Implementarea sistemelor ERP. Greșeli majore. Factorul uman, lipsa sprijinului pentru conducere. Ce funcții ar trebui să ofere un sistem de planificare a resurselor

În ultimul articol, am vorbit despre ce este un sistem ERP, precum și despre momentul în care implementarea acestui sistem software va aduce beneficii reale și ce trebuie să căutați atunci când alegeți un ERP. Acum vreau să vorbesc despre cum să obțineți beneficii practice dintr-un sistem ERP. Și pentru aceasta, produsul software trebuie implementat.

Am scris deja despre implementarea produselor software în seria de articole „Implementarea unui produs software. Caracteristici ale activității unui consultant în afaceri ”. Și multe dintre cele mai bune practici din această serie de articole pot fi aplicate și implementării ERP. Cu toate acestea, acest sistem este destinat întreprinderilor mijlocii și mari și, prin urmare, implementarea acestuia are anumite caracteristici dintre cele pe care nu le-am dezvăluit în articolele anterioare dedicate în principal întreprinderilor mici și mijlocii. O altă caracteristică importantă a ERP este un sistem multifuncțional, complex, cu o funcționalitate foarte largă, iar acest fapt trebuie luat în considerare și la implementare.

Cea mai importantă întrebare care apare în ajunul introducerii oricărui sistem software este „de unde să începem”? Dacă știți cum și unde să începeți implementarea și începeți să funcționați corect, cel mai probabil, procesul va trece fără complicații, modificări și conflicte inutile. Iar rezultatul va satisface așteptările afacerii.

De asemenea, voi încerca să vorbesc despre cum să conduc un proiect pentru implementarea unui sistem ERP în interiorul și în exteriorul articolelor următoare. Și acum vreau să vorbesc despre cel mai important lucru - începutul implementării.

Diferite abordări ale implementării

Există mai multe abordări ale implementării sistemelor ERP pe care le-am văzut în performanța altcuiva și / sau am aplicat eu în practică. Fiecare dintre ele are propriile sale argumente pro și contra, unele „capcane” și avantaje.

În principiu, toate abordările implementării ERP sunt relevante și pentru orice sistem complex, de exemplu, 1C SCP, 1C ERP, SAP Bussines ONE, ODOO etc. Să vorbim despre ele în detaliu.

Pregătirea specificațiilor tehnice

Un sistem ERP este un produs foarte tehnologic. Prin urmare, atât dezvoltatorii, cât și oamenii de afaceri sunt foarte deseori tentați să planifice implementarea la maximum chiar înainte de începerea lucrărilor. S-ar părea că totul este logic. Cu această abordare, se presupune că sistemul software tehnologic ar trebui să fie maxim algoritmic. Iar procesul de implementare poate și trebuie abordat din punctul de vedere al algoritmilor și al unui model matematic.

Cum este implementat:

1. Se creează o voluminoasă misiune tehnică, în care toate procesele, inclusiv cele mai mici, sunt gândite și descrise la maximum.
2. Se creează un program de lucru pentru termenii de referință.

Poate dura luni de zile pentru a întocmi o astfel de misiune tehnică. Am văzut personal un specialist care a elaborat termenii de referință pentru implementarea ERP timp de șase luni. În această perioadă, a vizitat în mod regulat obiectul, a aprofundat toate nuanțele și le-a introdus în document.

Această abordare beneficiază în primul rând dezvoltatorii:

• Documentul privind termenii de referință va fi scump. Se lucrează mult, necesitând o cantitate semnificativă de timp. Și clienții sunt de obicei de acord cu prețul ridicat al termenilor de referință fără nicio întrebare.
• Dezvoltatorii primesc instrucțiuni detaliate pe baza cărora se poate efectua munca. Și în cazul deciziilor nereușite, disponibile în TK semnat, modificările vor fi plătite separat.

Dezavantajul acestei abordări este volumul și complexitatea sa. Este imposibil să se creeze un termen cuprinzător de referință, care să includă toate modulele, documentele, toate nuanțele lucrărilor viitoare. Sistemul este multifuncțional și orice schimbări într-un modul pot implica necesitatea de a face modificări în altul.

La fel, cu erori în pregătirea specificațiilor tehnice: orice decizie greșită într-un modul poate duce la multe schimbări în altele. De exemplu, un anumit proces de afaceri ar putea fi înțeles greșit și apoi în timpul implementării va deveni clar că unele documente și cărți de referință nu sunt necesare, dar sunt necesare altele complet diferite. Prea multe informații, o complexitate prea mare a sistemului - ca rezultat, se dovedește a fi imposibil să stabiliți inițial toate nuanțele și să prevedeți toate erorile posibile.

În practica mea, a existat un caz când am venit la o întreprindere pentru a discuta despre introducerea unui nou produs software (eram manager de proiect), iar reprezentanții de afaceri mi-au spus în text simplu: „Destul cu noi specificații tehnice. Avem deja aceste documente - mai mult decât este necesar ". Într-adevăr, au prezentat dosare voluminoase cu documente, soluții din care nu au fost niciodată implementate.

Implementare „parțială”

În acest caz, se face o listă cu cele mai semnificative domenii de afaceri și module pentru lucrul cu acestea. Pe baza acestora, este elaborat un anumit plan de implementare, care este baza pentru începerea lucrărilor.

În acest caz, sunt disponibili și termenii de referință. La fel ca și un program pentru o variantă de lucru, unde se ia o sarcină tehnică voluminoasă ca bază. Dar aici atribuirea tehnică nu este atât de cuprinzătoare, este posibil să vă întocmiți propriile sarcini tehnice pentru diferite etape de lucru. Acestea. documentul principal în acest caz este Planul de execuție a lucrărilor.

De exemplu:

Ca prima etapă de implementare, selectați secțiunea de finanțare și mișcare a mărfurilor. Acest domeniu de lucru este foarte important pentru orice companie. Ne ocupăm de particularitățile mișcărilor financiare din organizație, studiem stocarea și vânzarea mărfurilor. Pe baza acestui lucru, întocmim o specificație tehnică pentru automatizare în ERP din zona selectată. Și introducem funcționalitatea necesară pentru acest site.

În etapa următoare, alegem o altă direcție, de exemplu, producția. Și lucrăm, de asemenea, cu acest domeniu, plus că luăm în considerare munca depusă (și posibilele îmbunătățiri) în module gata făcute legate de finanțe și produse.

Principalul avantaj al acestei metode este realismul său. Este extrem de dificil să acoperiți totul dintr-o dată. Implementarea în etape este mult mai ușoară și, de obicei, se fac mai puține greșeli. Iar rezultatele muncii sunt vizibile deja în procesul de implementare. Eu însumi aleg cel mai adesea această abordare.

Contra - o creștere a termenilor, pe care clientul o poate considera ca o întârziere. Odată cu implementarea parțială, calendarul lucrării poate fi întârziat atât din motive obiective, cât și din diverse motive legate de finanțare, factori umani etc. În plus, dacă un lider de afaceri dorește să obțină totul dintr-o dată, s-ar putea să nu fie mulțumit nici de lipsa datelor exacte despre implementare (când va fi finalizată, care va fi suma exactă etc.).

Această metodă de operare este foarte conservatoare și adesea necesită mai mult timp decât alte implementări. Deci, dacă în timpul primei abordări (întocmirea sarcinii tehnice) toți termenii și sumele sunt calculate în avans, înainte de începerea lucrărilor, atunci aici toate cifrele preliminare sunt aproximative. Termenii de referință pentru diferite etape sunt întocmiți în timpul procesului de implementare.

De asemenea, cu prima metodă, lucrul la automatizarea activității diferitelor departamente poate fi efectuat în paralel. Clientul va vedea automatizarea și contabilitatea, și vânzările, și depozitul și producția. Aici, lucrarea se desfășoară etapă cu etapă. Și departamentele se conectează la ERP la rândul lor.

Abordare agilă

În acest caz, lucrările de implementare încep imediat, fără nicio etapă pregătitoare. S-ar părea că acest lucru este inacceptabil, sistemele ERP sunt prea complexe pentru a fi implementate fără a studia mai întâi specificul afacerii și a întocmi documentație. Cu toate acestea, în practică, am văzut lucrări similare.

Unii dezvoltatori, chiar și în cazul sistemelor ERP, acționează pe principiul „să începem și apoi ne vom da seama”. Conform acestei abordări, se creează un plan preliminar general de implementare, care este împărțit în părți mici, după caz.

Cel mai adesea, această metodă de lucru este practicată de vânzătorii de produse software „la cutie”. Motivul este că aceștia primesc profit din vânzarea „cutiei” în orice caz, iar implementarea lor este doar un serviciu însoțitor.

Principalul avantaj al acestei metode este că lucrările de implementare încep imediat după luarea deciziei. Fără pregătire îndelungată. Acesta este ceea ce atrage oamenii de afaceri. De exemplu, a fost luată o decizie - vom automatiza departamentul de vânzări - și am început să lucrăm imediat. Decise - este necesar să se transfere resturile - acestea sunt transferate imediat.

