تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات. أخطاء جسيمة. العامل البشري ، نقص الدعم القيادي. ما هي الوظائف التي يجب أن يوفرها نظام تخطيط الموارد؟

في المقال الأخير ، تحدثت عن ماهية نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، وكذلك عن الوقت الذي سيحقق فيه تطبيق نظام البرنامج هذا فوائد حقيقية ، وما الذي يجب البحث عنه عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). الآن أريد أن أتحدث عن كيفية الحصول على فوائد عملية من نظام تخطيط موارد المؤسسات. ولهذا ، يجب تنفيذ منتج البرنامج.

لقد كتبت بالفعل عن تنفيذ منتجات البرامج في سلسلة المقالات "تنفيذ منتج البرنامج. ملامح عمل مستشار الأعمال ". ويمكن أيضًا تطبيق العديد من أفضل الممارسات في هذه السلسلة من المقالات على تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات. ولكن مع ذلك ، فإن هذا النظام مخصص للشركات المتوسطة والكبيرة ، وبالتالي فإن تنفيذه له ميزات معينة من بين تلك التي لم أفصح عنها في المقالات السابقة المخصصة بشكل أساسي للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. ميزة أخرى مهمة لتخطيط موارد المؤسسات هي نظام معقد متعدد الوظائف بوظائف واسعة جدًا ، ويجب أيضًا مراعاة هذه الحقيقة عند التنفيذ.

السؤال الأهم الذي يطرح نفسه عشية إدخال أي نظام برمجي هو "من أين نبدأ"؟ إذا كنت تعرف كيف وأين تبدأ التنفيذ ، وبدأت في العمل بشكل صحيح ، فعلى الأرجح ، ستستمر العملية دون تعقيدات وتعديلات وتعارضات غير ضرورية. وستلبي النتيجة توقعات العمل.

سأحاول أيضًا التحدث عن كيفية تنفيذ مشروع لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات من الداخل والخارج في المقالات التالية. والآن أريد أن أتحدث عن أهم شيء - بداية التنفيذ.

مناهج مختلفة للتنفيذ

هناك العديد من الأساليب لتنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التي رأيتها في أداء شخص آخر و / أو قمت بتطبيقها عمليًا. كل واحد منهم له إيجابياته وسلبياته ، وبعض "المزالق" والمزايا.

من حيث المبدأ ، جميع مناهج تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ذات صلة أيضًا بأي أنظمة معقدة ، على سبيل المثال ، 1C SCP ، 1C ERP ، SAP Bussines ONE ، ODOO ، إلخ. دعنا نتحدث عنها بالتفصيل.

إعداد المواصفات الفنية

نظام تخطيط موارد المؤسسات هو منتج تكنولوجي للغاية. لذلك ، غالبًا ما يميل كل من المطورين ورجال الأعمال إلى التخطيط للتنفيذ إلى أقصى حد حتى قبل بدء العمل. يبدو أن كل شيء منطقي. مع هذا النهج ، من المفترض أن يكون نظام البرنامج التكنولوجي خوارزميًا إلى أقصى حد. ويمكن ويجب أن يتم التعامل مع عملية التنفيذ من وجهة نظر الخوارزميات والنموذج الرياضي.

كيف يتم تنفيذه:

1. يتم إنشاء مهمة فنية ضخمة ، يتم فيها التفكير في جميع العمليات ، بما في ذلك أصغرها ووصفها إلى أقصى حد.
2. يتم إنشاء جدول عمل للاختصاصات.

قد يستغرق الأمر شهورًا لإعداد مثل هذه المهمة الفنية. لقد رأيت شخصياً أحد المتخصصين يضع اختصاصات لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات لمدة ستة أشهر. خلال هذه الفترة ، كان يزور الكائن بانتظام ، ويتعمق في جميع الفروق الدقيقة ويقدمها في المستند.

يفيد هذا النهج المطورين في المقام الأول:

• وثيقة الشروط المرجعية ستكون باهظة الثمن. يتم إنجاز الكثير من العمل ، ويستغرق وقتًا طويلاً. ويوافق العملاء عادة على السعر المرتفع للاختصاصات دون أي أسئلة.
• يتلقى المطورون تعليمات مفصلة على أساس العمل الذي يمكن تنفيذه. وفي حالة القرارات غير الناجحة ، المتوفرة في المعارف التقليدية الموقعة ، سيتم دفع التعديلات بشكل منفصل.

عيب هذا النهج هو حجمه وتعقيده. من المستحيل إنشاء اختصاصات شاملة ، والتي ستشمل جميع الوحدات والوثائق وجميع الفروق الدقيقة في العمل المستقبلي. النظام متعدد الوظائف ، وأي تغييرات في وحدة واحدة قد تستلزم الحاجة إلى إجراء تغييرات في وحدة أخرى.

وبالمثل ، مع وجود أخطاء في إعداد المواصفات الفنية: أي قرارات خاطئة في وحدة واحدة يمكن أن تؤدي إلى العديد من التغييرات في وحدات أخرى. على سبيل المثال ، قد يُساء فهم بعض العمليات التجارية ، وبعد ذلك سيتضح أثناء التنفيذ أن بعض الوثائق والكتب المرجعية ليست مطلوبة ، ولكن هناك حاجة إلى مستندات مختلفة تمامًا. الكثير من المعلومات ، والتعقيد الكبير للنظام - ونتيجة لذلك ، تبين أنه من المستحيل وضع جميع الفروق الدقيقة في البداية وتوقع جميع الأخطاء المحتملة.

في ممارستي ، كانت هناك حالة عندما أتيت إلى مؤسسة لمناقشة تقديم منتج برمجي جديد (كنت مدير مشروع) ، وأخبرني ممثلو الأعمال بنص عادي: "كفى معنا المواصفات الفنية. لدينا بالفعل هذه الوثائق - أكثر من اللازم ". في الواقع ، عرضوا مجلدات ضخمة تحتوي على مستندات ، لم يتم تنفيذ الحلول منها مطلقًا.

التنفيذ "الجزئي"

في هذه الحالة ، يتم عمل قائمة بأهم مجالات العمل والوحدات النمطية للعمل معهم. على أساسها ، يتم وضع خطة تنفيذ معينة ، والتي هي أساس بدء العمل.

في هذه الحالة ، تتوفر الاختصاصات أيضًا. بالإضافة إلى الجدول الزمني لمتغير العمل ، حيث يتم اتخاذ مهمة فنية ضخمة كأساس. لكن المهمة الفنية هنا ليست شاملة ، فمن الممكن أن تقوم بإعداد المهام الفنية الخاصة بك لمراحل مختلفة من العمل. هؤلاء. الوثيقة الرئيسية في هذه الحالة هي خطة تنفيذ العمل.

فمثلا:

كمرحلة أولى من التنفيذ ، حدد قسم التمويل وحركة البضائع. مجال العمل هذا مهم جدًا لأي شركة. نحن نفهم خصوصيات الحركات المالية في المنظمة ، ندرس تخزين البضائع وبيعها. بناءً على ذلك ، نضع المواصفات الفنية للأتمتة في تخطيط موارد المؤسسات في المنطقة المحددة. ونحن نقدم الوظائف اللازمة لهذا الموقع.

في المرحلة التالية ، نختار اتجاهًا آخر ، على سبيل المثال ، الإنتاج. ونعمل أيضًا في هذا المجال ، بالإضافة إلى أننا نأخذ في الاعتبار العمل المنجز (والتحسينات الممكنة) في الوحدات الجاهزة المتعلقة بالتمويل والمنتجات.

الميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي الواقعية. من الصعب للغاية تغطية كل شيء دفعة واحدة. التنفيذ على مراحل أسهل بكثير ، وعادة ما يتم ارتكاب أخطاء أقل. ونتائج العمل واضحة بالفعل في عملية التنفيذ. أنا نفسي في أغلب الأحيان أختار هذا النهج.

السلبيات - زيادة في الشروط يمكن للعميل اعتبارها بمثابة تأخير. مع التنفيذ الجزئي ، يمكن تأخير توقيت العمل لأسباب موضوعية ولأسباب مختلفة تتعلق بالتمويل والعوامل البشرية وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، إذا أراد قائد الأعمال الحصول على كل شيء دفعة واحدة ، فقد لا يكون راضيًا أيضًا عن نقص البيانات الدقيقة حول التنفيذ (متى سيتم الانتهاء منه ، وما هو المبلغ المحدد ، وما إلى ذلك).

طريقة التشغيل هذه متحفظة للغاية وغالبًا ما تستغرق وقتًا أطول من خيارات التنفيذ الأخرى. لذلك ، إذا تم حساب جميع الشروط والمبالغ مسبقًا خلال النهج الأول (إعداد المهمة الفنية) ، قبل بدء العمل ، فإن جميع الأرقام الأولية هنا تقريبية. يتم وضع الشروط المرجعية للمراحل المختلفة أثناء عملية التنفيذ.

أيضًا ، بالطريقة الأولى ، يمكن تنفيذ العمل على أتمتة عمل الأقسام المختلفة بالتوازي. سيرى العميل الأتمتة والمحاسبة والمبيعات والمستودعات والإنتاج. هنا ، يتم تنفيذ العمل مرحلة تلو الأخرى. وترتبط الأقسام أيضًا بـ ERP بدورها.

نهج رشيق

في هذه الحالة ، تبدأ أعمال التنفيذ على الفور دون أي مرحلة تحضيرية. يبدو أن هذا غير مقبول ، أنظمة تخطيط موارد المؤسسات معقدة للغاية بحيث لا يمكن تنفيذها دون دراسة تفاصيل العمل أولاً وإعداد الوثائق. ومع ذلك ، من الناحية العملية ، رأيت عملاً مماثلاً.

يعمل بعض المطورين ، حتى في حالة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، على مبدأ "لنبدأ ثم سنكتشف ذلك." وفقًا لهذا النهج ، يتم إنشاء خطة تنفيذ عامة أولية ، والتي تنقسم إلى أجزاء صغيرة حسب الضرورة.

في أغلب الأحيان ، يمارس بائعو منتجات البرمجيات "المعبأة" طريقة العمل هذه. والسبب أنهم يتلقون ربحًا من بيع "الصندوق" بأي حال من الأحوال ، والتنفيذ بالنسبة لهم ليس سوى خدمة مصاحبة.

الميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي أن أعمال التنفيذ تبدأ فور اتخاذ القرار. بدون تحضير طويل. هذا ما يجذب رجال الأعمال. على سبيل المثال ، تم اتخاذ قرار - سنعمل على أتمتة قسم المبيعات - وبدأنا العمل على الفور. قررت - من الضروري نقل بقايا الطعام - يتم نقلها على الفور.

