LARIN Mihail Vasiljevič

UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM U ORGANIZACIJAMA: POVIJEST I METODOLOŠKA PITANJA

Specijalnost: 05.25.02 - "Dokumentarni film, upravljanje dokumentima, arhivistika"

disertacija za stupanj doktora povijesnih znanosti

MOSKVA 2000

Rad je proveden na Sveruskom znanstvenoistraživačkom institutu za dokumentaciju i arhivske poslove

Relevantnost teme. Stvaranje u našoj zemlji pravne države s učinkovitim institucijama predstavničke, izvršne, sudske vlasti, proizvodnje, znanosti i obrazovanja uvjetovano je ne samo sveobuhvatnom i punopravnom pravnom osnovom za njihovo djelovanje, već i stvaranjem racionalnih , posebna pravila i postupci za njihovo funkcioniranje, uključujući i u području rada s dokumentima. Za jačanje ruske državnosti, racionalno upravljanje dokumentima može poslužiti kao jedno od važnih odrednica za jačanje administrativnog aparata i bitan element njegove stabilnosti.

Dokumentirane informacije čine osnovu upravljanja, a njihova se učinkovitost uvelike temelji na proizvodnji i potrošnji informacija. U suvremenom društvu informacije su postale punopravni proizvodni resurs, važan element društvenog i političkog života društva. Kvaliteta informacija određuje kvalitetu kontrole, budući da informacija, poput cirkulacijskog sustava, prožima sve kontrole, pružajući im energetski potencijal i postavljajući ih u svrhovit pokret.

Podaci se bilježe u dokumentima koji im daju organizacijski oblik i kreću ih kroz vrijeme i prostor. Dokumenti i dokumentarne informacije čine osnovu odluka upravljanja i njihova su materijalna utjelovljenja, pružaju pravnu snagu i time doprinose njihovoj provedbi.

Problemi dokumentiranja aktivnosti organizacija i upravljanja dokumentima stari su koliko i sami dokumenti "i upravljanje. Trenutno je ovaj problem aktualiziran brzim razvojem novih informacijskih tehnologija, ubrzanom informatizacijom društva.

Kontinuirani rast obujma dokumentacije u cijelom svijetu, sve veća upotreba elektroničkih računala u obradi informacija, uporaba nepapirnih medija i drugi ciljevi

čimbenici navode stručnjake na zaključak da je potrebno tražiti nove mogućnosti za svladavanje i upravljanje dokumentiranim informacijama. Usmjeravajući svoju pozornost na problem upravljanja dokumentima u organizacijama, odabrali smo smjer znanstvenog istraživanja koji je relevantan u sadašnjoj fazi, a koji ima teorijski i praktični značaj.

Za suvremeno upravljanje dokumentima važno je proučiti mogućnosti suvremenih informacijskih tehnologija sa stajališta njihove uporabe u upravljanju dokumentima. Potrebno je analizirati akumulirana postignuća na području teorije i prakse upravljanja evidencijama, identificirati trendove u njihovom daljnjem razvoju i na temelju toga dobiti nove znanstvene rezultate.

Odabir teme ove studije posljedica je nekoliko čimbenika:

prvo, prisutnost društvenog poretka društva, povezanog sa potrebom racionalizacije dokumentarnog okruženja kao sredstva za povećanje učinkovitosti upravljanja, prvenstveno države;

drugo, potreba za arhivskom službom Rusije u dubinskom proučavanju međusobno povezanih problema upravljanja zapisima i arhivistike u novim uvjetima za njihovu transformaciju u primijenjeni znanstveni razvoj;

treće, sve veće stope informatizacije Rusije i hitni zadaci njezinog ulaska u svjetski informacijski prostor, uključujući i u području upravljanja dokumentima.

Rješavanje problema upravljanja dokumentima u suvremenim uvjetima, po našem mišljenju, omogućit će namjerno formiranje informacijskih izvora organizacija, osigurati njihovo učinkovito funkcioniranje, kao i otvoren pristup informacijskim izvorima za potrošače uz najmanje ulaganje vremena, rada i fondovi.

Stupanj razrađenosti i proučenosti teme. Valja napomenuti da se pitanja upravljanja dokumentima u domaćoj literaturi do sada nisu postavljala kao neovisna. Samo u nekim slučajevima

botovi A.N. Sokova, pokušaji uvođenja upravljanja dokumentima kao predmeta istraživanja u scenski plan mogu se vidjeti kao odraz stranog iskustva i obećavajući smjer za razvoj domaćeg upravljanja dokumentima i organizaciju uredskog rada1.

U međuvremenu, u razvijenim zemljama, koje su odavno prošle fazu "početne akumulacije" računalne tehnologije i komunikacija, u društvu koje se danas okarakterizira kao "postindustrijsko" ili "informacijsko", razvoj problema upravljanja dokumentima dobiva sve više pažnja.

Studija radova zapadnih stručnjaka pokazuje da je većina znanstvenika sklona priznati upravljanje dokumentima kao punopravnu funkciju upravljanja organizacijom (F. Horton, C. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, C. Har, D. MacLeod, J. Summerville, D. Stephens i dr.). Valja naglasiti da su mnogi znanstvenici i stručnjaci više puta primijetili važnost interakcije između upravljanja dokumentima i upravljanja informacijama u organizacijama, ocjenjujući dokumentaciju kao sastavni dio informacijskih izvora organizacije. Na temelju takve procjene postavlja se zahtjev za dubljom uporabom novih informacijskih tehnologija u radu s dokumentacijom i uključivanjem struktura za upravljanje dokumentima u opću infrastrukturu organizacija2. Posebnost studija zapadnih stručnjaka je njihova usmjerenost na premošćivanje tehnološkog i organizacijskog jaza između uredskog rada i odjela za pohranu dokumenata3.

Očito je da Rusija ima svoju povijest

1 Sokova A.N. Poslovna dokumentacija iz područja upravljanja. - M.: Znanje, 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und insentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Zbornik radova, DGD, 1994., str. 11-38; Macdonald D. Upravljanje dokumentima u suvremenoj instituciji. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1220 "p"; Roberge M. U informacijsko doba - globalno sustavno i sustavno upravljanje administrativnim informacijama. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 1144 "p" itd.

1 Košnice Cr. Upravljanje dokumentacijom, informacijama i arhivima u tvrtkama. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 889 "p"; Ricks A. Uredski rad kao arhivska funkcija. - SIF OTSNTI VNIIDAD, br. 946 "p" itd.

tradicije u području rada s dokumentima, a izravno posuđivanje zapadnog iskustva i zapadnih pristupa nemoguće je. To je razlog za potrebu proučavanja problema evolucije domaće dokumentacije i razvoja uredskog rada, kako bi se analizirala i procijenila postignuta razina radi rješavanja pitanja mogućnosti i načina primjene osnovnih načela i metoda upravljanje dokumentima u modernoj Rusiji.

Do sada je domaće upravljanje dokumentima prikupilo značajnu količinu znanja, što se odražava u znanstvenim radovima MGIAI -ja i VNIIDAD -a, zbirkama članaka, nastavnim i metodičkim priručnicima, materijalima za konferencije. Nažalost, još uvijek nema velikih monografskih studija. Objavljeni radovi uglavnom imaju udžbenike i nastavna sredstva (radovi V.I. Andreeve, T.V. Kuznetsove, Ya.Z. Livshits, K.G. Mityaeva, VS Mingalev, A.V. autorski tim Odjela za dokumentaciju i dokumentacijsku podršku Državnog sveučilišta menadžmenta).

Radovi K.G. Mityaev, koji je prvi predložio izraz „upravljanje evidencijom“ i dao veliki teoretski i praktičan doprinos razvoju upravljanja evidencijom kao znanstvene discipline1.

K.G. Mityaev je prvi put sustavno iznio povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji i SSSR-u, ističući glavna razdoblja njegova razvoja, specifičnosti različitih vrsta uredskog rada, pokazujući odnos uredskog rada s odgovarajućim građevinskim sustavima državni aparat, međuovisnost razvoja uredskog rada i arhiviranja. Naknadni udžbenici Povijesno -arhivskog instituta u osnovi su samo povećali količinu materijala predstavljenog o povijesti uredskog rada, proširujući kronološki okvir obuhvaćenog razdoblja.

Istodobno, 70 -ih i 80 -ih godina nastavna sredstva T.V. Kovati-

1 Mityaev K.G. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR -u: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1959 .; On je isti. Teorija i praksa arhiviranja. Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1946 .; On je isti. Dokumentacija, njezini zadaci i izgledi za razvoj // Vopr. arhivistika. - 1964. - br. 2 itd.

tsovoy, Ya.Z. Livšits, M.P. Ilyushenko i drugi znanstvenici koji razvijaju upravljanje dokumentima kao znanstvenu disciplinu i odražavaju pitanja terminologije dokumenata i sustava dokumentacije, funkcije dokumenata i njihov razvoj, ulogu dokumentacije u procesima upravljanja, postavljaju pitanja upravljanja dokumentima temeljna za upravljanje dokumentima, razmatraju probleme utjecaj elektroničke računalne tehnologije na podrška za dokumentaciju upravljanje.

Valja istaknuti rad znanstvenika VNIIDAD -a, koji su od osnutka instituta 1966. godine dosljedno rješavali probleme upravljanja dokumentima, organizacije uredskog rada i dokumentacijske podrške upravljanja, automatizacije rada s dokumentima. Značajan doprinos proučavanju glavnih kategorija upravljanja evidencijama dao je A.S. Malitikov, V.D. Banaskzhevich, K.I. Rudelson i drugi znanstvenici.

Značajan doprinos razvoju upravljanja evidencijom su doktorski i magistarski radovi obranjeni na MGIAI -u i VNIIDAD -u, koji su također važni za ovo istraživanje. Doktorska disertacija A.N. Sokova, gdje je prvi put nakon K.G. Mityaeva, uspješno se pokušava formulirati teoriju upravljanja zapisima u kontekstu uvođenja novih informacijskih tehnologija u praksu1.

Doktorske disertacije u pravilu razmatraju određene aspekte teorije i prakse upravljanja zapisima. Među najrazvijenija su pitanja povijesti upravljanja dokumentima i uredskog rada sovjetskog razdoblja (radovi V.I. Andreeve, I.M. Baginskog, V.D. Banasyukevich, M.P. Bobyleva, M.I. Dodonova, M.N., Kremer BI, Kuzmicheva AD, Podolskaya IA, Raikhtsauma AL, Selskogo DI, Tamm IE i drugi) 2.

"Sokova A.N. Razvoj sovjetskog upravljanja evidencijama u uvjetima znanstvene i tehnološke revolucije (1960. -1980.): Sažetak rada ... Doktor povijesnih znanosti. 05.25.02 / MGIAI. - M, 1987." Andreeva U I. Glavni pravci znanstvene organizacije menadžerskog rada i uredskog rada državnog aparata SSSR -a (na temelju materijala časopisa iz 1920 -ih): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985 .; Baginsky I.M. V.V. Kuibysheva o poboljšanju aparata i uredskog rada Narodnog komesarijata radničko -seljačke inspekcije SSSR -a: Autor. dis.

Predrevolucionarno razdoblje je manje proučavano (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Dio diplomskog rada posvećen je proučavanju dokumentacijskih sustava i dokumentiranju upravljačkih funkcija (radovi T.A. Bykove, I.V. Gerasimove, I.B. Efanove, A.S. Krasavin, L.V. Potapova, A.Yu.) 2, druge disertacije pokrivaju pitanja podrške dokumentaciji pojedinih objekata, ustanova istog tipa (Arkhipova NI, Mozhaeva NG, Morozov EA, Pšenko AV, Sirotkin AN, Stepanov E. A.) 3. Pitanja unifikacije i standardizacije dokumenata razrađena su prilično duboko (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 4. U nekim tezama (Malitikov A.S., Predein E.V.,

Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M .. 1979 .; Raikhtsaum A.L. Poboljšanje upravnog aparata i uredskog rada u SSSR-u od strane odjela za racionalizaciju (1924-1931): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978 .; Tamm I.E. Formiranje sovjetskog državnog uredskog posla. 1917-1923: Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M. 1975. itd. 1 Vyalova L.M. Organizacija uredskog rada središnjih državnih tijela u zakonodavnim aktima Ruskog Carstva u prvoj polovici 19. stoljeća: Avtoref. dis. ... Kand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987 .; Lukashevich A.A., Razvoj pokrajinske dokumentacije za uredski rad u 70-90-ima: Sažetak autora. dis. ... Kand. ist. znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. (monografija).

„Bykova T.A. Formiranje sustava upravljačke dokumentacije društveni razvoj radni kolektivi. 1965.-1985 (na primjeru elektroindustrije): Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988 .; Krasavin A.S. Dokumentiranje radne aktivnosti zaposlenika tijela pod kontrolom vlade(povijest i trenutno stanje): Sažetak autora. dis. ... Kand. ist. znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978 .; Chukovenkov A.Yu. Organizacija pohrane i korištenja strojno čitljivih dokumenata u području upravljanja: Avtoref. dis. ... Kand. povijesne znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. itd.

Arkhipova N.I. Dokumentacijska podrška za upravljanje računalnim centrima (povijest, trenutno stanje i izgledi za razvoj): Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978 .; A. V. Pšenko Dokumentiranje aktivnosti arhivske službe u sadašnjoj fazi: Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983 .; E.A. Stepanov Poboljšanje procesa dokumentacije u sustavu upravljanja visokim i srednjim specijalističkim obrazovanjem u SSSR -u (povijest i trenutno stanje): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. itd.

4 Vasiliev M.A. Problem unifikacije teksta upravljačke dokumente koristi se u uredskom radu sovjetskih institucija (povijest i trenutno stanje): Avtoref. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975 .; Sankina L.V. Unapređenje oblika upravljačkih dokumenata na temelju standardizacije i unifikacije (1917.-1980.): Sažetak autora. dis. ... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,

Shchensnovich G.G.) razmatrao je opće i posebne probleme funkcioniranja službi za upravljanje dokumentima.

Studija istraživanja disertacije pokazuje da se problemi upravljanja dokumentima u njima ne odražavaju duboko, zahtijevaju suvremen sveobuhvatan pristup i razmatranje.

U posljednjem desetljeću, nažalost, ravnoteža između teorijskog i primijenjenog istraživanja narušena je u korist potonjeg. O tome svjedoči veliki broj nastavnih sredstava i priručnika za radnike u praktičnom uredskom poslu koji uglavnom tumače akumulirani znanstveni i metodološki potencijal dokumentaristike.

Sada postoji tendencija postupnog uspostavljanja narušene ravnoteže i jačanja teorijskih istraživanja na području dokumentacijske podrške upravljanju. Mnoge suvremene publikacije specijaliziranih časopisa, zbirke znanstvenih skupova usmjerene su na rješavanje hitnih problema rada s dokumentima u suvremenim uvjetima, zaštitu dokumentiranih informacija, terminologiju, povijest uredskog rada, pravnu podršku dokumentiranje aktivnosti rukovodećeg osoblja, utjecaj novih informacijskih tehnologija na organizaciju tijeka rada i dokumentaciju, probleme elektroničkih dokumenata. Unatoč velikoj vrijednosti, ovi radovi pokrivaju samo određene aspekte upravljanja dokumentima i mogu poslužiti kao kvalitetan istraživački materijal za kasniju analitičku i sintetičku obradu.

Problem upravljanja dokumentima ne može se proučavati bez analize arhivske literature. Znanstvenici-arhivisti učinili su ozbiljno

1983; Yankovaya V.F. Optimizacija tekstova upravljačkih dokumenata (teorijski aspekt): Avtoref. dis .... Kandidat povijesnih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. itd. "Malitikov A.S. Glavni pravci dokumentarnog i arhivskog istraživanja u SSSR -u (1956-1970): Sažetak autora ... Kandidat povijesnih znanosti. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1971; Shchensnovich GG Razvoj osnovnih načela organizacije dokumentacijskog sustava u uvjetima automatiziranog upravljačkog sustava: Sažetak diplomskog rada .... Kandidat povijesnih znanosti. 05.25.02 / MGIAI. -M., 1975.

istraživački rad koji je važan za razumijevanje epistemologije dokumenta, formiranje i razvoj dokumentacijskih sustava, terminološki sustav upravljanja dokumentima (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky, E.V. Starostin itd.). Stručnjaci na području arhivistike učinili su mnogo za razumijevanje informacijskih svojstava dokumenta, ukazujući na odnos između polja dokumenata i izvora informacija. U zasebnim radovima o arhivističkim istraživanjima (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) dokazana je sličnost procesa obrade informacija kako u operativnom upravljanju, tako i u fazi arhivske pohrane dokumenata. Zanimljivi su radovi koji prikazuju odnos između uredskog rada i arhivskih poslova, proces postupnog prelaska uredskog posla u nadležnost arhivskih tijela1. Arhivske studije otkrivaju promjenu vrijednosti pojedinih vrsta dokumenata tijekom godine povijesni razvoj, otkrivaju evoluciju dokumentacijskih sustava u vezi s razvojem države i načinima njezina ustroja.

Upravljanje dokumentima kao znanstvena kategorija usko je povezano s informacijama i organizacijom informacijskih procesa u upravljanju, stoga je analiza literature o teoriji informacija, informacijskim sustavima, informiranju i informatizaciji rada s dokumentima bitan dio ove studije. Prije svega, ovo su studije koje odražavaju probleme povezane s razumijevanjem bitnih karakteristika informacija kao početne tvari za organiziranje dokumentarnih nizova. Djela A.D. Ursula, A.I. Zhukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasyev i drugi, napisani u različitim godinama, omogućili su formiranje teorijskog temelja na kojem je izgrađena glavna ideja o neraskidivoj povezanosti informacija i dokumentacije te su utvrđene mogućnosti primjene informacijske metodologije u upravljanju dokumentima. U djelima G.G. Artamonov, G. Wolfram,

"Ermakova IN. Formiranje i razvoj sovjetskog državnog uredskog rada (1917-1959): Sažetak autora. ... Kandidat povijesnih znanosti. 05.25.02 / MGIAI. - M., 1994; Pshenichny A.P. Centralna arhivska uprava SSSR i RSFSR (1929-1938): Sažetak teze ... Kandidat povijesnih znanosti, 25.05.02 / MGIAI. - M, 1985. itd.

PAKAO. Ursula i drugi znanstvenici duboko su istraživali temeljno važne probleme formiranja i djelovanja informacijskih izvora kako u globalnom smislu, tako i u okviru pojedinih organizacija. Problem informacijskih izvora još nije dobio konačno rješenje, no ipak su u ovim radovima formulirane konceptualne kategorije, osnovne metodološke i konceptualne odredbe koje su važne za ovu studiju.

U djelima informatičara problemi upravljanja dokumentima pojavljuju se kao podređeni, a ne osnovni, nemaju proučavanje pitanja dokumentacije i podrške dokumentaciji u kontekstu razvoja novih informacijskih tehnologija. Ovaj problem ni na koji način nije ocrtan u brojnim pojmovima kao što su "obrada informacija", "pristup informacijama", "informacijska komunikacija", "pohrana informacija", "uporaba informacija", iako su sve te "informacije" praktički dokumenti na raznim, pretežno papirnatim medijima ".

Slabo razvijena u literaturi i problematici elektroničkih dokumenata. Postoje ozbiljne terminološke razlike, nedostatak jasnih ideja o prirodi i svojstvima elektroničkih dokumenata, njihovom odnosu s tehnotronskim, strojno čitljivim i tradicionalnim dokumentima. Ipak, analiza ove skupine studija omogućuje oblikovanje razumijevanja upravljanja dokumentima o problematici i korištenje ovih radova za rješavanje znanstvenog problema upravljanja dokumentima2.

Od temeljne važnosti za proučavanje teme bilo je proučavanje radova o upravljanju informacijama - novoj znanstvenoj disciplini koja se pojavila u razvijenim zemljama zajedno s informacijskim društvom. U domaćoj literaturi upravljanje informacijama kao sustav

1 Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin YL. Elektronički dokumenti o korporativnim mrežama: Gutenbergov drugi dolazak. - M: Ankey - Ektrends, 1999, itd.

2 Tikhonov V.I., Yushin I.F. Elektronički arhivi i elektroničko upravljanje dokumentima // Otadžbina, arhivi. - 1999. - br. 2. - S. 19-20; Kurilo A.P. O pravnom režimu elektroničkog dokumenta u sustavu međubankarskih elektroničkih poravnanja // Problemi informatizacije. - 1999. - br. 3 itd.

tema metoda odražava se vrlo slabo. Samo u djelu A.V. Kostrov, pripremljen u obliku udžbenika, pokušano je sustavno prikazati suštinu upravljanja informacijama, nažalost, bez osvrta na ruske uvjete. "U našem radu po prvi put je provedena studija upravljanja informacijama sa stajališta započeto je upravljanje dokumentima i izvedeni su zaključci koji nam omogućuju ocjenjivanje upravljanja informacijama kao obećavajućeg smjera razvoja upravljanja dokumentima pomoću novih informacijskih tehnologija.2 U nizu drugih radova problemi upravljanja informacijama razmatraju se neizravno, u okviru rješavanja drugih problema konceptualne odredbe i praktično iskustvo u stvaranju i funkcioniranju sustava informacijske potpore najvišim tijelima državne vlasti Ruske Federacije3.

S obzirom na nedovoljnu razrađenost i pokrivenost problema upravljanja informacijama u domaćoj literaturi, autor je pokušao popuniti tu prazninu stranim istraživanjima, uglavnom na njemačkom jeziku. Radovi R. Kulena, I. Hergeta, G. Verziga, V. Wolframa, T. Seegera, E. Vogela i drugih znanstvenika otkrivaju njihovo razumijevanje suštine upravljanja informacijama kao znanstvene discipline i područja praktičnog upravljanja4. Istodobno se mora naglasiti da

1 Kostrov A.V. Uvod u upravljanje informacijama: Udžbenik. priručnik / Vladi-mirsk. država tech. un-t. - Vladimir, 1996 .; vidi također: Perel I.S., Slavin V.N. Informacijska aktivnost u inozemstvu i problemi upravljanja informacijama / NPO Poisk. - M, 1992 .; Kostomarov M.N. Upravljanje informacijskim sustavima u inozemstvu / RGTU. - M., 1996. (monografija).

2 Larin MB. Upravljanje dokumentima i nove informacijske tehnologije. - M.: Znanstvena knjiga, 1998.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Informacijska podrška javne uprave. - M.: Slavenski dijalog, 2000 (monografija).

4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Zbornik radova // Konstanz, 1990 .; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt na Majni, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

gotovo niti jedan od ovih radova nije pokušao primijeniti odredbe o upravljanju informacijama na upravljanje evidencijama.

Potpuno rješenje problema upravljanja dokumentima nemoguće je bez pravne podrške. Očito je da je jačanje uloge prava u suvremenoj Rusiji nužan uvjet za učinkovitost javne uprave. Posljednjih godina polje informacija i dokumentacije postalo je neovisan objekt istraživanja znanstvenika prava, pa je čak formirana i nova grana - informacijsko pravo. U djelu V.A. Kopylov, sistematizirani su svi postojeći pravni akti koji se odnose na uređivanje informacija, dokumentacije, arhivsko skladištenje dokumenata1. Autor skreće pozornost na kategoriju "dokumentiranih informacija", koja se, prema njegovu mišljenju, ne odražava u dovoljnoj mjeri u postojećoj legislativi, te postavlja zadatak zakonskog rješavanja problema elektroničkih dokumenata.

I.L. Bachilo. Njezini radovi služe kao jasan primjer adekvatnog odgovora znanstvenika na izazove vremena i od velike su vrijednosti za ovo istraživanje2.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995 .; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Informacije i dokumentacija. - K.G. Saur, 1990 .; Vogel E. Upravljanje informacijama. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990., S. 897-927; WersigG. Organizacije - Komunikacija: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996. itd.

1 Kopylov V.A. Zakon o informacijama. - M.: Pravnik, 1997 .; On je isti. Informacije kao objekt pravne regulacije // NTI / VINITI. - M., - 1996. - Broj 8; On je isti. O pitanju svojstva informacija // NTI. Ser. 1. Organizacija i metodologija informacijskog rada / VINITI. - M., - 1998. - Broj 3.

~ Komentar saveznog zakona "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" (uredili I.L. Bachilo, A.V. Volokitin, itd.). Moskva: IGP RAS, 1996; Bachilo I.L. O vlasništvu nad informacijskim izvorima // Informacijski izvori Rusije. - M., - 1997. - Broj 4; Ona je ista. Informacijski izvori kao objekt prava i objekt odnosa regulirani Građanskim zakonikom Ruske Federacije // Ibid. -J999. -Broj 1; Ona je ista.

Upravljanje dokumentima kao funkcija upravljanja provodi se u organizacijama u kontekstu procesa odlučivanja za postizanje odabranog cilja. Zato je upravljanje dokumentima usko povezano s problemima upravljanja, organizacijskim strukturama, pitanjima projektiranja sustava upravljanja informacijama, njihovom implementacijom i radom, uz automatizaciju upravljačkih postupaka i procesa.

Suvremena istraživanja upravljanja organizacijama pokazuju veliku važnost racionalne obrade informacija za postizanje strateških i operativnih ciljeva. Globalizacija svjetskih gospodarskih, društvenih i informacijskih procesa izravno utječe na kvalitetu upravljanja. Metode rješavanja upravljačkih problema u organizacijama na pozadini suvremenih geopolitičkih stvarnosti i uzimajući u obzir razvoj informacijskog društva ogledaju se u brojnim velikim monografskim studijama i člancima, suvremenim udžbenicima domaćih i zapadnih stručnjaka. "

Evolucija dokumenta, sustava uredskog rada i dokumentacijske podrške menadžmenta odvija se u specifičnim povijesnim uvjetima i njima je uvjetovana. Radovi istraživača ruske povijesti, osobito povjesničara državnih institucija, ističu usku povezanost reformi ureda i reforme upravljanja te njihovu primjerenost društveno-ekonomskim i političkim uvjetima u određenom razdoblju ruske povijesti. Radovi N.P. Eroshkina i T.P. Korzhikhina, kao i T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, S.P. Strekopytov, drugi znanstvenici o povijesti državnih institucija jasno pokazuju izgradnju sustava upravljanja u određenom povijesnom dobu i temama

Pravna pitanja dokumentacije u kontekstu informatizacije // Problemi zakonodavstva u području informatizacije: Sažeci. izvješće sedma Sveruska. konf. - M.: GUP "VIMI", 1999. i drugi.

"Upravljanje organizacijom: Udžbenik / Pod uredništvom A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatin. - M.: Infra, 1998; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N.., Bye MA Uvod u upravljanje informacijama... - SPb., 1999 .; Mark D., McGown K. Metodologija strukturne analize i projektiranja / Prev. s engleskog - M.: MetaTechnology, 1993 .; Svijet upravljanja projektima / Ur. X. Reschke, X. Schelle. - M.: Alane, 1994 .; Mescon MZ, Albert M “Hedouri F. Osnove menadžmenta. - M.: Delo, 1992. itd.

istim daju priliku istražiti organizaciju uredskog rada u upravljačkom aparatu.

Studija izvora kao znanstvena disciplina dovoljno je bliska da dokumentira znanost u smislu rješavanja problema sustavnog proučavanja dokumentarnog niza u povijesnom razvoju. S tim u vezi, radovi Borodke-na L.I., Voronkove S.V., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyev V.A., Sokolov A K., Schmidt S.O. i drugi su omogućili korištenje iskustva stečenog u istraživanju izvora za analizu razvoja dokumenata i dokumentacijskih sustava.

Analiza pokazuje da je, unatoč značajnoj količini istraživanja provedenih u srodnim područjima postavljenog problema, potrebno konstatirati vrlo slab razvoj stvarnog problema upravljanja dokumentima. Dakle, pitanja odnosa reformi javne uprave i uredskog rada, uloge državne regulacije dokumentarnog okruženja nisu dovoljno razvijena; terminološki problemi dokumenta i njegova evolucija pod utjecajem društvenih i tehničkih čimbenika zahtijevaju dublje sistemsko proučavanje. Postsovjetsko razdoblje razvoja uredskog rada i dokumentacijske podrške menadžmenta povezano s promjenama u upravljačkim strukturama i funkcijama, rješavanjem problema ulaska Rusije u svjetski informacijski prostor od povijesnog je nesumnjivog interesa. Do sada ne postoji sveobuhvatna i sveobuhvatna studija upravljanja dokumentima, uzimajući u obzir analizu primijenjenih novih informacijskih tehnologija.

Predmet istraživanja u diplomskom radu su dokumentirane informacije u upravljačkim sustavima. Dokumentirane informacije u procesu upravljanja ispunjavaju ključna uloga pružanje punjenja informacijskih izvora organizacija. U vezi sa kompliciranjem strukture i sadržaja informacijskih izvora, eksplozivnim rastom njihova volumena, javlja se najvažniji zadatak njihova racionalnog upravljanja.

Trenutno stanje dokumentarnog okruženja nije posljedica samo društveno-ekonomskih transformacija, već i razvoja informacijskih tehnologija. U suvremenom upravljanju veliki značaj imaju računalne tehnologije i alati koji na temelju važećeg zakonodavstva i drugih pravnih normi omogućuju brzinu popravljanja, prikupljanja, obrade, pretraživanja i prijenosa informacija, pouzdanost njihova pohranjivanja, daljinski pristup, pružanje informacija u pravo vrijeme, na pravom mediju i u željenom obliku, uzimajući u obzir psihološke i ergonomske zahtjeve. Otvoren pristup svjetskim informacijskim izvorima, prijelaz na elektroničku dokumentaciju, pohrana i prijenos dokumenata, t.j. prijelaz na temeljno nove načine organiziranja informacija i pristup informacijama, stavljanje temeljno novih znanstvenih i primijenjenih problema pred upravljanje evidencijama, arhivistiku, snimanje dokumentarnog filma i druge znanstvene discipline koje imaju dokument kao predmet istraživanja. Njihovo rješenje zahtijeva razumijevanje bogatog povijesnog iskustva evolucije dokumenta kao nositelja informacija, razvoja uredskog rada, promjene nositelja i tehnologija te formuliranja odgovarajućih ovisnosti.

Predmet istraživanja je upravljanje dokumentima u organizacijama. Upravljanje dokumentima kao predmet istraživanja nova je znanstvena kategorija. No, temelji se na prijašnjem iskustvu i teorijsko -metodološkom temelju domaćeg upravljanja dokumentima, tradicionalno proučavajući dokument, dokumentacijske sustave, dokumentiranje procesa i organizaciju rada s dokumentima u upravljanju. Upravljanje dokumentima smatramo integrirajućom i višom fazom razvoja koncepata poput uredskog rada i dokumentacijske podrške menadžmenta.