În principiu, o implementare reușită bazată pe acest principiu este, de asemenea, destul de posibilă. Dar este foarte dificil și succesul va necesita un nivel foarte înalt de profesionalism al managerului, precum și o experiență semnificativă în implementarea unor astfel de proiecte. Chiar și așa, profesioniștii sunt mai predispuși să aleagă alte căi. Pur și simplu pentru că vă permit să reduceți numărul de erori și suprapuneri, influența factorului uman. Ca rezultat, opțiunile pentru lucrul la specificații tehnice sau implementarea în părți vă permit să obțineți rezultatul dorit cu mai puține suprapuneri și modificări.

Contra - lipsa planificării pentru implementarea complexă. Aici, problemele apar din aproape aceleași motive ca atunci când se elaborează o specificație tehnică cuprinzătoare: ERP este un produs software complex complex, iar erorile în implementarea unui modul pot afecta funcționarea unui alt modul. Dar dacă în primul caz, astfel de probleme apar din cauza unei încercări de a prevedea prea mult în avans, atunci aici - din cauza lipsei de planificare. Acestea. În timpul implementării, specialiștii rezolvă probleme imediate fără să se gândească că la etapa următoare vor avea nevoie de date și documente din modulul curent pentru a organiza activitatea altui departament.

Un alt dezavantaj - cu această abordare, implicarea angajaților companiei în procesul de implementare este mult mai mică decât cu oricare dintre cele de mai sus. Acest lucru afectează negativ determinarea angajaților de a participa la testare și la tranziția către nou sistemși provoacă, de asemenea, sabotarea utilizării de noi instrumente.

„Încetul cu încetul, dar deodată”

Personal numesc o altă abordare a implementării ERP „Încetul cu încetul, dar deodată”. Această opțiune poate fi, de asemenea, o soluție de succes și convenabilă. Am folosit-o personal de mai multe ori. Și dacă, cu implementare parțială, iau unul sau două module, le personalizează complet și abia apoi încep să lucreze la alte module, atunci în acest caz lucrarea se desfășoară și treptat, atunci nu există o astfel de limitare clară - doar acest modul și nici altele.

Cu această abordare, primul pas este și elaborarea unui plan de proiect. În acest sens, etapele principale nu sunt module (unul, apoi altul etc.), ci unele tipuri de lucru care pot afecta toate modulele în același timp sau selectiv unele dintre ele. În același timp, termenii și costurile aproximative sunt indicate pentru fiecare etapă.

În cel mai general caz, un astfel de plan arată astfel:

1. Elaborarea specificațiilor tehnice.
2. Executarea lucrărilor în conformitate cu termenii de referință ... Acest articol poate fi detaliat, performanța lucrării este apoi împărțită în mai multe etape.
3. Testarea sistemului.
4. Punere in functiune.
5. Instruire.
6. Finalizarea (livrarea) proiectului.

Un plan similar este întocmit separat pentru fiecare modul, ceea ce face posibilă specificarea cât mai mult posibil pentru client a costului fiecărei etape de lucru, precum și determinarea cât mai exactă a termenilor posibili. În același timp, este necesar să se negocieze cu clientul posibilitatea schimbării unor tipuri de lucrări planificate de către alții în procesul de implementare, dacă este necesar.

Această metodă este mai convenabilă și mai realistă decât întocmirea unei misiuni tehnice, deoarece specificațiile tehnice generale pentru întregul proiect vor necesita 2-3 luni de muncă sau chiar mai mult, iar documentul voluminos rezultat cu toate detaliile va fi foarte dificil pentru clientul să studieze.

Aici clientul vede un plan cu termeni și sume pentru fiecare etapă. Și termenii de referință pentru fiecare etapă de lucru sunt creați separat, sunt mici și nu necesită investiții semnificative în timp. De asemenea, este recomandabil să denumiți fiecare dintre documente într-un mod ușor de înțeles. De exemplu, „Contabilitate și finanțe” sau „Vânzări”.

Avantajele acestei abordări:

• Clientul vede imediat întregul proiect. Cu calendarul și costurile cele mai exacte, pe cât posibil înainte de începerea implementării.
• Antreprenorul definește clar bugetul pentru fiecare etapă și emite o factură pentru plată. În același timp, suma facturii nu ridică nicio întrebare, ceea ce vă permite să lucrați productiv fără a fi distras prin justificarea facturii sau prin calcularea numărului de ore petrecute de fapt.

Contra abordării:

• Clientul trebuie să aleagă foarte atent contractantul, astfel încât managerul de proiect la nivelul adecvat să înțeleagă caracteristicile implementării fiecărui modul. În caz contrar, calculele din plan nu vor fi suficient de exacte. Bugetul poate crește brusc, intervalul de timp poate fi întins, adică principalele avantaje ale abordării se vor pierde.
• Antreprenorul va avea nevoie de un număr semnificativ de personal înalt calificat pentru a respecta termenele limită și pentru a face față diferitelor module în paralel. Acestea. o echipă mică nu va putea implementa această abordare.

O caracteristică importantă de planificare: Atunci când calculați bugetul, indiferent de experiența dvs. și de exactitatea estimării, ar trebui să „înscrieți” o sumă suplimentară în caz de situații neprevăzute. Dimensiune optimă o astfel de sumă - 30% din costul lucrării planificate. Aceasta poate fi numită abaterea planificată convenită a costului proiectului. Aceste instrumente pot fi necesare atunci când apar unele dificultăți - organizarea schimbului de date cu un program care nu acceptă API-ul existent, revizuirea cărților de referință de bază, dificultăți în transferul de date, implementarea funcțiilor necesare funcționării, care dintr-un motiv sau altul nu ar putea să fie prevăzut în avans etc. .d.

Acest 30% este luat în considerare în buget, dar este plătit interpretului numai dacă este necesar. Dacă în timpul implementării proiectului ați reușit să îndepliniți cifrele bugetare de bază fără o „rezervă”, grozav! Clientul va fi recunoscător, iar un client mulțumit va însemna atât noi comenzi, cât și cea mai bună reclamă din gură-n gură (recomandări pentru prieteni și cunoscuți).

Cu toate acestea, dacă este necesar să se utilizeze rezerva, este foarte important să se justifice corect și clar pentru ce muncă au fost necesari acești bani. Este necesar să se includă această sumă în buget, astfel încât să nu apară situații neplăcute atunci când bugetul crește, iar clientul să nu aibă un astfel de element de cheltuieli.

Cu ce ​​module ar trebui să încep?

Numărul de module pe care sistemele ERP le pot oferi ridică adesea întrebări, de unde să începem, deoarece există o mulțime de oportunități, așa cum se spune, „ochii aleargă”. Vă recomand să începeți cu cele mai critice domenii pentru companie și modulele conexe:

1. Finanțe și decontări. (Nu vă confundați cu bugetarea - acest modul poate și ar trebui implementat mai târziu, se referă la planificare și nu la activitatea critică actuală).
2. Mișcarea inventarului (inventar): depozitare, vânzare, primire. Este foarte important ca mărfurile și materialele să fie contabilizate corect, înainte de transferul resturilor, se efectuează de obicei un inventar, apoi rămășițele sunt transferate, după care se lucrează numai în noul sistem.
3. Contabilitate. Implementarea modulului contabil sau organizarea schimbului de date cu sistemul contabil. Statul nu iartă nimic și orice încălcare, indiferent de prezența intenției, este pedepsită. Prin urmare, contabilitatea și contabilitatea fiscală sunt, de asemenea, un sistem critic pentru activitatea oricărei companii.

Uneori aud obiecții conform cărora compania ar putea avea propriile nuanțe, de exemplu, în legătură cu fluctuația ridicată a personalului, resursele umane sunt cele mai critice. De fapt, cel mai probabil, există un fel de automatizare a activității de resurse umane în companie la momentul începerii implementării ERP. Și oricât de critică ar fi activitatea acestui departament pentru afacere, pentru o perioadă de timp va fi posibilă gestionarea personalului din sistemul existent. Și dacă anumite greșeli sunt dezvăluite în proces, acesta va fi un minus, dar nu cel mai critic pentru existența companiei.

De asemenea, departamentul de proiect sau marketingul va putea lucra ca de obicei pentru o perioadă de timp și să păstreze înregistrări în mod autonom în sistemul pe care îl foloseau anterior.

În același timp, contabilitatea strictă și controlul mișcării valorilor de bază (financiare și materiale), precum și absența erorilor în contabilitate și contabilitate fiscală - acestea sunt „pilonii” fără de care nu poate exista nicio companie.

Sper că materialul de unde să începeți implementarea ERP și ce metode de lucru cu acest sistem sunt practicate, v-a fost util. În următoarele publicații, voi vorbi despre experiența mea personală de implementare a ERP, voi împărtăși informații despre greșelile care sunt cel mai bine evitate, precum și despre ce trebuie să acordați atenție în timpul procesului de implementare și despre cum să structurați cel mai bine această activitate astfel încât tranziția la ERP este cât mai eficient posibil.

Etichete: Adăugați etichete

Un sistem ERP este un mod eficient de a face afaceri care ajută la gestionarea procesului de lucru în ansamblu, la planificarea activităților elementelor de afaceri individuale ale unei întreprinderi și la îmbunătățirea funcționării tuturor unităților de producție.