من حيث المبدأ ، فإن التنفيذ الناجح بناءً على هذا المبدأ ممكن أيضًا. لكنها صعبة للغاية وسيتطلب النجاح مستوى عاليًا جدًا من الاحتراف لدى المدير ، بالإضافة إلى خبرة كبيرة في تنفيذ مثل هذه المشاريع. ومع ذلك ، من المرجح أن يختار المحترفون مسارات أخرى. ببساطة لأنها تسمح لك بتقليل عدد الأخطاء والتداخلات ، من تأثير العامل البشري. نتيجة لذلك ، تتيح لك خيارات العمل على المواصفات الفنية أو التنفيذ في الأجزاء الحصول على النتيجة المرجوة مع عدد أقل من التداخلات والتعديلات.

سلبيات - نقص التخطيط للتنفيذ المعقد. هنا ، تظهر المشكلات تقريبًا لنفس الأسباب عند وضع مواصفات فنية شاملة: تخطيط موارد المؤسسات هو منتج برمجي معقد ، ويمكن أن تؤثر الأخطاء في تنفيذ وحدة واحدة على تشغيل وحدة أخرى. ولكن إذا ظهرت مثل هذه المشاكل في الحالة الأولى بسبب محاولة التنبؤ كثيرًا مقدمًا ، فعندئذ هنا - بسبب نقص التخطيط. هؤلاء. أثناء التنفيذ ، يقوم المتخصصون بحل المشكلات الفورية دون التفكير في أنهم سيحتاجون في المرحلة التالية إلى بيانات ووثائق من الوحدة الحالية لتنظيم عمل قسم آخر.

عيب آخر - مع هذا النهج ، فإن مشاركة موظفي الشركة في عملية التنفيذ أقل بكثير من أي مما سبق. يؤثر هذا سلبًا على التزام الموظف بالمشاركة في الاختبار والانتقال إلى نظام جديدوأيضًا يثير التخريب في استخدام الأدوات الجديدة.

"شيئًا فشيئًا ، ولكن مرة واحدة"

أنا شخصياً أسمي نهجًا آخر لتطبيق تخطيط موارد المؤسسات "شيئًا فشيئًا ، ولكن دفعة واحدة". قد يكون هذا الخيار حلاً ناجحًا ومناسبًا أيضًا. لقد استخدمته شخصيًا أكثر من مرة. وإذا أخذوا ، من خلال التنفيذ الجزئي ، وحدة أو وحدتين ، وقاموا بتخصيصها بالكامل ، وعندها فقط بدأوا العمل على وحدات أخرى ، ثم في هذه الحالة يتم تنفيذ العمل أيضًا بشكل تدريجي ، فلا يوجد مثل هذا القيد الواضح - فقط هذه الوحدة ولا غيرها.

مع هذا النهج ، فإن الخطوة الأولى هي أيضًا وضع خطة مشروع. في هذا الصدد ، فإن المراحل الرئيسية ليست وحدات (واحدة ، ثم أخرى ، وما إلى ذلك) ، ولكن بعض أنواع العمل التي يمكن أن تؤثر على جميع الوحدات في نفس الوقت أو بشكل انتقائي على بعضها. في نفس الوقت ، يتم تحديد المصطلحات التقريبية والتكلفة لكل مرحلة.

في الحالة العامة ، تبدو هذه الخطة كما يلي:

1. تطوير المواصفات الفنية.
2. تنفيذ الأعمال وفق الاختصاصات .. يمكن تفصيل هذا البند ثم تقسيم أداء العمل إلى عدة مراحل.
3. اختبار النظام.
4. التكليف.
5. تمرين.
6. إنجاز (تسليم) المشروع.

يتم وضع خطة مماثلة بشكل منفصل لكل وحدة ، مما يجعل من الممكن تحديد أكبر قدر ممكن للعميل تكلفة كل مرحلة من مراحل العمل ، وكذلك تحديد المصطلحات الممكنة بدقة أكبر. في الوقت نفسه ، من الضروري التفاوض مع العميل بشأن إمكانية تغيير بعض أنواع العمل المخطط له من قبل الآخرين في عملية التنفيذ ، إذا لزم الأمر.

هذه الطريقة أكثر ملاءمة وواقعية من إعداد مهمة فنية ، لأن المواصفات الفنية العامة للمشروع بأكمله ستتطلب 2-3 أشهر من العمل أو أكثر ، والوثيقة الضخمة الناتجة مع جميع التفاصيل ستكون صعبة للغاية بالنسبة لـ العميل للدراسة.

هنا يرى العميل خطة تحتوي على شروط ومبالغ لكل مرحلة. ويتم إنشاء الاختصاصات لكل مرحلة من مراحل العمل بشكل منفصل ، فهي صغيرة ولا تتطلب استثمارًا كبيرًا للوقت. يُنصح أيضًا بتسمية كل وثيقة بطريقة مفهومة. على سبيل المثال ، "المحاسبة والمالية" أو "المبيعات".

إيجابيات هذا النهج:

• يرى العميل على الفور المشروع بأكمله. بأدق توقيت وتكلفة ، قدر الإمكان قبل بدء التنفيذ.
• يحدد المقاول بوضوح الميزانية لكل مرحلة ويصدر فاتورة للدفع. في الوقت نفسه ، لا يثير مبلغ الفاتورة أي أسئلة ، مما يسمح لك بالعمل بشكل منتج دون تشتيت انتباهك عن طريق تبرير الفاتورة أو حساب عدد الساعات التي قضاها في الواقع.

سلبيات النهج:

• يجب على العميل اختيار المقاول بعناية شديدة حتى يفهم مدير المشروع في المستوى المناسب ميزات تنفيذ كل وحدة. خلاف ذلك ، لن تكون الحسابات في الخطة دقيقة بما فيه الكفاية. يمكن أن تزيد الميزانية فجأة ، ويمكن تمديد الإطار الزمني ، أي ستضيع المزايا الرئيسية للنهج.
• سيحتاج المقاول إلى عدد كبير من الموظفين المؤهلين تأهيلا عاليا للوفاء بالمواعيد النهائية والتعامل مع وحدات مختلفة بالتوازي. هؤلاء. لن يتمكن فريق صغير من تنفيذ هذا النهج.

ميزة تخطيط مهمة:عند حساب الميزانية ، بغض النظر عن خبرتك ودقة التقدير ، يجب أن "تضع" مبلغًا إضافيًا في حالة حدوث مواقف غير متوقعة. الحجم الأمثلمثل هذا المبلغ - 30٪ من تكلفة العمل المخطط له. يمكن أن يسمى هذا الانحراف المخطط المتفق عليه لتكلفة المشروع. قد تكون هذه الأدوات مطلوبة عند ظهور بعض الصعوبات - تنظيم تبادل البيانات مع برنامج لا يدعم واجهة برمجة التطبيقات الحالية ، ومراجعة الدلائل الأساسية ، والصعوبات في نقل البيانات ، وتنفيذ الوظائف اللازمة للتشغيل ، والتي ، لسبب أو لآخر ، يمكن لا يكون متوقعا مسبقا ، وما إلى ذلك. د.

تؤخذ هذه النسبة البالغة 30٪ في الاعتبار في الميزانية ، ولكن يتم دفعها إلى المؤدي فقط إذا لزم الأمر. إذا تمكنت أثناء تنفيذ المشروع من تلبية أرقام الميزانية الأساسية دون "احتياطي" ، فهذا رائع! سيكون العميل ممتنًا ، وسيعني العميل الراضي كل من الطلبات الجديدة وأفضل إعلان شفهي (توصيات للأصدقاء والمعارف).

ومع ذلك ، إذا كان من الضروري استخدام الاحتياطي ، فمن المهم للغاية تبرير العمل المطلوب من هذا المال بشكل صحيح وواضح. من الضروري تضمين هذا المبلغ في الميزانية حتى لا تظهر المواقف غير السارة عند زيادة الميزانية ، ولا يكون لدى العميل مثل هذا البند من النفقات.

ما هي الوحدات التي يجب أن أبدأ بها؟

غالبًا ما يثير عدد الوحدات التي يمكن أن تقدمها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أسئلة ، من أين تبدأ ، لأن هناك الكثير من الفرص ، كما يقولون ، "العيون واسعة". أوصي بالبدء بالمجالات الأكثر أهمية للشركة والوحدات ذات الصلة:

1. التمويل والتسويات. (لا تخلط بينه وبين الميزنة - يمكن ويجب تنفيذ هذه الوحدة لاحقًا ، فهي تتعلق بالتخطيط وليس بالعمل الهام الحالي).
2. حركة المخزون (المخزون): التخزين ، البيع ، الاستلام. من المهم جدًا تسجيل البضائع والمواد بشكل صحيح ، قبل نقل المخلفات ، يتم عادةً إجراء الجرد ، ثم يتم نقل البقايا ، وبعد ذلك يتم تنفيذ العمل فقط في النظام الجديد.
3. محاسبة. تنفيذ وحدة المحاسبة أو تنظيم تبادل البيانات مع نظام المحاسبة. الدولة لا تغفر شيئاً ، وأي انتهاك مهما كان وجود النية يعاقب عليه. لذلك ، تعد المحاسبة والمحاسبة الضريبية أيضًا نظامًا مهمًا لعمل أي شركة.

أسمع أحيانًا اعتراضات على أن الشركة قد يكون لها فروق دقيقة خاصة بها ، على سبيل المثال ، فيما يتعلق بارتفاع معدل دوران الموظفين ، فإن الموارد البشرية هي الأكثر أهمية. في الواقع ، على الأرجح ، هناك نوع من أتمتة عمل الموارد البشرية في الشركة في وقت بدء تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات. وبغض النظر عن مدى أهمية عمل هذا القسم للأعمال ، سيكون من الممكن لبعض الوقت إدارة الموظفين في النظام الحالي. وإذا تم الكشف عن أخطاء معينة في العملية ، فسيكون ذلك ناقصًا ، ولكنه ليس الأكثر أهمية لوجود الشركة.

أيضًا ، سيتمكن قسم المشروع أو التسويق من العمل كالمعتاد لبعض الوقت والاحتفاظ بالسجلات بشكل مستقل في النظام الذي استخدموه من قبل.

في الوقت نفسه ، المحاسبة الصارمة والرقابة على حركة القيم الأساسية (المالية والمادية) ، وكذلك عدم وجود أخطاء في المحاسبة والمحاسبة الضريبية - هذه هي "الركائز" التي بدونها لا يمكن لأي شركة أن توجد.

آمل أن تكون المواد المتعلقة بمكان بدء تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ، وطرق العمل التي يتم ممارستها مع هذا النظام ، مفيدة لك. في المنشورات التالية ، سأتحدث عن تجربتي الشخصية في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، وسأشارك المعلومات حول الأخطاء التي من الأفضل تجنبها ، بالإضافة إلى ما تحتاج إلى الانتباه إليه أثناء عملية التنفيذ وأفضل طريقة لتنظيم هذا العمل حتى يتسنى الانتقال لتخطيط موارد المؤسسات فعال قدر الإمكان.