"Upravljanje dokumentima" kao univerzalni pojam ima međunarodno priznanje i distribuciju. Označava upravljanje stvaranjem, korištenjem i čuvanjem dokumenata organizacije tijekom njihovog

životni ciklus temeljen na načelima ekonomičnosti i učinkovitosti, koristeći nove informacijske tehnologije koje omogućuju upravljanje kvalitetom u odnosu na dokumentaciju kao punopravni resurs upravljanja. Ako je uredskom poslu dodijeljena uloga funkcije tehničkog upravljanja, a upravljačka je dokumentacija pomoćna, tada je upravljanju dokumentima u organizaciji dodijeljena uloga glavne upravljačke funkcije.

Upravljanje evidencijom razmatramo u posebnim uvjetima funkcioniranja organizacija. U ovom slučaju pod organizacijom se podrazumijeva svaka struktura koja odgovara pravnom konceptu organizacije, bez obzira na njezinu hijerarhijsku razinu, funkcionalnu orijentaciju i oblik vlasništva.

Svrha istraživanja disertacije je riješiti znanstveni problem upravljanja dokumentima u kontekstu novih informacijskih tehnologija u organizacijama različitih vrsta, oblikovati koncept i metodologiju upravljanja resursima dokumenata za donošenje odluka na temelju upravljanja informacijama u povijesnom razvoju.

Glavni ciljevi studije:

analiza uloge informacija u upravljanju i strukture suvremenih informacijskih izvora u organizacijama;

proučavanje povijesti domaćeg uredskog rada i evolucije dokumenta kao temelja suvremenog upravljanja dokumentima;

istraživanje specifičnosti elektroničkih dokumenata;

razvoj načela za stvaranje nacionalnog sustava upravljanja dokumentima i pitanja njegove pravne podrške;

dokumentarna analiza suvremenih informacijskih tehnologija i automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima;

istraživanje upravljanja informacijama kao metodološke osnove za izgradnju sustava upravljanja dokumentima u organizaciji.

Kronološki okvir istraživanja određen je specifičnostima odabrane teme. U nekim područjima pokrivaju povijesno razdoblje od trenutka nastanka ruske centralizirane države do danas, ali najveći dio rada pokriva probleme upravljanja dokumentima posljednjeg desetljeća.

Udubljujući se u povijest uredskog rada, slijedili smo cilj praćenja međuovisnosti reformi javne uprave i reforme uredskog rada, identificirajući kontinuitet i značajke sustava uredskog rada u različitim povijesnim epohama, pokazujući proces pretvaranja uredskog rada u podršku dokumentaciji za upravljanje i stvaranje preduvjeta za prelazak na upravljanje dokumentima u suvremenim uvjetima informatizacije društva. Proučavanje dokumenta kao glavnog objekta upravljanja dokumentima posljedica je procesa formiranja upravljanja dokumentima kao znanstvene discipline, stoga smo više pozornosti posvetili razdoblju, počevši od 1960 -ih, kada je upravljanje dokumentima kao znanstvena disciplina rođen i pojavio se značajan broj istraživanja o pitanjima vezanim uz funkcioniranje dokumenta u svim sferama javnog života.

Pitanja automatizacije ureda razmatrali smo u neraskidivoj vezi s informatizacijom društva, čiji je početak postavljen širenjem elektroničke računalne tehnologije i razvojem automatiziranih upravljačkih sustava na prijelazu 60-70-ih godina XX. Stoljeća. Problem upravljanja informacijama pojavio se u zapadnoj praksi ranih 1970 -ih, a upravo smo te godine uzeli kao polazište za njegovo razmatranje.

Stoga je interdisciplinarna priroda istraživanja zahtijevala povijesne retrospekcije različite dubine, ovisno o tome koliko je to bilo potrebno za potrebe ovog rada.

Kao radnu hipotezu, iznijeli smo stav da su potrebni preduvjeti za široku populaciju

implementacija upravljanja dokumentima u organizacijama na temelju metodologije upravljanja informacijama, koja odgovara postignutoj razini informatizacije zemlje i društveno-ekonomskim uvjetima.

Temelj metodologije istraživanja disertacije je realan i sveobuhvatan pristup analizi razvoja upravljanja dokumentima, njegovo razmatranje na sveobuhvatan način i u dinamici, uzimajući u obzir čitav skup činjenica i odbacivanje ideologiziranog stava povijesti problema. Metodologija rada kreativna je kombinacija različitih metoda: opće znanstvenih, metoda drugih znanosti i, zapravo, dokumentaristike. Za rješavanje postavljenih zadataka korištene su tradicionalne istraživačke metode: povijesna, sustavna, usporedna (komparativna proučavanja), strukturno-funkcionalna, klasifikacijska i modelirajuća, statistička, kao i druge privatne metode.

Ključnu ulogu u ovom radu ima sustavna metoda kao pravac znanstvenog znanja, koja se temelji na razmatranju objekata kao sustava, t.j. otkrivanje integriteta objekta, identificiranje različitih vrsta veza u njemu i njihovo spajanje u jednu sliku.

Izvor temelja teze. Uzimajući u obzir nedovoljnu razvijenost teme, tijekom rada na disertaciji korišten je širok raspon izvora koji se mogu podijeliti u sljedeće glavne skupine: zakonodavni i vladini akti o informatizaciji, arhiviranju, upravljanju dokumentima, uredskom radu i standardizaciji ; normativni i metodološki materijali, državni standardi; terminološki rječnici, metodološka literatura; znanstvena izvješća, istraživački materijali pohranjeni u referentnom i informacijskom fondu OCSTI VNIIDAD -a; arhivski dokumenti.

Osim toga, u pripremi rada autor se koristio vlastitim iskustvom znanstvenoistraživačkog i organizacijskog oblikovanja po pitanjima upravljanja dokumentima, dokumentacijskom podrškom menadžmenta (uredski rad), rezultatima inozemnih praksi.

Zanimljiva je skupina zakonodavnih i regulatornih pravnih akata, čije nam proučavanje omogućuje praćenje evolucije državne regulacije uredskog rada.

U predrevolucionarnoj Rusiji dosljedno su bili na snazi ​​brojni pravni akti koji su sadržavali pravila reda i kolegijalni uredski rad. Među njima je potrebno istaknuti Opće propise iz 1720. koji su prvi put u povijesti Rusije stavili uredski posao na čvrsto tlo zakona i utvrdili njegova temeljna načela gotovo dva stoljeća1.

U Sovjetsko vrijeme pozornost je posvećena i pitanjima dokumentacije i njihovom zakonodavnom oblikovanju. Prvi dekreti sovjetske vlade o službenim pitanjima bili su u naravi raštrkani pravni akti o aktualnim pitanjima dokumentiranja menadžerskih radnji. Odražene su u objavljenim zbirkama normativnih akata2.

Sljedeća skupina pravnih akata korištenih u radu odnosi se na aktivnosti NK RFKI SSSR -a i njegovih podređenih tijela na poboljšanju uredskog rada 1920 -ih i ranih 30 -ih3.

Posebnu pozornost zahtijevali su normativni akti sovjetske vlade koji dosljedno otkrivaju prelazak uredskog posla u nadležnost arhivskih tijela, promjenu njihovih zadaća i funkcija u sovjetskom razdoblju povijesti, kao i dokumenti koji se odnose na razvoj Jedinstvenog državnog sustava uredskog rada4.

Glavni pravni akt koji definira suvremenu državnu politiku i prava ruskih građana na području razmjene informacija i dokumentacije je Ustav Ruske Federacije u kojem se

1 Opći propisi od 28. veljače 1720. // PSZ Ruskog Carstva. -T. Vi. - br. 3534; Institucije za upravljanje provincijama Sveruskog Carstva // PSZ Ruskog Carstva. Sobr. Prvi. - T. XX. - br. 14392; Opća institucija ministarstava 1811. godine // PSZ Ruskog Carstva. - Prikupljeno. Prvi. - T. XXXI. - br. 24686. "Zbirka legalizacija i naredbi Radničko-seljačke vlade RSFSR-a (1918.-1923.).

Znanstvena organizacija rada, proizvodnje i upravljanja: Zbirka dokumenata i materijala 1918-1930. - M., 1969. godina.

Glavni dekreti i dekreti sovjetske vlade o arhivima 1918.-1982. - M.: Glavarkhiv SSSR, 1985.

napisano: "Svatko ima pravo slobodno tražiti, primati, prenositi, proizvoditi i distribuirati informacije na bilo koji zakonit način ..." (4. dio, čl. 29.).

U Ruskoj Federaciji, u razvoju ustavnih normi na zakonodavnoj razini, temelji javnoj politici u odnosu na informacije i dokumentaciju. Okosnica u ovom području je Savezni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" 1. Definira pravni režim za dokumentiranje informacija, vlasništvo nad pojedinim dokumentima i pojedinačnim nizovima dokumenata u informacijskim sustavima, kategorije informacija prema razini pristupa informacijama, postupak za pravnu zaštitu informacija. Zakon također utvrđuje odgovornost javnih tijela, organizacija i njihovih službenika za prekršaje pri radu s dokumentiranim podacima.

Važno mjesto u nizu zakonodavnih akata koji reguliraju rad s dokumentima zauzima zakonodavstvo o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima2. Sastoji se od Osnova zakonodavstva Ruske Federacije "O arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima" i odgovarajućih zakona republika u sastavu Ruske Federacije, drugih pravnih akata Ruske Federacije i republika, kao i teritorija , regije, autonomne regije, autonomne oblasti, gradovi Moskva i Sankt Peterburg. Temelji zakonodavstva reguliraju formiranje, organizaciju pohrane, računovodstvo, korištenje arhivske građe i arhivskih fondova te njihovo upravljanje kako bi se osigurala sigurnost arhivskih dokumenata i njihova sveobuhvatna upotreba u interesu građana, društva i države. Međutim, ovi zakonodavni akti ne sadrže pravnu regulaciju pitanja uredskog rada.

U procesu rada korišteno je i strano zakonodavstvo (Bjelorusija, Kirgistan, SAD, Uzbekistan, Njemačka, Češka itd.).

"SZ RF. -1995. -Ne. 8. -Čl. 609.

~ Slave ™ Kongresa narodnih zastupnika Ruske Federacije i Vrhovnog sovjeta Ruske Federacije. - 1993. - Broj 33.

Važni izvori istraživanja su regulatorni i metodološki materijali i državni standardi o pitanjima dokumentacije, klasifikatori i popisi dokumenata. U ovoj skupini izvora potrebno je zabilježiti sva izdanja Jedinstvenog državnog sustava upravljanja evidencijama, jedinstvene dokumentacijske sustave, pravila za rad državne i resorne arhive, popise dokumenata koji ukazuju na rokove čuvanja, upute za vođenje evidencije, prospekte i opisi razvijenih automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima, državni standardi SSSR -a i Ruske Federacije, Federacije, međunarodni standardi u području dokumentacije.

U procesu pripreme disertacijskog istraživanja korištena su brojna periodična izdanja: "Domaći arhiv", "Bilten arhivara", "Uredski rad", "Tajna pitanja", "Kadrovska služba", drugi časopisi specijaliziranih i srodnih tema, materijali znanstvenih skupova, seminara i simpozija. Također su privukle publikacije stranih znanstvenih časopisa, uglavnom "Guar-terly management management records" (SAD), "Nachrichten fur Dokumentation", "Der Archivar", "Cogito" (FRG ").

Tijekom rada korišteni su arhivski dokumenti na temu istraživanja. Posebno su važni arhivski dokumenti o povijesti sklapanja i razvoja sovjetskog uredskog rada. Među njima valja istaknuti dokumente NK RFL -a i Instituta za tehnologiju upravljanja koji su se posebno bavili pitanjima poboljšanja uredskog rada 1920 -ih1.

Glavne odredbe i zaključci disertacije izravno su povezani s istraživačkim radom ovog profila Sveruskog znanstvenoistraživačkog instituta za dokumentaciju i arhivske poslove Savezne arhivske službe Rusije, a našli su praktičnu primjenu u razvoju niza istraživačkih tema provedenih pod vodstvom autora i u složenom normativno -metodičkom razvoju-

1 VAR. F. R-374. Narodni komesarijat radničko -seljačke inspekcije SSSR -a; F. P-4084. Državni institut za menadžment inženjering.

sadašnjost instituta.

Znanstvena novost i teorijski značaj rada povezani su s nedostatkom temeljnih teorijskih i primijenjenih znanstvenih istraživanja u području upravljanja dokumentima u organizacijama u domaćem upravljanju dokumentima.

Ovaj je rad prva sustavna studija koju karakterizira interdisciplinarni pristup, koristeći metodologiju upravljanja poviješću i informacijama, te tehnike i metode upravljanja spisima, arhivistikom i informatikom. Posebnost studije je pravna opravdanost predloženih rješenja. Disertacija dosljedno uvodi ideju da bi upravljanje dokumentima u kontekstu suvremenog upravljanja i razvoja novih informacijskih tehnologija trebalo postati nova etapa u razvoju podrške upravljanju dokumentarcima, čija je glavna značajka prepoznavanje informacijskog izvora kao jednog od najvažniji resursi svake organizacije. U disertaciji se po prvi put u domaćoj znanosti o dokumentima istražuju problemi elektroničkih dokumenata i prikazuje njihovo mjesto u sustavu upravljanja dokumentima, predlažu se mjere usmjerene na proširenje pravnog okvira za reguliranje životnog ciklusa dokumenata u operativnom upravljanju kroz razvoj zakona o dokumentaciji, čiji su koncept i glavni sadržaj dati u radu na disertaciji ... Izrađeni su prijedlozi o sadržaju i praktičnom mehanizmu provedbe državne politike, usmjereni na uklanjanje kriznih pojava na području dokumentiranja i organiziranja rada s dokumentima u upravljanju.

U disertaciji je utemeljena primjena metodologije upravljanja informacijama kao novog znanstvenog smjera u odnosu na upravljanje dokumentima.

Aprobacija posla. Glavne odredbe disertacije izložene su u publikacijama na temu istraživanja, koje je autor provjerio u doc.

fretova i poruka na brojnim znanstvenim skupovima. Među njima su godišnja Međunarodna znanstvena i praktična konferencija „Dokument u informacijskom društvu“ (1993.-1999.), Sveruska konferencija „NTI-95“, Sveruska konferencija „Arhivistika i izvorno proučavanje ruske povijesti: problemi interakcije na sadašnjoj pozornici (1996., 1999.)., znanstveno -praktični skup „Dokument. Arhiva. Povijest. Modernost “Uralskog državnog sveučilišta (2000.), konferencije Povijesno-arhivskog instituta Ruskog državnog humanističkog sveučilišta, metodološki seminar VNIIDAD-a, godišnji znanstveni skup Međunarodnog instituta za arhivistiku (1994.-2000., Slovenija ), znanstvene konferencije Njemačkog društva snimatelja (1994. i 1997.), Međunarodni kolokvij o informacijama i dokumentaciji (Njemačka, 1994.), Međunarodni forum o elektroničkim dokumentima (Bruxelles, 1997.), Sveruska konferencija „Pravni problemi informacijskog društva "(1999).

Praktični značaj djela. Veliki analitički materijal koji se koristi u disertaciji, dobiveni rezultati istraživanja mogu se koristiti u stvaranju generalizacijskih radova i udžbenika o suvremenom upravljanju dokumentima, pri odabiru metodologije za razvoj i projektiranje automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima u organizacijama ili stvarnih sustava za upravljanje informacijama .

Materijali za disertaciju mogu se također koristiti u pripremi općih i posebnih kolegija, pri određivanju tema i metoda studentskih kolegija i diplomskih radova iz područja dokumentiranja.

Odredbe disertacije korištene su pri izradi nacrta novog izdanja Državnog sustava dokumentacijske podrške upravljanju, nacrta Standardnog uputstva za uredski rad saveznih izvršnih tijela, u izradi smjernicama, terminološki rječnici, niz znanstveno -istraživačkih radova

prema planu istraživanja Federalne arhivske službe i potprogramu „Razvoj arhivske djelatnosti u Ruskoj Federaciji u okviru Saveznog ciljnog programa„ Razvoj i očuvanje kulture i umjetnosti ”, tijekom provedbe projekta„ Stvaranje i razvoj informacijskog sustava za regulatorne, metodološke i pravne informacije za upravljanje i arhiviranje evidencije "Federalni ciljani znanstveno-tehnički program" Istraživanje i razvoj u prioritetnim područjima razvoja znanosti i tehnologije u civilne svrhe "za 1996.-20001.

Svrha i ciljevi istraživanja odredili su izbor strukture diplomskog rada. Disertacijski rad sastoji se od uvoda, pet poglavlja i zaključka, popisa izvora i literature te dodataka disertaciji.

Prvo poglavlje teze "Dokumentirane informacije kao upravljački resurs" ispituje ulogu informacija u upravljanju, formiranje informacijske infrastrukture organizacija, pitanja stvaranja informacijskih izvora.

Predstavnici različitih grana znanja imaju različite pristupe definiranju informacija. Bez obzira na pridržavanje ovog ili onog gledišta, sve je više znanstvenika sklono priznati informaciju kao temeljnu kategoriju znanosti općenito, opću znanstvenu kategoriju2. Federalni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" definira informacije kao informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihovog predstavljanja. Koncept "informacija" čvrsto se uspostavio u dokumentaciji i arhivskoj literaturi. Taj je koncept najtemeljnije proučavan u djelima V.N. Avtokratova, G.G. Vorobieva, T.V. Kuznetsova, K.I. Rudelson, A.N. Sokova i drugih znanstvenika.

Koncept "informacijskog procesa" usko je povezan s pojmom "informacija". Informacijski proces složena je kombinacija objekta, subjekta

1 država ugovor br. 205-19100 - P, voditelj projekta MB. Larin.

2 Ursul A.D. Put do noosfere. - M: Luch, 1993.- S. 81.

i informacije 1. Informacijski procesi uključuju tri glavne faze: proizvodnja (socijalizacija znanja), cirkulacija (obrada, transformacija, pohrana, pretraživanje, distribucija, prijenos, komunikacija s potrošačem) i potrošnja (primanje, percepcija, uporaba) informacija.

Informacijski sustavi u suvremenoj literaturi okarakterizirani su kao integrirani agregati, umjetno jedinstvo metoda i sredstava širenja, analitička obrada, akumulacija, pohrana, pretraživanje i pružanje potrebnih informacija zainteresiranim potrošačima u određenom obliku i volumenu2. Ovi sustavi osmišljeni su tako da namjerno podržavaju rješavanje problema upravljanja.

Informacije su temelj upravljanja. Uz njegovu pomoć ostvaruju se veze između upravljačkih i kontroliranih podsustava, između pojedinačnih veza organizacija. Podaci koji se koriste u svrhe upravljanja razvrstani su prema mnogim kriterijima, od kojih je svaki bitan za formiranje izvora informacija.

Informacija ima neka svojstva zajednička svim svojim vrstama3. Glavnim svojstvom informacije treba smatrati njezinu nerazdvojnu povezanost s određenim samoorganizirajućim sustavom. Druga važna svojstva informacija su strukturiranost, značenje i vrijednost. Vrijednost informacija izražava se u smislu sadržaja, pravodobnosti, potpunosti, pouzdanosti i učinkovitosti.

Informacije na globalnoj razini obavljaju mnoge zadatke u životu društva, osiguravajući komunikaciju među elementima društvenog sustava, čuvajući i prenoseći znanje, oblikujući sjećanje na čovječanstvo. Potrebno je istaknuti iznimnu ulogu koju informacije imaju u organizacijama, jer uz njezinu pomoć dolazi do učinkovite interakcije između razina hijerarhije upravljanja, njezinih subjekata i objekata.

1 Kovayachenko I.D. Povijesne istraživačke metode. - M., 1987.- S. 109.

2 Raikov A.N. Jedinstvo pravnog i informacijskog prostora / STI. - Ser. 1. Org. i metodologija informacijskog rada. - 1997. - br. 7. - str. 4.

Kulikovsky L.F., Motov V.V. Teorijski temelji informacijskih procesa. - M.: Više. škola, 1987.-S. 12.

Suvremena organizacija tumači se kao složeno, složeno obrazovanje. Većina organizacija su otvoreni sustavi, holistički, koji se sastoje od mnogih međusobno povezanih dijelova, usko isprepletenih s vanjskim svijetom. Svaka organizacija ima unutarnje i vanjsko okruženje.

Vanjski i unutarnji izvori informacija koji utječu na organizaciju formiraju njezino informacijsko okruženje. Na temelju toga tijekom aktivnosti organizacije nastaje informacijska infrastruktura kao poseban sustav za održavanje života koji korisnicima nudi relevantne informacije. Dokumentirani podaci igraju središnju ulogu u ovoj infrastrukturi. Ostali elementi su informacijska tehnologija i informacijsko osoblje.

Informacijska infrastruktura organizacije složen je sustav koji kombinira strukturirane i nestrukturirane informacije, informacijske procese koji su u interakciji s vanjskim okruženjem organizacije i pokrivaju tijekove informacija, osmišljeni tako da ujedine sve razine upravljanja, uključujući radna mjesta, u mehanizam za postizanje ciljeva koji učinkovito djeluje na temelju stvorenih organizacija za informacijske resurse.

Odnos prema informaciji kao resursu znači da bi, analogno drugim izvorima (financijama, opremi, materijalima, tehnologijama, osoblju) trebalo stvoriti mehanizam za upravljanje informacijskim resursima, formirati odgovarajuće strukture i razviti nove tehnologije. Jedna od važnih karakteristika informacijskog izvora je njegova kvaliteta, stupanj potpunosti kako bi se zadovoljile sveukupne informacijske potrebe organizacije.

Prema Saveznom zakonu "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija", pod informacijskim izvorima podrazumijevaju se pojedinačni dokumenti i zasebni nizovi dokumenata, dokumenti i nizovi dokumenata u informacijskim sustavima (knjižnice, arhive, fondovi.

banke podataka, drugi informacijski sustavi) 1. Preduvjet uključivanje informacija u informacijske izvore dokumentacija je informacija. Dakle, dokument je primarna osnova izvora informacija. Istodobno, prema našem mišljenju, izvor informacija trebao bi sadržavati podatke o medijima koji nemaju status službenog dokumenta.

Dokumentirane informacije ispunjavaju većinu protoka dokumenata i izvora informacija organizacija. Kako s tim u vezi primjećuje njemački znanstvenik T. Seeger, „dokumenti tvore„ sirovinu “za izvlačenje dokumentarnih podataka, koji kao rezultat informacijskih aktivnosti dolaze do korisnika“ 2.

Dokumentirane informacije temeljni su temelj informacijskog izvora svake organizacije. Ti se podaci uglavnom koriste u menadžmentu. Dokumentiranje informacija omogućuje vam da ih popravite na određeni medij, date im potreban organizacijski oblik, potvrdite autentičnost i potvrdite valjanost, pružite potrebne podatke za njihovu identifikaciju radi pretraživanja i korištenja, kao i pružite potpunu informacijsku podršku za procese upravljanja i prikupite informacijski resurs radi razvoja organizacije i očuvanja individualnog sjećanja na nju u vremenu i prostoru. Na temelju toga proučavanje dokumenta kao oblika organizacije i prezentacije informacija u procesima upravljanja ima veliku neovisnu znanstvenu i praktičnu važnost.

Drugo poglavlje "Neki problemi evolucije upravljačkog dokumenta" ispituje razvoj pojma "dokument", značajke upravljačke dokumentacije i novu temu za upravljanje evidencijom - elektronički dokument.

1 Federalni zakon od 20. veljače 1995. br. 24-FZ "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" // SZ RF. - 1995. - br. 8. - čl. 609. "Grondlagen der praktischen Information und Dokumentation. Op. Cit. - T. 1. - S. 4.

Povijest dokumenta i dokumentacije kao skupa dokumenata međusobno povezanih formalnim i logičkim vezama jedna je od najzanimljivijih tema u upravljanju dokumentima i do danas nije dovoljno proučena. Povijest nam omogućuje da pratimo evoluciju dokumenta i njegov odnos sa društveno-političkim i ekonomskim promjenama u društvu. Među glavnim karakteristikama procesa evolucije dokumenta mogu se nazvati nastanak, promjena, očuvanje i transformacija oblika dokumenata, promjena udjela u društvenim i upravljačkim procesima različitih vrsta dokumenata, utjecaj novih tehnologija na dokument, kao i stabilnost glavnih funkcija dokumenta: pamćenje (učvršćivanje) informacija i njihov naknadni prijenos u vremenu i prostoru. Može se zaključiti da dokumenti i dokumentacija nastaju u vezi sa društvenim potrebama osobe i državnim zadaćama. Svaki dokument ima odgovarajuću funkciju ili njihovu kombinaciju, zbog svrhe stvaranja dokumenta.

Nažalost, do sada među stručnjacima na području upravljanja evidencijama, arhivistike, knjižničarstva ne postoji jedinstvo u razumijevanju pojma "dokument", unatoč prisutnosti niza zakonodavnih i prihvaćenih definicija. Istodobno, takva je definicija nužna za razvoj teorije upravljanja zapisima i arhivistike, za poboljšanje metode rada s dokumentima.

Izraz "dokument" koristi se u mnogim poljima znanja i povezan je s predmetom njihovog istraživanja. Dokumentacija razmatra dokument kao alat za upravljanje ili arhivsku pohranu te, s tim u vezi, proučava njegove funkcije i ulogu u povijesnom razvoju; arhivistika, izvorne studije, sociologija smatraju dokument kao nosioca informacija o prošlosti ili sadašnjosti.

Dokumentacija razlikuje tri glavne komponente prilikom otkrivanja pojma "dokument":

1) dokument - materijalni predmet;

2) dokument - nosač informacija;

3) dokument - dokumentirane informacije.

Najčešća je oznaka dokumenta kao materijalnog objekta, s podacima snimljenim u obliku teksta, zvučnog zapisa ili slike namijenjene za prijenos u vremenu i prostoru za pohranu i javnu uporabu. "

U posljednje vrijeme došlo je do prijenosa semantičkog opterećenja u definiciji dokumenta s materijalne komponente na informacijsku. Uvođenje u praksu zakonodavnim sredstvima ograničavanja “dokumentiranih informacija (dokumenata)”, prema V.A. Kopylov, temelji se na dvostrukom jedinstvu informacija (informacija) i materijalnog medija (u obliku simbola, znakova, slova, valova itd.). Kao rezultat dokumentiranja dolazi do svojevrsne materijalizacije i reifikacije informacija2.

U disertaciji se zaključuje da temelj koncepta "dokumenta" čine tri glavne komponente: informacija, materijalni nosač informacija i fiksiranje informacija s mogućnošću njihove identifikacije putem rekvizita. Sposobnost identificiranja snimljenih informacija temeljno razlikuje dokument od drugih medija. Posebno je važno u definiciju pojma uvesti pojam identifikacije dokumenta sa stajališta njegove primjene u upravljačkim i arhivskim poslovima.

Dakle, kao rezultat evolucije, koncept dokumenta dolazi do svog modernog, sadržanog u GOST R 51141-98, službenog tumačenja: „dokumentirani podaci (dokument) - podaci snimljeni na materijalnom nosaču s pojedinostima koje mu omogućuju identificirano ”3.

1 Federalni zakon od 29. prosinca 1994. br. 77-FZ "O obveznoj kopiji dokumenata" // SZ RF. - 1995. - br. 1. - čl. jedan.

1 Kopylov V.A. Informacije kao objekt pravne regulacije // NTI. - Ser. 1. Organizacija i metodologija informacijskog rada / VINITI. - M, 1996. - № 8. - S. 2. 3 GOST R 51141-98 Uredski i arhivski poslovi. Uvjeti i definicije. --M.: Izdavačka kuća standarda, 1998.

Dokumenti se koriste u različitim društveno-kulturnim okruženjima, od kojih je jedno upravljanje ili upravljačke aktivnosti. Takvi se dokumenti nazivaju upravljački dokumenti. U jeziku upravljanja dokumentima, upravljačka dokumentacija je dokumentacijski sustav koji osigurava procese upravljanja u društvu. Potrebe upravljanja formiraju se odgovarajućim skupovima dokumenata.

Upravljačke dokumente odlikuje stabilnost formalnih obilježja i međusobna povezanost različitih vrsta dokumenata, koju određuju čimbenici: priroda upravljanja (hijerarhija i podređenost institucija i službenika, podjela nadležnosti i odgovornosti), cikličnost proces upravljanja (kontinuitet, učestalost, ponavljanje radnji upravljanja). "

Praktična svrha akta upravljanja zahtijeva formiranje dokumenta strogo definirane vrste i odgovarajućeg sadržaja, što se potvrđuje ujednačavanjem i standardizacijom dokumenata2.

Za razumijevanje evolucije dokumenta važno je proučiti pitanje njegovih funkcija. Shvaćajući funkciju dokumenta kao njegovu namjenu, obično se razlikuju glavni: informacijski, društveni, komunikacijski, kulturni i posebni: upravljački, pravni, računovodstveni, povijesni izvor3. Upravljački dokument nesumnjivo ima funkcije učvršćivanja, pohranjivanja i prijenosa informacija koje provode procese upravljanja. U području upravljanja dokument djeluje kao alat, sredstvo ili metoda za provedbu procesa upravljanja4. To je glavna funkcija upravljačkog dokumenta, a sve ostale njegove karakteristike su svojstva ili čimbenici koji omogućuju upravljanje

1 Banasyukevich V.D. Upravljačka dokumentacija kao povijesni izvor (na temelju materijala Ministarstva industrije ugljena SSSR-a za 1971.-1975.): Avgoref. dis .... Kandidat znanosti: 05.25.02 / MGIAI. - M., 1977.- S. 21.

2 Teorija i praksa arhiviranja u SSSR -u / MGIAI. - M., 1980.- S. 68.

3 Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik. - M.: Infra, 1998.- Str. 66.

4 Banasyukevich V.D. Funkcije upravljačkih dokumenata // Terminološki problemi u području upravljanja evidencijama i arhivistike: Sažeci poruka za teorijski seminar / VNIIDAD. - M., 1973.- S. 69.

dokument kako bi ispunio svoju glavnu funkciju.

Ništa manje važan za upravljačku dokumentaciju nije problem nositelja informacija, koji se mijenja tijekom povijesnog razvoja. Znanstveno-tehnološki napredak doveo je do pojave tzv. Elektroničke dokumentacije. Njegova specifičnost leži u činjenici da osoba ne može percipirati elektronički dokument u fizičkom obliku u kojem je pričvršćen na nosač.

Osim toga, elektronički dokumenti izravno ovise o informacijskim tehnologijama, koje imaju nepovratnu tendenciju mijenjanja i zastarjevanja kao znanstveni i tehnološki napredak na području tehnologije i softvera. S tim u vezi postoji velika opasnost od gubitka pristupa takvim dokumentima nakon određenog vremenskog razdoblja.