O sa inveti:

• Ce este un sistem ERP și când este necesar.
• Care sunt avantajele și dezavantajele unui sistem ERP.
• Care sunt funcțiile sistemului ERP în întreprindere.
• Cum se alege un sistem ERP.
• Cum să implementați corect un sistem ERP într-o întreprindere.
• Ce instruire este necesară pentru personalul care va lucra cu sistemul ERP.
• Ce determină costul unui sistem ERP.

Ce este un sistem ERP și când este necesar

Pentru a înțelege mai bine semnificația unui sistem ERP, nu este suficient doar să cunoaștem decodarea acestor scrisori (Enterprise Resources Planning) și traducerea această definițieîn limba rusă (planificarea resurselor întreprinderii), este mai bine să studiezi istoria originii sale.

La sfârșitul secolului al XX-lea, un masiv automatizarea proceselor de afaceri: PC-urile s-au răspândit rapid, au fost dezvoltate programe pentru contabilitate și financiar, gestionarea electronică a documentelor, verificarea funcționării mașinilor și echipamentelor.

Diferența dintre principiile de a face afaceri nu consta doar în conversia informațiilor în formă digitală, ci și în apariția unor noi metode de analiză și schimb de date, combinând inițial diferite tipuri de informații. Rezultatul a fost ocazia de a vedea întreaga activitate a întreprinderii în ansamblu și de a analiza funcționarea zonelor sale individuale (activitatea producției principale, depozit, contabilitate). Informațiile obținute au permis distribuirea mai competentă a utilizării capacităților de producție și ia deciziile corecte.

Acest mod de a face afaceri a fost numit ERP, iar software-ul folosit în acest scop a fost definit ca un sistem EPR.

Astfel, toate programele concepute pentru contabilitate, gestionarea personalului etc. fac parte dintr-un sistem ERP, în timp ce CRM (sistemul de management al relației cu clienții) se referă și la ERP și este tradus ca „sistem de management al relației cu clienții”.

În prezent, toate componentele de mai sus ale configurației de bază a sistemului ERP sunt adesea utilizate ca programe separate. De exemplu, la o întreprindere numai contabilitatea poate fi automatizată, în timp ce toate celelalte informații sunt stocate în diferite programe ale pachetului standard MS Office.

Nu are sens să ne argumentăm dacă CRM și contabilitatea electronică aparțin componentelor unui sistem ERP, cu toate acestea, este clar că, în timp, nivelul de automatizare a fluxurilor de lucru ale afacerii va crește doar odată cu numărul de licențe software vândute, precum și volumul serviciilor software.instalare și întreținere ulterioară.

Într-o situație în care compania și-a început activitățile destul de recent, nu este nevoie de automatizarea profundă a proceselor de lucru. Puteți pregăti documente în aplicații computerizate standard și le puteți specifica informatie necesara directorul va putea avea pe cineva din personal. Totuși, odată cu extinderea întregii afaceri, crește numărul de operațiuni, documentație, angajați, ceea ce implică necesitatea de a stoca și analiza toate informațiile în formă electronică.

Dacă compania în ansamblu nu folosește un sistem ERP, atunci, de regulă, toate informațiile sunt stocate într-un mod dezordonat, ceea ce face dificilă găsirea acestora. Uneori există situații în care activitatea unui sistem ERP este stabilită numai într-un anumit departament.

Care sunt funcțiile sistemului ERP în întreprindere

Funcționalitatea în cadrul căreia este posibilă utilizarea unui sistem ERP depinde de amploarea și direcția unei anumite companii, de specificul activității sale, dar, în general, ar trebui să vizeze managementul general al afacerii. Funcționalitatea standard este următoarea:

1. Producție

• întocmirea specificațiilor pentru bunurile fabricate sau serviciile prestate pentru a calcula cantitatea de consumabile necesare și orele de lucru ale angajaților;
• întocmirea planurilor și gestionarea activității companiei la diferite scări: de la echipamente specifice de producție la întregi divizii.

2. Finanțe

• întocmirea planurilor de utilizare a resurselor financiare ale organizației și urmărirea rezultatelor;
• contabilitate curentă, contabilitate pentru impozite și alte plăți către buget și fonduri extrabugetare, situațiile financiareși control;
• lucrează cu activele companiei, care includ numerar în conturi bancare, valori mobiliare, active fixe (de exemplu, imobiliare).

3. Logistica

• gestionarea aprovizionării cu materiale și expedieri produse terminate: menținerea unei baze de date cu contracte și contractori, întocmirea planurilor și rapoartelor privind bunurile stocate etc;
• pregătirea datelor cu privire la toate cele necesare consumabile pentru a respecta standardele de producție calculate anterior.

4. Personal

• contabilitatea personalului și păstrarea foilor de timp, întocmind masa de personal, pregătirea salarizării;
• căutarea și înregistrarea angajaților;
• pregătirea planurilor de forță de muncă.

• întocmirea planurilor de vânzare a produselor;
• Pregătirea și implementarea campaniilor publicitare și a comunicărilor de marketing;
• calculul prețurilor pentru produsele fabricate, dezvoltarea programelor de reduceri, vânzări etc.

6. Proiecte. Raportarea

• prezența într-un număr mare de formulare standard de raportare pentru toate domeniile activităților organizației, precum și capacitatea de a crea rapoarte suplimentare;
• verifică și analiza performanțeiîntreprinderi;
• elaborarea unei politici generale a activității organizației, inclusiv stabilirea termenelor pentru fiecare dintre sarcinile stabilite, calcularea resurselor necesare în acest scop (bani, materiale, personal).

Sistem ERP în întreprindere: 4 etape de implementare

Implementarea completă a unui sistem ERP într-o organizație poate dura de la câteva săptămâni la câțiva ani (în funcție de volumul și amploarea activităților companiei). În același timp, atât specialiștii IT ai companiei, cât și angajații companiei dezvoltatoare pot instala sistemul ERP.

Implementarea sistemului ERP poate fi împărțită în următoarele etape:

Etapa 1. Organizarea primară

Etapa în care sarcinile sunt definite, obiectivele sunt stabilite, după care o tehnică plan de proiect.

Etapa 2. Dezvoltarea proiectului

Mai mult, se studiază activitatea întreprinderii: planuri de dezvoltare, procese de producție. Aceste informații sunt baza pentru selectarea structurii sistemului ERP, precum și pentru a face ajustări la planul tehnic (dacă este necesar).

Etapa 3. Execuția proiectului

Procedura pentru implementarea proceselor de afaceri în întreprindere se va baza pe sistemul ERP instalat, prin urmare, în această etapă, este necesar să se transfere date din sistemele de contabilitate care au fost utilizate anterior către sistemul ERP, pentru a le uni cu fiecare alte. Într-o situație în care se dovedește că modulele sistemului ERP nu sunt suficiente pentru o anumită întreprindere, în această etapă, revizuirea sa este posibilă. La sfârșitul instalării, principiile de bază ale sistemului ERP sunt comunicate angajaților organizației și se efectuează teste de încercare.

Etapa 4. Punerea în funcțiune

Pe stadiu final puteți găsi și remedia problemele care apar în timpul funcționării sistemului ERP.

Ce metode sunt utilizate pentru a implementa un sistem ERP

Următoarele metode pot fi utilizate pentru a implementa un sistem ERP:

1. O implementare pe etape, când sistemul ERP este introdus la rândul său în unele procese interconectate, ceea ce minimizează riscuri de probleme.
2. „Big Bang” - întregul sistem este instalat simultan. Această abordare poate fi utilizată într-o organizație mică, cu procese de fabricație simple. În același timp, o atenție specială ar trebui acordată etapei de testare pentru a identifica toate posibilele erori în funcționarea sistemului ERP.
3. Implementarea este o instalare parțială a software-ului cu distribuție ulterioară către alte structuri ale întreprinderii. Pe un site separat, metoda de implementare poate fi aplicată atât în ​​etape, cât și în același timp, deoarece, în general, riscurile implementării nereușite sunt mici.

Alegerea metodei de implementare a sistemului ERP pentru fiecare întreprindere ar trebui făcută cu mare atenție, prin analiza costurilor posibile, precum și luând în considerare experiența altor companii.

Cine îi învață personalului ce este un sistem ERP

Explicarea bazelor de lucru cu un sistem ERP este una dintre cele mai dificile etape ale implementării sale. A face afaceri folosind un sistem ERP poate schimba procesele de afaceri într-o întreprindere, ceea ce implică necesitatea de a efectua la egalitate responsabilitatile locului de munca de asemenea, funcționalitatea asociată cu utilizarea acestuia pachete software... Astfel, principalul punct al managementului companiei este pregătirea mentală a personalului pentru a lucra cu sistemul ERP.

La introducerea unui sistem ERP, problema poate apărea din lipsa dorinței angajaților obișnuiți de a învăța cum să lucreze cu acesta, deoarece o astfel de automatizare ușurează munca echipei de management. În această situație, soluția este transferarea acestor lucrători pe alte funcții. Majoritatea personalului, de regulă, gândesc în viitor și înțeleg nevoia de formare pentru a utiliza cunoștințele acumulate în munca lor.