العلامات: إضافة العلامات

يعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) طريقة فعالة لممارسة الأعمال التجارية التي تساعد على إدارة عملية العمل ككل ، وتخطيط أنشطة عناصر الأعمال الفردية للمؤسسة ، وتحسين تشغيل جميع مرافق الإنتاج.

سوف تتعلم:

• ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات ومتى يكون مطلوبًا.
• ما هي مزايا وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسات.
• ما هي وظائف نظام تخطيط موارد المؤسسات في المؤسسة.
• كيفية اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات.
• كيفية تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل صحيح في المؤسسة.
• ما هو التدريب المطلوب للموظفين الذين سيعملون مع نظام تخطيط موارد المؤسسات.
• ما الذي يحدد تكلفة نظام تخطيط موارد المؤسسات.

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات ومتى يكون مطلوبًا

لفهم معنى نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل أفضل ، لا يكفي مجرد معرفة فك تشفير هذه الحروف (تخطيط موارد المؤسسات) والترجمة هذا التعريففي اللغة الروسية (تخطيط موارد المؤسسة) ، من الأفضل دراسة تاريخ أصلها.

في نهاية القرن العشرين ، كان حجم أتمتة عمليات الأعمال: انتشرت أجهزة الكمبيوتر بسرعة ، وتم تطوير برامج مالية ومحاسبية ، وإدارة المستندات الإلكترونية ، والتحقق من عمل الآلات والمعدات.

لم يكن الاختلاف في مبادئ ممارسة الأعمال التجارية فقط في تحويل المعلومات إلى شكل رقمي ، ولكن أيضًا في ظهور طرق جديدة لتحليل البيانات وتبادلها ، والجمع بين أنواع مختلفة من المعلومات في البداية. كانت نتيجة ذلك فرصة لرؤية جميع أعمال المؤسسة ككل وتحليل أداء مجالاتها الفردية (عمل الإنتاج الرئيسي ، المستودع ، المحاسبة). جعلت المعلومات التي تم الحصول عليها من الممكن توزيع استخدام القدرات الإنتاجية و اتخاذ القرارات الصحيحة.

كانت هذه هي الطريقة في ممارسة الأعمال التي كانت تسمى تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، وتم تعريف البرنامج المستخدم لهذا الغرض على أنه نظام EPR.

وبالتالي ، فإن جميع البرامج المصممة للمحاسبة وإدارة شؤون الموظفين وما إلى ذلك هي أجزاء من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، بينما يشير CRM (نظام إدارة علاقات العملاء) أيضًا إلى تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ويُترجم على أنه "نظام إدارة علاقات العملاء".

حاليًا ، غالبًا ما يتم استخدام جميع المكونات المذكورة أعلاه للتكوين الأساسي لنظام تخطيط موارد المؤسسات كبرامج منفصلة. على سبيل المثال ، في المؤسسة ، يمكن أتمتة المحاسبة فقط ، بينما يتم تخزين جميع المعلومات الأخرى في برامج مختلفة من حزمة MS Office القياسية.

لا يوجد أي معنى للجدل حول ما إذا كان CRM والمحاسبة الإلكترونية ينتميان إلى مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات ، ومع ذلك ، من الواضح أنه بمرور الوقت ، سيزداد مستوى أتمتة سير عمل الأعمال فقط جنبًا إلى جنب مع عدد تراخيص البرامج المباعة ، مثل بالإضافة إلى حجم خدمات البرمجيات ، التثبيت والمزيد من الصيانة.

في الحالة التي بدأت فيها المؤسسة نشاطها مؤخرًا ، ليست هناك حاجة لأتمتة عمليات العمل العميقة. يمكنك تحضير المستندات في تطبيقات الكمبيوتر القياسية وتحديدها معلومات ضروريةسيكون المدير قادرًا على الاستعانة بشخص من الموظفين. ومع ذلك ، إلى جانب توسع الأعمال التجارية بأكملها ، يزداد عدد العمليات والوثائق والموظفين ، مما يستلزم الحاجة إلى تخزين وتحليل جميع المعلومات في شكل إلكتروني.

إذا كانت الشركة ككل لا تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فعندئذٍ ، كقاعدة عامة ، يتم تخزين جميع المعلومات بطريقة غير منظمة ، مما يجعل من الصعب العثور عليها. في بعض الأحيان ، توجد حالات يتم فيها إنشاء عمل نظام تخطيط موارد المؤسسات في قسم معين فقط.

ما هي وظائف نظام تخطيط موارد المؤسسات في المؤسسة

تعتمد الوظيفة التي يمكن من خلالها استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على نطاق واتجاه شركة معينة ، وتفاصيل عملها ، ولكن بشكل عام يجب أن تستهدف إدارة الأعمال العامة. الوظيفة القياسية هي كما يلي:

1. الإنتاج

• وضع المواصفات للسلع المصنعة أو الخدمات المقدمة لحساب حجم المواد الاستهلاكية المطلوبة وساعات عمل الموظفين ؛
• رسم الخطط وإدارة عمل الشركة بمقاييس مختلفة: من معدات إنتاج محددة إلى أقسام كاملة.

2. التمويل

• وضع خطط لاستخدام الموارد المالية للمنظمة وتتبع النتائج ؛
• المحاسبة الجارية ، والمحاسبة عن الضرائب والمدفوعات الأخرى للميزانية والأموال من خارج الميزانية ، القوائم الماليةوالتحكم.
• العمل بأصول الشركة، والتي تشمل النقد في الحسابات المصرفية والأوراق المالية والأصول الثابتة (على سبيل المثال ، العقارات).

3. اللوجستيات

• توريد المواد وإدارة الإرسال المنتجات النهائية: الاحتفاظ بقاعدة بيانات للعقود والمقاولين ، ووضع الخطط والتقارير عن البضائع الموجودة في المخازن ، وما إلى ذلك ؛
• إعداد البيانات عن كل ما يلزم مستهلكاتمن أجل الامتثال لمعايير الإنتاج المحسوبة مسبقًا.

4. الأفراد

• سجلات الموظفين و حفظ الجداول الزمنية، وضع جدول التوظيفوإعداد كشوف المرتبات؛
• البحث عن الموظفين وتسجيلهم ؛
• إعداد خطط القوى العاملة.

• وضع خطط لبيع المنتجات ؛
• إعداد وتنفيذ الحملات الإعلانية والاتصالات التسويقية ؛
• حساب أسعار المنتجات المصنعة وتطوير برامج الخصم والمبيعات وما إلى ذلك.

6. المشاريع. الإبلاغ

• التواجد في عدد كبير من نماذج التقارير القياسية لجميع مجالات أنشطة المنظمة ، فضلاً عن القدرة على إنشاء تقارير إضافية ؛
• تحقق و تحليل الأداءالمؤسسات.
• وضع سياسة عامة لعمل المنظمة ، بما في ذلك تحديد المواعيد النهائية لكل مهمة من المهام المحددة ، وحساب الموارد اللازمة لهذا الغرض (المال ، والمواد ، والعاملين).

نظام تخطيط موارد المؤسسات في المؤسسة: 4 مراحل للتنفيذ

يمكن أن يستغرق التنفيذ الكامل لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في مؤسسة ما من أسبوعين إلى عدة سنوات (اعتمادًا على حجم وحجم أنشطة الشركة). في الوقت نفسه ، يمكن لكل من متخصصي تكنولوجيا المعلومات في الشركة وموظفي الشركة المطورة تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

يمكن تقسيم تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى المراحل التالية:

المرحلة 1. التنظيم الأساسي

المرحلة التي يتم فيها تحديد المهام ، يتم تحديد الأهداف ، وبعد ذلك يتم تحديد الأهداف الفنية خطة المشروع.

المرحلة الثانية: تطوير المشروع

علاوة على ذلك ، تتم دراسة عمل المؤسسة: خطط التطوير ، عمليات الإنتاج. هذه المعلومات هي الأساس لاختيار هيكل نظام تخطيط موارد المؤسسات ، وكذلك لإجراء تعديلات على الخطة الفنية (إذا لزم الأمر).

المرحلة 3. تنفيذ المشروع

سيعتمد الإجراء الخاص بتنفيذ العمليات التجارية في المؤسسة على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المثبت ، لذلك ، في هذه المرحلة ، من الضروري نقل البيانات من أنظمة المحاسبة التي تم استخدامها سابقًا إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات ، لتوحيدها مع كل آخر. في الحالة التي يتضح فيها أن وحدات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ليست كافية لمؤسسة معينة ، في هذه المرحلة ، يمكن مراجعتها. في نهاية التثبيت ، يتم إبلاغ المبادئ الأساسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات إلى موظفي المنظمة ويتم إجراء الاختبارات التجريبية.

المرحلة 4. التكليف

على ال المرحلة الأخيرةيمكنك العثور على المشاكل التي تظهر أثناء تشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإصلاحها.

ما هي الطرق المستخدمة لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات

يمكن استخدام الطرق التالية لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات:

1. التنفيذ المرحلي ، عندما يتم إدخال نظام تخطيط موارد المؤسسات في بعض العمليات المترابطة واحدة تلو الأخرى ، مما يقلل مخاطر المشاكل.
2. "Big Bang" - تم تثبيت النظام بأكمله مرة واحدة. يمكن استخدام هذا النهج في منظمة صغيرة مع عمليات تصنيع بسيطة. في الوقت نفسه ، ينبغي إيلاء اهتمام خاص لمرحلة الاختبار من أجل تحديد جميع الأخطاء المحتملة في تشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات.
3. النشر هو تثبيت جزئي للبرنامج مع التوزيع اللاحق لهياكل المؤسسة الأخرى. في موقع منفصل ، يمكن تطبيق طريقة النشر على مراحل وفي وقت واحد ، نظرًا لأن مخاطر التنفيذ غير الناجح صغيرة بشكل عام.

يجب أن يتم اختيار طريقة تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لكل مؤسسة بعناية فائقة ، من خلال تحليل التكاليف المحتملة ، بالإضافة إلى مراعاة خبرة الشركات الأخرى.

من يعلم الموظفين ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات

يعد شرح أساسيات العمل بنظام ERP من أصعب مراحل تنفيذه. يمكن لممارسة الأعمال التجارية باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تغيير العمليات التجارية في المؤسسة ، مما يستلزم الحاجة إلى تنفيذها على قدم المساواة مع مسؤوليات العملأيضًا الوظيفة المرتبطة باستخدام هذا حزمة البرامج... وبالتالي ، فإن النقطة الرئيسية لإدارة الشركة هي إعداد الموظفين ذهنياً للعمل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات.

عند تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، قد تنشأ المشكلة بسبب عدم رغبة الموظفين العاديين في تعلم كيفية العمل معه ، لأن مثل هذه الأتمتة تجعل عمل فريق الإدارة أسهل. في هذه الحالة ، الحل هو نقل هؤلاء العمال إلى وظائف أخرى. يفكر معظم الموظفين ، كقاعدة عامة ، في المستقبل ويفهمون الحاجة إلى التدريب من أجل استخدام المعرفة المكتسبة في عملهم.

