și etape de completare

Fișa contabilă se ține în fiecare zi lucrătoare a lunii, și in ultima zi se intocmeste un raport privind numarul total de zile/ore lucrate. Documentul completat este trimis la departamentul de contabilitate.

Să dăm un exemplu de instrucțiuni pentru completarea unei foi de pontaj și calcularea salariilor, folosind formularele T-12 și T-13 ca bază. Ele nu sunt semnificativ diferite.

• În partea de sus ar trebui să indicați în mod corespunzător numele organizației acte constitutiveși denumirea unității structurale, dacă există.
• Se completează celulele „data compilarii” (ultima zi a lunii lucrătoare) și „numărul documentului”.
• „Perioada de raportare” indică intervalul de timp din care se calculează numărul salariu conform planului.
• Prima coloană din foaia de pontaj indică numărul de serie al angajaților.
• Coloanele 2-3 se completează pe baza cardurilor personale ale angajaților în conformitate cu formularul T-2, stabilit pe baza unui ordin de admitere în întreprindere.
• Coloanele 4 și 6 sunt destinate codurilor de cost pentru timpul de lucru și informații despre numărul de ore lucrate în ultima lună.
• Coloanele 5 și 7 au scopul de a marca rezultatele intermediare pentru două jumătăți ale lunii.
• Coloanele 8-17 sunt completate la sfârșitul lunii de raportare.
• Numărarea finală a zilelor nu include zilele de absență a angajatului (concediu medical, călătorii de afaceri, absenteism, weekend-uri).
• Coloanele 14 și 16 sunt completate cu numărul de zile și ore.
• 15 – cod motiv pentru absența de la serviciu
• 17 – numărul total de concedii și zile libere ale angajaților pentru luna de raportare.

Documentul este semnat de un angajat al departamentului HR, al unitatii structurale, director sau orice persoana autorizata de acesta.

Întocmirea foilor de pontaj pentru munca în ture și alte nuanțe

Conform articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse angajatorul trebuie să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat. Orele de lucru sunt plătite în funcție de locația fizică la locul de muncă. Acestea sunt calculate prin înregistrarea prezenței și neprezentării la la locul de muncă.

Munca în schimburi este o condiție a contractului colectiv și trebuie documentată. Munca în schimburi poate fi efectuată exclusiv conform programului de schimb, în ​​conformitate cu articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse. Se ține cont de orele zilnice de lucru și de frecvența schimburilor. În acest caz, programul de schimb acționează ca un act de reglementare local independent.

Pentru a aproba munca în ture de noapte, este necesar ca munca să fie inclusă în lista stabilită prin contractul sau actul angajatorului în conformitate cu articolul 97 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În practică, programul cel mai des folosit este Munca zilnica„regim de serviciu”. În modul foaie de pontaj, se iau în considerare turele lucrate pe lună, iar durata acesteia ar trebui să fie aceeași pe toată perioada. Munca prestată peste durata nu poate fi compensată prin lipsa de la muncă în altă zi sau prin luarea de concediu.

Dacă condițiile întreprinderii nu permit respectarea condițiilor de muncă în conformitate cu articolul 94 din Codul Muncii al Federației Ruse, acestea introduc înregistrarea rezumată a timpului de lucru. Munca în schimburi poate fi combinată cu introducerea urmăririi timpului. Procedura de introducere a contabilității de sinteză într-o firmă este reglementată exclusiv de intern reglementările muncii. Articolul 104 din Codul Muncii al Federației Ruse cere doar să nu depășească numărul nominal de unități de lucru pe lună.

Următorul videoclip descrie în detaliu procedura de menținere a foilor de pontaj:

Sancțiuni pentru completarea incorectă a fișei de pontaj

Pe măsură ce auditurile fiscale și financiare progresează, auditorii pot descoperi următoarele tipuriîncălcări la completarea fișei contabile:

• datele salariale nu corespund cu cele indicate în documentele de raportare primară și fișele de pontaj;
• datele salariale nu corespund cu cele indicate în documentele de plată și decontare și pontajele;
• utilizarea codurilor și a denumirilor este incorectă;
• orele suplimentare sau orele suplimentare nu sunt luate în considerare;
• calcularea cuantumului prestațiilor pe un certificat de invaliditate temporară.

