لارين ميخائيل فاسيليفيتش

إدارة الوثائق في المنظمات: قضايا التاريخ والمنهجية

التخصص: 05.25.02 - "أفلام وثائقية وإدارة الوثائق وعلوم المحفوظات"

أطروحة لدرجة دكتوراه في العلوم التاريخية

موسكو 2000

تم تنفيذ العمل في معهد عموم روسيا للبحث العلمي لشؤون التوثيق والمحفوظات

أهمية الموضوع. إن إنشاء دولة قانونية في بلدنا مع مؤسسات عاملة بشكل فعال من السلطة التمثيلية والتنفيذية والقضائية والإنتاج والعلم والتعليم مشروط ليس فقط بأساس قانوني شامل وكامل لأنشطتها ، ولكن أيضًا من خلال تشكيل عقلاني ، قواعد وإجراءات محددة لعملها ، بما في ذلك في مجال العمل مع الوثائق. لتعزيز الدولة الروسية ، يمكن أن تكون الإدارة العقلانية للوثائق إحدى النقاط المرجعية الهامة لتقوية الجهاز الإداري وعنصرًا أساسيًا لاستقراره.

تشكل المعلومات الموثقة أساس الإدارة ، وتستند فعاليتها إلى حد كبير على إنتاج واستهلاك المعلومات. في المجتمع الحديث ، أصبحت المعلومات موردا كاملا للإنتاج ، وعنصرا هاما في الحياة الاجتماعية والسياسية للمجتمع. تحدد جودة المعلومات جودة التحكم ، حيث أن المعلومات ، مثل نظام الدورة الدموية ، تتخلل جميع الضوابط ، وتزودها بإمكانيات الطاقة وتضعها في حركة هادفة.

يتم تسجيل المعلومات في المستندات التي تعطيها شكلاً تنظيميًا وتنقلها عبر الزمان والمكان. تشكل الوثائق والمعلومات الوثائقية أساس قرارات الإدارة وهي تجسيد مادي لها وتوفر القوة القانونية وبالتالي تساهم في تنفيذها.

إن مشاكل توثيق أنشطة المنظمات وإدارة الوثائق قديمة قدم الوثائق نفسها "والإدارة. وفي الوقت الحاضر ، تتحقق هذه المشكلة من خلال التطور السريع لتقنيات المعلومات الجديدة ، والإعلام المتسارع للمجتمع.

النمو المستمر في حجم التوثيق في جميع أنحاء العالم ، وزيادة استخدام أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية في معالجة المعلومات ، واستخدام الوسائط غير الورقية والأهداف الأخرى

تقود العوامل المتخصصين إلى استنتاج مفاده أنه من الضروري البحث عن فرص جديدة لإتقان وإدارة المعلومات الموثقة. مع تركيز اهتمامنا على مشكلة إدارة الوثائق في المنظمات ، اخترنا اتجاهًا للبحث العلمي ذي صلة في المرحلة الحالية ، وله أهمية نظرية وعملية.

لإدارة الوثائق الحديثة ، من المهم دراسة إمكانيات تقنيات المعلومات الحديثة من وجهة نظر استخدامها في إدارة الوثائق. من الضروري تحليل الإنجازات المتراكمة في مجال نظرية وممارسة إدارة السجلات ، لتحديد الاتجاهات في تطويرها والحصول على نتائج علمية جديدة على هذا الأساس.

يرجع اختيار موضوع هذه الدراسة إلى عدة عوامل:

أولاً ، وجود نظام اجتماعي للمجتمع ، مرتبط بالحاجة إلى تبسيط البيئة الوثائقية كوسيلة لزيادة كفاءة الإدارة ، في المقام الأول للدولة ؛

ثانيًا ، الحاجة إلى خدمة الأرشفة في روسيا لإجراء دراسة عميقة للمشكلات المترابطة لإدارة السجلات وعلم المحفوظات في الظروف الجديدة لتحويلها إلى تطورات علمية تطبيقية ؛

ثالثًا ، المعدلات المتزايدة لإضفاء الطابع المعلوماتي على روسيا والمهام العاجلة لدخولها إلى فضاء المعلومات العالمي ، بما في ذلك مجال إدارة الوثائق.

إن حل مشكلة إدارة المستندات في الظروف الحديثة ، في رأينا ، سيجعل من الممكن تكوين موارد معلومات للمنظمات بشكل هادف ، وضمان أدائها الفعال ، وأيضًا الوصول المفتوح إلى موارد المعلومات للمستهلكين بأقل قدر من الوقت والجهد والأموال. .

درجة التفصيل ودراسة الموضوع. وتجدر الإشارة إلى أن قضايا إدارة الوثائق في الأدب الروسي لم تثار كمستقلة حتى الآن. فقط في بعض الحالات

روبوت أ. سوكوفا ، يمكن للمرء أن يرى محاولات إدخال إدارة المستندات كموضوع بحث في خطة التدريج باعتباره انعكاسًا للتجربة الأجنبية واتجاهًا واعدًا لتطوير إدارة المستندات المحلية وتنظيم العمل المكتبي 1.

وفي الوقت نفسه ، في البلدان المتقدمة ، التي تجاوزت منذ فترة طويلة مرحلة "التراكم الأولي" لتكنولوجيا الكمبيوتر والاتصالات ، في مجتمع يوصف الآن بأنه "ما بعد الصناعة" أو "المعلوماتي" ، يتلقى تطور مشاكل إدارة الوثائق المزيد والمزيد الانتباه.

تظهر دراسة لأعمال الخبراء الغربيين أن معظم العلماء يميلون إلى التعرف على إدارة الوثائق كوظيفة كاملة لإدارة المنظمة (F. Horton، C. Lennon، A. Mordell، A. Ricks، C. Har، D. MacLeod ، J. Summerville ، D. Stephens وغيرها). يجب التأكيد على أن العديد من العلماء والمتخصصين قد أشاروا مرارًا وتكرارًا إلى أهمية التفاعل بين إدارة الوثائق وإدارة المعلومات في المنظمات ، وتقييم الوثائق كجزء لا يتجزأ من موارد معلومات المنظمة. بناءً على هذا التقييم ، تم طرح مطلب لاستخدام أعمق لتقنيات المعلومات الجديدة في العمل مع الوثائق وإدراج هياكل إدارة المستندات في البنية التحتية العامة للمنظمات. من السمات المميزة لدراسات المتخصصين الغربيين تركيزها على سد الفجوة التكنولوجية والتنظيمية بين العمل المكتبي وتخزين الإدارات للوثائق 3.

من الواضح أن لروسيا تاريخها الخاص

1 سوكوفا أ. توثيق الأعمال في مجال الإدارة. - م: المعرفة ، 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe؟ // Deutschcr Dokumentartag 1994. Proceedings، DGD، 1994، p. 11-38 ؛ ماكدونالد د. إدارة الوثائق في مؤسسة حديثة. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1220 "ص" ؛ روبرتج م. في عصر المعلومات - إدارة عالمية منهجية ومنهجية للمعلومات الإدارية. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1144 "p" ، إلخ.

1 خلايا كر. إدارة التوثيق والمعلومات والمحفوظات في الشركات. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 889 "p" ؛ ريكس أ. يعمل المكتب كوظيفة أرشيفية. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 946 "p" ، إلخ.

التقاليد في مجال العمل بالوثائق ، والاستعارة المباشرة للتجربة الغربية والأساليب الغربية أمر مستحيل. وهذا ما دفع إلى ضرورة دراسة مشاكل تطور التوثيق المحلي وتطوير العمل المكتبي ، من أجل تحليل وتقييم المستوى الذي تم تحقيقه لمعالجة مسألة إمكانية وطرق تطبيق المبادئ الأساسية وأساليب التوثيق. الإدارة في روسيا الحديثة.

حتى الآن ، جمعت إدارة الوثائق المحلية قدرًا كبيرًا من المعرفة ، تنعكس في الأعمال العلمية لـ MGIAI و VNIIDAD ، ومجموعات المقالات ، وأدلة التدريس والمنهجية ، ومواد المؤتمرات. لسوء الحظ ، لا توجد حتى الآن دراسات أحادية كبيرة. الأعمال المنشورة هي بشكل رئيسي في طبيعة الكتب المدرسية والوسائل التعليمية (أعمال V.I. Andreeva ، T.V. Kuznetsova ، Ya.Z. Livshits ، K.G. Mityaeva ، VS Mingalev ، A.V. Pshenko ، A.N. Sokova ، فريق مؤلفي قسم التوثيق والتوثيق دعم جامعة الولاية للإدارة).

أعمال K.G. Mityaev ، الذي كان أول من اقترح مصطلح "إدارة السجلات" وقدم مساهمة نظرية وعملية كبيرة في تطوير إدارة السجلات كنظام علمي 1.

كلغ. حدد Mityaev لأول مرة بشكل منهجي تاريخ العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة واتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، مع تسليط الضوء على الفترات الرئيسية لتطورها ، وخصائص أنواع مختلفة من العمل المكتبي ، وإظهار علاقة العمل المكتبي مع أنظمة البناء المقابلة جهاز الدولةوالترابط بين تطوير العمل المكتبي والأرشفة. أدت الكتب المدرسية اللاحقة للمعهد التاريخي والأرشيفي بشكل أساسي إلى زيادة كمية المواد المقدمة حول تاريخ العمل المكتبي ، مما أدى إلى توسيع الإطار الزمني للفترة المشمولة.

في الوقت نفسه ، في السبعينيات والثمانينيات ، كانت الوسائل التعليمية بواسطة T.V. تشكيل-

1 ميتييف ك. تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1959 ؛ إنه نفس الشيء. نظرية وممارسة الأرشفة. كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1946 ؛ إنه نفس الشيء. التوثيق ومهامه وآفاق التطوير // Vopr. دراسات أرشيفية. - 1964. - رقم 2 ، إلخ.

tsovoy ، Ya.Z. ليفشيتس ، م. إليوشينكو والعلماء الآخرين الذين طوروا إدارة الوثائق كنظام علمي ويعكسون قضايا مصطلحات الوثائق وأنظمة التوثيق ، ووظائف الوثائق وتطورها ، ودور التوثيق في عمليات الإدارة ، وإثارة قضايا إدارة الوثائق الأساسية لإدارة الوثائق ، والنظر في مشاكل تأثير تكنولوجيا الحوسبة الإلكترونية على دعم التوثيقإدارة.

وتجدر الإشارة إلى عمل علماء VNIIDAD ، الذين حلوا باستمرار ، منذ إنشاء المعهد في عام 1966 ، مشاكل إدارة الوثائق ، وتنظيم العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة ، وأتمتة العمل مع الوثائق. تم تقديم مساهمة كبيرة في دراسة الفئات الرئيسية لإدارة السجلات من قبل أ. ماليتيكوف ، ف. Banaskzhevich ، K.I. رودلسون وعلماء آخرون.

مساهمة كبيرة في تطوير إدارة السجلات هي أطروحات الدكتوراه والماجستير التي تم الدفاع عنها في MGIAI و VNIIDAD ، والتي تعتبر مهمة أيضًا لهذا البحث. أطروحة الدكتوراه أ. سوكوفا ، حيث لأول مرة بعد K.G. Mityaeva ، جرت محاولة ناجحة لصياغة نظرية إدارة السجلات في سياق إدخال تقنيات المعلومات الجديدة في الممارسة 1.

تراعي أطروحات الدكتوراه ، كقاعدة عامة ، جوانب معينة من نظرية وممارسة إدارة السجلات. من بين أكثر القضايا تطوراً هي قضايا تاريخ إدارة الوثائق والعمل المكتبي في الفترة السوفيتية (أعمال V.I. Andreeva ، IM Baginsky ، VD Banasyukevich ، MP Bobyleva ، M.I. Dodonova ، M.N. ، Kremer BI ، Kuzmicheva AD ، Podolskaya IA ، Raikhtsauma AL ، Selskogo DI ، Tamm IE ، إلخ.) 2.

"Sokova AN تطوير إدارة السجلات السوفيتية في ظل ظروف الثورة العلمية والتكنولوجية (1960-1980): ملخص المؤلف للأطروحة .... دكتوراه في العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M ، 1987." Andreeva IN و. الاتجاهات الرئيسية للتنظيم العلمي للعمل الإداري والعمل المكتبي لجهاز الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (بناءً على مواد الدوريات الدورية في عشرينيات القرن الماضي): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1985 ؛ باجينسكي ايم. في. Kuibyshev حول تحسين الأجهزة والعمل المكتبي لمفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين في الاتحاد السوفياتي: ملخص المؤلف. ديس.

كانت فترة ما قبل الثورة أقل دراسة (Vyalova L.M. ، Lukashevich AA) 1.

تم تخصيص جزء من الأطروحة لدراسة أنظمة التوثيق وتوثيق وظائف الإدارة (أعمال T. للأشياء الفردية ، والمؤسسات من نفس النوع (Arkhipova NI ، Mozhaeva NG ، Morozov EA ، Pshenko AV ، Sirotkin AN ، Stepanov E. A.) 3. تمت معالجة قضايا توحيد وتوحيد المستندات بعمق كبير (Vasiliev M.A.، Kokorev V.I.، Sankina L.V.، Sokova A.N.، Yankovaya V.F.) 4. في بعض الرسائل (Malitikov A.S.، Predein E.V.،

مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م .. 1979 ؛ Raikhtsaum A.L. تحسين الجهاز الإداري والعمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية من قبل هيئات الترشيد غير الإدارية (1924-1931): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978 ؛ تم آي. تشكيل مكتب الدولة السوفياتي. 1917-1923: ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.00.02 / MGIAI. - M. 1975، إلخ. 1 Vyalova L.M. تنظيم العمل المكتبي لهيئات الحكومة المركزية في القوانين التشريعية للإمبراطورية الروسية في النصف الأول من القرن التاسع عشر: أفتوريف. ديس. ... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1987 ؛ Lukashevich AA ، تطوير وثائق مكتب المقاطعة في 70-90s: ملخص المؤلف. ديس. ... كان. IST. علوم. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1995.

"Bykova T.A. تشكيل نظام التوثيق الإداري التنمية الاجتماعيةالتعاونيات العمالية. 1965-1985 (على سبيل المثال الصناعة الكهربائية): Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1988 ؛ Krasavin A.S. توثيق النشاط العمالي لموظفي الجهات تسيطر عليها الحكومة(التاريخ والحالة الحالية): ملخص المؤلف. ديس. ... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978 ؛ تشوكوفينكوف أ. تنظيم تخزين واستخدام الوثائق المقروءة آليًا في مجال الإدارة: Avtoref. ديس. ... كان. العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1987 ، إلخ.

Arkhipova N.I. دعم التوثيق لإدارة مراكز الحوسبة (التاريخ والحالة الحالية وآفاق التنمية): Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978 ؛ إيه في بيشينكو توثيق أنشطة خدمة الأرشفة في المرحلة الحالية: Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1983 ؛ إي إيه ستيبانوف تحسين عمليات التوثيق في نظام إدارة التعليم العالي والثانوي المتخصص في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (التاريخ والحالة الحالية): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1979 ، إلخ.

4 فاسيليف م. مشكلة توحيد النص وثائق الإدارةالمستخدمة في الأعمال المكتبية للمؤسسات السوفيتية (التاريخ والحالة الحالية): Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1975 ؛ Sankina L.V. تحسين أشكال وثائق الإدارة على أساس التوحيد القياسي والتوحيد (1917-1980): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ،

Shchensnovich G.G.) نظر في المشاكل العامة والخاصة لعمل خدمات إدارة الوثائق.

تظهر دراسة بحث الأطروحة أن مشاكل إدارة الوثائق لا تنعكس بعمق فيها ، فهي تتطلب نهجًا شاملاً حديثًا ودراسة.

في العقد الماضي ، للأسف ، اختل التوازن بين البحث النظري والبحث التطبيقي لصالح الأخير. يتضح هذا من خلال عدد كبير من الوسائل التعليمية والأدلة للعاملين في الأعمال المكتبية العملية ، والتي تفسر ، بشكل رئيسي ، الإمكانات العلمية والمنهجية المتراكمة للعلوم الوثائقية.

يوجد الآن اتجاه نحو الاستعادة التدريجية للتوازن المضطرب وتعزيز البحث النظري في مجال دعم التوثيق للإدارة. تهدف العديد من المنشورات الحديثة للمجلات المتخصصة ومجموعات المؤتمرات العلمية إلى حل المشكلات العاجلة للعمل مع الوثائق في الظروف الحديثة وحماية المعلومات الموثقة والمصطلحات وتاريخ العمل المكتبي ، الدعم القانونيتوثيق أنشطة الموظفين الإداريين ، وتأثير تقنيات المعلومات الجديدة على تنظيم سير العمل والتوثيق ، ومشاكل الوثائق الإلكترونية. على الرغم من القيمة الكبيرة ، فإن هذه الأعمال تسلط الضوء فقط على جوانب معينة من إدارة المستندات ويمكن أن تكون بمثابة مادة بحثية سليمة للمعالجة التحليلية والتركيبية اللاحقة.

لا يمكن دراسة مشكلة إدارة الوثائق دون تحليل الأدبيات الأرشيفية. قام علماء المحفوظات بعمل جاد

1983 ؛ يانكوفايا ف. تحسين نصوص الوثائق الإدارية (الجانب النظري): Avtoref. ديس .... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - M. ، 1987 ، إلخ. "Malitikov A.S. الاتجاهات الرئيسية للبحث الوثائقي والأرشيف في الاتحاد السوفياتي (1956-1970): ملخص المؤلف ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M.، 1971 ؛ Shchensnovich GG تطوير المبادئ الأساسية لتنظيم نظام التوثيق في ظروف نظام التحكم الآلي: ملخص أطروحة .... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. -M.، 1975.

العمل البحثي المهم لفهم نظرية المعرفة للوثيقة ، وتشكيل وتطوير أنظمة التوثيق ، ونظام المصطلحات لإدارة الوثائق (A.V. Elpat'evsky ، V.P. Kozlov ، A.D. Stepansky ، E.V. Starostin ، إلخ). لقد بذل المتخصصون في مجال الدراسات الأرشيفية الكثير لفهم خصائص المعلومات في المستند ، مشيرين إلى العلاقة بين مصفوفات المستندات وموارد المعلومات. في أعمال منفصلة عن الدراسات الأرشيفية (V.N. Avtokratov ، K.B. Gelman-Vinogradov) ، تم إثبات التشابه في عمليات معالجة المعلومات في كل من الإدارة التشغيلية وفي مرحلة التخزين الأرشيفي للوثائق. تهم الأعمال التي تظهر العلاقة بين العمل المكتبي وشؤون الأرشفة ، وهي عملية الانتقال التدريجي للعمل المكتبي إلى اختصاص الهيئات الأرشيفية 1. تكشف الدراسات الأرشيفية عن تغيير في قيمة أنواع معينة من الوثائق في سياقها التطور التاريخي، تكشف عن تطور أنظمة التوثيق فيما يتعلق بتطور الدولة وطرق تنظيمها.

ترتبط إدارة الوثائق كفئة علمية ارتباطًا وثيقًا بالمعلومات وتنظيم عمليات المعلومات في الإدارة ، وبالتالي فإن تحليل الأدبيات حول نظرية المعلومات وأنظمة المعلومات والمعلومات وحوسبة العمل مع الوثائق هو جزء أساسي من هذا البحث. بادئ ذي بدء ، هذه دراسات تعكس المشكلات المرتبطة بفهم الخصائص الأساسية للمعلومات باعتبارها المادة الأولية لتنظيم المصفوفات الوثائقية. أعمال م. أورسولا ، أ. جوكوفا ، يو. تشيرنياك ، ف. أتاح أفاناسييف وآخرون ، المكتوبون في سنوات مختلفة ، إمكانية تشكيل أساس نظري بُنيت عليه الفكرة الرئيسية للارتباط الذي لا ينفصم للمعلومات والتوثيق ، وتم تحديد إمكانيات تطبيق منهجية المعلومات لإدارة الوثائق. في أعمال G.G. أرتامونوف ، ج. ولفرام ،

"Ermakova IN تشكيل وتطوير عمل مكتب الدولة السوفيتي (1917-1959): ملخص المؤلف للأطروحة. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M. ، 1994 ؛ Pshenichny A.P. اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية وروسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية (1929-1938): ملخص المؤلف لأطروحة ... مرشح العلوم التاريخية ، 05.25.02 / MGIAI. - M ، 1985 ، إلخ.

الجحيم. بحث أورسولا وعلماء آخرون بعمق في المشكلات الأساسية ذات الأهمية لتشكيل وتشغيل موارد المعلومات بالمعنى العالمي وفي إطار المنظمات الفردية. لم تتلق مشكلة موارد المعلومات حلاً نهائيًا بعد ، ومع ذلك ، تمت صياغة الفئات المفاهيمية والأحكام المنهجية والمفاهيمية الأساسية المهمة لهذه الدراسة في هذه الأعمال.

في أعمال علماء الكمبيوتر ، تظهر مشكلات إدارة المستندات على أنها ثانوية وليست أساسية ، وليس لديهم دراسة لقضايا دعم التوثيق والتوثيق في سياق تطوير تقنيات المعلومات الجديدة. لم يتم توضيح هذه المشكلة بأي شكل من الأشكال في عدد من المفاهيم مثل "معالجة المعلومات" ، "الوصول إلى المعلومات" ، "اتصالات المعلومات" ، "تخزين المعلومات" ، "استخدام المعلومات" ، على الرغم من أن كل هذه "المعلومات" هي عمليًا مستندات على وسائط مختلفة ، يغلب عليها الورق ".

ضعيف التطور في الأدب وقضايا الوثائق الإلكترونية. هناك تناقضات خطيرة في المصطلحات ، ونقص في الأفكار الواضحة حول طبيعة وخصائص المستندات الإلكترونية ، وعلاقتها بالوثائق الإلكترونية والتقليدية والمقروءة آليًا. ومع ذلك ، فإن تحليل هذه المجموعة من الدراسات يجعل من الممكن صياغة فهم وثائقي للموضوع واستخدام هذه الأعمال لحل المشكلة العلمية لإدارة الوثائق 2.

من الأهمية بمكان لدراسة الموضوع دراسة الأعمال المتعلقة بإدارة المعلومات - وهو نظام علمي جديد ظهر في البلدان المتقدمة جنبًا إلى جنب مع مجتمع المعلومات. في الأدبيات المحلية ، إدارة المعلومات كنظام

1 Klimenko S.V.، Krokhin IV، Kushch V.M.، Lagutin YL. الوثائق الإلكترونية على شبكات الشركات: مجيء جوتنبرج الثاني. - M: Ankey - Ektrends ، 1999 ، إلخ.

2 تيخونوف في آي ، يوشن آي إف. المحفوظات الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية // الوطن والمحفوظات. - 1999. - رقم 2. - س 19-20 ؛ كوريلو أ. حول النظام القانوني للوثيقة الإلكترونية في نظام التسويات الإلكترونية بين البنوك // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3 ، إلخ.

موضوع الأساليب ينعكس بشكل سيء للغاية. فقط في عمل A.V. Kostrov ، الذي تم إعداده في شكل كتاب مدرسي ، جرت محاولة لتقديم جوهر إدارة المعلومات بشكل منهجي ، للأسف ، دون الرجوع إلى الظروف الروسية. "في عملنا ، ولأول مرة ، دراسة لإدارة المعلومات من وجهة نظر بدأت إدارة الوثائق وتم استخلاص الاستنتاجات التي تسمح لنا بتقييم إدارة المعلومات باعتبارها اتجاهًا واعدًا لإدارة مستندات التطوير باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة. . الأحكام المفاهيمية والخبرة العملية في إنشاء وتشغيل نظام دعم المعلومات لأعلى هيئات سلطة الدولة في الاتحاد الروسي.

نظرًا للمستوى غير الكافي من التفصيل والتغطية لمشكلة إدارة المعلومات في الأدب المحلي ، حاول المؤلف سد هذه الفجوة بالبحوث الأجنبية ، وخاصة باللغة الألمانية. تكشف أعمال R. Kulen و I. Herget و G. Verzig و V. Wolfram و T. Seeger و E. Vogel وعلماء آخرون فهمهم لجوهر إدارة المعلومات كنظام علمي ومجال للإدارة العملية 4. في الوقت نفسه ، يجب التأكيد على ذلك

1 Kostrov A.V. مقدمة في إدارة المعلومات: كتاب مدرسي. دليل / فلادي ميرسك. حالة تقنية. un-t. - فلاديمير ، 1996 ؛ انظر أيضًا: Perel I.S.، Slavin V.N. نشاط المعلومات بالخارج ومشكلات إدارة المعلومات / NPO Poisk. - م ، 1992 ؛ م. ن. كوستوماروف إدارة نظم المعلومات بالخارج / RSTU. - م ، 1996.

2 لارين ميغابايت. إدارة الوثائق وتقنيات المعلومات الجديدة. - م: كتاب علمي 1998.

3 Nikitov V.A.، Orlov E.I.، Starovoitov A.V.، Savin G.I. دعم المعلومات من الإدارة العامة. - م: الحوار السلافي ، 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationmanagements in informationwissenschaftlichen Sludienangeboten // informationspezialisten fur Europa. الإجراءات // كونستانس ، 1990 ؛ Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main، 1994. - S. 183-187؛ كوهلين ر.

لم تحاول أي من هذه الأوراق فعليًا تطبيق أحكام إدارة المعلومات على إدارة السجلات.

من المستحيل إيجاد حل كامل لمشكلة إدارة المستندات بدون دعم قانوني. من الواضح أن تعزيز دور القانون في روسيا الحديثة شرط ضروري لفعالية الإدارة العامة. في السنوات الأخيرة ، أصبح مجال المعلومات والتوثيق موضوعًا مستقلاً للبحث من قبل علماء القانون ، وحتى تم تشكيل فرع جديد - قانون المعلومات. في عمل V.A. Kopylov ، يتم تنظيم جميع الإجراءات القانونية الحالية المتعلقة بتنظيم المعلومات والتوثيق والتخزين الأرشيفي للوثائق 1. ويلفت المؤلف الانتباه إلى فئة "المعلومات الموثقة" ، التي يرى أنها لا تنعكس بشكل كاف في التشريع الحالي ، ويطرح مهمة الحل القانوني لمشاكل المستندات الإلكترونية.

انا. باتشيلو. تُعد أعمالها مثالًا حيًا على الاستجابة المناسبة للعالم لتحديات العصر وهي ذات قيمة كبيرة لهذا البحث 2.

Informationmarkt. - كونستانس ، 1995 ؛ SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - كلغ. ساور ، 1990 ؛ Vogel E. Informationmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. باند 2 ، ك. ساور ، 1990 ، ص 897-927 ؛ ويرسيج. المنظمات - Kommunikation: Die Kunst، ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag ، بادن بادن ، 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag losef Eul، Gladbach-Koln، 1996 ، إلخ.

1 كوبيلوف ف. قانون المعلومات. - م: فقيه ، 1997 ؛ إنه نفس الشيء. المعلومات كهدف من التنظيم القانوني // NTI / VINITI. - م ، - 1996. - رقم 8 ؛ إنه نفس الشيء. حول مسألة ملكية المعلومات // NTI. سر. 1. تنظيم ومنهجية العمل الإعلامي / فينيتي. - م ، - 1998. - رقم 3.

~ تعليق على القانون الفيدرالي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" (محرر بواسطة I.L. Bachilo، A.V. Volokitin ، إلخ). موسكو: IGP RAS ، 1996 ؛ Bachilo I.L. حول ملكية موارد المعلومات // موارد المعلومات لروسيا. - م ، - 1997. - رقم 4 ؛ هي نفسها. موارد المعلومات كموضوع للقانون وكموضوع للعلاقات ينظمها القانون المدني للاتحاد الروسي // المرجع نفسه. -J999. - رقم 1 ؛ هي نفسها.

يتم تنفيذ إدارة الوثائق كوظيفة إدارية في المنظمات في سياق عملية صنع القرار لتحقيق الهدف المحدد. هذا هو السبب في أن إدارة الوثائق ترتبط ارتباطًا وثيقًا بمشكلات الإدارة ، والهياكل التنظيمية ، وقضايا تصميم أنظمة إدارة المعلومات ، وتنفيذها وتشغيلها ، مع أتمتة إجراءات وعمليات الإدارة.

تظهر الأبحاث الحديثة حول إدارة المنظمات الأهمية الكبيرة لمعالجة المعلومات العقلانية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية. تؤثر عولمة العمليات الاقتصادية والاجتماعية والمعلوماتية بشكل مباشر على جودة الإدارة. تنعكس طرق حل المشكلات الإدارية في المنظمات على خلفية الواقع الجيوسياسي الحديث مع مراعاة تطور مجتمع المعلومات في عدد من الدراسات والمقالات الأحادية الكبيرة والكتب المدرسية الحديثة للمتخصصين المحليين والغربيين ".

يحدث تطور المستند وأنظمة العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة في ظروف تاريخية محددة ومشروط بها. تسلط أعمال الباحثين في التاريخ الروسي ، وخاصة مؤرخو مؤسسات الدولة ، الضوء على العلاقة الوثيقة بين إصلاحات المكاتب والإصلاحات الإدارية ومدى ملاءمتها للظروف الاجتماعية والاقتصادية والسياسية لفترة معينة من التاريخ الروسي. تعمل أعمال ن. إروشكينا و ت. Korzhikhina ، وكذلك T.G. أرخيبوفا ، أ. سينينا ، ت. سميرنوفا ، س. Strekopytov ، علماء آخرون حول تاريخ المؤسسات الحكومية يوضحون بوضوح بناء نظام إدارة في حقبة ومواضيع تاريخية محددة

القضايا القانونية للتوثيق في سياق المعلوماتية // مشاكل التشريع في مجال المعلوماتية: الملخصات. نقل السابعة لعموم روسيا. أسيوط. - م: GUP "VIMI" 1999 وغيرها.

"إدارة المنظمة: Textbook / Under the Editor of A.G. Porshnev، Z.P. Rumyantseva، N.A Salomatin. - M.: Infra، 1998؛ Kulba V.V.، Malyugin V.D.، Shubin A.N.، Bye MA Introduction to إدارة المعلومات... - SPb. ، 1999 ؛ مارك د ، ماكجاون ك. منهجية التحليل والتصميم الهيكلي / الترجمة. من الانجليزية - م: ميتا تكنولوجي ، 1993 ؛ عالم إدارة المشاريع / إد. X. Reschke ، X. Schelle. - م: آلان ، 1994 ؛ Mescon MZ ، Albert M "Hedouri F. أساسيات الإدارة. - م: ديلو ، 1992 ، إلخ.

بنفس الطريقة ، فإنها تتيح الفرصة لاستكشاف تنظيم العمل المكتبي في جهاز الإدارة.

دراسة المصدر كتخصص علمي قريبة بما يكفي لتوثيق العلوم من حيث حل مشاكل الدراسة المنهجية لمجموعة الوثائق في التطور التاريخي. في هذا الصدد ، أعمال Borodka-na L.I. ، Voronkova S.V. ، Golikov A.G. ، Kashtanov S.M. ، Kozlov V.P. ، Medushevskaya O.M. ، Muravyev V.A. ، Sokolov A K. ، Schmidt S.O. وآخرون جعلوا من الممكن استخدام الخبرة المكتسبة من خلال البحث المصدر لتحليل تطور الوثائق وأنظمة التوثيق.

يُظهر التحليل أنه على الرغم من وجود قدر كبير من البحث الذي تم إجراؤه في المجالات ذات الصلة بالمشكلة المطروحة ، فمن الضروري تحديد تطور ضعيف جدًا للمشكلة الفعلية لإدارة المستندات. وبالتالي ، فإن قضايا العلاقة بين إصلاحات الإدارة العامة والعمل المكتبي ، ودور تنظيم الدولة للبيئة الوثائقية لم يتم تطويرها بشكل كافٍ ؛ تتطلب المشكلات الاصطلاحية للوثيقة وتطورها تحت تأثير العوامل الاجتماعية والتقنية دراسة منهجية أكثر تعمقًا. فترة ما بعد الاتحاد السوفياتي لتطوير العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة المرتبط بالتغييرات في الهياكل والوظائف الإدارية ، وحل مشاكل دخول روسيا إلى فضاء المعلومات العالمي هو أمر لا شك فيه من الناحية التاريخية. حتى الآن ، لا توجد دراسة شاملة وشاملة لإدارة الوثائق ، مع الأخذ في الاعتبار تحليل تقنيات المعلومات الجديدة المطبقة.

موضوع البحث في الأطروحة هو المعلومات الموثقة في أنظمة التحكم. يتم استيفاء المعلومات الموثقة في عملية الإدارة دور حاسمتوفير تعبئة موارد المعلومات للمنظمات. فيما يتعلق بتعقيد هيكل ومحتوى موارد المعلومات ، فإن النمو الهائل لحجمها ، تظهر أهم مهمة لإدارتها العقلانية.

لا يعود الوضع الحالي لبيئة الأفلام الوثائقية إلى التحولات الاجتماعية والاقتصادية فحسب ، بل يرجع أيضًا إلى تطور تقنيات المعلومات. من الأهمية بمكان في الإدارة الحديثة تقنيات وأدوات الكمبيوتر التي توفر ، على أساس التشريعات الحالية والمعايير القانونية الأخرى ، كفاءة تحديد وجمع ومعالجة والبحث ونقل المعلومات ، وموثوقية تخزينها ، والوصول عن بعد ، وتوفير المعلومات في الوقت المناسب ، في الوسط المناسب وبالشكل المطلوب ، مع مراعاة المتطلبات النفسية والمريحة. فتح الوصول إلى موارد المعلومات العالمية ، والانتقال إلى التوثيق الإلكتروني ، وتخزين المستندات ونقلها ، أي الانتقال إلى طرق جديدة بشكل أساسي لتنظيم المعلومات والوصول إليها ، ووضع المشكلات العلمية والتطبيقية الجديدة بشكل أساسي قبل إدارة السجلات ، وعلوم الأرشفة ، وصناعة الأفلام الوثائقية ، وغيرها من التخصصات العلمية التي تحتوي على وثيقة كموضوع للبحث. يتطلب حلهم فهم التجربة التاريخية الغنية لتطور المستند كحامل للمعلومات ، وتطوير العمل المكتبي ، وتغيير شركات النقل والتقنيات ، وصياغة التبعيات المقابلة.

موضوع البحث هو إدارة الوثائق في المنظمات. تعتبر إدارة الوثائق كموضوع بحث فئة علمية جديدة. ومع ذلك ، فهو يعتمد على الخبرة السابقة والأساس النظري والمنهجي لإدارة المستندات المحلية ، ودراسة المستند تقليديًا وأنظمة التوثيق وتوثيق العمليات وتنظيم العمل مع المستندات في الإدارة. نحن نعتبر إدارة المستندات بمثابة مرحلة تكاملية وأعلى في تطوير مفاهيم مثل العمل المكتبي وإدارة المستندات.

"إدارة الوثائق" كمصطلح عالمي له اعتراف وتوزيع دولي. يشير إلى إدارة إنشاء واستخدام والاحتفاظ بوثائق المنظمة خلال

دورة الحياة على أساس مبادئ الاقتصاد والكفاءة ، باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة التي توفر إدارة الجودة فيما يتعلق بالوثائق كمورد إداري كامل. إذا تم تعيين دور وظيفة الإدارة الفنية للعمل المكتبي ، وكانت وثائق الإدارة مهمة مساعدة ، فسيتم تعيين دور وظيفة الإدارة الرئيسية لإدارة المستندات في المؤسسة.