حول جودة ملف التعلمستعتمد فعالية استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات. يجب أن يكون لدى الموظفين فهم جيد لأساسيات عملها وأن يكون لديهم الدافع المناسب ، لأنه إذا لم يفهم الموظفون ما هي الأغراض التي تستخدم بها مثل هذه الابتكارات ، فلن تكون نتائج تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ملحوظة. وبالتالي ، يجب أن يفهم الموظفون أن استخدام مجموعة البرامج هذه يمكن أن يكون رافعة مهمة لتحسين كفاءة المؤسسة بأكملها.

يجب أن تبدأ في تدريب موظفيك على أساسيات العمل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات مسبقًا. يمكنك إجراء عملية داخلية حملة إعلانية، قم بإعداد المعلومات المتاحة حول الأهداف التي سيتم تحقيقها بعد بدء استخدام حزمة البرامج هذه. في وثيقة تم تطويرها خصيصًا - "استراتيجيات تدريب الموظفين" - يتم تحديد هذه المهمة أولاً. في هذا المستند ، يتم تقسيم جميع موظفي المؤسسة إلى مجموعات اعتمادًا على حجم أنشطة التدريب المطلوبة ، ويتم سرد جميع خطوات التدريب الأخرى.

كقاعدة عامة ، يتم تخصيص عدة مجموعات ، يتم تقسيم جميع الموظفين إليها. على سبيل المثال ، يمكن تمييز مجموعة منفصلة إدارة الشركةوالمدراء المتوسطون الذين سيديرون مباشرة عمل المؤسسة ويتخذون القرارات اللازمة. مجموعة أخرى هي جزء من المستخدمين الذين يؤدون الوظيفة الرئيسية في العمل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات ، دون الخوض في تفاصيل العمليات التجارية ، ولكن لديهم معرفة متعمقة بتشغيل مجمع البرامج. والمجموعة الثالثة هي الجزء الرئيسي من الموظفين الذين سيدخلون البيانات الأولية في البرنامج.

يجب تدريب أول مجموعتين من قبل موظفي المنظمة التي طورت نظام تخطيط موارد المؤسسات ، بينما يمكن للجزء الأكبر من الموظفين من المجموعة الثالثة تعلم أساسيات البرنامج عن بعد أو من خلال أولئك الذين تلقوا بالفعل المعرفة اللازمةزملاء العمل.

يمكن إجراء التدريب في كل من مراكز التدريبوكالات استشارية ، ومباشرة في المؤسسة. في بعض الحالات ، يحدد مطورو نظام تخطيط موارد المؤسسات شرط أساسيالحصول على الشهادة المقابلة من موظفي المجموعة الثانية.

تدخل الوكالات الاستشارية في اتفاقيات مع كبار البائعين مثل SAP و Microsoft و Oracle و Sun و Cisco ، مما يمنحهم الحق في تدريب البرنامج وإصدار المستندات الداعمة عند الانتهاء من التدريب. يمكن العثور على معلومات حول هذا على المواقع الرسمية لهذه الشركات. المطورون المحليون - Parus و Galaktika - لديهم مراكز تدريب خاصة بهم.

نظام تخطيط موارد المؤسسات: مثال على التنفيذ الناجح

إحدى الشركات العاملة في إنتاج وبيع معدات التبريد - شركة Howe(الولايات المتحدة الأمريكية) - من أجل إجراء الأعمال بكفاءة أكبر ، قررت تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أساس الجيل الثاني من الهندسة الموجهة نحو الخدمة (SOA). أتاح ذلك الحصول على النتائج فورًا والاطلاع على فوائد استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هذا ، حيث زادت جودة وربحية جميع العمليات التجارية بشكل كبير.

كانت هذه المنظمة قادرة على تحليل حجم المخزونات بشكل أفضل والحاجة إلى تجديدها. بعد تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات ، تمتلك Howe Corporation جميع الأدوات اللازمة لتخطيط الأنشطة على المدى القصير والمدى الطويل ، مما يلغي استخدام طريقة جدولة غير موثوقة.

أيضا ، تم تقييم جميع إمكانيات استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات و شركة دولية الفا لافالالتي حددت لنفسها هدف تحسين أداء الإنتاج من خلال زيادة كفاءة العمليات التجارية. في أحد مكاتب Alfa Laval في بلغاريا ، تم استخدام نظام ERP Epicor iScala ، والذي ساعد في إجراء تحليل مفصل لاستخدام المواد والمواد الخام للإنتاج ، والتحكم في توقيت شرائها لتنفيذ الأوامر ذات الصلة ، والتي متأثر تقليل مستوى المخلفات الصناعية... في الوقت نفسه ، نظرًا لأن نظام تخطيط موارد المؤسسات أتمتة جميع العمليات التجارية بالكامل ، فقد جعل ذلك من الممكن تقليل حجم المنتجات الزائدة في المستودعات ، بالإضافة إلى تقليل وقت تعطل الإنتاج.

شركة اخرى - IO للإلكترونيات- يمكن أن يكون أيضًا مثالاً على الاستخدام الناجح لنظام تخطيط موارد المؤسسات. كان هدفهم هو تحقيق الأهداف المحددة للسنوات الأربع القادمة بنجاح.

كما قال مدير IO Electronics ، مع التطور السريع للأنشطة وتطوير مجالات الإنتاج الأخرى ، يمكن أن تنخفض ربحية المؤسسة بشكل كبير إذا كان هناك فشل في تبادل المعلومات بين الأقسام الداخلية. ومع ذلك ، عند استخدام نظام ERP ، تصبح جميع المعلومات متاحة عبر الإنترنت. عند الانتهاء من المهمة ، يخضع نظام تخطيط موارد المؤسسات لتحديثات ، مما يسمح لك بتتبع النظام بالكامل عملية التصنيعومعرفة التوافر الفعلي لمنتج معين ، وكذلك تجنب زيادة المعروض من المخزونات في المستودعات.

يقول الممارس

كيف قلل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من الحاجة إلى رأس المال العامل بنسبة 40٪

سيرجي سوخينين,

نظرًا لعدم وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات سابقًا في شركتنا ، كان من المستحيل ملاحظة التغييرات بسرعة في عملية الأعمال ، مما أدى إلى نقص المواد اللازمة لتجميع المنتجات النهائية ، وأنشطة ورش العمل غير المنسقة ، وتدهور جودة المنتج النهائي وزيادة الاستهلاك من المواد الخام. كل هذه التكاليف غير الضرورية لا يمكن تخفيضها إلا من خلال تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات.

النشاط الرئيسي لمنظمتنا هو الإنتاج ، لذلك كانت مهام أتمتة تخطيط وإدارة العمليات التجارية ذات أولوية قصوى. بعد أن قررنا أن نظام تخطيط موارد المؤسسات سيساعدنا في حل المهام ، أردنا تحقيق أهداف مثل:

1. زيادة كفاءة إنفاق رأس المال العامل.
2. تقليل المخزونات المخزنة في المستودعات.
3. إنشاء برنامج إنتاجي مع مراعاة القدرات المتاحة.
4. تخفيض مستوى العمل الجاري.
5. إنشاء قائمة عامة بالمواد المستخدمة في الإنتاج.
6. تحسين عملية حساب معدل المواد.
7. زيادة دقة خطط الشراء ، مما سيساعد على تقليل حجم المخزونات غير السائلة في المستودعات.

فقط بعد تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تمكنا من التخطيط الصحيح لحجم المواد المطلوبة للإنتاج بناءً على تحليل المخزونات في المستودعات ، مما أدى إلى انخفاض بنسبة 40٪ في تكاليف رأس المال العامل. علاوة على ذلك ، يساعد مثل هذا التحليل في شراء المواد الضرورية فقط لعملية تجارية معينة. كما تم تحسين الهيكل التنظيمي للشركة مما ساهم في تقليل عدد العاملين في قسم الإنتاج والتوزيع بنسبة 50٪ دون التقليل من جودة العمل.

يمكننا تلخيص النتائج التالية لتطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات في شركتنا:

1. انخفضت أرصدة الإنتاج في المستودعات بمقدار 60 مليون روبل.
2. في جميع مجالات النشاط ، تتم السيطرة على أساس نتائج تحليل المؤشرات المقاسة. يعتمد دخل الموظفين على العمل الذي قاموا به أم لا ، وهم مسؤولون بشكل مستقل عن ذلك.
3. يتم التحكم بشكل كامل في شراء المواد الخام للإنتاج وتوزيعها على ورش العمل.
4. انخفضت بقايا المواد غير السائلة بمقدار 20 مليون روبل.
5. أصبحت خطة الشراء هي الأمثل ؛ يتم إجراء التعديلات عليها في الوقت المناسب عندما تنشأ مثل هذه الحاجة.
6. الآن من الممكن التخطيط للحمل السعة الإنتاجيةوبالتالي ، عدد العمال المطلوبين لهذا الغرض.

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات المطلوب بين الشركات الروسية

يمكن تطوير أنظمة البرامج الموجودة حاليًا في سوق تقنيات المعلومات من قبل الشركات المحلية والأجنبية. في الوقت نفسه ، تختلف ليس فقط في بلد التطوير ، ولكن أيضًا في الوظائف المضمنة.

يمكن استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأجنبية ، مثل البرامج من SAP و Oracle و PeopleSoft و Sage و Baan و Microsoft Business Solution ، في المؤسسات من أي فئة وهي أمثلة يجب اتباعها. ومع ذلك ، عند العمل مع مثل هذه الأنظمة في روسيا ، قد تنشأ بعض الصعوبات:

• عدم وجود العدد المطلوب من المتخصصين المدربين على المستوى المناسب لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات وزيادة دعمه ؛
• عدم رغبة المنظمات المحلية في إعادة بناء العمليات التجارية الراسخة ، لأن أنظمة الإدارة الأجنبية لها اختلافات كبيرة عن تلك المستخدمة في روسيا ؛
• تكلفة عالية للتنفيذ.

ومع ذلك ، يحاول المطورون الروس أيضًا توسيع قدرات أنظمة البرامج الخاصة بهم وفقًا لاحتياجات العملاء. تتعامل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بنجاح مع المهام المعينة في الحالة التي يكون فيها من الضروري أتمتة مجالات معينة من عمل المنظمة وليس من الضروري تنفيذ مجمع البرامج في عمل المؤسسة بأكملها ككل. مثال على ذلك هو برنامج شركات 1C و Galaktika.

11 خطأ في تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات

لتحسين كفاءة المؤسسة ، يعد تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات من الناحية العملية أكثر المهام تكلفة وأصعبها. تعتمد التكلفة النهائية للتنفيذ ، بالإضافة إلى الوقت اللازم لذلك ، على عدد الأخطاء التي تظهر في العملية.

خطأ 1. سوء التخطيط.

