كيف تتم المحاسبة في محلات السوبر ماركت الكبيرة. محاسبة المستودعات في Excel هي برنامج بدون وحدات ماكرو وبرمجة. طرق المحاسبة

عندما تتأخر جميع المخاوف المرتبطة بفتح متجرهم الخاص - يتم تسجيل صاحب المشروع الفردي ، ويتم اختيار نظام الضرائب ، ويتم تسوية مشاكل الإيجار ، ويتم تحديد الموردين ، وتوشك الشحنات الأولى من البضائع على الوصول إلى المستودع - رجل أعمال مبتدئ ، ربما ، قضية حرجةلأعماله: كيف تتعقب البضائع في المتجر؟ لمساعدة رئيس شركة صغيرة للبيع بالتجزئة ، الذي هو في بداية رحلته الريادية ، نأمل أن تكون هذه المادة المفيدة قد كتبت.

بوو أم لا بوو - هذا هو السؤال! أو هل نتوقع من محاسب أن يحتفظ بسجلات للبضائع؟

أسهل طريقة هي ، أن يكون لديك محاسب في الموظفين ، أعطه كل ما يتعلق بالمحاسبة وانتظر بتفاؤل الأرباح الأولى ، كونك في جهل سعيد بالحالة الحقيقية للأمور. لكن هذا ليس ، في الغالب ، رواد الأعمال المحليين ، الذين يفهمون جيدًا أن الوضع في السوق يتطلب حلولًا مرنة ، وسيئي السمعة عامل بشريلم يتم إلغاؤها بعد. لبداية ناجحة ومزيد من التطوير ، يلزم المراقبة المستمرة ، بناءً على معلومات سريعة وموثوقة حول جميع العمليات التجارية التي تجري في الشركة ، وبشكل أساسي حول حركة البضائع والتدفقات النقدية.

هل سيوفر ذلك محاسبًا يتولى المحاسبة والتقرير للسلطات المالية ، خاصة أنه لا داعي للادخار على محاسب دائم في المرحلة الأولية ، وبدلاً من إدخال وحدة موظفين ، فمن الأنسب جذب أخصائي وارد أو حتى ترك هذه المسألة تحت رحمة المتعهدين؟ لسبب مشترك ، استنتاج مفاده أن الحفاظ على المحاسبة التشغيلية للسلع في التجزئةبشكل عام ، لا يرتبط بالمحاسبة أو المحاسبة الضريبية ، فهو يقترح نفسه.

وهنا للدور الرئيسي في المسرحية البيع بالتجزئةالمعين من قبل صاحبة الجلالة أو معالي إكسل. وماذا - إنه ليس أمرًا صعبًا بشكل عام ...

نكتب واحدًا أو اثنين في الذهن أو طرقًا لحفظ سجلات البضائع في البيع بالتجزئة

يجب إدخال جميع البضائع الواردة إلى المستودع ، بمعنى آخر - اكتب ماذا وكمية وبأي سعر لدينا. علاوة على ذلك ، يجب أيضًا تسجيل كل عملية باستخدام هذا المنتج في المحاسبة ، أي تسجيلها في مكان موثوق به ، ولكن يسهل الوصول إليه للأشخاص المشاركين في العملية. دعنا نحجز على الفور أنه لأغراض المحاسبة والمحاسبة الضريبية ، يتم إعداد كل عملية مع البضائع من خلال المستندات المناسبة - فواتير الاستلام والمصروفات ، والإيصالات أو الإيصالات النقدية ، إلخ. إنها الوثائق الأساسية التي ستخدم في المستقبل للمحاسب لحساب الضرائب وإعداد التقارير ، وفقًا لنظام الضرائب المختار وتشريعات الاتحاد الروسي. لكن ، كما فهمنا بالفعل ، هذه قصة مختلفة تمامًا.

لذلك ، في غاية نظرة عامةمحاسبة البضائع في التجزئة على النحو التالي:

الرصيد الأولي (إن وجد) بالإضافة إلى الدخل ، مطروحًا منه الاستهلاك ، نحصل على الرصيد النهائي.

ومع ذلك ، فإن السلعة عبارة عن كمية ، من الناحية المجازية ، تركيبية ، أي معبر عنها بكميتين - الكمية والكمية ، والتي تنعكس في المستندات الأولية. وسيكون الاحتفاظ بسجلات البضائع ، على التوالي ، أمرًا مرغوبًا فيه في كلا هذين المظهرين.

الرصيد الأولي (الكمية + المبلغ) بالإضافة إلى الوصول (وصول البضائع ، إرجاع العميل ، الترحيل إلى المستودع) ، مطروحًا منه المصروفات (بيع البضائع ، الإرجاع إلى المورد ، الشطب) ، ونتيجة لذلك نحصل على الرصيد النهائي في الكمي و شروط المبلغ.

إن تطبيق هذه الصيغة عمليًا ليس سهلاً كما يبدو للوهلة الأولى ، نظرًا للعدد الكبير من العناصر في نطاق المنتج ، والاختلاف في أسعار دفعات نفس المنتج ، والخصومات ، وعمليات تخفيض السعر وعوامل أخرى يصعب وصفها بمساعدة من الورق والقلم أو في جداول Excel وسهولة الحفظ.

إذا قمنا برحلة قصيرة إلى الماضي ، عندما كانت الحسابات لا تزال تتنافس بنجاح مع الآلة الحاسبة ، فإن محاسبة حركة البضائع تتم بطريقة مجمعة - استلم البائع البضائع بسعر التجزئة وفي النهاية من اليوم كل ما تبقى هو حساب وتسجيل العائدات عند الخروج. في نهاية فترة معينة ، في سياق الجرد (التدقيق) ، تم خصم العائدات المستلمة من المبلغ الأصلي للبضائع المستلمة ، بالإضافة إلى القيمة الإجمالية للأرصدة ، يجب أن تكون النتيجة صفرًا أو الكشف عنها الفائض أو النقص.

مع هذه الطريقة في الاحتفاظ بسجلات البضائع ، لم يكن من المتوقع وجود تحليلات - لم تكن حركة منتج معين مرئية خلف المبالغ ، وكان من الممكن تقدير متوسط ​​الربح فقط ، ولم يكن من السهل حساب تشكيلة كبيرة بالأسعار الصحيحة. لسوء الحظ ، Excel ، الذي لم يبتعد عن الآلة الحاسبة لمعظم المستخدمين المبتدئين ، وفي عصرنا يخدم شركة صغيرة بأمانة ، مما يعقد حياتها بلا داع مع جداول متعددة الصفحات باستخدام كمية ضخمةأسماء ومعلومات مختلفة ، غالبًا ما تكون سيئة التنظيم ، تقدم نفس المحاسبة الإجمالية المعدلة قليلاً في النهاية.

