Dokumenti u organizaciji trebaju biti stvoreni u skladu s jedinstvenim pravilima, imati pravnu snagu i biti jednostavni za upotrebu. To je teško provesti ako tvrtka ne prihvati zahtjeve za papirologiju i njihove detalje.

Pravila koja uređuju pripremu i izvršenje organizacijskih i administrativnih dokumenata trebaju biti utvrđena lokalnim regulatornim aktom organizacije. Ovo je obično uputa za papirologiju.

Osim toga, detaljno propis smanjuje rizik od sukoba između izvršitelja dokumenta (koji priprema njegov nacrt) i usluge podrška dokumentaciji upravljanje... Ponekad to pokušavaju izbjeći izvođači koji za njih ne žele ispuniti određene zahtjevne ili "nove" zahtjeve. Od njih se traži da navedete gdje je točno navedeno pravilo - odlomak regulatorni dokument... I od Većina zahtjeva za registraciju organizacijskih i administrativnih dokumenata u Rusiji sada su savjetodavne prirode, a obvezni mogu biti samo na razini organizacije, što je utvrđeno lokalnim regulatornim aktom.

Zanimljiva činjenica

Prikaži kolaps

U praksi uredskog rada postoje određena pravila za registraciju organizacijskih i administrativnih dokumenata. Prije su ta pravila bila sadržana u normativnom pravnom aktu - Model uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 8. studenoga 2005. br. 536). Iako ovaj dokument bio namijenjen samo saveznim vlastima, široko su ga koristile druge vladine i nevladine organizacije.

Prije nekoliko godina Standardna uputa izgubila je na snazi, a pravila za sastavljanje organizacijskih i administrativnih dokumenata nisu bila uključena u drugi regulatorni pravni akt. Odnosno, danas se podaci o izvršenju organizacijskih i administrativnih dokumenata mogu naći samo u dokumentima koji su preporučljive prirode. Prije svega, to uključuje:

• Smjernice o razvoju uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobreno naredbom Rosarkhiva od 23. prosinca 2009. br. 76) i
• GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentarni sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju ".

Pravila za sastavljanje organizacijskih i administrativnih dokumenata moraju biti utvrđena lokalnim regulatornim aktom organizacije, kojim će se rukovoditi zaposlenici.

Struktura i sadržaj službeničkih uputa

Struktura papirološke upute i njezin sadržaj mogu se preporučiti / utvrditi odozgo:

• Na primjer, Smjernice za izradu uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobrene naredbom Rosarkhiva br. 76 od 23. 12. 2009.) određuju strukturu i sadržaj uputa za uredski rad saveznog izvršnog tijela i njegovih teritorijalnih tijela.
• I utjecati na upute komercijalna organizacija možda na primjer Društvo za upravljanje razvojem za svoje podružnice model upute o uredskom poslu (u ovom slučaju struktura nastave u svim podružnicama trebala bi biti ista).

Standardna struktura upute predviđa da se pravilo postavlja jednom i ne duplicira u drugim odjeljcima. To vam omogućuje smanjenje volumena, olakšavanje ažuriranja, izbjegavanje proturječnosti između različitih odlomaka uputa, navođenje broja samo jednog stavka u poveznici s pravilom.

Međutim, to dovodi do činjenice da će pravila za sastavljanje jednog dokumenta, na primjer, naredba, biti sadržana u 3 odjeljka uputstava o papirologiji:

• opis registracije pojedinosti narudžbe - u odjeljku "Registracija pojedinosti dokumenata";
• zahtjevi za margine i prored - u odjeljku "Obrasci dokumenata";
• nijanse u pogledu obrade naloga - u odjeljku "Značajke obrade naloga".

A ovo nije uvijek prikladno za izvođača:

• da biste pojasnili zahtjeve za izvršenje dokumenata, morate pregledati nekoliko odjeljaka uputa, ovo je naporno;
• nije uvijek jasno koje odjeljke treba "skenirati" u potrazi za važnim informacijama, možda neće negdje tražiti.

Ako postoje zahtjevi za strukturu i sadržaj uputstva za papirologiju (kao lokalni regulatorni akt organizacije), tada ih se treba pridržavati. A kako biste kompaktno prikupili osnovne zahtjeve za pripremu dokumenata i smanjili troškove rada izvođača za proučavanje pravila, možete razviti kratke podsjetnike za pripremu određenih vrsta dokumenata, na primjer:

• kratki podsjetnik o izvršenju naloga,
• kratki dopis o tome kako sastaviti službeno pismo,
• kratki dopis o registraciji protokola itd.

Izrada dopisa (na primjer, naloga)

Dopis za dizajn bilo kojeg dokumenta treba izraditi nakon (i na temelju) uputa za uredski rad. Prednosti dopisa:

• na jednom mjestu prikupljeni su svi zahtjevi u vezi s dizajnom određene vrste dokumenta;
• neka se pravila mogu vizualno prikazati u primjeru narudžbe, što ih čini lakšim za razumijevanje i pamćenje.

Kratki dopis nije lokalni propis i stoga ga nije potrebno odobriti. Razvija se u svrhu metodološke pomoći izvođačima:

• za nove zaposlenike (ili one koji prvi put sastavljaju nalog) dopis obavlja funkciju obuke u prikladnom vizualnom obliku. Imati razliciti ljudi različiti "informacijski kapacitet": previše je teško i oduzima vrijeme nekome svladati cijelu uputu za uredski posao (ili čak samo pronaći u njoj potrebne informacije). Puno je lakše "probaviti" volumen bilješke;
• kasnije za osobu dopis postaje "varalica" pomoću koje možete brzo osvježiti detalje.