يتم النظر في إدارة السجلات من قبلنا في الظروف المحددة لعمل المنظمات. في هذه الحالة ، تُفهم المنظمة على أنها أي هيكل يتوافق مع المفهوم القانوني للمنظمة ، بغض النظر عن المستوى الهرمي والتوجه الوظيفي وشكل الملكية.

الغرض من بحث الأطروحة هو حل المشكلة العلمية لإدارة الوثائق في سياق تقنيات المعلومات الجديدة في المنظمات من مختلف الأنواع ، لتشكيل مفهوم ومنهجية إدارة موارد الوثائق لاتخاذ القرار على أساس إدارة المعلومات في التطور التاريخي.

الأهداف الرئيسية للدراسة:

تحليل دور المعلومات في الإدارة وهيكل موارد المعلومات الحديثة في المنظمات ؛

دراسة تاريخ العمل المكتبي المحلي وتطور الوثيقة كأساس لإدارة الوثائق الحديثة ؛

البحث في تفاصيل المستندات الإلكترونية ؛

تطوير مبادئ لإنشاء نظام إدارة الوثائق على الصعيد الوطني وقضايا دعمها القانوني ؛

التحليل الوثائقي لتقنيات المعلومات الحديثة والأنظمة الآلية لإدارة الوثائق ؛

البحث في إدارة المعلومات كأساس منهجي لبناء نظام إدارة الوثائق في المنظمة.

يتم تحديد الإطار الزمني للبحث حسب تفاصيل الموضوع المختار. في بعض المناطق ، يغطون الفترة التاريخية من لحظة ظهور الدولة المركزية الروسية حتى الوقت الحاضر ، لكن الجزء الرئيسي من العمل يغطي مشاكل إدارة الوثائق في العقد الماضي.

بالتعمق في تاريخ العمل المكتبي ، سعينا إلى تحقيق هدف تتبع الترابط بين إصلاحات الإدارة العامة وإصلاحات عمل المكتب ، وتحديد استمرارية وخصائص أنظمة عمل المكاتب في مختلف العصور التاريخية ، وإظهار عملية تحويل العمل المكتبي إلى دعم التوثيق. للإدارة وخلق المتطلبات الأساسية للانتقال إلى إدارة الوثائق في الظروف الحديثة لإعلام المجتمع. ترجع دراسة الوثيقة باعتبارها الهدف الرئيسي لإدارة المستندات إلى عملية تكوين إدارة المستندات كنظام علمي ، لذلك أولينا مزيدًا من الاهتمام للفترة التي تبدأ من الستينيات ، عندما كانت إدارة المستندات كنظام علمي. وُلد وظهر قدر كبير من البحث حول القضايا المتعلقة بعمل مستند في جميع مجالات الحياة العامة.

لقد نظرنا في قضايا أتمتة المكاتب في اتصال لا ينفصم مع إضفاء الطابع المعلوماتي على المجتمع ، والتي نشأت بدايتها من خلال انتشار تكنولوجيا الحوسبة الإلكترونية وتطوير أنظمة التحكم الآلي في مطلع الستينيات والسبعينيات من القرن العشرين. ظهرت مشكلة إدارة المعلومات في الممارسة الغربية في أوائل السبعينيات ، وكانت هذه السنوات هي التي اتخذناها كنقطة انطلاق للنظر فيها.

وبالتالي ، تطلبت الطبيعة متعددة التخصصات للدراسة عمليات استرجاع تاريخية متفاوتة العمق ، اعتمادًا على مدى ضرورتها لأغراض هذا العمل.

كفرضية عمل ، طرحنا الموقف بأن المتطلبات الأساسية اللازمة لنطاق واسع

تنفيذ إدارة الوثائق في المنظمات على أساس منهجية إدارة المعلومات ، بما يتوافق مع المستوى الذي تم تحقيقه لإضفاء الطابع المعلوماتي على البلد والظروف الاجتماعية والاقتصادية.

أساس منهجية البحث الأطروحة هو نهج واقعي وشامل لتحليل تطوير إدارة الوثائق ، والنظر فيها بطريقة شاملة وديناميكيات ، مع الأخذ في الاعتبار مجموعة الحقائق الكاملة ورفض وجهة نظر أيديولوجية من تاريخ المشكلة. منهجية العمل هي مزيج إبداعي من طرق مختلفة: علمي عام ، طرق علوم أخرى ، وفي الواقع ، دراسات وثائقية. لحل المهام المحددة ، تم استخدام طرق البحث التقليدية: تاريخية ، منهجية ، مقارنة (دراسات مقارنة) ، هيكلية وظيفية ، تصنيف ونمذجة ، إحصائية ، بالإضافة إلى طرق خاصة أخرى.

يتم لعب الدور الرئيسي في هذا العمل من خلال الطريقة المنهجية كإتجاه للمعرفة العلمية ، والذي يقوم على اعتبار الأشياء كنظم ، أي الكشف عن سلامة كائن ، وتحديد أنواع مختلفة من الاتصالات فيه وإدخالها في صورة واحدة.

قاعدة مصدر الرسالة. مع الأخذ في الاعتبار التطور غير الكافي للموضوع ، أثناء العمل على الرسالة ، تم استخدام مجموعة واسعة من المصادر ، والتي يمكن تقسيمها إلى المجموعات الرئيسية التالية: القوانين التشريعية والحكومية بشأن المعلوماتية والأرشفة وإدارة الوثائق والعمل المكتبي والتوحيد ؛ المواد المعيارية والمنهجية ، معايير الدولة ؛ قواميس مصطلحات ، أدبيات منهجية ؛ التقارير العلمية والمواد البحثية المخزنة في صندوق المراجع والمعلومات الخاص بـ OCSTI VNIIDAD ؛ وثائق أرشيفية.

بالإضافة إلى ذلك ، في عملية إعداد العمل ، استخدم المؤلف تجربته الخاصة في البحث العلمي والتصميم التنظيمي حول قضايا إدارة الوثائق ، ودعم التوثيق للإدارة (العمل المكتبي) ، ونتائج التدريب الأجنبي.

الاهتمام هو مجموعة من القوانين التشريعية والتنظيمية ، والتي تسمح لنا دراستها بتتبع تطور تنظيم الدولة لعمل المكتب.

في روسيا ما قبل الثورة ، كان عدد من الإجراءات القانونية سارية بشكل ثابت ، والتي كرست قواعد النظام وعمل المكتب الجماعي. من بينها ، من الضروري تسليط الضوء على اللوائح العامة لعام 1720 ، التي وضعت لأول مرة في تاريخ روسيا العمل المكتبي على أساس ثابت للقانون وحددت مبادئه الأساسية لما يقرب من قرنين من الزمان 1.

في الوقت السوفياتيكما تم الاهتمام بمسائل التوثيق وتصميمها التشريعي. كانت المراسيم الأولى للحكومة السوفيتية بشأن القضايا الكتابية في طبيعة الأفعال القانونية المتفرقة بشأن قضايا الساعة لتوثيق الإجراءات الإدارية. تنعكس في المجموعات المنشورة من الأعمال المعيارية 2.

ترتبط المجموعة التالية من الأفعال القانونية المستخدمة في العمل بأنشطة NK RFKI التابعة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والهيئات التابعة لها لتحسين العمل المكتبي في عشرينيات وأوائل ثلاثينيات القرن الماضي 3.

كانت الإجراءات المعيارية للحكومة السوفيتية تتطلب اهتمامًا خاصًا ، والتي تكشف باستمرار عن انتقال العمل المكتبي إلى اختصاص الهيئات الأرشيفية ، والتغيير في مهامها ووظائفها في الفترة السوفيتية من التاريخ ، فضلاً عن الوثائق المتعلقة بالتطور. من نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي 4.

القانون الرئيسي الذي يحدد سياسة الدولة الحديثة وحقوق المواطنين الروس في مجال تبادل المعلومات والوثائق هو دستور الاتحاد الروسي ، حيث

1 اللوائح العامة بتاريخ 28 فبراير 1720 // PSZ للإمبراطورية الروسية. -ت. السادس. - رقم 3534 ؛ مؤسسات إدارة مقاطعات الإمبراطورية الروسية عمومًا // PSZ للإمبراطورية الروسية. صبر. أولا. - T. XX. - رقم 14392 ؛ المؤسسة العامة للوزارات في عام 1811 // PSZ للإمبراطورية الروسية. - جمعت. أولا. - ت. - رقم 24686. "مجموعة من التشريعات والأوامر الصادرة عن حكومة العمال والفلاحين في روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية (1918-1923).

التنظيم العلمي للعمل والإنتاج والإدارة: مجموعة الوثائق والمواد 1918-1930. - م ، 1969.

المراسيم والمراسيم الرئيسية للحكومة السوفيتية بشأن محفوظات 1918-1982. - م: Glavarkhiv اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، 1985.

مكتوب: "لكل فرد الحق في السعي بحرية للحصول على المعلومات وتلقيها ونقلها وإنتاجها وتوزيعها بأي طريقة قانونية ..." (الجزء 4 ، المادة 29).

في الاتحاد الروسي ، في وضع القواعد الدستورية على المستوى التشريعي ، الأسس سياسة عامةفيما يتعلق بالمعلومات والتوثيق. إن العمود الفقري في هذا المجال هو القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" 1. يحدد النظام القانوني لتوثيق المعلومات ، وملكية المستندات الفردية والمصفوفات الفردية للوثائق في أنظمة المعلومات ، وفئات المعلومات حسب مستوى الوصول إليها ، وإجراءات الحماية القانونية للمعلومات. كما يحدد القانون مسؤولية السلطات والمنظمات العامة ومسؤوليها عن الجرائم عند التعامل مع المعلومات الموثقة.

يحتل التشريع الخاص بصندوق الأرشيف والمحفوظات في الاتحاد الروسي مكانة مهمة في عدد من القوانين التشريعية التي تنظم العمل بالوثائق. وهو يتألف من أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي "بشأن صندوق أرشيف الاتحاد الروسي والمحفوظات" والقوانين المقابلة للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي ، والتشريعات القانونية الأخرى للاتحاد الروسي والجمهوريات ، فضلاً عن الأراضي والمناطق ومناطق الحكم الذاتي ومناطق الحكم الذاتي ومدن موسكو وسانت بطرسبرغ. تنظم أصول التشريع تكوين وتنظيم التخزين والمحاسبة واستخدام المحفوظات وصناديق المحفوظات وإدارتها لضمان سلامة الوثائق الأرشيفية واستخدامها الشامل لصالح المواطنين والمجتمع والدولة. ومع ذلك ، لا تحتوي هذه القوانين التشريعية على تنظيم قانوني لقضايا العمل المكتبي.

في عملية العمل ، تم استخدام التشريعات الأجنبية أيضًا (بيلاروسيا ، قيرغيزستان ، الولايات المتحدة الأمريكية ، أوزبكستان ، ألمانيا ، جمهورية التشيك ، إلخ).

"SZ RF. -1995. -رقم 8. -الفن 609.

~ Slave ™ من مجلس نواب الشعب في الاتحاد الروسي ومجلس السوفيات الأعلى للاتحاد الروسي. - 1993. - رقم 33.

المصادر الهامة للبحث هي المواد التنظيمية والمنهجية ومعايير الدولة بشأن قضايا التوثيق والمصنفات وقوائم الوثائق. في هذه المجموعة من المصادر ، من الضروري ملاحظة جميع إصدارات نظام الدولة الموحد لإدارة السجلات ، وأنظمة التوثيق الموحدة ، وقواعد تشغيل أرشيفات الولاية والإدارات ، وقوائم المستندات التي تشير إلى فترات التخزين ، وتعليمات حفظ السجلات ، والنشرات و أوصاف الأنظمة الآلية المطورة لإدارة الوثائق ، ومعايير الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والاتحاد الروسي ، والاتحادات ، والمعايير الدولية في مجال التوثيق.

في عملية إعداد بحث الأطروحة ، تم استخدام العديد من الدوريات: "أرشيف Otechestvennye" ، "Bulletin of the archivist" ، "العمل المكتبي" ، "شؤون السكرتارية" ، "شؤون الموظفين" ، مجلات أخرى ذات مواضيع متخصصة وذات صلة ، مواد المؤتمرات والندوات والندوات العلمية. كما شاركت في نشر المجلات العلمية الأجنبية ، وخاصة "إدارة السجلات guar-terly" (الولايات المتحدة الأمريكية) و "Nachrichten fur Dokumentation" و "Der Archivar" و "Cogito" (FRG ").

في سياق العمل ، تم استخدام وثائق أرشيفية حول موضوع البحث. الوثائق الأرشيفية حول تاريخ طي وتطوير أعمال المكاتب السوفيتية مهمة بشكل خاص. من بينها ، ينبغي للمرء أن يسلط الضوء على وثائق NK RFL ومعهد تكنولوجيا الإدارة ، والتي كانت تتعامل بشكل خاص مع قضايا تحسين العمل المكتبي في 1920s1.

ترتبط الأحكام والاستنتاجات الرئيسية للأطروحة ارتباطًا مباشرًا بالعمل البحثي لهذا الملف الشخصي لمعهد عموم روسيا للبحث العلمي للتوثيق وشؤون المحفوظات التابع لدائرة الأرشفة الفيدرالية في روسيا ، وقد وجدت تطبيقًا عمليًا في تطوير عدد من موضوعات البحث التي أجريت تحت إشراف المؤلف ، وفي تطور معياري - منهجي معقد -

1 غارف. واو R-374. مفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ؛ واو P-4084. معهد الدولة للهندسة الإدارية.

الحالي للمعهد.

ترتبط الجدة العلمية والأهمية النظرية للعمل بنقص البحث العلمي النظري والتطبيقي الأساسي في مجال إدارة الوثائق في المنظمات في إدارة الوثائق المحلية.

هذا العمل هو أول دراسة منهجية تتميز بنهج متعدد التخصصات ، باستخدام منهجية إدارة التاريخ والمعلومات ، بالإضافة إلى تقنيات وطرق إدارة السجلات وعلم الأرشفة والمعلوماتية. السمة المميزة للدراسة هي المبرر القانوني للحلول المقترحة. تقدم الأطروحة باستمرار فكرة أن إدارة الوثائق في سياق الإدارة الحديثة وتطوير تقنيات المعلومات الجديدة يجب أن تصبح مرحلة جديدة في تطوير دعم الإدارة الوثائقية ، والميزة الرئيسية لها هي الاعتراف بمصدر المعلومات كأحد مصادر المعلومات. أهم موارد أي منظمة. في الأطروحة ، ولأول مرة في علم الوثائق المحلي ، يتم التحقيق في مشاكل المستندات الإلكترونية وإظهار مكانها في نظام إدارة المستندات ، وقد تم اقتراح تدابير تهدف إلى توسيع المجال القانوني لتنظيم دورة حياة المستندات في الإدارة التشغيلية من خلال تطوير قانون حول التوثيق ، يتم تقديم المفهوم والمحتوى الرئيسي له في عمل الأطروحة ... تم وضع مقترحات حول المحتوى والآلية العملية لتنفيذ سياسة الدولة ، بهدف القضاء على ظواهر الأزمات في مجال توثيق وتنظيم العمل مع الوثائق في الإدارة.

تدعم الأطروحة تطبيق منهجية إدارة المعلومات كتوجه علمي جديد فيما يتعلق بإدارة الوثائق.

استحسان العمل. يتم تحديد الأحكام الرئيسية للأطروحة في المنشورات حول موضوع البحث ، والتي تم اختبارها من قبل المؤلف في الوثيقة-

القلق والرسائل في عدد من المؤتمرات العلمية. من بينها المؤتمر العلمي والعملي الدولي السنوي "الوثيقة في مجتمع المعلومات" (1993-1999) ، ومؤتمر عموم روسيا "NTI-95" ، ومؤتمر عموم روسيا "علم الأرشيف ودراسة المصدر للتاريخ الروسي: المشاكل التفاعل في المرحلة الحالية (1996 ، 1999).) ، المؤتمر العلمي والعملي "وثيقة. أرشيف. تاريخ. الحداثة "لجامعة ولاية أورال (2000) ، مؤتمرات المعهد التاريخي والمحفوظ التابع للجامعة الروسية الحكومية للعلوم الإنسانية ، الندوة المنهجية لـ VNIIDAD ، المؤتمر العلمي السنوي للمعهد الدولي لعلوم المحفوظات (1994-2000 ، سلوفينيا ) ، المؤتمرات العلمية للجمعية الألمانية للمسجلين (1994 و 1997) ، الندوة الدولية حول المعلومات والتوثيق (FRG ، 1994) ، المنتدى الدولي للوثائق الإلكترونية (بروكسل ، 1997) ، مؤتمر عموم روسيا "المشاكل القانونية لمجتمع المعلومات "(1999).

الأهمية العملية للعمل. يمكن استخدام المواد التحليلية الكبيرة المستخدمة في الرسالة ، ونتائج البحث التي تم الحصول عليها في إنشاء أعمال عامة وكتب مدرسية حول إدارة المستندات الحديثة ، عند اختيار منهجية لتطوير وتصميم أنظمة إدارة المستندات الآلية في المنظمات أو أنظمة إدارة المعلومات الحقيقية .

يمكن أيضًا استخدام مواد الأطروحة في إعداد الدورات العامة والخاصة ، في تحديد موضوعات وأساليب الدورات الدراسية للطلاب وأطروحات الدبلوم في تخصصات علوم الوثائق.

تم استخدام أحكام الأطروحة عند إنشاء مسودة لطبعة جديدة من نظام الدولة لتوثيق دعم الإدارة ، وهي مسودة للتعليمات النموذجية حول العمل المكتبي للهيئات التنفيذية الفيدرالية ، في تطوير القواعد الارشادية، قواميس اصطلاحية ، عدد من أعمال البحث العلمي

وفقًا لخطة البحث لدائرة المحفوظات الفيدرالية والبرنامج الفرعي "تطوير شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي في إطار برنامج الهدف الاتحادي" تطوير الثقافة والفن والحفاظ عليهما "، أثناء تنفيذ مشروع" الإنشاء والتطوير نظام معلومات للمعلومات التنظيمية والمنهجية والقانونية لإدارة السجلات والأرشفة "البرنامج العلمي والتقني الفيدرالي المستهدف" البحث والتطوير في المجالات ذات الأولوية لتطوير العلوم والتكنولوجيا للأغراض المدنية "للفترة 1996-20001.

حدد الغرض من البحث وأهدافه اختيار هيكل الأطروحة. يتكون عمل الأطروحة من مقدمة وخمسة فصول وخاتمة وقائمة بالمصادر والأدبيات ومرفقات الرسالة.

يفحص الفصل الأول من أطروحة "المعلومات الموثقة كمورد إداري" دور المعلومات في الإدارة ، وتشكيل البنية التحتية للمعلومات للمنظمات ، وقضايا إنشاء موارد المعلومات.

ممثلو فروع المعرفة المختلفة لديهم مناهج مختلفة لتعريف المعلومات. بغض النظر عن الالتزام بوجهة نظر أو أخرى ، يميل المزيد والمزيد من العلماء إلى التعرف على المعلومات كفئة أساسية من العلوم بشكل عام ، فئة علمية عامة. يعرّف القانون الفيدرالي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" المعلومات على أنها معلومات حول الأشخاص والأشياء والحقائق والأحداث والظواهر والعمليات ، بغض النظر عن شكل عرضها. دخل مفهوم "المعلومات" بقوة في الأدب الوثائقي والأرشيف. تمت دراسة هذا المفهوم بشكل أساسي في أعمال V.N. أفتوكراتوفا ، ج. فوروبييفا ، تلفزيون. كوزنتسوفا ، ك. رودلسون ، أ. سوكوفا وعلماء آخرون.

يرتبط مفهوم "عملية المعلومات" ارتباطًا وثيقًا بمفهوم "المعلومات". عملية المعلومات هي مزيج معقد من كائن ، موضوع

دولة واحدة عقد رقم 205-19100 - ف مدير المشروع م. لارين.

2 أورسول أ. الطريق إلى نووسفير. - م: لوتش ، 1993. - ص 81.

والمعلومات 1. تشمل عمليات المعلومات ثلاث مراحل رئيسية: الإنتاج (التنشئة الاجتماعية للمعرفة) ، والتداول (المعالجة ، والتحويل ، والتخزين ، والبحث ، والتوزيع ، والنقل ، والاتصال إلى المستهلك) والاستهلاك (الاستلام ، والإدراك ، والاستخدام) للمعلومات.

تتميز نظم المعلومات في الأدب الحديث بأنها مجاميع متكاملة ووحدة مصطنعة لطرق ووسائل النشر ومعالجة تحليلية وتراكم وتخزين وبحث وتوفير المعلومات المطلوبة للمستهلكين المهتمين في شكل وحجم معين 2. تم تصميم هذه الأنظمة لدعم حل مشاكل الإدارة بشكل هادف.

المعلومات هي أساس الإدارة. بمساعدتها ، تتحقق الروابط بين الأنظمة الفرعية المُدارة والمُسيطر عليها ، بين الروابط الفردية للمنظمات. يتم تصنيف المعلومات المستخدمة لأغراض الإدارة وفقًا للعديد من المعايير ، كل منها ضروري لتكوين موارد المعلومات.

المعلومات لها بعض الخصائص المشتركة بين جميع أنواعها 3. يجب اعتبار الخاصية الرئيسية للمعلومات ارتباطها الذي لا ينفصل مع نظام تنظيم ذاتي معين. الخصائص الهامة الأخرى للمعلومات هي الهيكلية والمعنى والقيمة. يتم التعبير عن قيمة المعلومات من حيث المحتوى والتوقيت والاكتمال والموثوقية والكفاءة.

تؤدي المعلومات على المستوى العالمي العديد من المهام في حياة المجتمع ، حيث توفر التواصل بين عناصر النظام الاجتماعي ، وتحفظ المعرفة وتنقلها ، وتشكل ذاكرة الإنسانية. من الضروري تسليط الضوء على الدور الاستثنائي الذي تلعبه المعلومات في المنظمات ، لأنه بمساعدتها يوجد تفاعل فعال بين مستويات التسلسل الهرمي للإدارة وموضوعاتها وكائناتها.

رقم 1 Kovayachenko ID طرق البحث التاريخية. - م ، 1987. - ص 109.

2 رايكوف أ. وحدة الفضاء القانوني والمعلوماتي / STI. - سر. 1. Org. ومنهجية العمل المعلوماتي. - 1997. - رقم 7. - ص 4.

Kulikovsky L.F. ، Motov V.V. الأسس النظرية لعمليات المعلومات. - م: العالي. المدرسة ، 1987.-S. 12.

يتم تفسير المنظمة الحديثة على أنها تعليم معقد ومعقد. معظم المنظمات عبارة عن أنظمة مفتوحة وشاملة وتتألف من العديد من الأجزاء المترابطة والمتشابكة بشكل وثيق مع العالم الخارجي. لكل منظمة بيئة داخلية وخارجية.

مصادر المعلومات الخارجية والداخلية التي تؤثر على المنظمة من بيئة المعلومات الخاصة بها. على أساسها ، في سياق أنشطة المنظمة ، تنشأ البنية التحتية للمعلومات كنظام خاص لدعم الحياة يوفر للمستخدمين المعلومات ذات الصلة. تلعب المعلومات الموثقة دورًا مركزيًا في هذه البنية التحتية. عناصرها الأخرى هي تكنولوجيا المعلومات وموظفي المعلومات.

البنية التحتية للمعلومات للمؤسسة هي نظام معقد يجمع بين المعلومات المنظمة وغير المهيكلة ، وعمليات المعلومات التي تتفاعل مع البيئة الخارجية للمؤسسة وتغطي تدفقات المعلومات ، وهي مصممة لتوحيد جميع مستويات الإدارة ، بما في ذلك أماكن العمل ، في آلية لتحقيق الأهداف التي تعمل بشكل فعال على أساس منظمات موارد المعلومات التي تم إنشاؤها.

إن الموقف من المعلومات كمورد يعني أنه ، عن طريق القياس مع الموارد الأخرى (التمويل ، المعدات ، المواد ، التقنيات ، الموظفين) ، يجب إنشاء آلية لإدارة موارد المعلومات ، وإنشاء الهياكل المناسبة ، وتطوير التقنيات الجديدة. تتمثل إحدى الخصائص المهمة لمورد المعلومات في جودته ودرجة الاكتمال لتلبية احتياجات المعلومات الإجمالية للمنظمة.

وفقًا للقانون الفيدرالي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، تُفهم موارد المعلومات على أنها مستندات فردية ومصفوفات منفصلة من المستندات والوثائق ومصفوفات المستندات في أنظمة المعلومات (المكتبات ودور المحفوظات والصناديق.

بنوك البيانات وأنظمة المعلومات الأخرى) 1. شرط أساسيإدراج المعلومات في مصادر المعلومات هو توثيق للمعلومات. وبالتالي ، فإن الوثيقة هي الأساس الأساسي لمصادر المعلومات. في الوقت نفسه ، في رأينا ، يجب أن يتضمن مصدر المعلومات معلومات عن وسائل الإعلام التي لا تتمتع بوضع الوثيقة الرسمية.

تملأ المعلومات الموثقة الجزء الأكبر من تدفقات الوثائق وموارد المعلومات للمنظمات. وكما يلاحظ العالم الألماني ت. سيغر في هذا الصدد ، فإن "الوثائق تشكل" المادة الخام "لاستخراج البيانات الوثائقية ، والتي تصل إلى المستخدمين نتيجة لأنشطة المعلومات" 2.

المعلومات الموثقة هي الأساس الأساسي لمصدر معلومات أي منظمة. هذه هي المعلومات التي تستخدم بشكل رئيسي في الإدارة. يتيح لك التوثيق إصلاحها على وسيط معين ، ومنحها النموذج التنظيمي الضروري ، والمصادقة والتحقق من الصحة ، وتوفير التفاصيل اللازمة لتحديدها من أجل البحث والاستخدام ، وكذلك توفير دعم المعلومات الكامل لعمليات الإدارة وتجميع مصدر معلومات لتطوير المنظمة والحفاظ على الذاكرة الفردية عنها في الزمان والمكان. بناءً على ذلك ، فإن دراسة الوثيقة كشكل من أشكال التنظيم وعرض المعلومات في عمليات الإدارة لها أهمية علمية وعملية كبيرة ومستقلة.

الفصل الثاني "بعض مشاكل تطور وثيقة إدارة" يبحث في تطوير مصطلح "وثيقة" ، وخصائص وثائق الإدارة وموضوع جديد لإدارة السجلات - وثيقة إلكترونية.

1 القانون الاتحادي المؤرخ 20 فبراير 1995 رقم 24-FZ "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" // SZ RF. - 1995. - رقم 8. - فن. 609. "Grondlagen der praktischen Information und Dokumentation. Op. Cit. - T. 1. - S. 4.

يعد تاريخ المستند والتوثيق كمجموعة من المستندات المترابطة بواسطة روابط رسمية ومنطقية أحد أكثر الموضوعات إثارة للاهتمام في إدارة المستندات ولم يتم دراسته بشكل كافٍ حتى الآن. يسمح لنا التاريخ بتتبع تطور الوثيقة وعلاقتها بالتغيرات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية في المجتمع. من بين الخصائص الرئيسية لعملية تطوير المستندات ، يمكن للمرء تسمية ظهور نماذج المستندات وتغييرها وحفظها وتحويلها ، وتغيير النسبة في العمليات الاجتماعية والإدارية لأنواع مختلفة من المستندات ، وتأثير التقنيات الجديدة على المستند ، بالإضافة إلى استدامة الوظائف الرئيسية للوثيقة: حفظ (تثبيت) المعلومات ونقلها لاحقًا في الزمان والمكان. يمكن استنتاج أن الوثائق والوثائق تنشأ فيما يتعلق بالاحتياجات الاجتماعية للفرد ومهام الدولة. أي وثيقة لها وظيفة مقابلة أو تركيبة ، بسبب الغرض من إنشاء وثيقة.

لسوء الحظ ، حتى الآن ، لا توجد وحدة بين المتخصصين في مجال إدارة السجلات وعلوم الأرشيف وعلم المكتبات في فهم مصطلح "الوثيقة" ، على الرغم من وجود عدد من التعريفات التشريعية والمضيفة. في نفس الوقت ، مثل هذا التعريف ضروري لتطوير نظرية إدارة السجلات وعلم المحفوظات ، لتحسين طريقة العمل مع الوثائق.

يستخدم مصطلح "وثيقة" في العديد من مجالات المعرفة ويرتبط بموضوع بحثهم. يعتبر التوثيق الوثيقة كأداة إدارية أو تخزين أرشيفية ، وفي هذا الصدد ، تدرس وظائفها ودورها في التطور التاريخي ؛ تعتبر الدراسات الأرشيفية ، ودراسات المصدر ، وعلم الاجتماع أن المستند هو ناقل للمعلومات حول الماضي أو الحاضر.

يميز التوثيق ثلاثة مكونات رئيسية عند الكشف عن مصطلح "وثيقة":

1) وثيقة - كائن مادي ؛

2) وثيقة - ناقل المعلومات ؛

3) وثيقة - معلومات موثقة.

والأكثر شيوعًا هو تعيين مستند ككائن مادي ، مع تسجيل المعلومات عليه في شكل نص أو تسجيل صوتي أو صورة معدة للإرسال في الزمان والمكان للتخزين والاستخدام العام ".

في الآونة الأخيرة ، كان هناك نقل للحمل الدلالي في تعريف المستند من المكون المادي إلى المكون المعلوماتي. مقدمة في الممارسة عن طريق الوسائل التشريعية للحد من "المعلومات الموثقة (وثيقة)" ، وفقا ل V.A. يعتمد Kopylov على الوحدة المزدوجة للمعلومات (المعلومات) والوسط المادي (في شكل رموز ، علامات ، حروف ، موجات ، إلخ). نتيجة للتوثيق ، هناك نوع من تجسيد المعلومات وتجسيدها 2.

وتخلص الأطروحة إلى أن أساس مفهوم "الوثيقة" يتكون من ثلاثة مكونات رئيسية: المعلومات ، وحامل المواد للمعلومات وتثبيت المعلومات مع إمكانية تحديدها من خلال المتطلبات. إن القدرة على تحديد المعلومات المسجلة تميز المستند بشكل أساسي عن الوسائط الأخرى. من المهم بشكل خاص إدخال مفهوم تعريف الوثيقة في تعريف المصطلح من وجهة نظر تطبيقه في شؤون الإدارة والأرشيف.

وبالتالي ، نتيجة للتطور ، يأتي مفهوم المستند إلى مفهومه الحديث ، المنصوص عليه في GOST R 51141-98 ، التفسير الرسمي: "المعلومات الموثقة (وثيقة) - المعلومات المسجلة على حامل المواد مع التفاصيل التي تسمح بذلك المحددة "3.

1 القانون الاتحادي المؤرخ 29 ديسمبر 1994 رقم 77-FZ "بشأن نسخة إلزامية من المستندات" // SZ RF. - 1995. - رقم 1. - فن. واحد.

1 كوبيلوف ف. المعلومات كهدف من التنظيم القانوني // NTI. - سر. 1. تنظيم ومنهجية العمل الإعلامي / فينيتي. - М ، 1996. - 8. - С. 2. 3 GOST R 51141-98 أعمال مكتبية وأعمال أرشيفية. المصطلحات والتعريفات. - م: دار المواصفات للنشر ، 1998.

تُستخدم الوثائق في بيئات اجتماعية ثقافية مختلفة ، من بينها أنشطة الإدارة أو الإدارة. تسمى هذه المستندات مستندات الإدارة. بلغة إدارة الوثائق ، التوثيق الإداري هو نظام توثيق يوفر عمليات الإدارة في المجتمع. تتشكل احتياجات الإدارة من خلال مجموعات المستندات المقابلة.

تتميز وثائق الإدارة باستقرار السمات الرسمية والترابط بين أنواع مختلفة من الوثائق ، والتي تحددها عوامل: طبيعة الإدارة (التسلسل الهرمي وتبعية المؤسسات والمسؤولين ، والفصل بين الكفاءات والمسؤوليات) ، والطبيعة الدورية لل عملية الإدارة (الاستمرارية ، التكرار ، تكرار إجراءات الإدارة) ".

يتطلب الغرض العملي من قانون الإدارة تكوين مستند من نوع محدد بدقة ومحتوى مناسب ، وهو ما يتم تأكيده من خلال توحيد وتوحيد المستندات 2.

لفهم تطور المستند ، من المهم دراسة مسألة وظائفه. فهم وظيفة المستند على أنه الغرض المقصود منه ، وعادة ما يتم تمييز العناصر الرئيسية: المعلوماتية والاجتماعية والتواصلية والثقافية والخاصة: الإدارية والقانونية والمحاسبية والمصدر التاريخي 3. وثيقة الإدارة لها بلا شك وظائف تحديد وتخزين ونقل المعلومات التي تنفذ عمليات الإدارة. في مجال الإدارة ، تعمل الوثيقة كأداة أو وسيلة أو طريقة لتنفيذ عمليات الإدارة 4. هذه هي الوظيفة الرئيسية لوثيقة الإدارة ، وجميع خصائصها الأخرى هي خصائص أو عوامل تسمح بالإدارة

1 Banasyukevich V.D. وثائق الإدارة كمصدر تاريخي (بناءً على مواد من وزارة صناعة الفحم في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية للفترة 1971-1975): أفغوريف. مرشح العلوم: 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1977. - ص 21.

2 نظرية وممارسة الأرشفة في الاتحاد السوفياتي / MGIAI. - م ، 1980. - ص 68.

3 تنظيم العمل مع الوثائق: كتاب مدرسي. - م: Infra ، 1998. - ص 66.

4 Banasyukevich V.D. وظائف إدارة الوثائق // مشاكل المصطلحات في مجال إدارة السجلات وعلم الأرشفة: ملخصات الرسائل للندوة النظرية / VNIIDAD. - م ، 1973. - ص 69.

وثيقة لأداء وظيفتها الرئيسية.

لا تقل أهمية عن وثائق الإدارة عن مشكلة ناقل المعلومات ، الذي يخضع لتغييرات في سياق التطور التاريخي. أدى التقدم العلمي والتكنولوجي إلى ظهور ما يسمى بالوثائق الإلكترونية. تكمن خصوصيته في حقيقة أن الشخص لا يمكنه إدراك مستند إلكتروني بالشكل المادي الذي يتم فيه تثبيته على الناقل.

بالإضافة إلى ذلك ، تعتمد الوثائق الإلكترونية بشكل مباشر على تقنيات المعلومات ، والتي لديها ميل لا رجعة فيه إلى التغيير وتصبح قديمة مع التقدم العلمي والتكنولوجي في مجال التكنولوجيا والبرمجيات. في هذا الصدد ، هناك خطر كبير من فقدان الوصول إلى هذه الوثائق بعد فترة زمنية معينة.

على الرغم من الاستخدام الواسع لمصطلح "المستند الإلكتروني" في الأدب والممارسة ، لم يتم تحديد تعريفه بعد. ويترتب على ممارسات أمناء المحفوظات الأوروبيين أنهم لا يميزون مفهومًا خاصًا "للوثيقة الإلكترونية" في علم الأرشفة. لذلك ، على سبيل المثال ، يشير K. Hannigan مباشرة إلى أنه عند تجميع الاستطلاع المقابل ، أجابت جميع دول الاتحاد الأوروبي التي شملها الاستطلاع تقريبًا ، عند سؤالها عن المستندات الإلكترونية ، أن قوانينها المتعلقة بالأرشيف صالحة لجميع أنواع الوثائق الأرشيفية ، بغض النظر عن الوسائط. "فيما يتعلق بأنظمة معلومات الشركات ، يُلاحظ أيضًا أن المستند الإلكتروني هو" مستند ، يكون حامله عبارة عن وسيط إلكتروني - قرص مغناطيسي ، شريط مغناطيسي ، قرص مضغوط ، إلخ. "2.