جندي سيء لا يحلم بأن يصبح جنرالا أو مسئولا عن المستقبل

عند زراعة شجرة صغيرة في المنزل ، نقوم بتجذير الشتلات أولاً في وعاء صغير ، مع العلم بالتأكيد أنه بعد فترة زمنية معينة ، ستحتاج إلى زرعها في شجرة جديدة أكثر اتساعًا. مع العمل ، كل شيء هو نفسه تمامًا - من خلال فتح متجر صغير ، في مكان ما في أعماق روحه ، يكون لكل رائد أعمال حلم سري مع مرور الوقت لتحويله إلى متجر كبير ، أو حتى تطوير شبكة كاملة.

عند طرح سؤال حول كيفية الاحتفاظ بسجلات البضائع في بدء عملك التجاري ، يجب أن تضع في اعتبارك بالتأكيد أن مائة أو اثنين من العناصر غدًا ستتحول إلى ألف عنصر ، بالإضافة إلى المستودع والتجزئة ، حرفيًا في الأشهر الأولى ، سيكون من الضروري تسجيل الموردين في مكان ما والمشترين وعمل الموظفين ، وسيكون من المرغوب فيه تحليل حركة البضائع و مالفي أقسام مختلفة ، على الفور ، في الوقت الحالي ...

ولكن أيضا ضخمة ، مع وظائف واسعة النطاق، برامج سطح المكتب المعقدة ، مثل 1C ، مصممة في أحسن الأحوال ل الأعمال المتوسطةالوقوف بثبات على قدميك ليس مخرجًا. للبقاء على قيد الحياة ، تحتاج مؤسسة تجارية صغيرة تم افتتاحها مؤخرًا إلى نظام بسيط ويمكن الوصول إليه لحفظ سجلات البضائع التي يمكن فتحها من أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت ، مما يسمح لك بأداء جميع عمليات التداول وإنشاء المستندات وتخزينها وطباعتها ، و والأهم من ذلك ، تقديم جميع التقارير اللازمة إلى الرأس ، وهو ما يسمى ، في أي وقت من النهار أو الليل.

اليوم ، يقدم سوق خدمات الإنترنت عددًا كبيرًا إلى حد ما من برامج المحاسبة المختلفة التي تم إنشاؤها خصيصًا لتلبية احتياجات الشركات الصغيرة ، ويتم الوصول إليها من خلال مواقع الويب مقابل رسوم اشتراك سهلة. هذا ، على سبيل المثال ، نظام المحاسبة عبر الإنترنت Big Bird.

وجود واجهة سهلة الاستخدام مألوفة لمستخدمي برامج سطح المكتب ، فإنه يسمح بدون جهود خاصةتتبع البضائع في البيع بالتجزئة ، وإنشاء الوثائق اللازمة ، وطباعة بطاقات الأسعار والملصقات ، واستخدام ماسح الباركود. بالإضافة إلى ذلك ، يدعم البرنامج وضع تعدد المستخدمين مع تمايز الأدوار ومجهز بواجهة بائع خاصة تتيح لك تحسين عملية البيع والتحكم في عمل الموظفين. يطبق النظام تعديلًا مرنًا للأسعار ، وإنشاء قوائم الأسعار وتحديثها ، والأهم من ذلك - عديدة ومتنوعة تقارير تحليليةوالتشغيلية والبصرية ، مما يسمح للرئيس ليس فقط بتتبع الوضع الحالي ، ولكن أيضًا للتنبؤ بمزيد من التطوير.

قام مطورو Big Bird في البداية ببناء النظام بناءً على احتياجات الشركات الصغيرة. خاصة بالنسبة لأولئك الذين هم في بداية مسارهم الريادي في النظام ، هناك تعرفة مجانية "كوليبري" ، والتي تسمح لك بالتطوير أعمال صغيرةداخل مستودع واحد وآلاف عناصر البضائع ، بحيث تنتقل يومًا ما ، في المستقبل المنظور ، إلى مستوى جديد ضمن تعريفة Albatross - الاحتفاظ بعدد غير محدود من المستودعات والشركاء وأسماء البضائع ، وربما حتى العديد من الشركات ، ولكن في الأقل كله شبكة التداول! مع "Big Bird" لن يكون لديك سؤال بعد الآن: "كيف تحتفظ بسجلات البضائع في البيع بالتجزئة؟" - سوف تفكر في كيفية تطوير عملك بشكل أكثر فاعلية!

Margarita Pavlyuchenko - محرر محتوى مشروع Big Bird - نظام محاسبة عبر الإنترنت للأعمال ، خبير في مركز التطوير منتجات البرمجياتشركة ذات مسؤولية محدودة "إتيرون".

Facebook Twitter Google+ LinkedIn

عدد كبير جدا متاجر البيع بالتجزئةلم يتم حتى الآن أتمتة حساباتهم ، على الرغم من العدد الكبير من البرامج المتخصصة في السوق. في هذه الحالة ، يتعين على رواد الأعمال تنفيذ مجموعة كاملة من الأعمال المتعلقة بحساب السلع وتنفيذها يدويًا. دعنا نلقي نظرة على كيفية الاحتفاظ بالسجلات يدويًا وفوائد أتمتة سجلات مبيعات متاجر البيع بالتجزئة.

المحاسبة اليدوية لحركة البضائع والمنتجات ومبيعاتها

عندما لا يكون جرد البضائع في المتجر آليًا ، فيجب حساب كل شيء يدويًا. أسهل خيار لمتجر صغير أو متجر في منطقة ريفية هو تدوين المعاملات الخاصة باستلام واستهلاك البضائع في دفتر ملاحظات أو دفتر ملاحظات.

إذا كانت التسمية تحتوي على عدة عشرات أو حتى مئات العناصر من السلع ، فغالبًا ما يبدأ رواد الأعمال في استخدام برامج المكتب ، على سبيل المثال ، Excel.

لكن المحاسبة في Excel هي نوع من الخيار الوسيط بين محاسبة المبيعات اليدوية والآلية (باستخدام برامج متخصصة).