Încălcările pot duce la aplicarea de penalități contabilului sau angajatorului până la 5000 de ruble. Nedeținerea unei foi de înregistrare sau absența acesteia de la locul de muncă în timpul unui audit poate duce la pedeapsa administrativăîn conformitate cu art. 5.27 și aplicarea de penalități conducătorului unității în cuantum până la 50.000 de ruble.

Fișa contabilă este stabilită prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 01/05/2004 (fișa contabilă este obligatorie de completat, dar legea nu prevede limite stricte asupra formei documentului). Se instalează și se completează un formular specializat Servicii HR sau contabilitate. Acest document este necesar pentru a controla în mod clar și a lua în considerare timpul lucrat de angajați. Pentru contabili, acest formular devine baza pentru monitorizarea legalității tuturor tipurilor de angajamente. Pentru angajații departamentului de resurse umane, această foaie de pontaj le permite să urmărească prezența angajaților la locurile de muncă atribuite conform unui program stabilit anterior, care include zilele lucrătoare și weekendurile. Foaia de pontaj ajută și la impunerea de penalități în cazul în care unul sau altul angajat încalcă sistematic acest program.

Foaia de pontaj vă permite să controlați întârzierea, prezența și absența angajaților, adică stă la baza monitorizării respectării programului de lucru. Cu ajutorul fișei de pontaj, se pot obține informații oficiale cu privire la problema timpului lucrat pentru fiecare angajat. În consecință, acest document are o importanță nu mică pentru raportarea statistică specială și formarea remunerației.

De fapt, o foaie de pontaj este o formă bine dezvoltată a unui document, care este prezentată sub forma unui tabel. Tabelul conține informații despre angajat, precum și toate datele referitoare la timpul de lucru, prezența și absența acestuia, sunt indicate motivele neprezentării, iar apoi numărul total al acestor zile, precum și orele care au fost lucrate de către angajat într-o perioadă de timp clar definită, este afișat. La completarea documentului, codurile sunt folosite pentru a indica motivele absenței anumitor angajați de la locul de muncă. Legiuitorul determină posibilitatea dezvoltării formei proprii a acestui document, pe baza căruia trebuie înregistrat timpul lucrat.

Formularul de raport T-13 nu este obligatoriu, întrucât în ​​anul 2013 au fost aduse anumite modificări la actele legislative, care au determinat că angajatorul poate refuza utilizarea acestui document. Însă, în partea 4 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că toți angajatorii poartă obligația de a întocmi un document ținând cont de programul de lucru al tuturor angajaților. Adică, este posibil să vă creați propriul document, a cărui completare va fi convenabilă pentru angajații companiei dumneavoastră. În mod tradițional, întreprinderile folosesc formularul T-13.

Cine conduce T-13 în organizație?

Legislația nu stabilește exact cine trebuie să mențină foaia de pontaj. Dar, regulile pentru menținerea documentației primare determină următoarele:

• Foaia de pontaj trebuie intretinuta si intretinuta de o persoana autorizata;
• Șeful unei unități separate este obligat să semneze documentul, iar acesta este semnat și de un specialist din cadrul departamentului de personal;
• Pe baza pontajului, se generează calculul salariilor în consecință, documentul este trimis la departamentul de contabilitate.

Persoana împuternicită care completează și întreține fișa de pontaj este desemnată de conducere, cu descrierea în contractul de muncă a tuturor obligațiilor în acest domeniu. De asemenea, este creat un document (comandă), care indică poziția angajatului și datele sale individuale. În întreprinderile mari, în fiecare departament este selectat un angajat care realizează procesul de evidență a timpului efectiv lucrat de toți angajații organizației. Pe parcursul unei luni, angajatul completează formularul, după care îl depune șefului departamentului pentru studiu și semnătură. Șeful, la rândul său, transmite documentul ofițer personal. Datele sunt verificate și alte date sunt completate. Documente necesare, iar foaia de pontaj este transferată departamentului de contabilitate, ceea ce vă permite să calculați corect salariile. În organizațiile mici, de regulă, completarea foii de pontaj este efectuată de un angajat al departamentului de personal.