في رأينا ، يمكن تمييز ثلاثة مكونات معروفة في مفهوم المستند الإلكتروني: المعلومات المسجلة ، الناقل ،

1 انظر: K. Hannigan Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - منتديات. - بروكسل ، 1996. - ص 227-

"Klimenko S.V.، Krokhin IV، Kushch V.M.، Lagutin Yu.L. المستندات الإلكترونية في

شبكات الشركات. - م ، 1999. - س 266.

تفاصيل التعريف التي تقع ضمن نطاق تعريف المستند الحالي 1. :

يبدو أنه يجب التعامل مع المستندات "الإلكترونية" اليوم بنفس طريقة التعامل مع المستندات التقنية الأخرى ، مع مراعاة خصوصيات شركة نقل المعلومات في القواعد والتعليمات الحالية. يسهل هذا النهج الأسئلة اللاحقة حول المعالجة الأرشيفية لـ "المستندات الإلكترونية": حول تنسيقات ومعايير التسجيل ، حول البرامج والأجهزة ، وترحيل المعلومات ، إلخ.

ومع ذلك ، فإن المشكلة الرئيسية في المستندات الإلكترونية هي منحها القوة القانونية. قبل اعتماد القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، كانت قضايا القوة القانونية للوثائق على ناقل الماكينة والمخطط الآلي تنظمها GOST 6.10.4-84 ، والتي حددت متطلبات تكوين ومحتوى التفاصيل التي تعطي القوة القانونية لهذه الوثائق ، فضلا عن إجراءات إجراء تغييرات على هذه الوثائق 2. حاليًا ، تتطلب العديد من أحكام GOST من وجهة نظر الأرشفة الحديثة مراجعة ".

وفقًا للقانون الفيدرالي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" عند تخزين المستندات ومعالجتها ونقلها باستخدام أنظمة المعلومات والاتصالات ، يمكن تأكيد موثوقية المعلومات من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني ، وكذلك التشفير ، من خلال إنشاء نظام موثوق للحماية ضد الوصول غير المصرح به إلى المستندات من خلال بناء نظام للتمييز بين حقوق الوصول إلى المعلومات على مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي لجهاز الإدارة.

"انظر: Bachilo I.L.

: GOST 6.10.4-84 "دولار أمريكي. إعطاء القوة القانونية للوثائق الموجودة على وسيط آلي وآلة مصنفة آليًا ، تم إنشاؤها عن طريق تكنولوجيا الكمبيوتر. أحكام أساسية "- م: دار النشر للمواصفات ، 1984.

3 انظر: مشاكل التوثيق والأرشفة للوثائق الإلكترونية. مراجعة تحليلية / VNIIDAD. - M. ، 1999. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 10438.

4 Klimenko SV. ، Krokhin IV ، Kushch V.M. ، Lagutin Yu.L. مرسوم. أب. - ص 46.

في رأينا ، عند حل مشكلة المستند الإلكتروني ، أولاً وقبل كل شيء ، ينبغي للمرء أن يعتمد على المفهوم العام الأساسي "للمستند". نوع ناقل المعلومات والمعدات والتكنولوجيا لتحديد صحة المعلومات آخذ في التغير. يمكن أن يكون للمستند الإلكتروني وضع قانوني مناسب ، مثل المستند الورقي ، إذا تم تحقيق ضمانات الأصالة والثبات لمحتوى المعلومات المسجلة ، إذا تم إعداد محتوى المستند وفقًا للقوانين والمعايير والقواعد المعمول بها ، بما في ذلك جميع التفاصيل اللازمة للوثيقة.

في الوقت نفسه ، يطرح ظهور المستند الإلكتروني عددًا من المشكلات لمديري المستندات وأمناء المحفوظات التي تتطلب نطاقًا كاملاً من البحث العلمي والتدريب وتكملة التوصيات المنهجية والقواعد والتعليمات ، مما يثير مسألة الانتقال إلى الصيانة في منظمات جزء من الوثائق ذات قيمة قليلة لتخزين أرشيفية للوثائق في شكل إلكتروني. ...

يتناول الفصل الثالث "من العمل المكتبي إلى إدارة الوثائق" تطور أنظمة العمل المكتبي ، ودعمها القانوني والتنظيمي في سياق تاريخي.

كان هذا الجانب من المشكلة هو الأكثر دراسة من قبل إدارة الوثائق المحلية. تم تسليط الضوء على بعض الأحكام لتحقيق أغراض الأطروحة.

اجتاز العمل المكتبي المنزلي ، الذي نشأ أثناء تشكيل الدولة المركزية الروسية ، مسارًا تاريخيًا طويلاً. تطورت مع الدولة ، التي خدمت احتياجاتها لما يقرب من ستة قرون وتغيرت مع تحول الدولة الروسية. أدت الإصلاحات السياسية والاجتماعية والاقتصادية للدولة إلى تغييرات مقابلة في نظام العمل المكتبي. وفقًا لها ، هناك ثلاث مراحل رئيسية في تطوير العمل المكتبي: ما قبل الثورة ، السوفياتي والحديث.

في المرحلة الأولى ، ينشأ العمل المكتبي كوظيفة إدارية فنية وتحكمه بشكل أساسي تقاليد وخبرة إدارة المكاتب.

موظفي الإنتاج 1. مع اعتماد اللائحة العامة ، يصبح العمل المكتبي على أساس تشريعي ، واكتساب أشكال موحدة وتقنيات عمل. مع تطور نظام الإدارة ، يغطي العمل المكتبي المزيد والمزيد من قطاعات الأنشطة الإدارية ويتحول إلى مجال مهني مستقل لنشاط جهاز الدولة. جعلت الكفاءة العالية للوائح العامة من الممكن استخدام أحكامها الرئيسية لما يقرب من قرنين من الزمان ، حيث أدخلت الإصلاحات اللاحقة للإدارة العامة تغييرات جزئية فقط على نظام العمل المكتبي.

وهكذا ، في المرحلة الأولى من تطويره ، انتقل العمل المكتبي من أبسط أشكال توثيق الإجراءات الإدارية إلى نظام موحد لعمل مكتب الدولة ، من العادات والتقاليد إلى التنظيم القائم على التشريع. بعد أن نشأ كنشاط تقني مساعد ، أخذ العمل المكتبي تدريجياً مكانًا مهمًا في عمل الجهاز الإداري وبدأ في تحديد مستوى وجودة الإدارة.

في المرحلة الأولى من تطوير العمل المكتبي السوفياتي السابق الإطار التشريعيالأمر الذي أدى إلى إلغاء متطلبات الزي الرسمي للعمل المكتبي من جانب الدولة. انتقل تنظيم العمل المكتبي إلى مستوى الإدارات ، وأصبح تحسينه مهمة NK RKI لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية وشبكة الهيئات التابعة له ، بما في ذلك معهد تكنولوجيا الإدارة 3. في فترة العشرينيات من القرن الماضي ، ظهر مبدأ ترشيد تدعمه سلطات إعادة الروابط العائلية ، مما أدى إلى مجموعة كاملة من إصلاحات العمل المكتبي ، والتي تستند أساسًا إلى الخبرة الأجنبية.

1 إليوشينكو النائب. تاريخ العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة / RGTU. - م ، 1993. -22-23.

2 ميدوشفسكي أ. الموافقة على الحكم المطلق في روسيا. - م: نص ، 1994 ، - ص. 54.

3 Kuznetsova T.V. أنشطة لجنة المراقبة المركزية- NK RCI لتحسين عمل الجهاز الإداري // الدولة الروسية: التقاليد ، الاستمرارية ، الآفاق / RSUH. - م .. 1999. - س 147-151.

أدى عدم التحضير لهذه الإصلاحات إلى تصفية المنظمات العلمية المشاركة فيها في أوائل الثلاثينيات. نتيجة لذلك ، بقيت أغنى تجربة نظرية وعملية في إصلاح العمل المكتبي غير مطالب بها لما يقرب من أربعين عامًا.

في الثلاثينيات من القرن الماضي ، أصبح العمل المكتبي مجال نشاط هيئات إدارة الأرشيف ، التي قامت ، انطلاقاً من مهام حفظ الوثائق للأرشيف ، بتنفيذ التوجيه المنهجي "إعداد الجزء الوثائقي من العمل المكتبي". بعد أن أصبحت الهيئات الأرشيفية خلفاء هيئات RCT في تحسين العمل المكتبي ، غيرت الاتجاه الرئيسي للترشيد. إذا اعتبر NK RKI تحسين العمل المكتبي كوسيلة لزيادة كفاءة الإدارة ، فإن سلطات الأرشفة تعتبر العمل المكتبي وسيلة لضمان الحصول على المحفوظات بمجمعات وثائقية كاملة.

تم التغلب على هذا التناقض المنهجي بشكل أساسي في السبعينيات من خلال تطوير نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي (EGSD) ، وافتتاح كلية أعمال مكتب الدولة في MGIAI ، وإنشاء VNIIDAD. من الآن فصاعدًا ، يتم تقييم مهام الأرشفة والإدارة على أنها متساوية ونتيجة. أخذت EGSD في الاعتبار إنجازات التقدم العلمي والتكنولوجي ووجدت تطبيقًا عمليًا واسع النطاق. "في ظروف الاختراق النشط في مجال إدارة أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية وأساليب الإدارة الحديثة في السبعينيات ، يتغير دور العمل المكتبي ، ينتقل تدريجياً إلى مرحلة أعلى من تطوره - الدعم الوثائقي للإدارة.

وهكذا ، بحلول نهاية الفترة السوفيتية من تطورها ، ارتفع العمل المكتبي إلى مستوى أعلى - الدعم الوثائقي للإدارة ، دائرة الإحصاء الحكومية الموحدة وتعديلاتها ، كانت معايير الدولة منظمة وتنظيمية ومنهجية

1 نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي (أحكام أساسية). - م: Glavarchiv من اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، 1974.

من قبل مديرية المحفوظات الرئيسية التابعة لاتحاد الوزراء والهيئات التابعة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، والممنوحة بالسلطات المناسبة.

ترتبط المرحلة الحالية في تطوير العمل المكتبي ارتباطًا وثيقًا بتشكيل دولة روسية جديدة ، تركز على إنشاء دولة ديمقراطية على أساس سيادة القانون. لم تقم روسيا ما بعد الاتحاد السوفيتي بإلغاء الوثائق المعيارية السابقة في مجال العمل المكتبي ، وبالتالي ضمان الاستمرارية التاريخية والحفاظ على الأساس لمزيد من صنع القواعد. في دولة تحكمها سيادة القانون ، ينظم القانون جميع العلاقات التي لها أهمية كبيرة لموضوعات وموضوعات القانون. وفي تطوير القواعد الدستورية ، عزز التشريع الروسي أسس سياسة الدولة فيما يتعلق بالمعلومات والتوثيق حول أساس القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" وأساسيات التشريع "بشأن صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي والمحفوظات" كمكون هام لمصدر المعلومات في البلاد. ومع ذلك ، فإن القضايا المتعلقة بعمل الوثائق في عملية الوفاء بمهام الدعم الوثائقي لعمليات الإدارة في المنظمات ظلت عمليا دون حل ، وبعبارة أخرى ، لا ينطبق التشريع الحالي على مجال العمل المكتبي ".

في هذا الصدد ، يبرهن الفصل على الحاجة إلى تطوير قانون "حول التوثيق" (مفهومه مقترح) ومجموعة من اللوائح الداخلية. يجب أن يصبح القانون إطارًا تنظيميًا أساسيًا لن يحل فقط العديد من القضايا الخلافية المتعلقة بتبادل المعلومات والوثائق بين المنظمات ، ولكن أيضًا ، إلى حد ما ، يحدد الاتجاهات والآفاق لتطوير أتمتة إدارة الوثائق ،

تنظيم مجال العمل بالوثائق من خلال التشريع وتعزيز المعلومات بين الموارد الرئيسية للإدارة والإنتاج

"Bachilo I.L. المشاكل القانونية الحديثة لتوثيق المعلومات // التوثيق في مجتمع المعلومات: العمل المكتبي الإلكتروني والأرشيف الإلكتروني / VNIIDAD. - M ، 2000. - ص 8.

الإدارة ، وكذلك التغيير في أساليب الإدارة في السنوات الأخيرة يخلق الشروط المسبقة للانتقال على نطاق وطني من فهم العمل مع التوثيق كوظيفة داعمة إلى إدارة الوثائق باعتبارها الوظيفة الإدارية الرئيسية لأي منظمة. مثل هذا الانتقال لا يرجع فقط إلى وجود المتطلبات الأساسية في روسيا ، ولكن أيضًا إلى الخبرة العالمية ، والتي سيكون لها في سياق عولمة عمليات المعلومات أهمية إيجابية بالنسبة لروسيا.

الفصل الرابع "مشاكل أتمتة إدارة الوثائق" يناقش قضايا أتمتة المكاتب وإدارة الوثائق.

تم إجراء المحاولة الأولى لمثل هذه الدراسة من قبلنا في عام 1982 ، عندما تم تعميم الخبرة المتراكمة لأتمتة دعم إدارة المستندات. "ومنذ ذلك الحين ، لم يتم النظر في هذه المشكلة بشكل شامل في المؤلفات العلمية للوثائق. حل المشكلات المفاهيمية للبحث الواعد والتنمية في هذا المجال.

ترتبط المرحلة الأولى من التشغيل الآلي للمكاتب ارتباطًا وثيقًا بتطوير أنظمة التحكم الآلي في السبعينيات. في البداية ، أثرت الأتمتة على المهام الفردية لدعم التوثيق للإدارة (تسجيل المستندات ، ومراقبة التنفيذ ، وما إلى ذلك) ، وبعد ذلك ، مع تراكم الخبرة العملية ، وتعميق الدراسة العلمية والتقدم العلمي والتكنولوجي ، بدأت في التقدم إلى دعم الوثائق ككل.

كان تطوير الأنظمة المؤتمتة عاملاً من عوامل علم الأفلام الوثائقية المحلية ، حيث حفز على التوسع في البحث الوثائقي والتكامل مع مجالات المعرفة ذات الصلة: المعلوماتية وعلوم الأفلام الوثائقية. كان ظهور وسائل الإعلام الجديدة وطرق التسجيل والقراءة والتخزين والبحث عن المعلومات بمثابة قوة دافعة لها

1 انظر: M.V. Larin، BC Mingalev. الأنظمة الحديثةوثائق الإدارة / MGIAI. - م ، 1982.

تطوير اتجاهات جديدة للعمل العلمي. شكلت نتائج البحث العلمي والخبرة العملية المتراكمة الأساس لفكرة تطوير نظام آلي معياري لإدارة الوثائق. ونتيجة لذلك ، وبحلول نهاية الثمانينيات ، تم إنشاء مشروع نظام تمت التوصية به للتنفيذ. غطى هذا المشروع جميع الجوانب التنظيمية والتكنولوجية للعمل مع الوثائق القائمة على التطبيق المتكامل للتقنية التنظيمية والحاسوبية ".

خلال العقدين الأولين من أتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، أظهرت العلوم الوثائقية المحلية مستوى عالٍ من الاستعداد النظري والمنهجي لحل المشكلات المعقدة متعددة التخصصات ، مما جعل من الممكن في وقت قصير التغلب على المسار من الأساليب اليدوية للعمل مع المستندات لبناء مشاريع أنظمة وثائقية كبيرة. ومع ذلك ، فإن إدخالها في الممارسة كان مقيدًا بسبب الافتقار إلى تكنولوجيا الكمبيوتر وتقنيات المعلومات الجديدة المطابقة للمستوى العالمي.

في الظروف الحديثة ، يستمر اتجاه أتمتة العمل مع المستندات في التعزيز. إذا كانت منهجية الأتمتة في الفترة السابقة هي التطوير المركزي للحلول القياسية في هذا المجال ، فقد تم إنشاء سوق أنظمة إدارة المستندات المؤتمتة في التسعينيات ، المتنوعة في الأيديولوجيا ومجموعة تقنيات المعلومات المستخدمة.

تعمل التقنيات الفردية القياسية والمثبتة جيدًا في هذه الظروف كحلقات رئيسية لأنظمة إدارة المستندات الآلية. تتيح التقنيات الحديثة لإدارة المستندات إمكانية التطبيق العملي لنظام من الأساليب والطرق لجمع ونقل وتجميع ومعالجة وتخزين وعرض واستخدام

1 Banasyukevich V.D. ، Zonov V.M. نظام نموذجي لدعم التوثيق للجهاز المركزي للوزارات والإدارات // المحفوظات السوفيتية. - 1986. - رقم 4 ؛ أرشيف فنيداد - 1990. - رقم الدعوى 06-09. 13-19.

"Chereshkin DS، Smolyan GS حول إستراتيجية انتقال روسيا إلى مجتمع المعلومات // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3. - ص 4 ؛ Borzo J. سوق تكنولوجيا المعلومات الروسية في 1999 // Computenvorld. - 1999. - رقم 7. - س 1.7.

المعلومات الواردة في المستندات على أساس مجموعة متنوعة من الوسائل التقنية ، وتتحسن باستمرار في سياق التقدم العلمي والتكنولوجي. "عند استخدام التقنيات الفردية والأجهزة التقنية في إدارة المستندات ، ينبغي الانتباه إلى النتائج المحددة لتطبيقها.

إن الجمع بين تقنيات المعلومات الفردية في النظام يجعل من الممكن بناء أنظمة إدارة المستندات المؤتمتة (ACS) في المؤسسات. بشكل عام ، من وجهة نظر اكتمال التغطية ، يمكن أن تكون تقنيات معالجة المعلومات مستقلة وتطبيقية ومعقدة. يتم تحديد نوع ASUD من خلال جوهر الأيديولوجية المستخدمة (خادم العميل ، والإنترانت ، وسير العمل ، والبرامج الجماعية ، وما إلى ذلك) ، وكذلك من خلال التوجه نحو التقاليد الحالية للعمل المكتبي أو استخدام حلول جديدة بشكل أساسي.

على الرغم من وفرة ASUDs في سوق المعلومات ، لم يتم حل القضايا الخاصة باختيارهم وتقييمهم وتصنيفهم. يقدم الفصل الأساس المنطقي لتقسيم ASUD إلى ثلاث فئات ، اعتمادًا على وظائفها ، ويصيغ المتطلبات العامة لها.

بادئ ذي بدء ، يجب على ASUD أداء جميع مهام دعم التوثيق للإدارة بالكامل: إعداد المستندات ، والتسجيل ، والتحكم في التنفيذ ، والبحث عن المستندات ، وتخزينها والعمل المرجعي على مجموعة من المستندات. يجب أن يبنى النظام على مبادئ منهجية موحدة وبرمجيات وأجهزة وحلول تكنولوجية وفي إطار الظروف التنظيمية والقانونية القائمة في شكل تشريعات محلية ومعايير الدولة وتعليمات ومتطلبات. يجب أن تضمن ASUD الاستخدام الكامل (التكامل) لمورد المعلومات المتراكم وتنفيذ مبدأ إدخال المعلومات لمرة واحدة واستخدامها المتكرر. يجب أن يساعد النظام أيضًا المسؤولين في اختيار مسارات حركة المستندات داخل المنظمة ، مع ضمان الضرورة

1 تنظيم العمل مع الوثائق. - م: إنفرا ، 1998. - س 335-336.

مستوى حماية المعلومات من الوصول غير المصرح به. يجب أن تكون ASUD في الظروف الحديثة قادرة على التوسع وفقًا لمكونات معينة (عدد الأجهزة والتقنيات التقنية ، عدد المستندات ، كمية المعلومات ، عدد المستخدمين) وأن تكون قادرة على التكيف في حدود معقولة مع المتطلبات المتغيرة لـ المستخدمين.

لتحديد نوع نظام إدارة الوثائق الآلي ، من الضروري تطوير منهجية مناسبة. تقترح الورقة طرقًا لتحديد مجموعة من معلمات ASUD وتقييمها الكمي والنوعي. يجب أن يُستكمل تطبيق هذه المنهجية بنظام تصديق الدولة لأنظمة إدارة الوثائق المؤتمتة.

في الفصل الخامس "منهجية إدارة المعلومات في إدارة الوثائق" يلاحظ أن ظهور إدارة المعلومات كنظام علمي هو انتظام ناتج عن سببين عالميين رئيسيين على الأقل:

أدى تشكيل مجتمع المعلومات إلى الحاجة إلى إدارة عملية تأخذ في الاعتبار تأثيرها على أنشطة وتطوير أي منظمة ؛

تطلب الاعتراف بالمعلومات باعتبارها أهم مورد للإدارة إنشاء نظرية علمية مناسبة لعملها.

بعد أن ظهرت إدارة المعلومات كجزء من نظرية الإدارة ، اكتسبت بسرعة معنى مستقلًا تمامًا واتخذت شكل اتجاه علمي واعد في عصر مجتمع المعلومات.

يشير تحليل الأدبيات إلى أنه لم يتم بعد تطوير نظرية متكاملة وشاملة للقضية 1. يجمع مفهوم إدارة المعلومات بين الأساليب التالية:

"Perel IS، Slavin VN نشاط المعلومات بالخارج ومشكلات إدارة المعلومات. - M، 1992. - P. 42-43؛ Yanovsky AM إدارة المعلومات في الأعمال // NTI. Ser. 1. Org. and method of Information work. - 1997. - رقم 2. - ص 7 ؛ كوستوماروف مينيسوتا

الاقتصادية ، مع الأخذ في الاعتبار قضايا جذب معلومات موثقة جديدة بناءً على اعتبارات المنفعة والتكاليف المالية ؛

التحليلي ، بناءً على تحليل احتياجات المستخدم في المعلومات والاتصالات ؛

التنظيمية ، مع مراعاة تكنولوجيا المعلومات في تأثيرها على الجوانب التنظيمية ؛

منهجي ، مع الأخذ في الاعتبار معالجة المعلومات على أساس عملية معالجة معلومات شاملة وموجهة نحو النظام وشاملة في منظمة ما ويولي اهتمامًا خاصًا لتحسين قنوات الاتصال والمعلومات والموارد المادية والتكاليف الأخرى وأساليب العمل.

في الأدبيات المتعلقة بنظرية وممارسة إدارة المعلومات ، هناك ثلاثة مجالات موضوعية لتطبيقها. الأول يتعلق بإدارة المعلومات من وجهة نظر الإدماج الواعي والهادف لـ "المعلومات" في عملية العمل الحديثة ؛ في هذه الحالة ، تُفهم المعلومات على أنها المورد الحاسم للمؤسسة ، كعامل من عوامل القدرة التنافسية وأساس لترشيد طريقة العمل.

يمتد مجال الموضوع الثاني إلى تطوير تقنيات خاصة لمعالجة ومعالجة وتجميع المعلومات والمعرفة (تقنية المعلومات) 1.

يغطي مجال الموضوع الثالث استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وإمكانياتها ، مع مراعاة المجالات الموضوعية المذكورة أعلاه.

ما الجديد الذي يجلبه مفهوم إدارة المعلومات لإدارة الوثائق؟ مع ظهورها في الفترة الانتقالية من المجتمع الصناعي إلى مجتمع المعلومات ، تنشأ فرص جديدة لإعادة هيكلة جذرية للإدارة في منظمة على المستوى الكلي.

1 انظر: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. - Buder M.، Rehfeld W.، Seeger Th.، Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Decree، Op. - ت 1. - س 1-8.

التغييرات على المستوى الكلي تستلزم تغييرات على المستوى الجزئي ، والتي يمكن تتبعها أثناء الانتقال من النوع الكلاسيكي للمنظمة إلى منظمة موجهة المعلومات. كتب P. Drucker عن هذا الأمر منذ عدة سنوات: "لن تكون المؤسسة في المستقبل غير البعيد ما أسميه منظمة قائمة على المعلومات. الشركات ، ولا سيما الكبيرة منها ، بالكاد لديها أي فرصة أخرى غير أن تصبح موجهة نحو المعلومات "1.

العلاقة بين إدارة المعلومات وإدارة الوثائق على النحو التالي. أحد مصادر المعلومات الرئيسية في المنظمة هي الحالات والوثائق المتعلقة بأنشطة المنظمة. يتعرض نظام الدعم الوثائقي لإدارة مؤسسة لضغط هائل من تقنيات المعلومات الجديدة. يتم التعبير عن الضغط في الحاجة إلى مراجعة الجوهر النحوي والدلالي والبراغماتي للوثيقة وتنفيذ التحولات الهيكلية والوظيفية لنظام دعم التوثيق ذاته لإدارة المنظمات. يتفاقم التعقيد بسبب الحاجة إلى تحول تطوري للطريقة التقليدية للعمل مع الوثائق إلى نظام يركز على تقنيات المعلومات الجديدة.

تؤدي إدارة المعلومات في المنظمة مهامًا إستراتيجية وتشغيلية وإدارية. وتشمل الأهداف الإستراتيجية: بناء البنية التحتية للمعلومات الخاصة بالمنظمة وإدارة تكنولوجيا المعلومات. المهام التشغيلية والإدارية أضيق وأكثر تابعة 2.

المهمة الرئيسية لإدارة المعلومات هي دعم المعلومات للأنشطة الرئيسية للمنظمة. يجب أن ينظر إلى مهمة إدارة المعلومات من وجهة النظر هذه في حقيقة ذلك

"Drucker P. P. Das Zeitalter der Dirigenten. - مدير Magazin ، 1988. H. 7. - S. 102." سم. Grudowskj S. Begriffsverstandnis "إدارة المعلومات" als Sichtwort Information und Dokumentation. Nachrichten fiir Dokumentation. ناخريختن النار Dokumentation. - 1996. - رقم 6. - س 351-360: يانوفسكي أ. مرسوم. أب. - ص 8.

لدمج هياكل المعلومات الفردية للنظام (المستندات والملفات والتقنيات) التي أنشأها الموظفون على أساس برنامج بحث موحد وعلى أساس العروض عبر الإنترنت والتسويق المقابل لمصادر المعلومات المستخدمة.

بالنسبة لإدارة المعلومات ، تكمن المشكلة في معالجة "المنتج الشامل" المتنوع المعروض في سوق المعلومات إلى معلومات ذات صلة بالإجراءات. لذلك ، الموارد الخارجية وحدها لا تكفي. الأهم من ذلك هو الانتقال من المعرفة الخارجية إلى المعرفة ذات الصلة بالقرارات الداخلية. وبالتالي ، يجب تطوير أنظمة المعلومات ، والتي من خلالها سيكون من الممكن التحضير النوعي للمعلومات الواردة ، والحفاظ عليها وتهيئة الظروف لتنفيذها الكامل.

استنادا المفهوم العامالإدارة ، يمكن ملاحظة أن إدارة المعلومات تحل مشاكل التخطيط والقيادة والرقابة وتنظيم الدعم الوثائقي لإدارة المنظمة وفقًا لمعايير مستهدفة معينة. وبالتالي ، فإن إدارة المعلومات لها مهمة وهدف - وهو دعم الإجراءات التنظيمية والإعلامية المنسقة لأعضاء المنظمة ".

تتمثل المهمة التالية لإدارة المعلومات في اختيار الأشكال العقلانية للاتصالات والتكنولوجيا وتكنولوجيا المعلومات ، فضلاً عن خصائص موارد المعلومات اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة.

مثال على تنفيذ هذا النهج هو نظام المعلومات والاتصالات الآلي (ICS) لمجلس الاتحاد للجمعية الفيدرالية للاتحاد الروسي. يسمح إدخال ICS بضمان النشاط الفعال للنواب ، وأتمتة تدفق المستندات والتواصل مع العالم الخارجي من خلال أجهزة المودم والبريد الإلكتروني 2.

1 Zahn E.، Ruttler M. Ganzheitliches إدارة المعلومات - إدارة المعلومات. - شتوتغارت ، 1990. -S. تسع.

2 نيكيتوف ف ، مرسوم أورلوف إي. أب. - ص 10.

يتمثل الاختلاف الأساسي بين إدارة المعلومات من إدارة المستندات ووثائق الإدارة ومن نظام العمل المكتبي الآلي بالمعنى الواسع للكلمة في أن أخصائي المؤسسة والموظف والمدير ليسوا مجرد مستهلكين يتم توفير المعلومات لهم ، ولكنهم يشاركون مباشرة في عملية المعلومات ، أهمها جزء منهياكل إدارة المعلومات.

يتم التنفيذ العملي لعمليات الاتصال في جهاز الإدارة من قبل مؤسسات (خدمة) إدارة المعلومات في شكل تنظيم سير العمل ، والاتصالات اللاورقية ، وتداول تدفقات المستندات في إطار نظام إدارة المعلومات الداخلية ، والأداء نظم وشبكات المعلومات 1.

يتم دمج العمل المكتبي التقليدي ، وأنظمة دعم التوثيق الأكثر تقدمًا ، وأنظمة إدارة المستندات الآلية وأنظمة معالجة المعلومات الآلية الأخرى ، ومرافق معالجة المعلومات الفنية في نظام واحد على أساس منهجي مشترك تحت توجيه واحد. بمعنى آخر ، تتكامل تجربة إدارة المستندات مع قدرات الهندسة والتكنولوجيا. في هذه الحالة ، يتم دعم عنصر منفصل لإدارة المعلومات من خلال هيكل تنظيمي مناسب.

يظهر تحليل الأدب الغربي الحديث أن الهيكل التنظيمي لإدارة المعلومات في المنظمات يتخذ شكلاً محددًا في كل حالة. في الوقت نفسه ، وفقًا للمفاهيم النظرية السائدة ، هناك ثلاثة أنواع رئيسية من هياكل إدارة المعلومات: موجهة للوظيفة ، وموجهة نحو المنتج ، وموجهة نحو السوق 2.

تم تصميم الهياكل التنظيمية لإدارة المعلومات لتجمع بين الإدارة العليا والمتخصصين والمديرين والموردين

1 كوستوماروف م. الاتصالات كبيئة لتنفيذ وظائف إدارة المعلومات // أعمال السكرتارية. - 1998. - رقم 4. - ص 58. "انظر: G. Wolfram. المرجع السابق - ص 262.

إدارة المعلومات ووحدة إدارة المعلومات نفسها وبالتالي إنشاء المتطلبات الأساسية لإدارة الوثائق على نطاق المنظمة على أساس الأساليب المنهجية الحديثة والحلول التنظيمية والتكنولوجية.

في الختام ، تم تلخيص النتائج الرئيسية للدراسة.

الاستنتاج الرئيسي الذي يتبع محتوى العمل هو كما يلي: الأشكال الحالية وأساليب العمل مع التوثيق في المنظمات في إطار العمل المكتبي التقليدي ودعم التوثيق للإدارة لا يفي بالشروط الحديثة ويؤدي إلى تضييق الموارد لتجديد صندوق الأرشيف في الاتحاد الروسي. أدى إضفاء المعلومات العالمية على المجتمع ، والانتشار الواسع لتقنيات المعلومات والاتصالات الجديدة ، والإدخال التدريجي لآليات السوق والإدارة الحديثة إلى زيادة دور المعلومات في العمليات الاجتماعية والاقتصادية ، وإدراكها كأهم مورد استراتيجي. نظرًا لحقيقة أن الجزء الرئيسي من مورد المعلومات هو التوثيق ، فإننا نعتقد أنه في المرحلة الحالية أصبحت المتطلبات الأساسية اللازمة جاهزة للانتقال إلى طريقة جديدة من الناحية المفاهيمية للعمل مع المستندات في المنظمات - إدارة المستندات بناءً على منهجية إدارة المعلومات. تم تشكيل مفهوم إدارة الوثائق في هذا العمل على أساس الاستنتاجات التالية.

1. دراسة المعلومات كفئة علمية ، ومعرفة قوانين وأنماط عمليات المعلومات بطريقة منهجية تجعلهم أقرب إلى فهم قضايا إدارة الوثائق. في عملية الإدارة ، يتم تحويل المعلومات من معلومات وبيانات منفصلة إلى معرفة ، يتم على أساسها اتخاذ معظم قرارات الإدارة. يتم إجراء هذا التحول نتيجة لعمليات المعلومات المعقدة التي تشمل إنتاج المعلومات وتداولها واستهلاكها.

تحدث عمليات المعلومات في أنظمة المعلومات - مجموعة من العناصر المترابطة التي تشكل كلًا واحدًا

(منظمة). يتم دمج المعلومات وعمليات المعلومات وأنظمة المعلومات في البنية التحتية للمعلومات في المنظمة ، مما يضمن تحقيق أهداف الإدارة على أساس موارد المعلومات التي تم إنشاؤها. وفقًا للتشريعات الروسية ، تشمل موارد المعلومات المعلومات الموثقة وتقنيات المعلومات ، أي موضوع ووسائل نشاط المعلومات.

بمساعدة التوثيق ، تكتسب المعلومات الخصائص الضرورية ، وفي شكل مستندات ، تؤدي دورها الرئيسي في عمليات الإدارة ، وتحويل التأثيرات الإدارية من الكائن إلى موضوع الإدارة والإشارة إلى رد فعل عكسي. نتيجة للوثائق ، يتم إصلاح المعلومات (ثابتة) على الناقل ، وتكتسب القوة القانونية ، وإمكانية تحديد الهوية ، وإثبات صحتها. وبالتالي ، فإن الشكل الرئيسي لتنظيم المعلومات في الإدارة هو المستند.

2 ، الوثيقة بمعناها الواسع هي موضوع بحث في العديد من التخصصات العلمية. ومع ذلك ، فإن المصطلح نفسه لم يتلق بعد تعريفًا متعدد التخصصات معترفًا به بشكل عام. من الواضح أن الوثيقة لها خصائص أساسية عامة وقد يكون لها علامات وخصائص محددة حسب الغرض منها ونطاقها.

هناك ثلاث مقاربات أساسية أساسية لصياغة مفهوم الوثيقة: ككائن مادي ؛ كناقل للمعلومات ؛ كمعلومات موثقة. لفترة طويلة ، كانت هيمنة المصطلح ملكًا لحاملها. يبرز الفهم الحديث للوثيقة المكون المعلوماتي للوثيقة ودعمها القانوني ، مما يسمح بتحديد الوثيقة في عملية عملها. إن إدراج المكون القانوني في فهم الوثيقة يجعل من الممكن تنفيذ مفهوم إدارة الوثائق في جميع مراحل دورة حياتها.

تحدد الأطروحة أن الوظيفة الرئيسية لوثيقة الإدارة هي ضمان الأنشطة الهادفة للمنظمات. إلى جانب ذلك ، تحتفظ وثيقة الإدارة أيضًا بالوظائف العامة المهمة من وجهة نظر وجودها في المجتمع: المعلومات والاتصالات والاجتماعية والثقافية والقانونية ووظيفة المصدر التاريخي. في مراحل مختلفة من دورة حياة المستند ، يتم تحديث وظيفة أو أخرى من وظائفه. في عمليات الإدارة التشغيلية (المرحلة النشطة من حياة المستند) ، تكون المعلومات والاتصالات والوظائف القانونية ذات أهمية قصوى.

لذلك ، فإن عمل الوثيقة في المنظمة يفرض متطلبات خاصة عليها: تحديد المعلومات على وسيط ملموس ووجود علامات تعريف للمعلومات. وبالتالي ، من وجهة نظر إدارة المستندات ، تختلف وثيقة الإدارة عن مفاهيم المستند في التخصصات ذات الصلة ، والتي لا تفرض مثل هذه المتطلبات الصارمة عليها.