Unatoč širokoj upotrebi izraza "elektronički dokument" u literaturi i praksi, njegova definicija još nije uspostavljena. Iz prakse europskih arhivista proizlazi da ne razlikuju poseban pojam „elektroničkog dokumenta“ u arhivističkoj znanosti. Tako, primjerice, K. Hannigan izravno ističe da su pri sastavljanju odgovarajuće ankete gotovo sve anketirane zemlje EU -a, na pitanje o elektroničkim dokumentima, odgovorile da njihovi zakoni o arhivima vrijede za sve vrste arhivskih dokumenata, neovisno o medijima. "o korporacijskim informacijskim sustavima također se napominje da je elektronički dokument" dokument čiji je nositelj elektronički medij - magnetski disk, magnetska vrpca, CD itd. “2.

Po našem mišljenju, u konceptu elektroničkog dokumenta mogu se razlikovati tri poznate komponente: snimljeni podaci, nosač,

1 Vidjeti: K. Hannigan Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen actntlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Forumi. - Bruxelles, 1996.- S. 227-

"Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronički dokumenti u

korporativne mreže. - M., 1999.- S. 266.

identifikacijske pojedinosti koje su unutar opsega definicije postojećeg dokumenta1. :

Čini se da bi danas "elektroničke" dokumente trebalo tretirati na isti način kao i ostale tehnotronske dokumente, uzimajući u obzir specifičnosti nositelja informacija u sadašnjim pravilima i uputama. Ovaj pristup olakšava naknadna pitanja arhivske obrade "elektroničkih dokumenata": o formatima i standardima snimanja, o softveru i hardveru, migraciji informacija itd.

Međutim, glavni problem elektroničkih dokumenata je davanje im pravne snage. Prije usvajanja Saveznog zakona "O informacijama, informatizaciji i zaštiti podataka", pitanja pravne snage dokumenata o nosaču strojeva i tablici strojeva bila su regulirana GOST-om 6.10.4-84, koji je utvrdio zahtjeve za sastav i sadržaj pojedinosti koje ovim dokumentima daju pravnu snagu, kao i postupak za izmjene tih dokumenata2. Trenutno mnoge odredbe GOST -a sa stajališta modernog arhiviranja zahtijevaju reviziju. "

U skladu sa Saveznim zakonom "O informacijama, informatizaciji i zaštiti podataka" pri pohrani, obradi i prijenosu dokumenata pomoću informacijskih i telekomunikacijskih sustava pouzdanost informacija može se potvrditi elektroničkim digitalnim potpisom, kao i šifriranjem, stvaranjem pouzdan sustav zaštite od neovlaštenog pristupa dokumentima izgradnjom sustava za razlikovanje prava pristupa informacijama na različitim razinama hijerarhije upravljačkog aparata4.

"Vidjeti: Bachilo I.L.

: GOST 6.10.4-84 “USD. Pružanje pravne snage dokumentima na strojnome mediju i strojno razvrstanom stroju nastalom računalnom tehnologijom. Temeljne odredbe "- M.: Izdavačka kuća standarda, 1984.

3 Vidi: Dokumentacija i arhivski problemi elektroničkih dokumenata. Analitički pregled / VNIIDAD. - M., 1999. - SIF OTSNTI VNIIDAD, broj 10438.

4 Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Dekret. Op. - S. 46.

Po našem mišljenju, pri rješavanju problema elektroničkog dokumenta, prije svega, treba se osloniti na osnovni generički koncept "dokumenta". Mijenja se vrsta nositelja informacija, oprema i tehnologija za utvrđivanje autentičnosti informacija. Elektronički dokument može imati odgovarajući pravni status, poput papirnatog, ako se postignu jamstva autentičnosti i nepromjenjivosti sadržaja snimljenih podataka, ako je sadržaj dokumenta sastavljen u skladu s važećim zakonima, standardima i pravilima , uključujući sve potrebne pojedinosti o dokumentu.

Istodobno, pojava elektroničkog dokumenta postavlja niz problema upraviteljima dokumenata i arhivistima koji zahtijevaju čitav niz znanstvenih istraživanja, usavršavanja, nadopunjavanja metodoloških preporuka, pravila i uputa, postavlja pitanje prijelaza na održavanje u organizacije dijela dokumenata male vrijednosti za arhivsku pohranu dokumenata u elektroničkom obliku. ...

Treće poglavlje "Od uredskog rada do upravljanja dokumentima" ispituje razvoj sustava uredskog rada, njihovu pravnu i organizacijsku podršku u povijesnom kontekstu.

Ovaj aspekt problema bio je najviše proučavan u domaćem upravljanju dokumentima. Neke su odredbe istaknute radi ostvarivanja svrhe disertacije.

Domaći uredski poslovi, nastali tijekom formiranja ruske centralizirane države, prošli su dug povijesni put. Razvijala se zajedno s državom, čijim je potrebama služila gotovo šest stoljeća i mijenjala se zajedno s transformacijom ruske državnosti. Političke, društvene i ekonomske državne reforme donijele su odgovarajuće promjene u sustavu uredskog rada. U skladu s njima, postoje tri glavne faze u razvoju uredskog rada: predrevolucionarna, sovjetska i moderna.

U prvoj fazi uredski rad nastaje kao funkcija tehničkog upravljanja i uglavnom je vođen tradicijom i iskustvom upravljanja uredom.

proizvodno osoblje 1. Usvajanjem Općih propisa uredski rad postaje na zakonodavnoj osnovi, dobiva jedinstvene oblike i tehnologije rada. Razvojem sustava upravljanja uredski rad obuhvaća sve više segmenata upravljačkih aktivnosti i pretvara se u samostalnu profesionalnu sferu djelovanja državnog aparata. Visoka učinkovitost Općih propisa omogućila je korištenje njegovih glavnih odredbi gotovo dva stoljeća, tijekom kojih su naknadne reforme javne uprave unijele samo djelomične promjene u sustav uredskog rada2.

Tako je u prvoj fazi svog razvoja uredski rad prešao od najjednostavnijih oblika dokumentiranja upravljačkih radnji do sustava jedinstvenog državnog uredskog rada, od običaja i tradicije do propisa temeljenih na zakonodavstvu. Nastao kao pomoćna i tehnička djelatnost, uredski je rad postupno zauzeo značajno mjesto u radu upravljačkog aparata i počeo određivati ​​razinu i kvalitetu upravljanja.

U početnoj fazi razvoja sovjetskog uredskog rada, prethodna zakonodavni okvir, što je dovelo do uklanjanja jedinstvenih zahtjeva za uredski posao od strane države. Reguliranje uredskog rada prešlo je na odjelnu razinu, a njegovo poboljšanje postalo je zadaća NK RFK SSSR -a i mreže njegovih podređenih tijela, uključujući Institut za tehnologiju upravljanja3. U razdoblju 1920-ih godina očitovao se princip racionalizacije, podržan od vlasti RFL-a, koji je doveo do čitavog niza reformi uredskog rada, uglavnom temeljenih na inozemnom iskustvu.

1 Iljušenko MP. Povijest uredskog rada u predrevolucionarnoj Rusiji / RGTU. -M., 1993. -S.22-23.

2 Meduševski A.N. Odobrenje apsolutizma u Rusiji. - M.: Tekst, 1994., - str. 54.

3 Kuznetsova T.V. Aktivnosti Središnjeg nadzornog povjerenstva-NK RCI na poboljšanju rada upravnog aparata // Ruska državnost: tradicije, kontinuitet, izgledi / RSUH. - M .. 1999. - S. 147-151.

Nedostatak pripreme ovih reformi uzrokovao je likvidaciju znanstvenih organizacija koje su u njih bile uključene početkom 1930 -ih. Kao rezultat toga, najbogatije teorijsko i praktično iskustvo u reformi uredskog rada ostalo je netraženo gotovo četrdeset godina.

Tridesetih godina 20. stoljeća uredski je rad postao sfera djelovanja arhivskih tijela koja su, polazeći od poslova čuvanja arhivske građe, provodila metodološko vodstvo „postavljanjem dokumentarnog dijela uredskog rada“. Arhivska tijela, koja su postala nasljednici tijela RCT -a u poboljšanju uredskog rada, promijenila su glavni smjer racionalizacije. Ako je NK RKI poboljšanje uredskog rada smatrao sredstvom za povećanje učinkovitosti upravljanja, tada su arhivska tijela uredski rad smatrala načinom osiguravanja nabave arhive s punopravnim dokumentarnim kompleksima.

Ova metodološka proturječnost uglavnom je prevladana sedamdesetih godina prošlog stoljeća razvojem Jedinstvenog državnog sustava uredskog rada (EGSD), otvaranjem Fakulteta za državni ured u MGIAI -u i stvaranjem VNIIDAD -a. Od ovog trenutka arhivski i upravljački zadaci ocjenjuju se jednakim i rezultatskim. EGSD je uzeo u obzir postignuća znanstvenog i tehnološkog napretka i našao široko rasprostranjenu praktičnu primjenu. "U uvjetima aktivnog prodora u sferu upravljanja elektroničkim računalima i suvremenih metoda upravljanja 1970 -ih, mijenja se uloga uredskog rada, postupno prelazi na višu fazu svog razvoja - dokumentarnu potporu menadžmenta.

Tako se do kraja sovjetskog razdoblja svog razvoja uredski rad podigao na višu razinu - dokumentarna podrška uprave, Jedinstvena državna služba za statistiku i njezine izmjene, regulirani su državni standardi te organizacijski i metodološki

1 Jedinstveni državni sustav uredskog rada (Osnovne odredbe). - M: Glavarchiv SSSR -a, 1974.

od strane Glavne uprave za arhive pri Savezu ministara SSSR -a i podređenih tijela, obdarenih odgovarajućim ovlastima.

Trenutna faza u razvoju uredskog rada usko je povezana s stvaranjem nove ruske državnosti, usredotočene na stvaranje demokratske države utemeljene na vladavini prava. Postsovjetska Rusija nije ukinula prethodne normativne dokumente na području uredskog rada, čime je osigurala povijesni kontinuitet i očuvala osnovu za daljnje donošenje pravila. U pravnoj državi zakon uređuje sve odnose koji su od velike važnosti za subjekte i objekte prava.U razvoju ustavnih normi rusko zakonodavstvo učvrstilo je temelje državne politike u odnosu na informacije i dokumentaciju o na temelju Saveznog zakona "O informacijama, informatizaciji i zaštiti podataka" i osnovama zakonodavstva "O arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima" kao važnoj komponenti izvora informacija zemlje. Međutim, pitanja vezana uz funkcioniranje dokumenata u procesu ispunjavanja zadaća dokumentarne potpore upravljačkim procesima u organizacijama ostala su praktički neriješena, drugim riječima, postojeće zakonodavstvo ne primjenjuje se na sferu uredskog rada. "

S tim u vezi, poglavlje potkrepljuje potrebu razvoja zakona "O dokumentaciji" (predlaže se njegov koncept) i skupa podzakonskih akata. Zakon bi trebao postati temeljni regulatorni okvir koji ne samo da će riješiti mnoga kontroverzna pitanja razmjene informacija i dokumentacije između organizacija, već će, u određenoj mjeri, odrediti smjerove i izglede za razvoj automatizacije upravljanja dokumentima,

Zakonska regulativa sfere rada s dokumentima i promicanje informacija među glavnim resursima upravljanja i proizvodnje

"Bachilo I.L. Suvremeni pravni problemi dokumentiranja informacija // Dokumentacija u informacijskom društvu: elektroničko vođenje evidencije i elektronička arhiva / VNIIDAD. - M, 2000. - str. 8.

upravljanja, kao i promjena metoda upravljanja posljednjih godina stvara preduvjete za prijelaz na nacionalnoj razini od razumijevanja rada s dokumentacijom kao prateće funkcije do upravljanja dokumentima kao glavnom upravljačkom funkcijom svake organizacije. Takav prijelaz nije posljedica samo prisutnosti u Rusiji potrebnih preduvjeta, već i svjetskog iskustva, koje će u kontekstu globalizacije informacijskih procesa imati pozitivan značaj za Rusiju.

Četvrto poglavlje "Problemi automatizacije upravljanja dokumentima" razmatra pitanja automatizacije ureda i upravljanja dokumentacijom.

Prvi pokušaj takve studije poduzeli smo 1982. godine, kada je generalizirano akumulirano iskustvo automatizacije podrške upravljanju dokumentima. "Od tada ovo pitanje nije sveobuhvatno razmatrano u literaturi o dokumentima. Riješiti konceptualne probleme obećavajućeg istraživanja i razvoj na ovom području.

Početna faza automatizacije ureda usko je povezana s razvojem automatiziranih upravljačkih sustava 1970 -ih. Isprva je automatizacija utjecala na pojedinačne zadatke podrške dokumentacije za upravljanje (registracija dokumenata, kontrola izvršenja itd.), A zatim se, stjecanjem praktičnog iskustva, produbljivanjem znanstvenih studija i znanstveno -tehnološkim napretkom, počela primjenjivati ​​na dokumentacijska podrška u cjelini.

Razvoj automatiziranih sustava bio je čimbenik domaće dokumentaristike, potaknuvši širenje dokumentarnog istraživanja i integraciju sa srodnim područjima znanja: informatikom i dokumentaristikom. Pojava novih medija, metoda bilježenja, čitanja, pohranjivanja i pretraživanja informacija poslužila je kao poticaj za

1 Vidjeti: M.V. Larin, B.C. Mingalev. Suvremeni sustavi upravljačka dokumentacija / MGIAI. - M., 1982. (monografija).

razvoj novih pravaca znanstvenog rada. Rezultati znanstvenih istraživanja i akumulirano praktično iskustvo poslužili su kao osnova za ideju razvoja standardnog automatiziranog sustava za upravljanje dokumentima. Kao rezultat toga, do kraja 1980 -ih, stvoren je nacrt sustava koji je preporučen za provedbu. Ovaj projekt obuhvatio je sve organizacijske i tehnološke aspekte rada s dokumentima koji se temelje na složenoj primjeni organizacijske i računalne tehnologije. "

Za prva dva desetljeća automatizacije predškolskih odgojnih ustanova domaća je dokumentaristika pokazala visoku razinu teorijske i metodološke pripremljenosti za rješavanje složenih interdisciplinarnih problema, što je omogućilo u kratkom vremenu prevladavanje puta od ručnih metoda rada s dokumentima za izgradnju velikih dokumentarnih sustava. Međutim, njihovo uvođenje u praksu bilo je ograničeno nedostatkom računalne tehnologije i novih informacijskih tehnologija koje odgovaraju svjetskoj razini.

U suvremenim uvjetima trend automatizacije rada s dokumentima nastavlja jačati. Ako je u prethodnom razdoblju metodologija automatizacije bila centralizirani razvoj standardnih rješenja u ovom području, tada je 90 -ih godina stvoreno tržište automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima, raznolikog i po ideologiji i po skupu korištenih informacijskih tehnologija2.

Standardne i dobro dokazane pojedinačne tehnologije u tim uvjetima služe kao glavne karike automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima. Suvremene tehnologije za upravljanje dokumentima omogućuju primjenu u praksi sustava metoda i metoda za prikupljanje, prijenos, akumuliranje, obradu, pohranu, prezentiranje i korištenje

1 Banasyukevich V.D., Zonov V.M. Tipičan sustav podrške dokumentaciji za središnji aparat ministarstava i odjela // Sovjetski arhiv. - 1986. - Broj 4; Arhiva VNIIDAD -a, -1990. -Delo broj 06-09. 13-19.

"Chereshkin DS, Smolyan GS O strategiji ruskog prijelaza u informacijsko društvo // Problemi informatizacije. - 1999. - br. 3. - str. 4; Borzo J. Rusko IT tržište 1999. // Computenvorld. - 1999." - br. 7.- S. 1.7.

informacije sadržane u dokumentima na temelju različitih tehničkih sredstava, koja se neprestano poboljšavaju tijekom znanstvenog i tehnološkog napretka. "Prilikom uporabe pojedinih tehnologija i tehničkih uređaja u upravljanju dokumentima treba obratiti pozornost na posebne posljedice njihove primjene.

Kombinacija pojedinih informacijskih tehnologija u sustav omogućuje izgradnju automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima (ACS) u organizacijama. Općenito, sa stajališta potpunosti pokrivenosti, tehnologije obrade informacija mogu biti autonomne, primijenjene i složene. Vrsta ASUD-a određena je suštinom korištene ideologije (klijent-poslužitelj, intranet, tijek rada, grupni softver itd.), Kao i orijentacijom prema postojećim tradicijama uredskog rada ili upotrebom bitno novih rješenja.

Unatoč obilju ASUD -a na informacijskom tržištu, pitanja njihova izbora, procjene i klasifikacije nisu riješena. Poglavlje daje obrazloženje za podjelu ASUD -a u tri klase, ovisno o njihovoj funkcionalnosti, i formulira opće zahtjeve za njih.

Prije svega, ASUD mora u potpunosti obavljati sve poslove dokumentacijske podrške menadžmenta: pripremu dokumenata, registraciju, kontrolu izvršenja, traženje dokumenata, njihovo skladištenje i referentni rad na nizu dokumenata. Sustav bi trebao biti izgrađen na jedinstvenim metodološkim načelima, softverskim, hardverskim i tehnološkim rješenjima te u okvirima postojećih organizacijskih i pravnih uvjeta u obliku domaćeg zakonodavstva, državnih standarda, uputa i zahtjeva. ASUD bi trebao osigurati potpunu uporabu (integraciju) akumuliranog informacijskog izvora i implementirati načelo jednokratnog unosa informacija i njihove ponovljene uporabe. Sustav bi također trebao pomoći administratorima u odabiru ruta kretanja dokumenata unutar organizacije, osiguravajući potrebne

1 Organizacija rada s dokumentima. - M.: Infra, 1998.- S. 335-336.

stupanj zaštite informacija od neovlaštenog pristupa. ASUD bi se u suvremenim uvjetima trebao moći širiti prema određenim komponentama (broj tehničkih uređaja i tehnologija, broj dokumenata, količina informacija, broj korisnika) i moći se prilagoditi u razumnim granicama promjenjivim zahtjevima korisnika.

Za odabir vrste automatiziranog sustava za upravljanje dokumentima potrebno je razviti odgovarajuću metodologiju. U radu se predlažu metode identificiranja skupine parametara ASUD -a te njihova kvantitativna i kvalitativna procjena. Primjena ove metodologije trebala bi biti dopunjena sustavom državne certifikacije automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima.

U petom poglavlju "Metodologija upravljanja informacijama u upravljanju dokumentima" napominje se da je nastanak upravljanja informacijama kao znanstvene discipline pravilnost uzrokovana najmanje dvama velikim globalnim razlozima:

formiranje informacijskog društva dovelo je do potrebe da praktično upravljanje uzme u obzir njegov utjecaj na aktivnosti i razvoj bilo koje organizacije;

prepoznavanje informacija kao najvažnijeg resursa upravljanja zahtijevalo je stvaranje odgovarajuće znanstvene teorije njezina djelovanja.

Upravljanje informacijama, nastavši kao dio teorije upravljanja, brzo je dobilo potpuno neovisno značenje i oblikovalo se kao obećavajući znanstveni smjer u doba informacijskog društva.

Analiza literature pokazuje da cjelovita i sveobuhvatna teorija o problemu još nije razvijena1. Koncept upravljanja informacijama kombinira sljedeće pristupe:

"Perel IS, Slavin VN Informacijska djelatnost u inozemstvu i problemi upravljanja informacijama. - M, 1992. - str. 42-43; Yanovsky AM Upravljanje informacijama u poslovanju // NTI. Ser. 1. Org. I metoda informacijskog rada. - 1997. - br. 2. - str. 7; Kostomarov MN

ekonomski, uzimajući u obzir pitanja privlačenja novih dokumentiranih informacija na temelju razmatranja komunalnih i financijskih troškova;

analitički, temeljen na analizi potreba korisnika u informacijama i komunikaciji;

organizacijske, uzimajući u obzir informacijske tehnologije u njihovom utjecaju na organizacijske aspekte;

sustavni, s obzirom na obradu informacija na temelju cjelovitog, sustavski orijentiranog, sveobuhvatnog procesa obrade informacija u organizaciji i posebnu pozornost posvećuje optimizaciji komunikacijskih kanala, informacija, materijalnih sredstava i drugih troškova, metoda rada .

U literaturi o teoriji i praksi upravljanja informacijama postoje tri predmetna područja njezine primjene. Prvi se tiče upravljanja informacijama sa stajališta svjesne i svrhovite integracije "informacija" u suvremeni proces rada; u ovom slučaju, informacije se shvaćaju kao odlučujući resurs poduzeća, kao faktor konkurentnosti i osnova za racionalizaciju načina djelovanja.

Drugo predmetno područje proteže se na razvoj posebnih tehnologija za obradu, obradu i akumulaciju informacija i znanja (informacijska tehnika) 1.

Treće predmetno područje pokriva uporabu informacijskih i komunikacijskih tehnologija i njihov potencijal, uzimajući u obzir gore navedena područja.

Što je novo u konceptu upravljanja informacijama u upravljanju dokumentima? Pojavom u prijelaznom razdoblju iz industrijskog u informacijsko društvo otvaraju se nove mogućnosti radikalnog restrukturiranja upravljanja u organizaciji na makro razini.

1 Vidi: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Dekret, op. - T. 1. - S. 1-8.

Promjene na makrorazini povlače za sobom promjene na mikrorazini, koje se mogu pratiti tijekom prijelaza iz klasičnog tipa organizacije u organizaciju orijentiranu na informacije. P. Drucker je o tome prije nekoliko godina napisao: „Poduzeće u ne tako dalekoj budućnosti više neće biti ono što nazivam organizacijom zasnovanom na informacijama. Poduzeća, a posebno velika, jedva da imaju drugu priliku nego postati informacijski orijentirana ”1.

Odnos između upravljanja informacijama i upravljanja dokumentima je sljedeći. Jedan od glavnih izvora informacija u organizaciji su slučajevi i dokumenti povezani s aktivnostima organizacije. Sustav dokumentarne podrške za upravljanje organizacijom pod velikim je pritiskom novih informacijskih tehnologija. Pritisak se izražava u potrebi revizije sintaktičke, semantičke i pragmatičke biti dokumenta te provođenja strukturnih i funkcionalnih transformacija samog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje organizacijama. Složenost je pogoršana potrebom evolucijske transformacije tradicionalne metode rada s dokumentima u sustav usmjeren na nove informacijske tehnologije.

Upravljanje informacijama u organizaciji obavlja strateške, operativne i administrativne zadatke. Strateški ciljevi uključuju: izgradnju informacijske infrastrukture organizacije i upravljanje informacijskom tehnologijom. Operativni i administrativni poslovi uži su i podređeni2.

Glavni zadatak upravljanja informacijama je informacijska podrška glavnih aktivnosti organizacije. Zadatak upravljanja informacijama s ove točke gledišta treba vidjeti u činjenici da

"Drucker P. P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Manager Magazin, 1988. H. 7. - S. 102." cm. Grudowskj S. Begriffsverstandnis "Informationsmanagement" als Sichtwort Information und Dokumentation. Nachrichten fiir Dokumentacija. - 1996. - Broj 6. - S. 351-360: Yanovsky A.M. Dekret. Op. - S. 8.

integrirati pojedinačne informacijske strukture sustava (dokumente, datoteke, tehnologije) koje su stvorili zaposlenici na temelju objedinjavajućeg programa pretraživanja i na temelju ponuda putem interneta i odgovarajućeg marketinga korištenih informacijskih izvora.

Za upravljanje informacijama, problem leži u preradi različitih „masovnih proizvoda“ koji se nude na informacijskom tržištu u informacije relevantne za radnje. Stoga samo vanjski izvori nisu dovoljni. Važniji je prijelaz s vanjskog znanja na znanje relevantno za unutarnje odluke. Stoga bi trebalo razvijati informacijske sustave uz pomoć kojih će biti moguće kvalitativno pripremiti zaprimljene informacije, sačuvati i stvoriti uvjete za njihovu punopravnu provedbu.

Na temelju opći koncept menadžmenta, može se primijetiti da upravljanje informacijama rješava probleme planiranja, vođenja, kontrole i organizacije dokumentarne potpore upravljanju organizacijom prema određenim ciljnim kriterijima. Stoga upravljanje informacijama ima zadatak i cilj - podržati koordinirane organizacijske i informacijske radnje članova organizacije. "

Sljedeći zadatak upravljanja informacijama je odabir racionalnih oblika komunikacije, tehnologije i informacijske tehnologije, kao i karakteristika informacijskih izvora potrebnih za postizanje ciljeva organizacije.

Primjer provedbe ovog pristupa je automatizirani informacijski i komunikacijski sustav (ICS) Vijeća Federacije Federalne skupštine Ruske Federacije. Uvođenje ICS-a omogućuje osiguravanje učinkovite aktivnosti zastupnika, automatizaciju protoka dokumenata i komunikaciju s vanjskim svijetom putem modema i e-pošte2.

1 Zahn E., Ruttler M. Ganzheitliches Informatiorismanagement - Informationsmanagement. - Stuttgart, 1990. -S. devet.

2 Nikitov V., Orlov E. Dekret. Op. - S. 10.

Temeljna razlika između upravljanja informacijama od upravljanja dokumentima, upravljačke dokumentacije i od automatiziranog sustava uredskog rada u širem smislu riječi je u tome što stručnjak, zaposlenik, menadžer organizacije nisu samo potrošači kojima se informacije dostavljaju, već izravni sudionici u informacijski proces, najvažniji dio strukture upravljanja informacijama.

Praktičnu provedbu komunikacijskih procesa u aparatu za upravljanje provode institucije (služba) upravljanja informacijama u obliku organizacije tijeka rada, komunikacije bez papira, cirkulacije protoka dokumenata u okviru unutarnjeg sustava upravljanja informacijama, funkcioniranja informacijskih sustava i mreža1.

Tradicionalni uredski poslovi, napredniji sustavi podrške dokumentaciji, automatizirani sustavi za upravljanje dokumentima i drugi sustavi automatizirane obrade informacija, mogućnosti obrade tehničkih podataka kombinirani su u jedinstveni sustav na zajedničkoj metodološkoj osnovi pod jednim vodstvom. Drugim riječima, iskustvo upravljanja dokumentima integrirano je s mogućnostima inženjeringa i tehnologije. U tom slučaju odgovarajuća organizacijska struktura podržava zasebnu komponentu upravljanja informacijama.

Analiza suvremene zapadne literature pokazuje da organizacijska struktura upravljanja informacijama u organizacijama u svakom slučaju poprima poseban oblik. Istodobno, prema prevladavajućim teorijskim konceptima, postoje tri glavne vrste strukture upravljanja informacijama: funkcionalno orijentirana, proizvodno orijentirana i tržišno orijentirana2.

Organizacijske strukture upravljanja informacijama osmišljene su tako da okupe najviše rukovodstvo, stručnjake, menadžere, dobavljače

1 Kostomarov M.N. Komunikacije kao okruženje za provedbu funkcija upravljanja informacijama // Tajničko poslovanje. - 1998. - br. 4. - str. 58. "Vidjeti: G. Wolfram. Op. Cit. - S. 262.

upravljanje informacijama i sama jedinica za upravljanje informacijama te na taj način stvaraju preduvjeti za upravljanje dokumentima u razmjerima organizacije na temelju suvremenih metodoloških pristupa, organizacijskih i tehnoloških rješenja.

Zaključak sažima glavne rezultate studije.

Glavni zaključak koji proizlazi iz sadržaja rada je sljedeći: postojeći oblici i metode rada s dokumentacijom u organizacijama u okviru tradicionalnog uredskog rada i dokumentacijske podrške menadžmentu ne zadovoljavaju suvremene uvjete i dovode do sužavanja resursa za dopunu Arhivskog fonda Ruske Federacije. Globalna informatizacija društva, široko rasprostranjeno širenje novih informacijskih i komunikacijskih tehnologija, postupno uvođenje tržišnih mehanizama i suvremeno upravljanje doveli su do povećanja uloge informacija u društveno-ekonomskim procesima i njezine svijesti kao najvažnijeg strateškog resursa. S obzirom na činjenicu da je glavni dio izvora informacija dokumentacija, vjerujemo da su u sadašnjoj fazi sazreli potrebni preduvjeti za prijelaz na konceptualno novi način rada s dokumentima u organizacijama - upravljanje dokumentima temeljeno na metodologiji upravljanja informacijama. Koncept upravljanja dokumentima u ovom radu formiran je na temelju sljedećih zaključaka.

1. Proučavanje informacija kao znanstvene kategorije, poznavanje zakona i obrazaca informacijskih procesa metodološki ih približava razumijevanju pitanja upravljanja dokumentima. U procesu upravljanja informacije se od zasebnih informacija i podataka pretvaraju u znanje, na temelju kojeg se donosi većina upravljačkih odluka. Ova se transformacija provodi kao rezultat složenih informacijskih procesa koji uključuju proizvodnju, cirkulaciju i potrošnju informacija.

Informacijski procesi događaju se u informacijskim sustavima - skupu međusobno povezanih elemenata koji čine jedinstvenu cjelinu

(organizacija). Informacije, informacijski procesi i informacijski sustavi integrirani su u informacijsku infrastrukturu organizacije, što osigurava postizanje ciljeva upravljanja na temelju stvorenih informacijskih izvora. Prema ruskom zakonodavstvu, izvori informacija uključuju dokumentirane informacije i informacijske tehnologije, tj. predmet i sredstva informacijske djelatnosti.

Uz pomoć dokumentacije informacija stječe potrebna svojstva i u obliku dokumenata ispunjava svoju glavnu ulogu u procesima upravljanja, prenoseći upravljačke utjecaje s objekta na subjekt upravljanja i signalizirajući obrnutu reakciju. Kao rezultat dokumentacije, podaci su fiksni (fiksni) na prijevozniku, stječu pravnu snagu, mogućnost identifikacije, dokaz njihove autentičnosti. Dakle, glavni oblik organiziranja informacija u upravljanju je dokument.

2, Dokument u širem smislu predmet je istraživanja mnogih znanstvenih disciplina. Međutim, sam pojam još nije dobio općepriznatu interdisciplinarnu definiciju. Očigledno, dokument ima opća temeljna svojstva i može imati posebne znakove i karakteristike, ovisno o njegovoj namjeni i opsegu.

Postoje tri glavna bitna pristupa formuliranju koncepta dokumenta: kao materijalnog objekta; kao nositelj informacija; kao dokumentirane informacije. Dugo je dominacija izraza pripadala donositelju. Suvremeno razumijevanje dokumenta u prvi plan stavlja informacijsku komponentu dokumenta i njegovu pravnu podršku, što omogućuje identifikaciju dokumenta u procesu njegovog funkcioniranja. Uključivanje pravne komponente u razumijevanje dokumenta omogućuje implementaciju koncepta upravljanja dokumentima u svim fazama njegovog životnog ciklusa.

Disertacija utvrđuje da je glavna funkcija upravljačkog dokumenta osiguravanje svrhovitih aktivnosti organizacija. Uz to, upravljački dokument zadržava i opće funkcije koje su važne sa stajališta njegovog postojanja u društvu: informacijske, komunikacijske, društvene, kulturne, pravne i funkcije povijesnog izvora. U različitim fazama životnog ciklusa dokumenta ažuriraju se jedna ili druga njegova funkcija. U procesima operativnog upravljanja (aktivna faza života dokumenta) najvažnije su informacije, komunikacijske i pravne funkcije.