Cu privire la calitatea învăţare eficiența utilizării sistemului ERP va depinde. Angajații ar trebui să înțeleagă bine elementele de bază ale activității sale și să aibă o motivație adecvată, deoarece dacă personalul nu înțelege în ce scopuri sunt utilizate astfel de inovații, atunci rezultatele implementării sistemului ERP nu vor fi vizibile. Astfel, angajații ar trebui să înțeleagă că utilizarea acestei suite software poate fi o pârghie importantă pentru îmbunătățirea eficienței întregii întreprinderi.

Ar trebui să începeți să vă instruiți angajații cu privire la elementele de bază ale lucrului cu un sistem ERP în avans. Puteți efectua un intern campanie publicitara, pregătiți informațiile disponibile despre obiectivele care vor fi atinse după începerea utilizării acestui pachet software. Într-un document special dezvoltat - „Strategii pentru pregătirea personalului” - această sarcină este desemnată mai întâi. În acest document, toți angajații întreprinderii sunt împărțiți în grupuri, în funcție de volumul de activități de instruire necesare, și sunt enumerate toate celelalte etape de instruire.

De regulă, sunt alocate mai multe grupuri, în care este împărțit întregul personal. De exemplu, se poate distinge un grup separat conducerea companieiși manageri intermediari care vor gestiona direct activitatea întreprinderii și vor lua deciziile necesare. Un alt grup este partea utilizatorilor care efectuează funcționalitatea principală în lucrul cu un sistem ERP, fără a intra în detaliile proceselor de afaceri, dar posedând cunoștințe aprofundate despre funcționarea complexului software. Iar al treilea grup este partea principală a angajaților care vor introduce datele primare în program.

Primele două grupuri ar trebui să fie instruite de angajații organizației care au dezvoltat sistemul ERP, în timp ce cea mai mare parte a personalului din cel de-al treilea grup poate învăța elementele de bază ale programului de la distanță sau prin intermediul celor care au primit deja cunoștințele necesare colegi.

Instruirea poate fi efectuată atât în centre de instruire agenții de consultanță și direct la întreprindere. În unele cazuri, dezvoltatorii de sistem ERP definesc O condiție prealabilă obținerea certificatului corespunzător de la angajații celui de-al doilea grup.

Agențiile de consultanță încheie acorduri cu furnizori importanți, cum ar fi SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, ceea ce le dă dreptul să instruiască modul de utilizare a programului și să elibereze documente justificative la finalizarea instruirii. Informații despre acest lucru pot fi găsite pe site-urile oficiale ale acestor companii. Dezvoltatorii interni - Parus și Galaktika - au propriile lor centre de instruire.

Sistem ERP: un exemplu de implementare cu succes

Una dintre întreprinderile implicate în producția și vânzarea de echipamente frigorifice - Howe Corporation(SUA) - pentru a desfășura activitatea mai eficient, a decis să implementeze un sistem ERP bazat pe o arhitectură orientată spre servicii (SOA) de a doua generație. Acest lucru a făcut posibilă obținerea imediată a rezultatelor și observarea beneficiilor utilizării acestui sistem ERP, deoarece calitatea și profitabilitatea tuturor proceselor de afaceri au crescut semnificativ.

Această organizație a reușit să analizeze mai bine volumul stocurilor și nevoia de a le completa. După implementarea sistemului ERP, Howe Corporation dispune de toate instrumentele necesare pentru planificarea activităților atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, ceea ce permite să nu se utilizeze o metodă de planificare a calendarului nesigură.

De asemenea, au fost evaluate toate posibilitățile de utilizare a sistemului ERP și companie internationala Alfa Laval, care și-a stabilit obiectivul de a îmbunătăți performanța producției prin creșterea eficienței proceselor de afaceri. Într-unul dintre birourile Alfa Laval din Bulgaria, a fost utilizat sistemul ERP Epicor iScala, care a ajutat la efectuarea unei analize detaliate a utilizării materialelor și a materiilor prime de producție, a controlat momentul achiziționării acestora pentru executarea comenzilor relevante, care afectat reducerea nivelului de deșeuri industriale... În același timp, deoarece sistemul ERP a automatizat complet toate procesele de afaceri, acest lucru a făcut posibilă reducerea volumului de produse în exces în depozite, precum și reducerea timpilor de nefuncționare a producției.

O altă companie - IO Electronics- poate servi și ca exemplu de utilizare cu succes a unui sistem ERP. Scopul lor era să atingă cu succes obiectivele stabilite pentru următorii 4 ani.

După cum a spus directorul IO Electronics, odată cu dezvoltarea rapidă a activităților și dezvoltarea altor domenii de producție, profitabilitatea întreprinderii poate scădea semnificativ dacă există eșecuri în schimbul de informații între diviziile interne. Cu toate acestea, atunci când utilizați un sistem ERP, toate informațiile devin disponibile online. La finalizarea sarcinii, sistemul ERP suferă actualizări, care vă permit să urmăriți întregul proces de fabricațieși vedeți disponibilitatea efectivă a unui anumit produs, precum și evitați o surplus de stocuri în depozite.

Practicianul spune

Cum un sistem ERP a redus nevoia de fond de rulment cu 40%

Serghei Sukhinin,

Întrucât mai devreme în compania noastră nu exista un sistem ERP, era imposibil să observăm rapid modificări în procesul de afaceri, ceea ce presupunea o lipsă de materiale pentru asamblarea produselor finite, activități necoordonate ale atelierelor, deteriorarea calității produsului final și creșterea consumului de materii prime. Toate aceste costuri inutile ar putea fi reduse doar prin implementarea unui sistem ERP.

Activitatea principală a organizației noastre este producția, prin urmare, sarcinile de automatizare a planificării și gestionării proceselor de afaceri au fost prioritare. După ce am stabilit că sistemul ERP ne va ajuta în rezolvarea sarcinilor, am dorit să atingem obiective precum:

1. Creșterea eficienței cheltuielilor de fond de rulment.
2. Reducerea stocurilor depozitate în depozite.
3. Crearea unui program de producție luând în considerare capacitățile disponibile.
4. Reducerea nivelului de lucru în curs.
5. Crearea unei liste generale a materialelor utilizate în producție.
6. Îmbunătățirea procesului de calcul al ratei materialelor.
7. Creșterea preciziei planurilor de achiziții, ceea ce va ajuta la reducerea volumului stocurilor nelichide din depozite.

Abia după implementarea sistemului ERP am reușit să planificăm corect volumul de materiale necesare producției la analiza stocurilor din depozite, ceea ce a dus la o reducere de 40% a costurilor fondului de rulment. În plus, o astfel de analiză ajută la obținerea numai a acelor materiale care sunt necesare pentru un anumit proces de afaceri. Structura organizatorică a companiei a fost, de asemenea, optimizată, ceea ce a contribuit la reducerea angajaților din departamentul de producție și expediere cu 50% fără a reduce calitatea muncii.

Putem rezuma următoarele rezultate ale implementării sistemului ERP în compania noastră:

1. Soldurile de producție din depozite au scăzut cu 60 de milioane de ruble.
2. În toate domeniile de activitate, controlul se efectuează pe baza rezultatelor analizei indicatorilor măsurați. Veniturile angajaților depind de munca pe care au făcut-o sau nu și sunt responsabili în mod independent pentru aceasta.
3. Achiziționarea de materii prime de producție și distribuția lor ulterioară către ateliere sunt complet controlate.
4. Resturile de materiale nelichide au scăzut cu 20 de milioane de ruble.
5. Planul de achiziții a devenit optim; se aduc modificări în timp util atunci când apare o astfel de necesitate.
6. Acum este posibil să planificați încărcarea pe capacitatea de producțieși, în consecință, numărul de lucrători necesari pentru aceasta.

Ce sistem ERP este solicitat în rândul companiilor rusești

Sistemele software existente în prezent pe piața tehnologiilor IT pot fi dezvoltate de companii naționale și străine. În același timp, acestea diferă nu numai în țara de dezvoltare, ci și în funcționalitatea încorporată.

Sistemele ERP străine, cum ar fi programele de la SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, pot fi utilizate în întreprinderi de orice categorie și sunt exemple de urmat. Cu toate acestea, atunci când lucrați cu astfel de sisteme în Rusia, pot apărea unele dificultăți:

• lipsa numărului necesar de specialiști instruiți la nivelul adecvat pentru implementarea și sprijinul suplimentar al sistemului ERP;
• refuzul organizațiilor interne de a reconstrui procesele de afaceri stabilite, deoarece sistemele de management străine au diferențe semnificative față de cele utilizate în Rusia;
• costuri ridicate de implementare.

Cu toate acestea, dezvoltatorii ruși încearcă, de asemenea, să extindă capacitățile propriilor sisteme software în conformitate cu nevoile clienților. Astfel de sisteme ERP fac față cu succes sarcinilor atribuite în cazul în care este necesar să se automatizeze anumite domenii ale activității organizației și nu este necesar să se implementeze complexul software în activitatea întregii întreprinderi în ansamblu. Un exemplu este software-ul companiilor 1C și Galaktika.

11 greșeli de implementare a sistemului ERP

Pentru a îmbunătăți eficiența unei întreprinderi, instalarea unui sistem ERP este practic cea mai scumpă și mai dificilă sarcină. Costul final al implementării, precum și timpul necesar pentru aceasta, vor depinde de numărul de erori apărute în proces.

Greșeală 1. Planificare slabă.