3. بالنسبة لوثيقة الإدارة ، فإن ناقل المعلومات ضروري. تغيير الإعلام الوثائقي في مسار التقدم التقني. مع تطور تقنيات المعلومات الجديدة ، يظهر ما يسمى بالوثائق الإلكترونية ، والتي تختلف ناقلات المعلومات بشكل أساسي عن تلك "الورقية". لا يستطيع الشخص إدراك مستند إلكتروني إلا بمساعدة الإجراءات التكنولوجية الخاصة وأدوات البرمجيات. تحتوي المستندات الإلكترونية على هيكل مادي ومنطقي لا يتطابق مع الأفكار السابقة حول المستند كهيكل صارم وغير قابل للتغيير للمعلومات وحامله.

كظاهرة جديدة نسبيًا ، لم يتلق المستند الإلكتروني بعد تعريفًا مستقرًا ومقبولًا من قبل الجميع. لا تبدو محاولات فرادى المتخصصين لتقديم المستندات الإلكترونية كشيء جديد تمامًا ولا تندرج تحت فهم الوثيقة التي تم تشكيلها في علم الوثائق مقنعة. أجريت في أطروحة -

يثبت عقد الإيجار أن المستند الإلكتروني بشكل منهجي لا يتجاوز فهم إدارة المستندات للوثيقة. يحتوي على جميع الميزات والخصائص الأساسية للوثيقة ، وله الوظائف المناسبة ، وبالتالي يمكن تضمينه في عمليات الإدارة على نفس الأسس مثل المستندات التقنية الأخرى.

في الوقت نفسه ، هناك بالتأكيد خصوصية للوثائق الإلكترونية ، لا سيما من حيث القوة القانونية ، والموثوقية ، وطرق التخزين ، واستخدام التنسيقات المفتوحة ومعايير التسجيل لتبادل المستندات الإلكترونية. في الوقت نفسه ، يكتسب التبرير القانوني للمصادقة على المستندات الإلكترونية بمساعدة التوقيع الرقمي الإلكتروني أو بمساعدة نظام العقود بين المشاركين في التبادل الإلكتروني للمعلومات أهمية كبيرة. يعتبر الحل العلمي الشامل لهذه المشاكل ، في رأينا ، من أكثر المهام إلحاحًا لإدارة السجلات وعلم الأرشفة.

4. تؤدي وثائق الإدارة مهامها ووظائفها وفقًا لقواعد معينة يحددها العمل المكتبي. يمر العمل المكتبي ، الذي نشأ مع الدولة ويعكس الاتجاهات والنماذج الرئيسية لتحولاتها ، بعدد من المراحل التاريخية. في إدارة الوثائق ، هناك ثلاث مراحل رئيسية في تطوير العمل المكتبي: ما قبل الثورة ، السوفياتي والحديث. في كل مرحلة من هذه المراحل ، تميز العمل المكتبي بخصوصية معينة وخصائص خاصة.

في فترة ما قبل الثورة من تطورها ، قطع العمل المكتبي شوطًا طويلاً منذ ولادة أبسط أشكال إدارة التوثيق في الدولة المركزية الروسية إلى العمل المكتبي ، والذي تم تنظيمه بالتفصيل بموجب قوانين الإمبراطورية الروسية ، كجزء لا يتجزأ من الإدارة العامة.

تأثر عمل المكتب السوفيتي ، الذي يخدم نظام القيادة الإدارية ، بعاملين تنظيميين رئيسيين. الإدارة المنهجية للعمل المكتبي من الخارج

حددت هيئات تفتيش العمال والفلاحين في عشرينيات القرن الماضي مكان العمل المكتبي باعتباره مجال نشاط يعتمد عليه تحسين عمل الجهاز الإداري. أدى النقل اللاحق للعمل المكتبي إلى اختصاص هيئات الأرشفة إلى تغيير مهمته الرئيسية: فقد كانت تبسيط الجزء الوثائقي من عمل المكتب من أجل تشكيل صندوق أرشيفية عالي الجودة في البلاد. فقط في مطلع الستينيات والسبعينيات من القرن الماضي ، تم فهم عمومية هذه الأساليب ، ونتيجة لذلك يصبح من الممكن إنشاء نظام موحد للدولة للعمل المكتبي ، والذي كان يهدف إلى حل مشاكل الإدارة الموحدة للوثائق. المعلومات والمحافظة على الصندوق الوثائقي للدولة.

تثبت الدراسات الإضافية لتاريخ العمل المكتبي بوضوح أنه بحلول الثمانينيات ، في ظروف بداية الثورة العلمية والتكنولوجية ، لم يكن العمل المكتبي في شكله التقليدي قادراً على توفير الإدارة الحديثة للمعلومات الضرورية المركزة في المستندات. أصبح من الواضح أن مجال العمل المكتبي لا ينبغي أن يشمل الأنظمة الفردية ، ولكن جميع الوثائق الإدارية للمنظمات ، وأنه ينبغي أن يشمل قضايا التوثيق وتشكيل الوثائق ، وأنه من الضروري بناء أنظمة استرجاع المعلومات لوثائق المنظمات ، مع مزيد من استخدامها في المحفوظات ، أن وظائف الإدارة والوثائق التي تخدمها مترابطة. وكنتيجة عملية لهذا الفهم ، تم استبدال العمل المكتبي في كل مكان تقريبًا بمفهوم جديد - "وثائق الإدارة".

5. في المرحلة الحالية من تطور الدولة الروسية ، تحتل مشاكل الدعم الوثائقي للإدارة مكانة مهمة في عمليات تشكيل نظام جديد للعلاقات الاجتماعية على أساس القواعد القانونية العامة وفي سياق تغيير في نموذج نشاط الإدارة. يمثل الخروج من نظام القيادة الإدارية والموافقة على أساليب الإدارة الاجتماعية والاقتصادية متطلبات جديدة لـ

مجال توثيق دعم هذا النشاط. كفل الحفاظ على صلاحية الوثائق المعيارية السابقة التي تحكم عمل المكتب استمرارية أشكال وأساليب عمل جهاز الإدارة مع الوثائق خلال الفترة الانتقالية. ومع ذلك ، في الوقت الحاضر ، من الضروري إنشاء أسس منهجية جديدة بشكل أساسي لتوثيق أنشطة المنظمات ، أولاً وقبل كل شيء ، الدعم القانوني الكامل. كما تظهر الأبحاث التي تم إجراؤها والممارسة الحالية ، فإن مجال التوثيق في الظروف الحديثة يعاني من العديد من أوجه القصور ، والتي يتم التعبير عنها في تدني جودة العمل مع المستندات ، ونقص نظام إدارة المستندات الحالي ، والتأخر في التطورات الوثائقية للنظام التنظيمي والمنهجي. الطبيعة من وتيرة تطوير تقنيات المعلومات ، وعدم وجود متطلبات موحدة لتدفق الوثائق. على طول "الرأسي" و "الأفقي" للإدارة العامة.

في الوقت نفسه ، هناك تعقيد منهجي لدعم التوثيق للإدارة بسبب التطور السريع والاختراق النشط لتقنيات المعلومات الجديدة فيه ، والتشبع بالتكنولوجيا الحديثة ، وظهور ناقلات معلومات جديدة وتحديثها السريع ، وأنظمة إدارة الوثائق المؤتمتة يتم تحسينها.

لأكثر من ثلاثين عامًا من التاريخ ، انتقلت أتمتة العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة من المشاريع المحلية إلى حلول النظامتغطي عمليات إدارة المستندات ومجمعاتها في المنظمات الفردية والشركات وفروع الحكومة. تم تشكيل سوق تكنولوجيا المعلومات وخدمات المعلومات ، مما يسمح لك باختيار الخيار الأفضل لنظام إدارة المستندات الآلي باستخدام المنهجية التي تم تطويرها في الرسالة.

في ظل هذه الظروف ، تكون الشروط المسبقة جاهزة للخروج عن السيادة التقليدية للعمل المكتبي ، عن التقسيم الكلاسيكي للوثائق "وفقًا لـ

ينبع "والانتقال إلى إنشاء أنظمة إدارة عالية الكفاءة ، باستخدام الإنجازات العلمية والتقنية الحديثة ، لمجموعة كاملة من موارد المعلومات والتوثيق في جميع مراحل دورة حياة الوثائق مع تحقيق أهداف الإدارة الاستراتيجية والتشغيلية في أي منظمة ، خاصة في الإدارة العامة. يسمى هذا النظام إدارة المستندات ، والذي يقوم على مبادئ الاقتصاد والكفاءة والاستخدام الواسع لتقنيات المعلومات الجديدة التي توفر إدارة عالية الجودة فيما يتعلق بالتوثيق كمورد إداري ويسمح بمراعاة اتجاهات التكامل التي تهيمن العملية الاجتماعية.

6. تحتاج إدارة الوثائق إلى تعزيز الدعم القانوني. نظرًا لحدوث زيادة حادة في المكون القانوني لعمل المكتب والوثيقة ككل ، من الضروري وضع قانون اتحادي "بشأن التوثيق" ، والذي ينبغي أن يحدد بشكل معياري حدود الحقوق والمسؤوليات للدولة فيما يتعلق بإدارة الوثائق في المجالات الاقتصادية الاجتماعية والوطنية ، الخطوط العريضة لخطوط سياسة الدولة فيما يتعلق بالتوثيق ، لحل القضايا القانونية لتنظيم تدفق الوثائق بين الهيئات الإدارية على طول الجانب الرأسي للسلطة التنفيذية وفي العلاقات الأفقية ، لإدخال معايير تسمح بتوحيد متطلبات البرمجيات والوسائل التكنولوجية والتقنية المستخدمة في الإدارة العامة ، لتنظيم توثيق العلاقات بين المواطنين والدولة ، وتحديد المنظمات المسؤولة عن توثيق أنشطتها وفقًا للإجراءات التي تضعها الدولة.

يجب أن تهدف سياسة الدولة في مجال إدارة الوثائق ، في رأينا ، إلى تقليل حجم تداول الوثائق ، وتوحيد أنظمة التوثيق ، وصياغة متطلبات وثائق الإدارة ، وتوثيق القواعد. قانون التوثيق

يجب أن تكون مدعومة بمجموعة من اللوائح الإرشادية والمنهجية.

يُنصح بتفويض قضايا إدارة الوثائق في الدولة إلى هيئة إدارة الأرشيف الفيدرالية. السلطات الأرشيفية ، كما تظهر التجربة العالمية والمحلية ، هي الأكثر استعدادًا لأداء مثل هذه المهمة الوظيفية وهي مهتمة بها. يجب توسيع المهام والوظائف والسلطات الحالية لروزرخيف بشكل كبير.

نظرًا لأن إدارة الوثائق هي مشكلة مشتركة بين الإدارات ، فمن المستحسن إنشاء لجنة مشتركة بين الإدارات تحت إشراف Rosarkhiv كهيئة خبراء واستشارية للنظر في مشاكل إدارة الوثائق ، وتنسيق الأنشطة العلمية والمنهجية ، ووضع توصيات ومقترحات لتحسين إدارة الوثائق في الاتحاد الروسي .

7- أصبحت مهام تبسيط وتنظيم صيانة الوثائق على الوسائط غير التقليدية ، والتي لا تزال قيد الحل على المستوى التجريبي في المؤسسات والمنظمات الفردية ، والتي لا تنظمها المعايير الوطنية عملياً ، مهمة بشكل متزايد في الآونة الأخيرة. بادئ ذي بدء ، نحن نتحدث عن ما يسمى بـ "إدارة المستندات الإلكترونية" ، والتي تسبب الافتقار إلى التنظيم من خلال الإجراءات القانونية ذات الصلة واللوائح الفنية والتكنولوجية بين الممارسين ، بما في ذلك أمناء المحفوظات ، قلقًا كبيرًا وعدم رضا عن المستوى المنخفض من التفسير النظري والمنهجي. على وجه الخصوص ، لم يتم حل مسائل الإسناد القانوني للوثائق الإلكترونية.

8. العمل التطبيقيفي بناء أنظمة إدارة الوثائق الحديثة في المنظمات ، يقترح تنفيذها باستخدام منهجية إدارة المعلومات. تشمل إدارة المعلومات بالمعنى العلمي إنجازات العديد من التخصصات ذات الصلة في جوانب مختلفة تتعلق بإدارة المعلومات.

في المنظمات الحديثة. يسمح استخدام إدارة المعلومات من الناحية العملية بالذهاب إلى نوع التنظيم الموجه للمعلومات ، والذي يميز مجتمع المعلومات. إدارة المعلومات كمنهجية جديدة لبناء نظام إدارة الوثائق كحلقة وصل أساسية نموذج جديدذو أهمية أساسية للمنظمات ولديه إمكانات تكاملية كبيرة كطريقة للمفهوم.

سيسمح استخدام منهجية إدارة المعلومات بحل العديد من قضايا نظرية وممارسة إدارة الوثائق في المنظمات الحديثة ، والتي تنقسم إلى حواجز ليس فقط بين المجالات المهنية ، ولكن أيضًا التقنيات والتقنيات المستخدمة ، بسبب التقاليد وإدارة الجودة الرديئة . ستسمح المنهجية الموحدة بدمج الوثائق والمعلومات في مورد معلومات مشترك وبناء بنية تحتية للمعلومات تعمل بكفاءة في أي منظمة على أساس مجموعات من الوثائق والمعلومات (موارد المعلومات) وتقنيات المعلومات وأدوات الاتصال والموظفين المؤهلين من أجل تحقيق توثيق فعال من عمليات الإدارة بأقل تكلفة. تم بالفعل تهيئة الظروف الموضوعية للانتقال إلى تطبيق منهجية إدارة المعلومات في المنظمات الروسية الحديثة. وسيمكن تنفيذه العملي من تنفيذ الإصلاح الذي بدأته الإدارة العامة في الاتحاد الروسي بشكل أكثر فعالية ، وتحسين استخدام موارد المعلومات للوثائق الإدارية ، وتطبيق الإنجازات العلمية الحديثة لتحسين جودة إدارة الوثائق في المنظمات.

1. إدارة الوثائق وتقنيات المعلومات الجديدة. - م: كتاب علمي ، 1998. - 137 ص.

2. إدارة المعلومات في الهياكل الإدارية الحديثة: الأسلوب ، التوصيات / VNIIDAD. - م ، 1997. - 48 ص. - شارك في التأليف.

3. تطوير الأشكال التنظيمية لترشيد العمل الإداري والعمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. دليل الدورة الخاصة. الجزء 1 / MGIAI.

م ، 1982. - 78 ثانية. ... ... ...

4. تنظيم العمل مع الوثائق: Textbook، -g- M .: INFRA، - 1998.

5. الدوريات الدورية من العشرينات عن ترشيد العمل الإداري والعمل المكتبي: كتاب مدرسي. دليل لدورة خاصة / MGIAI. - م ، 1981. - 83 ص. شارك في التأليف.

6. ترشيد العمل الإداري والعمل المكتبي في دوريات العشرينيات: كتاب مدرسي. دليل لدورة خاصة / MGIAI. - م ، 1982 ، 77 ص.

7. النظم الحديثة لتوثيق دعم الإدارة: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI ، - M. ، 1982. - 99 ص. - شارك في التأليف.

8. المصفوفة والنمذجة الرسومية في التصميم التنظيمي: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1986 ، 88 ص. - شارك في التأليف.

9. تنظيم العمل الإداري في المؤسسات العامة: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1986. - 165 ص. - شارك في التأليف.

10. أنظمة التوثيق الخاصة: كتاب مدرسي. - م: الاقتصاد ، 1989. - 143 ص. - شارك في التأليف.

11. ترشيد العمل المكتبي في مجلس إدارة خط السكك الحديدية بين موسكو وكازان. في 1923-1925. // قضايا موضوعية لمنهجية إدارة السجلات وعلوم المحفوظات / MGIAI. - م ، 1976. - س 147-154.

12. وثائق عن أنشطة الهيئات الإدارية لترشيد جهاز الدولة في عشرينيات القرن الماضي. أرشيف. - 1977. - رقم 4. - س 68-72.

13. مجلة "نشرة طرق الاتصال" (1918-1926) حول ترشيد الإدارة والعمل المكتبي // بعض أسئلة التأريخ ودراسة المصدر لتاريخ الاتحاد السوفياتي: Sat. فن. / MGIAI. - م ، 1977. - ص 71-88.

14. خبرة في تطوير نظام مؤتمت تكيفي لدعم التوثيق للوزارات والإدارات // مشاكل دعم المعلومات للبحث العلمي الأساسي والتطبيقي في ضوء قرارات المؤتمر السادس والعشرين للحزب الشيوعي الصيني: الملخصات. نقل والفوضى. كل الاتحاد. أسيوط. - م ، 1982. - 4.2. - س 115-118. - شارك في التأليف.

15. أتمتة دعم التوثيق للإدارة: الملخصات // التطورات العلمية في خدمة الاقتصاد: الملخصات. نقل علمي عملي أسيوط. 21 يونيو 1983 م ، 1983. - س 94-96.

16. حول استخدام الخبرة التاريخية في تنظيم العمل لتحسين العمل الإداري في المؤسسات العامة // المشاكل الفعلية لتنظيم العمل في المؤسسات العامة: Interuniversity. جلس. / MGIAI. - م ، 1983. - س 123-133.

17. خبرة في تطوير نظام آلي للمعلومات التشغيلية والتحكم في التنفيذ // قضايا خدمة المعلومات / MGIAI. - م ، 1983. - س 153-157. - شارك في التأليف.

18. إلى مسألة تكوين وتطوير الثقافة الاشتراكية للإدارة (1917-1941) // الإمكانات الروحية لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية عشية العصر العظيم

الحرب العالمية الثانية. من تاريخ الثقافة السوفيتية. 1917-1941: السبت. فن. / أكاديمية العلوم في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. معهد التاريخ. - م ، 1985. - ص 7-22.

19. التجربة والمشاكل الرئيسية لإنشاء نظام آلي للدعم الوثائقي للإدارة // التنظيم العلمي للعمل الإداري في جهاز الوزارات والإدارات / MGIAI. - م ، 1985. - س. 173-179.

20. أتمتة إعداد الوثائق على أساس محطات العمل الآلية // خبرة في تطوير محطة عمل الموظف: Interuniversity. جلس. / MGIAI. - م ، 1985. - س 54-60. - شارك في التأليف.

21. من تجربة ترشيد الإدارة في الأقسام // تطوير نظام إدارة مخططة للاقتصاد: Sat. فرضية. كل الاتحاد. ندوة في 26-28 يوليو 1986 - M: دار النشر بجامعة موسكو الحكومية ، 1986 ؛ -مع. 72-73.

22. بعض مشكلات الثقافة الإعلامية للعمل الإداري // الثقافة السوفيتية: 70 عاما من التطور. - م: ناوكا ، 1987. - س 198-203.

23. اللامركزية: تجربة العشرينيات حول لامركزية الإدارة: الملخصات // إضفاء الطابع الديمقراطي على إدارة الإنتاج الاجتماعي (مواد ندوة عموم الاتحاد). - م: دار النشر بجامعة موسكو الحكومية 1989. - ص 79-80.

24. إعادة بناء الإدارة: مشاكل حواسيب MIS. - وقائع المؤتمر الدولي IFIP-HUB حول نظام المعلومات وتصميم العمل والتنظيم. - مجموعة العمل 2. برلين ، ألمانيا الشرقية ، 10-13 يوليو 1989. - C. 40-41. - م. لانج.

25. توحيد الوثائق في الأقسام: تجربة العشرينيات. // توحيد أنظمة التوثيق: التاريخ ، الوضع الحالي ، الآفاق / VNIIDAD. - م ، 1989. - ص 79-89.

26. التشريع الجديد المتعلق بالأرشيف والمحفوظات في روسيا. - السادس عشر. Pos-vetovanie sodobni arhiv "94. - ماريبور ، 1994. - ص 71-74. - الإنجليزية.

27. معهد عموم روسيا للبحث العلمي في مجال الوثائق والمحفوظات وقضاياها في مجال إدارة السجلات. - informationver-mittlungsstellen als Kern des internen informationmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - أوبرهوف ، 1994. - 177-181 م. - م. لانج.

28. VNIIDAD في نظام مؤسسات دائرة المحفوظات الحكومية في روسيا: مشاكل تطوير البحث العلمي والعمل المنهجي // المشاكل الفعلية لإدارة شؤون المحفوظات والنشاط الاقتصادي للمؤسسات الأرشيفية في روسيا: المواد العلمية ، - الممارسة. أسيوط ، 3 أكتوبر. 1993 ، موسكو / غاز روسيا. - م ، 1994. - س 185-190.

29. مدرسة المحفوظات في ماربورغ // الوطن. أرشيف. - 1994. - رقم 3. - س 108-111.

30. Das Dokumentationssystem في روسلاند. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 "information und Dokumentenmanagement". Univer-sitat Trier، 27-30.09.1994. - ص 171-174. - له. لانج.

31. إدارة موارد المعلومات كأداة لتقارب التقنيات الاجتماعية // مشاكل النظرية وممارسة الإدارة. - 1994. - رقم 5. - س 91-97. - شارك في التأليف.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - أتلانتي ، ماريبور. - 1995. - 125-128 م. - له. لانج.

33. حول مشروع إضفاء الطابع المعلوماتي على الأعمال الأرشيفية في روسيا // المعلوماتية وتكنولوجيا الكمبيوتر. - 1995. - س 24-26. - شارك في التأليف.

34. إدارة المعلومات وإدارة الوثائق // الوثيقة في الهياكل الإدارية: الملخصات. نقل والعروض في المتدرب. أسيوط. 27-28 أكتوبر. 1994 / فنيداد. - م ، 1995. - س 21-33.

35. إدارة المعلومات في الهياكل الإدارية لاقتصاد السوق // وثيقة في الهياكل الإدارية. الملخصات. نقل والعروض في المتدرب. أسيوط. 27-28 أكتوبر. 1994 / فنيداد. - م ، 1995. - س 124-131. - شارك في التأليف.

36. حول مفهوم نظام الدعم الوثائقي للإدارة العامة في الاتحاد الروسي // مواد مؤتمر NTI-95. 19-20 أكتوبر. 1995 / فينيتي. - م ، 1995. - ص 85-90.

37. Rusland-der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - دويتشر Dokumen-tartag 1995. الإجراءات. DGD، Frankfurt am Main، 1995. - S. 345-352. - له. لانج.

38. إلى الذكرى الثلاثين لـ VNIIDAD. النشاط العلمي للمعهد // Otech. أرشيف. - 1996. - رقم 1. - س 3-12.

39. حول الدعم العلمي والإعلامي لتطوير قرارات الإدارة // الإدارة في المحفوظات. المحفوظات الاتحادية والإقليمية والبلدية. أرشيفية كموظف مدني: مواد دولية. ورشة عمل في 21-23 مارس 1995 ، موسكو / غاز روسيا. - م ، 1995. -S. 116-120.

40. الحاسبات في المحفوظات: بعض جوانب التكيف الاجتماعي والنفسي لأخصائيي المحفوظات. ATLANTI No. 6، Maribor، 1996. -C.199-101. - م. لانج.

41. إضفاء الطابع العقلاني على إدارة المعلومات لمشروع استثماري // الأنظمة الذكية: Tr. المتدرب الثاني. في هذا. - م: RUDNPAIMS ، 1996. - T. 2. - س 267-269. - شارك في التأليف.

42. المراحل الرئيسية لتطوير العمل المكتبي في روسيا // Studsh apxisnoi spravit dokumentotnostva / UGNIIADD. - Ktv ، 1996. - T. 1. - S. 77-84.

43- المحاضر والمحفوظات الإلكترونية: الوضع في الاتحاد الروسي. - متابعة منتدى DLM حول التسجيلات الإلكترونية. بروكسل ، 18-20 Deze-mber 1996. الجماعات الأوروبية ، 1997. - ص 238-242. - الإنجليزية ، الألمانية ، الفرنسية. لانج.

44. منتدى الوثائق الإلكترونية // Otech. أرشيف. - 1997. - رقم 2. - س 100-101.

45. في اتجاهات البحث في مجال إدارة السجلات وإدارة السجلات // الغربية ، المحفوظات ، 1997. - № 3 (39). - ص 27-35. - شارك في التأليف.

46. ​​Dokumentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - المعلومات والوثائق: Qualitat und Qualifikation. Deutscher Dokumentartag "97، DGD، 1997. - S. 15-22. - German.

47. مفهوم وظيفي النظام لإدارة المعلومات لمشروع استثماري // تكنولوجيا المعلومات. - 1997. - رقم 6. - س 35-38. - شارك في التأليف.

48. دعم التوثيق وإدارة المعلومات // عمل المكتب. - 1997. - رقم 2/1. - س 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - رقم 8. - ج 45 ^ 9. - له. لانج.

50. تطوير نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة - مهمة عاجلة // عمل المكتب. - 1998. - رقم 1.

51- إدارة الوثائق. مشاكل التنظيم المعياري والمنهجي // عمل المكتب. - 1998. - رقم 1. - س 5-8. - شارك في التأليف.

52. مشاكل إنشاء مساحة موحدة للمعلومات والمحفوظات في رابطة الدول المستقلة. التراث الأرشيفي المشترك لدول وأمم وسط وشرق أوروبا. مواد المؤتمر الدولي. جولاوس 22-24 أكتوبر 1997. - وارسزاوا ، 1998. - ج. 121-123.

53.30 سنة من VNIIDAD // Archaeographic Yearbook for 1996. - Moscow: Nauka ، 1998. - ص 49-56. - شارك في التأليف.

54. تم تشكيل التوثيق في أعماق الأرشفة // خدمة الموظفين. - 1999. - رقم 1. - س 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI ، 1999. - رقم 9.

ص 110-113. - له. لانج.

56. المعلومات كمورد للإدارة // خدمة الموظفين. - 1999. - رقم 5.

57. من المعلومات إلى إدارة المعرفة // خدمة الموظفين. - 1999. - رقم 6. -مع. 38-41.

58. التنظيم التشريعي للدعم الوثائقي للإدارة في الاتحاد الروسي // الدولة الروسية: التقاليد ، والاستمرارية ، والآفاق: مواد من القراءات الثانية في ذكرى الأستاذ. ت. Korzhikhina 26-27 مايو 1999 / RSUH. - م ، 1999. - س 307-312.

59. إدارة المعلومات في المنظمة // خدمة الموارد البشرية. - 1999.

- رقم 9. -مع. 37-42.

60. وسائل نقل المعلومات // خدمة الافراد. - 1999. - رقم 10. - س 42-45.

61. يتم تحديد المستوى بواسطة ASUD // خدمة الأفراد. - 1999. - رقم 11. - C، 51-58.

62. المعهد العلمي والعلمي لعموم روسيا للمعرفة بالوثائق والتسمم apxieHoi بين عمود واحد // Studn z apxieHoi مساعدة وتوثيق المعرفة / UGNIIADD. - كشف ، 1999. - T. 4. - س 172-174. -Ukr. لانج.

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - دوكومينتشن فرو ناتريختن ، 1999.

- رقم 6. - ص 493 ^ 96. - له. لانج.

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI، vol. 10، No. 1، Maribor، Slovenija، 2000. - C. 47-53. - له. لانج.

65. مشاكل أتمتة إدارة الوثائق في المنظمات الحديثة // الوثيقة. أرشيف. تاريخ. الحداثة: المواد nauch.-prakt. أسيوط. 20-22 أبريل 2000 ، يكاترينبورغ. - يكاترينبورغ ، 2000. - الجزء 1. - س 15-19.

66. تطوير مفهوم "الوثيقة" // عمل المكتب. - 2000. - رقم 1، - ص 5-9.

إدارة شؤون الموظفين 2. دورة الحياة منظمة 1. النهج الأساسية ل إدارةالعاملين يتحكمالموظفين - واحد ... ؛ قواعد حماية الأسرار التجارية والتقنية توثيق... 3- الأجر: القواعد وأشكال الدفع ...

تنظيم وتقنية دعم التوثيق CJSC "شركة البناء" Druzhba "عمل دبلوم

شهادة دبلوم

1999. رقم 4. ص 56-59. لارين م. يتحكمتوثيقفي المنظمات(مشاكل التاريخ والمنهجية). أطروحة الدكتور ... قبل ذلك ، 2001.12 M.V. Larin. يتحكمتوثيقفي المنظمات(مشاكل التاريخ والمنهجية). أطروحة...

دليل سريع لمجموعات مركز السجلات المجتمعية

دليل الإنترنت

يتحكمأرشيف مركز مؤسسة دولة منطقة سفيردلوفسك توثيقعامة المنظماتسفيردلوفسك ... مركز توثيقعامة المنظماتمنطقة سفيردلوفسك. // أرشيفات جبال الأورال: Popular Science Journal / يتحكم ...

تطوير مفهوم "الوثيقة"

م. لارين ،مدير VNIIDAD

المصدر: المجلة "عمل مكتبي". 2000. رقم 1.

تتطلب مشكلة تحسين إدارة الوثائق وتطور وثيقة الإدارة فهماً لمفهوم "الوثيقة" ذاته ، والخصائص التاريخية والمنهجية لتطورها. من المعروف أن المستندات ترافق الشخص منذ بداية الكتابة - طريقة وصفية لتثبيت المعلومات. تستخدم الوثائق في مختلف مجالات النشاط البشري ، وفروع المعرفة ، ومجالات الحياة.

يعد تاريخ المستند والتوثيق كمجموعة من المستندات المترابطة بواسطة روابط رسمية ومنطقية أحد أكثر الموضوعات إثارة للاهتمام في إدارة المستندات ولم يتم دراسته بشكل كافٍ حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمكن أن يكشف تاريخ المستند عن أصول معظم مشاكل إدارة المستندات الحالية في المؤسسات. يسمح لنا التاريخ بتتبع تطور الوثيقة وعلاقتها بالتغيرات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية في المجتمع. من بين الخصائص الرئيسية لعملية تحويل المستندات ، يمكن للمرء تسمية أسباب ظهور نماذج المستندات وتغييرها والحفاظ عليها ، وتغيير النسبة في العمليات الاجتماعية والإدارية لأنواع مختلفة من المستندات ، وتأثير التقنيات الجديدة على المستند ، وظهور واختفاء تفاصيل المستندات الفردية ، وما إلى ذلك.

في و. يربط Istrin تطوير المستند مباشرةً بظهور الكتابة ، نظرًا لأن الجزء المكتوب والنصّي والمحتوى هو أساس أي مستند. يجب الاتفاق على أن العوامل التي تحدد مظهر الكتابة من منظور تاريخي (تكوين الحاجات الاجتماعية ، وتأثير خصائص اللغة ، وأنظمة الكتابة السابقة) ، انعكست أيضًا في تشكيل الوثيقة * 1 .

* 1 Istrin V. نشأة وتطور الكتابة. م ، 1965 ص 28.

يُظهر تحليل الأدبيات أن الوظائف الرئيسية للوثيقة مرتبطة بعملية حفظ (تثبيت) المعلومات مع نقلها اللاحق في الزمان والمكان. في المرحلة الأولى من تكوين وثيقة مكتوبة ، تشمل هذه: المحاسبة ، والعد ، ومكافحة الخداع ، ونقل الأوامر ، وتسجيل المعلومات من أجل حفظها ونشرها للأغراض العلمية والدينية والتعليمية وغيرها * 1. أدى تنفيذ هذه الوظائف من الناحية العملية إلى ظهور الوثائق الرسومية (الخرائط والرسومات) والطبية والمحاسبية وأنواع أخرى من التوثيق. يمكن استنتاج أن الوثائق والوثائق تنشأ فيما يتعلق بالاحتياجات الاجتماعية للفرد ومهام الدولة. أي وثيقة لها وظيفة مقابلة أو تركيبة ، بسبب الغرض من إنشاء وثيقة.

* ١ انظر: V.D. Banasyukevich ، M.V. Larin ، A.N. Sokova. حالة وتطور أنظمة التوثيق. تقرير البحث. سيف فنيداد.

دعونا نسأل أنفسنا السؤال عن ماهية الوثيقة من وجهة نظر إدارة السجلات. من الواضح أن تطوير التعريف الأمثل لمصطلح "وثيقة" يعتمد على اكتمال دراسة مشكلة تطور وثائق الإدارة ككل. لسوء الحظ ، حتى الآن ، لم يتم تطوير أي مصطلح "وثيقة" واضح وغير غامض ومقبول بشكل عام في علم الوثائق وعلم المحفوظات. في نفس الوقت ، مثل هذا التعريف ضروري لتطوير نظرية إدارة السجلات.

يستخدم مفهوم "الوثيقة" في العديد من مجالات المعرفة وهو موضوع بحث في عدد من التخصصات العلمية. يطرح كل من هذه العلوم تقريبًا نهجًا خاصًا به لتعريف المستند ، بناءً على المعايير التي يتم اتخاذها كأساس: الغرض من المستند ، والشكل ، وطريقة تسجيل واستنساخ المعلومات ، إلخ. في رأينا ، فإن حل مشكلة إيجاد المعنى الدلالي الضروري لمصطلح "الوثيقة" في علم الوثائق ممكن فقط على أساس التحليل المقارن للمناهج المختلفة لتعريف الوثيقة.

كمفهوم علمي عام ، يحتوي المستند على اختلافات معينة في التفسير حسب التخصصات المختلفة * 1 ، مما يعكس موضوعهم ومهامهم.

* 1 ستيبانسكي أ. حول الأسس النظرية لاختيار المواد الوثائقية لتخزين الدولة // وقائع المؤتمر العلمي حول شؤون المحفوظات في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. - م 1965 ؛ Elpatievsky A.V. بعض قضايا منهج البحث في مجال تنظيم المعلومات الوثائقية من وجهة نظر أنظمة الوثائق // ملخصات الرسائل للندوة النظرية "أسئلة المنهج المنهجي للبحث في مجال المعلومات الوثائقية". - م 1972 ؛ Medushevskaya O.M. ، Stepansky A.D. ، Lyushin S.P. حول مواد المؤتمر العلمي حول مشاكل اقتناء المصادر الوثائقية لأرشيف الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. - م 1976. الجزء 1 ؛ سوكوفا أ. التوثيق ودوره في الإدارة العامة وعلوم التاريخ. - M. 1985. SIF OTSNTI VNIIDAD. N 039-86 ؛ V.I. الأوتوقراطيين بعض جوانب دراسة موضوع وموضوع علم الأرشيف // وقائع VNIIDAD. - م 1976 ، 6. 4.1 ؛ إليزاروف ب. المشكلات النظرية والمنهجية الفعلية لعلم الأرشيف السوفيتي. - م 1984 ، إلخ.

تتجلى العلاقة الوثيقة بين التخصصات العلمية التي تدرس التوثيق من المواقف المختلفة في أجهزتها المفاهيمية. إذا حددت إدارة السجلات مهمتها الرئيسية تحسين جودة الوثيقة كأداة إدارية ، وفي هذا الصدد ، تدرس وظائفها ودورها في التطور التاريخي ، فإن علم الأرشيف ، ودراسات المصادر ، وعلم الاجتماع يعتبر المستند بمثابة ناقل معلومات عن الماضي أو الحاضر. من المهم التأكيد على أن تقييم الوثيقة كمصدر تاريخي واجتماعي يتبع مباشرة المكان الذي احتلته الوثيقة وما هي القيمة التي كانت لها في أداء وظائفها الأصلية * 1.

* ١ Banasyukevich V.D. أسئلة المصطلحات الخاصة بوثائق الإدارة // المحفوظات السوفيتية ، 1974 ، العدد 4 ، ص 17.