Dakle, funkcioniranje dokumenta u organizaciji postavlja mu posebne zahtjeve: fiksiranje informacija na materijalnom mediju i prisutnost identifikacijskih znakova informacija. Stoga se sa stajališta upravljanja dokumentima upravljački dokument razlikuje od koncepata dokumenta u srodnim disciplinama koje mu ne nameću tako stroge zahtjeve.

3. Za upravljački dokument, nositelj informacija je bitan. Dokumentarni mediji mijenjaju se tijekom tehničkog napretka. S razvojem novih informacijskih tehnologija pojavljuju se takozvani elektronički dokumenti čiji se nositelji informacija bitno razlikuju od "papirnatih". Osoba može percipirati elektronički dokument samo uz pomoć posebnih tehnoloških postupaka i softverskih alata. Elektronički dokumenti imaju fizičku i logičku strukturu koja se ne podudara s prethodnim idejama o dokumentu kao krutoj, nepromjenjivoj strukturi informacija i njegovom nositelju.

Kao relativno nova pojava, elektronički dokument još nije dobio stabilnu i prihvaćenu definiciju od svih. Pokušaji pojedinih stručnjaka da elektroničke dokumente predstave kao nešto potpuno novo i ne potpadaju pod razumijevanje dokumenta koji je nastao u znanosti o dokumentima ne izgledaju uvjerljivo. Provedeno u disertaciji

Zakup dokazuje da elektronički dokument metodološki ne nadilazi dokumentarno razumijevanje dokumenta. Ima sve značajke i bitne karakteristike dokumenta, ima odgovarajuće funkcije i stoga se može uključiti u procese upravljanja po istim osnovama kao i drugi tehnotronički dokumenti.

Istodobno, svakako postoji specifičnost elektroničkih dokumenata, posebice u pogledu pravne snage, autentičnosti, načina pohrane, korištenja otvorenih formata i standarda snimanja za razmjenu elektroničkih dokumenata. Istodobno, pravna opravdanost autentifikacije elektroničkih dokumenata uz pomoć elektroničkog digitalnog potpisa ili uz pomoć sustava ugovora između sudionika u elektroničkoj razmjeni informacija dobiva veliku važnost. Sveobuhvatno znanstveno rješenje ovih problema, po našem mišljenju, jedan je od najhitnijih zadataka upravljanja spisima i arhivistike.

4. Upravljački dokumenti obavljaju svoje zadatke i funkcije u skladu s određenim pravilima utvrđenim uredskim poslovima. Uredski rad, nastao zajedno s državom i odražavajući glavne trendove i paradigme njezinih transformacija, prolazi kroz brojne povijesne faze. U upravljanju dokumentima postoje tri glavne faze u razvoju uredskog rada: predrevolucionarna, sovjetska i moderna. U svakoj od ovih faza uredski rad odlikovao se određenim specifičnostima i posebnim karakteristikama.

U predrevolucionarnom razdoblju svog razvoja uredski je posao prešao dug put od rođenja najjednostavnijih oblika dokumentiranja upravljanja u ruskoj centraliziranoj državi do uredskog rada, koji je detaljno reguliran zakonima Ruskog Carstva, kao sastavni dio javne uprave.

Na sovjetski uredski rad, koji je služio administrativno-zapovjednom sustavu, utjecala su dva glavna organizacijska čimbenika. Metodičko upravljanje uredskim radom izvana

Tijela radničko -seljačke inspekcije dvadesetih godina 20. stoljeća odredila su mjesto uredskog rada kao sferu djelatnosti o kojoj ovisi poboljšanje rada upravnog aparata. Naknadni prijenos uredskog posla u nadležnost arhivskih tijela promijenio je njegovu glavnu zadaću: racionalizacija dokumentarnog dijela uredskog rada kako bi se formirao visokokvalitetni arhivski fond zemlje. Tek na prijelazu 60 -ih u 70 -e dolazi do razumijevanja općenitosti ovih pristupa, uslijed čega postaje moguće stvoriti Jedinstveni državni sustav uredskog rada, čiji je cilj bio rješavanje problema jedinstvenog upravljanja dokumentiranim informiranje i očuvanje dokumentarnog fonda države.

Daljnja proučavanja povijesti uredskog rada jasno dokazuju da do 1980 -ih, u uvjetima početka znanstveno -tehnološke revolucije, uredski rad u svom tradicionalnom obliku nije bio u mogućnosti pružiti suvremeno upravljanje potrebnim informacijama koncentriranim u dokumentima. Postalo je očito da područje uredskog rada ne bi trebalo obuhvatiti pojedinačne sustave, već svu upravljačku dokumentaciju organizacija, da bi trebalo uključivati ​​pitanja dokumentacije i formiranja dokumenata, da je potrebno izgraditi sustave za pronalaženje informacija za dokumente organizacija, sa njihova daljnja uporaba u arhivima, da su upravljačke funkcije i dokumentacija koja ih služi međusobno ovisne. Kao praktični rezultat ovog razumijevanja, uredski je rad gotovo posvuda zamijenjen novim konceptom - "upravljačkom dokumentacijom".

5. U sadašnjoj fazi razvoja ruske države, problemi dokumentarne podrške upravljanju zauzimaju važno mjesto u procesima formiranja novog sustava društvenih odnosa na temelju općih pravnih normi i u kontekstu promjena paradigme upravljačke aktivnosti. Odstupanje od administrativno-zapovjednog sustava i odobravanje društveno-ekonomskih metoda upravljanja predstavljaju nove zahtjeve za

sfera dokumentacijske potpore ove aktivnosti. Očuvanjem valjanosti prethodnih normativnih dokumenata koji se odnose na uredski rad osigurao se kontinuitet oblika i metoda rada upravljačkog aparata s dokumentima tijekom prijelaznog razdoblja. Međutim, trenutno je potrebno stvoriti temeljno nove metodološke temelje za dokumentiranje aktivnosti organizacija, prije svega, punopravnu pravnu podršku. Kao što provedeno istraživanje i postojeća praksa pokazuju, područje dokumentacije u suvremenim uvjetima pati od mnogih nedostataka, koji se izražavaju u niskoj kvaliteti rada s dokumentima, nesavršenosti postojećeg sustava upravljanja dokumentima, zaostajanju dokumentarnog razvoja regulatorne i metodološke priroda zbog tempa razvoja informacijskih tehnologija, nedostatak jedinstvenih zahtjeva za protok dokumenata uz "vertikalu" i "horizontalu" javne uprave.

Istodobno dolazi do sustavne komplikacije podrške dokumentaciji za upravljanje zbog ubrzanog razvoja i aktivnog prodora novih informacijskih tehnologija u nju, zasićenja suvremenom tehnologijom, pojave novih nosača informacija i njihovog brzog ažuriranja, automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima se poboljšavaju.

Za više od trideset godina povijesti, automatizacija uredskog rada i dokumentacijska podrška menadžmenta prošli su od lokalnih projekata do sistemska rješenja koji pokrivaju procese upravljanja dokumentima i njihovim kompleksima u pojedinim organizacijama, korporacijama i granama vlasti. Formirano je tržište informacijskih tehnologija i informacijskih usluga koje vam omogućuju odabir najbolje opcije za automatizirani sustav upravljanja dokumentima koristeći metodologiju razvijenu u disertaciji.

U tim uvjetima sazreli su preduvjeti za odstupanje od tradicionalnog primata uredskog posla, od klasične podjele dokumentacije "prema

proizlazi "i prijelaz na stvaranje visoko učinkovitih, korištenjem suvremenih znanstvenih i tehničkih dostignuća, sustava upravljanja za cijeli niz informacija i dokumentacijskih resursa u svim fazama životnog ciklusa dokumenata uz postizanje strateških i operativnih ciljeva upravljanja u bilo kojoj organizaciji, osobito u javnoj upravi. Takav sustav naziva se upravljanje dokumentima koji se temelji na načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i raširene uporabe novih informacijskih tehnologija koje omogućuju visokokvalitetno upravljanje u odnosu na dokumentaciju kao resurs upravljanja i omogućuje uvažavanje integracijskih trendova koji dominiraju društveni proces.

6. Upravljanje dokumentima treba jačanje pravne podrške. S obzirom na činjenicu da je došlo do naglog povećanja pravne komponente uredskog rada i dokumenta u cjelini, potrebno je izraditi savezni zakon "O dokumentaciji", koji bi normativno trebao utvrditi granice prava i odgovornosti države u odnosu na upravljanje dokumentima u društvenoj i nacionalnoj ekonomskoj sferi, ocrtati konture državne politike u odnosu na dokumentaciju, riješiti pravna pitanja organizacije protoka dokumenata između tijela upravljanja duž vertikale izvršne vlasti i u horizontalnim odnosima, uvesti norme koje omogućuju objedinjavanje zahtjeva za softver, tehnološka i tehnička sredstva koja se koriste u javnoj upravi, regulirati dokumentiranje odnosa između građana i države, odrediti organizacije odgovorne za dokumentiranje njihovih aktivnosti u skladu s postupkom koji utvrdi država.

Državna politika u području upravljanja dokumentima, prema našem mišljenju, trebala bi biti usmjerena na smanjenje opsega protoka dokumenata, objedinjavanje dokumentacijskih sustava, formuliranje zahtjeva za upravljačke dokumente, dokumentiranje pravila. Zakon o dokumentaciji

treba potkrijepiti nizom instruktivnih i metodoloških podzakonskih akata.

Preporučljivo je pitanja upravljanja dokumentima u zemlji prenijeti na federalno arhivsko tijelo. Arhivska vlast, kako pokazuje svjetsko i domaće iskustvo, najspremnija je za obavljanje takve funkcionalne zadaće i zainteresirana je za nju. Trenutne zadatke, funkcije i ovlasti Rosarkhiva trebalo bi značajno proširiti.

Budući da je upravljanje dokumentima međuresorni problem, čini se uputnim stvoriti Međuresorno povjerenstvo u Rosarkhivu kao stručno i savjetodavno tijelo koje će razmatrati probleme upravljanja dokumentima, koordinirati znanstvene i metodološke aktivnosti, izraditi preporuke i prijedloge za poboljšanje upravljanja dokumentima u Ruskoj Federaciji .

7. Zadatci pojednostavljivanja i reguliranja održavanja dokumentacije o netradicionalnim medijima, koji se još uvijek rješavaju na empirijskoj razini u pojedinim institucijama i organizacijama, a praktički nisu regulirani nacionalnim standardima, u posljednje vrijeme postaju sve važniji. Prije svega, govorimo o takozvanom "elektroničkom upravljanju dokumentima", čija nedovoljna regulacija relevantnim pravnim aktima i tehničko-tehnološkim propisima izaziva među stručnjacima, uključujući arhiviste, veliku zabrinutost i nezadovoljstvo zbog niske razine teorijska i metodološka razrada. Konkretno, pitanja pravnog pripisivanja elektroničkih dokumenata nisu riješena.

8. Praktični rad o izgradnji suvremenih sustava za upravljanje dokumentima u organizacijama predlaže se provođenje metodologije upravljanja informacijama. Upravljanje informacijama u znanstvenom smislu uključuje postignuća nekoliko srodnih disciplina koje su u različitim aspektima povezane s upravljanjem informacijama.

u modernim organizacijama. Korištenje upravljanja informacijama omogućuje u praksi prelazak na informacijski orijentirani tip organizacije, karakterističan za informacijsko društvo. Upravljanje informacijama kao nova metodologija izgradnje sustava upravljanja dokumentima kao okosnica nova paradigma od temeljne je važnosti za organizacije i ima značajan integracijski potencijal kao metod-koncept.

Korištenje metodologije upravljanja informacijama omogućit će rješavanje mnogih pitanja teorije i prakse upravljanja dokumentima u suvremenim organizacijama, koje su podijeljene preprekama ne samo između profesionalnih područja, već i korištenih tehnika i tehnologija, zbog tradicije i nekvalitetnog upravljanja . Jedinstvena metodologija omogućit će integriranje dokumentacije i informacija u zajednički izvor informacija i izgradnju učinkovito funkcionirajuće informacijske infrastrukture organizacije na temelju niza dokumenata i informacija (informacijskih izvora), informacijskih tehnologija, komunikacijskih alata i kvalificiranog osoblja kako bi se postigla učinkovita dokumentacija upravljačkih procesa po najnižoj cijeni. Objektivni uvjeti za prijelaz na primjenu metodologije upravljanja informacijama u suvremenim ruskim organizacijama već su stvoreni. Njegova praktična provedba omogućit će učinkovitije provođenje započete reforme javne uprave u Ruskoj Federaciji, poboljšanje korištenja informacijskih izvora upravljačke dokumentacije, primjenu suvremenih znanstvenih dostignuća za poboljšanje kvalitete upravljanja dokumentima u organizacijama.

1. Upravljanje dokumentima i nove informacijske tehnologije. - M: Znanstvena knjiga, 1998.- 137 str.

2. Upravljanje informacijama u suvremenim upravljačkim strukturama: Metoda, preporuke / VNIIDAD. - M., 1997.- 48 str. - Koautor.

3. Razvoj organizacijskih oblika racionalizacije menadžerskog i uredskog rada u SSSR -u: Udžbenik. priručnik za posebne tečajeve. 1. dio / MGIAI.

M., 1982.- 78s. ... ... ...

4. Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik, -g- M.: INFRA, - 1998.

5. Časopisna periodika 1920 -ih o racionalizaciji menadžerskog i uredskog rada: Udžbenik. priručnik za poseban tečaj / MGIAI. - M., 1981.- 83 str. U koautorstvu.

6. Racionalizacija menadžerskog i uredskog rada u periodici dvadesetih godina 20. stoljeća: Udžbenik. priručnik za poseban tečaj / MGIAI. - M., 1982.- 77 str.

7. Suvremeni sustavi dokumentacijske podrške upravljanju: Udžbenik. priručnik / MGIAI,- M., 1982.- 99 str. - Koautor.

8. Matrično i grafičko modeliranje u organizacijskom dizajnu: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1986.- 88 str. - Koautor.

9. Organizacija menadžerskog rada u javnim ustanovama: Udžbenik. priručnik / MGIAI. - M., 1986.- 165 str. - Koautor.

10. Sustavi posebne dokumentacije: Udžbenik. - M.: Ekonomija, 1989.- 143 str. - Koautor.

11. Racionalizacija uredskog rada u Upravnom odboru željeznice Moskva-Kazanj. 1923.-1925. // Aktualna pitanja metodologije upravljanja spisima i arhivistike / MGIAI. - M., 1976. - S. 147-154.

12. Dokumenti o aktivnostima resornih tijela na racionalizaciji državnog aparata 1920 -ih godina // Sov. arhiva. - 1977. - Broj 4. - S. 68-72.

13. Časopis "Bilten o načinima komunikacije" (1918.-1926.) O racionalizaciji upravljanja i uredskog rada // Neka pitanja historiografije i izvorno proučavanje povijesti SSSR-a: Sat. Umjetnost. / MGIAI. - M., 1977.- S. 71-88.

14. Iskustvo u razvoju prilagodljivog automatiziranog sustava dokumentacijske potpore ministarstvima i odjelima // Problemi informacijske potpore temeljnim i primijenjenim znanstvenim istraživanjima u svjetlu odluka XXVI kongresa CPSU: Sažeci. izvješće i nered. Svesavezni. konf. - M., 1982.-4.2. - S. 115-118. - Koautor.

15. Automatizacija dokumentacijske podrške upravljanju: Sažeci // Znanstveni razvoj u službi gospodarstva: Sažeci. izvješće znanstveno-praktična konf. 21. lipnja 1983.- M., 1983.- S. 94-96.

16. O korištenju povijesnog iskustva u organiziranju rada za poboljšanje menadžerskog rada u javnim ustanovama // Aktuelna pitanja organizacije rada u javnim ustanovama: Međuuniverzitet. Sub. / MGIAI. - M., 1983.- S. 123-133.

17. Iskustvo u razvoju automatiziranog sustava operativnih informacija i kontrole izvršavanja // Pitanja informacijske usluge / MGIAI. - M., 1983.- S. 153-157. - Koautor.

18. Na pitanje formiranja i razvoja socijalističke kulture upravljanja (1917.-1941.) // Duhovni potencijal SSSR-a uoči Velike

Drugi Svjetski rat. Iz povijesti sovjetske kulture. 1917-1941: Sub. Umjetnost. / Akademija znanosti SSSR -a. Institut za povijest. - M., 1985.- S. 7-22.

19. Iskustvo i glavni problemi stvaranja automatiziranog sustava podrške dokumentarnom upravljanju // Znanstvena organizacija menadžerskog rada u aparatima ministarstava i odjela / MGIAI. - M., 1985. -S. 173-179 (prikaz, ostalo).

20. Automatizacija izrade dokumenata na temelju automatiziranih radnih stanica // Iskustvo u razvoju radne stanice zaposlenika: Međuuniverzitet. Sub. / MGIAI. - M., 1985.- S. 54-60. - Koautor.

21. Iz iskustva racionalizacije upravljanja u odjelima // Razvoj sustava planskog upravljanja gospodarstvom: sub. teza. Svesavezni. seminar 26. - 28. srpnja 1986. - M.: Nakladništvo Moskovskog državnog sveučilišta, 1986 .; -S. 72-73 (prikaz, stručni).

22. Neki problemi informacijske kulture menadžerskog rada // Sovjetska kultura: 70 godina razvoja. - M.: Nauka, 1987.- S. 198-203.

23. Decentralizacija: iskustvo 1920-ih o decentralizaciji upravljanja: Sažeci // Demokratizacija upravljanja društvenom proizvodnjom (materijali Svesaveznog simpozija). - M.: Izdavačka kuća Moskovskog državnog sveučilišta, 1989. - S. 79-80.

24. Rekonstrukcija upravljanja: Problemi računalnog upravljanja MIS -om. -Zbornik radova s ​​međunarodne IFIP-HUB-konferencije o oblikovanju informacijskog sustava, rada i organizacije. - Radna skupina 2. - Berlin, DDR, 10. -13. Srpnja 1989. - C. 40-41. - eng. lang.

25. Unifikacija dokumenata u odjelima: iskustvo 1920 -ih. // Unifikacija dokumentacijskih sustava: povijest, trenutno stanje, izgledi / VNIIDAD. - M., 1989.- S. 79-89.

26. Novo zakonodavstvo o arhivskom fondu i arhivima u Rusiji. - XVI. Pos -vetovanie suvremeni arhiv "94. - Maribor, 1994. - S. 71-74. - engleski.

27. Sveruski znanstvenoistraživački institut za dokumentaciju i arhivska pitanja i njegova pitanja u sferi upravljanja evidencijama. - Informationsver-mittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - Oberhof, 1994. - C. 177-181. - eng. lang.

28. VNIIDAD u sustavu institucija Državne arhivske službe Rusije: problemi razvoja znanstvenoistraživačkog i metodološkog rada // Aktualni problemi upravljanja arhivskim poslovima i gospodarskom djelatnošću arhivskih ustanova u Rusiji: Materijali znanstvene, -prak. konf., 3 lis. 1993., Moskva / GAS Rusija. - M., 1994.- S. 185-190.

29. Arhivska škola Marburg // Domovina. arhiva. - 1994. - Broj 3. - S. 108-111.

30. Das Dokumentationssystem u Rusiji. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 "Informations und Dokumentenmanagement". Univer-sitat Trier, 27.-30.09.1994. - S. 171-174. - On. lang.

31. Upravljanje informacijskim resursima kao alat za konvergenciju društvenih tehnologija // Problemi teorije i prakse upravljanja. - 1994.- br. 5.- S. 91-97. - Koautor.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - C. 125-128. - On. lang.

33. O projektu informatizacije arhivskih poslova u Rusiji // Informatika i računalna tehnologija. - 1995.- S. 24-26. - Koautor.

34. Upravljanje informacijama i upravljanje dokumentima // Dokument u upravnim strukturama: Sažeci. izvješće i nastupi na Internu. konf. 27-28 listopada 1994. / VNIIDAD. - M., 1995.- S. 21-33.

35. Upravljanje informacijama u upravljačkim strukturama tržišnog gospodarstva // Dokument u administrativnim strukturama. Sažeci. izvješće i nastupi na Internu. konf. 27-28 listopada 1994. / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 124-131. - Koautor.

36. O konceptu sustava dokumentarne potpore javne uprave u Ruskoj Federaciji // Materijali konferencije NTI-95. 19-20 listopada 1995. / VINITI. - M., 1995.- S. 85-90.

37. Rusland-der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Zbornik radova. DGD, Frankfurt na Majni, 1995. - S. 345-352. - On. lang.

38. Do 30. obljetnice VNIIDAD -a. Znanstvena djelatnost instituta // Otech. arhiva. - 1996. - Broj 1. - S. 3-12.

39. O znanstvenoj i informacijskoj potpori za razvoj upravljačkih odluka // Upravljanje u arhivima. Savezni, regionalni i općinski arhivi. Arhivar kao državni službenik: Građa međunarodne. radionica 21.-23. ožujka 1995., Moskva / GAS Rusija. - M., 1995. -S. 116-120 (prikaz, stručni).

40. Računala u arhivima: Neki aspekti društvene i psihološke prilagodbe arhivista. ATLANTI broj 6, Maribor, 1996. -C. 99-101. - eng. lang.

41. Intelektualizacija upravljanja informacijama investicijskog projekta // Inteligentni sustavi: Tr. Drugi pripravnik. u tome. - M.: RUDNPAIMS, 1996.- T. 2.- S. 267-269. - Koautor.

42. Glavne faze razvoja uredskog rada u Rusiji // Studsh apxisnoi spravoi dokumentotnostva / UGNIIADD. - Ktv, 1996.- T. 1.- S. 77-84.

43. Elektronički dokumenti i arhiva: stanje u Ruskoj Federaciji. - Nastavak DLM-foruma o elektroničkim zapisima. Bruxelles, 18-20 Deze-mber 1996. European Communites, 1997.-str. 238-242. - engleski, njemački, francuski. lang.

44. Forum o elektroničkim dokumentima // Otech. arhiva. - 1997. - Broj 2. - S. 100-101.

45. O pravcima istraživanja na području upravljanja evidencijama i upravljanja zapisima // West, arhivista, 1997. - № 3 (39). - S. 27-35. - Koautor.

46. ​​Dokumentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - Informacije i dokumentacija: Kvaliteta i kvalifikacija. Deutscher Dokumentartag "97, DGD, 1997. - S. 15-22. - njemački.

47. Sustavno-funkcionalni koncept upravljanja informacijama investicijskog projekta // Informacijske tehnologije. - 1997. - Broj 6. - S. 35-38. - Koautor.

48. Podrška dokumentaciji i upravljanje informacijama // Uredski poslovi. - 1997. - Broj 2/1. - S. 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - br. 8. - C. 45 ^ 9. - On. lang.

50. Razvoj državnog sustava dokumentacijske podrške upravljanju - hitan zadatak // Uredski poslovi. - 1998. - Broj 1.

51. Upravljanje dokumentima. Problemi normativno -metodološke regulacije // Uredski rad. - 1998. - Broj 1. - S. 5-8. - Koautor.

52. Problemi stvaranja jedinstvenog informacijskog i arhivskog prostora u ZND -u. Zajednička arhivska baština država i naroda srednje i istočne Europe. Materijali međunarodne konferencije. Golawice, 22.-24.10.1997. -Warszawa, 1998. -C. 121-123 (prikaz, ostalo).

53,30 godina VNIIDAD -a // Arheografski godišnjak za 1996. - M.: Nauka, 1998. - S. 49-56. - Koautor.

54. Dokumentacija je nastala u dubini arhiviranja // Kadrovska služba. - 1999. - Broj 1. - S. 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI, 1999. - Broj 9.

S. 110-113. - On. lang.

56. Informacije kao resurs upravljanja // Kadrovska usluga. - 1999. - Broj 5.

57. Od informacija do upravljanja znanjem // Kadrovska usluga. - 1999. - Broj 6. -S. 38-41 (prikaz, stručni).

58. Zakonodavna regulacija dokumentarne potpore menadžmenta u Ruskoj Federaciji // Ruska državnost: tradicija, kontinuitet, izgledi: Materijali II čitanja u spomen na prof. T.P. Korzhikhina 26.-27. Svibnja 1999. / RSUH. - M., 1999.- S. 307-312.

59. Upravljanje informacijama u organizaciji // HR služba. - 1999. godina.

- Ne. 9. -S. 37-42 (prikaz, stručni).

60. Načini prijenosa informacija // Kadrovska usluga. - 1999. - br. 10. - S. 42-45.

61. Razinu postavlja ASUD // Kadrovska služba. - 1999. - br. 11. - C, 51-58.

62. Sveruski znanstveni i znanstveni institut za poznavanje dokumenata i trovanja apxieHoi između 1 stupa // Studn z apxieHoi pomoć i dokumentiranje znanja / UGNIIADD. - Kshv, 1999.- T. 4.- S. 172-174. -Ukr. lang.

63. Einige theorytische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - Nachrichten fur Dokumentation, 1999.

- br. 6. - S. 493 ^ 96. - On. lang.

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, vol. 10, broj 1, Maribor, Slovenija, 2000. - C. 47-53. - On. lang.

65. Problemi automatizacije upravljanja dokumentima u suvremenim organizacijama // Dokument. Arhiva. Povijest. Modernost: Materijali na-uč.-praktični. konf. 20.-22. travnja 2000, Jekaterinburg. - Jekaterinburg, 2000.- Dio 1.- S. 15-19.

66. Razvoj koncepta "dokumenta" // Uredski rad. - 2000. - Broj 1, - S. 5-9.

Upravljanje osobljem 2. Životni ciklus organizacija 1. Osnovni pristupi upravljanje osoblje Kontrolirati osoblje - jedno ...; pravila za zaštitu poslovne tajne i tehničke dokumentacija... 3. Naknada: norme i oblici plaćanja ...

Organizacija i tehnologija dokumentacijske podrške CJSC "Građevinsko poduzeće" Druzhba "Diplomski rad

Diploma

1999. broj 4. S. 56-59. Larin M.V. Kontroliratidokumentacija u organizacijama(problemi povijesti i metodologije). Doktorski rad ... PRIOR, 2001.12 M.V. Larin. Kontroliratidokumentacija u organizacijama(problemi povijesti i metodologije). Disertacija...

Kratki vodič kroz zbirke Centra za evidenciju zajednice

Internet imenik

kontrolirati arhiva centra državnih institucija regije Sverdlovsk dokumentacija javnost organizacijama Sverdlovsk ... Centar dokumentacija javnost organizacijama Sverdlovska regija. // Arhiva Urala: Popular Science Journal / Kontrolirati ...

Razvoj koncepta "dokumenta"

M.V. Larin,direktor VNIIDAD -a

Izvor: časopis "Uredski posao". 2000. Broj 1.

Problem poboljšanja upravljanja dokumentima i evolucije upravljačkog dokumenta zahtijeva razumijevanje samog pojma "dokumenta", povijesnih i metodoloških karakteristika njegove evolucije. Poznato je da dokumenti prate osobu od početka pisanja - opisni način učvršćivanja informacija. Dokumenti se koriste u raznim područjima ljudskog djelovanja, granama znanja, sferama života.

Povijest dokumenta i dokumentacije kao skupa dokumenata međusobno povezanih formalnim i logičkim vezama jedna je od najzanimljivijih tema u upravljanju dokumentima i do danas nije dovoljno proučena. Istodobno, povijest dokumenta može otkriti podrijetlo većine današnjih problema upravljanja dokumentima u organizacijama. Povijest nam omogućuje da pratimo evoluciju dokumenta i njegov odnos sa društveno-političkim i ekonomskim promjenama u društvu. Među glavnim karakteristikama procesa transformacije dokumenta mogu se navesti razlozi nastanka, promjene i očuvanja oblika dokumenata, promjena udjela u društvenim i upravljačkim procesima različitih vrsta dokumenata, utjecaj novih tehnologija na dokument , pojava i nestanak pojedinih pojedinosti dokumenta itd.

U I. Istrin povezuje razvoj dokumenta izravno s pojavom pisanja, budući da je pisani, tekstualni, sadržajni dio osnova svakog dokumenta. Treba se složiti da su se čimbenici koji određuju pojavu pisanja u povijesnoj perspektivi (formiranje društvenih potreba, utjecaj osobitosti jezika, prethodni sustavi pisanja) odrazili i na formiranje dokumenta * 1.

* 1 Istrin V.I. Pojava i razvoj pisma. M., 1965. S. 28.

Analiza literature pokazuje da su glavne funkcije dokumenta povezane s procesom pamćenja (učvršćivanja) informacija s njihovim naknadnim prijenosom u vremenu i prostoru. U početnoj fazi formiranja pisanog dokumenta to uključuje: računovodstvo, prebrojavanje, borbu protiv prijevare, prijenos naredbi, bilježenje informacija radi njihova čuvanja i širenja u znanstvene, vjerske, obrazovne i druge svrhe * 1. Provedba ovih funkcija dovela je u praksi do pojave grafičke dokumentacije (karte i crteži), medicinske, računovodstvene i drugih vrsta dokumentacije. Može se zaključiti da dokumenti i dokumentacija nastaju u vezi sa društvenim potrebama osobe i državnim zadaćama. Svaki dokument ima odgovarajuću funkciju ili njihovu kombinaciju, zbog svrhe stvaranja dokumenta.

* 1 Vidjeti: V.D. Banasyukevich, M.V. Larin, A.N. Sokova. Stanje i razvoj dokumentacijskih sustava. Izvješće o istraživanju. CIF VNIIDAD.

Postavimo si pitanje što je dokument sa stajališta upravljanja evidencijom. Očito je da razvoj optimalne definicije pojma "dokument" ovisi o cjelovitosti proučavanja problema evolucije upravljačkih dokumenata u cjelini. Nažalost, do sada nije razvijen jasan, nedvosmislen i općeprihvaćen izraz "dokument" u dokumentarnoj znanosti i arhivistici. Istodobno, takva je definicija nužna za razvoj teorije upravljanja zapisima.

Koncept "dokumenta" koristi se u mnogim poljima znanja i predmet je istraživanja u nizu znanstvenih disciplina. Gotovo svaka od ovih znanosti postavlja svoj pristup definiranju dokumenta na temelju toga koji se kriteriji uzimaju kao osnova: svrha dokumenta, oblik, način bilježenja i reproduciranja informacija itd. Po našem mišljenju, rješenje problema pronalaska potrebnog semantičkog značenja pojma "dokument" u znanosti o dokumentima moguće je samo na temelju usporedne analize različitih pristupa definiranju dokumenta.

Kao opće znanstveni koncept, dokument ima određene razlike u tumačenju različitih disciplina * 1, odražavajući njihov predmet i zadatke.