Procedura de mentinere a formularului T-13

Fiecare angajator poate supraveghea și controla în mod independent ordinea întreținerii documentelor. Cel mai bine este să elaborați un manual sau o instrucțiune care să ofere angajatului instrucțiuni clare cu privire la toate problemele legate de pregătirea documentației primare. De asemenea, va deveni baza pentru alegerea unui formular clar definit pentru înregistrarea timpului efectiv lucrat (legea definește două formulare principale de document - T-12 și T-13, iar legiuitorul permite și angajatorului să-și elaboreze propriul formular de document) etc. În instrucțiunile sau ghidul pentru întocmirea unui formular de înregistrare a timpului pe care angajatul a lucrat efectiv, este mai bine să indicați următoarele puncte principale:

1. Dacă întreprinderea este mare, atunci indicați că foaia de pontaj este compilată pe diviziuni. Adică în fiecare departament este desemnat un angajat separat care va ține evidența timpului lucrat de angajații departamentului;
2. Se elaborează o descriere a structurii de selectare a angajatului responsabil care va efectua procesul de ținere a evidenței prezenței tuturor angajaților organizației;
3. Alcătuiți o descriere a tuturor codurilor suplimentare care pot fi utilizate pentru a determina absenteismul sau revenirea la muncă a unui angajat (cel mai adesea, codurile indică motivul absenteismului);
4. Stabiliți procedura completă de completare a formularului contabil: indicați modul în care se reflectă faptele de prezență/absență, întârziere, motive de absență etc.;
5. Determinați o procedură care va ajuta la reflectarea datelor de ieșire/non-ieșire în situații non-standard.

Metode de completare a formularului T-13, coduri de bază pentru completarea foii de pontaj

Sunt în curs de formare diverse opțiuniînregistrarea unui formular pentru înregistrarea timpului efectiv lucrat. Aceasta poate fi o reflectare a tuturor datelor pentru fiecare zi, iar datele care se referă la prezența sau absența angajaților trebuie să fie indicate. Există și o a doua opțiune pentru completarea documentului, care presupune indicarea doar a abaterilor de la normă. Adică, de fapt, se formează o descriere a absențelor și a întârzierilor.

Două variante de coduri sunt determinate de care informațiile sunt reflectate în raportul. Să vă reamintim că foaia de pontaj este un tabel specializat în care pur și simplu este imposibil să indicați toate datele în scris. Prin urmare, există coduri general acceptate, a căror utilizare vă permite să completați rapid și ușor fișa de pontaj.

• Prezența salariatului la locul de muncă într-o zi clar definită va fi reflectată de litera „I”, sau de codul digital 01;
• Opțiunea standard de vacanță, care este determinată de programul organizației și este considerată anual plătită, este notă în foaia „OT” sau cu o valoare digitală - 09;
• Dacă despre care vorbim la concediul acordat femeilor în timpul sarcinii și nașterii se folosește litera „P” sau se folosește cifra 14;
• Dacă un angajat primește concediu legat de îngrijirea unui copil mic, atunci este indicat „OL” sau 15;
• Vacanța fără plată, adică pe cheltuiala dumneavoastră, este marcată „ÎNAINTE” sau 16;
• Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, atunci este indicată litera „K”, iar în valoarea digitală este notată ca 06;
• Dacă intervine o absență de la serviciu, ținând cont de faptul că împrejurările acestui eveniment nu sunt încă cunoscute, se indică „NN”, cu o valoare digitală de 30;
• Concediul medical în document este reflectat ca „B” sau 19.

Documentul trebuie să conțină informații despre angajator. În partea antet, va trebui să introduceți numele organizației și informații despre codul OKPO. În plus, numele departamentului este indicat dacă vorbim despre un raport care este completat pentru un departament clar definit al întreprinderii. Informațiile sunt indicate sub forma datei și a numărului documentului, adică pe baza acestor informații, puteți determina perioada exactă a documentului.