يتم تقديم الفهم الأوسع للوثيقة في العلوم الوثائقية - مثل أي وسيط مادي به معلومات ثابتة بأي لغة وبأي شكل من الأشكال * 1. في إدارة الوثائق ، الوثيقة هي وسيلة لتأمين المعلومات بطرق مختلفة على مادة خاصة حول الحقائق وأحداث الواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري * 2. في دراسات المصدر ، المستند عبارة عن كائن مصمم خصيصًا لنقل المعلومات * 3.

* ١ انظر ج. ج. فوروبييف. الوثيقة: تحليل المعلومات. - م 1973 S. 7.

* 2 GOST 16487-70. العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات.

*3 O.M. Medushevskaya دراسة المصدر في المرحلة الحالية // المحفوظات السوفيتية. 1979. N 2.S. 5.

في علم الأرشفة ، يُستخدم مصطلح "مستند أرشيفية" - مستند مخزّن في الأرشيف * 1.

* 1 قاموس المصطلحات الأرشيفية الحديثة للدول الاشتراكية. - م 1982. فن. 22. في السابق ، تم استخدام مصطلح المواد الأرشيفية ، ثم المواد الوثائقية ، ثم الوثائق (منذ 1971).

في العلوم القانونية ، تدرس الوثائق كوسيلة لتوثيق وإثبات العلاقات القانونية. يُعرِّف العلم التاريخي المستند بأنه أهم مصدر تاريخي ، ويعتبر العلم الوثائقي أن أي معلومات ثابتة هي مستند * 1.

* 1 إليوشينكو إم بي ، تلفزيون كوزنتسوفا ، ليفشيتس يا .3. إدارة الوثائق. أنظمة التوثيق والتوثيق. الدورة التعليمية. - M.، MGIAI، 1977.S7.

يعتبر المتخصصون في مجال الإدارة الوثيقة وسيلة لتحديد ونقل قرارات الإدارة * 1.

* 1 تلفزيون كوزنتسوفا ، لوسيف ف. وثائق الإدارة. - م: الاقتصاد ، 1985 S.10.

إليزاروف ب. اقترح تعريف المستند كهدف للدراسة في جميع التخصصات: الوثيقة هي نتيجة طبع (توثيق) معلومات هادفة لإرسالها في الزمان والمكان * 1.

* 1 إليزاروف ب. المشاكل النظرية والمنهجية الفعلية لعلم الأرشيف السوفيتي. - م ، 1984 م 32.

إن التعريف الأكثر دقة وتعميمًا لمفهوم "الوثيقة" ، في رأينا ، يتم تقديمه من خلال الانضباط العلمي - إدارة السجلات ، الذي يدرس قوانين تشكيل المستندات ، وطي وتطوير أنظمة التوثيق والتوثيق في مختلف الفروع. من النشاط البشري.

لقد مرت مفاهيم "الوثيقة" ، "التوثيق" في تطويرها تغيرات مذهلة... في الأصل اللاتينية doceo تعني "تعليم" و "إبلاغ". تم إنشاء المستند الاشتقاقي اللاحق ، بالمعنى الضيق للكلمة التي تعني "إثبات" ، "دليل" ، منذ فترة طويلة في العديد من مجالات النشاط العلمي والعملي.

في اللغة الروسية ، ظهر مفهوم "الوثيقة" في القرن الثامن عشر. لقد ترجمها بطرس الأول على أنها "دليل مكتوب" * 1 ، وبذلك أكد أولاً وقبل كل شيء على الأهمية القانونية للوثيقة. في القرن التاسع عشر. يتم تسليط الضوء على جانب جديد: قيمة الوثيقة في الإدارة. تعتبر الوثيقة بمثابة معلومات مسجلة في النموذج ومخصصة لتنفيذ عملية الإدارة * 2. استمر مفهوم الوثيقة كمصدر مكتوب ملزم قانونًا حتى القرن العشرين. "المستند هو 1) أي ورقة تم إعدادها بطريقة قانونية وقادرة على العمل كدليل على الحقوق في شيء ما أو أداء أي التزامات ، 2) أي دليل مكتوب بشكل عام" * 3.

* ١ وثائقي - ٦٠. مواد الندوة الأولى لعموم الاتحاد حول الفيلم الوثائقي ، الجزء 1. - فيلنيوس ، ١٩٧٠. ص ٤٥.

* 2 إليوشينكو إم بي ، تلفزيون كوزنتسوفا ، ليفشيتس ياز. إدارة الوثائق. أنظمة التوثيق والتوثيق. الدورة التعليمية. - M.، MGIAI، 1977.S11.

* 3 انظر: القاموس الموسوعي بافلينكوف ف. - SPb. ، 1913 ص 687.

ومع ذلك ، في الأعمال المعيارية لروسيا ما قبل الثورة في القرنين التاسع عشر والعشرين. فيما يتعلق بتنظيم الأعمال الإدارية والمكتبية ، لم يتم استخدام مصطلح "وثيقة" تقريبًا. في الأنشطة العملية للمؤسسات ، تم تحديد مفهوم الوثيقة أيضًا مع مفاهيم "ورقة العمل" ، "الفعل" ، "الحالة". استمر هذا الاتجاه لتحديد "ورقة العمل" و "المستند" حتى عشرينيات القرن الماضي. القرن العشرين. تدريجيًا ، تم استبدال مصطلح "ورقة العمل" بعبارة "وثيقة رسمية". وهكذا ، يشير قرار لجنة الانتخابات المركزية ومجلس مفوضي الشعب المؤرخ 7 يوليو 1932 إلى قواعد تخزين "الوثائق الرسمية" * 1. في "القاموس التوضيحي للغة الروسية" لعام 1934 ، تسمى الوثيقة "شهادة رسمية مكتوبة تشهد بهوية حاملها" * 2.

* 1 SZ اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، 1932 ، N 53 ، مادة. 319.

* 2 قاموس توضيحي للغة الروسية. إد. ن. Ushakova، t.1 - M.، 1934. S. 751.

في التعريفات المذكورة أعلاه ، يمكن التمييز بين عنصرين من الوثيقة: إعلامي (الوثيقة هي معلومات مسجلة يتم نقلها في الوقت المناسب وعلى مسافة) وقانونية (تعمل الوثيقة كدليل على موثوقية المعلومات وتمثل أحد أشكال التعبير عن قانون).

مع تراكم المعرفة حول قوانين تكوين الوثائق والتوثيق في مختلف فروع النشاط البشري ، وكذلك مع ظهور أنواع جديدة من ناقلات المواد المادية للمعلومات ، تلقى مفهوم "الوثيقة" فهمًا جديدًا ، مليئًا بالجديد. المحتوى.

كلغ. لاحظ ميتاييف في أعماله أنه بالمعنى الواسع لمصطلح "وثيقة" ، تشير "المواد الوثائقية" إلى كل ما هو وثائقي ، أي يقوم على انعكاس الواقع الموضوعي من خلال التقاط وتثبيت وتسجيل الحقائق والأحداث والظواهر عن طريق الكتابة والصور والتسجيل الصوتي * 1.

* 1 ميتييف ك. تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في الاتحاد السوفياتي. مرسوم. ذكر ، ص. ثمانية.

تعريف لاحق من قبل C.G. Mityaev ، مفهوم المستند نتيجة للتسجيل المتعمد (التوثيق) للمعلومات حول ظواهر الواقع الموضوعي بطرق مختلفة من أجل نقل هذه المعلومات بشكل موثوق في الوقت المناسب وعلى مسافة ، مع تحديد إلزامي لما يتم التقاطه في لغة الكلمات ، تم تطويرها في "المعجم المختصر للمصطلحات الأرشيفية". يتضمن تعريف "المستند" فيه مفهوم المعلومات كموضوع للوصف: "الوثيقة هي نتيجة عرض الحقائق والأحداث والأشياء وظواهر الواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري من خلال الكتابة والرسومات والرسم والتصوير. أو تسجيل صوتي أو بطريقة أخرى على مادة خاصة (ورق البردي ، ورق ، ورق ، فيلم فوتوغرافي ، إلخ) "* 1. على الرغم من غياب المصطلحين "معلومات" و "وسيط" ، إلا أنه تم الكشف عنهما في التعريف من خلال خصائصهما.

* 1 قاموس موجز للمصطلحات الأرشيفية. - م - ل. ، 1968 ، 19-20.

في وقت لاحق ، أدخلت GOST 16487-70 "العمل المكتبي والأعمال الأرشيفية. المصطلحات والتعريفات" (موسكو ، 1971) تغييرات على مصطلح "الوثيقة": "الوثيقة هي وسيلة لتأمين المعلومات حول الحقائق والأحداث وظواهر الواقع الموضوعي و الأنشطة البشرية العقلية "* 1. في هذا التعريف ، يتم تقديم مفهوم مفصل للمعلومات ، ولكن تم استبدال كلمة "نتيجة" (توحيد المعلومات) بكلمة "تعني" غير المبررة سواء من الناحية الدلالية أو المنطقية.

* 1 أعمال مكتبية وأرشفة. المصطلحات والتعريفات. GOST 16487-70. - م ، 1971. N 1.S. 2.

في التعريف أعلاه ، يجب الانتباه إلى ما يلي: 1) الوثيقة هي نتيجة نشاط بشري واعي في المقام الأول. يتم دمج المعلومات بالمشاركة المباشرة للشخص ، عندما يقوم بإنشاء مستند ، أو بمشاركة غير مباشرة ، عندما يتم إصلاح المعلومات بالوسائل التقنية التي أنشأها شخص ما.

2) لا يمكن التعبير عن المعلومات الثابتة بوعي بدون كلمات أو أي علامات أو رموز (رموز الآلة) ، لأنها انعكاس عقلي للواقع.

وبالتالي ، يتم تلخيص المعنى الدلالي الرئيسي للوثيقة في تعريفها كوسيلة لتأمين المعلومات * 1. في الوقت نفسه ، في المفهوم نفسه ، يتم تسليط الضوء على الميزات الجديدة للوثيقة ، مثل الأساليب والمواد اللازمة لتأمين المعلومات ، والتعريف الإلزامي للوثيقة.

* 1 إليوشينكو إم بي ، كوزنتسوفا تي في ، ليفشيتس ياز. إدارة الوثائق. أنظمة التوثيق والتوثيق. الدورة التعليمية. - M.، MGIAI، 1977.S13.

أدى التطوير الإضافي للمصطلحات الأرشيفية ، المنعكسة في قاموس المصطلحات الأرشيفية المعاصرة للبلدان الاشتراكية * 1 ، إلى إجراء تعديلات على التعريف السابق لمصطلح "وثيقة". بقي مفهوم "المعلومات" على أنها تحمل العبء الرئيسي في الارتباط المنطقي الدلالي كجزء من عبارة "نتيجة توحيد المعلومات". أعطى مفهوم "الوسيط" الذي تم إدخاله بالإضافة إلى ذلك ، والذي يتم تثبيت المعلومات ذات الصلة عليه ، التعريف نظرة كاملة: "الوثيقة هي نتيجة دمج المعلومات حول كائنات الواقع الموضوعي وحول النشاط العقلي للشخص من خلال الكتابة والرسومات أو التصوير الفوتوغرافي أو التسجيل الصوتي أو بأي طريقة أخرى على أي وسيط "* 2 ...

* 1 م ، 1982. العدد. واحد؛ 1988. العدد. 2.

* 2 قاموس المصطلحات الأرشيفية الحديثة للدول الاشتراكية. - م ، 1982. العدد. 1 ، ص .59.

المفاهيم المقدمة لوسائل الإعلام المختلفة والطرق المختلفة لتأمين المعلومات - فصلت مصطلحات بين مفهومي "الوثيقة" و "المعلومات الوثائقية".

في GOST 16487-83 "عمل المكتب والأرشفة. المصطلحات والتعريفات" (موسكو ، 1983) تم إجراء تعديلات على تعريف مصطلح "الوثيقة" ، والتي تكمل مفهوم موضوع الوصف ، وتفصل بين الوسط المادي لل "وثيقة" من المعلومات الموجودة عليها. يكمل بناء القاموس "كائن مادي مع معلومات" ويوضح المعنى الدلالي للمصطلح ؛ يتم تقديم نفس الغرض من خلال حذف مفاهيم "الوسائل" أو "النتيجة" من التعريف ورفض تعداد طرق تثبيت المعلومات على ناقلات المواد المختلفة: "المستند عبارة عن كائن مادي به معلومات يحددها رجل- صنعت طريقة لنقلها في الزمان والمكان "* 1 ...

* 1 أعمال مكتبية وأرشفة. المصطلحات والتعريفات. GOST 16487-83. - م ، 1983 م 5.

أ. قدم Elpatievsky مفهوم "المعلومات الوثائقية" في علم المحفوظات. اعتبر تعريفه ، الذي تم تقديمه في أوائل السبعينيات ، انعكاسًا أكثر دقة لجميع أنواع المعلومات الوثائقية ، بما في ذلك المعلومات الأرشيفية: "يجب فهم معلومات المستند على أنها معلومات اجتماعية (أي على مستوى التفكير البشري ، تم إنشاؤها) أو معالجتها في هذا المستوى (يمكن معالجتها) أنواع وأشكال المعلومات البيولوجية ، والمعلومات ذات الطبيعة غير الحية والاصطناعية ، المسجلة على ناقلات المواد لغرض المعالجة والتخزين "* 1.

* 1 Elpatievsky A.V. حول مسألة تعريف مفهوم "المعلومات الوثائقية" في ضوء نظرية لينين في التأمل // ملخصات الرسائل للندوة النظرية "مشاكل المصطلحات في مجال إدارة السجلات وعلم المحفوظات (يناير 1974)". - م: فنيداد 1973 ص 27.

وبالتالي ، فإن تحليل التطوير المتسلسل لتعريفات المستندات يسمح لنا بالتمييز بين ثلاثة مناهج رئيسية لصياغة مصطلح "المستند":

1) وثيقة - كائن مادي ؛

2) وثيقة - ناقل المعلومات ؛

3) وثيقة - معلومات موثقة.

من وجهة نظر إدارة السجلات ، الأكثر شيوعًا هو تعيين مستند ككائن مادي ، مع تسجيل المعلومات عليه في شكل نص أو تسجيل صوتي أو صورة مخصصة للإرسال في الزمان والمكان للتخزين والاستخدام العام * 1.

* 1 القانون الاتحادي الصادر في 23.11.1994 "بشأن النسخة الإلزامية من المستندات" // SZ RF. 1995. ن 1. فن. واحد.

المصدر الأصلي لهذا النهج للوثيقة يمكن أن يكون عمل Paul Otlet "رسالة حول التوثيق" * 1. في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، كان مؤيدو هذا المصطلح من علماء الكمبيوتر ، الذين قدموا في الستينيات عددًا من التعريفات للوثيقة * 2. في هذه الحالة ، نحن نتحدث عن عمليات المعلومات ، وحول نقل المعلومات من موضوع إلى آخر.

* ١ أوتل ب. رسالة في التوثيق. بروكسل ، 1934.

* 2 على سبيل المثال ، يقدم "قاموس المصطلحات حول نظرية وممارسة المعلومات العلمية" (موسكو ، 1964) التعريف التالي: "الوثيقة هي كائن مادي يحتوي على معلومات في شكل ثابت" ؛ ميخائيلوف إيه آي ، تشيرني إيه آي ، جيلياروفسكي آر إس. في كتاب "أساسيات المعلوماتية" (موسكو: Nauka ، 1968 ، ص 46) ، تم تقديم التعريف التالي: "المستند هو كائن مادي يحتوي على معلومات ثابتة ، مصمم خصيصًا لنقله في المكان والزمان ويستخدم في الأماكن العامة ممارسة"؛ GOST 16487-83 "العمل المكتبي وأعمال الأرشفة. المصطلحات والتعريفات" (موسكو ، 1983 ، ص 5) أثبت أيضًا أن "المستند عبارة عن كائن مادي به معلومات مثبتة بطريقة من صنع الإنسان لنقلها في الزمان والمكان . " يركز هذا التعريف على مشاركة الإنسان في إنشاء الوثيقة.

من أشكال هذا التفسير لمفهوم "المستند" الاستعاضة عن عبارة "كائن مادي" بعبارة "ناقلة مادة" أو "ناقل" أو "مادة خاصة". لأول مرة ، تمت الإشارة إلى مثل هذا النهج في قاموس قصير للمصطلحات الأرشيفية * 1 وتم تطويره في GOST 16487-70 * 2. بين العلماء والمتخصصين ، تم الالتزام بوجهة النظر هذه باستمرار من قبل GG Vorobyov و KI Rudelson و Yu.I. Kiba. وتسيبيزوف ن. و Misserman MA، Ilyushenko MP، Petrakov A.V. إلخ * 3.

* 1 انظر: معجم موجز للمصطلحات الأرشيفية. - M. - L، 1968.S19-20.

* 2 GOST 16487-70. العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات. - م: نشر دار المواصفات ، 1971 ، ص 2.

* 3 انظر: GG Vorobiev. الوثيقة: تحليل المعلومات. - M: Nauka، 1973. S. 7 (مستند - أي وسيط مادي به معلومات ثابتة بأي لغة وبأي طريقة) ؛ رودلسون ك. التصنيفات الوثائقية الحديثة. - م: العلوم ، 1973. S. 19 (الوثيقة هي حاملة للمعلومات ، وتؤكد المعرفة والحقائق والأحداث وظواهر الواقع الموضوعي وتعمل على نقل المعلومات عنها في الزمان والمكان) ؛ أنظر أيضا: Kiba Yu.I.، Tsibizov N.I. المبادئ التنظيمية والمنهجية لتوحيد وتوحيد الوثائق المستخدمة في ACS // توحيد وتوحيد الوثائق في أنظمة التحكم الآلي. - بودولسك ، 1974 ، 3 ؛ Felzer AB ، Misserman M.A. عمل مكتبي. الدليل المرجعي. - كييف ، مدرسة فيششا ، 1977 ، ص 6 ؛ إليوشينكو م. تنظيم تدفق المستندات. - M. ، MGIAI ، 1981S 38 ؛ بيتراكوف أ. مقدمة في البريد الإلكتروني. - م: FiS، 1993.S 23 وغيرها.

في الآونة الأخيرة ، كان هناك نقل للحمل الدلالي في تعريف المستند من المكون المادي إلى المكون المعلوماتي. الإدخال التشريعي لمفهوم "المعلومات الموثقة (الوثيقة)" موضع التنفيذ ، وفقًا للباحث القانوني ف. أ. يعتمد Kopylov على الوحدة المزدوجة للمعلومات (المعلومات) والوسط المادي (في شكل رموز ، علامات ، حروف ، موجات ، إلخ). نتيجة للتوثيق ، هناك نوع من تجسيد المعلومات وتجسيدها. المعلومات "ثابتة" على وسيط مادي أو حتى "مرتبطة" بها وبالتالي تفصل نفسها عن منشئ المعلومات ... المعلومات الموثقة ... هي كائن مادي ، وهذا يعطي أسبابًا ، في ظل ظروف معينة ، لتصنيف كفئة من الأشياء وامتداد المؤسسة إليها حقوق الملكية * 1. م. Kostomarov ، الذي يشير بحق إلى أنه في هذه الوحدة لفترة طويلة ، كانت السيادة لحاملها ، الذي أصبح ، كما كان ، اسمًا عامًا عامًا للمستندات (على سبيل المثال ، "الورق") * 2.

* ١ كوبيلوف ف. المعلومات كموضوع للتنظيم القانوني هي المعلومات العلمية والتقنية. السلسلة 1. تنظيم ومنهجية العمل الإعلامي. - M.، VINITI، 1996، N 8.S 2. الفكر V.A. Kopylov بشأن الاعتراف بالمعلومات الموثقة ككائن مادي ، في رأينا ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار في المناقشة الجارية في عالم الأرشيف حول السعر وتقييم المواد للوثائق الأرشيفية.

* ٢ كوستوماروف م. "يانوس متعدد الوجوه" وثيقة في نظام إدارة المعلومات. -# M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272 الإنتاج المكتبي ، 1998 ، N 1.S. 22-23 # S .

مع الاستمرار في تحليل مفهوم "الوثيقة" ، يمكننا أن نستنتج أنه يقوم على ثلاثة مكونات رئيسية: المعلومات ، وحامل المواد للمعلومات ، وتحديد المعلومات مع إمكانية تحديدها من خلال التفاصيل. إن القدرة على تحديد المعلومات المسجلة تميز المستند بشكل أساسي عن الوسائط الأخرى. في هذا نحن نتضامن مع العالم الأوكراني S.G. كوليشوف ، الذي يشير في دراسته إلى أن المستند عبارة عن بنية مادية خاصة تم إنشاؤها بواسطة شخص لتخزين ونقل المعلومات في المكان والزمان ، وتكييفها مع الإمكانيات الفسيولوجية لقراءة النص (كتسلسل منطقي للكلام وعلامات غير الكلام ) * 1.

* 1 انظر: S. Kuleshov وثائقي dzherela naukovoi informatsii فهم وتصنيف وتاريخ ومخططات نمطية. - كويف ، 1995 ص 26.

من المهم بشكل خاص إدخال مفهوم تعريف الوثيقة في المصطلح من وجهة نظر تطبيقه في شؤون الإدارة والأرشيف. وهكذا ، نتيجة للتطور ، يأتي مفهوم الوثيقة إلى تفسيرها الرسمي الحديث: "المعلومات الموثقة (الوثيقة) ، المعلومات المسجلة على وسيط المواد مع التفاصيل التي تسمح بالتعرف عليها" * 1. في رأينا ، يمكن استخدام هذا التعريف جيدًا لإدارة المستندات.

* 1 القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات". GOST R 51141-98 "أعمال المكتب وأعمال الأرشفة. المصطلحات والتعاريف".

يتم اتخاذ قرارات الإدارة بناءً على جمع ومعالجة وتحليل المعلومات. تعد موثوقية المعلومات وأهميتها واكتمالها أهم شرط لفعالية الإدارة ، وضمان جودة قرارات الإدارة. الوثيقة هي إحدى الطرق الرئيسية لتقديم المعلومات. يمكننا القول أن المستند هو أداة لاتخاذ قرارات الإدارة ، وللاستخدام الفعال لهذه الأداة ، من الضروري ضمان أقصى قدر من التشغيل الآلي لدورة حياة المستند مع تلبية متطلبات أمن المعلومات.

الوثائق هي ناقلات للمعلومات الإدارية والعلمية والتقنية والإحصائية وغيرها من المعلومات المهمة اجتماعيا. ينعكس هذا في تعريف المستند الوارد في قانون 20.02.1995 ، رقم 24-FZ "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات": "المستند عبارة عن معلومات مسجلة على حامل مواد مع التفاصيل التي تسمح لها الكشف عن هويته."

الهدف من الإدارة في العمل المكتبي هو الوثائق الرسمية. يقدم الأدب عددًا كبيرًا من تصنيفات الوثائق. لذلك ، في نظام التوثيق الإداري ، توجد فئات المستندات التالية:

إداري

علمي؛

اصطلاحي؛

التكنولوجية

الصناعية ، إلخ.

وثائق الإدارة تشكل جوهر وثائق المكتب. أنها توفر إمكانية إدارة الأشياء داخل المنظمة وهي الموضوع الرئيسي للعمل المكتبي.

تتضمن وثائق الإدارة الأنواع التاليةمستندات:

التنظيمي والإداري ؛

المعلومات والمراجع ؛

من قبل الأفراد

مخطط

الإبلاغ.

كما تعلم ، فإن وثائق الإدارة (العمل المكتبي) هي فرع من الأنشطة التي توفر الوثائق وتنظيم العمل مع الوثائق الرسمية. نشأ مصطلح دعم توثيق الإدارة (DOW) فيما يتعلق بإدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في مجال العمل مع المستندات.

نظرًا لأن هدف الإدارة في نظام العمل المكتبي هو مستند ، فإن جميع أنواع مراحل معالجتها في وقت واحد تصف مهام العمل المكتبي. في الوقت نفسه ، إذا اعتبرنا مستندًا بشكل عام ، خارج أي تصنيف ، فإن المهام المقابلة تشكل دورة حياتها: إعداد مسودة وثيقة ، الموافقة على مسودة وثيقة ، تسجيل وثيقة ، مراجعة وثيقة من قبل الرئيس ، مراقبة تنفيذ المستند ، وتشكيل قائمة الحالة ، والتخزين والاستخدام الحاليين ، والنقل إلى التخزين الأرشيفي.

يتم تنفيذ أي مهمة ورقية في النهاية لضمان:

عرض عالي الجودة للمعلومات في الوثيقة ؛

تنفيذ الوثيقة في الوقت المناسب.

على أساس هذا التقسيم ، يتم تمييز نظامين فرعيين في نظام العمل المكتبي - التوثيق وتنظيم العمل مع المستندات.

يعتمد تصور المعلومات الواردة في الوثيقة على جودة عرضها ، والتي تتحقق من خلال استيفاء قواعد نظام التوثيق الفرعي ، والذي يتضمن متطلبات أسلوب العرض ، وإعداد مسودة الوثيقة ، وتصميمها ، والموافقة عليها.

تتمثل إحدى مهام النظام الفرعي للوثائق في تحسين تكوين المستندات وشكلها ، على سبيل المثال ، لتوحيد تكنولوجيا الحلول وشكل عرض المعلومات في مهام الإدارة المتكررة. يؤدي توحيد تكوين المستندات وأشكالها إلى تقليل تكلفة معالجتها.

يجب أن يضمن النظام الفرعي لتنظيم العمل مع المستندات توقيت تنفيذ المستندات ، عندما يتم نقل المستند الذي يتطلب التنفيذ على الفور إلى الموظف ، ويكون الموظف مهتمًا بتنفيذه في الوقت المحدد.

مشكلة زيادة عدد الوثائق ، وخاصة الإلكترونية منها ، هي مشكلة ملحة للغاية.

من بين الأسباب الموضوعية للنمو في عدد الوثائق المتعلقة بالتطور الطبيعي والتغير في حالة المنظمات ، تجدر الإشارة إلى ما يلي:

إنشاء مؤسسات جديدة ، وتوسيع الروابط الصناعية والتجارية ، وما إلى ذلك ؛

إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر لتسهيل النسخ ؛

زيادة خاصية الوثائق أثناء الاستخدام ، وليس النقصان ، كما هو معتاد بالنسبة للموارد المادية والتقنية. كلما طور المجتمع المعلومات واحتاج إليها ، زاد إنتاجها.

هناك أيضًا عوامل ذاتية تؤثر أيضًا على نمو تداول المستندات. العامل الرئيسي هو تنفيذ الأوامر في وقت غير مناسب أو بجودة رديئة ، والالتزامات التعاقدية ، مما يؤدي إلى ظهور مستندات إضافية: تذكيرات ، مطالبات ، إلخ.

وفقًا لقواعد العمل المكتبي ، لا تبدأ حركة معظم مستندات الإدارة إلا بعد تسجيلها ، مما يسمح بالبحث عن المستندات وتسجيلها ومراقبتها. الغرض التالي من التسجيل هو إعطاء القوة القانونية للوثيقة ، لتأكيد حقيقة إنشائها أو استلامها.

عند التسجيل للحصول على مستند ، يتم إدخال بطاقة التسجيل والتحكم (RCC) في التفاصيل التي يتم إدخال البيانات الخاصة بها: المؤلف ، النوع ، التاريخ ، فهرس المستند ، العنوان أو ملخص المستند ، القرار ، الموعد النهائي ، إلخ. يتم بطريقة لامركزية ، ولكن على أساس نظام موحد والتوافر العام لبيانات التسجيل مع احترام أحكام سرية المعلومات.

يسجل RKK معلومات حول أي إجراءات تم تنفيذها على المستند ، على سبيل المثال ، تسلسل نقل المستند بين فناني الأداء. هذا يقلل من احتمالية فقدانه. تعمل بطاقة التسجيل والتحكم أو نسختها (نموذج التحكم) كوسيلة تقنية للتحكم في التنفيذ ، والتي تعد في نظام العمل المكتبي المحلي حافزًا لتنفيذ المستند في الوقت المناسب. يتم تنفيذه من قبل المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو أي موظف تعينه الإدارة. في كثير من الأحيان ، لا يشاركون في تنفيذ المستند الذي يتحكمون فيه ولا يفهمون مجال النشاط الذي يؤثر عليه المستند. أي أن السلطات التنظيمية تمارس الرقابة الرسمية على المواعيد النهائية. يتم تجميع نماذج التحكم في خزانات ملفات خاصة. في الوقت نفسه ، بغض النظر عما إذا كان المستند داخليًا أو واردًا أو صادرًا ، يتم تصنيف المستندات الموجودة في خزانات الملفات هذه وفقًا لتواريخ استحقاقها.

بغض النظر عن مكان خدمة التحكم في هيكل المنظمة ، يتم إرسال معلومات حول نتائج التحكم في تنفيذ مستندات معينة إلى المديرين الذين أثبتوا الحاجة إلى التحكم. وبالتالي ، فإن عمل وحدة التحكم يتلخص في المراجعة الدورية لنماذج التحكم ، وتذكير فناني الأداء بقرب المواعيد النهائية ، وإبلاغ الإدارة عن انتهاك المواعيد النهائية.

يمكن الاستنتاج ، من حيث المبدأ ، أن نظام العمل المكتبي يتكون من ثلاثة مواضيع:

1. القائد. تتمثل وظيفة القائد في اتخاذ القرارات الإدارية وتنظيم عمل الموظفين لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة. يستخدم المدير المستندات كمصدر للمعلومات لاتخاذ القرارات الإدارية ووسيلة لتنظيم عمل المؤسسة. الدور النموذجي للمدير فيما يتعلق بالعمل مع المستندات هو البادئ لسير العمل.

2. الموظف (المؤدي). الشيء الرئيسي بالنسبة له هو حل المهام المحددة المدرجة في نطاق مسؤولياته الرئيسية. فيما يتعلق بالعمل مع المستندات ، فهو يشارك في إعداد وتنفيذ واعتماد الوثائق الناتجة عن تنفيذ هذه المهام أو المتعلقة بها. أي أن العمل الرئيسي مع المستندات التي يقوم بها المؤدي مرتبط بالوثائق. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المقاول هو أحد المشاركين في سير العمل.

3. خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. أهم شيء بالنسبة للخدمة هو العمل مع المستندات التي تحدد وظائفها ومهامها. إنه يضمن عمل نظام العمل المكتبي ، ولا سيما النظام الفرعي لسير العمل ، أي أنه ينظم حركة وتخزين المعلومات - ويخلق نظام المعلومات للمؤسسة. من المثير للاهتمام ، في كثير من الأحيان ، أن هذا القسم ، المخول بالتحكم في تنفيذ المستندات ، هو الذي يوفر للمنفذ - التواصل مع رئيسه ، والرئيس - إحدى وظائفه الإدارية. أي ، في نظام العمل المكتبي المحلي ، يجب على المنفذ ، عند حل مهمته المهنية ، أن يتفاعل أيضًا مع المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. هذه سمة من سمات العمل المكتبي الروسي وتحدد الاختلافات في تنظيم العمل مع المستندات في روسيا وفي الغرب.

في روسيا ، من المخطط إضفاء الطابع المركزي على معالجة المستندات من أجل تنفيذ رقابة موحدة على مرورها وتنفيذها. يتم إبلاغ الوثائق أولاً إلى الرئيس ، الذي يشكل القرار المقابل ، الذي ينعكس في القرار. هذا القرار ينحدر تدريجياً من خلال التسلسل القيادي ، ويصبح أكثر وأكثر شرعية لمنفذين محددين. يرتبط تنفيذ المستند بنقل المستند الأصلي أو نسخة منه من قبل مسؤول إلى آخر. يتم تسجيل أي إجراء بشأن أي مستند بواسطة الخدمات والموظفين المعنيين عن طريق إدخال إدخالات في بطاقة التسجيل أو سجل التسجيل. من لحظة التسجيل ، تدخل بطاقة تسجيل المستند في فهرس البطاقة وتبقى هناك حتى يتم شطب المستند في الأرشيف. عندما يصبح من الضروري الحصول على شهادة الحالة ، يجب على المرء أن يلجأ إلى فهرس البطاقة ، والعثور على بطاقات المستندات المقابلة ، وعلى أساس المعلومات التي تم إدخالها فيها ، استخلاص استنتاجات حول درجة تنفيذ المستندات ( مراقبة تنفيذ الوثائق).

يتميز النهج الغربي لإدارة الوثائق بدرجة أكبر من اللامركزية في الحقوق والمسؤوليات. يتم التعبير عن ذلك في حقيقة أن المسؤولين المسؤولين عن حل بعض القضايا في المنظمة لديهم جميع الصلاحيات اللازمة للعمل مع الوثائق ذات الصلة. على سبيل المثال ، سيتم إرسال مستند وارد بدون تسجيل وإدخال في فهرس البطاقة مباشرةً إلى المقاول ، وسيعتمد مصيره الإضافي فقط على ضمير الموظف. مع مثل هذه المنظمة ، يكون من الأصعب تتبع معالجة المستندات مركزيًا ، ولكن هذه الحاجة لا تنشأ ، نظرًا لأن تنفيذ وظائف مراقبة التسجيل والتنفيذ يُعهد به إلى موظف يتولى بشكل مستقل مهمة تخزين وتنظيم نظام استرجاع معلومات فعال لضمان توافر الوثائق المرسلة إليه وحمايتها.

موظف غربي يتعامل مع الأسئلة والمشاكل. إنه يحل مشكلة محددة ، والتي بموجبها يمكن تعيين مجموعة من المستندات. يتم تحديد نطاق المهام من قبل سلطة الموظف وهو معروف بوضوح. تقع مسؤولية عمل الموظف بوثائقه على عاتقه وحده. أتمتة العمل مع المستندات لها أيضًا تفاصيلها الخاصة. يتم تنفيذه فيما يتعلق بموظف معين ويتكون من أتمتة مكان عمله. وهكذا يتم بناء نظام إدارة مستندات موحد من "لبنات" محطات العمل المؤتمتة التي تم إنشاؤها على أساس نظام برنامج إدارة المستندات الذي يوفر لجميع المستخدمين أيديولوجية واحدة للعمل مع المستندات والواجهة نفسها.

في روسيا ، يعد العمل المكتبي نظامًا كاملاً ينظم العمل بالوثائق ، وبالتالي ، تعلق أهمية أكبر على المستند. السمات المميزة للنموذج الروسي ، كما لوحظ بالفعل ، هي التسجيل الإلزامي للوثائق والتحكم الموزع في التنفيذ. تحدد الميزة الأولى حدوث تدفقين للمعلومات أثناء تنفيذ المستند. يرتبط الدفق الأول بحركة المعلومات المسجلة في المستند ، والتي تمر عبر مراحل دورة حياتها: يتم تسجيلها في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وإرسالها إلى الرئيس لاتخاذ قرار ، وتدخل المنفذين ، ويتم شطبها إلى القضية ، إلخ.

يتضمن الدفق الثاني معلومات حول ما يحدث للمستند خلال دورة حياته ويرتبط ببطاقة التسجيل ، حيث يتم إدخال ما يلي: قيم التفاصيل ، وسجل القرار الذي يتم تمريره ، وبيانات التنفيذ من المستند ، ومحضر شطب المستند إلى الحالة ، وما إلى ذلك. يتيح لك تسجيل المعلومات في RKK تقليل احتمالية فقدان المستند.