* 1 Stepansky A.D. O teorijskim osnovama odabira dokumentarne građe za državnu pohranu // Zbornik radova sa znanstvenog skupa o arhivskim poslovima u SSSR -u. - M. 1965; Elpatievsky A.V. Neka pitanja pristupa istraživanju u području organizacije informacija o dokumentima sa stajališta dokumentiranih sustava // Sažeci poruka teorijskom seminaru "Pitanja sustavnog pristupa istraživanju na području dokumentarnih informacija". - M. 1972; Medushevskaya O.M., Stepansky A.D., Lyushin S.P. Na materijalima znanstvenog skupa o problemima stjecanja dokumentarnih izvora državnog arhiva SSSR -a. - M. 1976. 1. dio; Sokova A.N. Dokumentacija i njezina uloga u javnoj upravi i za povijesnu znanost. - M. 1985. SIF OTSNTI VNIIDAD. N 039-86; V.I. Autokrati Neki aspekti proučavanja predmeta i predmeta arhivistike // Zbornik VNIIDAD -a. - M. 1976.T.6. 4,1; Ilizarov B.S. Stvarni teorijsko -metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M. 1984. itd.

Bliski odnos između znanstvenih disciplina koje proučavaju dokumentaciju s različitih pozicija očituje se u njihovom pojmovnom aparatu. Ako upravljanje zapisima postavlja kao svoj glavni zadatak poboljšanje kvalitete dokumenta kao oruđa upravljanja i, s tim u vezi, proučava njegove funkcije i ulogu u povijesnom razvoju, tada arhivistika, izvorne studije, sociologija smatraju dokument kao nositelja informacije o prošlosti ili sadašnjosti. Važno je naglasiti da ocjena dokumenta kao povijesnog i sociološkog izvora izravno slijedi s mjesta koje je dokument zauzimao i kakvu je vrijednost imao u ispunjavanju svojih izvornih funkcija * 1.

* 1 Banasyukevich V.D. Pitanja terminologije upravljačke dokumentacije // Sovjetski arhiv, 1974., N 4. Str. 17.

Najšire razumijevanje dokumenta dato je u dokumentarnoj znanosti - kao bilo kojem materijalnom mediju s fiksnim podacima na bilo kojem jeziku i na bilo koji način * 1. U upravljanju dokumentima dokument je sredstvo za osiguravanje informacija na različite načine o posebnom materijalu o činjenicama, događajima objektivne stvarnosti i ljudskoj mentalnoj aktivnosti * 2. U izvornim studijama dokument je objekt posebno dizajniran za prijenos informacija * 3.

* 1 Vidi G. G. Vorobiev. Dokument: Analiza informacija. - M. 1973.S. 7.

* 2 GOST 16487-70. Uredski rad i arhiviranje. Uvjeti i definicije.

*3 O.M. Meduševskaja Studija izvora u sadašnjoj fazi // Sovjetski arhivi. 1979. N 2.S. 5.

U arhivistici se koristi izraz "arhivski dokument" - dokument pohranjen u arhivu * 1.

* 1 Rječnik suvremene arhivske terminologije socijalističkih zemalja. - M. 1982. čl. 22. Prije se koristio izraz arhivska građa, zatim dokumentarna građa, pa (od 1971.) dokumenti.

U pravnoj znanosti dokumenti se proučavaju kao sredstvo dokumentiranja i dokazivanja pravnih odnosa. Povijesna znanost dokument definira kao najvažniji povijesni izvor, dokumentarna znanost smatra da su sve fiksne informacije dokumentom * 1.

* 1 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya. 3. Upravljanje dokumentima. Dokumenti i dokumentacijski sustavi. Vodič. - M., MGIAI, 1977. S. 7.

Stručnjaci na području upravljanja smatraju dokument dokumentom kojim se utvrđuju i prenose upravljačke odluke * 1.

* 1 Kuznetsova T.V., Losev V.I. Upravljačka dokumentacija. - M.: Ekonomija, 1985.S. 10.

Ilizarov B.S. predložio definiciju dokumenta kao predmeta proučavanja u svim disciplinama: dokument je rezultat namjernog utiskivanja (dokumentiranja) informacija radi njegova prijenosa u vremenu i prostoru * 1.

* 1 Ilizarov B.S. Stvarni teorijsko -metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M., 1984.S. 32.

Najtočniju, općenitu definiciju pojma "dokument", po našem mišljenju, daje znanstvena disciplina - upravljanje evidencijama, koja proučava obrasce oblikovanja dokumenata, presavijanja i razvoja dokumentacije i dokumentacijskih sustava u različitim granama čovjeka aktivnost.

Koncepti "dokument", "dokumentacija" u svom razvoju su prošli značajne promjene... Izvorno latinski doceo značilo je "poučavati", "informirati". Kasniji izvedenica documentum, u užem smislu riječi koja znači "dokaz", "dokaz", odavno se etablirala u mnogim područjima znanstvene i praktične djelatnosti.

Na ruskom se pojam "dokumenta" pojavio u 18. stoljeću. Petar I preveo ga je kao "pisani dokaz" * 1, naglašavajući time, prije svega, pravni značaj dokumenta. U XIX stoljeću. ističe se novi aspekt: ​​vrijednost dokumenta u upravljanju. Dokument se smatra informacijom zabilježenom u obliku i namijenjenom provedbi procesa upravljanja * 2. Koncept dokumenta kao pravno obvezujućeg pisanog izvora opstao je u 20. stoljeću. "Dokument je 1) svaki papir sastavljen na zakonit način i sposoban da služi kao dokaz o pravu na nešto ili izvršavanju bilo kakvih obaveza, 2) općenito bilo koji pisani dokaz" * 3.

* 1 Dokumentarni film - 60. Materijali Prvog svesaveznog simpozija o dokumentarcu, 1. dio - Vilnius, 1970. P. 45.

* 2 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Upravljanje dokumentima. Dokumenti i dokumentacijski sustavi. Vodič. - M., MGIAI, 1977. S. 11.

* 3 Vidjeti: Pavlenkov F. Enciklopedijski rječnik. - SPb., 1913.S. 687.

Međutim, u normativnim aktima predrevolucionarne Rusije XIX - XX stoljeća. o organizaciji upravljanja i uredskog rada, izraz "dokument" gotovo se nikada nije koristio. U praktičnim aktivnostima institucija koncept dokumenta također je poistovjećen s pojmovima "poslovni papir", "akt", "slučaj". Ta tendencija identificiranja "poslovnog papira" i "dokumenta" traje do 1920 -ih. XX. Stoljeća. Postupno se izraz "poslovni papir" zamjenjuje sa "službeni dokument". Dakle, u Dekretu CIK -a i Vijeća narodnih komesara od 7. srpnja 1932. govori se o pravilima čuvanja "službenih dokumenata" * 1. U "Objašnjavajućem rječniku ruskog jezika" 1934. dokument se naziva "pisana službena potvrda koja potvrđuje identitet donositelja" * 2.

* 1 SZ SSSR, 1932, N 53, čl. 319.

* 2 Objašnjavajući rječnik ruskog jezika. Ed. D.N. Ušakova, t. 1. - M., 1934. S. 751.

U gornjim definicijama mogu se razlikovati dvije komponente dokumenta: informacijski (dokument bilježi informacije prenesene u vremenu i na daljinu) i pravni (dokument služi kao dokaz pouzdanosti informacija i predstavlja jedan od oblika izražavanja zakon).

Nagomilavanjem znanja o obrascima formiranja dokumenata i dokumentacije u različitim granama ljudske djelatnosti, kao i pojavom novih vrsta materijalnih nositelja informacija, pojam "dokumenta" dobio je novo razumijevanje, ispunjeno novim sadržaj.

K.G. Mityaev je u svojim djelima primijetio da u širem smislu pojma "dokument" "dokumentarni materijali" označavaju sve što je dokumentarno, t.j. temelji se na odrazu objektivne stvarnosti bilježenjem, učvršćivanjem, registriranjem činjenica, događaja, pojava pomoću zapisa, slika, zvučnog zapisa * 1.

* 1 Mityaev K.G. Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR -u. Dekret. cit., str. osam.

Kasnija definicija C.G. Mityaev, koncept dokumenta kao rezultat namjernog snimanja (dokumentiranja) informacija o fenomenima objektivne stvarnosti na različite načine kako bi se te informacije pouzdano prenijele u vremenu i na daljinu, uz obveznu identifikaciju onoga što je zabilježeno u jezik riječi, razvijen je u "Kratkom rječniku arhivske terminologije". U njoj definicija "dokumenta" sadrži pojam informacije kao objekta opisa: "Dokument je rezultat prikaza činjenica, događaja, objekata, fenomena objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti kroz pisanje, grafiku, crtež, fotografiju , zvučni zapis ili na drugi način na posebnom materijalu (papirus, pergament, papir, fotografski film itd.) "* 1. Iako izrazi "informacija" i "medij" nisu prisutni, oni su u definiciji otkriveni svojim karakteristikama.

* 1 Sažeti rječnik arhivske terminologije. - M. - L., 1968.S. 19-20.

Kasnije GOST 16487-70 "Uredski rad i arhivsko poslovanje. Pojmovi i definicije" (M., 1971.) mijenja pojam "dokument": ljudske aktivnosti "* 1. U ovoj definiciji dat je detaljan pojam informacija, međutim riječ "rezultat" (konsolidacija informacija) zamijenjena je neopravdanom ni semantički ni logički riječju "znači".

* 1 Uredski rad i arhiviranje. Uvjeti i definicije. GOST 16487-70. - M., 1971. N 1.S. 2.

U gornjoj definiciji pozornost treba obratiti na sljedeće: 1) Dokument je rezultat prvenstveno svjesne ljudske aktivnosti. Konsolidacija informacija provodi se izravnim sudjelovanjem osobe, kada izrađuje dokument, ili neizravnim sudjelovanjem, kada se podaci fiksiraju tehničkim sredstvima koja je osoba stvorila.

2) Svjesno fiksirana informacija ne može se izraziti bez riječi ili ikakvih znakova ili simbola (strojni kodovi), budući da je to mentalni odraz stvarnosti.

Dakle, glavno semantičko značenje dokumenta sažeto je u njegovoj definiciji kao sredstvo osiguranja informacija * 1. Istodobno, u samom konceptu istaknute su nove značajke dokumenta, poput metoda i materijala za osiguranje informacija, obvezna identifikacija dokumenta.

* 1 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Upravljanje dokumentima. Dokumenti i dokumentacijski sustavi. Vodič. - M., MGIAI, 1977.S. 13.

Daljnji razvoj arhivske terminologije, odražen u Rječniku suvremene arhivske terminologije socijalističkih zemalja * 1, prilagodio je prethodnu definiciju pojma „dokument“. Koncept "informacija" kao glavnog opterećenja ostao je u logičko-semantičkoj vezi kao dio izraza "rezultat konsolidacije informacija". Dodatno uveden pojam "medija", na kojem su fiksirani relevantni podaci, definiciji je dao potpuni izgled: "Dokument je rezultat konsolidacije informacija o objektima objektivne stvarnosti i o mentalnoj aktivnosti osobe putem pisanja, grafike , fotografiranje, snimanje zvuka ili na bilo koji drugi način na bilo kojem mediju " * 2 ...

* 1 M., 1982. Izdanje. jedan; 1988. Izdanje. 2.

* 2 Rječnik suvremene arhivske terminologije socijalističkih zemalja. - M., 1982. Izdanje. 1, str. 59.

Uvedeni koncepti različitih medija i različiti načini osiguravanja informacija - terminološki su razdvojili pojmove "dokument" i "dokumentarna informacija".

U GOST 16487-83 "Uredski rad i arhiviranje. Pojmovi i definicije" (Moskva, 1983.) unesene su izmjene u definiciju pojma "dokument", koje nadopunjuju koncept objekta opisa, odvajajući materijalni medij "dokument" iz podataka na njemu. Konstrukcija rječnika "materijalni objekt s informacijama" nadopunjuje i pojašnjava semantičko značenje pojma; istoj svrsi služi uklanjanje pojmova "sredstva" ili "rezultat" iz definicije i odbijanje nabrajanja načina učvršćivanja informacija na različitim materijalnim nosačima: "Dokument je materijalni objekt s podacima koje je fiksirao čovjek- napravljena metoda za njegovo prenošenje u vremenu i prostoru " * 1 ...

* 1 Uredski rad i arhiviranje. Uvjeti i definicije. GOST 16487-83. - M., 1983.S. 5.

A.V. Elpatievsky je u arhivistiku uveo pojam "dokumentarne informacije". Njegova definicija, dana početkom 70 -ih, smatrala se najtočnijim odrazom svih vrsta dokumentarnih informacija, uključujući arhivske: "Dokumentarne informacije treba shvatiti kao društvene (to jest, na razini ljudskog mišljenja, stvorene) informacije ili ih obraditi na ovoj razini (mogu se obraditi) vrste i oblici bioloških informacija, informacija nežive i umjetne prirode, zabilježene na materijalnim nosačima u svrhu obrade i pohrane "* 1.

* 1 Elpatievsky A.V. O pitanju definiranja pojma "dokumentarne informacije" u svjetlu Lenjinove teorije refleksije // Sažeci poruka teorijskog seminara "Terminološki problemi u području upravljanja zapisima i arhivistike (siječanj 1974.)". - M.: VNIIDAD, 1973.S. 27.

Stoga nam analiza uzastopnog razvoja definicija dokumenata omogućuje razlikovanje tri glavna pristupa formuliranju pojma "dokument":

1) dokument - materijalni predmet;

2) dokument - nosač informacija;

3) dokument - dokumentirane informacije.

Sa stajališta upravljanja evidencijom, najčešće je označavanje dokumenta kao materijalnog objekta, s podacima snimljenim na njemu u obliku teksta, zvučnog zapisa ili slike namijenjene za prijenos u vremenu i prostoru za pohranu i javnu uporabu * 1.

* 1 Federalni zakon od 23.11.1994 "O obveznoj kopiji dokumenata" // SZ RF. 1995. N 1. čl. jedan.

Izvorni izvor ovog pristupa dokumentu može biti djelo Paula Otleta "Traktat o dokumentaciji" * 1. U SSSR -u su pristaše ovog izraza bili informatičari, koji su 60 -ih dali niz definicija dokumenta * 2. U ovom slučaju govorimo o informacijskim procesima, o prijenosu informacija s jednog subjekta na drugi.

* 1 Otle P. Traktat o dokumentaciji. Bruxelles, 1934. godine.

* 2 Na primjer, "Terminološki rječnik o teoriji i praksi znanstvenih informacija" (Moskva, 1964.) daje sljedeću definiciju: "Dokument je materijalni objekt koji sadrži informacije u fiksnom obliku"; Mikhailov A.I., Chernyi A.I., Gilyarovsky R.S. u knjizi "Osnove informatike" (Moskva: Nauka, 1968., str. 46) uvedena je sljedeća definicija: "Dokument je materijalni objekt koji sadrži fiksne informacije, posebno dizajniran za njegov prijenos u prostoru i vremenu i koristi se u javnosti praksa"; GOST 16487-83 "Uredski rad i arhivsko poslovanje. Pojmovi i definicije" (Moskva, 1983., str. 5.) također je utvrđeno da je "dokument materijalni objekt s informacijama koje su fiksirane na način koji je stvorio čovjek kako bi se prenijele u vremenu i prostoru" . " Ova se definicija usredotočuje na sudjelovanje ljudi u stvaranju dokumenta.

Varijacija ovog tumačenja pojma "dokument" zamjena je izraza "materijalni objekt" izrazom "materijalni nosač", "nosač", "poseban materijal". Prvi put je takav pristup naveden u kratkom rječniku arhivske terminologije * 1 i razvijen u GOST 16487-70 * 2. Među znanstvenicima i stručnjacima ovog su se gledišta dosljedno pridržavali GG Vorobyov, KI Rudelson, Yu.I. Kiba. i Tsibizov N.I., Felzer A.B. i Misserman M.A., Ilyushenko M.P., Petrakov A.V. itd. * 3.

* 1 Vidjeti: Kratki rječnik arhivske terminologije. - M. - L, 1968.S. 19-20.

* 2 GOST 16487-70. Uredski rad i arhiviranje. Uvjeti i definicije. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1971., str.

* 3 Vidjeti: G.G. Vorobiev. Dokument: Analiza informacija. - M.: Nauka, 1973. S. 7 (Dokument - bilo koji materijalni medij s fiksnim podacima na bilo kojem jeziku i na bilo koji način); Rudelson K.I. Suvremene dokumentarne klasifikacije. - M.: Znanost, 1973. S. 19 (Dokument je nositelj informacija, potvrđuje znanje, činjenice, događaje i pojave objektivne stvarnosti i služi za prijenos informacija o njima u vremenu i prostoru); vidi također: Kiba Yu.I., Tsibizov N.I. Organizacijska i metodološka načela unifikacije i standardizacije dokumentacije koja se koristi u automatiziranim sustavima upravljanja // Unifikacija i standardizacija dokumenata u automatiziranim sustavima upravljanja. - Podolsk, 1974.S. 3; Felzer A.B., Misserman M.A. Uredski posao. Referentni priručnik. - Kijev, škola Vishcha, 1977., str. 6; Iljušenko M.P. Organizacija protoka dokumenata. - M., MGIAI, 1981.S. 38; Petrakov A.V. Uvod u e -poštu. - M.: FiS, 1993. S. 23 i drugi.

U posljednje vrijeme došlo je do prijenosa semantičkog opterećenja u definiciji dokumenta s materijalne komponente na informacijsku. Zakonodavno uvođenje koncepta "dokumentirane informacije (dokumenta)" u praksu, prema pravnom stručnjaku V.A. Kopylov, temelji se na dvostrukom jedinstvu informacija (informacija) i materijalnog medija (u obliku simbola, znakova, slova, valova itd.). Kao rezultat dokumentacije dolazi do svojevrsne materijalizacije i reifikacije informacija. Informacija je "fiksirana" na materijalnom mediju ili čak "vezana" za nju i time se odvaja od tvorca informacije ... Dokumentirana informacija ... materijalni je objekt, a to daje podlogu, pod određenim uvjetima, klasifikaciju to kao kategoriju stvari i proširiti instituciju na njega vlasnička prava * 1. M.N. Kostomarov, koji s pravom ističe da je u ovom jedinstvu dugo vremena prevlast pripadala donositelju, koji je postao, takoreći, zajednička imenica generalizirani naziv za dokumente (na primjer, "papir") * 2.

* 1 Kopylov V.A. Informacije kao objekt pravne regulacije su znanstvene i tehničke informacije. Serija 1. Organizacija i metodologija informacijskog rada. - M., VINITI, 1996., N 8.S. 2. Misao V.A. Kopylov o priznavanju dokumentiranih podataka kao materijalnog objekta, po našem mišljenju, treba uzeti u obzir u tekućoj raspravi u arhivskom svijetu o cijeni i procjeni građe arhivskih dokumenata.

* 2 Kostomarov M.N. "Mnogostruki Janus" dokument je u sustavu za upravljanje informacijama. -# M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272 Uredska proizvodnja, 1998, N 1.S. 22-23 # S .

Nastavljajući analizu pojma "dokument", možemo zaključiti da se on temelji na tri glavne komponente: informacija, materijalni nosač informacija i fiksiranje informacija s mogućnošću njihove identifikacije kroz pojedinosti. Sposobnost identificiranja snimljenih informacija temeljno razlikuje dokument od drugih medija. U tome smo solidarni s ukrajinskim znanstvenikom S.G. Kuleshov, koji u svojoj monografiji napominje da je dokument posebna materijalna struktura koju je osoba stvorila za pohranu i prijenos informacija u prostoru i vremenu, prilagođenu fiziološkim mogućnostima čitanja teksta (kao logičan slijed govora i negovornih znakova ) * 1.

* 1 Vidjeti: S. Kuleshov Dokumentarac dzherela naukovoi informatsii razumjeti, tipologija, ictoriia, tipološke sheme. - Kuiv, 1995.S. 26.

Posebno je važno u pojam unijeti pojam identifikacije dokumenta sa stajališta njegove primjene u upravljačkim i arhivskim poslovima. Tako je, kao rezultat evolucije, koncept dokumenta došao do svog modernog službenog tumačenja: "Dokumentirani podaci (dokument), podaci snimljeni na materijalnom nosaču s pojedinostima koje omogućuju njegovu identifikaciju" * 1. Po našem mišljenju, ova se definicija može koristiti za upravljanje dokumentima.

* 1 Federalni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija". GOST R 51141-98 "Uredski i arhivski poslovi. Pojmovi i definicije".

Upravljačke odluke donose se na temelju prikupljanja, obrade i analize informacija. Pouzdanost, relevantnost i potpunost informacija najvažniji je uvjet za učinkovitost upravljanja, jamstvo kvalitete upravljačkih odluka. Dokument je jedan od glavnih načina prezentiranja informacija. Možemo reći da je dokument alat za donošenje upravljačkih odluka, a za učinkovitu uporabu ovog alata potrebno je osigurati maksimalnu automatizaciju životnog ciklusa dokumenta uz ispunjavanje zahtjeva sigurnosti informacija.

Dokumenti su nositelji upravljačkih, znanstvenih, tehničkih, statističkih i drugih društveno značajnih informacija. To se odražava u definiciji dokumenta danoj u zakonu od 20.02.1995., Br. 24-FZ "O informacijama, informatizaciji i zaštiti podataka": "dokument je informacija snimljena na materijalnom nosaču s pojedinostima koje mu omogućuju biti identificirani. "

Predmet upravljanja u uredskom poslu su službeni dokumenti. Literatura nudi veliki broj klasifikacija dokumenata. Dakle, u sustavu upravljačke dokumentacije postoje sljedeće klase dokumenata:

Menadžerski;

Znanstveni;

Tehnički;

Tehnološki;

Industrijski itd.

Upravljački dokumenti čine jezgru uredske dokumentacije. Omogućuju upravljivost objektima unutar organizacije i glavni su predmet uredskog rada.

Upravljačka dokumentacija uključuje sljedeće vrste dokumenti:

Organizacijski i administrativni;

Informacije i reference;

Po osoblju;

Planirani;

Izvještavanje.

Kao što znate, upravljačka dokumentacija (uredski rad) grana je djelatnosti koja pruža dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Pojam podrške upravljačkoj dokumentaciji (DOW) nastao je u vezi s uvođenjem računalne tehnologije u područje rada s dokumentima.

Budući da je u sustavu uredskog rada objekt upravljanja dokument, sve vrste faza njegove obrade istodobno opisuju zadatke uredskog rada. Istodobno, ako dokument razmatramo općenito, izvan bilo koje klasifikacije, tada odgovarajući zadaci čine njegov životni ciklus: sastavljanje nacrta dokumenta, slaganje nacrta dokumenta, registriranje dokumenta, pregled dokumenta od strane voditelja, praćenje izvršenje dokumenta, formiranje popisa predmeta, trenutno skladištenje i korištenje, prijenos u arhivsku pohranu.

Bilo koji zadatak papirologije u konačnici se obavlja kako bi se osiguralo:

Kvalitetna prezentacija informacija u dokumentu;

Pravovremeno izvršenje dokumenta.

Na temelju ove podjele razlikuju se dva podsustava u sustavu uredskog rada - dokumentacija i organizacija rada s dokumentima.

Percepcija informacija sadržanih u dokumentu ovisi o kvaliteti njegove prezentacije, što se postiže ispunjavanjem pravila podsustava dokumentacije, što uključuje zahtjeve za stil prezentacije, pripremu nacrta dokumenta, njegov dizajn i odobrenje.

Jedan od zadataka podsustava dokumentacije je optimizirati sastav i oblik dokumenata, na primjer, standardizirati tehnologiju rješenja i oblik prezentacije informacija u ponavljajućim poslovima upravljanja. Ujednačavanje sastava i oblika dokumenata smanjuje troškove njihove obrade.

Podsustav za organiziranje rada s dokumentima mora osigurati pravodobnost izvršenja dokumenata, kada se dokument koji zahtijeva izvršenje odmah prenese zaposleniku, a zaposlenik je zainteresiran za njegovo izvršenje na vrijeme.

Problem povećanja broja dokumenata, osobito elektroničkih, iznimno je hitan.

Među objektivnim razlozima povećanja broja dokumenata koji se odnose na prirodni razvoj i promjenu stanja organizacija valja istaknuti sljedeće:

Stvaranje novih institucija, širenje industrijskih i trgovačkih veza itd .;

Uvođenje računalne tehnologije radi lakše replikacije;

Svojstvo dokumentacije se povećava tijekom korištenja, a ne smanjuje, što je tipično za materijalno -tehničke resurse. Što se društvo više razvija i treba informacije, to ih više proizvodi.

Postoje i subjektivni čimbenici koji također utječu na rast tiraža dokumenata. Glavni je neblagovremeno ili nekvalitetno izvršavanje naloga, ugovornih obveza, što dovodi do pojave dodatnih dokumenata: podsjetnika, potraživanja itd.

Prema pravilima uredskog rada, kretanje većine upravljačkih dokumenata počinje tek nakon njihove registracije, što omogućuje pretraživanje, snimanje i praćenje izvršenja dokumenata. Sljedeća svrha registracije je davanje pravne snage dokumentu, potvrda činjenice njegovog nastanka ili primitka.

Prilikom registracije za dokument, registracijska i kontrolna kartica (RCC) upisuje se u pojedinosti u koje se unose podaci: autor, vrsta, datum, indeks dokumenta, naslov ili sažetak dokumenta, rješenje, rok itd. Registracija je učinjeno na decentraliziran način, ali na temelju jedinstvenog sustava i opće dostupnosti registracijskih podataka uz poštivanje odredbi o povjerljivosti podataka.

RKK bilježi informacije o svim radnjama izvedenim na dokumentu, na primjer, redoslijed prijenosa dokumenta između izvođača. Time se smanjuje vjerojatnost gubitka. Registracijska i kontrolna kartica ili njezin duplikat (kontrolni obrazac) služi kao tehničko sredstvo kontrole izvršenja, što je u domaćem sustavu uredskog rada poticaj za pravodobno izvršenje dokumenta. Provodi ga predškolska odgojna ustanova ili bilo koji zaposlenik kojeg imenuje uprava. Često ne sudjeluju u izvršenju dokumenta koji kontroliraju i ne razumiju područje aktivnosti na koje dokument utječe. Odnosno, regulatorna tijela imaju formalnu kontrolu nad rokovima. Kontrolni obrasci grupirani su u posebne ormare za arhiviranje. Istodobno, bez obzira na to je li dokument interni, dolazni ili odlazni, dokumenti u takvim ormarima za dokumente razvrstani su prema rokovima dospijeća.

Bez obzira na mjesto kontrolne službe u strukturi organizacije, informacije o rezultatima kontrole nad izvršavanjem određenih dokumenata šalju se menadžerima koji su ustanovili potrebu kontrole. Dakle, rad kontrolora svodi se na povremeno pregledavanje kontrolnih obrazaca, podsjećajući izvođače na blizinu rokova, prijavljujući upravi o kršenju rokova.

Može se zaključiti da se, u načelu, sustav uredskog rada sastoji od tri predmeta:

1. Vođa. Funkcija lidera je donošenje menadžerskih odluka i organiziranje rada zaposlenika radi postizanja glavnih ciljeva poduzeća. Menadžer koristi dokumente kao izvor informacija za donošenje upravljačkih odluka i sredstvo za organizaciju funkcioniranja poduzeća. Tipična uloga menadžera u odnosu na rad s dokumentima pokretač je tijeka rada.

2. Zaposlenik (izvođač). Za njega je glavna stvar rješavanje specifičnih zadataka uključenih u raspon njegovih glavnih odgovornosti. U pogledu rada s dokumentima, bavi se pripremom, izvršenjem, odobravanjem dokumenata nastalih provedbom ovih zadataka ili s tim u vezi. Odnosno, glavni posao s dokumentima koji izvodi izvođač vezan je uz dokumentaciju. Osim toga, izvođač je sudionik u tijeku rada.

3. Služba predškolske odgojne ustanove. Glavna stvar za uslugu je rad s dokumentima koji određuje njezine funkcije i zadatke. Osigurava funkcioniranje sustava uredskog rada, posebice podsustava tijeka rada, odnosno organizira kretanje i pohranu informacija - stvara informacijski sustav poduzeća. Zanimljivo je da je često upravo taj odjel, ovlašten kontrolirati izvršavanje dokumenata, izvršitelju - komunikaciju s glavom, za voditelja - jednu od njegovih upravljačkih funkcija. Odnosno, u domaćem sustavu uredskog rada izvršitelj, pri rješavanju svog stručnog zadatka, mora komunicirati i s predškolskom odgojno -obrazovnom ustanovom. To je značajka ruskog uredskog rada i određuje razlike u organizaciji rada s dokumentima u Rusiji i na Zapadu.

U Rusiji se planira centralizirati obrada dokumenata kako bi se izvršila jedinstvena kontrola njihovog prolaska i izvršenja. Dokumenti se najprije prijavljuju pročelniku, koji formira odgovarajuću odluku, što se odražava u rezoluciji. Ova se odluka postupno spušta kroz zapovjedni lanac, postaje sve više legalizirana za određene izvršitelje. Izvršenje dokumenta povezano je s prijenosom izvornog dokumenta ili njegove kopije od strane jednog službenika na drugog. Sve radnje na dokumentu bilježe relevantne službe i zaposlenici upisivanjem u njegovu registracijsku karticu ili evidencijski dnevnik. Od trenutka registracije, upisna karta dokumenta ulazi u indeks kartica i ostaje tamo sve dok se dokument ne otpiše u arhivu. Kad postane potrebno dobiti certifikat o stanju stvari, treba se obratiti kartoteci, pronaći odgovarajuće kartice dokumenata i na temelju unesenih podataka donijeti zaključke o stupnju izvršenja dokumenata ( provodi se kontrola izvršenja dokumenata).

Zapadnjački pristup upravljanju dokumentima karakterizira bitno veći stupanj decentralizacije prava i odgovornosti. To se izražava u činjenici da dužnosnici odgovorni za rješavanje određenih pitanja u organizaciji imaju sve potrebne ovlasti za rad s relevantnim dokumentima. Na primjer, dolazni dokument bez registracije i upisa u kartoteku bit će poslan izravno izvođaču, a njegova daljnja sudbina ovisit će samo o savjesnosti zaposlenika. S takvom je organizacijom još teže centralno pratiti obradu dokumenata, ali ta potreba ne nastaje, budući da je izvršavanje funkcija registracije i kontrole izvršenja povjereno zaposleniku koji samostalno brine o skladištenju, organizaciji učinkovit sustav za pronalaženje informacija kako bi se osigurala dostupnost dokumenata koji su mu poslani, kao i njihova zaštita.