Următoarele sunt informații despre angajat. Fiecărui angajat i se atribuie un anumit număr de personal. Acest număr este utilizat ulterior pentru a întocmi toate celelalte documente interne ale întreprinderii. Trebuie indicate informații despre funcția și detaliile individuale ale angajatului (numele complet). La anumite întreprinderi, această coloană indică și informații pe baza cărora angajatul a fost angajat la întreprindere, adică sunt indicate detaliile comenzii de angajare a postului.

Fișa de pontaj conține toate datele privind programul de lucru al tuturor angajaților (pentru fiecare persoană). Adică, în coloana pentru fiecare angajat, se formează o descriere zilnică a tuturor datelor privind prezența, absența, concediul, ziua liberă etc. Toate datele sunt indicate în valori alfabetice sau numerice.

Documentul reflectă, de asemenea, numărul total de zile și ore lucrate la întreprindere, luând în considerare toate datele privind timpul de lucru care au fost indicate în fișa de pontaj. Al doilea și al patrulea rând, care sunt situate sub liniile care indică prezența la locul de muncă, determină necesitatea de a indica timpul efectiv lucrat în ore. Este posibil ca aceste rânduri să nu fie în document, completarea lor nu este considerată obligatorie.

Documentul are o coloană în care puteți introduce toate datele despre neprezentări. Adică, de fapt, aici se reflectă informațiile care privesc motivele care au stat la baza absenței angajatului de la locul său într-o anumită zi. Documentul conține o indicație a orelor în care angajatul a lipsit din întreprindere. De asemenea, indică câte zile a lipsit angajatul dintr-un motiv sau altul (de exemplu, angajatul nu a lucrat timp de zece zile, 4 zile din cauza unei călătorii de muncă și 6 zile din cauza vacanței pe cheltuiala sa).

După întocmirea formularului T-13 angajat responsabil, procesul de semnare a documentului este în mod necesar efectuat, ceea ce îl face de fapt semnificativ din punct de vedere juridic, iar apoi îl face un fel de bază pentru acumularea de fonduri sub formă de salarii. Documentul este semnat persoana responsabila, seful sectiei, precum si un angajat al serviciului de personal.

Vacanta trebuie sa fie indicata pe foaia de control al timpului de lucru. În acest caz, se stabilește ce tip de concediu este acordat și se indică datele la care persoana se află în acest concediu. Există diferite denumiri de litere care sunt introduse în document. Opțiunea standard este o altă vacanță, marcată „DIN”, dar dacă vorbim despre concediu suplimentar, care va fi achitat de angajator, este marcat „OD”. Dacă vacanța nu este plătită, atunci este indicat „ÎNAINTE”. Adesea, lucrătorii efectuează în paralel învățământ la distanță, iar pentru perioada de studii - sesiuni se acordă concediu plătit, care se reflectă în acte ca „U”. Există situații în care un angajat urmează cursuri de formare, dar rămâne să își îndeplinească atribuțiile directe la firmă sau întreprindere în acest caz, se are în vedere utilizarea unei zile de lucru scurte, iar în fișa contabilă acest fapt se reflectă sub formă de valoarea literei „UV”. Concediul asociat cu nașterea, precum și sarcina, este indicat ca valoare „P”, pentru îngrijirea copilului „OZ”. De asemenea, în anumite cazuri, concediul este acordat fără plată, iar în acest caz se formează valoarea literei „OZ”.

Cum este marcată absența de la serviciu?