من الناحية النظرية ، يجب أن يتدفق كلا التدفقات بالتوازي ، أي عند تنفيذ أي إجراء على مستند (الدفق الأول) ، يجب إدخال المعلومات حول هذا بشكل متزامن في RKK (الدفق الثاني). من الناحية العملية ، يصعب تحقيق مثل هذا التزامن ، وتعكس بطاقة التسجيل ، كقاعدة عامة ، تاريخ المستند ، وليس ما يحدث معها في الوقت الحالي.

فيما يتعلق بتعقيد إجراءات معالجة المستندات ، ينشأ عدد من المشاكل. أحدها هو التناقض بين مراقبة التنفيذ وعملية تنفيذ المستندات. يتم تنفيذ مراقبة التنفيذ على أسس رسمية ويتم تنفيذها مركزيًا. يعد تنفيذ المستند في الأساس عملية لامركزية ، لأنه غالبًا ما يحتوي على عنصر إبداعي ، أي أنه لا يمكن إضفاء الطابع الرسمي على عملية التنفيذ. في الوقت نفسه ، في الفترات الفاصلة بين المواعيد النهائية ، لا يعرف سوى المؤدي ما يحدث مع المستند. يصبح الوضع أكثر تعقيدًا إذا "انتقلت" الوثيقة عبر أقسام الشركة أو تم نقلها بين موظفي نفس القسم. تتم إضافة مشكلة تحديد المعلومات في وثيقة RKK وسجلات تسجيل الأقسام. نتيجة لذلك ، يكاد يكون من المستحيل تتبع حركة المستندات بشكل مركزي في المؤسسة في الوقت الفعلي ، لأن هذا يتطلب تكاليف عمالة ضخمة للدمج الفوري للمعلومات ذات الصلة.

يمكن أن ترتبط عيوب العمل المكتبي بإهمال متطلبات وتوصيات هيئات الدولة العاملة في مجال البحث في مجال تنظيم العمل مع الوثائق. من ناحية أخرى ، فإن مجال التوثيق في الظروف الحديثة يعاني من العديد من أوجه القصور ، والتي تتجلى في تدني جودة العمل بالوثائق ، ونقص نظام إدارة الوثائق الحالي ، وتأخر التطورات الوثائقية ذات الطابع التنظيمي والمنهجي. من وتيرة تطور تقنيات المعلومات ، وغياب المتطلبات الموحدة لتدفق المستندات على طول "الرأسي" و "الأفقي" للإدارة العامة.

بعض القيود المفروضة على كفاءة العمل المكتبي التقليدي متأصلة في طبيعة ناقل المعلومات - المستند الورقي. تمت ملاحظة المشكلات التالية المتعلقة باستخدام المستندات الورقية:

1. النمو الهائل في عدد الوثائق الورقية. تم إعطاء أسباب هذا النمو أعلاه.

2. صعوبة إيجاد المستندات اللازمة. وفقًا للخبراء ، يتم إنفاق ما يصل إلى 30٪ من وقت العمل لموظفي المؤسسة على البحث ، بينما لا يوجد ضمان للعثور على المستند المطلوب ، يتم فقدان ما يصل إلى 10٪ من المستندات بشكل غير قابل للاسترداد ويتم إنشاؤها من جديد. تؤدي صعوبات البحث إلى ظهور مشكلة نسخ المستندات عندما لا يكون ذلك ضروريًا.

3. مخطط غير مرن لتشكيل وتحرير نصوص الوثائق.

4. فترة طويلة بين إعداد الوثيقة ونشرها.

5. صعوبة في نسخ المستندات (هذا ينطبق بشكل خاص على المستندات التي يصعب طباعتها).

6. عدم إمكانية إدراج الصوت والفيديو.

وسيلة حل مشاكل العمل المكتبي هي استخدام تقنيات الكمبيوتر ، على وجه الخصوص ، إدخال أنظمة إدارة الوثائق. إنها أنظمة الكمبيوتر القادرة على إدارة الحجم المتزايد من المعلومات ؛ فهي تخلق بيئة تكنولوجية جديدة بشكل أساسي لإدارة المستندات الفعالة. إي في باخوموف

إذا كنت مهتمًا باستخدام خدماتنا ، فيرجى الاتصال بنا - سنساعدك بالتأكيد!

المشكلات الموضوعية لإدارة المستندات
في المرحلة الحالية

إن بداية انتقال روسيا إلى مجتمع المعلومات ، فضلاً عن التحولات الاجتماعية - السياسية والاقتصادية العميقة التي حدثت في بلدنا في الخمسة عشر عامًا الماضية ، مصحوبة بمراجعة العديد من الأفكار التقليدية في مجال العلوم الاجتماعية والإنسانية. ، تحقيق عدد من المشاكل التي كانت في السابق على هامش المحلي الفكر العلمي... كل هذا ينطبق تمامًا على مثل هذا التخصص العلمي الصغير نسبيًا مثل إدارة السجلات. يوفر الارتباط الوثيق بين إدارة السجلات وممارسة العمل مع المستندات حافزًا إضافيًا للبحث في هذا المجال. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن مهنة كاتب الوثائق كانت واحدة من أكثر المهن طلبًا في روسيا ما بعد الاتحاد السوفيتي. ليس من قبيل المصادفة أنه منذ النصف الثاني من التسعينيات ، بدأت حوالي خمسين جامعة روسية في تدريب الطلاب في تخصص "دعم التوثيق والتوثيق للإدارة". أحد التخصصات الأساسية لهذا التخصص هو مسار إدارة السجلات. وفي الوقت نفسه ، فإن البرنامج التقريبي لهذه الدورة المعتمدة من قبل وزارة التعليم في الاتحاد الروسي بعيد عن الكمال. حتى الآن ، لا يوجد كتاب مدرسي محلي واحد حول إدارة الوثائق ، باستثناء عدد قليل من الكتب المدرسية الصغيرة والمتنوعة.

ما هو سبب ذلك؟ بادئ ذي بدء ، مع تأخر خطير في تطوير القضايا النظرية لإدارة السجلات ، وذلك لسببين رئيسيين على الأقل. أولاً ، يوجد في بلدنا دائرة ضيقة إلى حد ما من الباحثين الذين يتعاملون مع هذه المشكلة. ثانيًا ، وربما يكون هذا هو الشيء الأكثر أهمية - دراسة نظرية النشاط الوثائقي والوثائقي في روسيا مقيدة بالإطار الضيق لإدارة السجلات الإدارية ، التي يقصر مؤيدوها أبحاثهم بشكل أساسي على السجلات الإدارية ، والعمل المكتبي. .

يعود هذا القيد على كائن وموضوع إدارة السجلات في المقام الأول إلى السمات التاريخية لتشكيله وتطوره في بلدنا ، والذي حدث بطرق عديدة بمعزل عن "الستار الحديدي". حصلت إدارة السجلات في الاتحاد السوفيتي على الاعتراف بها كتخصص علمي فقط في النصف الثاني من القرن العشرين. وقد سبق ذلك فترة طويلة لما يسمى بإدارة السجلات العملية ، عندما كانت عملية تجميع المواد التجريبية جارية ، تم تشكيل مناهج لفهمها. في روسيا ، استمر ذلك ، بما في ذلك بسبب الكوارث الاجتماعية في النصف الأول من القرن الماضي. لعقود عديدة ، اضطر العلماء الذين درسوا المشاكل الوثائقية إلى تحقيق النظام الاجتماعي للحكومة البلشفية. معهد الدولة للتاريخ والأرشيف (MGIAI) ، الذي تم إنشاؤه في موسكو في عام 1930 ، والذي تم في أعماقه إجراء بحث وثائقي ، كان لفترة طويلة جنبًا إلى جنب مع نظام أرشيف الدولة بأكمله كجزء من مفوضية الشعب للشؤون الداخلية اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، والذي لم يساهم على الإطلاق في تطوير الفكر العلمي.

في البداية ، تم تقديم الاتجاه الجديد في MGIAI كقسم من العمل المكتبي العام في سياق الدراسات الأرشيفية ، ثم ظهر كدورة مستقلة "تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في الاتحاد السوفياتي". مصطلح "إدارة السجلات" ، الذي ظهر في عام 1943 لتعيين نظام جديد ، قام في الواقع بتعيينه بشكل أساسي مشاكل كتابية. أصبح هذا الفهم الضيق لموضوع إدارة السجلات هو المسيطر واستمر طوال العقود اللاحقة. بعد أن ظهر ، من معطف Gogol ، من علم الأرشفة والعمل المكتبي ، وكان الغرض منه في الأصل حل القضايا التشغيلية العاجلة في المقام الأول للخدمات الوثائقية لنظام القيادة الإدارية السوفيتي ، لا تزال إدارة المستندات تحمل هذه البصمة العامة ، ولا تزال تركز على توثيق الإدارة ، عمل مكتبي.

في هذه الأثناء ، في مطلع القرنين التاسع عشر والعشرين ، صاغ العالم البلجيكي بول أوتليت ، الذي يُعتبر بحق أبو العلوم الوثائقية ، فهمًا علميًا أوسع للوثيقة وعلم الوثيقة. P. Otlet المدرجة في مفهوم الوثيقة المطبوعة والمكتوبة بخط اليد الكتب والصحف والمجلات والرسائل والرسومات والخرائط والصور والرسومات وغيرها ، وكذلك المواد الطبيعية والتقنية التي كانت في المتاحف. واعتبر التوثيق الإداري فقط "أحد فروع" التوثيق العام "الذي تم إنشاؤه نتيجة التقارب ثم دمج الببليوغرافيا وعلوم المكتبات وعلم الأرشيف وحتى علم المتاحف. وفقًا لـ P. Otlet ورفاقه ، تم تصميم العلوم الوثائقية لدراسة جميع مصادر المعلومات الوثائقية ، والنشاط الوثائقي في جميع مجالات الحياة العامة.

مثل هذا التفسير الواسع للوثيقة ، حتى في فترة ما قبل الثورة ، قوبل بالتفاهم بين المتخصصين الروس ، كما يتضح ، على وجه الخصوص ، من تعريف مفهوم الوثيقة ، الذي تمت صياغته في المجلد السادس عشر من "المعجم الموسوعي الجديد "، التي نشرتها FA Brockhaus و I.A. إيفرون. احتوت المقالة المقابلة (بقلم A. Goichbarg) على تعريف مفهوم المستند ليس فقط بالمعنى القانوني الضيق تقليديًا لذلك الوقت ، ولكن أيضًا بشكل واسع ومتوافق تمامًا مع ما اقترحه P. Otlet: "المستند موجود في بمعنى واسع أي كائن يحتوي على آثار للفكر والنشاط البشري ".

في عشرينيات القرن الماضي ، شارك عالم المراجع الروسي الشهير م. كوفايف ، الذي ، مع ذلك ، استخدم مصطلح "كتاب" بدلاً من مصطلح "وثيقة" ، معتبراً أن الأخير هو "وعاء لأفكار الشخص وكلماته ، التي تؤخذ في وحدتها ويتم التعبير عنها بعلامات مرئية". لذلك ، اعتبر أيضًا الكتب "هيروغليفية على تماثيل أبي الهول أو على حجارة معبد ، ولفائف من ورق البردي" ، بالإضافة إلى منشورات ، وصحف ، وبكرات صوتية ، وأسطوانات الغراموفون.
ومع ذلك ، بعد بضعة عقود فقط ، عندما بدأ التطور السريع لعلم المعلومات ، تحول العلماء المحليون مرة أخرى إلى تفسير واسع للوثيقة. كان هذا بسبب حقيقة أنه في النصف الثاني من القرن العشرين ، بدأ استخدام نهج منهجي بنشاط في دراسة الوثيقة ، وتم إيلاء اهتمام جاد للطبيعة الإعلامية للوثيقة ، مما أدى ليس فقط إلى مزيد من التوسع ، ولكن الأهم أيضًا ، تعميق مفهومها تم تحديد النغمة هنا من قبل خبراء في مجال المعلوماتية وعلم التحكم الآلي والأفلام الوثائقية.

كل هذا لا يمكن إلا أن يكون له تأثير معين على تطوير إدارة السجلات. على وجه الخصوص ، في "المعجم المختصر للمصطلحات الأرشيفية" الذي نشر في عام 1968 ، تم تعريف الوثيقة بالفعل على أنها "نتيجة لعرض الحقائق والأحداث والأشياء وظواهر الواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري من خلال الكتابة والرسومات والرسم والتصوير الفوتوغرافي ، تسجيل صوتي أو بطريقة أخرى على مادة خاصة (ورق البردي ، ورق ، ورق ، فيلم فوتوغرافي ، وما إلى ذلك). وفي الوقت نفسه ، استمر الكتبة السوفييت ، في كثير من النواحي ، في التفسير الواسع لمفهوم "المستند" ، مع ذلك قصر نطاق الاهتمامات العلمية لإدارة السجلات بشكل حصري تقريبًا على وثائق الإدارة.

صحيح ، في الثمانينيات من القرن الماضي ، أثار بعض علماء الوثائق السوفييت (B.I. Ilizarov، A.N.Sokova) ، في تطوير أفكار P. لقد كتبوا عن احتمال إنشاء "نظام علمي متكامل" ، حول ظهور "مجال معرفي ، حيث يتم تكوين نظرية عامة للوثيقة ، والتي تنشأ في عملية التكامل متعدد التخصصات للتخصصات التي تكون الوثيقة هي الأساس فيها. موضوع البحث ، وهو: علم الأرشيف ، علم الآثار ، إدارة السجلات ، علوم الكمبيوتر ، الببليولوجيا. ، دراسة المصدر ".

ومع ذلك ، لم يبدأ الانتقال من صياغة المشكلة إلى تنفيذها إلا في مطلع القرنين العشرين والحادي والعشرين ، وتم اتخاذ الخطوات الأولى في هذا الاتجاه ، على وجه الخصوص ، في الدورات الجامعية لـ NB. زينوفيفا ، يو. Stolyarov ، الأستاذ الأوكراني N.N. كوشنارينكو. ويلفت الانتباه إلى حقيقة أن كل هؤلاء المؤلفين يعملون في جامعات الثقافة. بعبارة أخرى ، فإن أكثر المؤيدين نشاطاً وثباتاً لفهم واسع لموضوع وموضوع إدارة السجلات هم متخصصون في مجال علم المراجع وعلوم المكتبات والببليوغرافيا. هذا ليس أقله بسبب حقيقة أنه في النصف الثاني من القرن العشرين ، مع تطور تقنيات المعلومات الجديدة ، كان هناك تقارب كبير بين الكتاب التقليدي والمنشورات الإلكترونية على ناقلات المواد الجديدة - الأشرطة المغناطيسية ، والمغناطيسية ، والبصرية ، الأقراص الممغنطة الضوئية ، إلخ. أصبحت المكتبات الرقمية حقيقة واقعة. لعدد من الأسباب ، تتحول المكتبات في الوقت الحاضر ، بشكل أسرع وأكثر كثافة من المؤسسات الاجتماعية الأخرى العاملة في النشاط الوثائقي ، إلى مراكز معلومات معقدة تعمل مع مجموعة متنوعة من التوثيق ، على مجموعة متنوعة من الوسائط المادية. يتم استخدام تقنيات المعلومات الجديدة بشكل أكثر فاعلية وكفاءة في المكتبات ، يشعر المكتبيون بالحاجة إلى فهم واسع وبحث علمي شامل لوثيقة تعمل في فضاء المعلومات العالمي الناشئ. والآن يتم سماع الأصوات حول التحول التدريجي للببليوغرافيا إلى علم وثائقي ، والتخصصات الببليولوجية - في الواقع ، إلى تخصصات فرعية لإدارة السجلات ، بصوت أعلى وأعلى صوتًا.

في الوقت نفسه ، يتولد لدى المرء انطباع بأن الأساليب الجديدة للوثيقة ، وفهم النشاط الوثائقي يتم إتقانها بشكل أبطأ في الدراسات الأرشيفية ، وخاصة بين المتخصصين في مجال إدارة السجلات الإدارية "التقليدية" ، على الرغم من أن العديد منهم يشعرون الحاجة إلى تطوير نظرية عامة للنشاط الوثائقي والتوثيق. تتجلى هذه الحاجة ، على وجه الخصوص ، من خلال محاولات المؤرشفين للدخول في مجالات ذات صلة ، ومقترحات لإنشاء مجالات بحثية متعددة التخصصات - علم الآثار (TI Khorkhordin ، E.V. Starostin) ، وظواهر الوثيقة (V.A.Savin) ، وما إلى ذلك. .. تم التعبير عن قلق أمناء المحفوظات الروس منذ عدة سنوات في مقال بقلم ت. خوركوردينا ، الذي أشار إلى أن: "الفكر الأرشيفي المحلي تخلف عن المستوى الحديث للتفكير العلمي والنظري في المجال الإنساني في كل من روسيا وخارجها" ؛ "في علم الأرشيف الروسي ، فقد طعم المناقشات النظرية."

وهكذا ، في الوقت الحاضر ، جنبًا إلى جنب مع التوثيق بالمعنى الضيق ، أي "التقليدية" ، التي تدرس الإدارة والوثائق الإدارية بشكل أساسي ، تشق طريقها إلى التوثيق النظري العام ، بناءً على فهم أوسع للوثيقة. الهدف من هذا التخصص العلمي (يو.ن. ستولياروف يقترح تسميته "علم الوثائق") هو كل المعلومات الموثقة ، أي المعلومات المسجلة على وسيط مادي بطريقة من صنع الإنسان لغرض نقلها في المكان والزمان الاجتماعيين.

إن فهم الحاجة إلى تطوير عميق للنظرية العامة للوثيقة ، والتي تتشكل تدريجياً بين خبراء الوثائق المحليين ، لم يؤد بعد إلى إنشاء مثل هذه النظرية. ومع ذلك ، فمن المشجع أن يتم تشكيل المتطلبات الأساسية اللازمة لذلك ، والتي يمكن من بينها تسمية النهج الناشئ للوثيقة كنظام معلومات متعدد المستويات ، وهو وحدة ثنائية للمعلومات ووسيط مادي ؛ تحليل وظيفي جاد للوثيقة ؛ دراسات لخصائص المعلومات الموثقة ، إلخ.

في الوقت نفسه ، في عملية تكوين وتطوير إدارة السجلات النظرية ، من الضروري التغلب على صعوبات كبيرة ، بما في ذلك مجموعة أدوات منهجية غير مكتملة التطور ، وجهاز مفاهيمي غير مستقر ، والطبيعة المثيرة للجدل للعديد من المشاكل. لقد سبق أن لوحظ أعلاه أنه لا يوجد إجماع بين المتخصصين في الوثائق حتى فيما يتعلق بمفهوم أساسي كوثيقة. إن مفاهيم "المستند الإلكتروني" و "المستند التقني" و "قيمة المستند" وبعض المفاهيم الأخرى قابلة للنقاش.

عادة ما يساوي المتخصصون في الوثائق المحلية بين مفهومي "نظام التوثيق" و "نظام التوثيق". في غضون ذلك ، إذا انطلقنا من التعريف المقبول عمومًا بأن التوثيق هو تسجيل المعلومات على وسيط مادي وفقًا لقواعد معينة ، فيجب الاعتراف بأنه في هذه الحالة لا يمكن أن يكون نظام التوثيق نظام توثيق بأي شكل من الأشكال. لا يشتمل نظام التوثيق على المستندات ، بل يشمل طرق ووسائل إنشائها ، نظرًا للخصائص المادية وشكل الناقل المادي للمعلومات ، فضلاً عن ميزات العلامات المستخدمة. بمعنى آخر ، يرتبط مفهوم نظام التوثيق في المقام الأول وبشكل أساسي بتقنية تثبيت المعلومات على وسيط مادي. في هذه الحالة ، تشمل أنظمة التوثيق الرئيسية: أنظمة التسجيل الرسومية ، وأنظمة التسجيل الميكانيكية ، والتصوير الفوتوغرافي ، والكهرومغناطيسي ، والبصري ، والمغناطيسي البصري ، والإلكتروستاتيكي.

أصبحت قضية موضوع وموضوع إدارة السجلات التي لم يتم حلها ، والدراسة الضعيفة للعديد من قضاياها النظرية سببًا لعدد من المناقشات التي اندلعت مؤخرًا بين المتخصصين في مجال علم الأرشيف ، والدبلوماسية ، ودراسات المصادر ، وعلم الآثار. .

المناقشة ، على وجه الخصوص ، هي مشكلة تحويل المستند إلى مصدر تاريخي. لذلك ، يعتقد رئيس دائرة المحفوظات الفيدرالية في روسيا ، العضو المراسل في الأكاديمية الروسية للعلوم VP Kozlov ، أن أي مستند ، قبل أن يصبح مصدرًا تاريخيًا ، يمر بثلاث مراحل من الوجود - الإنشاء والوجود كمنظم للعمليات والظواهر من الواقع ، التخزين في الأرشيف. وفقط بعد وصف الوثيقة الأرشيفية ، يتم إزالة القيود المفروضة على الوصول إليها ، أي بعد تحويلها إلى وثيقة عامة ، تنتقل الوثيقة إلى المرحلة الرابعة من وجودها - كمصدر تاريخي. معارضو V.P. يعتقد كوزلوفا ، مثل العديد من الباحثين الأجانب ، أن "الوثيقة تصبح مصدرًا تاريخيًا ليس بعد وصفها ، عندما ينحني عليها المؤرخ ، ولكن منذ لحظة ولادتها".

وتعتمد آراء مؤيدي وجهة النظر الأولى على المسرح ، أي. في الواقع ، نهج تقني للعمل مع المستندات ، بينما في الحالة الثانية هو منهج منهجي وظيفي معلوماتي ، حيث أن أي وثيقة في البداية ، منذ لحظة إنشائها ، لها وظيفة نقل المعلومات وتخزينها في الوقت المناسب والفضاء. في الوقت الحالي ، تظل وظيفة المصدر التاريخي في المستند كامنة وفاعلية. وبالتالي ، يمكن تفعيل وتفعيل المستند ، كحامل للذاكرة الاجتماعية ، ليس فقط في مرحلة تخزين الأرشيف ، ولكن أيضًا خلال فترة التشغيل التشغيلي للوثيقة. بمعنى آخر ، يمكن لأي مستند ، بغض النظر عن مرحلة وجوده ، أن يكون بمثابة مصدر تاريخي.

ترتبط نظرية فحص قيمة الوثائق ارتباطًا وثيقًا بمشكلة تحويل المستند إلى مصدر تاريخي. يشير بعض الخبراء عن حق إلى أن العامل "البشري" في الوقت الحالي خارج هذه النظرية ، و "النهج الصناعي السائد (مثل الناقل الصناعي) لاختيار المستندات للتخزين الدائم ، والذي لم يأخذ بعين الاعتبار شخصية الباحث وأمين المحفوظات ". إن العواقب المحزنة لهذا النهج معروفة جيدًا للباحثين الذين يدرسون تاريخ الحقبة السوفيتية. لا يمكن أن يكون المؤرخون راضين عن محتوى القوائم والوثائق التنظيمية والمنهجية الأخرى التي يوجهها موظفو المؤسسات التعليمية في مرحلة ما قبل المدرسة والمحفوظات عند اختيار المستندات للتخزين. نتيجة لذلك ، يكاد يكون من المستحيل العثور على معلومات "حية" عن الأشخاص في بعض صناديق المحفوظات والأرشيف (على سبيل المثال ، ATC). تعود أوجه القصور في منهجية ومنهجية فحص قيمة الوثائق ، مرة أخرى ، في رأينا ، إلى حقيقة أنها تطورت وما زالت تتطور في أعماق إدارة السجلات الإدارية وعلم الأرشفة ، خارج إطار النظرية العامة للوثيقة ، حيث يحتل المكون الإنساني المكانة الأكثر أهمية.

التصنيف العام للوثائق هو أحد المشاكل النظرية غير المدروسة لإدارة السجلات. تغطي مخططات التصنيف التي تم إنشاؤها حتى الآن بشكل أساسي أنظمة كبيرة منفصلة ومجموعات من الوثائق. الأكثر تطوراً ، على وجه الخصوص ، هو تصنيفات المكتبات (تصنيف مكتبة ديوي ، التصنيف العشري الموحد ، التصنيف الببليوغرافي للمكتبة) ، بالإضافة إلى تصنيف وثائق الإدارة (مصنف جميع الوثائق الإدارية الروسية) ، تصنيف المصادر التاريخية.

أما بالنسبة لمخططات التصنيف العامة ، فما زالت جميعها بعيدة عن الكمال. على وجه الخصوص ، يشير مؤلفو ما يسمى بنظام "تصنيف كتلة الوجوه" ، والذي يأخذ في الاعتبار المعلومات والمكونات المادية للوثيقة ، فضلاً عن ظروف وجودها في البيئة الخارجية ، بشكل غير مبرر إلى مكون المعلومات من المستند ككتلة واجهة "نوع المستند حسب طريقة التوثيق." في هذه الحالة ، نحن نتحدث عن طريقة لتسجيل المعلومات على وسيط ملموس ، وليس عن المعلومات نفسها ، مما يؤدي إلى عزلها ككتلة مستقلة من الميزات. كما تم احتواء عدد من الأخطاء والسهو في إطار مجموعات التصنيف الفردية. وبالتالي ، فإن التصنيف وفقًا للمكون المادي (المادي) للوثيقة لا يأخذ في الاعتبار خصائص طبقة العمل الخاصة بحامل المواد على الإطلاق. لا يشير "نوع المستند حسب درجة انتشاره" إلى مكون المعلومات ، ولكن إلى ظروف وجوده في البيئة الخارجية. ولكن ، ربما يكون العيب الرئيسي لمخطط التصنيف هذا هو أنه منفصل عن الجوهر الاجتماعي العميق للوثيقة ، ولا يأخذ في الاعتبار طبيعة وأنواع المعلومات الاجتماعية الواردة في المستند - الجماعية والخاصة والشخصية.
تصنيف أنظمة الوثائق حتى أقل تطورا. تغطي مخططات التصنيف المتاحة بشكل أساسي مجالات عمل معينة مع الوثائق. على وجه الخصوص ، في إدارة الوثائق الإدارية التقليدية ، تنقسم أنظمة التوثيق إلى وظيفية (أكثر من 40) وشركات (إدارة ، صناعة). في الآونة الأخيرة ، بذلت محاولات على أساس نهج وظيفي للمعلومات ، مع الأخذ في الاعتبار أصل المعلومات الاجتماعية ، "لتسليط الضوء على أنظمة توثيق الأعمال التجارية والاجتماعية والسياسية والعلمية والتقنية والاقتصادية والمالية المعلومات". ومع ذلك ، فإن التصنيف المقترح ، على الرغم من كونه خطوة إلى الأمام ، يغطي في الواقع الوثائق الخاصة فقط ، ويترك جانباً المعلومات الموثقة الضخمة (الجمالية ، والدينية ، واليومية ، وما إلى ذلك) ، فضلاً عن الوثائق الشخصية (الرسائل ، والمذكرات ، وما إلى ذلك) .. . وبالتالي ، يتعين علينا أن نذكر أنه لا توجد حاليًا تصنيفات مدعومة بما يكفي من شأنها أن تغطي مجموعة كاملة من الوثائق ، بجميع أنواعها وأشكالها وأنواعها وظروف الوجود في البيئة التشغيلية والأثرية.

هناك مشكلة أخرى تتطلب اهتمامًا وثيقًا في إدارة السجلات النظرية وهي الاتصال بالمستندات ، والتي تمت دراستها حتى وقت قريب بشكل أساسي في إطار مجالات ومراحل معينة من العمل مع المستندات. وفي الوقت نفسه ، تتطلب عولمة عمليات المعلومات اهتمامًا أكبر بدراسة تدفقات المستندات ، وقنوات الوثائق ، وحواجز الاتصال ، لتوضيح مكان ودور اتصالات الوثائق في النظام العام للتواصل الاجتماعي.

الوثيقة ، كما تعلم ، هي وحدة مزدوجة للمعلومات وحاملة المواد. ومع ذلك ، فإن وجود كل من هذين المكونين للوثيقة في البيئة الخارجية له خصائصه الخاصة. لذلك ، فإن حركة المستند كوسيط مادي تحدث في فضاء ثلاثي الأبعاد وزمن فلكي ، بينما تتم حركة المعلومات الموثقة في الوقت الاجتماعي والفضاء الاجتماعي ، بسرعة مختلفة ، ومعاملات مختلفة لمحتوى وأحجام المعلومات من قاموس المرادفات لمختلف المستلمين. وفي الوقت نفسه ، فإن إدارة السجلات الإدارية التقليدية لا تتعامل عمليًا مع هذه المشكلة ، مما يقلل من انتقال المستندات في البيئة الخارجية إلى مشاكل تداول المستندات والعمليات التكنولوجية البحتة ، حتى لو كانت تستخدم أحدث تقنيات الكمبيوتر.

لا تستطيع إدارة السجلات النظرية الالتفاف على مشكلة الاتصال بالوثائق أيضًا لأن اعتبارها في العلوم ذات الصلة يكون أحيانًا عرضة للنقد. على وجه الخصوص ، في الكتاب الإعلامي لـ A.V. "النظرية العامة للتواصل الاجتماعي" لسوكولوف ، التي نُشرت في عام 2002 ، في الأقسام المخصصة للاتصالات الوثائقية ، في الواقع ، التوثيق الإداري والإنتاجي والتقني والشخصي مستبعد من موضوع البحث. بالإضافة إلى ذلك ، في محاولة للفصل بين الاتصالات الوثائقية والإلكترونية ، لم يفشل المؤلف في تقديم معايير واضحة لهذا التقسيم فحسب ، بل لم يذكر حتى هذا المصطلح والمفهوم كوثيقة إلكترونية. نتيجة لذلك ، اتضح أن المعلومات الواردة في الإنترنت أو التي تظهر على شاشات التلفزيون ، كما كانت ، لا تحتوي على مادة ناقلة. وفي الوقت نفسه ، مشكلة المستندات الإلكترونية ، وجوهرها ، وتصنيفها ، وأصالتها ، وخبرة القيمة ، والحماية من الوصول غير المصرح به ، وما إلى ذلك. في العقدين الماضيين أصبح أحد أهم المجالات في إدارة السجلات.

ضيق الأساليب التقليدية لإدارة الوثائق ، وعدم حل عدد من المشاكل النظرية يؤثر سلبًا على التحسين الكلي لعمليات المعلومات والتوثيق. لا يوجد فهم عميق لحقيقة أن جميع المعلومات الموثقة التي تم إنشاؤها وتعمل في المجتمع هي نظام معقد متعدد المستويات ، وهو كل واحد ويتطلب نهجًا واحدًا لعملية إدارته.

بطبيعة الحال ، فإن قائمة الموضوعات والمؤامرات التي لم يتم حلها أو القابلة للنقاش في علم الوثائق أبعد ما تكون عن استنفاد المشاكل المشار إليها. في الوقت نفسه ، يتم تتبع الاتجاه بشكل واضح ، وجوهره هو أن المكون الإنساني محدود للغاية في إدارة الوثائق الإدارية والتقليدية. إلى حد كبير ، يمكن قول الشيء نفسه بشكل عام عن المعيار التعليمي للدولة لتخصص "التوثيق ودعم التوثيق للإدارة".

وفي الوقت نفسه ، في سياق الانتقال إلى مجتمع المعلومات ، لا ينبغي لأخصائي الوثائق ، في فهمنا ، التعلق بإدارة المستندات الإدارية. إنه يحتاج إلى تدريب أساسي ، بما في ذلك التدريب الإنساني ، والذي يسمح له بالعمل في جميع المجالات الرئيسية لأنشطة المعلومات والتوثيق. يمكن تقديم مثل هذا التدريب ، أولاً وقبل كل شيء ، من قبل الجامعات الكلاسيكية ، وبطريقة تجعل المتخصصين في الوثائق ، الذين يتركون جدرانهم ، ليس مطلوبًا فقط في سوق العمل ، ولكن أيضًا يؤثر بشكل هادف وإبداعي على مجموعة متنوعة من مجالات المعلومات وأنشطة التوثيق ، وتشكل فضاء معلومات حضاريًا للقرن الحادي والعشرين.

تلاحظ:

1. يلاحظ مدير معهد عموم روسيا للبحث العلمي لإدارة السجلات وشؤون المحفوظات إم في لارين بقلق أنه "في الوقت الحالي في روسيا ... هناك تدفق خارجي للموظفين (خاصة الشباب) من مجال البحث العلمي في مجال إدارة السجلات وعلم المحفوظات لأسباب مختلفة ، بما في ذلك بسبب نقص التمويل المناسب "(Larin MV Document management في المنظمات. M.: كتاب علمي ، 2002. S. 6).
2. يتضح هذا من خلال المعيار التعليمي الحكومي الحالي لدورة "التوثيق" (انظر: دعم التوثيق والتوثيق للإدارة. التخصص 350800: المستوى التعليمي الحكومي الأعلى التعليم المهنيوعينة من برامج تخصصات المكون الاتحادي (دورات التخصصات المهنية العامة وتخصصات التخصص). م: RGGU ، 2001). انظر أيضا: T.V. Kuznetsova معيار تعليمي جديد في التخصص // العمل المكتبي. 2000. No. 1. P. 19؛ هي نفسها. مشاكل العلاقة بين إدارة الوثائق ودراسة المصدر // وقائع المعهد التاريخي والأرشيفي. ت 35. المحفوظات في مطلع القرن الحادي والعشرين الحادي والعشرين. م ، 2000 ؛ لارين م. تطوير مفهوم "الوثيقة" // Office work. 2000. No. 1. P. 9؛ Fionova L.R. ، Artemova S.G. متغير بناء دليل إلكتروني لأساسيات إدارة الوثائق // عمل مكتبي. 2001. رقم 2. ص 63-66 وغيرها.
3. أوتل بول. دليل الإدارة. الطبعة الثانية. M.-L: دار النشر "تقنيات الإدارة" ، 1931. ص 19.
4. قاموس موسوعي جديد. SPb.: ب. T. 16.P. 532-533.
5. Kufaev M.N. المفضلة. م: "كنيجا" ، 1981. ص 21 ، 37 ، 42-43 ، 48. ليس من قبيل المصادفة أن الببليولوجيين السوفييت قيموا لاحقًا آراء م. Kufaeva ليست ماركسية بالكامل (انظر: المرجع نفسه. ص 7).
6. انظر: GG Vorobyov. الوثيقة: تحليل المعلومات. M. ، 1973 S. 7 ، إلخ.
7. قاموس موجز للمصطلحات الأرشيفية. M. -L.، 1968. S.19-20.
8. انظر: أ. ن. سوكوفا. تطور إدارة السجلات السوفيتية في سياق الثورة العلمية والتكنولوجية (1960-1980). ملخص الرسالة. ديس. لوظيفة. عالم. درجة العقيدة. IST. علوم. م ، 1986 ؛ إليوشينكو م. حول مفهوم "الوثيقة" (تطور المصطلح وموضوع إدارة السجلات) // المحفوظات السوفيتية. 1986. رقم 1 ص 31.
9. ماتياش آي بي ، كوليشوف إس جي. علم المحفوظات وإدارة السجلات في أوكرانيا في المرحلة الحالية // المحفوظات المحلية. 2002. رقم 6. ص 55.
10. خورخوردين تي. المحفوظات في مطلع القرن // وقائع المعهد التاريخي والأرشيفي. م ، 2000 المجلد 35.
11. "حتى الآن" ، كما يقول مدير VNIIDAD M.V. Larin ، - في علم الوثائق وعلم المحفوظات ، لم يتم تطوير مصطلح "وثيقة" واضح لا لبس فيه ومقبول بشكل عام. في الوقت نفسه ، يعد هذا التعريف ضروريًا لتطوير نظرية إدارة السجلات "(تطوير Larin MV لمفهوم" المستند "// Office work. 2000. 1. P. 5).
12. انظر: E.A. Pleshkevich. المعرفة حول الوثيقة: إلى تاريخ القضية // المحفوظات المحلية. 2003. رقم 4. ص 27-29.
13. Kozlov V.P. الأسس النظرية لعلم الآثار من وجهة نظر الحداثة // الأسس النظرية لعلم الآثار من وجهة نظر الحداثة: مواد للمناقشة. م ، 2003 م 7.
14. Starostin E.V. التدخل المصطلحي // الأسس النظرية لعلم الآثار ... ص 51 ؛ Savin V.A. ظاهرة الوثيقة: إلى صياغة المشكلة // وقائع المعهد التاريخي والأرشيفي. م ، 2000 المجلد 35.
15. Savin V.A. فينومينولوجيا الوثيقة: صياغة المشكلة // نشرة أمين المحفوظات. 2001. رقم 1. ص 171.
16. انظر: N.N. Kushnarenko. إدارة الوثائق. كييف: Znannya ، 2000 S. 93-117.
17. ستيبانوف إي ما هي الوثيقة؟ أنواع وأنظمة الوثائق // خدمة الأفراد. 2001. رقم 11. ص 82-83.
18. Pleshkevich E.A. مرسوم. أب. ص 28.