المحاسبة في المتجر تعني تثبيت كل مرحلة من مراحل حركة البضائع: الوصول ، والتخزين ، والاستهلاك ، أي البيع. من الضروري أيضًا الاحتفاظ بدفتر للإيرادات والمصروفات.

تعني المحاسبة اليدوية الاحتفاظ بسجلات (قوائم) للسلع المخزنة في المستودع ، وتحويلها إلى غرفة التسوق، سجل المبيعات ، سجل الفواتير ، الفواتير (بموجب نظام الضرائب الرئيسي) ومستندات أخرى.

المحاسبة عن حركة البضائع في البيع بالتجزئة

بشكل عام ، تتضمن محاسبة مبيعات البضائع في تجارة التجزئة الخطوات التالية:

1. قبول البضائع في المستودع... دائمًا ما تكون عمليات تسليم البضائع والمنتجات إلى المتجر مصحوبة ببيانات الشحن أو بيانات الشحن ، والتي تشير إلى ما يتم تسليمه وبأي كمية.

إذا نفذت شركة ذات مسؤولية محدودة أو رائد أعمال فردي أنشطتها باستخدام OCH ، فلا يزال التسليم مصحوبًا بفاتورة تشير إلى مبلغ ضريبة القيمة المضافة ، والتي سيقبلها رائد الأعمال لاحقًا للخصم عند دفع ضريبة القيمة المضافة الخاصة به إلى الميزانية.

يتم تسجيل فواتير وفواتير الاستلام (إن وجدت) وترحيلها في سجل منفصل (دفتر يومية). يمكن أن يطلق عليه أيضًا محاسبة المستودعات للسلع والمنتجات. في حالتنا ، يتم الالتزام يدويًا في مجلة عادية أو إلى ملف خاص على الكمبيوتر.

2. الافراج عن البضائع والمنتجات للبيع.هذه هي الخطوة التالية في عملية تسجيل مبيعات التجزئة في المتجر. هذا هو الانتقال من مستودع إلى منطقة مبيعات - أو إلى قسم ، على سبيل المثال ، قسم المنتجات المجمدة ومنتجات الألبان وما إلى ذلك.

يمكن أيضًا أن يكون نقل البضائع من المستودع ليس إلى قسم ما ، ولكن إلى حساب بائع معين مسؤول عن بيع هذا المنتج.

يتم رسم الحركة الداخلية للبضائع من المستودع إلى منطقة المبيعات بواسطة فاتورة داخلية ، تشير إلى البضائع والكمية ومسار الحركة من المستودع إلى القسم أو إلى الحساب إلى البائع. يتم أيضًا تسجيل الانتقال من المستودع إلى قاعة التداول في السجلات والمجلات المنشأة خصيصًا.

من السهل أتمتة جرد البضائع في المتجر باستخدام الخدمة عبر الإنترنت Biznes.Ru. لم يعد عليك ملء الوثائق يدويًا. تتيح لك الخدمة أيضًا التحكم في حركة البضائع من المستودع وتفريغ الفواتير اللازمة تلقائيًا.

3. بيع البضائع... في محاسبة مبيعات البضائع في تجارة التجزئة ، هذه هي المرحلة الأخيرة في حركة البضائع من المتجر إلى المشتري ، أي البيع نفسه. اعتمادًا على من وما الذي يتم بيعه ، يمكن إضفاء الطابع الرسمي على البيع في مستندات منفصلة.

على سبيل المثال ، إذا يأتيعند البيع إلى فرد عادي ، فإنه لا يتم إضفاء الطابع الرسمي عليه من قبل أي شيء ، باستثناء المشتري شيك مصرفيلم يصدر. يسجل البائع فقط في سجلاته الخاصة (المجلات والدفاتر) ما باعه ، وبأي كمية ، وبأي سعر وبأي مبلغ إجمالي.

إذا قام رائد الأعمال ببيع سلع إلى كيان قانوني ، على سبيل المثال ، شركة ذات مسؤولية محدودة أو رائد أعمال فردي آخر ، فربما يحتاج ، إذن ، إلى إصدار فاتورة للبضائع المباعة ، والتي تشير أيضًا إلى ما تم بيعه والكمية والسعر والمبلغ و اسم المنظمة.

إذا كان رائد الأعمال يعمل وفقًا لـ DOS ، فعند بيع البضائع إلى كيان قانوني ، يجب عليه إصدار فاتورة للبضائع التي يتم بيعها. أيضًا ، يشير إلى مبلغ ضريبة القيمة المضافة الموجود في المبلغ الإجمالي لهذه المبيعات المعينة.

يجب على البائع بعد ذلك دفع هذا المبلغ إلى الميزانية بعد خصم ضريبة المدخلات الخاصة به ، وسيقوم المشتري بدوره بتعيين ضريبة القيمة المضافة الخاصة بك على أنها تعويض.

إذا كان المتجر صغيرًا ، فعند حساب مبيعات البضائع في البيع بالتجزئة ، قد لا يتم تنفيذ المرحلة الثانية - الحركة الداخلية من المستودع إلى منطقة المبيعات. في هذه الحالة ، عندما يصل منتج إلى متجر ، يتم طرحه للبيع على الفور.

المحاسبة لمبيعات التجزئة لأصحاب المشاريع الفردية على براءة اختراع

يجب أن تمتثل محاسبة مبيعات التجزئة للسلع لقواعد معينة. نظرًا لأن هذا عنصر من عناصر المحاسبة والمحاسبة الضريبية لشركة ذات مسؤولية محدودة أو رجل أعمال فردي ، وأساس لحساب الضرائب ودفعها.

اعتمادًا على الشكل التنظيمي والقانوني ونظام الضرائب ، يتم أيضًا تقسيم درجة تعقيد المحاسبة. الخيار الأسهل هو رواد الأعمال الأفراد الذين يديرون متجرًا للبيع بالتجزئة الأعمال التجاريةباستخدام براءة اختراع.

يجب على رواد الأعمال الأفراد الحاصلين على براءة اختراع الاحتفاظ بكتاب محاسبة للدخل من المبيعات. في الكتاب ، يتم تسجيل المبيعات بترتيب زمني بناءً على المستندات الأولية ، أي على أساس الفواتير والإيصالات النقدية وأوامر الائتمان.

يمكن لرائد الأعمال الفردي الاحتفاظ بسجل للدخل فيهما شكل ورقي، وتعبئتها يدويًا ، وإلكترونيًا باستخدام الكمبيوتر ، وإدخال البيانات في ملف الكتاب.