Acest fapt poate duce la neînțelegerea stării prezente și viitoare a sistemului ERP, la automatizarea incorectă a proceselor de afaceri.

Greșeală 2. O analiză superficială a organizațiilor care dezvoltă sisteme ERP.

De regulă, criteriul principal este costul redus, dar uneori dezvoltatorii subestimează în mod deliberat costul serviciilor pentru a testa procesul de implementare pe primul client. De fapt, o astfel de instalație poate dezvălui defecte grave și defecțiuni ale sistemului.

Greșeală 3. Neînțelegerea nevoilor întreprinderii.

După ce a decis că este încă necesară implementarea unui sistem ERP, compania clientă nu înțelege pe deplin ce module software trebuie să instaleze. Acest lucru poate fi utilizat de furnizorii fără scrupule care vor include o mulțime de componente inutile în sistemul ERP sau, dimpotrivă, funcționalitatea instalată nu va fi suficientă.

Greșeală 4. Subevaluarea timpului și a costurilor materiale.

Determinarea incorectă a momentului implementării și a costului instalării unui sistem ERP poate duce la așteptări nerezonabile de o creștere rapidă a eficienței proceselor de afaceri.

Greșeală 5. Lipsa de angajați calificați la întreprinderea client.

Echipa întreprinderii trebuie să includă angajați cu un nivel suficient de cunoștințe în orice domeniu, de la management și contabilitate la contabilitate într-un depozit, achiziționarea de materiale etc.

Greșeală 6. Lipsa priorităților.

Dacă nu setați inițial prioritățile corecte, atunci în timpul instalării sistemului ERP va trebui adesea să comutați între sarcini diferite, iar acest lucru poate duce la o întârziere în procesul de instalare, la apariția unor probleme neprevăzute etc.

Greșeală 7. Instruirea insuficientă a personalului.

Dacă nu le arătați angajaților toate funcționalitățile sistemului ERP și modul de utilizare, personalul organizației poate refuza să lucreze complet în sistem sau să-și folosească capacitățile doar parțial.

Greșeală 8. Subevaluarea acurateței informațiilor primare.

La fel de punct-cheie activitatea unui sistem ERP este o analiză a informațiilor, rezultatul muncii sale va depinde în mare măsură de corectitudinea datelor inițiale. Ar trebui să evitați erorile de tastare și să verificați cu atenție informațiile specificate.

Greșeală 9. Utilizarea aplicațiilor învechite.

Foarte des, întreprinderile folosesc atât un sistem ERP, cât și un software instalat anterior în paralel - există o intrare de date duplicat. Astfel, termenii implementării finale a sistemului ERP sunt crescuți.

Eroare 10. Lipsa unei perioade de testare.

Uneori, testarea pachetului software instalat se efectuează numai pe câțiva utilizatori, ceea ce nu ne permite să vedem în timp util toate neajunsurile și sarcina reală pe sistemul ERP.

Eroare 11. Lipsa unui plan pentru întreținerea și implementarea actualizărilor.

Fără aceasta, pachetul software va deveni foarte curând irelevant. Pentru componenta hardware a sistemului ERP, este necesară creșterea regulată a capacității de producție, deoarece volumul de informații procesate va crește, de asemenea. Componenta software poate necesita ajustări în cazul unor modificări ale legislației, de exemplu.

Aceste greșeli sunt cele mai frecvente, dar fiecare companie poate avea probleme individuale. Pentru a le minimiza, trebuie să pregătiți cu atenție un plan pentru instalarea unui sistem ERP în fiecare etapă.

Ce determină costul unui sistem ERP

Prețul final al sistemului ERP va fi o combinație a următoarelor componente:

1. Prețurile pachetului software în sine: setul principal de module și componente suplimentare.
2. Costurile serviciului de instalare.
3. Efectuarea de îmbunătățiri și ajustări ale programului pe baza nevoilor companiei clienți.
4. Servicii și asistență suplimentare.

Pentru a reduce costul implementării unui sistem ERP, este necesar în primul rând să acordați atenție furnizorilor ruși, deoarece programele străine au un preț de achiziție mai mare și necesită plată schimbări semnificative să respecte legislația internă.

Opinia expertului

Implementarea sistemului ERP a costat companiei 2,5 milioane de dolari

Serghei Sukhinin,

sef sectie sisteme automatizate conducerea SA "Complexul Științific și de Producție" Elara ", Chuvashia

Licența de instalare a sistemului ERP ne-a costat 470.000 USD, iar prețul total de implementare a fost de 2.500.000 USD. Cu toate acestea, deja în procesul de utilizare a sistemului ERP, s-a obținut un efect pozitiv, în timp ce costurile au fost rambursate integral la 1,5 ani după instalarea acestui pachet software.

Informații despre experți

Serghei Bratukin, director de practică „Distribuție” Columbus IT & Rusia, Moscova. Sergey Bratukin în 1997-2005 a lucrat ca consultant în divizia rusă Columbus IT. Am participat la implementarea proiectelor la scară largă pentru implementarea sistemelor ERP în companii precum Torgovaya Ploscha, MVO, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir etc. Compania internațională de consultanță Columbus IT oferă servicii de consultanță pentru selecție, implementare și întreținere a sistemelor informatice corporative, precum și consultanță în management. Fondată în 1989 în Danemarca, în prezent are birouri în 28 de țări din întreaga lume. De-a lungul celor opt ani de funcționare a Columbus IT în Rusia, peste 200 de întreprinderi au devenit clienți ai companiei, printre care SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixy, L Etual, Unimilk, Istok, Toyota și multe altele.

Serghei Sukhinin, Șef al Departamentului sistemelor de control automatizat, SA "Complex științific și de producție" Elara ", Chuvashia. SA "Complexul științific și de producție" Elara "" este un lider Producător rus complexe de zbor și navigație, automate și telecomandă, computere de bord și sisteme de afișare pentru aeronave militare și aviatie Civila... În cadrul unui acord de cooperare cu JSC Russian căi ferate»SA„ Elara ”se pregătește pentru producția de dispozitive și sisteme pentru transportul feroviar al Rusiei.

Implementarea sistemului ERP pentru compania dvs. - merită, este timpul sau nu încă? De obicei, șeful firmei decide să utilizeze astfel de sisteme în următoarele cazuri:

• Poziția competitivă insuficient de ridicată a companiei pe piață.
• Lipsa clarității și transparenței proceselor de afaceri, ceea ce duce la pierderea de bani și profituri.
• Cheltuieli mari de timp pentru pregătirea și aprobarea rapoartelor, facturilor sau alte documente.

La prima vedere, se pare că introducerea soluțiilor ERP va îmbunătăți poziția oricărei întreprinderi. Dar punerea lor în aplicare fără gândire este un pas la fel de greșit ca refuzul de a le implementa cu totul. Multe produse sunt scumpe și nu sunt accesibile pentru fiecare companie. Și chiar dacă prețul inițial pare rezonabil, există un risc ridicat de costuri suplimentare mari după cumpărare, deoarece astfel de sisteme necesită instalare, reglare și întreținere constantă.

• Dacă cumpărați un sistem ERP fără să vă gândiți la acest pas, acesta poate fi prohibitiv costisitor.
• Dacă cumpărați un produs greșit, există riscul ca acesta să nu fie la înălțimea așteptărilor și să nu fie util.

Doar un singur lucru rezultă din aceasta: înainte de a decide cu privire la implementare, merită să analizăm și să cântărim totul.

Probleme tipice la implementarea produselor ERP

Atunci când decide să utilizeze ERP, o întreprindere se confruntă cu următoarele dificultăți:

• Nivelul software-ului nu corespunde nevoilor reale ale companiei: fie este prea complex, fie nu este suficient de puternic.
• Programele voluminoase nu sunt personalizabile pentru o afacere, dar necesită personalizarea unei companii pentru aceasta.
• Pentru a deservi produsul, trebuie să angajați mulți specialiști sau să plătiți pentru serviciile unei companii terțe. Angajații obișnuiți ai companiei nu pot lucra cu software-ul achiziționat din cauza lipsei calificărilor.

Fiecare dintre aceste dificultăți implică inexorabil o creștere a costului implementării ERP și pune sub semnul întrebării viitoarea rentabilitate și eficiență a sistemului ERP.

O strategie de implementare ERP de lucru

Cum se reduce costul implementării ERP? Cel mai sigur mod este să nu mai depindeți de echipa de dezvoltare și să îi implicați în tot felul de lucrări. Dacă o întreprindere este capabilă să întrețină și să personalizeze sistemul pe care l-a achiziționat singură, atunci este evident că costurile sunt reduse. Pentru a aplica această practică, merită să parcurgeți următoarea cale:

• Prima etapă - definim obiectivele implementării ERP și rezultatul dorit pe care doriți să îl atingeți. Dacă nu există o înțelegere clară a obiectivelor, atunci cum poți stabili dacă soluția este eficientă sau nu?
• Al doilea pas este alegerea unei configurații a produsului. Este bine când produsul nu este „monolitic”, ci constă din multe elemente, astfel încât să poată fi adăugate, îndepărtate și transformate.
• În continuare - lansarea sistemului la întreprinderea dvs. Dacă compania este capabilă să facă față independent sarcinii de instalare, atunci acest lucru duce la economii uriașe de resurse: timp și bani.