وثيقة في عالم متغير: مواد المؤتمر العلمي والعملي الأول لعموم روسيا (27-28 نوفمبر 2003) / تحت. إد. الأستاذ ن. لاركوفا. تومسك: دار نشر المجلد. الجامعة ، 2004. - س 3-13.

نبذة مختصرة

الدورات الدراسية 44s. ، 22 مصادر ، 3 تطبيقات.

التوثيق ، المستندات ، وثيقة الإدارة ، التفاصيل ، التصنيف ، التوحيد ، التوحيد.

كائن البحث: أنواع الوثائق

الغرض من العمل: دراسة نشأة ومراحل تطوير إدارة التوثيق.

يتم النظر في أساسيات تنظيم العمل مع الوثائق وتصنيف الوثائق ، ودراسة التنظيم المعياري للدعم الوثائقي للإدارة ، والنظر في عينات من الوثائق التنظيمية والإدارية.

طرق البحث: دراسة الوثائق ، التصنيف ، المنهج النظامي ، التحليل التكويني ، توحيد الوثائق.

حداثة علمية ورقة مصطلحيكمن في حقيقة أن التنظيم المعياري للدعم الوثائقي للإدارة قد تمت دراسته.

ترتبط الأهمية العملية للعمل بإمكانية استخدام مواد الدورات الدراسية في عملية تدريس المحاضرات والفصول العملية في المؤسسات التعليمية لدورات "التوثيق" و "تنظيم وتكنولوجيا إدارة الأفلام الوثائقية".

FSBEI HPE "جامعة كوبان الحكومية التكنولوجية"

قسم علم الاجتماع والقانون والموارد البشرية

الكلية الاجتماعية والإنسانية

وافق

رئيس قسم علم الاجتماع ،

الكلية: الاجتماعية والإنسانية

الاتجاهات: 034700.62 - "علم التوثيق والأرشيف"

البحث والتطوير: "ظهور وتطوير وثيقة إدارة"

أهمية الموضوع:هذا الموضوع مناسب للتطبيق اليوم ، حيث لا يمكن تنفيذ أنشطة أي مؤسسة بدون وثائق. يساهم التجميع الصحيح للمعلومات واستخدامها ونقلها وتخزينها وفقًا للقوانين التنظيمية المعمول بها في التشغيل الفعال للمؤسسة وتحقيق المهام والأهداف. تنسق الوثائق الإدارية (التنظيمية والإدارية) أنشطة أي منظمة وتضمن تنفيذ المهام. يتم التعبير عن العديد من أشكال النشاط الإداري من خلال الوثائق المناسبة: النشاط الإداري - نشر الوثائق الإدارية المختلفة. التخطيط - من خلال إعداد خطط مختلفة ؛ المحاسبة - في شكل تجميع ومعالجة الوثائق الإحصائية والمحاسبية والتشغيلية والتقنية ؛ السيطرة - عن طريق جمع المعلومات كتابة. بصفتها ناقلات للمعلومات ، تعمل المستندات كعنصر لا غنى عنه في التنظيم الداخلي لأي مؤسسة أو مؤسسة أو أي شركة ، مما يضمن تفاعل أجزائها الهيكلية والموظفين الفرديين. إنها الأساس لاتخاذ قرارات الإدارة ، وهي بمثابة دليل على تنفيذها ومصدر للتعميم والتحليل ، فضلاً عن كونها مواد مرجعية وأعمال البحث. في أنشطة الإدارة ، تعمل الوثيقة كموضوع للعمل وكنتيجة للعمالة.

درجة التطور العلمي:تكرس مسألة ظهور وتطوير وثائق الإدارة لأعمال ممثلي العلوم الروسية التالية أسماؤهم: K.G. ميتيايفا ، تلفزيون. كوزنتسوفا ، Ya.Z.

ليفشيتس ، م. إليوشينكو ، أ. ماليتيكوفا ، في. Banaskzhevich ، K.I. رودلسون. وتجدر الإشارة إلى أن أعمال هؤلاء العلماء قد قدمت مساهمة كبيرة في دراسة الفئات الرئيسية لإدارة السجلات ، فهي تسلط الضوء على جوانب معينة من إدارة السجلات.

موضوع الدراسة:أنواع المستندات

موضوع الدراسة:تطور وثيقة الإدارة

الغرض من الدراسة:لدراسة نشأة ومراحل تطوير وثائق الإدارة.

أهداف البحث:

تعريف مفهوم "الوثيقة" ، "وثيقة الإدارة".

النظر في تصنيف الوثائق.

تتبع التغيير في وثائق الإدارة في فترات مختلفة من تاريخ روسيا.

دراسة نماذج من الوثائق التنظيمية والإدارية الحديثة.

فرضية البحث:يرتبط ظهور وثيقة الإدارة ارتباطًا مباشرًا بظهور السلطات الأولى ، والتي تغيرت مع مرور الوقت شكل وأنواع وثائق الإدارة.

الأساس النظري للبحثقام بتجميع أعمال مؤلفين مثل: T.V. Kuznetsova "مكتب العمل (تقنيات دعم التوثيق التنظيم والإدارة)" للجامعات ؛ NN Kushnarenko كتاب "التوثيق" ؛ دليل دراسة NSLarkov "التوثيق" ؛ كيرسانوفا إم في ، أكسينوف يو م. "دورة العمل المكتبي: إدارة التوثيق".

الأساس المنهجي للبحث: استخدم العمل مبادئ الموضوعية والشخصية العلمية ، منهج منهجي ، تحليل وصفي ، تصنيف.

طرق البحث:دراسة الوثائق ، التصنيف ، طريقة النظام ، التحليل التكويني ، توحيد الوثائق.

حداثة علميةتتكون ورقة المصطلح في حقيقة أن دراسة الإطار التنظيمي لتوثيق دعم الإدارة.

الأهمية العملية للعمليرتبط بإمكانية استخدام مواد الدورات الدراسية في عملية تدريس المحاضرات والفصول العملية في المؤسسات التعليمية من دورات "التوثيق" ، "تنظيم وتقنية دعم التوثيق للإدارة".

هيكل العمل:يتكون العمل من مقدمة وقسمين وخاتمة ومرفقات.

1 أساسيات ظهور وتطوير وثيقة الإدارة

1.1 مفهوم الوثيقة

سيركز هذا القسم على ظهور مفهوم "الوثيقة" ، "وثيقة الإدارة" ، حول معاني هذا المصطلح المحدد من قبل مصادر مختلفة.

مع ظهور الدولة والجهاز الإداري والسلطات ، أصبح من الضروري توثيق العلاقات القانونية بين الكيانات القانونية والأفراد وترسيخها. هذه هي الطريقة التي تشكلت بها اللغة الرسمية المكتوبة للأعمال في جميع الثقافات اللغوية. تم تصميم خطاب العمل لحل عدد من المهام العامة: ليكون بمثابة أداة للاتصال التجاري ، الوسائل اللغويةتحديد (التوثيق) الإدارة ، والأعمال التجارية ، ومعلومات الخدمة.

التوثيق هو عملية منظمة لتسجيل المعلومات على الورق أو غيرها من الوسائط ، مما يضمن قوتها القانونية. في علاقات عملالتوثيق له أهمية خاصة. في الواقع ، يمكن دحض أي إشارة إلى أي اتفاق أو أمر شفهي أو التشكيك فيها ، ولكن إذا كانت هذه الاتفاقية أو الأمر في شكل وثيقة ، فإن الإشارة إليها مبررة قانونًا. يتم تأسيس قواعد التوثيق من خلال الإجراءات القانونية لكل دولة أو تطويرها حسب التقاليد.

نتيجة التوثيق هي إنشاء وثيقة.

إن مفهوم "الوثيقة" أساسي وأساسي في النظام المفاهيمي للتوثيق. إنه يعكس العلامات حقًا

تعمل العناصر الموجودة ككائن للنشاط العملي لإنشاء وجمع ومعالجة تحليلية وتركيبية وتخزين والبحث وتوزيع واستخدام المعلومات الوثائقية في المجتمع. ويستخدم هذا المفهوم على نطاق واسع في جميع مجالات النشاط العام. يحتوي كل فرع من فروع المعرفة تقريبًا على نسخة واحدة أو عدة إصدارات من فهمه وفقًا لتفاصيل تلك الكائنات التي تُمنح حالة المستندات.

في القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 N 149-FZ "بشأن المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات" ، تم تحديد التعريف التالي لمفهوم "المستند":

المستند عبارة عن معلومات مسجلة على حامل مادة مع تفاصيل تسمح بتحديد هويته.

هناك أيضًا العديد من المفاهيم من مصادر أخرى ، على سبيل المثال ، تعرف الموسوعة السوفييتية العظمى مفهوم الوثيقة على أنها كائن مادي يحتوي على معلومات في شكل ثابت ومصمم خصيصًا لنقلها في الزمان والمكان.

وثيقة (من Lat. Documentum - إثبات).

1. ورقة العمل التي تستخدم كدليل على شيء ، وتأكيد الحق في شيء ، وثيقة سفر. وثيقة قسيمة. وثيقة نقدية.

2. هوية رسمية خطية لحاملها بطاقة الهوية وجواز السفر. صحح المستند الخاص بك.

3. الفعل ، وأدلة مكتوبة عن شيء ما. وثائق تاريخية.

تتكون كل وثيقة من عدد من العناصر المكونة لها ، والتي تسمى التفاصيل (الاسم ، المؤلف ، المرسل إليه ، النص ، التاريخ ، التوقيع ، إلخ).

يقوم GOST بإصلاح التعريف التالي:

شرط الوثيقة هو عنصر إلزامي لإضفاء الطابع الرسمي على وثيقة رسمية.

تتكون المستندات المختلفة من مجموعة مختلفة من التفاصيل. يتم تحديد عدد التفاصيل من خلال أهداف إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات محتوى وشكل هذا المستند. بالنسبة للعديد من المستندات ، يكون عدد التفاصيل محدودًا للغاية. بالنسبة لعدد من الوثائق ، يتم تحديد عدد وتكوين المتطلبات من خلال القوانين التشريعية والتنظيمية. ولكن في أي حال ، كما يلي من التعريف ، يجب إضفاء الطابع الرسمي على المعلومات المسجلة على حامل المواد من خلال وضع التفاصيل اللازمة. عندها فقط تصبح وثيقة.

في علم الوثائق ، تعتبر الوثيقة نتيجة تثبيت (عرض) الحقائق والأحداث وظواهر الواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري بأي طريقة ملائمة على مادة خاصة.

المستندات ، التي تحتوي على معلومات ثابتة (معروضة) ، وبالتالي ضمان حفظها وتراكمها ، وإمكانية نقلها إلى شخص آخر ، والاستخدام المتكرر ، والعودة إليها بشكل متكرر ومتكرر في الوقت المناسب. إنها تتطرق إلى مجالات مختلفة من النشاط البشري وتنقسم إلى نصوص ورسوم بيانية ، وتقليدية (مكتوبة بخط اليد ، ومكتوبة على الآلة الكاتبة) ، ووسائط آلية ، وعلمية ، وتقنية ، وشخصية ، ورسمية ، إلخ.

المستندات الرسمية هي المستندات التي تم إنشاؤها من قبل الكيانات القانونية أو الأفراد ، والتي يتم إعدادها والمصادقة عليها بالطريقة المحددة.

من بينها ، تتكون فئة خاصة من وثائق الخدمة (الإدارة) ، والتي يتم تحديدها بواسطة معيار الدولة كوثائق رسمية مستخدمة في الأنشطة الحالية للمنظمة.

وثيقة إدارية (تنظيمية وإدارية) - نوع من المستندات المكتوبة ، التي تحدد حل المشكلات الإدارية والتنظيمية ، وكذلك قضايا الإدارة والتفاعل والدعم والتنظيم لأنشطة السلطات والمؤسسات والشركات والمنظمات وهياكلها. الشعب والمسؤولين.

بصفتها ناقلات للمعلومات ، تعمل المستندات كعنصر لا غنى عنه في التنظيم الداخلي لأي مؤسسة أو مؤسسة أو أي شركة ، مما يضمن تفاعل أجزائها الهيكلية والموظفين الفرديين. إنها الأساس لاتخاذ قرارات الإدارة ، وهي بمثابة دليل على تنفيذها ومصدر للتعميم والتحليل ، فضلاً عن كونها مواد مرجعية وأعمال البحث. في أنشطة الإدارة ، تعمل الوثيقة كموضوع للعمل وكنتيجة للعمالة.

يتم التعبير عن العديد من أشكال النشاط الإداري من خلال الوثائق المناسبة: النشاط الإداري - نشر الوثائق الإدارية المختلفة. التخطيط - من خلال إعداد خطط مختلفة ؛ المحاسبة - في شكل تجميع ومعالجة الوثائق الإحصائية والمحاسبية والتشغيلية والتقنية ؛ السيطرة - عن طريق جمع المعلومات كتابة ، وما إلى ذلك. لذلك ، يمكن تصنيف المستندات وفقًا للغرض منها كوسائل:

تنظيم الأنشطة (المواثيق ، اللوائح ، اللوائح ، القواعد ،

التعليمات ، وما إلى ذلك) ؛

الأنشطة الإدارية (الأوامر والتعليمات واللوائح والقرارات والأوامر وما إلى ذلك) ؛ تراكم المعلومات وتعميمها (التقارير والأفعال والتقارير وما إلى ذلك) ؛

نقل المعلومات (رسائل ، برقيات ، برقيات ، إلخ).

1.2 تصنيف الوثيقة

في عملية الإدارة ، فإن المعلومات المسجلة في الوثيقة ليست فقط أساس اتخاذ القرار ، ولكن أيضًا دليل على تنفيذه ، ومصدر للتحليل والتعميم ، ومواد للرجوع إليها وأعمال البحث. وهكذا ، في النشاط الإداري ، تعمل الوثيقة ككائن ونتيجة للعمل.

أساس إنشاء المستندات في المؤسسة هو الحاجة إلى التصديق على وجود ومحتوى إجراءات الإدارة ، ونقل المعلومات ، والتخزين والاستخدام لفترة معينة.

من أجل تطوير مبادئ معينة لإعداد وتنفيذ المستندات وأشكال وأساليب العمل معهم ، يتم تصنيفها وفقًا لعدد من الخصائص.

التصنيف (اللاتينية الكلاسيكية - الفئة ، المجموعة) هو نظام تبعية ، يستخدم كوسيلة لإنشاء روابط بين فئات الوثائق ، وكذلك للتوجيه في تنوعها.

التصنيف هو أحد أساليب الإدراك. بدونها

من المستحيل دراسة التنوع الأنواع الموجودةالمستندات ، وتنظيمها ، وتحديد الاختلافات بين أنواع المستندات المخصصة على أسس مختلفة. يعكس التصنيف المعقد الذي تم وضعه بشكل صحيح أنماط تطوير المستندات ، ويكشف عن الروابط بينها ، ويساعد على التنقل في أي من مجموعاتها ، ويعمل كأساس لترتيبها في أنظمة المستندات.

تنقسم جميع الوثائق المتعلقة بالأنشطة الواردة فيها إلى مجموعتين كبيرتين. الأول هو الوثائق المتعلقة بالمسائل العامة والإدارية ، أي. بشأن الإدارة العامة للمؤسسة (المنظمة) وأنشطتها الإنتاجية. يمكن إعداد هذه الوثائق من قبل موظفي جميع أقسام الشركات. المجموعة الثانية - وثائق وظائف الإدارة. يتم إعداد هذه المستندات من قبل موظفي السلطات المالية والمحاسبة والتخطيط والإمداد والمبيعات والأقسام الوظيفية الأخرى.

يتم تصنيف المستندات حسب الاسم: خطابات الخدمة ، والأوامر ، والبروتوكولات ، والأفعال ، والمذكرات ، والعقود ، إلخ. تصميم كل هذه الوثائق موحد ، لكن في المحتوى يمكن أن تكون مختلفة تمامًا.

التصنيف حسب عنصر المعلومات للوثيقة:

حسب مستوى تعميم المعلومات: أولية - تحتوي على معلومات هي عبارة (وصف) لنتائج الدراسة والبحث والتطوير ، إلخ. وهي أصلية في الطبيعة ؛ ثانوي - ناتج عن معالجة تحليلية وتركيبية لواحد أو أكثر من المواد الأولية

مستندات.

حسب طبيعة الوسائل الرمزية لتثبيت المعلومات: نصية وغير نصية

من حيث بُعد تسجيل المعلومات - المكان الذي تشغله الوثيقة (أساسها المادي) في الفضاء. التمييز بين المستندات أحادية وثنائية وثلاثية الأبعاد (الحجمية)

عن طريق التعيين لإدراك المعلومات: يمكن قراءتها بواسطة الإنسان وقراءتها آليًا.

من خلال قناة الإدراك المعلوماتي: الوثائق المرئية ، اللمسية ، السمعية ، السمعية والبصرية.

بطريقة التوثيق (أو تثبيت المعلومات على وسيط): المستندات المكتوبة بخط اليد والمطبوعة والميكانيكية والمغناطيسية والتصويرية والبصرية والليزر والإلكترونية.

التصنيف حسب المكون المادي (المادي) للوثيقة:

وفقًا لمادة ناقل المعلومات: الأساس المادي والطبيعي.

حسب هيكل المادة أو شكل ناقل المعلومات: مستند ورقة ، مستند رمز ، بطاقة ، شريط ، قرص ، مجتمعة.

التصنيف بمستند حسب ظروف وجودها فيه

بيئة خارجية:

انتظام النشر: دوري وغير دوري.

بحلول وقت الظهور في البيئة الخارجية: أصل ونسخة.

حسب مكان المنشأ: محلي ، إقليمي ، وطني (على الصعيد الوطني) ، أجنبي (أجنبي)

التصنيف النوعي للوثائق

إن تصنيف المستند هو تخصيصه لنوع معين وفقًا لمجموعة من الخصائص.

أهم ميزات تشكيل الكتابة لتصنيف المستندات هي الغرض المقصود من المستند ، عنوان القارئ، طبيعة المعلومات أو أسلوب العرض (نوع) العمل ، إلخ.

الغرض من الوثيقة هو شرطها حسب احتياجات مجال معين من النشاط الاجتماعي: العلم ، الإنتاج ، التعليم ، الإدارة ، إلخ.

يرتبط الغرض ارتباطًا وثيقًا بالوظائف المحددة التي يؤديها مستند فردي أو مجموعة من المستندات.

يمكن أن يعتمد التصنيف على تصنيف المستندات وفقًا للأهداف الوظيفية التالية:

ضمان حوكمة المجتمع (الكتاب الأبيض)

حماية معلومات علميةالمجتمع (وثيقة علمية)

15- ضمان رواج الإنجازات العلمية والتكنولوجية والإنتاجية

قصصهم (وثيقة العلوم الشعبية)

ضمان عملية التعليم والتربية (وثيقة تربوية)

ضمان الإنتاج (مستند الإنتاج)

تزويد المجتمع بالبيانات المرجعية (وثيقة مرجعية)

تزويد المجتمع بمعلومات ثانوية حول محتوى مصادر المعلومات الأولية (وثيقة معلومات)

التأكد من تعريف المجتمع بمحتوى الأعمال الفنية (وثيقة أدبية وفنية).

الغرض هو أهم ما يميز المستند ، والذي يحدد إلى حد كبير شكله ، وتكوينه ، وأسلوب عرضه ، وما إلى ذلك.

وهكذا ، على أساس مجموعة من السمات ، يتم تشكيل أنواع الوثائق التي يتم بموجبها بناء تصنيف أساسي للوثائق عام ، مستخلص من تفاصيل الصناعة. هناك علاقة وثيقة بين أنواع المستندات وأنواعها ، لذلك توجد صعوبات في التمييز بينها بوضوح.

2 ملامح ظهور وتطوير وثيقة الإدارة.

2.1 وثيقة إدارة في فترات تاريخية مختلفة من روسيا.

في القسم الثاني ، سوف ندرس وثائق الإدارة في مختلف الفترات التاريخية لروسيا ، وأنواعها ، وميزات التصميم والمعلومات المخصصة لكل نوع من المستندات ، وكذلك حالة الوثائق التنظيمية والإدارية الحديثة.

يرتبط تاريخ ظهور الوثائق الإدارية وتطويرها ارتباطًا مباشرًا بتطوير العمل المكتبي في روسيا ، والذي يرتبط تطوره بدوره بتاريخ روسيا. المرحلة الأولى هي وثائق الإدارة في الدولة الروسية القديمة.

في المراحل الأولى من تطور الدولة الروسية القديمة وأثناء فترة الانقسام الإقطاعي ، لم تكن مؤسسات الدولة موجودة بعد. لكن بالفعل في القرن الخامس. قبل الميلاد ، طالب عوام الرومان القدماء بإدخال قوانين "مكتوبة" واضحة. كان وضع القوانين واللوائح المثبتة على الورق هو أيضًا المطلب الرئيسي لانتفاضات القرون الوسطى. كانت الوثائق في ذلك الوقت ذات طبيعة قانونية للعلاقات. عندما ظهرت القوانين ، كان مطلوبًا من الكاتب أن يكون لديه دقة مطلقة في الصياغة ومعرفة لا تشوبها شائبة بشكل العرض ، وإلا ستفقد الوثيقة قوتها. مع تطور الكتابة ، أصبحت الوثائق وسيلة للتواصل ونقل المعلومات.

في القرن العاشر. في الدولة الروسية القديمة كانت هناك ثقافة كتابة الوثائق ، وبدأ تطوير نماذج مستقرة من المراجع و

الإكمال في المستندات والنماذج ، أي الأشكال الثابتة النموذجية للوثائق الفردية ، الأكثر شيوعًا ، والتي تتكون منها نوع من كتيبات العمل المكتبي - "كتيب الوصفات". كان أقدم شكل لوثيقة الإدارة في روسيا هو خطاب الأمر - وثيقة تجارية (بشكل أساسي ، ما يسمى بالأفعال) والرسائل (الرسمية والخاصة). تم استعارة المصطلح من بيزنطة ، حيث يشير غرامماتا إلى الرسائل والمراسيم وأي مستندات مكتوبة أخرى .. مع زيادة حجم العمل المكتبي ، تغير جدول الكتابة: في البداية ، تم إعداد الوثائق بطريقة قانونية للكتابة ، سمة من سمات أعمال الكتاب مع كتابة خطابات مع الخطوط العريضة المستقيمة. كانت الوثائق مكتوبة بنص صلب ، دون تقسيم إلى كلمات منفصلة. من علامات الترقيم إلى القرن الرابع عشر. تم استخدام النقطة في نهاية الجملة.

عادة ما تسمى فترة تشكيل وتطوير عمل مكتب الدولة بفترة الطلب - بعد اسم مؤسسات الدولة الأولى - الأوامر. تغطي هذه الفترة الفترة من القرن الخامس عشر إلى القرن السابع عشر. كان التكوين المحدد لوثائق العمل المكتبي رتيبًا إلى حد ما. تم تجميع جميع الوثائق الإدارية التي كانت موجودة خلال هذه الفترة في الأنواع الرئيسية التالية: الرسائل (المراسيم الملكية أو خطابات الأمر) ، والجمل ، والأوامر ، والتقارير ، والنصب التذكارية ، والردود الرسمية. ومع ذلك ، داخل كل نوع ، كان هناك العديد من الأصناف. إلغاء الاشتراك - المستندات الواردة بأوامر من المحليات ، من المحافظين ؛ الرسائل عبارة عن مراسيم ملكية تُرسل من أوامر إلى أماكن - نبلاء ، حكام ، كتبة. الطلبات المقدمة إلى القيصر لإلغاء الاشتراكات أو التقارير ؛ أعطى القيصر الأوامر للحكام والزعماء المحليين الآخرين ؛ تم تنفيذ الأوامر فيما بينهم من خلال الذكريات. أهم ميزةالوثيقة الرسمية هي شكلها - مجموعة

عناصر المعلومات المستقرة (المتطلبات ، صيغ اللغة) للمستند ، والموجودة في تسلسل معين ، ومحددة لكل نوع من أنواع المستندات. النموذج هو نتيجة تكرار المواقف الإدارية والإجراءات الإدارية. في وثائق عمل المكتب الكتابي ، لم يتم فصل معظم التفاصيل عن النص ، أي شكّل الاستئناف ، والمرسل إليه ، وتاريخ المستند ، وتعيين المؤلف ، وما إلى ذلك ، والمحتوى الفعلي للوثيقة نصًا واحدًا مستمرًا. عادةً ما يبدأ المستند بعنوان أو تاريخ أو تعيين المؤلف والمرسل إليه من المستند. يمكننا القول أنه في شكل وثائق فترة الطلب ، هناك نماذج ثابتة ، وعينات ، تم بموجبها تنفيذ العمل المكتبي. تضمنت إجراءات إعداد الوثائق في أعمال المكتب الكتابي المراحل الرئيسية التالية: استلام وثيقة للنظر فيها. تحضير القضية من أجل "التقرير"؛ النظر والبت في القضية ؛ تنفيذ المستند المتضمن القرار.
بشكل عام ، خلال فترة الطلب ، نظام عمل مكتبي مركزي و المؤسسات المحلية، يتم تشكيل كوادر الموظفين الكتابيين ، ويتم إنشاء أشكال مستقرة من وثائق الإدارة وطرق إعدادها. تم تطوير أسئلة حول السلوك الصحيح لتسجيل المستندات ، مما يضمن سلامة المستندات ، والصيانة السريعة للعمل المرجعي ، والتحكم في حركة المستندات وتنفيذها. كما تم تناول قضايا التوثيق وحركة الحالات (سير العمل) بالتفصيل.

ترتبط المرحلة التالية في تطوير وثائق الإدارة بإنشاء كوليجيوم بواسطة بيتر الأول. في البداية ، كانت كل مجموعة تسترشد بقواعدها الخاصة ، ثم أصبحت "اللوائح العامة" ، التي وافق عليها بيتر الأول في 28 فبراير ، الأساس التشريعي للإصلاح.

1720 - أدخلت اللائحة العامة نظام العمل المكتبي ، والذي أطلق عليه اسم "الكلية" على اسم نوع جديد من المؤسسات - الكلية. يمكننا القول أنه مع نشر اللوائح العامة ، فإن العمل المكتبي يتم على أساس ثابت من القانون. كما يشرح بالتفصيل قضايا التوثيق وحركة القضايا (سير العمل). كان الابتكار الجاد هو تقديم توقيع رئيس المكان العام على المستند وأعضاء مجلس الإدارة الذين شاركوا في حل المشكلة. للمرة الأولى ، بدأ بطرس الأول في التوقيع شخصيًا على المراسيم الصادرة عنه. تم تنفيذ جميع الأعمال المكتبية للمجلس تحت إشراف سكرتير. قام بوضع الأوراق المهمة ، وأعد الباقي تحت إشرافه. تم توزيع الأعمال الكتابية على الموظفين ، وتم تحديد مسؤوليات كل منهم بدقة من خلال اللوائح. وهكذا ، احتفظ كاتب العدل بمحاضر ("مذكرات يومية") عن جميع القضايا التي تم البت فيها في الكلية. كل يوم ، على ورقة خاصة ، كان يكتب جميع الحالات التي تم الإبلاغ عنها للحضور ويضع قرارًا بشأنها - قرار صادر عن مسؤول أو هيئة استشارية. في نهاية الشهر ، تمت إعادة كتابة هذه الأوراق وتشبيكها. احتفظ كاتب العدل بسجل للقضايا المعلقة ، وسجل السكرتير ضد كل منهم من كان لديه في الإجراءات. كان هذا السجل دائمًا على طاولة الحضور أمام مقعد الرئاسة ، حتى يتمكن أعضاء الكوليجيوم من معرفة عدد الحالات التي لم يتم حلها. كان الخبير الاكتواري يحتفظ بدفتر يوميات عام لجميع الأوراق الواردة ، ويحتفظ بالأوراق ، وكان مسؤولاً عن سلامتها ، وكان مسؤولاً عن إعداد اللوازم المكتبية. إذا قام الموظف في الطلبات الواردة في المستندات المستلمة بتدوين تاريخ الاستلام ، فسيظهر رقم التسجيل في الكليات ، جنبًا إلى جنب مع التاريخ ، المقابل لرقم الإدخال في دفتر التسجيل. حددت اللائحة العامة إجراءات النظر في القضية وحلها ، والتي تضمنت: دخول القضية ، وإعداد القضية للاستماع (النظر والقرار) ، والاستماع إلى القضية و

اتخاذ القرار ، وتنفيذ القرار وإحالته إلى المنفذ ، ومراقبة تنفيذ القرار ، وحفظ القضايا أرشيفية.
تم تسليم جميع الطرود الموجهة للكلية إلى الضابط المناوب الذي قام بالتوقيع على الإيصال وتسليمها للحضور دون طباعتها. تمت طباعة المراسيم الصادرة من مجلس الشيوخ بحضور رئيس الكلية نفسه ، وبقية الأوراق - من قبل عضو بارز في الحضور. علاوة على ذلك ، تم تمييز جميع الأوراق الواردة من قبل السكرتير مع تحديد وقت استلامها وتم تسليمها إلى الخبير الاكتواري للتسجيل في دفاتر التسجيل. في الوقت نفسه ، تم وضع رقم التسجيل على المستند الوارد نفسه ، وتم وضع علامة في السجل على الجدول الذي تم نقل الورق إليه للتنفيذ. تم تسليم كل مستند إلى كاتب المكتب مقابل إيصال تم إدخاله في دفتر الإيصالات. عندما أعيدت القضية ، تم إتلاف هذه الإيصالات ، وتم تسجيل وقت إعادة القضية في الكتاب. تم الإعداد الأولي للقضية للنظر فيها بحضور الكوليجيوم من قبل الأمناء المساعدين والموظفين تحت إشراف السكرتير. اشتمل إعداد القضية للتقرير على جمع جميع المعلومات اللازمة عن القضية (لهذا الغرض ، يمكن إرسال الاستفسارات الكتابية إلى مؤسسات أخرى) ومقتطف من جميع التصديقات الموجودة في هذه الحالة. كانت نتيجة هذا العمل تقريرًا ومذكرة موجزة عن الحالة (أو مقتطفًا) مع ملخصجوهر القضية ، وجميع ملابسات القضية والقوانين القائمة التي يجب البت في القضية بموجبها. تم تسجيل مسار مناقشة القضية والقرار المتخذ من قبل كاتب العدل في المحضر ("مذكرة يومية" أو مجلة). إذا كان لأحد أعضاء الكوليجيوم رأي مخالف ، فيحق له المطالبة بتسجيله في البروتوكول ، وتم الوفاء بمطلبه. تم التوقيع على البروتوكولات من قبل جميع أعضاء المجلس في نفس اليوم. وهكذا ، نصت القواعد العامة على التسجيل المنتظم لكامل مسار مناقشة القضايا.

خلال هذه الفترة ، أصبح نظام العمل المكتبي أكثر تعقيدًا ، حيث ظهر عدد كبير من المستندات الجديدة في العمل المكتبي الجماعي ، وحصلت وثائق عمل المكتب الإداري على أسماء جديدة ، والتي كانت نتيجة للتغلغل الهائل للكلمات المستعارة في اللغة الروسية ، التي تعكس طبيعة التغريب لجميع تحولات بطرس. كانت هناك أيضًا أسماء جديدة للوثائق: السندات الإذنية ، والسندات ، والتقارير ، والمذكرات ، والتقارير ، والمجلات ، والبروتوكولات ، والمراسلات ، والتعليمات ، إلخ. تم استبدال الجمل وخطابات الأوامر والأوامر بالمراسيم واللوائح والتعليمات والقرارات ؛ المراسلات - الذاكرة وإلغاء الاشتراك - استبدالها بالعلاقات والتقارير والتقارير والتقارير والبيانات والأخبار. في القرن الثامن عشر ، واصل الأفراد التقدم إلى المؤسسات الحكومية في شكل التماسات ، ثم تم تحديد اسم جديد - عريضة. تتميز المراسلات بين الجيش بوثائق مثل المحاضر والتقارير والإرساليات والأوامر والتعليمات. تم تسجيل سجلات الموظفين في الدول والجداول الزمنية والقوائم والبيانات. انعكس مسار الأعمال العدائية في عمليات الانتشار ، والتصرفات ، وتم تكريس العلاقات التعاهدية مع الدول الأجنبية في الأطروحات والمعاهدات والاتفاقيات والصكوك والبروتوكولات. تألفت وثائق المحكمة من استجوابات ووعود اليمين والشهادات ؛ انعكست نتيجة المحاكمة في جمل وأحكام ومقتطفات من المجلات. للمحاسبة ، احتفظوا بميزانية عمومية وجداول توضح حالة النشاط الاقتصادي. كما خضع شكل الوثائق لتغييرات كبيرة في زمن بطرس الأكبر. بالنسبة للعديد منهم ، يتم تطوير "النماذج الرئيسية" - قوالب ، وفقًا للوثائق التي يجب إعدادها. في العمل المكتبي الجماعي ، يتم فصل تاريخ المستند عن النص ويصبح عنصرًا مستقلاً في النموذج: في العديد من المستندات يتم كتابته أسفل النص الموجود على الجانب الأيسر من الورقة. يصبح عنصر مستقل في النموذج و

عنوان الوثيقة ؛ في بعض الحالات ، يكون مجاورًا لتعيين ملخص المستند. بالإضافة إلى التفاصيل التي تبرز من النص ، يظهر عدد من التفاصيل ، مما يعكس المراحل المختلفة لعملية التوثيق أو مرحلة معالجة المستند: التوقيعات ، وعلامات الموافقة ، ومؤشرات التسجيل ، وعلامة التحكم ، وعلامة الإحالة ، وما إلى ذلك. بشكل عام ، تميز العمل المكتبي للكوليجيوم بزيادة كبيرة في الكتابة والشكليات ، وهو ما اشتكى منه المعاصرون.