في نهاية الفترة الضريبية (مدة براءة الاختراع) ، يجب طباعة الكتاب ، إذا كان قد تم إجراؤه في شكل إلكتروني ، ومرقّم ومربوط.

في الصفحة الأخيرة من كتاب مرقم ومربوط ، تم الإشارة إلى عدد الأوراق وتوقيعه وختمه. (إن وجد)

يتم الاحتفاظ بدفتر دخل رواد الأعمال الأفراد على براءة اختراع لكل براءة اختراع على حدة. لكل فترة ضريبية جديدة ، أي عند شراء براءة اختراع جديدة ، يتم فتح دفتر جديد للدخل.

محاسبة المبيعات في البيع بالتجزئة لأصحاب المشاريع الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة على النظام الضريبي المبسط

شكل أكثر تعقيدًا إلى حد ما من المحاسبة لمبيعات البضائع في تجارة التجزئة لأصحاب المشاريع الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة باستخدام نظام الضرائب المبسط (STS). يجب أن يحتفظوا بدفتر حسابات للإيرادات والمصروفات. في قسم الدخل ، يتم تسجيل بيع السلع والخدمات.

في المستقبل ، يتم تحديد القاعدة الخاضعة للضريبة من حجم هذا القسم مع مراعاة المصاريف (عند استخدام نظام "الدخل مطروحًا منه المصروفات") ، والتي يتم من خلالها حساب الضريبة ، والتي يدفعها صاحب المشروع الفردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة للميزانية.

من الأنسب تسجيل الدخل والمصروفات تلقائيًا. سيسمح لك برنامج Business.Ru بالحفاظ على المحاسبة المالية ، والمستودعات ، والتجارية كاملة. في أي وقت يناسبك ، يمكنك تلقي تقارير عن النفقات والتكاليف لكل وحدة من السلع وعدد الوحدات المباعة وسعر البيع وغير ذلك الكثير.

يتم أيضًا الاحتفاظ بدفتر محاسبة الدخل والمصروفات في شكل ورقي ، عندما يتم إدخال البيانات يدويًا ، وفي شكل إلكتروني ، عندما يبدو الكتاب كملف على جهاز كمبيوتر. في الحالة الثانية ، يُطبع الكتاب في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، مُرقّمًا ومُرقمًا. في الصفحة الأخيرة ، يُشار إلى عدد أوراق الكتاب ، ويتم وضع توقيع وختم رجل الأعمال الفردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة (إذا كان هناك ختم).

محاسبة مبيعات التجزئة لأصحاب المشاريع الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة على OSN

أصعب طريقة لتسجيل مبيعات البضائع في تجارة التجزئة لأصحاب المشاريع الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة العاملة بموجب نظام الضرائب الرئيسي (المعتاد) (OSNO). بموجب OSNO و IP و LLC ، يدفعون ضريبة القيمة المضافة وضريبة الدخل.

لذلك ، يتعين على رواد الأعمال في OSNO الاحتفاظ بسجلات محاسبية وتطبيق مخطط حسابات المحاسبة في عملهم. بالإضافة إلى ذلك ، يتعين على رواد الأعمال على OSNO إصدار فواتير عند بيع البضائع الكيانات القانونية، أي شركات ذات مسؤولية محدودة أخرى ، بالإضافة إلى رواد أعمال أفراد آخرين.

تحتفظ OSNO بسجلات للسلع بسعر الشراء وسعر البيع ، أي بسعر البيع. هناك محاسبة منفصلة للهامش على البضائع المباعة ، ومحاسبة منفصلة لضريبة القيمة المضافة على السلع ، والمحاسبة عن تكاليف بيع البضائع ، ومحاسبة منفصلة النتائج المالية(الربح أو الخسارة) من بيع البضائع.

تعد محاسبة المستودعات في Excel حلاً رائعًا لأي شخص شركة تجاريةأو منظمة الإنتاجلمن من المهم الاحتفاظ بسجلات عن كمية المواد والمواد الخام المستخدمة و المنتجات النهائية.

من يمكن أن تساعد جداول البيانات

تقوم الشركات الكبيرة بشراء حلول جاهزة في شكل إلكتروني لهذه الأغراض. ومع ذلك ، فهي مكلفة للغاية ، وتتطلب بعض البرامج المعقدة تعيين موظف مؤهل براتب مرتفع للعمل في المستودع. هذا يتجاوز قوة الشركات الناشئة أو الشركات الصغيرة. لحسن الحظ ، هناك طريقة للخروج ، ويمكنك استخدام جداول بيانات Excel. هذه الأداة الإلكترونية ، التي تأتي في المرتبة الثانية من حيث الشعبية بعد برنامج Office Word ، لها وظائف كافية تمامًا لحل مشاكل محاسبة المستودعات.

عدة قواعد مهمة

يجب على المهتمين بمسألة كيفية الاحتفاظ بسجلات المخزون أن يتعاملوا بجدية مع مسألة إنشاء سجلات خاصة بهم برنامج الحاسب... في هذه الحالة ، يجب الالتزام بالقواعد التالية منذ البداية:

• يجب إنشاء جميع الدلائل مبدئيًا بأكبر قدر ممكن من الدقة والتفصيل. على وجه الخصوص ، لا يمكن أن يقتصر المرء على إشارة بسيطة لأسماء البضائع ، ويجب على المرء أيضًا الإشارة إلى المقالات والرموز وتواريخ انتهاء الصلاحية (لأنواع معينة) ، وما إلى ذلك.
• عادة ما يتم إدخال الأرصدة الافتتاحية في جداول من الناحية النقدية.
• من الضروري اتباع التسلسل الزمني وإدخال البيانات الخاصة باستلام بعض البضائع في المستودع قبل الشحن إلى المشتري.
• قبل ملء جداول بيانات Excel ، من الضروري إجراء جرد.
• يجب أن ينص على المعلومات الإضافية التي قد تكون مطلوبة ، ويدخلها ، بحيث لا يكون من الضروري في المستقبل توضيح البيانات لكل سلعة.