Obiectivul dvs. prioritar dacă doriți să utilizați ERP este să găsiți un produs care nu necesită implementare și întreținere costisitoare.

Cum să găsiți un sistem ERP pentru nivelul dvs. de afaceri

Găsirea unui sistem care nu este prea complex pentru o firmă, dar capabilă să evolueze pe măsură ce crește, nu este o sarcină ușoară. Vă invităm să încercați platforma Comindware Business Application gata pregătită. O soluție ERP tipică de la Comindware are o serie de diferențe față de produsele convenționale:

• Accesibil.
• Potrivit pentru majoritatea companiilor, atât mari cât și mici.
• Dacă aveți un departament IT, specialiștii săi se vor ocupa singuri de implementare și configurare. Procesul de implementare a sistemului ERP în cazul Comindware nu implică implicarea obligatorie a instalatorilor terți.
• Universal pentru automatizarea tuturor proceselor de afaceri care afectează finanțele, personalul, producția și marketingul.
• Ajută la automatizarea rapidă a celor mai solicitate procese de afaceri pentru companie.
• Reglajele sistemului sunt implementate fără a opri lucrul.
• Dacă este necesar, se dezvoltă la nivelul clasicului Sisteme ERP.

Termenul de livrare pentru ERP achiziționat de la noi este considerabil mai scurt decât cel al altor sisteme de gestionare a resurselor. În același timp, îl controlați și nu ea își dictează propriile reguli.

Încercați Comindware Business Application Platform gratuit pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză mai târziu. și vedeți singur cum vă convine.

Dacă aveți probleme cu implementarea sistemelor ERP bazate pe platforma Comindware Business Application Platform, cu siguranță vă vom ajuta să le eliminați și să corectăm totul. Astfel, dacă implementați un sistem ERP în compania dvs., nu depinde de nivelul de dezvoltare al companiei, ci de nivelul capacității unui anumit sistem ERP de a se adapta la nevoile sale actuale. Dacă capacitățile sistemului răspund nevoilor întreprinderii, atunci utilizarea acestuia poate fi considerată pasul potrivit.

informatii suplimentare Comindware Business Application Platform și soluție demo disponibile la cerere

Elena Gaidukova, analist de marketing, manager de marcă al soluțiilor bazate, specialist în parteneriate.

Implementarea sistemelor automate în întreprinderi poate fi realizată în diferite moduri și metode. Unele organizații aleg opțiunea atunci când sistemul este implementat simultan de-a lungul tuturor buclelor de automatizare. Alții preferă o variantă etapizată a automatizării complexe, închizând secvențial o zonă funcțională după alta.

De asemenea, tehnologiile pot diferi: în unele cazuri, se desfășoară o muncă pregătitoare îndelungată, documentarea completă a tuturor cerințelor, proiectarea și implementarea îmbunătățirilor și numai atunci - implementarea sistemului ERP. Uneori, dimpotrivă, se realizează o implementare rapidă a unui produs software într-o funcționalitate tipică, care se finalizează treptat pentru a satisface nevoile și cerințele întreprinderii.

În plus, implementarea sistemului ERP poate fi realizată atât de serviciul IT al întreprinderii, cât și cu implicarea partenerilor 1C. Desigur, serviciul IT, prin definiție, este mai bine versat în problemele întreprinderii, în toate complexitățile și particularitățile producției. Cu toate acestea, de multe ori au nevoie de ajutorul unor terți specialiști în rezolvarea problemelor complexe de automatizare și implementarea sistemelor ERP care acoperă toate aspectele activităților companiei.

Continuând această analiză, puteți identifica alte modalități de implementare și lansare a sistemului în funcțiune. Există atât de multe combinații diferite ale acestor tehnici și tehnologii încât poate fi dificil pentru un specialist neantrenat să înțeleagă și să aleagă cea mai bună opțiune.

Cum să găsiți cea mai bună opțiune de implementare?

De ce o organizație durează ani să implementeze ERP, necesitând costuri imense de muncă și materiale, în timp ce alta, după o scurtă pregătire a angajaților pentru a lucra în sistem, o exploatează cu succes?

Trebuie să începeți prin a nu vă grăbi cu capul în implementarea ERP. În orice caz, vor fi necesare unele lucrări pregătitoare și, desigur, elaborarea unui plan de lucru. Există GOST-uri pentru sisteme automate, care implică parcurgerea unor etape și întocmirea documentelor de proiect pentru implementarea sistemului. În ce măsură este necesar să se respecte recomandările GOST-urilor în fiecare întreprindere specifică este de competența serviciului IT. Trebuie reamintit faptul că aceste documente au fost dezvoltate de mult timp și descriu crearea unui sistem automat „de la zero” și nu implementarea unui produs software finit. Dacă specialiștii în servicii IT își dezvoltă propriul sistem, în esență nu există o alternativă la GOST-uri. Dar dacă utilizați un sistem ERP de circulație gata făcut?

Într-o astfel de situație, există mai multe opțiuni:

• Luați GOST-uri și încercați să le adaptați independent, luând în considerare specificul întreprinderii și nevoile actuale;
• Prin eforturile serviciului IT de a-și dezvolta propria procedură de implementare a sistemului;
• Elaborați o procedură de implementare împreună cu partenerul 1C sau utilizați o ofertă gata făcută de la partener.

Toate celelalte lucruri fiind egale, lucrul cu un partener este cea mai preferabilă opțiune. Într-adevăr, la momentul luării unei decizii, compania nu are specialiști care să cunoască produsul software 1C: ERP și să aibă certificatele 1C corespunzătoare.

Cum să alegeți un partener pentru automatizarea complexă?

1C lucrează cu multe companii mari și mici de integratori. Cum să alegi „propria ta” - una care nu te va dezamăgi?

Din fericire, dezvoltatorul sistemului 1C ERP a furnizat un sistem convenabil de stări care vă va ajuta să navigați și să comparați competențele diferitelor companii.

Un partener 1C care implementează „1C: ERP” trebuie să aibă statutul „1C: ERP Center”. Acest statut înseamnă că compania are competențele și experiența necesare în realizarea de proiecte complexe, iar personalul include manageri de proiect certificați, specialiști în subsistemele ERP și consultanți. În plus, garantează că partenerul are un sistem de management al calității și multe altele.

Atunci când alegeți un partener, este recomandabil să clarificați disponibilitatea propriilor produse software și statutul „Centru pentru dezvoltarea soluțiilor seriale (Centru de dezvoltare)”. Acest lucru va ajuta la concluzia indirectă cu privire la nivelul și calitatea muncii programatorilor-dezvoltatori.

În plus, este logic să verificați dacă partenerul este un centru de instruire certificat 1C pentru a vă asigura că compania dvs. va putea primi instruire de calitate pentru angajații săi.

După ce ați ales un partener, este necesar să decideți procedura de introducere în funcțiune a subsistemelor ERP funcționale.

Cum se implementează?

Ce este mai bine - automatizarea secvențială a proceselor individuale de afaceri și a subsistemelor funcționale sau implementarea sistemului ca întreg în întreaga întreprindere?

În majoritatea cazurilor, o lansare pe etape va fi preferabilă și profitabilă. La urma urmei, cu cât durează mai mult perioada de implementare, cu cât utilizatorii așteaptă mai mult finalizarea îmbunătățirilor, cu atât este mai mare probabilitatea ca până la finalizarea lucrărilor, cerințele lor pentru sistem să se schimbe sau să apară altele noi. Desigur, acest lucru va întârzia și mai mult punerea în funcțiune a sistemului. Ar fi mult mai rezonabil să configurați funcționarea unuia sau altui subsistem cât mai repede posibil și să îndepliniți noile cerințe ale utilizatorilor deja în etapa de menținere a sistemului în funcțiune.

Cu ce ​​subsisteme funcționale este mai oportun să porniți pentru a obține toate avantajele implementării sistemului ERP cât mai curând posibil?

După cum arată experiența și statisticile implementărilor (inclusiv statisticile oficiale ale 1C pe 1C: implementări ERP), este cel mai eficient să porniți automatizarea cu lansarea subsistemelor Vânzări, Depozite și Achiziții. O astfel de succesiune de implementare permite în etapa inițială a proiectului să alinieze și să unifice informațiile de reglementare și de referință ale întregului sistem. În această etapă, funcționalitatea de gestionare a producției nu poate fi utilizată pe deplin, versiunile de produse pot fi reflectate într-un mod simplificat, într-un singur document (numai în scopuri contabile). Specialiștii în implementare vor avea mai mult timp să ia în considerare nuanțele activităților de producție ale întreprinderii și să le implementeze într-o etapă ulterioară, când începe implementarea subsistemului de producție funcțional. De fapt, această schemă implică introducerea subsistemelor conform principiului „de la simplu la complex”.

Situația cu subsistemele HR și Salariu este rezolvată în mod similar. În majoritatea covârșitoare a cazurilor, la începutul unui proiect de automatizare a întreprinderii, aceste sarcini sunt rezolvate într-o configurație separată „1C: Managementul salariului și personalului” și pot fi transferate către sistemul ERP în etapele ulterioare ale proiectului.