Zapadni zaposlenik bavi se pitanjima i problemima. On rješava određeni problem, u skladu s kojim se može postaviti skup dokumenata. Raspon zadataka određen je ovlastima zaposlenika i jasno je poznat. Odgovornost za rad zaposlenika s njegovim dokumentima isključivo je na njemu. Automatizacija rada s dokumentima također ima svoje specifičnosti. Izvodi se u odnosu na određenog zaposlenika i sastoji se u automatizaciji njegovog radnog mjesta. Jedinstveni sustav za upravljanje dokumentima izgrađen je na taj način od "cigli" automatiziranih radnih stanica stvorenih na temelju softverskog sustava za upravljanje dokumentima koji svim korisnicima pruža jedinstvenu ideologiju za rad s dokumentima i isto sučelje.

U Rusiji je uredski rad cijeli sustav koji regulira rad s dokumentima, pa se dokumentu pridaje veća važnost. Posebnosti ruskog modela, kao što je već napomenuto, su obvezna registracija dokumenata i distribuirana kontrola izvršenja. Prva značajka određuje pojavu dva toka informacija tijekom izvršavanja dokumenta. Prvi tok povezan je s kretanjem podataka zabilježenih u dokumentu, koji prolazi kroz faze njegova životnog ciklusa: registriran je u predškolskoj odgojno -obrazovnoj ustanovi, poslan voditelju na rješavanje, upisuje izvršitelje, otpisuje se u slučaj itd.

Drugi tok uključuje informacije o tome što se događa s dokumentom tijekom njegova životnog ciklusa i povezan je s registracijskom karticom, u koju se unose sljedeće: vrijednosti pojedinosti, zapis o donošenju razlučivosti, podaci o izvršenju dokumenta, zapisnik o otpisu dokumenta u predmet itd. Snimanje podataka u RKK omogućuje vam smanjenje vjerojatnosti gubitka dokumenta.

Teoretski, oba bi toka trebala teći paralelno, odnosno pri izvođenju bilo koje radnje na dokumentu (prvi tok) informacije o tome trebale bi se sinkrono unijeti u njegov RKK (drugi tok). U praksi je takvu istodobnost teško postići i registraciona kartica u pravilu odražava povijest dokumenta, a ne ono što se s njim trenutno događa.

U vezi sa kompliciranjem postupka obrade dokumenata javlja se niz problema. Jedan od njih je kontradikcija između kontrole izvršenja i procesa izvršenja dokumenata. Kontrola izvršenja provodi se na formalnim osnovama i provodi se centralno. Izvršenje dokumenta u biti je decentraliziran proces, jer često sadrži element kreativnosti, odnosno proces izvršenja se ne može formalizirati. Istodobno, u intervalima između rokova samo izvođač zna što se događa s dokumentom. Situacija se komplicira ako dokument "putuje" kroz odjele poduzeća ili se prenosi između zaposlenika istog odjeljenja. Dodaje se problem učvršćivanja podataka u dokumentu RKK i evidencijskih zapisa podjela. Zbog toga je gotovo nemoguće centralno pratiti kretanje dokumenata u organizaciji u stvarnom vremenu, jer to zahtijeva ogromne troškove rada za brzu konsolidaciju relevantnih informacija.

Nedostaci uredskog rada mogu se povezati s zanemarivanjem zahtjeva i preporuka državnih tijela koja se bave istraživanjem u području organizacije rada s dokumentima. S druge strane, „sfera dokumentacije u suvremenim uvjetima pati od mnogih nedostataka, koji se izražavaju u niskoj kvaliteti rada s dokumentima, nesavršenosti postojećeg sustava upravljanja dokumentima, zaostajanju u razvoju dokumentarnih dokumenata regulatorne i metodološke prirode. zbog tempa razvoja informacijskih tehnologija, nepostojanja jedinstvenih zahtjeva za protok dokumenata duž "vertikale" i "horizontale" javne uprave.

Neka ograničenja učinkovitosti tradicionalnog uredskog rada inherentna su samoj prirodi nositelja informacija - papirnatog dokumenta. Primjećuju se sljedeći problemi s upotrebom papirnatih dokumenata:

1. Eksponencijalni rast broja papirnatih dokumenata. Razlozi za ovaj rast navedeni su gore.

2. Poteškoće u pronalaženju potrebnih dokumenata. Prema riječima stručnjaka, do 30% radnog vremena zaposlenika ustanove troši se na pretraživanje, dok ne postoji jamstvo pronalaska željenog dokumenta, do 10% dokumenata se nepovratno gubi i stvara ponovo. Poteškoće s pretraživanjem rađaju problem udvostručavanja dokumenata tamo gdje to nije potrebno.

3. Nefleksibilna shema za oblikovanje i uređivanje tekstova dokumenata.

4. Dugo vremena između pripreme dokumenta i njegove objave.

5. Poteškoće u umnožavanju dokumenata (to posebno vrijedi za dokumente koje je teško ispisati).

6. Nedostatak mogućnosti zvučnih i video umetaka.

Sredstvo za rješavanje problema uredskog rada je uporaba računalnih tehnologija, posebice uvođenje sustava za upravljanje dokumentima. Računalni sustavi mogu upravljati sve većim opsegom informacija; oni stvaraju bitno novo tehnološko okruženje za učinkovito upravljanje dokumentima. E. V. Pakhomov

Ako ste zainteresirani za korištenje naših usluga, kontaktirajte nas - svakako ćemo vam pomoći!

AKTUELNI PROBLEMI UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA
NA SADAŠNJOJ SCENI

Početni prijelaz Rusije u informacijsko društvo, kao i duboke društveno-političke i ekonomske transformacije koje su se dogodile u našoj zemlji u posljednjih petnaest godina, popraćene su revizijom mnogih tradicionalnih ideja u području društvenih, humanističkih i aktualiziranje niza problema koji su se prije nalazili na periferiji nacionalnog znanstvena misao... Sve se to u potpunosti odnosi na tako relativno mladu znanstvenu disciplinu kao što je upravljanje zapisima. Bliska povezanost upravljanja evidencijom s praksom rada s dokumentima daje dodatni poticaj istraživanjima u ovom području. Osim toga, treba uzeti u obzir da se zanimanje službenika za dokumente pokazalo jednim od najtraženijih u postsovjetskoj Rusiji. Nije slučajno što je od druge polovice devedesetih pedesetak ruskih sveučilišta počelo školovati studente za specijalnost "Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžmenta". Jedna od osnovnih disciplina ove specijalnosti je tečaj upravljanja evidencijama. U međuvremenu, približni program ovog tečaja koji je odobrilo Ministarstvo obrazovanja Ruske Federacije daleko je od savršenog. Do sada ne postoji niti jedan domaći udžbenik o upravljanju dokumentima, osim nekoliko šarolikih i malih udžbenika.

Koji je razlog tome? Prije svega, s ozbiljnim zaostatkom u razvoju teorijskih pitanja upravljanja evidencijom, iz najmanje dva glavna razloga. Prvo, u našoj zemlji postoji prilično uzak krug istraživača koji se bave ovim problemom. Drugo, i to je možda najvažnije - proučavanje teorije dokumentiranja i dokumentarnosti u Rusiji ograničeno je uskim okvirom menadžerske, administrativne evidencije, čiji pristaše svoje istraživanje ograničavaju uglavnom na upravljačku dokumentaciju, uredski rad .

Ovo ograničenje objekta i predmeta upravljanja evidencijom prvenstveno je posljedica povijesnih značajki njegova formiranja i razvoja u našoj zemlji, koje su se odvijale na mnogo načina izolirano, iza „željezne zavjese“. Upravljanje zapisima u Sovjetskom Savezu dobilo je priznanje kao znanstvena disciplina tek u drugoj polovici 20. stoljeća. Tome je prethodilo dugo razdoblje takozvanog upravljanja praktičnom evidencijom, kada je tekao proces nakupljanja empirijskog materijala, formirani su pristupi njegovu razumijevanju. U Rusiji se to oteglo, uključujući i zbog društvenih kataklizmi prve polovice prošlog stoljeća. Dugih desetljeća znanstvenici koji su proučavali dokumentarne probleme bili su prisiljeni ispuniti društveni poredak boljševičke vlade. Državni povijesno -arhivski institut (MGIAI), nastao u Moskvi 1930. godine, u čijim se dubinama provodila dokumentarna istraživanja, dugo je bio zajedno s čitavim sustavom državnih arhiva u sklopu Narodnog povjerenstva unutarnjih poslova SSSR -a, što nimalo nije pridonijelo razvoju znanstvene misli.

U početku je novi smjer predstavljen na MGIAI -u kao odjeljak općeg uredskog rada tijekom arhivistike, a zatim se pojavio kao neovisni tečaj "Povijest i organizacija uredskog rada u SSSR -u". Izraz "upravljanje zapisima", koji se pojavio 1943. godine za označavanje nove discipline, zapravo mu je dodjeljivao uglavnom službeničke probleme. Tako usko razumijevanje predmeta upravljanja evidencijom postalo je dominantno i zadržalo se tijekom svih sljedećih desetljeća. Nakon što je nastao, kao iz Gogoljevog ogrtača, iz arhivistike i uredskog rada i prvotno je bio namijenjen rješavanju prvenstveno hitnih operativnih pitanja dokumentarnog servisiranja sovjetskog administrativno-zapovjednog sustava, upravljanje dokumentima i dalje nosi ovaj generički otisak, i dalje je usredotočeno na upravljačku dokumentaciju , uredski posao.

U međuvremenu, na prijelazu iz XIX u XX stoljeće, belgijski znanstvenik Paul Otlet, koji se s pravom smatra ocem dokumentaristike, formulirao je šire znanstveno razumijevanje dokumenta i znanosti o dokumentu. P. Otlet je u koncept dokumenta uključio tiskane i rukopisne knjige, novine, časopise, pisma, crteže, karte, fotografije, crteže itd., Kao i prirodne i tehničke predmete koji su se nalazili u muzejima. Upravljačku dokumentaciju smatrao je samo "jednom od grana" opće dokumentacije "nastale kao rezultat konvergencije, a zatim spajanja bibliografije, bibliotekarstva, arhivistike, pa čak i muzeologije". Prema P. Otletu i njegovim suradnicima, dokumentarna znanost osmišljena je za proučavanje svih dokumentarnih izvora informacija, dokumentarne djelatnosti u svim sferama javnog života.

Tako široko tumačenje dokumenta, čak i u predrevolucionarnom razdoblju, naišlo je na razumijevanje među ruskim stručnjacima, o čemu svjedoči, osobito, definicija pojma dokumenta, formulirana u 16. svesku "Novog enciklopedijskog rječnika" ", objavio FA Brockhaus i I.A. Ephron. Odgovarajući članak (A. Goichbarg) sadržavao je definiciju pojma dokumenta ne samo u tradicionalno uskom pravnom smislu za to vrijeme, već i u širokom, sasvim u skladu s onim što je predložio P. Otlet: „Dokument je u u širem smislu svaki neživi objekt koji sadrži tragove ljudske misli i aktivnosti ”.

1920-ih godina ovaj pristup dijelio je i poznati ruski bibliolog M.N. Kufaev, koji je, međutim, umjesto izraza "dokument" upotrijebio izraz "knjiga", smatrajući potonji "spremnikom misli i riječi osobe, uzetih u njihovom jedinstvu i izraženih vidljivim znakovima". Stoga je knjige smatrao i "hijeroglifima na sfingama ili na kamenju hrama i svitkom od papirusa", kao i letcima, novinama, fonografskim valjcima i gramofonskim pločama.
Međutim, samo nekoliko desetljeća kasnije, kada je započeo brzi razvoj informacijske znanosti, domaći znanstvenici ponovno su se okrenuli širokom tumačenju dokumenta. To je bilo zbog činjenice da se u drugoj polovici 20. stoljeća u proučavanju dokumenta počeo aktivno koristiti sustavni pristup, te se ozbiljna pozornost posvećivala informacijskoj prirodi dokumenta, što je dovelo ne samo do daljnjeg širenja , ali i, što je najvažnije, produbljivanju njegova koncepta. Ton su ovdje dali stručnjaci iz područja informatike, kibernetike, dokumentarnog filma.

Sve to nije moglo imati određeni utjecaj na razvoj upravljanja evidencijama. Konkretno, u "Sažetom rječniku arhivske terminologije" objavljenom 1968. dokument je već definiran kao "rezultat prikaza činjenica, događaja, objekata, fenomena objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti kroz pisanje, grafiku, crtež, fotografiju, zvučni zapis ili na drugi način na posebnom materijalu (papirus, pergament, papir, fotografski film itd.) Istodobno, sovjetski službenici, koji su u mnogo čemu dijelili široko tumačenje pojma "dokument", ipak su nastavili ograničiti opseg znanstvenih interesa upravljanja zapisima gotovo isključivo na upravljačku dokumentaciju.

Istina, osamdesetih godina prošlog stoljeća neki su sovjetski stručnjaci za dokumente (B.I. Ilizarov, A.N. Sokova), u razvoju ideja P. Otleyja, ipak postavili pitanje potrebe da se ide dalje od tradicionalnih koncepata subjekta i objekta upravljanja dokumentima. Pisali su o mogućnosti stvaranja "integrirane znanstvene discipline", o nastanku "polja znanja", gdje se formira opća teorija dokumenta, nastala u procesu interdisciplinarne integracije disciplina kojima je dokument glavni predmet istraživanja, i to: arhivistika, arheografija, upravljanje zapisima, računarstvo, bibliologija., proučavanje izvora ".

Međutim, tek na prijelazu u XX-XXI stoljeće započeo je prijelaz s formuliranja problema na njegovu provedbu, pa su u tom smjeru napravljeni prvi koraci, osobito na sveučilišnim tečajevima N.B. Zinovieva, Yu.N. Stolyarov, ukrajinski profesor N.N. Kushnarenko. Skreće se pozornost na to da svi ti autori rade na sveučilištima za kulturu. Drugim riječima, najaktivniji i dosljedni pobornici širokog razumijevanja predmeta i predmeta upravljanja evidencijom su stručnjaci iz područja bibliologije, bibliotekarstva i bibliografije. Ne najmanje važno, to je posljedica činjenice da je u drugoj polovici XX. Stoljeća, s razvojem novih informacijskih tehnologija, došlo do značajnog približavanja tradicionalne knjige elektroničkim publikacijama o novim materijalnim nosačima - magnetskim vrpcama, , optički, magneto-optički diskovi itd. Digitalne knjižnice postale su stvarnost. Iz više razloga, knjižnice se u današnje vrijeme, brže i intenzivnije od ostalih društvenih institucija koje se bave dokumentarnom djelatnošću, pretvaraju u složena informacijska središta koja rade s raznim dokumentima, na različitim materijalima. Nove se informacijske tehnologije aktivnije i učinkovitije koriste u knjižnicama, knjižničari osjećaju potrebu za širokim razumijevanjem i opsežnim znanstvenim istraživanjem dokumenta koji funkcionira u nastajućem globalnom informacijskom prostoru. I sada se sve glasnije čuju glasovi o postupnom pretvaranju bibliografije u dokumentografiju, a bibliološke discipline - zapravo, u poddiscipline upravljanja zapisima.

Istodobno, stječe se dojam da se novi pristupi dokumentu, razumijevanje dokumentarne djelatnosti sporije ovladavaju arhivistikom, a posebno među stručnjacima iz područja "tradicionalnog" upravljanja administrativnom evidencijom, iako mnogi od njih smatraju potreba razvoja opće teorije dokumentacije i dokumentarne djelatnosti. O ovoj potrebi svjedoče, osobito, pokušaji arhivista da uđu u srodna područja, prijedlozi za stvaranje interdisciplinarnih istraživačkih područja - arhologija (T.I.Khorkhordin, E.V. Starostin), fenomenologija dokumenta (V.A. ... Zabrinutost vodećih ruskih arhivista izražena je prije nekoliko godina u članku T.T. Khorkhordina, koji je primijetio: „Domaća arhivska misao zaostajala je za suvremenom razinom znanstvenog i teorijskog mišljenja u humanitarnoj sferi kako u Rusiji tako i u inozemstvu“; "U ruskoj arhivskoj znanosti izgubljen je ukus za teorijske rasprave."

Tako trenutno, zajedno s dokumentacijom u užem smislu, t.j. "Tradicionalni", koji uglavnom proučava upravljačke, administrativne dokumente, ide do teorijske, opće dokumentacije, na temelju šireg razumijevanja dokumenta. Predmet ove znanstvene discipline (Yu.N. Stolyarov predlaže da se to nazove "dokumentacijom") su sve dokumentirane informacije, t.j. informacije snimljene na materijalnom mediju na način koji je stvorio čovjek radi prenošenja u društvenom prostoru i vremenu.

Shvaćanje potrebe za dubokim razvojem opće teorije dokumenta, koja se postupno formira među domaćim stručnjacima za dokumente, još nije dovelo do stvaranja takve teorije. Ohrabrujuće je, međutim, da se za to stvaraju potrebni preduvjeti, među kojima bi se mogao nazvati novi pristup dokumentu kao informacijskom sustavu na više razina, koji je dvojedinstvo informacija i materijalni medij; ozbiljna funkcionalna analiza dokumenta; proučavanje svojstava dokumentiranih informacija itd.

Istodobno, u procesu formiranja i razvoja upravljanja teorijskim zapisima potrebno je prevladati znatne poteškoće, uključujući nepotpuno razvijen metodološki priručnik i nerazjašnjeni konceptualni aparat te kontroverznu prirodu mnogih problema. Gore je već napomenuto da ne postoji konsenzus među stručnjacima za dokumente čak ni u pogledu takvog osnovnog koncepta kao što je dokument. Pojmovi "elektronički dokument", "tehnotronički dokument", "vrijednost dokumenta" i neki drugi su diskutabilni.

Domaći stručnjaci za dokumente tradicionalno izjednačavaju pojmove „sustav dokumentiranja“ i „sustav dokumentiranja“. U međuvremenu, ako pođemo od općeprihvaćene definicije da je dokumentacija bilježenje informacija na materijalnom mediju prema određenim pravilima, tada treba priznati da u ovom slučaju dokumentacijski sustav ni na koji način ne može biti dokumentacijski sustav. Sustav dokumentacije ne uključuje dokumente, već metode i sredstva za njihovo stvaranje, zbog fizičkih karakteristika i oblika materijalnog nositelja informacija, kao i značajki upotrijebljenih znakova. Drugim riječima, koncept sustava dokumentiranja povezan je prvenstveno i uglavnom s tehnologijom učvršćivanja informacija na materijalni medij. U ovom slučaju, glavni dokumentacijski sustavi uključuju: grafičke sustave snimanja, mehaničke sustave snimanja, fotografske, elektromagnetske, optičke, magneto-optičke, elektrostatičke.

Neriješeno pitanje predmeta i objekta upravljanja dokumentima, loše proučavanje mnogih njegovih teorijskih pitanja izazvali su brojne rasprave koje su se nedavno rasplamsale među stručnjacima iz područja arhivistike, diplomacije, izvornih studija, arheografije.

Rasprava je osobito problem pretvaranja dokumenta u povijesni izvor. Dakle, šef Federalne arhivske službe Rusije, dopisni član Ruske akademije znanosti VP Kozlov smatra da svaki dokument, prije nego što postane povijesni izvor, prolazi kroz tri faze postojanja - stvaranje, postojanje kao regulator procesa i pojava stvarnosti, pohrana u arhivu. I tek nakon opisa arhivskog dokumenta, uklanjanja ograničenja pristupa njemu, t.j. nakon što ga je pretvorio u javni dokument, dokument prelazi u četvrtu fazu svog postojanja - kao povijesni izvor. Protivnici V.P. Kozlova, poput mnogih stranih istraživača, smatra da "dokument postaje povijesni izvor ne nakon opisa, kada se povjesničar sagne nad njim, već od trenutka njegova rođenja".

Stavovi pristaša prvog stajališta temelje se na pozornici, t.j. zapravo, tehnološki pristup radu s dokumentima, dok se u drugom slučaju radi o sustavnom, informacijski funkcionalnom pristupu, prema kojem svaki dokument u početku, od trenutka nastanka, ima funkciju prijenosa i pohrane informacija u vremenu i prostora. Zasad je funkcija povijesnog izvora u dokumentu latentna i ostaje u snazi. Dakle, aktiviranje i aktualiziranje dokumenta, kao nositelja društvene memorije, može se provesti ne samo u fazi arhivske pohrane, već i tijekom razdoblja operativnog funkcioniranja dokumenta. Drugim riječima, svaki dokument, bez obzira na fazu svog postojanja, može djelovati kao povijesni izvor.

Teorija ispitivanja vrijednosti dokumenata usko je povezana s problemom pretvaranja dokumenta u povijesni izvor. Neki stručnjaci s pravom ističu da je u današnje vrijeme "ljudski" faktor izvan te teorije i "industrijski (poput industrijskog transportera) pristup odabiru dokumenata za trajno skladištenje, koji nije uzeo u obzir individualnost istraživač i arhivist ". Tužne posljedice ovog pristupa dobro su poznate istraživačima koji proučavaju povijest sovjetskog razdoblja. Povjesničari ne mogu biti zadovoljni sadržajem popisa i drugih regulatornih i metodoloških dokumenata kojima se rukovode zaposlenici predškolskih odgojnih ustanova i arhivisti pri odabiru dokumenata za pohranu. Zbog toga je gotovo nemoguće pronaći "žive" podatke o ljudima u nekim arhivama i arhivskim fondovima (na primjer, ATC). Nedostaci metodologije i metodologije ispitivanja vrijednosti dokumenata, opet, po našem mišljenju, povezani su s činjenicom da se ona razvila i nastavlja razvijati u dubinama upravljanja administrativnim spisima i arhivistikom, izvan okvira opća teorija dokumenata, gdje humanitarna komponenta zauzima najvažnije mjesto.

Opća klasifikacija dokumenata jedan je od nedovoljno proučenih teorijskih problema upravljanja evidencijom. Dosadašnje klasifikacijske sheme pokrivaju uglavnom zasebne velike sustave, skupove dokumenata. Najrazvijenije su, osobito, knjižnične klasifikacije (Deweyeva knjižnična klasifikacija, Jedinstvena decimalna klasifikacija, Bibliotečko-bibliografska klasifikacija), kao i klasifikacija upravljačke dokumentacije (Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije), klasifikacija povijesnih izvora.

Što se tiče općih klasifikacijskih shema, sve su još uvijek daleko od savršenih. Posebno se autori takozvane sheme "klasifikacije fasetnih blokova", koja uzima u obzir informacijske i materijalne komponente dokumenta, kao i okolnosti njegova postojanja u vanjskom okruženju, neopravdano pozivaju na informacijsku komponentu dokumenta kao fasetni blok "Vrsta dokumenta metodom dokumentiranja." U ovom slučaju govorimo o metodi bilježenja informacija na materijalnom mediju, a ne o samim informacijama, što dovodi do njene izolacije kao neovisnog bloka značajki. Brojne netočnosti i propusti također su sadržani u okviru pojedinačnih klasifikacijskih blokova. Dakle, klasifikacija prema fizičkoj (materijalnoj) komponenti dokumenta uopće ne uzima u obzir karakteristike radnog sloja nosača materijala. "Vrsta dokumenta prema stupnju njegove rasprostranjenosti" ne odnosi se na informacijsku komponentu, već na okolnosti njegova postojanja u vanjskom okruženju. No, možda je glavni nedostatak ove klasifikacijske sheme taj što je odvojena od duboke društvene biti dokumenta, ne uzima u obzir prirodu i raznolikost društvenih informacija sadržanih u dokumentu - masovne, posebne, osobne.
Klasifikacija sustava dokumenata još je manje razvijena. Dostupne klasifikacijske sheme pokrivaju uglavnom određena područja rada s dokumentima. Konkretno, u tradicionalnom, upravnom upravljanju dokumentima, dokumentacijski sustavi podijeljeni su na funkcionalne (preko 40) i korporativne (odjelne, industrijske). Nedavno su se pokušavali na temelju funkcionalno-informacijskog pristupa, uzimajući u obzir podrijetlo društvenih informacija, "istaknuti dokumentacijski sustavi poslovnih, društveno-političkih, znanstvenih i tehničkih, ekonomskih i financijskih informacija". Međutim, predložena klasifikacija, iako je korak naprijed, zapravo pokriva samo posebnu dokumentaciju, ostavljajući po strani velike dokumentirane podatke (estetske, vjerske, svakodnevne itd.), Kao i osobne dokumente (pisma, dnevnike itd.). . Stoga moramo konstatirati da trenutno ne postoje dovoljno potkrijepljene klasifikacije koje bi pokrile čitavu raznolikost dokumenata, sve njihove vrste, oblike, žanrove, uvjete postojanja u operativnom i retrospektivnom okruženju.

Drugi problem koji zahtijeva veliku pozornost u upravljanju teorijskim zapisima je komunikacija dokumentima, koja se donedavno proučavala uglavnom u okvirima određenih područja i faza rada s dokumentima. U međuvremenu, globalizacija informacijskih procesa zahtijeva veću pozornost proučavanju protoka dokumenata, kanala dokumenata, komunikacijskih prepreka, kako bi se razjasnilo mjesto i uloga komunikacije dokumenata u općem sustavu društvene komunikacije.

Kao što znate, dokument je dvostruko jedinstvo nositelja informacija i materijala. Međutim, postojanje svake od ove dvije komponente dokumenta u vanjskom okruženju ima svoje karakteristike. Dakle, kretanje dokumenta kao materijalnog medija događa se u trodimenzionalnom prostoru i astronomskom vremenu, dok se kretanje dokumentiranih informacija vrši u društvenom vremenu i društvenom prostoru, različitom brzinom, s različitim koeficijentima sadržaja informacija i volumena tezaurusa za različite primatelje. U međuvremenu, tradicionalno upravljanje administrativnom evidencijom praktički se ne bavi ovim problemom, svodeći kretanje dokumenata u vanjskom okruženju na probleme cirkulacije dokumenata i na čisto tehnološke operacije, čak i ako koriste najsuvremenije računalne tehnologije.

Upravljanje teorijskim zapisima ne može zaobići problem komunikacije s dokumentima i zato što je njegovo razmatranje u srodnim znanostima ponekad osjetljivo na kritiku. Konkretno, u informativnoj knjizi A.V. Sokolovljeva "Opća teorija društvenog komuniciranja", objavljena 2002., u odjeljcima posvećenima dokumentarnoj komunikaciji, administrativnoj, produkcijskoj i tehničkoj, osobnoj dokumentaciji zapravo je isključena iz predmeta istraživanja. Osim toga, pokušavajući odvojiti dokumentarnu i elektroničku komunikaciju, autor ne samo da ne uspijeva dati jasne kriterije za tu podjelu, nego niti ne spominje takav pojam i pojam kao elektronički dokument. Kao rezultat toga, ispostavlja se da informacije sadržane na Internetu ili da se takoreći pojavljuju na televizijskim ekranima nemaju materijalni nosač. U međuvremenu, problem elektroničkih dokumenata, njihova bit, klasifikacija, autentičnost, vrijednosna ekspertiza, zaštita od neovlaštenog pristupa itd. u posljednja dva desetljeća postalo jedno od najvažnijih područja u upravljanju evidencijama.

Uskost tradicionalnih pristupa upravljanju dokumentima, neriješenost niza teorijskih problema negativno utječu na ukupnu optimizaciju procesa informiranja i dokumentacije. Ne postoji duboko razumijevanje činjenice da su sve dokumentirane informacije stvorene i funkcioniraju u društvu složen sustav na više razina koji je jedinstvena cjelina i zahtijeva jedinstven pristup procesu upravljanja.

Naravno, popis neriješenih ili diskutabilnih tema i zapleta u znanosti o dokumentima nije iscrpljen navedenim problemima. Istodobno se sasvim jasno prati tendencija čija je bit da je humanitarna komponenta vrlo ograničena u administrativnom, tradicionalnom upravljanju dokumentima. U velikoj mjeri, isto se može općenito reći o državnom obrazovnom standardu za specijalnost "Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžmenta".

U međuvremenu, u kontekstu prijelaza na informacijsko društvo, stručnjak za dokumente ne bi se trebao, prema našem shvaćanju, petljati u upravljanje administrativnim dokumentima. Potrebna mu je temeljnija, uključujući humanitarnu, obuku koja mu omogućuje rad u svim glavnim područjima informacijskih i dokumentacijskih aktivnosti. Takvo osposobljavanje mogu pružiti, prije svega, klasična sveučilišta, i to na način da stručnjaci za dokumente, napuštajući svoje zidove, ne budu samo traženi na tržištu rada, već i namjerno i kreativno utječu na mnoga područja informacija i dokumentacijske aktivnosti, tvoreći civilizirani informacijski prostor XXI stoljeća.

Bilješke:

1. Ravnatelj Sveruskog znanstvenoistraživačkog instituta za upravljanje evidencijama i arhivskim poslovima MV Larin sa zabrinutošću primjećuje da „u ovom trenutku u Rusiji ... uključujući i zbog nedostatka odgovarajućeg financiranja“ (Larin MV Upravljanje dokumentima u organizacijama. M .: Znanstvena knjiga, 2002. S. 6).
2. O tome svjedoči trenutačni Državni obrazovni standard predmeta "Dokumentacija" (Vidi: Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžmenta. Specijalnost 350800: Državni obrazovni standard višeg stupnja strukovno obrazovanje te uzorci programa disciplina federalne komponente (ciklusi opće stručnih disciplina i discipline specijalnosti). M.: RGGU, 2001). Vidi također: T.V. Kuznetsova Novi obrazovni standard u specijalnosti // Uredski rad. 2000. broj 1. P. 19; Ona je ista. Problemi odnosa upravljanja dokumentima i proučavanja izvora // Zbornik Povijesno -arhivskog instituta. T. 35. Arhivistika na prijelazu iz XX-XXI stoljeća. M., 2000 .; Larin M.V. Razvoj koncepta "dokumenta" // Uredski rad. 2000. broj 1. P. 9; Fionova L.R., Artemova S.G. Varijanta izgradnje elektroničkog priručnika o osnovama upravljanja dokumentima // Uredski rad. 2001. broj 2. P. 63–66 i drugi.
3. Otle Pavao. Vodič za administraciju. 2. izd. M.-L.: Nakladna kuća "Tehnika upravljanja", 1931. S. 19.
4. Novi enciklopedijski rječnik. SPb.: B.g. T. 16. P. 532–533.
5. Kufaev M.N. Favoriti. M.: "Kniga", 1981. P. 21, 37, 42–43, 48. Nije slučajno što su sovjetski bibliolozi naknadno ocijenili stavove M.N. Kufaeva kao nije u potpunosti marksistička (vidi: Ibid., Str. 7).
6. Vidjeti: G.G. Vorobyov. Dokument: Analiza informacija. M., 1973. S. 7, itd.
7. Kratki rječnik arhivske terminologije. M.–L., 1968. S. 19–20.
8. Vidjeti: A.N. Sokova. Razvoj sovjetskog upravljanja evidencijama u kontekstu znanstvene i tehnološke revolucije (1960–1980). Sažetak diplomskog rada. dis. za posao. znanstvenik. stupanj dok. ist. znanosti. M., 1986 .; Iljušenko M.P. Konceptu "dokumenta" (evolucija pojma i predmet upravljanja zapisima) // Sovjetski arhiv. 1986. broj 1. str. 31.
9. Matyash I.B., Kuleshov S.G. Arhivistika i upravljanje evidencijom Ukrajine u sadašnjoj fazi // Domaći arhivi. 2002. broj 6. P. 55.
10. Khorkhordin T.I. Arhiv na prijelazu stoljeća // Zbornik Povijesno -arhivskog instituta. M., 2000. T. 35.
11. "Do sada", kaže direktor VNIIDAD -a M.V. Larin, - u znanosti o dokumentima i arhivistiki nije razvijen jasan, nedvosmislen i općeprihvaćen pojam "dokument". Istodobno, takva je definicija nužna za razvoj teorije upravljanja zapisima ”(Larin MV Razvoj koncepta“ dokumenta ”// Uredski rad. 2000. br. 1. P. 5).
12. Vidjeti: E.A. Pleshkevich. Znanje o dokumentu: do povijesti problematike // Domaći arhivi. 2003. broj 4. P. 27–29.
13. Kozlov V.P. Teorijski temelji arheografije sa stajališta modernosti // Teorijski temelji arheografije sa stajališta modernosti: Materijali rasprave. M., 2003.S. 7.
14. Starostin E.V. Terminološka intervencija // Teorijski temelji arheografije ... str. 51; Savin V.A. Fenomen dokumenta: formuliranju problema // Zbornik Povijesno -arhivskog instituta. M., 2000. T. 35.
15. Savin V.A. Fenomenologija dokumenta: formulacija problema // Bilten arhiviste. 2001. broj 1. str.171.
16. Vidjeti: N.N. Kushnarenko. Upravljanje dokumentima. Kijev: Znannya, 2000.S. 93–117.
17. Stepanov E. Što je dokument? Vrste i sustavi dokumenata // Kadrovska služba. 2001. broj 11. P. 82–83.
18. Pleshkevich E.A. Dekret. Op. Str. 28.