قد تؤدي هذه الحقيقة إلى سوء فهم للحالة الحالية والمستقبلية لنظام تخطيط موارد المؤسسات ، والأتمتة غير الصحيحة للعمليات التجارية.

الخطأ الثاني: تحليل سطحي للمنظمات التي تطور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

كقاعدة عامة ، المعيار الرئيسي هو التكلفة المنخفضة ، ولكن في بعض الأحيان يقلل المطورون عمدًا من تكلفة الخدمات من أجل اختبار عملية التنفيذ على العميل الأول. في الواقع ، قد يكشف مثل هذا التثبيت عن عيوب وإخفاقات خطيرة في النظام.

خطأ 3. عدم فهم احتياجات المؤسسة.

بعد أن تقرر أنه لا يزال من الضروري تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، لا تفهم شركة العميل تمامًا وحدات البرامج التي يحتاجون إلى تثبيتها. يمكن استخدام هذا من قبل الموردين عديمي الضمير الذين سيشملون الكثير من المكونات غير الضرورية في نظام تخطيط موارد المؤسسات ، أو على العكس من ذلك ، لن تكون الوظيفة المثبتة كافية.

خطأ 4. التقليل من الوقت والتكاليف المادية.

يمكن أن يؤدي التحديد غير الصحيح لتوقيت التنفيذ وتكلفة تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى توقعات غير معقولة لزيادة سريعة في كفاءة العمليات التجارية.

الخطأ الخامس: عدم وجود موظفين مؤهلين في مؤسسة العميل.

يجب أن يضم فريق المؤسسة موظفين يتمتعون بمستوى كافٍ من المعرفة في أي مجال ، من الإدارة والمحاسبة إلى المحاسبة في المستودع ، ومواد الشراء ، وما إلى ذلك.

خطأ 6. عدم وجود أولويات.

إذا لم تحدد الأولويات الصحيحة في البداية ، فحينئذٍ أثناء تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، سيتعين عليك التبديل بينها مهام مختلفة، وهذا يمكن أن يؤدي إلى تأخير في عملية التثبيت ، وحدوث مشاكل غير متوقعة ، وما إلى ذلك.

خطأ 7. عدم كفاية تدريب الموظفين.

إذا لم تُظهر للموظفين جميع وظائف نظام تخطيط موارد المؤسسات وكيفية استخدامه ، فقد يرفض موظفو المؤسسة العمل في النظام تمامًا أو يستخدمون إمكاناته جزئيًا فقط.

خطأ 8. التقليل من دقة المعلومات الأولية.

كما النقطة الأساسيةعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات هو تحليل للمعلومات ، وستعتمد نتيجة عمله إلى حد كبير على صحة البيانات الأولية. يجب تجنب أخطاء الكتابة والتحقق بعناية من المعلومات المقدمة.

خطأ 9. استخدام تطبيقات قديمة.

في كثير من الأحيان ، تستخدم المؤسسات كلاً من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والبرامج المثبتة مسبقًا بالتوازي - يوجد إدخال بيانات مكرر. وبالتالي ، يتم زيادة شروط التنفيذ النهائي لنظام تخطيط موارد المؤسسات.

خطأ 10. عدم وجود فترة اختبار.

في بعض الأحيان ، يتم اختبار حزمة البرامج المثبتة فقط على عدد قليل من المستخدمين ، مما لا يسمح لنا برؤية جميع أوجه القصور والحمل الفعلي على نظام تخطيط موارد المؤسسات في الوقت المناسب.

خطأ 11. عدم وجود خطة للصيانة وتنفيذ التحديثات.

بدون هذا ، ستصبح حزمة البرامج قريبًا غير ذات صلة. بالنسبة لمكون الأجهزة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، من الضروري زيادة الطاقة الإنتاجية بانتظام ، نظرًا لأن حجم المعلومات المعالجة سيزداد أيضًا. قد يتطلب مكون البرنامج تعديلات في حالة حدوث تغييرات في التشريعات على سبيل المثال.

هذه الأخطاء هي الأكثر شيوعًا ، ولكن قد تواجه كل شركة مشاكل فردية. لتقليلها ، تحتاج إلى إعداد خطة بعناية لتثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات في كل مرحلة.

ما الذي يحدد تكلفة نظام تخطيط موارد المؤسسات

سيكون السعر النهائي لنظام تخطيط موارد المؤسسات مزيجًا من المكونات التالية:

1. أسعار حزمة البرامج نفسها: المجموعة الرئيسية من الوحدات والمكونات الإضافية.
2. تكاليف خدمة التركيب.
3. إجراء تحسينات وتعديلات على البرنامج بناءً على احتياجات شركة العميل.
4. مزيد من الخدمة والدعم.

لتقليل تكلفة تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات ، من الضروري أولاً وقبل كل شيء الانتباه إلى الموردين الروس ، لأن البرامج الأجنبية لها سعر شراء أعلى وتتطلب الدفع تغيرات مذهلةللامتثال للتشريعات المحلية.

رأي الخبراء

كلف تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشركة 2.5 مليون دولار

سيرجي سوخينين,

رئيس القسم أنظمة مؤتمتةإدارة "المجمع العلمي والإنتاجي" إلارا ، تشوفاشيا

كلفتنا رخصة تثبيت نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) 470.000 دولار أمريكي ، وبلغ سعر التنفيذ الإجمالي 2.500.000 دولار أمريكي. ومع ذلك ، في عملية استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات بالفعل ، تم تحقيق تأثير إيجابي ، في حين تم سداد التكاليف بالكامل بعد 1.5 سنة من تثبيت حزمة البرامج هذه.

معلومات عن الخبراء

سيرجي براتوكين، مدير ممارسات "التوزيع" كولومبوس لتقنية المعلومات وروسيا ، موسكو. عمل سيرجي براتوكين في 1997-2005 كمستشار في القسم الروسي في كولومبوس لتقنية المعلومات. شارك في تنفيذ مشاريع واسعة النطاق لتنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في شركات مثل Torgovaya Ploshchad و MVO و Starik Hottabych و Formula Kino و Avtomir وغيرها. تقدم شركة الاستشارات الدولية Columbus IT خدمات استشارية للاختيار والتنفيذ والصيانة نظم معلومات الشركات ، فضلا عن الاستشارات الإدارية. تأسست عام 1989 في الدنمارك ، ولديها حاليًا مكاتب في 28 دولة حول العالم. على مدار ثماني سنوات من تشغيل كولومبوس لتقنية المعلومات في روسيا ، أصبحت أكثر من 200 شركة عملاء للشركة ، بما في ذلك SSM-Tyazhmash و Trading House Perekrestok و Dixy و L Etual و Unimilk و Istok و Toyota والعديد من الشركات الأخرى

سيرجي سوخينين، رئيس قسم أنظمة التحكم الآلي ، JSC "المجمع العلمي والإنتاجي" Elara "، تشوفاشيا. JSC "المجمع العلمي والإنتاجي" Elara "هي شركة رائدة الشركة المصنعة الروسيةمجمعات الطيران والملاحة ، التلقائية و جهاز التحكموأجهزة الكمبيوتر وأنظمة العرض على متن الطائرة الطائراتالعسكرية و الطيران المدني... في إطار اتفاقية تعاون مع JSC Russian السكك الحديدية»شركة JSC" Elara "تستعد لإنتاج أجهزة وأنظمة النقل بالسكك الحديدية في روسيا.

تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات لشركتك - هل يستحق ذلك ، هل حان الوقت أم لا؟ عادة ، يقرر رئيس الشركة استخدام هذه الأنظمة في الحالات التالية:

• المركز التنافسي العالي بشكل غير كافٍ للشركة في السوق.
• عدم وضوح وشفافية العمليات التجارية مما يؤدي إلى خسارة الأموال والأرباح.
• نفقات كبيرة من الوقت لإعداد واعتماد التقارير أو الفواتير أو الوثائق الأخرى.

للوهلة الأولى ، يبدو أن إدخال حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) سيحسن وضع أي مؤسسة. لكن تنفيذها دون تفكير هو مجرد خطوة خاطئة مثل رفض تنفيذها بالكامل. العديد من المنتجات باهظة الثمن وغير ميسورة التكلفة لكل شركة. وحتى إذا بدا السعر الأولي معقولاً ، فهناك مخاطرة كبيرة بتكاليف إضافية كبيرة بعد الشراء ، لأن مثل هذه الأنظمة تتطلب التثبيت والضبط والصيانة المستمرة.

• إذا اشتريت نظام ERP دون التفكير في هذه الخطوة ، فقد يكون باهظ التكلفة.
• إذا اشتريت منتجًا خاطئًا ، فهناك خطر ألا يرقى إلى مستوى التوقعات ولن يكون مفيدًا.

يتبع هذا شيء واحد فقط: قبل اتخاذ قرار بشأن التنفيذ ، يجدر تحليل كل شيء ووزنه.

المشاكل النموذجية عند تنفيذ منتجات تخطيط موارد المؤسسات

عند اتخاذ قرار باستخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، تواجه المؤسسة الصعوبات التالية:

• لا يتوافق مستوى البرنامج مع الاحتياجات الحقيقية للشركة: فهو إما معقد للغاية أو غير قوي بما يكفي.
• البرامج الضخمة غير قابلة للتخصيص للأعمال التجارية ، ولكنها تتطلب تخصيص نشاط تجاري لها.
• لخدمة المنتج ، تحتاج إلى توظيف العديد من المتخصصين أو الدفع مقابل خدمات شركة خارجية. لا يمكن للموظفين العاديين في الشركة العمل مع البرامج المشتراة بسبب نقص المؤهلات.

تستلزم كل من هذه الصعوبات بلا هوادة زيادة في تكلفة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات وتدعو إلى التساؤل عن الربحية المستقبلية وكفاءة نظام تخطيط موارد المؤسسات.

استراتيجية تنفيذية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP)

كيف تقلل تكلفة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟ أضمن طريقة هي التوقف عن الاعتماد على فريق التطوير وإشراكهم في جميع أنواع العمل. إذا كانت المؤسسة قادرة على صيانة وتخصيص النظام الذي اشترته بنفسها ، فمن الواضح أن التكاليف قد انخفضت. لتطبيق هذه الممارسة ، يجدر اتباع المسار التالي:

• المرحلة الأولى - نحدد أهداف تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات والنتيجة المرجوة التي تريد تحقيقها. إذا لم يكن هناك فهم واضح للأهداف ، فكيف يمكنك بعد ذلك تحديد ما إذا كان الحل فعالًا أم لا؟
• الخطوة الثانية هي اختيار تكوين المنتج. إنه أمر جيد عندما لا يكون المنتج "مترابطًا" ، ولكنه يتكون من العديد من العناصر بحيث يمكن إضافتها وإزالتها وتحويلها.
• التالي - إطلاق النظام في مؤسستك. إذا كانت الشركة قادرة على التعامل بشكل مستقل مع مهمة التثبيت ، فإن هذا يؤدي إلى توفير كبير في الموارد: الوقت والمال.