De asemenea, este furnizat un cod specific pentru a indica absența temporară de la serviciu. Toate datele din foaia de pontaj sunt indicate sub formă de scrisoare, ceea ce permite angajaților contabili să determine în mod clar toate nuanțele de calcul al salariului și, în mod necesar, plățile de concediu și plățile de concediu medical. Dacă o persoană nu merge la muncă, dar oferă informații că este bolnavă, atunci invaliditatea temporară în această condiție este indicată de litera „B”. Există situații când are loc scoaterea din execuție responsabilități profesionale. „NB” este indicat pe buletinul de calificare. În cazul în care întreprinderea nu plătește salariu, atunci salariatul are dreptul de a nu-și frecventa munca și de a nu îndeplini obligațiile stabilite prin contractul de muncă, în conformitate cu prevederile legii. Acest fapt este reflectat în raportul cu literele „NZ”, care indică de fapt o suspendare a muncii din cauza neîndeplinirii de către angajator a tuturor obligațiilor sale de a plăti pentru munca prestată. Dacă înlăturarea din atribuțiile profesionale se efectuează cu acumularea plății de la angajator, atunci în acest caz este indicată valoarea „DAR”, ceea ce permite contabililor să acumuleze suma plății activitatea muncii, tinand cont ca salariatul nu a fost prezent in anumite zile lucratoare.

Cum se notează timpul de nefuncționare pe bilanțul?

Trebuie remarcat cu siguranță că în întreprinderi există un astfel de lucru ca timp de nefuncționare. Adică, de fapt, angajatul este prezent la locul său de muncă, cu toate acestea, anumite procese de muncă nu sunt efectuate. În acest caz, contractul de muncă conține inițial date care determină structura de calcul a salariilor în cazul în care timpul de nefuncționare este din vina salariatului, angajatorului, sau din motive care nu depind de salariat sau angajator. Foaia de pontaj conține și date referitoare la timpul de nefuncționare. Dacă se formează din vina angajatului, se indică „VP”, dacă se urmărește vina angajatorului, se indică „VR”, dar dacă timpul de nefuncționare este format de alți factori, atunci se indică „NP”.

În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, angajații trebuie să primească zile libere. Totuși, în anumite cazuri, zilele libere nu cad în weekend-ul angajatului, cu alte cuvinte, angajații trebuie să lucreze în weekend, dar într-un ritm crescut. Legea stabilește că un salariat care lucrează în zilele de sărbători și în weekend primește un salariu mai mare. Dacă absenteismul apare din cauza unei zile libere, pe foaia de pontaj este indicat „B” dacă ziua liberă este incompletă, se indică „NV”. Angajatorul poate oferi și o zi liberă suplimentară, care va fi indicată pe foaia „OB” dacă este plătită. Dacă ziua liberă suplimentară nu este plătită, aceasta se reflectă în documentul cu literele „NV”.

Situații non-standard la completarea unei foi de pontaj

Sunt situatii non-standard atunci când specialiștii nu știu să marcheze corect anumite valori în fișa contabilă. De exemplu, luați în considerare o situație în care un angajat s-a îmbolnăvit în acest moment concediul de odihnă anual. Legislația stabilește că în cazul în care un lucrător se îmbolnăvește în vacanță, se eliberează un certificat de concediu medical, iar concediul se prelungește și pe o perioadă clar definită. timp fix, care se stabilește prin certificatul de concediu medical, dacă este disponibil. Raportul este marcat cu „B” în loc de „OT”. Dacă, după concediu, angajatul nu se întoarce la muncă, atunci se indică „NN”, adică se indică faptul că absența s-a datorat unui motiv necunoscut. După ce sunt furnizate documente care determină existența unui motiv întemeiat pentru neprezentare, de exemplu, se oferă concediu medical, „B” este înscris în buletinul de calificare în loc de „NN”.

Unde pot găsi coduri pentru completarea formularului T-13?

Când se pregătește formularul T-13, valorile literelor sunt folosite. Deoarece este pur și simplu nerealist să indicați totul în cuvinte. Cel mai adesea, sunt utilizate completări deja dezvoltate, sub formă de coduri, care sunt prevăzute în Anexa 1 la ordinul oficial al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 10 septembrie 2015 Nr. ММВ-7-11/387@. Cu toate acestea, managerul își poate dezvolta propriile valori de cod. În acest caz, se întocmește o completare specială la instrucțiunile de pregătire a foii de pontaj, sub forma unui tabel destul de simplu.

Care sunt diferențele dintre uniformele T-13 și T-12?