قبل أن تبدأ في تصميم جدول بيانات للحفاظ على تشغيل المستودع الخاص بك بسلاسة ، يجب أن تفكر في تفاصيله. التوصيات العامة في هذه الحالة هي كما يلي:

• من الضروري تجميع الدلائل: "المشترون" و "الموردون" و "نقاط محاسبة البضائع" (لا تحتاج الشركات الصغيرة إليهم).
• إذا كانت قائمة المنتجات ثابتة نسبيًا ، فيمكننا أن نوصي بإنشاء مصطلحاتها في شكل قاعدة بيانات في ورقة منفصلة من الجدول. في المستقبل ، يجب ملء المصروفات والإيرادات والتقارير بروابط لها. يجب أن تحتوي ورقة في جدول Excel بعنوان "التسمية" على اسم المنتج ورموز المنتج ومجموعات المنتجات ووحدات القياس وما إلى ذلك.
• يتم إنشاء التقرير باستخدام أداة PivotTable.
• يجب تسجيل الاستلام إلى المستودع في ورقة "الوصول".
• تريد إنشاء صحائف "الاستهلاك" و "المتبقي" لتتبع الحالة الحالية.

نقوم بإنشاء الدلائل

لتطوير برنامج للاحتفاظ بالمخزون في Excel ، قم بإنشاء ملف بأي اسم. على سبيل المثال ، قد يبدو مثل "Warehouse". ثم نملأ الكتب المرجعية. يجب أن تبدو مثل هذا:

	الموردين
	الأقل		العنوان القانوني	تعليق
	LLC "موسكو"
	LLC "Leto-3"
	JSC "الصباح"

لمنع العناوين الرئيسية من الهروب ، يجب إصلاحها. لهذا الغرض ، في علامة التبويب "عرض" في Excel ، تحتاج إلى النقر فوق الزر "مناطق التجميد".

يبدو جدول "المشترون" هو نفسه تمامًا.

ستكون Free قادرة على توفير خدمة مجانية ملائمة ومؤتمتة جزئيًا إذا أنشأت فيه دليلًا إضافيًا لنقاط إصدار البضائع. صحيح أنه سيكون مطلوبًا فقط إذا كان لدى الشركة عدة منافذ (مستودعات). بالنسبة للمؤسسات التي لديها نقطة مشكلة واحدة ، فلا فائدة من إنشاء مثل هذا الدليل لها.

	نقاط المحاسبة
	الأقل		تعليق
			متجر 1

البرنامج الخاص "Warehouse": إنشاء ورقة "وصول"

بادئ ذي بدء ، نحتاج إلى إنشاء جدول للعنصر. يجب أن تبدو عناوينها مثل "اسم المنتج" ، "فرز" ، "وحدة القياس" ، "مميزة" ، "تعليق".

• نختار نطاق هذا الجدول.
• في الحقل "الاسم" ، الموجود أعلى الخلية التي تحمل الاسم "أ" مباشرةً ، أدخل الكلمة "جدول 1".
• افعل الشيء نفسه مع النطاق المقابل في ورقة الموردين. في هذه الحالة ، تتم الإشارة إلى "جدول 2".
• يتم تسجيل المعاملات الواردة والصادرة في ورقتين منفصلتين. سوف يساعدونك في الاحتفاظ بالمخزون في Excel.

بالنسبة إلى "الرعية" ، يجب أن يبدو الجدول كما في الشكل أدناه.

	وصول البضائع			المورد		نقطة المحاسبة	وحدة حصبة.

أتمتة المحاسبة

يمكن جعل محاسبة المستودعات في Excel أكثر ملاءمة إذا كان بإمكان المستخدم الاختيار من قائمة جاهزة للمورد واسم البضائع ونقطة المحاسبة.

حيث:

• يجب عرض وحدة القياس ورمز المورد في الجدول تلقائيًا ، دون تدخل المشغل ؛
• إدخال رقم الفاتورة والتاريخ والسعر والكمية يدويًا ؛
• يقوم برنامج "Warehouse" (Excel) بحساب التكلفة تلقائيًا بفضل الصيغ الرياضية.

للقيام بذلك ، يجب تنسيق جميع الأدلة في شكل جدول وإنشاء قائمة منسدلة لعمود "الاسم". لهذا:

• حدد العمود (باستثناء الرأس) ؛
• ابحث عن علامة التبويب "البيانات" ؛
• انقر على أيقونة "فحص البيانات" ؛
• في حقل "نوع البيانات" ابحث عن "قائمة" ؛
• في حقل "المصدر" ، حدد الوظيفة "= INDIRECT (" item! $ A $ 4: $ A $ 8 ")".
• ضع علامة اختيار أمام "تجاهل الخلايا الفارغة" و "قائمة القيم المسموح بها".

إذا تم كل شيء بشكل صحيح ، فعند ملء العمود الأول ، يمكنك ببساطة الاختيار من القائمة. في هذه الحالة ، في العمود "الوحدة. مراجعة. " تظهر القيمة المقابلة.

بالطريقة نفسها ، يتم إنشاء الإكمال التلقائي لأعمدة "الرمز" و "المورد" ، بالإضافة إلى القائمة المنسدلة.

لملء عمود "التكلفة" ، استخدم صيغة الضرب. يجب أن يبدو مثل "= السعر * الكمية".

من الضروري أيضًا إنشاء قائمة منسدلة تسمى "نقاط الحساب" ، والتي ستشير إلى مكان إرسال البضائع المستلمة. يتم ذلك بنفس الطريقة كما في الحالات السابقة.

"قائمة الدوران"

الآن بعد أن انتهيت تقريبًا من إنشاء أداة ملائمة تسمح لشركتك بالاحتفاظ بسجلات المستودعات في Excel مجانًا ، كل ما تبقى هو تعليم برنامجنا كيفية عرض التقرير بشكل صحيح.

للقيام بذلك ، نبدأ العمل مع الجدول المقابل ونضع الأصفار في بداية الفترة الزمنية ، لأننا سنحتفظ فقط بسجلات الجرد. إذا تم تنفيذه في وقت سابق ، فيجب عرض الباقي في هذا العمود. في هذه الحالة ، يجب أخذ وحدات القياس وأسماء البضائع من التسمية.

لتسهيل مراقبة المخزون ، يجب أن يملأ البرنامج المجاني عمودي "الشحنات" و "الاستلام" باستخدام وظيفة SUMIFS.

نحسب البضائع المتبقية في المستودع باستخدام عوامل حسابية.

هكذا حصلنا على برنامج "المستودع". بمرور الوقت ، يمكنك إجراء تعديلات عليه بشكل مستقل من أجل جعل محاسبة البضائع (منتجاتك) مريحة قدر الإمكان.