Dokument u svijetu koji se mijenja: Materijali prve sveruske znanstvene i praktične konferencije (27. - 28. studenog 2003.) / Pod. izd. Profesor N.S. Larkova. Tomsk: Nakladništvo Vol. Sveučilište, 2004..-S. 3-13.

sažetak

Predmeti 44s., 22 izvora, 3 aplikacije.

DOKUMENTACIJA, DOKUMENT, UPRAVNI DOKUMENT, DETALJI, KLASIFIKACIJA, UJEDINJENJE, STANDARDIZACIJA.

Objekt istraživanja: vrste dokumenata

Svrha rada: proučiti nastanak i faze razvoja upravljačke dokumentacije.

Razmatraju se osnove organiziranja rada s dokumentima i klasifikacija dokumenata, proučava normativno uređenje dokumentarne potpore menadžmenta, razmatraju se uzorci organizacijskih i administrativnih dokumenata.

Metode istraživanja: proučavanje dokumenata, klasifikacija, sustavna metoda, formularna analiza, unifikacija dokumenata.

Znanstvena novost seminarski rad leži u činjenici da je proučena normativna regulacija dokumentarne potpore menadžmenta.

Praktični značaj rada povezan je s mogućnošću korištenja materijala za rad u nastavi u nastavi predavanja i praktične nastave u obrazovnim ustanovama iz kolegija "Dokumentacija", "Organizacija i tehnologija upravljanja dokumentarcem".

FSBEI HPE "Kubansko državno tehnološko sveučilište"

Odjel za sociologiju, pravo i ljudske potencijale

Društveno -humanitarni fakultet

ODOBRENO

glava Odsjek za sociologiju,

fakultet: društveni i humanitarni

smjerovi: 034700.62 - "Dokumentacija i arhivistika"

Istraživanje i razvoj: "Pojava i razvoj upravljačkog dokumenta"

Relevantnost teme: ova je tema relevantna u današnjoj primjeni, jer se aktivnosti niti jednog poduzeća ne mogu odvijati bez dokumentacije. Ispravno prikupljanje, korištenje, prijenos i pohrana informacija u skladu s važećim regulatornim pravnim aktima pridonosi učinkovitom poslovanju poduzeća i postizanju zadataka i ciljeva. Upravljački (organizacijski i administrativni) dokumenti koordiniraju aktivnosti bilo koje organizacije i osiguravaju provedbu dodijeljenih zadataka. Mnogi oblici menadžerske djelatnosti izražavaju se kroz odgovarajuće dokumente: administrativna djelatnost - objavljivanje različitih upravnih dokumenata; planiranje - kroz pripremu različitih planova; računovodstvo - u obliku sastavljanja i obrade statističke, računovodstvene, operativne i tehničke dokumentacije; kontrola - prikupljanjem podataka u pisanom obliku. Kao nositelji informacija, dokumenti djeluju kao neizostavan element unutarnje organizacije bilo koje institucije, poduzeća, bilo koje tvrtke, osiguravajući interakciju njihovih strukturnih dijelova i pojedinačnih zaposlenika. Oni su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove provedbe i izvor za generalizaciju i analizu, kao i materijal za referentne i pretraživačke radove. U upravljačkim aktivnostima dokument djeluje i kao predmet rada i kao rezultat rada.

Stupanj znanstvene razrađenosti: pitanje nastanka i razvoja upravljačke dokumentacije posvećeno je djelima sljedećih predstavnika ruske znanosti: K.G. Mityaeva, T.V. Kuznetsova, Ya.Z.

Livšits, M.P. Iljušenko, A.S. Malitikova, V.D. Banaskzhevich, K.I. Rudelson. Može se primijetiti da su radovi ovih znanstvenika dali značajan doprinos proučavanju glavnih kategorija upravljanja evidencijama, ističu određene aspekte upravljanja evidencijom.

Predmet proučavanja: vrste dokumenata

Predmet studija: evolucija upravljačkog dokumenta

Svrha studije: proučiti nastanak i faze razvoja upravljačke dokumentacije.

Ciljevi istraživanja:

Definirajte pojmove "dokument", "upravljački dokument".

Razmotrite klasifikaciju dokumenata.

Pratite promjene u upravljačkim dokumentima u različitim razdobljima povijesti Rusije.

Proučite uzorke suvremenih organizacijskih i administrativnih dokumenata.

Hipoteza istraživanja: pojava upravljačkog dokumenta izravno je povezana s nastankom prvih ovlaštenja, čijom se promjenom s vremenom mijenjala forma i vrste upravljačkih dokumenata.

Teorijska osnova istraživanja sastavio je radove takvih autora kao što su: T.V. Kuznetsova "Uredski rad (tehnologije za podršku pri organizaciji i upravljačkoj dokumentaciji)" udžbenik za sveučilišta; NN Kushnarenko "Dokumentacija" udžbenik; NSLarkov "Dokumentacija" studijski vodič; Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. "Tečaj uredskog rada: Upravljanje dokumentacijom."

Metodološka osnova istraživanja: u radu su korištena načela objektivnosti i znanstvenog karaktera, sustavni pristup, formularna analiza, klasifikacija.

Metode istraživanja: proučavanje dokumenata, klasifikacija, metoda sustava, formularna analiza, unifikacija dokumenata.

Znanstvena novost seminarski rad sastoji se u činjenici da se proučavanje regulatornog okvira dokumentacijske podrške menadžmentu.

Praktični značaj djela povezan je s mogućnošću korištenja gradivnih predmeta u procesu izvođenja predavanja i praktične nastave u obrazovnim ustanovama iz kolegija "Dokumentacija", "Organizacija i tehnologija upravljanja dokumentarnim materijalom".

Struktura rada: rad se sastoji od uvoda, dva odjeljka, zaključka i aneksa.

1 Osnove nastanka i razvoja upravljačkog dokumenta

1.1 Koncept dokumenta

U ovom odjeljku govorit ćemo o nastanku pojma "dokument", "upravljački dokument", o značenjima ovog izraza određenim iz različitih izvora.

Pojavom države, upravnog aparata i vlasti postalo je potrebno dokumentirati i konsolidirati pravne odnose između pravnih i fizičkih osoba. Tako je službeni poslovni pisani jezik nastao u svim jezičnim kulturama. Poslovno pismo osmišljeno je za rješavanje brojnih univerzalnih zadataka: da služi kao alat za poslovnu komunikaciju, jezična sredstva popravljanje (dokumentiranje) upravljanja, poslovnih, uslužnih informacija.

Dokumentiranje je reguliran postupak bilježenja informacija na papiru ili drugom mediju, čime se osigurava njegova pravna snaga. U poslovna komunikacija Dokumentacija je od posebne važnosti. Doista, upućivanje na bilo koji usmeni dogovor ili nalog može se pobiti ili dovesti u pitanje, ali ako je ovaj sporazum ili naredba u obliku dokumenta, onda je pozivanje na njega pravno opravdano. Pravila dokumentacije utvrđuju se pravnim aktima svake države ili se razvijaju tradicijom.

Rezultat dokumentacije je izrada dokumenta.

Koncept "dokumenta" središnji je, temeljni u konceptualnom sustavu dokumentacije. To stvarno odražava znakove

postojeći objekti koji služe kao objekt praktične aktivnosti za stvaranje, prikupljanje, analitičku i sintetičku obradu, pohranu, pretraživanje, širenje i korištenje dokumentarnih informacija u društvu.Ovaj koncept naširoko se koristi u svim sferama javne djelatnosti. Gotovo svaka grana znanja ima jednu ili više verzija svog razumijevanja u skladu sa specifičnostima onih objekata kojima se daje status dokumenata.

U Saveznom zakonu od 27. srpnja 2006. N 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" utvrđena je sljedeća definicija pojma "dokument":

Dokument je informacija snimljena na materijalnom nosaču s pojedinostima koje omogućuju njegovu identifikaciju.

Postoje i mnogi pojmovi iz drugih izvora, na primjer, Velika sovjetska enciklopedija definira pojam dokumenta kao materijalni objekt koji sadrži informacije u fiksnom obliku i posebno dizajniran za njegov prijenos u vremenu i prostoru.

Dokument (od lat. Documentum - dokaz).

1. Poslovni papir koji služi kao dokaz nečega, potvrđuje pravo na nešto. Putna isprava. Dokument vaučera. Monetarni dokument.

2. Pismena službena identifikacija nositelja, osobna iskaznica, putovnica. Ispravite svoj dokument.

3. Čin, pisani dokaz o nečemu. Povijesni dokumenti.

Svaki se dokument sastoji od niza sastavnih elemenata koji se nazivaju detalji (ime, autor, adresa, tekst, datum, potpis itd.).

GOST utvrđuje sljedeću definiciju:

Zahtjev za dokument obvezan je element formalizacije službenog dokumenta.

Različiti se dokumenti sastoje od različitog skupa detalja. Broj pojedinosti određen je ciljevima izrade dokumenta, njegovom svrhom, zahtjevima za sadržaj i oblik ovog dokumenta. Za mnoge dokumente broj je detalja strogo ograničen. Za niz dokumenata broj i sastav potrebnih zahtjeva utvrđuju se zakonodavnim i podzakonskim aktima. No u svakom slučaju, kako proizlazi iz definicije, podaci snimljeni na nosaču materijala moraju se formalizirati stavljanjem potrebnih pojedinosti. Tek tada postaje dokument.

U znanosti o dokumentima dokument se smatra rezultatom učvršćivanja (prikaza) činjenica, događaja, pojava objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti na bilo koji prikladan način na posebnom materijalu.

Dokumenti, s fiksnim (prikaznim) informacijama, osiguravaju njihovo čuvanje i skupljanje, mogućnost prijenosa na drugu osobu, višekratnu uporabu, višekratno i povremeno vraćanje na vrijeme. Dotiču se različitih sfera ljudskog djelovanja i dijele se na tekstualne i grafičke, tradicionalne (rukom pisane, pisaće) i strojne medije, znanstvene, tehničke, osobne i službene itd.

Službeni dokumenti su dokumenti koje su izradile pravne ili fizičke osobe, sastavljene i ovjerene na propisan način.

Među njima posebnu kategoriju čine službeni (upravljački) dokumenti koji su prema državnom standardu određeni kao službeni dokumenti koji se koriste u tekućim aktivnostima organizacije.

Upravljački (organizacijski i administrativni) dokument - vrsta pisanog dokumenta, koji popravlja rješavanje administrativnih i organizacijskih pitanja, kao i pitanja upravljanja, interakcije, podrške i uređivanja aktivnosti tijela, institucija, poduzeća, organizacija, njihovih strukturnih odjela i službenika.

Kao nositelji informacija, dokumenti djeluju kao neizostavan element unutarnje organizacije bilo koje institucije, poduzeća, bilo koje tvrtke, osiguravajući interakciju njihovih strukturnih dijelova i pojedinačnih zaposlenika. Oni su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove provedbe i izvor za generalizaciju i analizu, kao i materijal za referentne i pretraživačke radove. U upravljačkim aktivnostima dokument djeluje i kao predmet rada i kao rezultat rada.

Mnogi oblici menadžerske djelatnosti izražavaju se kroz odgovarajuće dokumente: administrativna djelatnost - objavljivanje različitih upravnih dokumenata; planiranje - kroz pripremu različitih planova; računovodstvo - u obliku sastavljanja i obrade statističke, računovodstvene, operativne i tehničke dokumentacije; kontrola - prikupljanjem podataka u pisanom obliku itd. Stoga se dokumenti prema svojoj namjeni mogu klasificirati kao sredstva:

Regulacija djelatnosti (povelje, propisi, propisi, pravila,

upute itd.);

Administrativne aktivnosti (naredbe, upute, propisi, odluke, naredbe itd.); Prikupljanje i generalizacija informacija (izvješća, akti, izvještaji itd.);

Prijenos informacija (pisma, telegrami, telegrami itd.).

1.2 Razvrstavanje dokumenata

U procesu upravljanja informacije zabilježene u dokumentu nisu samo osnova za donošenje odluke, već i dokaz o njezinom izvršenju, izvor za analizu i generalizaciju, materijal za referentne i pretraživačke radove. Dakle, u menadžerskim aktivnostima dokument djeluje kao objekt i rezultat rada.

Temelj za izradu dokumenata u instituciji je potreba za potvrđivanjem prisutnosti i sadržaja upravljačkih radnji, prijenosom informacija, pohranom i upotrebom na određeno vrijeme.

Kako bi se razvila određena načela za pripremu, izvršenje dokumenata, oblici i metode rada s njima, razvrstani su prema nizu znakova.

Klasifikacija (latinski classic - kategorija, skupina) dokumenta sustav je njihove podređenosti, koji se koristi kao sredstvo za uspostavljanje veza između klasa dokumenata, kao i za orijentaciju u njihovoj raznolikosti.

Klasifikacija je jedna od metoda spoznaje. Bez nje

nemoguće je proučavati različitost postojeće vrste dokumente, sistematizirati ih, utvrditi razlike između vrsta dokumenata dodijeljenih po različitim osnovama. Pravilno sastavljena složena klasifikacija odražava obrasce razvoja dokumenata, otkriva veze među njima, pomaže u kretanju u bilo kojem njihovom skupu, služi kao osnova za njihovo uređivanje u sustavima dokumenata.

Svi dokumenti o vrstama aktivnosti koji se u njima odražavaju podijeljeni su u dvije velike skupine. Prvi su dokumenti o općim i upravnim pitanjima, t.j. o općem upravljanju poduzećem (organizacijom) i njegovim proizvodnim aktivnostima. Ove dokumente mogu sastaviti zaposlenici svih odjela poduzeća. Druga skupina - dokumenti o upravljačkim funkcijama. Takve dokumente sastavljaju zaposlenici financijskih tijela, računovodstva, odjela za planiranje, opskrbu i prodaju i drugih funkcionalnih odjela.

Dokumenti su klasificirani prema nazivima: službena pisma, nalozi, protokoli, akti, memorandumi, ugovori itd. Dizajn svih ovih dokumenata je jedinstven, ali po sadržaju mogu biti potpuno različiti.

Klasifikacija prema informacijskoj komponenti dokumenta:

Po stupnju generalizacije informacija: primarni - koji sadrži informacije koje su iskaz (opis) rezultata studija, istraživanja, razvoja itd. i izvorne je prirode; sekundarni - rezultat analitičke i sintetičke obrade jedne ili više primarnih

dokumenti.

Po prirodi simboličkih sredstava učvršćivanja informacija: tekstualnih i netekstualnih

U pogledu dimenzije bilježenja informacija - mjesto koje zauzima dokument (njegova materijalna osnova) u prostoru. Razlikovati jedno-, dvodimenzionalne i volumetrijske dokumente

Oznakom za percepciju informacija: čitljiva od strane čovjeka i strojno čitljiva.

Kanalom percepcije informacija: vizualni, taktilni, slušni, audiovizualni dokumenti.

Načinom dokumentiranja (ili učvršćivanja podataka na mediju): rukopisni, tiskani, mehanički, magnetski, fotografski, optički, laserski i elektronički dokumenti.

Klasifikacija prema fizičkoj (materijalnoj) komponenti dokumenta:

Prema materijalu nositelja informacija: umjetna i prirodna materijalna osnova.

Po strukturi materijala ili obliku nositelja informacija: listni dokument, kodni dokument, kartica, traka, disk, kombinirano.

Razvrstavanje prema dokumentu prema okolnostima njihovog postojanja u

vanjsko okruženje:

Pravilnost objavljivanja: periodična i neperiodična.

Do vremena pojavljivanja u vanjskom okruženju: izvornik i kopija.

Prema mjestu podrijetla: lokalni, regionalni, nacionalni (u cijeloj zemlji), strani (strani)

Tipološka klasifikacija dokumenata

Tipologija dokumenta je njegovo dodjeljivanje određenoj vrsti prema skupu karakteristika.

Najvažnija svojstva oblikovanja slova za klasificiranje dokumenata su namjena dokumenta, adresa čitatelja, prirodu informacija ili stil prezentacije (žanr) djela itd.

Svrha je dokumenta njegova uvjetovanost potrebama određene sfere društvenih aktivnosti: znanosti, proizvodnje, obrazovanja, upravljanja itd.

Svrha je usko povezana sa specifičnim funkcijama koje obavlja pojedinačni dokument ili skup dokumenata.

Razvrstavanje se može temeljiti na tipologiji dokumenata prema sljedećim funkcionalnim i ciljnim postavkama:

Osiguranje upravljanja društvom (bijela knjiga)

Sigurnost znanstvene informacije društvo (znanstveni dokument)

Osiguravanje popularnosti dostignuća znanosti, tehnologije, proizvodnje, 15

njihove priče (znanstveno -popularni dokument)

Osiguravanje procesa poučavanja i odgoja (obrazovni dokument)

Osiguranje proizvodnje (proizvodni dokument)

Dostavljanje zajednice referentnih podataka (referentni dokument)

Pružanje sekundarnih informacija društvu o sadržaju primarnih izvora informacija (informativni dokument)

Osiguravanje upoznavanja društva sa sadržajem umjetničkih djela (književni i umjetnički dokument)

Svrha je najvažnija karakteristika dokumenta koja uvelike određuje njegov oblik, sastav, stil prezentacije itd.

Tako se na temelju kompleksa atributa oblikuju vrste dokumenata prema kojima se gradi opća, apstrahirana od specifičnosti industrije, osnovna klasifikacija dokumenata. Postoji bliska veza između vrsta i vrsta dokumenata, pa postoje poteškoće u njihovom jasnom razlikovanju.

2 Značajke nastanka i razvoja upravljačkog dokumenta.

2.1 Upravljački dokument u različitim povijesnim razdobljima Rusije.

U drugom odjeljku proučavat ćemo upravljačke dokumente u različitim povijesnim razdobljima Rusije, njihove vrste, značajke dizajna i informacije dodijeljene svakoj vrsti dokumenta, kao i stanje suvremenih organizacijskih i administrativnih dokumenata.

Povijest nastanka i razvoja upravljačke dokumentacije izravno je povezana s razvojem uredskog rada u Rusiji, čija je evolucija, pak, povezana s poviješću Rusije. Najranija faza su upravljački dokumenti u staroruskoj državi.

U ranim fazama razvoja staroruske države i u razdoblju feudalne fragmentacije, državne institucije još nisu postojale. No već u V stoljeću. Kr. Stari rimski plebs zahtijevao je uvođenje jasnih "pisanih" zakona. Stvaranje zakona i propisa fiksiranih na papiru također je bio glavni zahtjev srednjovjekovnih ustanka. Dokumenti su u to vrijeme bili pravne prirode odnosa. Kad su se pojavili zakoni, službenik je morao biti apsolutno precizan u tekstu i besprijekorno poznavati oblik izlaganja, inače bi dokument izgubio snagu. S razvojem pisanja, dokumenti su postali način komuniciranja i prijenosa informacija.

U X stoljeću. u staroruskoj državi postojala je kultura pisanja dokumenata, počeli su se razvijati stabilni modeli referenci i

dopune u dokumentima, obrascima, tj. tipični stabilni oblici pojedinačnih, najčešćih dokumenata, od kojih su sačinjeni svojevrsni priručnici za uredski rad - „formulari“. Najstariji oblik upravljačkog dokumenta u Rusiji bilo je zapovjedno pismo - poslovni dokument (uglavnom, tzv. Akti) i pisma (službena i privatna). Izraz je posuđen iz Bizanta, gdje su gramatike označavale poruke, dekrete i sve druge pisane dokumente .. S povećanjem opsega uredskog posla, raspored pisanja se promijenio: u početku su dokumenti sastavljeni na zakonom propisan način, karakteristično za knjižni posao s ispisivanjem slova ravnih obrisa. Dokumenti su napisani čvrstim tekstom, bez podjele na zasebne riječi. Od interpunkcijskih znakova do XIV stoljeća. korištena je točka na kraju rečenice.

Razdoblje formiranja i razvoja državnog ureda obično se naziva razdobljem narudžbe - prema nazivu prvih državnih institucija - narudžbi. Ovo razdoblje obuhvaća vrijeme od 15. do 17. stoljeća. Specifičan sastav dokumenata službeničkog ureda bio je prilično monoton. Svi administrativni dokumenti koji su postojali u tom razdoblju grupirani su u sljedeće glavne vrste: pisma (kraljevski dekreti ili zapovijedi), rečenice, naredbe, izvješća, spomen obilježja, službeni odgovori. Međutim, unutar svake vrste bilo je mnogo sorti. Otkaži pretplatu - dokumenti primljeni po narudžbama od lokaliteta, od guvernera; pisma su kraljevski dekreti koji se šalju iz zapovijedi na mjesta - bojari, namjesnici, činovnici. Nalozi podneseni caru otkazivanja pretplata ili izvješća; car je izdavao naredbe namjesnicima i drugim mjesnim poglavarima; naređenja su među sobom nosila sjećanja. Najvažnija značajka službeni dokument je njegov oblik - skup

stabilni informacijski elementi (rekviziti, jezične formule) dokumenta, raspoređeni u određenom slijedu, specifičnom za svaku vrstu dokumenta. Obrazac je rezultat ponavljanja menadžerskih situacija i menadžerskih radnji. U dokumentima službeničkog ureda većina detalja još nije odvojena od teksta, t.j. žalba, adresa, datum dokumenta, imenovanje autora itd. a stvarni sadržaj dokumenta činio je jedan kontinuirani tekst. Obično je dokument počinjao naslovom, datumom ili oznakom autora i primatelja dokumenta. Možemo reći da u obliku dokumenata razdoblja narudžbe postoje stabilni obrasci, uzorci, prema kojima se obavljao uredski posao. Postupak pripreme dokumenata u okviru uredskog rada po narudžbi uključivao je sljedeće glavne faze: primanje dokumenta na razmatranje; priprema slučaja za "izvještaj"; razmatranje i odlučivanje o predmetu; izvršenje dokumenta koji sadrži odluku.
Općenito, tijekom razdoblja naručivanja uspostavljen je sustav uredskog rada za središnje i lokalne institucije, formiraju se kadrovi službenika, stvaraju se stabilni oblici upravljačkih dokumenata i metode za njihovu pripremu. Razvijena su pitanja o ispravnom provođenju registracije dokumenata, čime je osigurana sigurnost dokumenata, brzo održavanje referentnog rada, kontrola kretanja dokumenata i njihova izvršenja. Također, detaljno su razrađena pitanja dokumentiranja i kretanja predmeta (tijek rada).

Sljedeća faza u razvoju upravljačke dokumentacije povezana je s osnivanjem kolegija od strane Petra I. U početku se svaki kolegij vodio vlastitim pravilima, zatim su "Opći propisi", koje je Petar I odobrio 28. veljače, postali zakonodavna osnova za reformu.

1720 Opći propisi uveli su sustav uredskog rada, koji je nazvan "kolegij" prema nazivu nove vrste ustanove - kolegija. Možemo reći da je objavljivanjem Općih propisa uredski rad na čvrstom tlu zakona. Također detaljno razrađuje pitanja dokumentiranja i kretanja predmeta (tijek rada). Ozbiljna inovacija bilo je uvođenje potpisa čelnika javnog ureda na dokumentu i članova kolegija koji su sudjelovali u rješavanju tog pitanja. Prvi put Petar I počeo je osobno potpisivati ​​dekrete koje je izdao. Sav uredski rad odbora odvijao se pod nadzorom tajnice. On je sastavio važne papire, ostale je pripremio pod njegovim nadzorom. Službenički poslovi raspodijeljeni su među zaposlenicima, a odgovornosti svakog od njih bile su strogo definirane propisima. Tako je bilježnik vodio zapisnike ("svakodnevne bilješke") o svim predmetima o kojima se odlučivalo na kolegiju. Svaki dan, na posebnom listu, zapisao je sve slučajeve koji su prijavljeni prisutnosti i o njima sastavio rješenje - odluku koju je donijelo službeno ili savjetodavno tijelo. Krajem mjeseca ti su listovi ponovno napisani i isprepleteni. Bilježnik je vodio registar neriješenih predmeta, a tajnik je protiv svakog bilježio tko ga ima u postupku. Taj je registar stalno bio na stolu prisutnosti ispred sjedišta predsjedništva, tako da su članovi kolegija mogli vidjeti koliko neriješenih predmeta imaju. Aktuar je vodio opći dnevnik svih pristiglih papira, čuvao je papire, bio je odgovoran za njihovu sigurnost i bio je zadužen za pripremu uredskog materijala. Ako je u nalozima o primljenim dokumentima službenik zapisao datum primitka, tada se u kolegijima, zajedno s datumom, pojavljuje registarski broj koji odgovara broju upisa u upisnoj knjizi. Općim propisima utvrđen je postupak razmatranja i rješavanja pitanja, koji je uključivao: unošenje predmeta, pripremu predmeta za raspravu (razmatranje i odlučivanje), saslušanje predmeta i

odlučivanje, izvršenje rješenja i njegovo donošenje izvršitelju, kontrola nad izvršenjem rješenja, arhivska pohrana predmeta.
Svi paketi upućeni fakultetu predani su dežurnom službeniku, koji je potpisao potvrdu i predao ih prisutnosti bez ispisa. Dekreti poslani iz Senata tiskani su u prisutnosti samog predsjednika kolegija, a ostatak papira - od strane višeg člana prisutnosti. Nadalje, sve zaprimljene papire sekretar je označio oznakom vremena primitka i predao ih aktuaru radi evidentiranja u matičnim knjigama. Istodobno je na sam dolazni dokument stavljen registarski broj, a u registru je označeno u koju je tablicu papir prebačen na izvršenje. Svaki je dokument predan uredskom službeniku uz priznanicu upisanu u knjigu primitaka. Kada je predmet vraćen, takve potvrde su uništene, a vrijeme vraćanja predmeta zabilježeno je u knjizi. Prethodnu pripremu predmeta za razmatranje u nazočnosti kolegija izvršili su pomoćnici tajnika i službenici pod vodstvom tajnika. Priprema slučaja za izvješće uključivala je prikupljanje svih potrebnih podataka o slučaju (za to se službenički upiti mogu poslati drugim institucijama) i izvadak svih postojećih legalizacija u ovom slučaju. Rezultat ovog rada bilo je izvješće i kratka bilješka o slučaju (ili izvadak) s Sažetak bit pitanja, sve okolnosti slučaja i postojeće zakone u skladu s kojima bi o predmetu trebalo odlučivati. Tijek rasprave o tom pitanju i donesena odluka bilježnik je zabilježio u zapisnik ("dnevna bilješka" ili dnevnik). Ako je član kolegija imao izdvojeno mišljenje, imao je pravo zahtijevati da se to zabilježi u protokolu, a njegov zahtjev je ispunjen. Protokoli su istog dana potpisali svi članovi uprave. Tako su Opća pravila predviđala sustavno bilježenje cijelog tijeka rasprave o predmetima.

U tom se razdoblju sustav uredskog rada znatno zakomplicirao. U kolegijskom uredskom radu nastao je veliki broj novih dokumenata, a dokumenti uredskog rada dobili su nova imena, što je rezultat masovnog prodora posuđenih riječi u ruski jezik, odražavajući zapadnjačku prirodu svih Petrovih transformacija. Bilo je i novih naziva dokumenata: zadužnice, obveznice, izvješća, spomen obilježja, izvješća, časopisi, protokoli, prepiska, upute itd. Kazne, zapovjedna pisma, naredbe zamijenjene su dekretima, propisima, uputama, rezolucijama; dopisivanje - pamćenje i otkazivanje pretplate - zamijenjeno odnosima, izvještajima, izvještajima, izvještajima, izjavama, vijestima. U 18. stoljeću privatnici su se nastavili prijavljivati ​​državnim institucijama u obliku peticija, a zatim je utvrđen novi naziv - peticija. Prepisku između vojske karakteriziraju takvi dokumenti kao što su reskripti, izvješća, izvješća, depeše, zapovijedi, upute. Osobni zapisi evidentirani su u državama, radnim listovima, popisima, izjavama. Tijek neprijateljstava ogledao se u razmještajima, dispozicijama. Odnosi ugovora sa stranim državama bili su zapisani u raspravama, ugovorima, konvencijama, instrumentima, protokolima. Sudska se dokumentacija sastojala od ispitivanja, obećanja prisege, svjedočenja; rezultat suđenja odražen je u rečenicama, presudama i izvodima iz časopisa. Za računovodstvo su vodili bilancu, tablice koje prikazuju stanje gospodarske aktivnosti. Oblik dokumenata također je doživio značajne promjene u vrijeme Petra Velikog. Za mnoge od njih razvijaju se "glavni obrasci" - predlošci, prema kojima treba sastaviti dokumente. U kolegijskim uredskim poslovima datum dokumenta odvaja se od teksta i postaje neovisni element obrasca: u mnogim dokumentima zapisan je ispod teksta na lijevoj strani lista. Neovisni element oblika postaje i

Naslov dokumenta; u nekim slučajevima uz njega se dodaje oznaka sažetka dokumenta. Osim detalja koji se izdvajaju iz teksta, pojavljuju se brojni detalji koji odražavaju različite faze procesa dokumentiranja ili fazu obrade dokumenta: potpisi, oznake odobrenja, indeksi registracije, kontrolni znak, oznaka upućivanja itd. U općenito, uredski rad kolegija karakterizirao je značajan porast pisanja i formalnosti, na što su se suvremenici žalili.