La implementare, este necesar să se ia în considerare faptul că, împreună cu sarcinile tranzacționale, controlul proceselor poate fi atribuit sistemelor automate. Astfel, tranzacția „Postarea unei comenzi către un document al furnizorului în sistem” poate fi rezultatul unui proces îndelungat de formare a nevoilor, clarificarea nomenclaturii și a condițiilor de cumpărare, luarea în considerare a propunerilor furnizorilor, aprobarea și aprobarea costului unei comenzi, soluționarea o problemă logistică etc. Astfel, în jurul acestui document se poate parcurge un proces destul de complicat. Dacă documentul, ca atare, este aplicabil în practică pentru majoritatea întreprinderilor, atunci procesele care îl înconjoară sunt unice pentru fiecare organizație specifică. În acest caz, este recomandabil să completați funcționalitatea 1C: ERP cu soluția 1C: Document Management integrată perfect.

Integrarea perfectă permite utilizatorului să lucreze în „1C: ERP” și, în același timp, să utilizeze funcționalitatea „1C: Document Management” fără a lansa nici măcar acest program. Introducerea proceselor de afaceri în 1C: Fluxul de documente ajută la urmărirea etapei în care se află fiecare proces, a acțiunilor care trebuie întreprinse în momentul actual al sistemului și nu numai, a documentelor de elaborat și cu cine să se coordoneze ei etc. În plus, integrarea ERP și a fluxului de lucru face posibilă coordonarea activității diferitelor departamente, organizarea de întâlniri și întâlniri, colaborarea la implementarea deciziilor luate, înregistrarea progresului lucrărilor prin documentele sistemelor automate și determinarea rezultatului realizat.

În plus, 1C: Document Flow va ajuta dacă documentul necesar nu este furnizat pentru a reflecta o anumită operațiune de întreprindere în 1C: ERP. Un astfel de document poate fi generat în 1C: Document Flow și apoi inclus în procesul de afaceri.

Puteți afla mai multe despre costul, funcționalitatea și implementarea 1C ERP

Astfel, integrarea reciprocă a celor două produse software permite evitarea modificărilor inutile ale sistemului automat, scurtează timpul de implementare și accelerează lansarea sistemului în funcțiune.

Sistemele de informații Enterprise Resource Planning (ERP) au devenit un instrument familiar pentru întreprinderile mari și mijlocii. Sarcina lor principală este de a automatiza procesele de afaceri ale companiei (producție, aprovizionare, vânzări), precum și funcțiile de management (planificare, contabilitate, control). Cu toate acestea, statisticile implementărilor sistemului ERP sunt destul de alarmante.

Sistemul ERP nu este chiar un program „cutie”, ca, de exemplu, Microsoft Office care pot fi instalate cu o eficiență egală pe computerele oricărei întreprinderi. Eficacitatea unui sistem ERP depinde în mare măsură de ajustarea acestuia pentru sarcini specifice unei anumite întreprinderi. Numai un sistem ERP proiectat și configurat corect „ajută” să facă afacerea mai ușor de gestionat și „transparentă” pentru managementul companiei.

Schematic, modelul majorității sistemelor ERP poate fi descris după cum urmează: o singură bază date, se primesc toate informațiile primare despre activitățile întreprinderii, iar pe baza lor programul construiește diverse rapoarte, grafice, prognoze, într-un cuvânt, oferă informații analitice depline. Tranzacțiile comerciale sunt înregistrate în sistem o singură dată, iar impactul lor asupra performanței întreprinderii poate fi evaluat imediat, după primirea raportului corespunzător. Deci, principala valoare a sistemului ERP constă în asigurarea integrării informațiilor în toate zonele funcționale ale companiei.

În ciuda faptului că capacitățile sistemelor ERP moderne sunt destul de dezvoltate și sunt în continuă creștere, este posibil ca un miracol să nu se întâmple. Adesea, după introducerea unui sistem informațional corporativ, conducerea nu este încă mulțumită de calitatea suportului informațional. De exemplu, contrar tuturor așteptărilor, costurile forței de muncă pentru efectuarea operațiunilor de rutină nu sunt reduse și, mai important, rămân toate neajunsurile inerente practicii stabilite anterior de realizare a operațiunilor de producție și economice. De obicei vorbim despre execuția incorectă a documentelor primare, prezența stocurilor în exces, încălcări ale politicii de vânzări, în special despre eliberarea produselor către clienții cu obligații neîndeplinite etc. Mai mult, deseori sistemul ERP proiectat este atât de complex și inadecvat pentru sarcinile curente încât nu este utilizat deloc în companie. Și acestea nu sunt cazuri izolate! Potrivit unor rapoarte, în Occident, mai puțin de 50% din implementările sistemului ERP sunt considerate fără succes. Nu există încă informații fiabile despre situația din Rusia, dar este puțin probabil ca tendința să fie diferită.

Există sute de motive pentru implementări nereușite. Dar, de regulă, acestea se bazează pe încălcarea principiilor fundamentale ale proiectării sistemelor de control automatizat (ACS). De obicei, proiectele de implementare a sistemelor ERP nu dau rezultatele scontate datorită proiectării lor fără a lua în considerare strategia de dezvoltare a afacerii; încălcarea principiului construirii unui sistem „de sus în jos”; entuziasm excesiv pentru reproiectarea proceselor de afaceri și subordonarea lor uneori nejustificată față de cerințele funcționalității standard ale sistemului ERP de bază și, dimpotrivă, datorită unei reproiectări radicale a funcționalității de bază.

Greșeala nr. 1. Proiectarea unui sistem ERP fără a lua în considerare strategia de dezvoltare a companiei

Aceasta este una dintre greșelile tipice. Este clar că, la configurarea sistemului, este imposibil să se ia în considerare toate căile potențiale ale dezvoltării companiei în viitorul îndepărtat. De-a lungul anilor, mediul economic în care își desfășoară activitatea întreprinderile ruse s-a schimbat dramatic. De exemplu, în companiile din industria petrolului și gazului, structura de proprietate a fost transformată: organizațiile au retras aproape toate activele non-core, informații despre care a fost o parte integrantă a sistemului automatizat de control și a fost luată în considerare la pregătirea situații financiare consolidate. Multe companii din industria metalurgică au redus considerabil numărul de angajați (unele cu aproape jumătate), ceea ce a afectat în mod natural numărul stațiilor de lucru automatizate.

Este clar că, în timp, sistemele ERP create separat de planurile de restructurare a afacerii vor necesita o modernizare radicală. În caz contrar, acestea se vor transforma într-o povară care interferează cu gestionarea curentă și chiar cu fluxul de documente. Crearea și implementarea unui sistem ERP complet funcțional este un proces lung care în întreprinderile mari poate dura 3 sau chiar 5 ani. Mai mult, sistemul trebuie să fie proiectat astfel încât să funcționeze timp de 2-3 ani, fără actualizare. Prin urmare, atunci când proiectați, este important să reprezentați structura și amploarea afacerii în viitor, cel puțin timp de 3 ani. Erorile de prognoză pot duce la cheltuieli nerezonabil de mari, în special pentru achiziționarea de echipamente de rețea suplimentare și plata pentru traficul de internet, care reprezintă o parte semnificativă din costul deținerii unui sistem ERP. O opțiune complet neplăcută, când după un an sau doi devine evidentă nevoia de a transfera sistemul ERP pe o altă platformă tehnică.

Alte domenii tipice de dezvoltare a afacerii includ extinderea practicii producției la scară mică, crearea unei rețele de sucursale, înlocuirea furnizorilor, reducerea stocurilor de siguranță și înăsprirea cerințelor pentru termenele de livrare. În acest sens, performanța canalelor de telecomunicații interne ar trebui să fie concepută pentru o sarcină crescută, de exemplu, atunci când fluxul de date crește datorită unei reduceri a frecvenței actualizărilor de informații. Dacă performanța canalelor și a bazei de date în sine nu este suficientă, atunci înregistrarea tranzacțiilor comerciale va avea loc mai puțin rapid. În consecință, orice date analitice privind situația actuală nu vor fi pe deplin fiabile.

Greșeala nr. 2. Proiectare sistem ERP de jos în sus

Punerea obiectivelor și perspectivelor companiei pentru dezvoltarea acesteia în sistemul ERP este posibilă numai atunci când se proiectează „de sus în jos” și nu invers. Crearea unui sistem de gestionare a informațiilor este o plăcere costisitoare. Înregistrarea în ea a tuturor datelor care apar în companie este, în principiu, imposibilă. Și, în mod firesc, fiecare dezvoltator din proiect se confruntă cu necesitatea de a trece de la această cantitate completă, într-un anumit sens, de „nelimitată” de informație la un fel de limită. alegerea celor semnificative pentru adopție. decizii de management date în legătură cu „costul problemei” pentru implementarea sa. Fiecare întreprindere circulă în fiecare zi fluxuri enorme de informații despre resurse materiale și tehnice, clienți, personal, potențial de producție etc. Se pune întrebarea: sistemul ERP are nevoie de informații specifice, să zicem, despre performanța unei mașini în ultimele 2 ore sau despre numărul de produse semifabricate pe masa unui anumit lucrător în momentul actual. că aceste informații sunt utilizate indiscutabil în activitățile de management?