تعد محاسبة المستودعات في Excel مناسبة لأي مؤسسة تجارية أو صناعية حيث من المهم مراعاة كمية المواد الخام والمواد والمنتجات النهائية. لهذا الغرض ، تحتفظ الشركة بسجلات المستودعات. تقوم الشركات الكبيرة ، كقاعدة عامة ، بشراء حلول جاهزة للمحاسبة الإلكترونية. هناك الكثير من الخيارات اليوم لمختلف مجالات النشاط.

في الشركات الصغيرة ، يتم التحكم في حركة البضائع من تلقاء نفسها. لهذا الغرض ، يمكنك استخدام جداول Excel. وظيفة هذه الأداة كافية تمامًا. دعنا نتعرف على بعض الاحتمالات ونؤلف بشكل مستقل برنامج محاسبة المستودعات الخاص بنا في Excel.

في نهاية المقال ، يمكنك تفكيكها ووصفها هنا.

كيف تحافظ على المخزون في Excel؟

لن يعمل أي حل مخصص لإدارة المستودعات ، سواء تم إنشاؤه ذاتيًا أو شراؤه ، بشكل جيد إلا إذا تم اتباع القواعد الأساسية. إذا أهملت هذه المبادئ في البداية ، فسيصبح العمل أكثر صعوبة لاحقًا.

1. املأ الدلائل بأكبر قدر ممكن من الدقة والتفصيل. إذا كانت هذه عبارة عن تسمية للسلع ، فمن الضروري عدم إدخال الأسماء والكميات فقط. للمحاسبة الصحيحة ، ستحتاج إلى أكواد ومقالات وتواريخ انتهاء الصلاحية (لـ الصناعات الفرديةوالمؤسسات التجارية) ، إلخ.
2. يتم إدخال الأرصدة الافتتاحية من الناحية الكمية والنقدية. من المنطقي إجراء جرد قبل ملء الجداول المناسبة.
3. مراعاة التسلسل الزمني في تسجيل المعاملات. يجب إدخال البيانات الخاصة باستلام المنتجات في المستودع قبل شحن البضائع إلى المشتري.
4. لا تحتقر معلومة اضافية... لرسم ورقة مسار ، يحتاج السائق إلى تاريخ الشحن واسم العميل. للمحاسبة - طريقة الدفع. كل منظمة لها خصائصها الخاصة. عدد من البيانات المدخلة في برنامج محاسبة المستودعات في Excel ستكون مفيدة للتقارير الإحصائية ، الاستحقاق أجورالمتخصصين ، إلخ.

من المستحيل الإجابة بشكل لا لبس فيه على سؤال حول كيفية الاحتفاظ بسجلات الجرد في Excel. من الضروري مراعاة خصوصيات مؤسسة أو مستودع أو سلع معينة. لكن يمكنك استنتاج التوصيات العامة:

1. للتحكم الصحيح في المخزون في Excel ، تحتاج إلى تجميع الكتب المرجعية. يمكنهم أخذ 1-3 أوراق. هذا هو الدليل "الموردون" ، "المشترون" ، "نقاط حساب البضائع". في منظمة صغيرة ، حيث لا يوجد الكثير من المقاولين ، لا توجد حاجة إلى الكتب المرجعية. ليس من الضروري وضع قائمة بنقاط محاسبة البضائع ، إذا كان لدى الشركة مستودع واحد و / أو متجر واحد فقط.
2. مع وجود قائمة ثابتة نسبيًا من المنتجات ، من المنطقي عمل تسمية البضائع في شكل قاعدة بيانات. بعد ذلك ، يجب ملء الاستلام والمصروفات والتقارير بمراجع للعنصر. قد تحتوي ورقة "التسمية" على اسم المنتج ومجموعات المنتجات ورموز المنتج ووحدات القياس وما إلى ذلك.
3. يتم تسجيل استلام البضائع في المستودع في صحيفة "الوارد". التخلص - "المصاريف". الحالة الحالية هي "أرصدة" ("احتياطي").
4. النتائج ، يتم إنشاء التقرير باستخدام أداة PivotTable.

لمنع عناوين كل جدول مراقبة مخزون من الهروب ، فمن المنطقي إصلاحها. يتم ذلك في علامة التبويب "عرض" باستخدام زر "مناطق التجميد".

الآن ، بغض النظر عن عدد السجلات ، سيرى المستخدم عناوين الأعمدة.



جدول بيانات Excel "محاسبة المستودعات"

لنلقِ نظرة على مثال حول كيفية عمل برنامج مراقبة المستودعات في Excel.

صنع "الدلائل".

للحصول على بيانات المورد:

* قد يكون النموذج مختلفًا.

لبيانات العميل:

* يرجى ملاحظة: شريط العنوان مثبت. لذلك ، يمكنك إدخال أكبر قدر تريده من البيانات. ستكون أسماء الأعمدة مرئية.

لتدقيق نقاط إصدار البضائع:

نكرر مرة أخرى: من المنطقي إنشاء مثل هذه الأدلة إذا كانت المؤسسة كبيرة أو متوسطة الحجم.

يمكنك عمل قائمة المنتجات على ورقة منفصلة:

في هذا المثال ، سنستخدم القوائم المنسدلة في الجدول لمراقبة المخزون. لذلك ، نحتاج إلى أدلة ومصطلحات: سنعمل على إنشاء روابط لها.

قم بتسمية نطاق جدول "التسمية": "جدول 1"... للقيام بذلك ، حدد نطاق الجدول وأدخل القيمة المناسبة في حقل الاسم (مقابل سطر الصيغة). تحتاج أيضًا إلى تعيين اسم: "Table2" إلى نطاق جدول "الموردون". سيسمح لك ذلك بالرجوع إلى قيمهم بسهولة.

لإصلاح المعاملات الواردة والصادرة ، نقوم بملء ورقتين منفصلتين.

نصنع قبعة لـ "الرعية":

المرحلة المقبلة - أتمتة ملء الجدول!من الضروري التأكد من أن المستخدم يختار من قائمة جاهزة اسم المنتج أو المورد أو نقطة المحاسبة. يجب عرض رمز البائع ووحدة القياس تلقائيًا. يتم إدخال التاريخ ورقم الفاتورة والكمية والسعر يدويًا. يقوم Excel بحساب التكلفة.

لنبدأ في حل المشكلة. أولاً ، سنقوم بتنسيق جميع الأدلة كجداول. هذا ضروري حتى تتمكن لاحقًا من إضافة وتغيير شيء ما.