هدفك ذو الأولوية إذا كنت ترغب في استخدام تخطيط موارد المؤسسات هو العثور على منتج لا يتطلب تكلفة باهظة في التنفيذ والصيانة.

كيف تجد نظام ERP لمستوى عملك

إن العثور على نظام ليس معقدًا للغاية بالنسبة لشركة ، ولكنه قادر على التطور مع نموه ، ليس بالمهمة السهلة. ندعوك لتجربة منصة تطبيقات الأعمال الجاهزة Comindware. يحتوي حل ERP النموذجي من Comindware على عدد من الاختلافات عن المنتجات المعتادة:

• بأسعار معقولة، ميسور، متناول اليد.
• مناسب لمعظم الشركات الكبيرة والصغيرة.
• إذا كان لديك قسم لتكنولوجيا المعلومات ، فسيتولى اختصاصيوه التنفيذ والتهيئة بأنفسهم. لا تعني عملية تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في حالة Comindware المشاركة الإجبارية لمُثبِّتي الطرف الثالث.
• Universal لأتمتة جميع العمليات التجارية التي تشمل التمويل والموظفين والإنتاج والتسويق.
• يساعد على أتمتة العمليات التجارية الأكثر طلبًا للشركة بسرعة.
• يتم تنفيذ تعديلات النظام دون توقف العمل.
• إذا لزم الأمر ، فإنه يتطور إلى المستوى الكلاسيكي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

وقت التسليم الخاص بـ ERP الذي تم شراؤه منا أقصر بشكل ملحوظ من وقت تسليم أنظمة إدارة الموارد الأخرى. في نفس الوقت ، أنت تتحكم فيه ، وليست هي التي تملي قواعدها الخاصة.

جرب Comindware Business Application Platform مجانًا لاتخاذ قرار مستنير لاحقًا. وانظر بنفسك كيف يناسبك.

إذا كانت لديك أي مشاكل في تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أساس Comindware Business Application Platform ، فسنساعدك بالتأكيد على التخلص منها ووضع كل شيء على ما يرام. وبالتالي ، لا يعتمد تنفيذ نظام ERP في شركتك على مستوى تطور الشركة ، ولكن على مستوى قدرة نظام ERP معين على التكيف مع احتياجاته الحالية. إذا كانت إمكانيات النظام تلبي احتياجات المؤسسة ، فيمكن اعتبار استخدامه الخطوة الصحيحة.

معلومة اضافيةمنصة تطبيقات الأعمال Comindware والحل التجريبي متاحان عند الطلب

إيلينا جيدوكوفا ، محلل تسويق ، مدير العلامة التجارية للحلول القائمة ، متخصص في الشراكات.

يمكن تنفيذ الأنظمة الآلية في المؤسسات بطرق وأساليب مختلفة. تختار بعض المؤسسات الخيار عند تنفيذ النظام في وقت واحد على طول جميع حلقات التشغيل الآلي. يفضل البعض الآخر متغيرًا مرحليًا من الأتمتة المعقدة ، حيث يغلق بالتتابع منطقة وظيفية واحدة تلو الأخرى.

يمكن أن تختلف التقنيات أيضًا: في بعض الحالات ، يتم تنفيذ الأعمال التحضيرية المطولة ، والتوثيق الكامل لجميع المتطلبات ، وتصميم وتنفيذ التحسينات ، وعندها فقط - تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات. في بعض الأحيان ، على العكس من ذلك ، يتم تنفيذ تنفيذ سريع لمنتج برمجي في وظيفة نموذجية ، والتي يتم الانتهاء منها تدريجياً لتلبية احتياجات ومتطلبات المؤسسة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من خلال خدمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسة وبمشاركة شركاء 1C. بطبيعة الحال ، فإن خدمة تكنولوجيا المعلومات ، بحكم التعريف ، على دراية أفضل بقضايا المشروع ، وجميع تعقيدات وخصائص الإنتاج. ومع ذلك ، غالبًا ما يحتاجون إلى مساعدة متخصصين من جهات خارجية في حل مشكلات الأتمتة المعقدة وتنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التي تغطي جميع جوانب أنشطة الشركة.

استمرارًا لهذا التحليل ، يمكنك تحديد طرق أخرى لتنفيذ النظام وتشغيله. هناك العديد من التركيبات المختلفة لهذه التقنيات والتقنيات التي قد يكون من الصعب على المتخصص غير المدرب فهم الخيار الأفضل واختياره.

كيف تجد أفضل خيار للتنفيذ؟

لماذا تستغرق إحدى المؤسسات سنوات لتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ، مما يتطلب عمالة ضخمة وتكاليف مادية ، بينما تستغلها أخرى بنجاح بعد تدريب قصير للموظفين للعمل في النظام؟

يجب أن تبدأ بعدم التسرع في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات. في أي حال ، ستكون هناك حاجة إلى بعض الأعمال التحضيرية ، وبالطبع ، وضع خطة عمل. هناك GOSTs للأنظمة المؤتمتة ، والتي تنطوي على مرور بعض المراحل وإعداد وثائق المشروع لتنفيذ النظام. إلى أي مدى من الضروري اتباع توصيات GOSTs في كل مؤسسة محددة - الأمر متروك لخدمة تكنولوجيا المعلومات لاتخاذ القرار. يجب أن نتذكر أن هذه المستندات قد تم تطويرها لفترة طويلة ، وهي تصف إنشاء نظام آلي "من البداية" ، وليس تنفيذ منتج برمجي نهائي. إذا طور متخصصو خدمات تكنولوجيا المعلومات نظامهم الخاص ، فلا يوجد بديل أساسي لـ GOST. ولكن ماذا لو كنت تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات الجاهزة للتداول؟

في مثل هذه الحالة ، هناك عدة خيارات:

• خذ GOST وحاول تكييفها بشكل مستقل ، مع مراعاة خصوصيات المؤسسة والاحتياجات الحالية ؛
• من خلال الجهود التي تبذلها خدمة تكنولوجيا المعلومات لتطوير إجراءاتها الخاصة لتنفيذ النظام ؛
• قم بتطوير إجراء تنفيذ مع شريك 1C ، أو استخدم عرضًا جاهزًا من الشريك.

مع تساوي جميع الأشياء الأخرى ، فإن العمل مع شريك هو الخيار الأفضل. في الواقع ، في وقت اتخاذ القرار ، ليس لدى الشركة متخصصون يعرفون منتج برنامج 1C: ERP ولديهم شهادات 1C المناسبة.

كيف تختار شريكًا للأتمتة المعقدة؟

تعمل 1C مع العديد من شركات التكامل الكبيرة والصغيرة. كيف تختار "الخاصة بك" - الشخص الذي لن يخذلك؟

لحسن الحظ ، قدم مطور نظام 1C ERP نظامًا مناسبًا للحالات سيساعدك على التنقل ومقارنة كفاءات الشركات المختلفة.

يجب أن يكون للشريك 1C الذي ينفذ "1C: ERP" حالة "1C: ERP Center". تعني هذه الحالة أن الشركة لديها الكفاءات والخبرة اللازمة في تنفيذ المشاريع المعقدة ، ويشمل الموظفون مديري مشاريع معتمدين ومتخصصين في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الفرعية ومستشارين. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يضمن أن الشريك لديه نظام إدارة الجودة وأكثر من ذلك بكثير.

عند اختيار شريك ، يُنصح بتوضيح مدى توفر منتجات البرامج الخاصة بنا وحالة "مركز تطوير الحلول التسلسلية (مركز التطوير)". سيساعد هذا في التوصل إلى استنتاج غير مباشر حول مستوى وجودة عمل المبرمجين والمطورين.

بالإضافة إلى ذلك ، من المنطقي التحقق مما إذا كان الشريك هو مركز تدريب معتمد من 1C للتأكد من أن شركتك ستكون قادرة على تلقي تدريب جيد لموظفيها.

بعد اختيار شريك ، من الضروري اتخاذ قرار بشأن الإجراء الخاص بإدخال أنظمة فرعية وظيفية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) قيد التشغيل.

كيفية التنفيذ؟

أيهما أفضل - الأتمتة المتسلسلة للعمليات التجارية الفردية والنظم الفرعية الوظيفية ، أم تنفيذ النظام ككل في جميع أنحاء المؤسسة؟

في معظم الحالات ، سيكون الإطلاق التدريجي هو الأفضل والمربح. بعد كل شيء ، كلما طالت فترة التنفيذ ، كلما طال انتظار المستخدمين لاستكمال التحسينات ، زادت احتمالية أنه بحلول وقت اكتمال العمل ، ستتغير متطلباتهم الخاصة بالنظام أو تظهر متطلبات جديدة. بالطبع ، سيؤدي هذا إلى تأخير تشغيل النظام. سيكون من الحكمة للغاية تشغيل نظام فرعي أو آخر في أسرع وقت ممكن ، وتلبية متطلبات المستخدم الجديدة بالفعل في مرحلة صيانة النظام قيد التشغيل.

ما هي الأنظمة الفرعية الوظيفية التي يكون من الأنسب البدء بها للحصول على جميع مزايا تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في أسرع وقت ممكن؟

كما تظهر تجربة وإحصاءات عمليات التنفيذ (بما في ذلك الإحصائيات الرسمية لـ 1C على 1C: تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات (ERP)) ، فمن الأكثر فاعلية بدء التشغيل الآلي مع إطلاق أنظمة المبيعات والمستودعات والشراء الفرعية. يسمح تسلسل التنفيذ هذا في المرحلة الأولى من المشروع بمحاذاة وتوحيد المعلومات التنظيمية والمرجعية للنظام بأكمله. في هذه المرحلة ، قد لا يتم استخدام وظيفة إدارة الإنتاج بشكل كامل ، ويمكن أن تنعكس إصدارات المنتجات بطريقة مبسطة ، في مستند واحد (فقط للأغراض المحاسبية). سيكون لدى اختصاصيي التنفيذ مزيد من الوقت لمراعاة الفروق الدقيقة في أنشطة الإنتاج للمؤسسة وتنفيذها في مرحلة لاحقة ، عندما يبدأ تنفيذ النظام الفرعي للإنتاج الوظيفي. في الواقع ، يتضمن هذا المخطط إدخال أنظمة فرعية وفقًا لمبدأ "من البسيط إلى المعقد".

يتم حل الموقف مع الأنظمة الفرعية للموارد البشرية والرواتب بطريقة مماثلة. في الغالبية العظمى من الحالات ، في بداية مشروع أتمتة المؤسسة ، يتم حل هذه المهام في تكوين منفصل "1C: إدارة الرواتب وشؤون الموظفين" ، ويمكن نقلها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات في مراحل لاحقة من المشروع.