Sustav ministarstva i dokument o upravljanju

Početak 19. stoljeća. obilježena je novom reformom javne uprave i uredskog rada, koja je uglavnom utjecala na višu razinu vlasti - više i središnje institucije, a zajedno s reformama Katarine II u posljednjoj četvrtini XVIII. stoljeća. dovršilo formiranje sustava središnjih i lokalnih institucija. Valja napomenuti da je sam pojam uredskog rada (ovaj izraz pojavio se u drugoj polovici 18. stoljeća) označavao aktivnosti kojima se ured bavio ne samo i ne toliko, već čitavim aparatom institucije kao cijela. Izraz "uredski rad" dolazi od kombinacije riječi "postupak u predmetu", a u to se vrijeme pod "predmetom" nije razumijevala mapa s dokumentima, kao u suvremenom uredskom značenju te riječi, već razmatrano i riješeno pitanje: postupak u predmetu nije ništa drugo do rješenje slučaja. Budući da je svaka odluka pretpostavljala njezino pismeno bilježenje u svim fazama, tada se, naravno, uredski rad shvaćao kao "pravila prema kojima se ured vodi u pripremi memoranduma, časopisa, definicija i općenito akta i izvršnih dokumenata." Kategorije: tekući poslovi (slučajevi zaprimljeni na općoj osnovi u skladu s

uspostavljeni red) - izvješća, izjave, podnesci, dopisivanje itd .; hitni slučajevi - njihovo rješavanje zahtijevalo je donošenje novih rezolucija ili slučajeva o otkrivenim zlouporabama; pitanje "time-out" ili hitno. Prvo su se razmatrala hitna i hitna pitanja. Dokumenti nastali u procesu "postupka predmeta" mogu se podijeliti u dvije grupe: dokumenti koji su činili unutarnji ured institucije (bilješke, potvrde, izvaci, dnevnici sastanaka, dnevnici za registraciju, registri za stolna računala itd.) I dokumenti koju je ustanova primila od drugih institucija i poslala drugim institucijama, uključujući - "izvršne dokumente". Budući da je u posljednjoj četvrtini XVIII stoljeća. formirana je "hijerarhija ovlasti i mjesta" koja je odredila sustav "odnosa" između institucija različitih vrsta, tada rad ministarskog ureda nije imao izbora nego se "uklopiti" u ovaj sustav, što se i dogodilo. Ministarstva su dobivala od viših ustanova: od cara - dekreti, naredbe; od Državnog vijeća - najviše odobrena mišljenja; iz Senata - dekreti Senata; iz Odbora ministara - izvaci iz dnevnika sastanaka. Ministri višim vlastima slali su najviše izvještaje (caru), mišljenja, prijedloge, predstavke. Ministarstva razmjenjuju s jednakim institucijama putem odnosa, poruka, službenih pisama. Nalozi ministara slali su se u podređena mjesta i osobe, od njih su dobivali izvještaje, izvještaje, predstavništva. Tako je sustav ministarskog uredskog rada nadopunio postojeći krajem 18. stoljeća. sustav za dokumentiranje lokalnih institucija. Ozbiljne promjene u sustavu upravljanja, odgovarajuće restrukturiranje sustava za dokumentiranje aktivnosti novih institucija doveli su do promjena u obliku dokumenta. U uredskom poslu histerije pojavljuju se oblici institucija s kutnim rasporedom rekvizita. Obrasci su tiskani tipografskom metodom ili

su pisane rukom. Struktura rekvizita obrasca uključuje naziv ustanove, nazive strukturnih odjela koji odražavaju mjesto podjele - autora u strukturi ustanove (odjel, odjel, tablica). Datum dokumenta također je uključen u zahtjeve obrasca, kao i indeks registracije dokumenta. Naslov prema tekstu dokumenta zauzima posebno mjesto, smješten izravno ispod rekvizita obrasca (gotovo isti kao u suvremenim dokumentima) . Pojavljuje se i veza na primljeni dokument (prototip modernog rekvizita "Veza na datum i broj dolaznog dokumenta"), koji još nema jedinstveni oblik i može izgledati drugačije: "Odgovor na? ..." ili: "Od takvog i takvog" itd.

Imanje "Adresant", koje se pojavilo u 18. stoljeću, dobiva stabilan izgled. u kolegijalnom uredskom poslu to je pokazatelj položaja osobe u dativnici ili imena mjesta prisutnosti. Dobiva određeni oblik ovjere dokumenta: potpisi i isječci na dokumentu uključuju naslov mjesta osobe koja je potpisala ili pričvrstila dokument i njegov osobni potpis. Unatoč značajnim promjenama koje je sustav ministarskog uredskog rada doživio, osobito u početnom razdoblju svog formiranja, do kraja 19. stoljeća. život je zahtijevao fleksibilnije oblike uredskog rada i njegovo ubrzanje. Zbog brzo mijenjajućih društvenih odnosa, sustav rada ureda ministara nastavio je ostati glomazan i glomazan, unatoč činjenici da je u posljednjoj trećini 19. stoljeća. najprije u uredskom poslu vojnog odjela, a zatim u civilnim ministarstvima i ustanovama, počeli su se koristiti pisaći strojevi. Njihova pojava bila je uistinu revolucionaran korak u dokumentiranju aktivnosti institucija. Ubrzao je sav pisani rad ureda, omogućio istodobnu izradu nekoliko kopija dokumenata, značajno smanjivši opseg

rukopisna djela. Štoviše, pisaći tekst postao je kompaktniji, zbog čega se smanjila količina dokumenata.

Pojavom telegrafa nastala je nova vrsta dopisivanja - telegrami, koji su vrlo brzo postali masovni dokumenti; izum telefona doveo je do pojave telefonskih poruka - pisanog zapisa o poruci prenesenoj putem telefona.

Tijekom cijelog 19. i početka 20. stoljeća. provodi se zakonodavna regulacija uredskog rada viših, središnjih i lokalnih institucija. Zahvaljujući sustavu kodifikacije zakonodavstva koji je u to vrijeme usvojen u zakonima Ruskog Carstva, prilično je lako doći do detaljnih informacija o zakonodavnom uređenju uredskog rada institucija bilo koje razine.

Za izvršavanje upravnih dokumenata Vijeće narodnih komesara donijelo je rezoluciju od 2. ožujka 1918. "O obliku obrazaca državnih institucija", u kojoj su navedeni obvezni detalji o obliku isprava. Tijekom formiranja sovjetskog državnog aparata velika se pozornost posvećivala pojednostavljivanju i racionalizaciji uredskog rada. Budući da se složenost tijeka rada u zemlji događa već duže vrijeme, u dvadesetom stoljeću poduzimaju se radnje radi pojednostavljenja papirologije radi prikladnijeg prijenosa, pohrane, korištenja informacija, budući da se s promjenom državnih institucija, povećao se opseg dokumentacije i potrebno je racionalizirati uredski rad.

Predložen je novi projekt uredskog rada. U nacrtu "novog sustava upravljanja uredom" ITU -a, ocrtana su sljedeća opća načela za optimizaciju aktivnosti ispitanih objekata: 1) organizacija

uredski rad trebao bi biti ujednačen za cijelu instituciju; 2) registracija dokumenata treba biti jednokratna i izvršiti je u najjednostavnijem obliku; odbijanje, gdje je to moguće, registracije; 3) broj instanci kroz koje prolazi svaki dokument sveden je na minimum; 4) referentni rad ima najmanju potrošnju energije i vremena; 5) kontrola nad izvršavanjem dokumenata trebala bi biti suštinska provjera, a ne formalna; 6) nadzor, vodstvo i odgovornost za organizaciju uredskog posla dodjeljuje se određenoj osobi.
Nakon postavljanja općih načela, date su posebne preporuke za poboljšanje uredskog rada za ispitivani objekt. Važnom fazom u razvoju problema uredskog rada može se smatrati nacrt "Općih pravila za dokumentaciju i upravljanje dokumentima" koji je izradio ITU (objavljen 1931.). Akumulira napredno praktično iskustvo koje su do sada akumulirali različiti odjeli i organizacije, sažimaju istraživanja domaćih i stranih znanstvenika. Trebalo je uvesti "Opća pravila" kao standardna i jedinstvena za sve institucije. "Pravila" dosljedno i u potpunosti predstavljaju cjelokupnu tehnologiju rada, uključujući pripremu predmeta za predaju u arhivu i njihovu arhivsku pohranu. Sasvim je prikladno, s obzirom na visoku znanstvenu razinu provedbe "Pravila", njihov nacionalni značaj, usporedba ovog dokumenta s Jedinstvenim državnim sustavom uredskog rada (USSD). Nažalost, "Pravila" nisu finalizirana na temelju povratnih informacija institucija i nisu konačno odobrena. ITU je likvidiran u travnju 1932.
Uz svu raznolikost vrsta i oblika dokumenata koji su stvarno kružili sovjetskim institucijama, protoci dokumenata i dalje su ostali neuredni u obliku i sadržaju. U ovom

komunikacije do kraja 20 -ih. naglo se pojavio problem njihovog ujedinjenja i standardizacije. U ITU -u je organizirana posebna strukturna jedinica koja se bavila tim pitanjima na razini cijele Unije - Kabinet za standardizaciju. Razvio je standarde za službena pisma, telegrame, telefonske poruke, protokole, obavijesti itd. Materijali koji se koriste u uredskom poslu (papir, tinta, trake za pisaće strojeve itd.) Bili su standardizirani; uredski alati i predmeti, uključujući uredski namještaj. Rad Kabineta na standardizaciji formata papira bio je uspješan (posebno je korišteno iskustvo Njemačke).
U 20 -ima. razvijeni su i sustavi posebne dokumentacije. Uzimajući u obzir potpunu dominaciju koncepta izgradnje socijalizma, naglasak je stavljen na dokumentiranje funkcija poput planiranja, računovodstva, kontrole. Postupno, dokumenti nastali u području planiranja postajali su sve uređeniji po strukturi, sadržaju pokazatelja i obliku.
U 30 -ima. formira se i jača kruti, centralizirani administrativno-zapovjedni sustav upravljanja, što isključuje mogućnost razmatranja alternativnih pristupa organiziranju javnih uredskih poslova. Kruti sustav ovlasti uspostavljen je objavljivanjem određenih vrsta dokumenata za svaku hijerarhijsku strukturu. Ove su inovacije pojednostavile i pojednostavile procese dokumentiranja u najvišim ešalonima moći. U tom su razdoblju provedena istraživanja o standardizaciji i unifikaciji posebnih dokumentacijskih sustava. Određeni uspjesi postignuti su u racionalizaciji računovodstvene i kadrovske dokumentacije, vlasti su više puta pokušavale promijeniti rad na prijavama, pritužbama i dopisima radnika nabolje. Godine 1928

godine, Državni institut za tehnologiju upravljanja, zajedno s arhivskom službom, objavio je "Pravila za organizaciju arhivskog dijela uredskog rada u državnim, stručnim i zadružnim ustanovama i poduzećima RSFSR -a", u kojem su date preporuke o sastavljanju popise dokumenata i predmeta koji kruže institucijama te pravila za njihovo uništavanje (za dokumente kojima je istekao rok važenja).
Godine 1931. objavljen je nacrt "Općih pravila za dokumentaciju i tijek rada". Sažeto je prikazano najbolje praktično iskustvo koje su do tada akumulirali različiti odjeli i organizacije, sažeto su prikazana istraživanja domaćih i stranih znanstvenika.
1966. osnovan je Svesavezni znanstvenoistraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD). Razvio je Jedinstveni državni sustav uredskog rada (EGSD).
Šef Glavnog arhivskog odjela 1988. odobrio je "Državni sustav za upravljanje dokumentima" (GSDOU). Ovaj dokument je i dalje glavni. regulatorni dokument o organizaciji uredskog posla u našoj zemlji. GSDOU je nekoliko puta tiskan, uređivan, neke odredbe su uklonjene i dodane iz njega.

2. Trenutno stanje upravljačkog dokumenta.

Suvremena klasifikacija upravljačke dokumentacije sadržana je u OK 011-93-Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije. OK 011-93 definira 9 jedinstvenih dokumentacijskih sustava:

1. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD)

2. Jedinstven sustav primarnog računovodstva dokumentacije

3. Jedinstveni sustav bankovnih dokumenata

4. Jedinstven sustav financijske, računovodstvene i izvještajne računovodstvene dokumentacije proračunske institucije i organizacije.

5. Jedinstven sustav izvještavanja i statističke dokumentacije.

6. Jedinstven sustav računovodstva i izvještavanja računovodstvene dokumentacije poduzeća.

7. Jedinstven sustav radne dokumentacije.

8. Jedinstveni sustav dokumentacije mirovinskog fonda Ruske Federacije.

9. Jedinstveni sustav eksterno - trgovačke dokumentacije.

USORD uključuje:

1.Dokumentacija o osnivanju organizacije poduzeća.

2. Dokumentacija o reorganizaciji poduzeća.

3. Dokumentacija o likvidaciji organizacije poduzeća

4. Dokumenti o privatizaciji državne i općinske organizacije poduzeća.

5. Dokumentacija o administrativnim aktivnostima organizacije poduzeća.

6. Dokumentacija o organizacijskom i regulatornom uređenju djelatnosti organizacije poduzeća.

7. Dokumentacija o operativnoj i informacijskoj regulaciji aktivnosti organizacije poduzeća.

8. Dokumentacija za zapošljavanje.

9. Dokumentacija za premještaj na drugo radno mjesto.

10. Dokumentacija o otkazu s posla.

11. O prijavi godišnjih odmora.

12. O registraciji poticaja.

13. O registraciji disciplinskih sankcija.

USORD predstavljaju tri glavne skupine dokumenata:

organizacijske i pravne, administrativne, informacijske i referentne.

Organizacijska dokumentacija.

Organizacijski i pravni dokumenti uključuju: povelju, propise, propise, opise poslova, upute za određene vrste aktivnosti, osoblje, pravila, dopise i drugo. Sadrže odredbe koje su strogo obvezujuće za izvršenje i provedbu normi upravnog prava. Ove dokumente mora odobriti čelnik organizacije ili kolegijalno tijelo.

Sva državna, općinska, privatna poduzeća, javna udruženja djeluju na temelju povelje.

Povelja je skup pravila koja registriraju aktivnosti organizacija, ustanova, društava i građana, njihove odnose s drugim organizacijama i građanima, prava i obveze u određenom području državne ili gospodarske djelatnosti. Postoje, na primjer, Povelja dobrovoljnog sportskog društva, Povelja dioničkog društva, Povelja ortačkog društva itd. Odvojeno, potrebno je istaknuti povelje koje određuju organizaciju određene sfere djelovanja Oružanih snaga Ruske Federacije (Vojni propisi, Disciplinski propisi itd.). Sljedeći ponovni posjeti moraju biti prisutni u registraciji statuta: naziv ministarstva, naziv organizacije, vrsta dokumenta,

indeks, datum, mjesto objavljivanja, pečat odobrenja (u slučaju privatnog poduzeća navedite tko je registriran). U potrebnom "tekstu" potrebno je predvidjeti odjeljke kao što su opće odredbe, osnovne funkcije, prava i obveze, upravljanje, odnosi i komunikacije, -proizvodno -gospodarske, komercijalne djelatnosti, imovina i sredstva, kontrola, provjera i revizija, reorganizacija ili likvidacija. Ovisno o obliku privatnog vlasništva (društvo s ograničenom odgovornošću, zatvoreno ili otvoreno dioničko društvo itd.), Dijelovi u tekstu se mijenjaju, dodaju. Uključuje, na primjer, odjeljke kao što su dionički kapital, dionice i vrijednosni papiri, raspodjela dobiti, formiranje fondova itd. Nakon što tekst potpiše voditelj.

Uredba je normativni akt koji utvrđuje redoslijed obrazovanja, strukturu, funkciju, nadležnost, dužnosti i organizaciju rada sustava državnih tijela (to su opće odredbe o ministarstvima Ruske Federacije), jedno tijelo (za na primjer, Uredba o državnoj automobilskoj inspekciji, Uredba o odjelu opće regionalne uprave itd.) ili strukturna jedinica (komisije, skupine). Posebnu skupinu treba dodijeliti odredbama koje uređuju ukupnost organizacijskih, radnih i drugih odnosa po određenom pitanju (na primjer, Model pravilnika o obavljanju uredskog rada na prijedlozima, prijavama i pritužbama građana u državnim tijelima, u poduzećima , u institucijama; najviše postoji mnogo vrsta odredbi o održavanju natjecanja, smotri itd.). Odredbe su tipične i individualne. Razvijaju se tipične za sustav institucija i poduzeća. Tekst uredbe mora sadržavati odjeljke kao što su opći dio (pre-ambulanta), osnovne funkcije, prava, postupak formiranja i organizacije rada itd., Ovisno o prirodi

odredbe.

Predložak uredbe uključuje sljedeće detalje: naziv ministarstva, odjela, naziv organizacije, naziv strukturne jedinice, datum, indeks, naziv vrste dokumenta, mjesto objavljivanja, pečat odobrenja, naslov do tekst, tekst, potpis, oznaka o sporazumu. Statuti i propisi složeni su dokumenti. Njihovu strukturu i sadržaj u pravilu određuju razvojne institucije.

Uputa je pravni akt koji izdaje tijelo javne uprave (ili ga odobrava njegov čelnik) radi utvrđivanja pravila koja uređuju organizacijske, znanstvene, tehničke, tehnološke, financijske i druge posebne aspekte djelovanja institucija, organizacija, poduzeća (njihovih pododjela) i službe), dužnosnici i građani. Također se izdaju upute radi pojašnjenja i utvrđivanja postupka primjene zakonodavnih akata i upravnih dokumenata (na primjer, naredbi). Naslov upute trebao bi jasno opisati niz pitanja, predmeta i osoba na koje se njeni zahtjevi primjenjuju (na primjer, "Upute o obavljanju uredskih poslova u aparatu Uprave Novosibirske regije", "Opis posla za inspektor za kontrolu ... ").

Tekst upute podijeljen je prema određenoj logičkoj shemi na odjeljke, odlomke i podstavke. Uputa u pravilu počinje odjeljkom "Opće odredbe", u kojem su naznačene svrhe njezinog objavljivanja, opseg, postupak prijave i drugi opći podaci. Uputa je trajni ili dugotrajni dokument (sve dok se ne zamijeni novom).

Budući da je tekst uputa priroda smjernica, preporučuje se 33

jasan izraz s riječima koje imaju odlučujuće značenje, poput "mora", "treba", "potrebno", "ima pravo", "nije dopušteno", "preporučeno", "zabranjeno" itd. Tekst upute prezentiran je od treće strane (na primjer, „Rukovoditelji ili, u njihovo ime, drugi dužnosnici državnih tijela, poduzeća, ustanove i organizacije moraju sustavno analizirati, sažeti prijedloge, izjave, pritužbe građana, sadržane praktične komentare u njima ... ") ili u neosobnom obliku (na primjer," Ponovljenim prijedlozima, prijavama, pritužbama građana dodjeljuje se sljedeći registracioni indeks kad ih zaprime, indeksi registracije prvog prijedloga, prijave, pritužbe navedeni su u odgovarajući stupac kartice za registracijsku kontrolu ... ").

Uputa je sastavljena na zajedničkom obrascu. Odobrava se posebnim upravnim aktom ili izravno od strane pročelnika. Upute se mogu označiti kao prilog administrativnom dokumentu. Kad je uputa odobrena administrativnim dokumentom (naredba, naredba itd.), Ona postavlja rok za uvođenje upute, navodi potrebne organizacijske mjere i označava odgovorne izvršitelje. Ako termin za uvođenje upute nije naveden u tekstu upravnog dokumenta, smatra se da je datum potpisivanja i registracije dokumenta takav.

Administrativni dokumenti.

Glavna svrha administrativnih dokumenata je reguliranje aktivnosti, što omogućuje upravljačkom tijelu da osigura rješavanje postavljenih zadataka, da dobije maksimalni učinak od aktivnosti organizacije. Takvi dokumenti uključuju: nalog, nalog, instrukciju, dekret, rješenje, odluku.

Odluka kao upravni dokument pravni je akt koji donosi kolegij ministarstva ili odjela, znanstveno vijeće itd.

Naredba je akt upravljanja državnim tijelom, koji ima mjerodavan karakter, izdan u okviru nadležnosti dodijeljene službenoj osobi, državnom tijelu, koja je obvezujuća za građane i organizacije kojima je ovaj nalog upućen. podzakonski akti i podijeljeni su u dvije skupine: naredbe općeg, dugotrajnog djelovanja i naredbe koje se odnose na određeno pitanje, pojedinačni slučaj. Naredbe izdaju vlada, ministarstva, odjeli, uprave teritorija, regija, gradova, okruga, uprave poduzeća, ustanova u granicama prava koja im daju zakoni Ruske Federacije.

Uputa - administrativni dokument koji izdaju ministarstva, odjeli, organizacije, uglavnom o pitanjima informacijske i metodološke prirode, kao i pitanjima koja se odnose na organizaciju izvršenja naloga, uputa i drugih akata. Pravo na potpisivanje uputa voditelj delegira svojim zamjenicima ili voditeljima odjeljenja iz svoje nadležnosti. Priprema i izvršavanje uputa provode se u skladu s utvrđenom procedurom za pripremu i izvršenje naloga.

Naredba je pravni akt koji donose čelnici ministarstava, odjela, odjela, uprava, ustanova, udruga, organizacija, poduzeća koja djeluju na temelju upravljanja jednim čovjekom. Naredba se izdaje radi rješavanja glavnih operativnih zadataka s kojima se ovo tijelo suočava. Po svojoj pravnoj prirodi, naredba može biti normativni akt upravljanja koji sadrži pravna pravila koja primjenjuju određena područja javnosti

odnosi i čin primjene vladavine prava (na primjer, nalog za imenovanje na radno mjesto).

Nalog je najčešći tip upravnog dokumenta koji se koristi u upravljačkoj praksi. Objavljuje se o stvaranju, likvidaciji, reorganizaciji ustanova ili njihovih strukturnih podjela, odobravanju propisa, uputa, pravila i sličnih dokumenata koji zahtijevaju odobrenje, organizaciju, poduzeće, kao i kadrovska pitanja prihvaćanje, preseljenje, otpuštanje radnika itd. Naredbom menadžer postavlja glavne zadatke zaposlenicima, ukazuje na načine rješavanja temeljnih pitanja. Narudžba je obavezna za sve zaposlenike određene organizacije ili djelatnosti. U nekim slučajevima, naredba se može odnositi na širok raspon organizacija i dužnosnika, bez obzira na njihovu podređenost.

Informativni i referentni dokumenti.

Referentni dokumenti pružaju informacije koje potiču određene odluke, tj. pokrenuti upravljačke odluke, omogućuju vam odabir jednog ili drugog načina djelovanja. Takvi dokumenti uključuju: poslovno pismo, protokol, dopis, prijedlog, prezentaciju, objašnjenje, izjavu, akt, potvrdu, sažetak, zaključak, pregled, popis, popis i druge.

Pomoć je dokument koji sadrži opis i potvrdu određenih činjenica i događaja. Potvrde su dvije vrste: s podacima o činjenicama i događajima uslužne prirode i izdane zainteresiranim građanima i institucijama radi potvrde određene pravne činjenice. Brojniju skupinu čine svjedodžbe drugog tipa. Izdaju se svakodnevno. To su potvrde o potvrdi mjesta studiranja i rada, o radnom mjestu, plaći, mjestu stanovanja, dostupnosti

uzdržavane osobe itd.

Memorandum - dokument koji je upućen čelniku određene ili više ustanove i informira ga o trenutnoj situaciji, pojavi ili činjenici koja se dogodila, o obavljenom poslu, te sadrži zaključke i prijedloge suosnivača. Dopis se priprema i na inicijativu samog zaposlenika, i na upute uprave. Svrha proaktivnog dopisa je potaknuti menadžera na donošenje odluke. Stoga je njegov tekst jasno podijeljen na dva dijela. U prvom, utvrđujućem (opisnom) navode se činjenice koje su se dogodile ili se opisuje stanje, u drugom prijedlozima navode se zahtjevi. Memorandumi obavještavaju upravitelja o napretku rada. Takve se bilješke redovito dostavljaju.

Objašnjenje je dokument koji objašnjava sadržaj određenih odredbi glavnog dokumenta (plan, izvješće, projekt itd.) Ili objašnjava razloge bilo kojeg događaja, činjenice ili djela. Sukladno tome, objašnjenja se mogu podijeliti u dvije skupine. Prvi uključuje dokumente koji najčešće prate glavni dokument i objašnjavaju sadržaj njegovih pojedinačnih odredbi. Oni se sastavljaju na općim memorandumu ustanove. Drugu skupinu čine objašnjenja o svim incidentima, situacijama, radnjama i ponašanju pojedinih zaposlenika. Tekst takvih bilješki mora biti uvjerljiv, sadržavati neoborive dokaze. Poput internih memoranduma, oni su sastavljeni na praznim listovima papira s reprodukcijom istih zahtjeva i potpisani od strane sastavljača.

Zakon je dokument sastavljen od više osoba koji potvrđuje utvrđenu činjenicu, događaj, radnju. Najčešće akte sastavljaju komisije, i stalne i

imenovan administrativnim dokumentom (obično po nalogu) po nalogu više organizacije ili pročelnika. U nekim slučajevima akt može sastaviti jedan ili više službenika.

Budući da je trenutno stanje dokumentarnog okruženja povezano s razvojem informacijskih tehnologija. U suvremenom upravljanju veliki značaj imaju računalne tehnologije i alati koji na temelju važećeg zakonodavstva i drugih pravnih normi osiguravaju učinkovitost popravljanja, prikupljanja, obrade, pretraživanja i prijenosa informacija, pouzdanost njihova pohranjivanja, daljinski pristup, pružanje informacije u pravo vrijeme, na pravom mediju i u pravom obliku, uzimajući u obzir sve zahtjeve. Upravljanje dokumentima u suvremenim uvjetima složen je organizacijski i tehnički zadatak. Bez rješavanja ovog problema, na području upravljanja dokumentima u organizaciji može zavladati pravi kaos. Gubitak dokumenata, kašnjenje u odobrenju - ove i mnoge druge negativne posljedice nepismenog upravljanja dokumentima mogu se izbjeći implementacijom korporacijskog elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima (EDMS). Stoga elektronički dokument dobiva novo značenje u upravljačkim aktivnostima - to je zbirka podataka snimljenih na materijalnom mediju i / ili prenesenih elektroničkim komunikacijskim kanalima s pojedinostima koje omogućuju identifikaciju tih podataka i njihovog autora. Elektronički dokument može se stvoriti na temelju papirnatog dokumenta, na temelju drugog elektroničkog dokumenta ili generirati u procesu interakcije informacija između stranaka bez ikakvih prototipova.

Zaključak

Djelatnosti bilo kojeg poduzeća ne mogu se obavljati bez dokumentacije. Ispravno prikupljanje, korištenje, prijenos i pohrana informacija u skladu s važećim regulatornim pravnim aktima pridonosi učinkovitom poslovanju poduzeća i postizanju zadataka i ciljeva. Upravljački (organizacijski i administrativni) dokumenti koordiniraju aktivnosti bilo koje organizacije i osiguravaju provedbu dodijeljenih zadataka. Mnogi oblici menadžerske djelatnosti izražavaju se kroz odgovarajuće dokumente: administrativna djelatnost - objavljivanje različitih upravnih dokumenata; planiranje - kroz pripremu različitih planova; računovodstvo - u obliku sastavljanja i obrade statističke, računovodstvene, operativne i tehničke dokumentacije; kontrola - prikupljanjem podataka u pisanom obliku. Kao nositelji informacija, dokumenti djeluju kao neizostavan element unutarnje organizacije bilo koje institucije, poduzeća, bilo koje tvrtke, osiguravajući interakciju njihovih strukturnih dijelova i pojedinačnih zaposlenika. Oni su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove provedbe i izvor za generalizaciju i analizu, kao i materijal za referentne i pretraživačke radove. U upravljačkim aktivnostima dokument djeluje i kao predmet rada i kao rezultat rada. Tijekom rada na kolegiju definiran je pojam "dokument", "upravljački dokument", elektronički dokument. Razmatra se klasifikacija administrativnih dokumenata i njihova evolucija u različitim povijesnim fazama povijesti Rusije.

Popis korištenih izvora

1. GOST R 51141-98: Uredski radovi i arhiviranje. Uvjeti i definicije.
2. Federalni zakon od 27. srpnja 2006. N 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija"
3. Kushnarenko N.N. Dokumentacija: udžbenik K .; Znanje, 2008
4. Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Tečaj uredskog rada: Upravljačka dokumentacija: M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibirski sporazum, 2006.
5. GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni dokumentacijski sustavi
   Jedinstven sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju "
6. Belov V.K. Povijest uredskog rada i tajničkih poslova - M., 2005.
7. Baskov M.I. Uredski poslovi (Upravljanje dokumentacijom): udžbenik. - Rostov n / a: Phoenix, 2007.
8. Varlamov N.B. Povijest razvoja regulatorne i metodičke osnove predškolske odgojne ustanove - SPb., 2004.
9. Sokova A.N. // Uredski rad №2 / 2004 - P.4-7

11. Uredski poslovi (organizacija i tehnologija upravljanja dokumentacijom): udžbenik za sveučilišta / Ur. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2002 (zbornik).

1. Dokumentacijska podrška upravljanja poduzećima i organizacijama i arhivska pohrana dokumenata: udžbenik / Ur. Yu.D. Bakhteev. - Penza: PSU, 2003. (zbornik).
   1. T.V. Kuznetsova Uredski rad (podrška dokumentaciji

menadžment) - Moskva: Poslovna škola Intel -Sintez, 1999 ..

1. Larkov N.S. Dokumentacija: udžbenik 1. dio AST, 2006
2. Kosmotarov M. N // Tajni posao №4 / 2001- P.28-32
3. Larin M.V. Upravljanje dokumentima u organizacijama: problemi povijesti i metodologije // Službenik - 2003. - №2.
4. Markov V.N. Priručnik za uredske poslove. - Sankt Peterburg, "Alpha", 2002.

18. Federalni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20.02.95 br. 24-FZ.

19. Kuznetsova T.V. Specijalnost "Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžmenta" (uvod u specijalnost) // Uredski poslovi. №1 / 2002. Od 16.-19.

1. Rogozhin M.Yu. Poslovni dokumenti u primjerima i uzorcima. M., 2009. (enciklopedijska natuknica).

21. Spivak V.A. Dokumentiranje upravljačkih aktivnosti (uredski rad). - SPb.: Peter, 2007. (monografija).

1. Bykova T.A., Vyalova L.M., Sankina L.V Uredski poslovi