وثيقة نظام وإدارة الوزارة

بداية القرن التاسع عشر. تميزت بإصلاح جديد للإدارة العامة والعمل المكتبي ، والتي أثرت بشكل رئيسي على المستوى الأعلى للحكومة - المؤسسات العليا والمركزية ، جنبًا إلى جنب مع إصلاحات كاترين الثانية في الربع الأخير من القرن الثامن عشر. الانتهاء من تشكيل نظام المؤسسات المركزية والمحلية. وتجدر الإشارة إلى أن مفهوم العمل المكتبي ذاته (ظهر هذا المصطلح في النصف الثاني من القرن الثامن عشر) يشير إلى الأنشطة التي شارك فيها ليس فقط وليس المكتب ، ولكن جهاز المؤسسة بأكمله باعتباره كل. يأتي مصطلح "العمل المكتبي" من مزيج من كلمتي "إجراءات القضية" ، ولم يُفهم تحت كلمة "القضية" في ذلك الوقت مجلدًا به مستندات ، كما هو الحال في المعنى الكتابي الحديث للكلمة ، ولكنه مسألة مدروسة وتم حلها : إجراءات القضية ما هي إلا حل للقضية. نظرًا لأن أي قرار كان يفترض مسبقًا تسجيله الكتابي في جميع المراحل ، فمن الطبيعي أن يُفهم العمل المكتبي على أنه "القواعد التي يسترشد بها المكتب في إعداد المذكرات والمجلات والتعريفات والأفعال بشكل عام والأوراق التنفيذية". الشؤون الجارية (الحالات الواردة على أساس عام وفقا ل

النظام المعمول به) - التقارير والبيانات والتقديمات والمراسلات وما إلى ذلك ؛ الحالات الطارئة - تطلب حلها اعتماد قرارات جديدة أو حالات بشأن الانتهاكات المكتشفة ؛ الحالات التي "نفد صبر الوقت" أو العاجلة. تم النظر في الأمور الطارئة والعاجلة أولاً. يمكن تقسيم المستندات التي تم إنشاؤها في عملية "إجراءات القضية" إلى مجموعتين: المستندات التي تشكل عمل المكتب الداخلي للمؤسسة (الملاحظات ، والشهادات ، والمقتطفات ، ومجلات الاجتماعات ، ومجلات التسجيل ، وسجلات سطح المكتب ، وما إلى ذلك) ، والمستندات تلقتها المؤسسة من مؤسسات أخرى وأرسلت إلى مؤسسات أخرى منها - "أوراق تنفيذية" منذ الربع الأخير من القرن الثامن عشر. عندما تم تشكيل "التسلسل الهرمي للسلطات والأماكن" ، الذي حدد نظام "العلاقات" بين المؤسسات على اختلاف أنواعها ، لم يكن أمام عمل المكتب الوزاري خيار سوى "التوافق" مع هذا النظام ، وهو ما حدث. وردت الوزارات من المؤسسات العليا: من الإمبراطور - المراسيم والأوامر ؛ من مجلس الدولة - أعلى الآراء المعتمدة ؛ من مجلس الشيوخ - قرارات مجلس الشيوخ ؛ من لجنة الوزراء - مقتطفات من مجلات الاجتماعات. أرسل الوزراء إلى السلطات العليا أعلى التقارير (إلى الإمبراطور) والآراء والاقتراحات والتمثيلات. تبادل الوزارات مع المؤسسات المتساوية من خلال العلاقات والرسائل والرسائل الرسمية. تم إرسال أوامر الوزراء إلى الأماكن والأشخاص التابعين ، ومنهم تلقوا التقارير والتقارير والتمثيلات. وهكذا ، استكمل نظام العمل المكتبي الوزاري النظام الموجود في نهاية القرن الثامن عشر. نظام توثيق المؤسسات المحلية. التغييرات الجادة في نظام الإدارة ، وأدت إعادة الهيكلة المقابلة لنظام توثيق أنشطة المؤسسات الجديدة إلى تغييرات في شكل الوثيقة. في العمل المكتبي للهستيريا ، تظهر أشكال المؤسسات بترتيب زاوي من المتطلبات. تم طباعة النماذج بطريقة الطباعة أو

كانت مكتوبة بخط اليد. يتضمن هيكل تفاصيل النموذج اسم المؤسسة ، وأسماء الأقسام الهيكلية ، مما يعكس مكان القسم - المؤلف في هيكل المؤسسة (القسم ، القسم ، الجدول). يتم أيضًا تضمين تاريخ المستند في تفاصيل النموذج ، بالإضافة إلى فهرس تسجيل المستند. يأخذ العنوان إلى نص المستند مكانه الخاص ، الموجود مباشرة أسفل تفاصيل النموذج (تقريبًا نفس كما في المستندات الحديثة). يظهر أيضًا رابط للمستند المستلم (نموذج أولي للدعائم الحديثة "رابط إلى تاريخ ورقم المستند الوارد") ، والذي لا يحتوي حتى الآن على نموذج موحد وقد يبدو مختلفًا: "إجابة على؟ ..." أو: "من كذا وكذا" وما إلى ذلك.

الممتلكات "المرسل إليه" ، التي ظهرت في القرن الثامن عشر ، تكتسب مظهرًا ثابتًا. في العمل المكتبي الجماعي ، فهو مؤشر على موقف الشخص في الحالة المحددة أو اسم مكان التواجد. يتلقى شكلاً معينًا من التصديق على المستند: تتضمن التوقيعات والمواد الأساسية الموجودة على المستند عنوان منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند أو تثبيته وتوقيعه الشخصي. على الرغم من التغييرات الكبيرة التي مر بها نظام العمل المكتبي الوزاري ، خاصة في الفترة الأولى لتشكيله ، بحلول نهاية القرن التاسع عشر. تطلبت الحياة أشكالًا أكثر مرونة من العمل المكتبي وتسريعها. من أجل العلاقات الاجتماعية المتغيرة بسرعة ، ظل نظام العمل المكتبي الوزاري مرهقًا وغير عملي ، على الرغم من حقيقة ذلك في الثلث الأخير من القرن التاسع عشر. أولاً في الأعمال المكتبية للدائرة العسكرية ، ثم في الوزارات والمؤسسات المدنية ، بدأ استخدام الآلات الكاتبة. كان ظهورهم خطوة ثورية حقًا في توثيق أنشطة المؤسسات. لقد أدى إلى تسريع جميع الأعمال المكتوبة للمكتب ، وجعل من الممكن إنتاج عدة نسخ من المستندات في وقت واحد ، مما قلل بشكل كبير من الحجم

الأعمال المكتوبة بخط اليد. علاوة على ذلك ، أصبح النص المكتوب أكثر إحكاما ، مما أدى إلى تقليل حجم المستندات.

أدى ظهور التلغراف إلى ظهور نوع جديد من المراسلات - البرقيات ، التي سرعان ما أصبحت وثائق جماعية ؛ أدى اختراع الهاتف إلى ظهور رسائل هاتفية - سجل مكتوب لرسالة تنتقل عبر الهاتف.

طوال القرن التاسع عشر وأوائل القرن العشرين. يتم تنفيذ التنظيم التشريعي للعمل المكتبي للمؤسسات العليا والمركزية والمحلية. بفضل نظام تدوين التشريعات المعتمد في ذلك الوقت في قوانين الإمبراطورية الروسية ، من السهل جدًا الحصول على معلومات مفصلة حول التنظيم التشريعي لعمل المكاتب في أي مستوى.

من أجل تنفيذ الوثائق الإدارية ، تم اعتماد قرار من مجلس مفوضي الشعب في 2 مارس 1918 "حول شكل أشكال مؤسسات الدولة" ، والذي أدرج التفاصيل الإلزامية لشكل الوثائق. أثناء تشكيل جهاز الدولة السوفيتي ، تم إيلاء الكثير من الاهتمام لتبسيط وترشيد العمل المكتبي. نظرًا لأن تعقيد سير العمل في البلاد كان يحدث منذ فترة طويلة ، في القرن العشرين ، يتم اتخاذ إجراءات لتبسيط الأعمال الورقية من أجل نقل المعلومات وتخزينها واستخدامها بشكل أكثر ملاءمة ، منذ التغيير في مؤسسات الدولة ، زيادة حجم الوثائق والعمل المكتبي بحاجة إلى ترشيد.

تم اقتراح مشروع جديد للعمل المكتبي. في مشروع "نظام إدارة المكاتب الجديد" للاتحاد الدولي للاتصالات ، تم تحديد المبادئ العامة التالية لتحسين أنشطة الأشياء التي شملها الاستطلاع: 1) التنظيم

يجب أن يكون العمل المكتبي موحدًا للمؤسسة بأكملها ؛ 2) يجب أن يتم تسجيل المستندات لمرة واحدة ويتم في أبسط شكل ؛ الرفض ، حيثما أمكن ، من التسجيل ؛ 3) يتم تقليل عدد الحالات التي تمر من خلالها كل وثيقة إلى الحد الأدنى ؛ 4) يتم توفير العمل المرجعي بأقل استهلاك للطاقة والوقت ؛ 5) يجب أن تكون الرقابة على تنفيذ المستندات بمثابة فحص موضوعي وليس رسميًا ؛ 6) يتم تعيين الإشراف والقيادة والمسؤولية عن تنظيم العمل المكتبي إلى شخص معين.
بعد تحديد المبادئ العامة ، تم تقديم توصيات محددة لتحسين العمل المكتبي للكائن الذي تم مسحه. يمكن اعتبار مشروع "القواعد العامة للتوثيق وإدارة الوثائق" الذي أعده الاتحاد الدولي للاتصالات (نُشر عام 1931) مرحلة مهمة في تطوير مشاكل العمل المكتبي. إنه يجمع الخبرة العملية المتقدمة التي تراكمت بحلول هذا الوقت من قبل مختلف الإدارات والمنظمات ، ويلخص أبحاث العلماء المحليين والأجانب. كان من المفترض إدخال "قواعد عامة" كمعيار وموحد لجميع المؤسسات. تقدم "القواعد" بشكل متسق وكامل التكنولوجيا الكاملة للعمليات ، بما في ذلك إعداد القضايا لتقديمها إلى الأرشيف وتخزينها في الأرشيف. من المناسب تمامًا ، نظرًا للمستوى العلمي العالي لتنفيذ "القواعد" ، وأهميتها الوطنية ، مقارنة هذه الوثيقة بنظام الدولة الموحد للعمل المكتبي (EGSD). لسوء الحظ ، لم يتم الانتهاء من "القواعد" بناءً على التعليقات الواردة من المؤسسات ولم تتم الموافقة عليها بشكل نهائي. تم تصفية الاتحاد الدولي للاتصالات في أبريل 1932.
مع تنوع أنواع وأشكال الوثائق المتداولة فعليًا في المؤسسات السوفيتية ، استمرت تدفقات التوثيق في عدم انتظام الشكل والمضمون. في هذا

الاتصالات بحلول نهاية العشرينات. نشأت مشكلة توحيدهم وتوحيدهم بشكل حاد. في الاتحاد الدولي للاتصالات ، تم تنظيم وحدة هيكلية خاصة للتعامل مع هذه القضايا على مستوى الاتحاد - مجلس التقييس. قام بتطوير معايير رسائل الخدمة والبرقيات والرسائل الهاتفية والبروتوكولات والإخطارات وما إلى ذلك. تم توحيد المواد المستخدمة في العمل المكتبي (الورق والحبر وشرائط الآلات الكاتبة وما إلى ذلك) ؛ الأدوات والأشياء المكتبية ، بما في ذلك الأثاث المكتبي. كان عمل مجلس الوزراء بشأن توحيد التنسيقات الورقية ناجحًا (على وجه الخصوص ، تم استخدام تجربة ألمانيا).
في العشرينات. كما تم تطوير أنظمة التوثيق الخاصة. مع الأخذ في الاعتبار الهيمنة الكاملة لمفهوم بناء الاشتراكية ، تم التركيز على توثيق الوظائف مثل التخطيط والمحاسبة والرقابة. تدريجياً ، أصبحت الوثائق التي تم إنشاؤها في مجال التخطيط أكثر تنظيمًا من حيث الهيكل ومحتوى المؤشرات والشكل.
في الثلاثينيات. يجري تشكيل وتعزيز نظام قيادة إداري صارم ومركزي للإدارة ، مما يستبعد إمكانية النظر في مناهج بديلة لتنظيم عمل مكتب الدولة. تم إنشاء نظام سلطات صارم في نشر أنواع معينة من الوثائق لكل هيكل هرمي. لقد عملت هذه الابتكارات على تبسيط وتبسيط عمليات التوثيق في أعلى مستويات السلطة. خلال هذه الفترة ، تم إجراء بحث حول توحيد وتوحيد أنظمة التوثيق الخاصة. تم تحقيق بعض النجاحات في ترشيد المحاسبة وتوثيق الموظفين ، وبذلت السلطات محاولات متكررة لتغيير العمل بشكل أفضل مع الطلبات والشكاوى والرسائل الواردة من العمال. في عام 1928

في العام ، أصدر معهد الدولة لتكنولوجيا الإدارة ، جنبًا إلى جنب مع خدمة الأرشفة ، "قواعد إنشاء جزء أرشيفية من العمل المكتبي في المؤسسات والشركات الحكومية والمهنية والتعاونية في روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية" ، حيث تم تقديم التوصيات بشأن تجميع القوائم المستندات والقضايا المتداولة في المؤسسات وقواعد إتلافها (للمستندات منتهية الصلاحية).
في عام 1931 ، تم نشر مشروع "القواعد العامة للتوثيق وسير العمل". ولخصت أفضل الخبرات العملية التي تراكمت في ذلك الوقت من قبل مختلف الإدارات والمنظمات ، ولخصت أبحاث العلماء المحليين والأجانب.
في عام 1966 ، تم إنشاء معهد عموم الاتحاد للبحوث العلمية لشؤون التوثيق والمحفوظات (VNIIDAD). طور نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي (EGSD).
في عام 1988 ، وافق رئيس قسم الأرشيف الرئيسي على "نظام الدولة لإدارة التوثيق" (GSDOU). هذه الوثيقة لا تزال هي الوثيقة الرئيسية. وثيقة تنظيميةعلى تنظيم العمل المكتبي في بلدنا. تمت إعادة طبع GSDOU عدة مرات وتحريرها وإزالة بعض الأحكام وإضافتها منه.

2. الحالة الحالية لوثيقة الإدارة.

التصنيف الحديث لوثائق الإدارة منصوص عليه في OK 011-93 - مصنف جميع الوثائق الإدارية في روسيا. يحدد OK 011-93 9 أنظمة توثيق موحدة:

1- النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD)

2. نظام موحد للمحاسبة الأولية للوثائق

3- نظام التوثيق المصرفي الموحد

4. النظام الموحد للوثائق المحاسبية والمالية والمحاسبية والتقارير المحاسبية مؤسسات الميزانيةوالمنظمات.

5. نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي.

6. نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية والوثائق الخاصة بالمؤسسات.

7. نظام موحد لتوثيق العمل.

8. نظام موحد لتوثيق صندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي.

9. نظام موحد للوثائق التجارية الخارجية.

يشمل USORD:

1- وثيقة تأسيس مؤسسة.

2. توثيق إعادة تنظيم المنشأة.

3. توثيق تصفية المؤسسة

4. وثائق خصخصة الدولة والتنظيم البلدي للمشروع.

5. توثيق الأنشطة الإدارية للمنظمة.

6. توثيق التنظيم التنظيمي والتنظيمي لأنشطة تنظيم المنشأة.

7. توثيق التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة تنظيم المؤسسة.

8. وثائق التوظيف.

9. المستندات الخاصة بالنقل إلى وظيفة أخرى.

10. توثيق الفصل من العمل.

11. عند تسجيل الاجازات.

12. عند تسجيل الحوافز.

13. عند تسجيل الجزاءات التأديبية.

يتم تمثيل USORD بثلاث مجموعات رئيسية من الوثائق:

التنظيمية والقانونية والإدارية والمعلومات والمرجعية.

الوثائق التنظيمية.

تشمل الوثائق التنظيمية والقانونية: الميثاق ، واللوائح ، واللوائح ، ووصف الوظائف ، وتعليمات أنواع معينةالأنشطة والموظفين والقواعد والمذكرات وغيرها. وهي تحتوي على أحكام ملزمة بشكل صارم لتنفيذ وتطبيق قواعد القانون الإداري. يجب أن تتم الموافقة على هذه المستندات من قبل رئيس المنظمة أو هيئة جماعية.

تعمل جميع المؤسسات الحكومية والبلدية والخاصة والجمعيات العامة على أساس الميثاق.

الميثاق عبارة عن مجموعة من القواعد التي تسجل أنشطة المنظمات والمؤسسات والجمعيات والمواطنين ، وعلاقاتهم مع المنظمات والمواطنين الآخرين ، والحقوق والالتزامات في منطقة معينة من الدولة أو النشاط الاقتصادي. هناك ، على سبيل المثال ، ميثاق المجتمع الرياضي التطوعي ، وميثاق الشركة المساهمة ، وميثاق الشراكة ذات المسؤولية المحدودة ، وما إلى ذلك. بشكل منفصل ، من الضروري تسليط الضوء على المواثيق التي تحدد تنظيم مجال معين من نشاط القوات المسلحة للاتحاد الروسي (اللوائح العسكرية ، واللوائح التأديبية ، وما إلى ذلك). يجب أن تكون إعادة الزيارات التالية موجودة في تسجيل النظام الأساسي: اسم الوزارة ، اسم المنظمة ، نوع الوثيقة ،

الفهرس ، التاريخ ، مكان النشر ، ختم الموافقة (في حالة مؤسسة خاصة ، حدد من تم تسجيلها). في "النص" المطلوب ، من الضروري توفير أقسام مثل الأحكام العامة ، والوظائف الأساسية ، والحقوق والالتزامات ، والإدارة ، والعلاقات والاتصالات ، والإنتاج والأنشطة الاقتصادية والتجارية ، والممتلكات والأموال ، والرقابة والتحقق والتدقيق ، إعادة التنظيم أو التصفية. اعتمادًا على شكل الملكية الخاصة (شراكة ذات مسؤولية محدودة ، شركة مساهمة مغلقة أو مفتوحة ، إلخ) ، يتم تغيير وإضافة أقسام في النص. يشمل ، على سبيل المثال ، أقسام مثل رأس المال ، الأسهم والأوراق المالية ، توزيع الأرباح ، تكوين الصناديق ، إلخ. بعد أن يتم التوقيع على النص من قبل الرئيس.

اللائحة هي قانون معياري يحدد ترتيب تشكيل ، وهيكل ، ووظيفة ، واختصاص ، وواجبات ، وتنظيم عمل نظام هيئات الدولة (هذه هي الأحكام العامة لوزارات الاتحاد الروسي) ، هيئة واحدة (من أجل على سبيل المثال ، اللائحة الخاصة بتفتيش السيارات بالولاية ، واللائحة الخاصة بإدارة الإدارة الإقليمية العامة ، وما إلى ذلك) أو الوحدة الهيكلية (اللجان ، المجموعات). يجب تخصيص مجموعة منفصلة للأحكام التي تحكم مجمل العلاقات التنظيمية والعمل والعلاقات الأخرى بشأن قضية محددة (على سبيل المثال ، اللوائح النموذجية بشأن تسيير عمل المكتب بشأن مقترحات وتطبيقات وشكاوى المواطنين في هيئات الدولة ، في المؤسسات ، في المؤسسات ؛ يوجد في الغالب العديد من الأحكام المتعلقة بإجراء المسابقات والمراجعات وما إلى ذلك). الأحكام نموذجية وفردية. يجري تطوير نماذج نموذجية لنظام المؤسسات والشركات. يجب أن يتضمن نص اللائحة أقسامًا مثل الجزء العام (ما قبل ambula) ، والوظائف الأساسية ، والحقوق ، وإجراءات تشكيل وتنظيم العمل ، وما إلى ذلك ، اعتمادًا على الطبيعة

الأحكام.

يتضمن نموذج اللائحة التفاصيل التالية: اسم الوزارة ، القسم ، اسم المنظمة ، اسم الوحدة الهيكلية ، التاريخ ، الفهرس ، اسم نوع الوثيقة ، مكان النشر ، ختم الموافقة ، العنوان نص ، نص ، توقيع ، علامة على اتفاق. الأنظمة واللوائح هي وثائق معقدة. يتم تحديد هيكلها ومحتواها ، كقاعدة عامة ، من قبل مؤسسات التنمية.

التعليمات هي قانون قانوني صادر عن هيئة إدارة عامة (أو معتمد من قبل رئيسها) من أجل وضع قواعد تحكم الجوانب التنظيمية والعلمية والتقنية والتكنولوجية والمالية وغيرها من الجوانب الخاصة لأنشطة المؤسسات والمنظمات والشركات (أقسامها الفرعية والخدمات) والمسؤولين والمواطنين. كما يتم إصدار تعليمات لتوضيح وتحديد إجراءات تطبيق القوانين التشريعية والوثائق الإدارية (على سبيل المثال ، الأوامر). يجب أن يحدد عنوان التعليمات بوضوح مجموعة القضايا والأشياء والأشخاص الذين تنطبق عليهم متطلباتها (على سبيل المثال ، "تعليمات حول سير العمل المكتبي في جهاز إدارة منطقة نوفوسيبيرسك" ، "الوصف الوظيفي لـ مفتش التحكم ... ").

يتم تقسيم نص التعليمات وفقًا لمخطط منطقي معين إلى أقسام وفقرات وفقرات فرعية. كقاعدة عامة ، تبدأ التعليمات بقسم "أحكام عامة" ، والتي تشير إلى أغراض نشرها ونطاقها وإجراءات التقديم وغيرها من المعلومات العامة. التعليمات هي وثيقة دائمة أو طويلة الأجل (حتى يتم استبدالها بأخرى جديدة).

نظرًا لأن نص التعليمات له طابع توجيهي ، فإنه يوصي 33

صياغة واضحة بكلمات لها معنى حاسم ، مثل "يجب" ، "ينبغي" ، "ضروري" ، "له الحق" ، "غير مسموح به" ، "موصى به" ، "ممنوع" ، إلخ. يتم تقديم نص التعليمات من طرف ثالث (على سبيل المثال ، "يجب على المديرين أو ، نيابة عنهم ، المسؤولين الآخرين في هيئات الدولة والشركات والمؤسسات والمنظمات تحليل وتلخيص المقترحات والبيانات وشكاوى المواطنين بشكل منهجي والتعليقات العملية الواردة فيها. .. ") أو في شكل غير شخصي (على سبيل المثال ،" يتم تعيين فهرس التسجيل التالي للمقترحات والطلبات وشكاوى المواطنين المتكررة عند تلقيها ، وتتم الإشارة إلى فهارس التسجيل الخاصة بالمقترح الأول والطلب والشكوى في العمود المقابل في بطاقة التسجيل والتحكم. .. ").

يتم وضع التعليمات على شكل مشترك. تتم الموافقة عليها بموجب قانون إداري خاص أو مباشرة من قبل الرئيس. يمكن وضع علامة على التعليمات بأنها مرفق بالمستند الإداري. عندما تتم الموافقة على التعليمات بواسطة مستند إداري (أمر ، أمر ، إلخ) ، فإنه يحدد الموعد النهائي لتقديم التعليمات ، ويسرد التدابير التنظيمية اللازمة ، ويشير إلى المسؤولين التنفيذيين. إذا لم يتم الإشارة إلى مصطلح إدخال التعليمات في نص المستند الإداري ، فإن تاريخ توقيع وتسجيل المستند يعتبر كذلك.

المستندات الإدارية.

الغرض الرئيسي من الوثائق الإدارية هو تنظيم الأنشطة ، مما يسمح لهيئة الإدارة بضمان حل مجموعة المهام ، للحصول على أقصى تأثير من أنشطة المنظمة. تتضمن هذه الوثائق: أمر ، أمر ، تعليمات ، مرسوم ، قرار ، قرار.

القرار كوثيقة إدارية هو عمل قانوني يتم تبنيه من قبل هيئة وزارة أو قسم ، أو مجلس علمي ، إلخ.

الأمر هو عمل إداري لهيئة حكومية ، له طابع رسمي ، يصدر في إطار الاختصاص المعين لمسؤول ، هيئة حكومية ، وهو ملزم للمواطنين والمنظمات التي يتم توجيه هذا الأمر إليها. الأوامر هي اللوائح الداخلية وتنقسم إلى مجموعتين: أوامر عامة وطويلة الأجل وأوامر تتعلق بقضية محددة ، حالة فردية. تصدر الأوامر من قبل الحكومة والوزارات والإدارات وإدارات الأقاليم والمناطق والمدن والمقاطعات وإدارات الشركات والمؤسسات في حدود الحقوق الممنوحة لها بموجب قوانين الاتحاد الروسي.

التوجيه - وثيقة إدارية صادرة عن الوزارات والإدارات والمنظمات ، خاصة فيما يتعلق بالمسائل ذات الطبيعة الإعلامية والمنهجية ، وكذلك القضايا المتعلقة بتنظيم تنفيذ الأوامر والتعليمات وغيرها من الإجراءات. يفوض الرئيس حق توقيع التعليمات إلى نوابه أو رؤساء الدوائر في نطاق اختصاصهم. يتم إعداد التعليمات وتنفيذها وفقًا للإجراءات المعمول بها لإعداد الأوامر وتنفيذها.

الأمر هو عمل قانوني صادر عن رؤساء الوزارات والإدارات والإدارات والمؤسسات والجمعيات والمنظمات والمؤسسات العاملة على أساس إدارة الشخص الواحد. يتم إصدار الأمر لمعالجة المهام التشغيلية الرئيسية التي تواجه هذه الهيئة. بحكم طبيعته القانونية ، يمكن للنظام أن يكون فعلًا معياريًا للإدارة يحتوي على قواعد قانونية تنفذ مجالات معينة من الجمهور

العلاقات ، وعمل تطبيق سيادة القانون (على سبيل المثال ، أمر التعيين في منصب).

الترتيب هو النوع الأكثر شيوعًا من المستندات الإدارية المستخدمة في ممارسة الإدارة. يتم نشره عند إنشاء أو تصفية أو إعادة تنظيم المؤسسات أو أقسامها الهيكلية ، والموافقة على اللوائح والتعليمات والقواعد والوثائق المماثلة التي تتطلب الموافقة ، والتنظيم ، والمؤسسة ، وكذلك شؤون الموظفينقبول ونقل وفصل العمال ، إلخ. عن طريق الأمر ، يحدد الرئيس المهام الرئيسية للموظفين ، ويشير إلى طرق حل المشكلات الأساسية. الطلب إلزامي لجميع الموظفين في منظمة أو صناعة معينة. في بعض الحالات ، قد يتعلق الأمر بمجموعة واسعة من المنظمات والمسؤولين ، بغض النظر عن تبعيتهم.

المعلومات والوثائق المرجعية.

توفر المستندات المرجعية معلومات تحث على اتخاذ قرارات معينة ، أي بدء قرارات الإدارة ، والسماح لك باختيار طريقة عمل أو أخرى. تتضمن هذه المستندات: خطاب العمل ، البروتوكول ، المذكرة ، الاقتراح ، العرض التقديمي ، المذكرة التوضيحية ، البيان ، الفعل ، الشهادة ، الملخص ، الاستنتاج ، المراجعة ، القائمة ، القائمة ، وغيرها.

المساعدة عبارة عن مستند يحتوي على وصف وتأكيد لبعض الحقائق والأحداث. الشهادات نوعان: مع معلومات حول وقائع وأحداث ذات طبيعة خدمية ويتم إصدارها للمواطنين والمؤسسات المهتمة للتصديق على حقيقة قانونية معينة. تتكون المجموعة الأكثر عددًا من شهادات من النوع الثاني. يتم إصدارها يوميًا. هذه هي شهادات إثبات مكان الدراسة والعمل ، والوظيفة التي شغلها ، والراتب ، ومكان الإقامة ، والتوافر

المعالين ، إلخ.

مذكرة - وثيقة موجهة إلى رئيس مؤسسة معينة أو أعلى وإعلامه بالوضع الحالي ، أو الظاهرة أو الحقيقة التي حدثت ، وحول العمل المنجز ، وكذلك تحتوي على استنتاجات ومقترحات المؤسس المشارك. يتم إعداد المذكرة بمبادرة من الموظف نفسه وبتوجيه من الإدارة. الغرض من المذكرة الاستباقية هو حث المدير على اتخاذ قرار معين. لذلك ، من الواضح أن نصه ينقسم إلى جزأين. في الأول ، التأكيد (الوصفي) ، يتم ذكر الحقائق التي حدثت أو وصف الموقف ، في المقترحات الثانية ، يتم ذكر الطلبات. مذكرات تخبر المدير بسير العمل. يتم تقديم هذه الملاحظات بانتظام.

الملاحظة التفسيرية هي وثيقة تشرح محتوى بعض أحكام الوثيقة الرئيسية (خطة ، تقرير ، مشروع ، إلخ) أو تشرح أسباب أي حدث أو حقيقة أو فعل. وفقًا لذلك ، يمكن تقسيم الملاحظات التفسيرية إلى مجموعتين. الأول يتضمن الوثائق التي غالبًا ما تصاحب الوثيقة الرئيسية وتشرح محتوى أحكامها الفردية. يتم وضعها على ترويسة عامة للمؤسسة. تتكون المجموعة الثانية من ملاحظات توضيحية حول أي حوادث ومواقف وأفعال وسلوك الموظفين الفرديين. يجب أن يكون نص هذه الملاحظات مقنعًا وأن يحتوي على أدلة دامغة. مثل المذكرات الداخلية ، يتم وضعها على أوراق فارغة مع نسخة من نفس المتطلبات وتوقيعها من قبل المترجم.

القانون عبارة عن وثيقة صاغها عدة أشخاص وتؤكد حقيقة ثابتة أو حدثًا أو إجراءً. في أغلب الأحيان ، يتم وضع الإجراءات من قبل اللجان ، الدائمة منها و

يتم تعيينه بموجب وثيقة إدارية (عادة بأمر) بتوجيه من منظمة أعلى أو رئيس. في بعض الحالات ، قد يتم صياغة القانون من قبل مسؤول واحد أو أكثر.

بما أن الوضع الحالي لبيئة الفيلم الوثائقي يرتبط بتطوير تقنيات المعلومات. من الأهمية بمكان في الإدارة الحديثة تقنيات وأدوات الكمبيوتر التي توفر ، على أساس التشريعات الحالية والمعايير القانونية الأخرى ، سرعة تحديد المعلومات وجمعها ومعالجتها والبحث عنها ونقلها وموثوقية تخزينها والوصول عن بعد وتوفير المعلومات في الوقت المناسب ، على الوسيط المناسب وبالشكل الصحيح ، مع مراعاة جميع المتطلبات. تعتبر إدارة الوثائق في الظروف الحديثة مهمة تنظيمية وتقنية معقدة. بدون حل هذه المشكلة ، يمكن أن تسود الفوضى الحقيقية في مجال إدارة الوثائق في المنظمة. ضياع الوثائق ، التأخير في الموافقة - يمكن تجنب هذه النتائج السلبية والعديد من العواقب الأخرى لإدارة الوثائق الأمية من خلال تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للشركات (EDMS). لذلك ، تكتسب الوثيقة الإلكترونية معنى جديدًا في أنشطة الإدارة - وهي مجموعة من البيانات المسجلة على وسيط ملموس و / أو تنتقل عبر قنوات الاتصال الإلكترونية مع التفاصيل التي تسمح بتحديد هذه المعلومات ومؤلفها. يمكن إنشاء مستند إلكتروني على أساس مستند ورقي ، على أساس مستند إلكتروني آخر ، أو يتم إنشاؤه في عملية تفاعل المعلومات بين الأطراف دون أي نماذج أولية.

استنتاج

لا يمكن تنفيذ أنشطة أي مؤسسة بدون وثائق. يساهم التجميع الصحيح للمعلومات واستخدامها ونقلها وتخزينها وفقًا للقوانين التنظيمية المعمول بها في التشغيل الفعال للمؤسسة وتحقيق المهام والأهداف. تنسق الوثائق الإدارية (التنظيمية والإدارية) أنشطة أي منظمة وتضمن تنفيذ المهام. يتم التعبير عن العديد من أشكال النشاط الإداري من خلال الوثائق المناسبة: النشاط الإداري - نشر الوثائق الإدارية المختلفة. التخطيط - من خلال إعداد خطط مختلفة ؛ المحاسبة - في شكل تجميع ومعالجة الوثائق الإحصائية والمحاسبية والتشغيلية والتقنية ؛ السيطرة - عن طريق جمع المعلومات كتابة. بصفتها ناقلات للمعلومات ، تعمل المستندات كعنصر لا غنى عنه في التنظيم الداخلي لأي مؤسسة أو مؤسسة أو أي شركة ، مما يضمن تفاعل أجزائها الهيكلية والموظفين الفرديين. إنها الأساس لاتخاذ قرارات الإدارة ، وهي بمثابة دليل على تنفيذها ومصدر للتعميم والتحليل ، فضلاً عن كونها مواد مرجعية وأعمال البحث. في أنشطة الإدارة ، تعمل الوثيقة كموضوع للعمل وكنتيجة للعمالة. خلال عمل الدورة ، تم تعريف مفهوم "الوثيقة" ، "وثيقة الإدارة" ، الوثيقة الإلكترونية. يعتبر تصنيف الوثائق الإدارية وتطورها في المراحل التاريخية المختلفة من تاريخ روسيا.

قائمة المصادر المستخدمة

1. GOST R 51141-98: العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات.
2. القانون الاتحادي المؤرخ 27 يوليو 2006 N 149-FZ "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات"
3. Kushnarenko N.N. التوثيق: كتاب مدرسي K. ؛ المعرفة ، 2008
4. كيرسانوفا إم في ، أكسينوف يو م. دورة عمل المكتب: وثائق الإدارة: M: INFRA-M ؛ نوفوسيبيرسك: اتفاقية سيبيريا ، 2006.
5. GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة
   نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية "
6. بيلوف ف. تاريخ العمل المكتبي وشؤون السكرتارية 2005 م.
7. باسكوف م. العمل المكتبي (وثائق الإدارة): كتاب مدرسي. - روستوف غير متوفر: فينيكس ، 2007.
8. فارلاموف ن. تاريخ تطور القاعدة التنظيمية والمنهجية للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة - SPb. ، 2004.
9. سوكوفا أ. // عمل المكتب №2 / 2004 - ص4-7

11. العمل المكتبي (تنظيم وتكنولوجيا إدارة التوثيق): كتاب مدرسي للجامعات / إد. تلفزيون. كوزنتسوفا. - م: UNITY-DANA ، 2002.

1. توثيق دعم إدارة المؤسسات والمنظمات وتخزين الوثائق الأرشيفية: تعليمي / محرر. يو. بختييف. - بينزا: جامعة الأمير سلطان ، 2003.
   1. تلفزيون كوزنتسوفا العمل المكتبي (دعم التوثيق

الإدارة) - موسكو: ZAO Business School Intel-Sintez ، 1999.

1. وثائق Larkov NS: الكتاب المدرسي الجزء 1 AST ، 2006
2. Kosmotarov M. N // أعمال السكرتارية №4 / 2001- ص28-32
3. لارين م. إدارة الوثائق في المنظمات: مشاكل التاريخ والمنهجية // كاتب - 2003 - №2.
4. في إن ماركوف كتيب العمل المكتبي. - سانت بطرسبرغ ، "ألفا" ، 2002.

18. القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" بتاريخ 20.02.95 رقم 24-FZ.

19. Kuznetsova T.V. تخصص "التوثيق ودعم التوثيق للإدارة" (مقدمة في التخصص) // Office work. №1 / 2002. من 16-19.

1. روجوزين إم يو وثائق الأعمال في أمثلة وعينات. م ، 2009.

21. Spivak V.A. توثيق أنشطة الإدارة (العمل المكتبي). - SPB: بيتر ، 2007.

1. Bykova T.A.، Vyalova L.M.، Sankina L.V Office work