عند التنفيذ ، من الضروري مراعاة أنه ، إلى جانب مهام المعاملات ، يمكن تعيين التحكم في العمليات للأنظمة الآلية. وبالتالي ، قد تكون المعاملة "إرسال طلب إلى مستند المورد في النظام" نتيجة لعملية مطولة لتشكيل الاحتياجات ، وتوضيح التسمية وشروط الشراء ، والنظر في مقترحات الموردين ، والموافقة على تكلفة الطلب والموافقة عليها ، وحلها مشكلة لوجستية ، وما إلى ذلك ، وبالتالي ، يمكن أن يمر حول هذه الوثيقة بعملية معقدة نوعًا ما. إذا كانت الوثيقة ، على هذا النحو ، قابلة للتطبيق عمليًا لمعظم المؤسسات ، فإن العمليات المحيطة بها تكون فريدة لكل منظمة محددة. في هذه الحالة ، يُنصح بتكملة وظيفة 1C: ERP مع حل 1C المتكامل بسلاسة: إدارة المستندات.

يسمح التكامل السلس للمستخدم بالعمل في "1C: ERP" وفي نفس الوقت استخدام وظيفة "1C: Document Management" دون تشغيل هذا البرنامج. إدخال العمليات التجارية في 1C: يساعد تدفق المستندات على تتبع المرحلة التي تمر بها كل عملية ، وما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها في الوقت الحالي في النظام وما بعده ، وما المستندات المطلوب وضعها ومع من يجب التنسيق لهم ، إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تكامل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وسير العمل يجعل من الممكن تنسيق عمل الأقسام المختلفة ، وعقد الاجتماعات والمؤتمرات ، والعمل معًا على تنفيذ القرارات المتخذة ، وتسجيل تقدم العمل من خلال وثائق الأنظمة الآلية ، وتحديد النتيجة. حقق.

بالإضافة إلى ذلك ، سيساعد 1C: Document Flow إذا لم يتم توفير المستند الضروري لعكس عملية مؤسسة معينة في 1C: ERP. يمكن إنشاء مثل هذا المستند في 1C: Document Flow ، ثم تضمينه في عملية الأعمال.

يمكنك معرفة المزيد حول التكلفة والوظائف وتنفيذ 1C ERP

وبالتالي ، فإن التكامل المتبادل بين منتجي البرمجيات يتجنب إجراء تعديلات غير ضرورية على النظام الآلي ، ويقصر وقت التنفيذ ويسرع من بدء تشغيل النظام.

أصبحت أنظمة معلومات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أداة مألوفة للشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم. مهمتهم الرئيسية هي أتمتة العمليات التجارية للشركة (الإنتاج ، التوريد ، المبيعات) ، بالإضافة إلى وظائف الإدارة (التخطيط ، المحاسبة ، التحكم). ومع ذلك ، فإن إحصائيات تطبيقات نظام تخطيط موارد المؤسسات تنذر بالخطر.

نظام تخطيط موارد المؤسسات ليس برنامجًا "مربعًا" تمامًا ، على سبيل المثال ، مايكروسوفت أوفيسيمكن تثبيتها بكفاءة متساوية على أجهزة الكمبيوتر لأي مؤسسة. تعتمد فعالية نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل كبير على تعديله لمهام محددة لمؤسسة معينة. فقط نظام تخطيط موارد المؤسسات المصمم والمهيأ بشكل صحيح "يساعد" حقًا في جعل العمل أكثر قابلية للإدارة و "شفافية" لإدارة الشركة.

من الناحية التخطيطية ، يمكن وصف نموذج معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على النحو التالي: قاعدة واحدةالبيانات ، يتم تلقي جميع المعلومات الأولية حول أنشطة المؤسسة ، وعلى أساسها يقوم البرنامج ببناء تقارير ورسوم بيانية وتنبؤات مختلفة ، في كلمة واحدة ، ويقدم معلومات تحليلية كاملة. يتم تسجيل المعاملات التجارية في النظام مرة واحدة ، ويمكن تقييم تأثيرها على أداء المؤسسة على الفور ، بعد استلام التقرير المقابل. لذلك ، تكمن القيمة الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات في ضمان تكامل المعلومات في جميع المجالات الوظيفية للشركة.

على الرغم من حقيقة أن قدرات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة متطورة تمامًا وتتزايد باستمرار ، فقد لا تحدث معجزة. في كثير من الأحيان ، بعد إدخال نظام معلومات الشركة ، لا تزال الإدارة غير راضية عن جودة دعم المعلومات. على سبيل المثال ، على عكس جميع التوقعات ، لا يتم تخفيض تكاليف العمالة لأداء العمليات الروتينية ، والأهم من ذلك ، تظل جميع أوجه القصور المتأصلة في الممارسة المعمول بها سابقًا لأداء العمليات الإنتاجية والاقتصادية. نحن نتحدث عادةً عن التنفيذ غير الصحيح للوثائق الأولية ، ووجود مخزون فائض ، وانتهاكات في سياسة المبيعات ، ولا سيما حول إطلاق المنتجات للعملاء الذين لم يتم الوفاء بالتزاماتهم ، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، غالبًا ما يكون نظام تخطيط موارد المؤسسات المصمم معقدًا للغاية وغير مناسب للمهام الحالية بحيث لا يتم استخدامه على الإطلاق في الشركة. وهذه ليست حالات منعزلة! وفقًا لبعض التقارير ، في الغرب ، أقل من 50٪ من تطبيقات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تعتبر ناجحة بشكل لا لبس فيه. لا توجد معلومات موثوقة عن الوضع في روسيا حتى الآن ، لكن من غير المرجح أن يكون الاتجاه مختلفًا.

هناك مئات الأسباب لعمليات التنفيذ غير الناجحة. ولكن ، كقاعدة عامة ، فهي تستند إلى انتهاك المبادئ الأساسية لتصميم أنظمة التحكم الآلي (ACS). عادة ، لا تعطي مشاريع تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات النتائج المتوقعة بسبب تصميمها دون مراعاة استراتيجية تطوير الأعمال ؛ انتهاك مبدأ بناء نظام "من أعلى إلى أسفل" ؛ الحماس المفرط لإعادة هندسة العمليات التجارية وخضوعها غير المبرر في بعض الأحيان لمتطلبات الوظيفة القياسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات الأساسي ، وعلى العكس من ذلك ، بسبب إعادة التصميم الجذري للوظائف الأساسية.

خطأ # 1. تصميم نظام تخطيط موارد المؤسسات دون مراعاة استراتيجية تطوير الشركة

هذا هو أحد الأخطاء النموذجية. من الواضح أنه عند إعداد النظام ، من المستحيل مراعاة جميع المسارات المحتملة لتطور الشركة في المستقبل البعيد. على مر السنين ، تغيرت البيئة الاقتصادية التي تعمل فيها الشركات الروسية بشكل كبير. على سبيل المثال ، في الشركات العاملة في صناعة النفط والغاز ، تم تغيير هيكل الملكية: سحبت المؤسسات جميع الأصول غير الأساسية تقريبًا ، والتي كانت المعلومات المتعلقة بها جزءًا لا يتجزأ من نظام التحكم الآلي وتم أخذها في الاعتبار عند إعداد البيانات المالية الموحدة. خفضت العديد من الشركات في صناعة المعادن بشكل ملحوظ عدد الموظفين (بعضهم إلى النصف تقريبًا) ، مما أثر بشكل طبيعي على عدد محطات العمل الآلية.

من الواضح أنه بمرور الوقت ، ستتطلب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المنشأة بمعزل عن خطط إعادة هيكلة الأعمال تحديثًا جذريًا. خلاف ذلك ، سوف يتحولون إلى عبء يتداخل مع الإدارة الحالية وحتى تدفق المستندات. يعد إنشاء وتنفيذ نظام ERP يعمل بكامل طاقته عملية طويلة يمكن أن تستغرق 3 أو حتى 5 سنوات في الشركات الكبيرة. علاوة على ذلك ، يجب تصميم النظام بحيث يعمل لمدة 2-3 سنوات دون ترقية. لذلك ، عند التصميم ، من المهم تمثيل هيكل وحجم الأعمال في المستقبل ، على الأقل لمدة 3 سنوات. يمكن أن تؤدي أخطاء التنبؤ إلى نفقات كبيرة بشكل غير معقول ، على وجه الخصوص ، لشراء معدات شبكة إضافية ودفع لحركة مرور الإنترنت ، والتي تشكل حصة كبيرة من تكلفة امتلاك نظام تخطيط موارد المؤسسات. خيار غير سار تمامًا ، عندما يصبح من الواضح بعد عام أو عامين الحاجة إلى نقل نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى منصة تقنية أخرى.

تشمل المجالات النموذجية الأخرى لتطوير الأعمال توسيع ممارسة الإنتاج الصغير ، وإنشاء شبكة فرعية ، واستبدال الموردين ، وتقليل مخزون السلامة ، وتشديد متطلبات أوقات التسليم. في هذا الصدد ، يجب تصميم أداء قنوات الاتصالات الداخلية لزيادة الحمل ، على سبيل المثال ، عندما يزداد تدفق البيانات بسبب انخفاض تواتر تحديث المعلومات. إذا كان أداء القنوات وقاعدة البيانات نفسها غير كافٍ ، فسيتم تسجيل المعاملات التجارية بسرعة أقل. وبالتالي ، فإن أي بيانات تحليلية عن الوضع الحالي لن تكون موثوقة بالكامل.

خطأ # 2. تصميم نظام تخطيط موارد المؤسسات من أسفل إلى أعلى

لا يمكن وضع أهداف الشركة وآفاق تطويرها في نظام تخطيط موارد المؤسسات إلا عند تصميم "من أعلى إلى أسفل" وليس العكس. يعد إنشاء نظام إدارة المعلومات متعة باهظة الثمن. التسجيل فيه لجميع البيانات التي تظهر في الشركة ، من حيث المبدأ ، مستحيل. وبطبيعة الحال ، يواجه كل مطور في التصميم الحاجة إلى الانتقال من هذه الكمية "غير المحدودة" الكاملة من المعلومات إلى حد ما. "لذلك ، عند إنشاء نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يحل المصمم دائمًا مشكلة اختيار كبير قرارات الإدارةالبيانات المتعلقة بـ "تكلفة المشكلة" لتنفيذه. تقوم كل مؤسسة بتوزيع تدفقات معلومات ضخمة من البيانات حول الموارد المادية والتقنية والعملاء والموظفين وإمكانات الإنتاج وما إلى ذلك كل يوم. السؤال الذي يطرح نفسه: هل يحتاج نظام ERP إلى معلومات محددة ، على سبيل المثال ، حول أداء الجهاز في آخر ساعتين ، أو حول عدد المنتجات شبه النهائية على طاولة موظف معين في الوقت الحالي. أن هذه المعلومات تستخدم بلا منازع في أنشطة الإدارة؟

كل مستوى من مستويات الإدارة له احتياجاته الخاصة لدعم المعلومات. لكن هذه البيانات لا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تكون زائدة عن الحاجة.