După cum știți deja, există două forme de document bine dezvoltate, iar legiuitorul nu limitează angajatorul în alegerea formularului care poate fi completat în procesul de înregistrare a timpului de lucru. Aceste forme sunt aproape identice, dar există încă anumite diferențe. Practica arată că angajatorii moderni preferă cel mai adesea formularul T-13, deoarece este mai ușor de întocmit.

Diferențele de formă:

1. Formularul T-12 conține și coloane pentru zilele lunii care se referă la un angajat clar definit, dar aceste linii sunt situate orizontal. În ceea ce privește forma T-13, acestea sunt împărțite în două părți și sunt paralele. Adică, de fapt, în formularul T-13, indicați toate datele despre munca în vizită în primele rânduri, în rândurile secunde indicați cantitatea de timp total de lucru în ore. Este mai convenabil;
2. De asemenea, trebuie spus că pentru fiecare angajat din formularul T-13 sunt alocate patru linii cu privire la motivele absenței de la locul de muncă, ceea ce vă permite să controlați toate nuanțele absenteismului și prezența. motive întemeiate. În formularul T-12, astfel de date sunt, de asemenea, reflectate, dar doar două linii sunt alocate pentru ele;
3. Formularul T-13 conține o parte finală, care nu este reflectată în formularul T-12. De fapt, prima opțiune reflectă nu numai informații despre prezența și absența fiecărui angajat, ci și codurile tipurilor de plată, ceea ce le permite contabililor să navigheze rapid în problema calculării plății pentru munca prestată.

În formularul specificat există un departament special care reflectă toate datele privind acumularea de fonduri ca plată pentru activități, ținând cont de timpul lucrat, plata concediului de odihnă, absențe etc. Adică, de fapt, prin indicarea tuturor datelor privind înregistrarea timpul total de lucru, oportunitatea se formează corect și acumulare suficient de rapidă Baniîn contabilitate. Documentul trebuie să indice codurile de plată în numerar. Aceste coduri sunt indicate exclusiv în valori digitale:

• 2000 - salariile acumulate furnizate sub formă de salarii;
• 2012 - valoarea plăților de concediu, care este determinată de program următoarea vacanță pentru fiecare angajat.

Această secțiune indică în mod necesar și contul corespunzător, adică un cont specializat din care sunt șters toate costurile pentru plata activităților.

Este indicat si numarul de zile sau ore lucrate, tinand cont de un anumit tip de remunerare. De exemplu, sunt introduse orele standard de lucru (zile de prezență) și sunt introduse informații privind plata de călătorie și concediu. Codul tipului de plată și numărul de cont din care se va efectua procesul de creditare a plății pentru anumite ore de lucru ale salariatului.

concluzii

Un buletin este un document obligatoriu care trebuie completat la orice întreprindere. La urma urmei, pe baza acestui document sunt efectuate următoarele procese:

• Monitorizarea activitatii tuturor specialistilor din intreprindere;
• Monitorizarea prezenței la timp la programul de lucru;
• Controlul orelor lucrate, ținând cont de posibilitatea calculării corecte a salariilor.

Cu alte cuvinte, foaia de pontaj este un document, atunci când este utilizat, managerul primește toate datele necesare despre responsabilitatea angajaților și îndeplinirea condițiilor acestora. contract de munca, și masa de personal. Iar contabilii, pe baza acestui document, au posibilitatea de a calcula corect salariile pentru a respecta toate normele legislației muncii.

Legiuitorul nu stabilește cerințe stricte pentru întocmirea unui formular de evidență corespunzătoare a timpului de lucru, dar stabilește necesitatea acestei consemnări. Există două forme dezvoltate, toate nuanțele cărora le-am discutat mai sus cu tine, de fapt, trebuie doar să le studiezi aceasta informatie pentru a învăța cum să compun singur un document. De asemenea, trebuie remarcat faptul că există programe specializate care vă permit să efectuați procesul de înregistrare a orelor de lucru într-un mod simplificat pentru a studia nuanțele și caracteristicile unor astfel de programe, vă invităm să urmăriți acest videoclip;