أنشئ قائمة منسدلة لعمود "الاسم". حدد العمود (بدون رأس). انتقل إلى علامة التبويب البيانات - أداة التحقق من صحة البيانات.

في حقل "نوع البيانات" ، حدد "قائمة". يظهر حقل إضافي "المصدر" على الفور. للحصول على قيم القائمة المنسدلة من ورقة أخرى ، استخدم الوظيفة: = INDIRECT ("item! $ A $ 4: $ A $ 8").

الآن ، عند ملء العمود الأول من الجدول ، يمكنك تحديد اسم المنتج من القائمة.

تلقائيًا في "الوحدة. مراجعة. " يجب أن تظهر القيمة المقابلة. لنفعل ذلك باستخدام دالة VLOOKUP و UND (ستعمل على منع الخطأ كنتيجة لوظيفة VLOOKUP عند الرجوع إلى خلية فارغة في العمود الأول). معادلة: .

وفقًا لنفس المبدأ ، نقوم بعمل قائمة منسدلة وإكمال تلقائي لأعمدة "المورد" و "الرمز".

نشكل أيضًا قائمة منسدلة لـ "نقاط الحساب" - حيث تم إرسال البضائع المستلمة. لملء عمود "التكلفة" ، نستخدم صيغة الضرب (= السعر * الكمية).

نشكل جدول "استهلاك البضائع".

يتم استخدام القوائم المنسدلة في أعمدة "الاسم" و "نقطة المحاسبة للشحن والتسليم" و "المشتري". يتم ملء الوحدات والتكلفة تلقائيًا باستخدام الصيغ.

نقوم بعمل "ورقة دوران" ("النتائج").

وضعنا الأصفار في بداية الفترة لأن بدأت للتو محاسبة المستودعات. إذا تم إجراؤه مسبقًا ، فسيحتوي هذا العمود على بقايا الطعام. الأسماء ووحدات القياس مأخوذة من نطاق المنتج.

يتم تعبئة عمودي "الإيصال" و "الشحنات" باستخدام الدالة SUMIFS. يتم حساب الباقي باستخدام عوامل حسابية.

تحميل برنامج محاسبة المستودعات ( مثال جاهزتم تجميعها وفقًا للمخطط أعلاه).

لذا فإن البرنامج الذي تم تجميعه بشكل مستقل جاهز.

محاسبة التجزئة هي عمل معقد يتطلب إجراءات متسقة ومدروسة. هنا لا يمكنك الاعتماد على معرفتك ومهاراتك. يمكن أن يكون أي خطأ يستحق أموال طائلة... يواجه العديد من أصحاب المتاجر أنواعًا مختلفة من المشكلات كل عام. تعتمد صعوباتهم دائمًا على نفس الشيء. لماذا يصعب تجاوز هذه العتبة والبدء في التصرف بشكل صحيح؟ لمعرفة كيفية الاحتفاظ بسجلات البضائع في المتجر يدويًا ، تحتاج إلى دراسة هذه المشكلة بالتفصيل وحماية نفسك من الطرق المسدودة المحتملة. بعد كل شيء ، من الأفضل دائمًا إيلاء القليل من الاهتمام لأخطاء الآخرين ، بحيث لا تسمح لاحقًا بأخطاءك.

دعنا ننتقل إلى أحد أهم الأسئلة وإرباكها. غالبًا ما يتم ارتكاب أخطاء جسيمة بسبب سوء الفهم في التسمية. يجب تسليط الضوء على كل منتج وكل مورد في الوثائق بشكل منفصل. لكن العديد من المشغلين ينشئون إقرارات الموردين ، مما يؤدي إلى تكوين العديد من المجلدات بنفس الاسم. إذا كان المتجر نشطًا وينمو بسرعة ، فيجب التفكير في هذه النقطة على الفور. بعد ذلك سيكون من الصعب فهم اتساق البيانات ودقتها.

بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي وجود مجلد غير صحيح إلى تمثيل مجلد واحد فيه أقسام مختلفة... نتيجة لذلك ، لا يمكن لصاحب المتجر الاستلام معلومات ضروريةوتحليل الوضع. لحظة أخرى غير سارة هي الإشكالية في دراسة الفترات الماضية من عمل المتجر. على سبيل المثال ، توقفت عن شراء أحد أنواع البضائع من أحد الموردين ، ثم قد يتم نقله إلى مجلد آخر. سيؤدي أيضًا إلى تعطل النظام بأكمله.

نصيحة مفيدة!

يجدر الاحتفاظ بسجلات البضائع في المتجر فقط وفقًا للتسليم الفعلي للبضائع. يجب تصنيف الدليل. إذا لاحظت وجود مواضع مكررة ، فعليك الانتباه بشكل خاص إلى ذلك وإصلاح المشكلة.

الدليل هو وثيقة مهمة تعكس عمر المتجر بأكمله. يجب أن تكون جميع السجلات دقيقة ومتسقة. ولكن هناك حالات يواجه فيها المتخصصون أيضًا سجلات مكررة. لماذا تظهر التكرارات:

• لا يتم تسجيل الرمز الشريطي بجانب كل منتج ؛
• عدد كبير من البضائع بالوزن ؛
• جاء المنتج بدون رمز شريطي ؛
• كان العنصر القديم مع رمز شريطي جديد.

المشكلة هنا أنه من الصعب العثور عليها سلعة معينة... عندما يبحث عنها الإنسان لفترة طويلة ولا يجدها ، يدخلها مرة أخرى. هكذا يظهر الموقف الثاني الذي لا ينبغي أن يكون. كل هذا يؤدي إلى الفوضى والارتباك في البيانات وتعطيل الحسابات.

نصيحة مفيدة!

عندما يتم العثور على عدد كبير من التكرارات ، فإن الأمر يستحق أخذ الوقت لإصلاح الأخطاء. من الضروري مراجعة الأرشيف وحذف المناصب غير الضرورية وإعادة حساب كل شيء مرة أخرى. طبعا هذا العمل ليس سهلا ولكن بدونه يصعب الاعتماد على نتيجة ايجابية ودخل جيد.