سيكون توزيع تدفق المعلومات صحيحًا إذا بدأت في بناء النظام مع توضيح احتياجات المعلومات من المستويات العليا للإدارة ، ثم تنازليًا تدريجيًا "لأسفل". مع هذا النهج ، أولا وقبل كل شيء ، المؤشرات اللازمة ل الإدارة العليا، وكذلك تواتر حسابها. ثم يتم إنشاء البيانات المطلوبة من قبل مستوى الإدارة التالي في التسلسل الهرمي ، إلخ. هذا يلغي مخاطر إنشاء نظام من شأنه أن يولد معلومات غير كافية لاتخاذ قرارات الإدارة من قبل الإدارة العليا.

في الممارسة العملية ، المصممون ، الذين لا يضعون لأنفسهم هدف توفير الدعم المعلوماتي لاتخاذ قرارات الإدارة ، إما يحاولون إدخال الحد الأقصى من البيانات في النظام ، وبالتالي زيادة تكلفة نظام التحكم الآلي بشكل غير مبرر ، أو تفويت بعض المعلومات التي مهم لمستوى معين من الإدارة. نتيجة لذلك ، تعاني الإدارة ، بسبب عدم كفاية الدعم المعلوماتي في الوقت المناسب.

وإدارة الشركة ، في أحسن الأحوال ، تحصل على حق الوصول إلى مساحة المعلومات التي تحتوي على كميات هائلة من البيانات. لكنه من الناحية العملية لم يتم إعطاؤه مطلقًا المعلومات المجمعة اللازمة لاتخاذ قرارات الإدارة. بطبيعة الحال ، لم يتم أيضًا تحقيق مثل هذا الهدف المهم المتمثل في إنشاء وتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات ، مثل تعزيز الرقابة.

من الناحية العملية ، هناك العديد من الأمثلة عندما لا يلبي نظام مؤتمت كامل الوظائف لفئة تخطيط موارد المؤسسات احتياجات المعلومات لجهاز الإدارة. على سبيل المثال ، واجه رئيس شركة معدنية واحدة ، عند تحليل الموقف مع المستحقات ، المشكلة التالية: يمكن للنظام المستخدم في العمل أن يوفر فقط قائمة غير منظمة من المدينين دون أي تجميع حسب الأهمية ، وفقًا لـ جاذبية معينةفي المبلغ الإجمالي للديون ، الشروط ، إلخ.

حتى لا تحصل المؤسسة ، بعد أن أنفقت أموالًا كبيرة ، على نظام محاسبة غير فعال بسبب التجزئة ، يجب تصميم نظام تخطيط موارد المؤسسات ، مع التركيز على أهداف الشركة ، وتحديد نوع وخصائص المعلومات المطلوبة باستمرار لكل مستوى من مستويات الإدارة ، بدءًا من الإدارة العليا.

الخطأ رقم 3. إعادة هندسة العمليات التجارية الزائدة عن الحاجة

في كثير من الأحيان ، توافق الشركة التي تطبق نظام تخطيط موارد المؤسسات إما على إعادة هندسة جميع العمليات التجارية وإخضاعها لمتطلبات الوظيفة الأساسية للنظام المختار ، أو تصر على الحفاظ على ممارسة العمل الحالية ، وبالتالي ، على إعادة هيكلة جذرية لـ النظام المحدد (وأحيانًا عند إعادة كتابته بالكامل). يضيف هذان الطرفان إلى قائمة أسباب الفشل في إنشاء وتنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

في الحالة الأولى ، هناك خطر كبير من عدم استخدام النظام ، الذي تم إنشاؤه مع توقع إعادة هيكلة جذرية لعمليات الأعمال ، على الإطلاق. تُظهر التجربة أن التغييرات الأساسية في العمليات التجارية صعبة ونادرًا ما تتجذر ، ولا يزال من الأفضل تحسين نظام إدارة الشركة بطريقة تطورية.

تم تطوير أنظمة Western ERP مع مراعاة الخبرة العالمية في بناء وتحسين العمليات التجارية. بالطبع ، يجب أن يؤخذ كل هذا في الاعتبار عند تحسين نظام إدارة الشركات الروسية. في الوقت نفسه ، فإن الإشارات إلى الممارسات الغربية التي يستخدمها المصممون غالبًا ليست صحيحة تمامًا ، منذ ذلك الحين الشركات المحليةالعمل في بيئة اقتصادية مختلفة ، ولا يُنصح دائمًا بالتحول إلى المعايير الغربية.

في الحالة الثانية ، يفقد النظام الناتج موثوقيته بسبب التعديلات وإعادة العمل. وفقًا لذلك ، تزداد مخاطر المعالجة الخاطئة لمعلومات الإدخال بشكل حاد. علاوة على ذلك ، لن تكون هناك فائدة من أتمتة العمليات التجارية غير الفعالة للشركة. على العكس من ذلك ، ستُحرم من فرصة تحسين أنشطتها ، لأن سيتم ضغطها في الإطار الصارم للبرنامج. في هذا الصدد ، من المهم للغاية تحديد التوازن الأمثل بشكل صحيح بين إعادة هندسة إجراءات العمل وتحسين النظام.

خطأ # 4. تقييم غير صحيح للكفاءة الاقتصادية لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات

ربما تكون فعالية تكلفة تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات هي أصعب سؤال يجيب عليه المدير. من الواضح أن التنفيذ ينطوي على تكاليف كبيرة للأتمتة العامة (أجهزة الكمبيوتر ، والخوادم ، ومعدات الشبكة ، والتراخيص ، والخدمات الاستشارية ، وما إلى ذلك). في هذا الصدد ، من المهم مقارنة تكاليف أتمتة عملية معينة ، نظرًا لموقعها في نظام تخطيط موارد المؤسسات ، مع النتائج الاقتصادية النهائية للمشروع ككل. أي أنه من الضروري الإجابة على السؤال ، ماذا ستكون نتيجة الاحتفاظ بسجلات العمليات المقابلة في النظام أو تقديم مثل هذه البيانات إلى مدير كذا وكذا؟ ما الخسائر التي سيساعد هذا على تجنبها؟ كيف تحسن كفاءة الموارد المستخدمة؟ ما الاحتياطيات التي ستسمح لك بالمشاركة فيها أنشطة الإنتاج؟ خلاف ذلك ، يزيد الخطر من أن تكاليف أتمتة العمليات لن تؤتي ثمارها.

من الضروري الإجابة على السؤال ، ما هو ثمن تضمين أي معلومات ، في جميع مراحل تصميم نظام تخطيط موارد المؤسسات. أولاً ، عند تحديد هيكله الوظيفي ، اختيار منصة أساسية ، ودعم تقني وحلول عامة أخرى للنظام في مرحلة تطوير مفهومه ، ثم عند وضع مهمة فنية. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم طرح سؤال حول الفعالية من حيث التكلفة في مرحلة ضبط النموذج الأولي للنظام على الإصدار النهائي.

في الوقت نفسه ، تذكر أنه يتم تحقيق أفضل النتائج من تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات إذا تم تصميمه لمؤسسة بنظام إدارة جيد البناء.

تقنية وممارسة تصميم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

من الناحية العملية ، تبدو عملية التصميم على النحو التالي: يصوغ العميل المتطلبات الموحدة للنظام الذي يتم إنشاؤه ، والتي تشكل أساس المفهوم والاختصاصات التي طورتها مؤسسة تصميم خارجية. يسبق هذه العملية دائمًا تحليل الإنتاج والأنشطة الاقتصادية لشركة العميل. الغرض من دراسة العمليات التجارية هو تحديد " الاختناقات"في دعم المعلومات وتحديد الاحتياطيات لتحسين كفاءة الشركة. على أساس الدراسات المتغيرة ، يحدد المفهوم الخطوط العريضة للنظام الذي يتم إنشاؤه ، وهي: نظام تخطيط موارد المؤسسات الأساسي ؛ هيكل وظيفى؛ دعم المعلومات؛ عدد محطات العمل المطلوبة ؛ دعم فني... عند تطوير المفهوم ، يتم إيلاء اهتمام خاص لآفاق تطوير أعمال العميل. يتم تحديد الإطار الذي من المهم فهم (تمثيل) آفاق تطوير الأعمال بناءً على شروط تطوير وتنفيذ النظام (الذي يعتمد على حجم الشركة: من 6 أشهر إلى 3 سنوات) ؛ فترة تشغيل النظام دون الحاجة إلى تحديثه (من المستحسن أن تكون فترة تقادم النظام عامين على الأقل). قد يحتوي المفهوم ، الذي تم تشكيله على أساس مسح ما قبل المشروع ، على العديد من الخيارات البديلة الرئيسية لتطوير أتمتة نظام التحكم الخاص بالعميل. يجب تقييم كل خيار من حيث نسبة التكلفة / الفعالية. يتم اختيار المفهوم من قبل العميل ويعمل كأساس لتطوير الشروط المرجعية (TOR). تم وضع متطلبات النظام بالتفصيل هنا. المعارف التقليدية هي الوثيقة الرئيسية التي تحدد متطلبات وتنظيم وأداء العمل ، والتي بموجبها يتم تنفيذ تصميم نظام تخطيط موارد المؤسسات وتسليمه إلى العميل. المرحلة التالية هي تطوير نموذج للعمليات التجارية ليكون (العمليات التجارية في ظروف عمل نظام تخطيط موارد المؤسسات). يتم إنشاء النموذج على أساس المواصفات الفنية وبطريقة موسعة يصف العلاقات الإدارية والمعلوماتية في النظام. هذه المرحلة أساسية في العمل على إنشاء نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). ويرجع ذلك إلى حقيقة أن نتائجه تسمح لموظفي وإدارة شركة العميل بتكوين رؤية لعمل مؤسستهم في ظروف استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات وتوضيح المتطلبات الخاصة به. بالنسبة للشركات الكبيرة ، يُنصح بتطوير مسودة التصميم (قبل تطوير نموذج للعمليات التجارية) ، حيث يتم تحديد حلول التصميم الرئيسية (مع عدد الوظائف التي تزيد عن 60). يتم تنفيذ تصميم العمل التقني على أساس المواصفات الفنية وحلول التصميم المعتمدة في مرحلة تصميم المسودة ونموذج العمليات التجارية المطلوب إجراؤها. في هذه المرحلة ، يجب إجراء تحليل لمراسلات خوارزميات الحساب وطرق التحكم المدمجة في برنامج نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي سيتم تنفيذه ، إلى الخوارزميات والأساليب المحددة المستخدمة في ممارسة شركة العميل. بناءً على نتائج التحليل ، يتم تحديد "الثغرات" في وظائف النظام واتخاذ قرارات التصميم اللازمة للقضاء عليها. تزداد كفاءة المشاريع لإنشاء وتنفيذ أنظمة تحكم مؤتمتة متكاملة ، وكلما زاد التعاون الوثيق بين العميل والمطور في جميع مراحل التصميم.