Fiecare nivel de management are propriile sale nevoi de sprijin pentru informații. Dar aceste date nu ar trebui în niciun caz să fie redundante.

Distribuția fluxurilor de informații va fi corectă dacă începeți să construiți sistemul cu o clarificare a nevoilor de informații ale nivelurilor superioare de management, coborând treptat „în jos”. Cu această abordare, în primul rând, indicatorii necesari management de top, precum și frecvența calculului acestora. Apoi sunt stabilite datele cerute de următorul nivel de management din ierarhie etc. Aceasta elimină riscul creării unui sistem care va genera informații care sunt insuficiente pentru luarea deciziilor de management de către conducerea superioară.

În practică, proiectanții, care nu urmăresc să ofere suport informațional pentru luarea deciziilor manageriale, fie încearcă să introducă cantitatea maximă de date în sistem, crescând astfel nejustificat costul sistemului de control automat, fie pierd unele informații importante pentru un anumit nivel de management. Drept urmare, managementul suferă, din cauza suportului informațional insuficient și prematur.

Și conducerea companiei, în cel mai bun caz, are acces la spațiul informațional care conține cantități uriașe de date. Dar practic nu i se oferă niciodată informațiile cumulate necesare pentru luarea deciziilor de management. Bineînțeles, un astfel de obiectiv important de creare și implementare a unui sistem ERP, precum consolidarea controlului, nu este de asemenea atins.

În practică, există multe exemple când chiar și un sistem automat complet funcțional din clasa ERP nu satisface nevoile de informații ale aparatului de gestionare. De exemplu, șeful unei întreprinderi metalurgice, atunci când a analizat situația cu creanțe, s-a confruntat cu următoarea problemă: sistemul utilizat în lucrare ar putea furniza doar o listă nestructurată a debitorilor fără nici o grupare după importanță, prin gravitație specificăîn suma totală a datoriei, termenelor etc.

Pentru ca întreprinderea, după ce a cheltuit fonduri semnificative, să nu obțină un sistem de contabilitate ineficient din cauza fragmentării, sistemul ERP trebuie conceput, concentrându-se pe obiectivele companiei, definind în mod consecvent tipul și caracteristicile informațiilor necesare pentru fiecare nivel de management, începând cu cu conducerea superioară.

Greșeală numărul 3. Reinginerizarea redundantă a proceselor de afaceri

Destul de des, o companie care implementează un sistem ERP fie este de acord să reingenierizeze toate procesele de afaceri și subordonarea acestora la cerințele funcționalității de bază a sistemului selectat, fie insistă să mențină practica de lucru existentă și, în consecință, pe o restructurare radicală a sistemul selectat (și uneori la rescrierea completă). Aceste două extreme se adaugă la lista motivelor eșecului în crearea și implementarea sistemelor ERP.

În primul caz, există un mare risc ca sistemul, creat cu așteptarea unei restructurări radicale a proceselor de afaceri, să nu fie utilizat deloc. Experiența arată că schimbările fundamentale în procesele de afaceri sunt dificile și rareori prind rădăcini și este încă mai bine să îmbunătățim sistemul de management al companiei într-un mod evolutiv.

Sistemele ERP occidentale sunt dezvoltate luând în considerare experiența mondială în construirea și optimizarea proceselor de afaceri. Desigur, toate acestea ar trebui luate în considerare la îmbunătățirea sistemului de management al întreprinderilor rusești. În același timp, referințele la practica occidentală adesea folosite de designeri nu sunt pe deplin corecte, deoarece companii interne lucrează într-un mediu economic diferit, iar tranziția la standardele occidentale nu este întotdeauna recomandabilă.

În al doilea caz, sistemul rezultat își pierde fiabilitatea datorită modificărilor și prelucrărilor. În consecință, riscurile prelucrării eronate a informațiilor de intrare cresc brusc. Mai mult, nu va exista niciun beneficiu din automatizarea proceselor de afaceri ineficiente ale companiei. Dimpotrivă, va fi lipsită de oportunitatea de a-și îmbunătăți activitățile, deoarece vor fi strânse în cadrul rigid al programului. În acest sens, este extrem de important să se determine corect echilibrul optim între reinginerizarea proceselor de afaceri și rafinarea sistemului.

Greșeala # 4. Evaluarea incorectă a eficienței economice a implementării unui sistem ERP

Rentabilitatea implementării unui sistem ERP este probabil cea mai dificilă întrebare pentru un manager de a răspunde. Este clar că implementarea implică costuri considerabile pentru automatizarea generală (calculatoare, servere, echipamente de rețea, licențe, servicii de consultanță etc.). În acest sens, este important să se compare costurile automatizării unui anumit proces, având în vedere locul său în sistemul ERP, cu rezultatele economice finale ale proiectului în ansamblu. Adică, este necesar să răspundem la întrebarea, care va fi rezultatul păstrării evidenței operațiunilor corespunzătoare în sistem sau furnizării unor astfel de date unui astfel de manager? Ce pierderi va ajuta acest lucru să se evite? Cum să îmbunătățim eficiența resurselor utilizate? În ce rezerve vă vor permite să vă implicați activități de producție? În caz contrar, crește riscul ca costurile automatizării proceselor să nu se achite.

Este necesar să răspundeți la întrebarea, care este prețul includerii oricărei informații, în toate etapele proiectării sistemului ERP. În primul rând, atunci când se determină structura sa funcțională, alegerea unei platforme de bază, asistență tehnică și alte soluții generale pentru sistem în etapa de dezvoltare a conceptului său, apoi la elaborarea unei sarcini tehnice. În plus, este important să puneți întrebarea despre rentabilitate în etapa de reglare fină a prototipului sistemului la versiunea finală.

În același timp, amintiți-vă că cele mai bune rezultate din implementarea unui sistem ERP sunt obținute dacă este proiectat pentru o întreprindere cu un sistem de management bine construit.

Tehnologie și practică de proiectare a sistemelor ERP.

În practică, procesul de proiectare arată astfel: Clientul formulează cerințele consolidate pentru sistemul creat, care formează baza Conceptului și a Termenilor de Referință dezvoltate de o organizație de proiectare externă. Acest proces este întotdeauna precedat de o analiză a producției și a activităților economice ale companiei clienți. Scopul studierii proceselor de afaceri este de a determina „ blocaje„în sprijinul informațiilor și identificarea rezervelor pentru îmbunătățirea eficienței companiei. Pe baza unor variante de studii, Conceptul definește conturul sistemului creat, și anume: sistemul ERP de bază; structură funcțională; Suport informațional; numărul de stații de lucru necesare; suport tehnic... La dezvoltarea conceptului, se acordă o atenție specială perspectivelor de dezvoltare ale afacerii clientului. Cadrul în care este important să se înțeleagă (să reprezinte) perspectivele dezvoltării afacerii este determinat pe baza termenilor de dezvoltare și implementare a sistemului (care depind de amploarea companiei: de la 6 luni la 3 ani); perioada de funcționare a sistemului fără a fi necesară modernizarea acestuia (este de dorit ca perioada de perimare a sistemului să fie de cel puțin doi ani). Conceptul, format pe baza unui studiu preliminar, poate conține mai multe opțiuni alternative principale pentru dezvoltarea automatizării sistemului de control al clientului. Fiecare opțiune trebuie evaluată pe baza raportului cost / beneficiu. Alegerea conceptului este efectuată de client și servește ca bază pentru dezvoltarea Termenilor de Referință (TOR). Cerințele de sistem sunt elaborate în detaliu aici. TK este documentul principal care definește cerințele, organizarea și performanța muncii, în conformitate cu care se realizează proiectarea sistemului ERP și livrarea acestuia către client. Următoarea etapă este dezvoltarea unui model de procese de afaceri care urmează să fie (procese de afaceri în condițiile funcționării unui sistem ERP). Modelul este creat pe baza specificațiilor tehnice și descrie într-o manieră extinsă relațiile manageriale și informaționale din sistem. Această etapă este esențială în activitatea de creare a unui sistem ERP. Acest lucru se datorează faptului că rezultatele sale permit angajaților și conducerii companiei clienți să își formeze o viziune a funcționării întreprinderii lor în condițiile de utilizare a sistemului ERP și să clarifice cerințele pentru acesta. Pentru companiile mari, este recomandabil să dezvolte un proiect de proiect (înainte de a dezvolta un model de procese de afaceri care urmează să fie), în care să fie determinate principalele soluții de proiectare (cu numărul de locuri de muncă peste 60). Proiectarea tehnologică se realizează pe baza specificațiilor tehnice, a soluțiilor de proiectare aprobate în etapa de proiectare preliminară și a unui model de procese de afaceri care urmează să fie. În această etapă, ar trebui efectuată o analiză a corespondenței algoritmilor de calcul și a metodelor de control încorporate în software-ul sistemului ERP care urmează a fi implementat, la algoritmii și metodele specifice utilizate în practica companiei clienți. Pe baza rezultatelor analizei, se determină „lacunele” în funcționalitatea sistemului și se iau deciziile de proiectare necesare pentru a le elimina. Eficiența proiectelor pentru crearea și implementarea sistemelor integrate de control automatizat este cu atât mai mare, cu cât cooperarea mai strânsă dintre client și dezvoltator la toate etapele de proiectare.