هناك أيضًا نصائح جيدة حول كيفية تجنب هذه الأشياء وتوفير الوقت والجهد:

1. ما عليك سوى إدخال عنصر يدويًا مرة واحدة. ثم ستقوم بضربه خلال السكتة الدماغية.
2. يجب ألا يشارك المشغلون الذين يشاركون في الإدخال اليدوي للبضائع في ضبط الدليل. لا ينبغي السماح لهم بحذف يأخذ. بعد كل شيء ، يمكن لعشرات الأشخاص شغل المدخلات لفترة طويلة. لإجراء التعديلات ، يجدر توظيف محترفين حقيقيين يزيلون الأشياء غير الضرورية فقط وسيكونون قادرين على إيجاد سبب التكرارات.
3. عند تسليم منتج ما ، تحتاج إلى إدخال جميع المعلومات المتعلقة به في شكله الأصلي وعدم تغييره لاحقًا. من الأفضل استخدام بيانات المورد. لديهم دائمًا الكثير من الاختلافات ، لذلك لن يكون هناك أي لبس.

نحن نتحدث عن متاجر الأحذية أو الملابس. هناك ، عملية محاسبة البضائع مبنية على المجموعات. أثناء تشغيل المتجر ، كان يعمل مع العديد من المصنعين الذين يحاولون إرضاء عملائهم بشيء جديد كل موسم.

الزوجي هنا وضع مألوف تمامًا. يبيع المتجر كل عام الملابس للنساء والرجال والأطفال. ستكون أسماء الأقسام هي نفسها. لكن عليك قضاء المزيد من الوقت وتحديد اسم المجموعة لكل منتج. هذا ضروري للحسابات النهائية. إذا لم تهتم بهذا ، فسيكون من الصعب لاحقًا فهم عدد البلوزات التي تم بيعها من مجموعة معينة.

أرصدة سلبية

في أغلب الأحيان ، يكون سبب أوجه القصور السلبية هو نقص تعليم الشخص الذي لا يعرف كيفية الاحتفاظ بسجلات البضائع. إنه لا يسمح لنفسه فقط باستخدام بقايا الطعام ، معتقدًا أن المتجر لا يحقق ربحًا ، ولكنه يتعامل أيضًا مع مستندات المصروفات بلا علم. يؤدي التخلص منها إلى حقيقة أن "الدقائق" تزيد فقط ، على الرغم من أن الوضع في الواقع مختلف تمامًا.

العواقب وخيمة. لا يمكنك معرفة المبلغ الحقيقي للإيرادات أو تعيين الترميز الصحيح للمنتج. لن يعمل الجرد. أيضًا ، لا تزال بعض المنتجات موجودة في القوائم ، لكنها لم تكن موجودة في المتجر لفترة طويلة. سيذهب المشترون إلى الشيء الصحيح ، وبعد ذلك سيصابون بخيبة أمل في غيابه.

نصيحة مفيدة!

يجب حظر الأرصدة السلبية. غالبًا ما تؤدي إلى الفوضى. يجب الاتصال بهم فقط كحل أخير. يجب ألا يكون هناك ثقوب أو فجوات في تشكيلة المتجر.

أحد القواعد الرئيسية ، إذا احتفظت بجميع السجلات يدويًا ، هو الترتيب الصحيح للمستندات. يجب أن يعتمد التسلسل على التسلسل الزمني. إذا تم نقل بضع أوراق على الأقل ، فسوف تسوء جميع التقارير.

الحل الوحيد هنا هو مراجعة جميع المستندات التي عملوا بها وصححواها. لتقليل المشكلات ، يجدر إجراء التحليل قدر الإمكان. بعد مراجعة جميع البيانات والتأكد من صحتها ، تحتاج إلى ملاحظة أنه حتى هذا الوقت تكون جميع المستندات في ترتيب مثالي. إذا حدثت مشكلة ، فلن تحتاج إلى الحفر في كمية كبيرة من المواد.

يستغرق العثور على الأخطاء الكثير من الوقت. إنه يتطلب نهجًا احترافيًا ، حيث لا يمكن للجميع بسهولة فهم جوهر المشكلة ورؤية النقاط الفارغة. لكن نادرًا ما يكون من الممكن إسكات مثل هذه العيوب. الحقيقة هي أنه أثناء إجراء جرد كامل ، لن يعود النظام بأكمله إلى مكانه الأصلي. في النهاية ، سيكون هناك بالتأكيد أوجه قصور. من المهم أن يكون هناك أقل عدد ممكن منهم.

نصيحة مفيدة! من الضروري حظر تصحيح المستندات ، وخاصة المحفوظات ، لجميع العاملين في المتجر. يجب ألا يتمكن سوى عدد قليل من الأشخاص المنخرطين في هذا المجال من الوصول إلى مثل هذه الإجراءات ولن يتسببوا في مشاكل غير ضرورية.

يعد التوظيف جزءًا مهمًا من عمليات المتجر مثله مثل أي شيء آخر. تعتمد سمعة الشركة على صدق كل شخص. اليوم ، من الشائع جدًا الانخراط في الاحتيال باستخدام الرموز الشريطية. يعيد البائعون لصق الرمز باستخدام سلع باهظة الثمنبسعر رخيص. يدفع المشتري الزائدة ، ويتلقى اللصوص الباقي. بالطبع ، يحصل المتجر على أمواله بالكامل ، لكن مثل هذه الأشياء تفسد محاسبة المتجر. وإذا فهم شخص ما مثل هذه المكائد ونشر المعلومات على نطاق واسع ، فسيكون من الصعب التعامل مع رأي المجتمع لاحقًا.

لحماية نفسك من مثل هذه المشاكل ، تحتاج إلى استخدام كاميرات الفيديو. ودعوة متخصصين آخرين للحصر. يحتاج متجر السلع دائمًا إلى موظفين صادقين فقط.

هذا السؤال يقلق كل صاحب متجر. القاعدة الرئيسية هنا دائمًا هي الصدق والجودة والانتباه. دعنا ننتبه إلى النقاط التي ستساعدك على التعلم من أخطاء الآخرين:

1. يجب أن تكون التسمية والرموز الشريطية في مكانها دائمًا. يجب على المتخصصين فقط تغيير وتصحيح شيء ما. لا يمكنك حذف المجلدات المكررة بنفسك.
2. لا أرصدة سلبية. يجب إيقاف تشغيلها ، لأنها غالبًا ما تؤدي إلى عواقب سلبية للغاية.
3. يجب اتباع التسلسل الزمني للوثائق من قبل جميع الموظفين المسؤولين عنها.
4. يجب إجراء عمليات التدقيق قدر الإمكان ، بمشاركة متخصصين في هذا المجال.
5. الدراسة المستمرة للنظام المحاسبي ، والبحث عن معلومات جديدة حول هذا الموضوع ، وتنمية مهاراتهم وقدراتهم.