Preporučljivo je dopis započeti primjerom izvršenja naloga u kojem su dodatno prikazana sljedeća pravila:

• veličina polja;
• veličinu uvlačenja odlomka;
• razmak između redova;
• veličinu fonta, način crtanja;
• komentirati pojedinačne zahtjeve za oblikovanje detalja (na primjer, slijed inicijala i prezimena u tekstu i potrebni "Potpis").

Komentari na stranici s primjerom narudžbe ne smiju se stopiti s tekstom dokumenta, pa je poželjno ispisati ih fontom druge boje i stila (vidi Primjer 1).

Dopis nakon narudžbe uzorka trebao bi slijediti Kratki opis detalji dokumenta:

Preporučljivo je razviti slične dopise za druge vrste dokumenata. Evo još jedne verzije kratkog dopisa - sada za službena pisma(vidi primjer 2).

Preporučeni standardi pretpostavljaju različit razmak između redaka (negdje 2-3, negdje 2-4) između različitih detalja. Da ne biste zbunili izvođače, možete postaviti iste uvlake u organizaciji (svugdje u takvim slučajevima 2-3 razmaka).

Linije unutar nekih detalja ispisuju se s razmakom od 1,5 retka, a unutar drugih - s razmakom od 1 retka. To bi se trebalo reflektirati u dopisu (vidi redoslijed u primjeru 1). Iako neke organizacije same odlučuju ispisati sve pojedinosti dokumenta s istim minimalnim intervalom, kako ne bi "zbunile" ljude.

Ako odlučite zabraniti upotrebu crtica u dokumentima (kada dio riječi prelazi u sljedeći redak), to je navedeno u dopisu.

6. studenog 2018 Voditelj Odjela. Energetska tvrtka LLC

Primjer dopisa novom zaposleniku

Dopis novom zaposleniku! Zašto to treba novom zaposleniku i odjelu za ljudske resurse? Počnimo s početnikom. Prvi dan na poslu - za mnoge to postaje prava noćna mora, jer u jednom danu mora sve upoznati, sjetiti se i početi se prilagođavati. Stoga je takav varalica, dopis novom zaposleniku jednostavno potreban za snalaženje u pravilima u prostoru.

Zašto to treba odjelu za ljudske resurse? Potrebno je kako se osoblje kadrovskog odjela ne trzalo po sitnicama, te kako ne bi svakom pridošlici objašnjavali gdje se nalazi i gdje što nabaviti.

Kolege! Nadam se da ćete dopis prilagoditi novom zaposleniku u vašoj organizaciji i to će vam se isplatiti!

Dragi kolega!

Drago nam je što smo vam dobrodošli u Romashka LLC. Sigurni smo da ćete već u prvim danima rada osjetiti da je Romashka LLC tim istomišljenika koji vole svoj posao i trude se raditi ga bolje od drugih.

Obavezno!

Prije nego što započnete, trebali biste se upoznati sa sadržajem dokumenata koji se nalaze u mapi "Lokalno" u javnoj mapi Exchange. propisi"(LNA), gdje se novo usvojeni LNA stalno pojavljuju, kao i u mapi" Uredski rad ", koja sadrži korisne informacije o uredskom radu, uključujući priručnike o ispravnom pisanju poslovno pismo, nomenklatura predmeta itd.

Te mape treba redovito pregledavati.

1. Prihvaćena pravila rada

Zaposlenicima je dodijeljeno petodnevno 40-satno radno vrijeme radni tjedan: početak rada - 9 sati 00 minuta, kraj rada - 18 sati 00 minuta.

Trajanje pauze za ručak je od 12:00 do 13:00.

Zaposlenici su osigurani godišnji odmor uz očuvanje mjesta rada (položaja) i prosječne zarade, trajanje 28 kalendarski dani... Pravo na odsustvo za prvu godinu rada zaposlenik stječe nakon šest mjeseci neprekidnog rada u tvrtki. Dopust za drugu i naredne godine rada može se osigurati u skladu s rasporedom godišnjih odmora.

O pitanjima koja zahtijevaju odluke uprave tvrtke ili njegovih zamjenika, zaposlenik se treba obratiti svom neposrednom nadzorniku. Sve izjave i dopise mora u početku odobriti vaš neposredni nadređeni.

Zaposlenici tvrtke moraju, kada obavljaju svoje Odgovornosti na poslu nositi uredsku odjeću. Ne biste trebali nositi niske pantalone i traperice, mini-suknje; bezoblična, sportska odjeća, odjeća za plažu (topovi, hlače, sarafani s naramenicama), kao i odjeća od prozirnih tkanina, dubokog kroja (otvorena leđa, masna), kričavih boja, s velikim slikama ili natpisima.

2. Naknada

Plaće se zaposlenicima isplaćuju 2 puta mjesečno, i to: predujam - 20. u iznosu od 40% od službena plaća, konačno poravnanje - 5. u mjesecu prijenosom na platnu karticu "Ak Bars Bank". Na temelju rezultata rada zaposleniku se isplaćuje mjesečni bonus do 40% plaće.

Platna kartica izdaje se u Odjelu za računovodstvo i izvještavanje nakon potpisivanja naloga za zapošljavanje. Ne morate sami ići u računovodstvo, svu potrebnu dokumentaciju dostavlja Kadrovska služba. Kad kartica bude spremna, Odjel za računovodstvo i izvješćivanje pozvat će vas da je primite.

Zabranjeno je:

• oduzeti s mjesta rada imovinu, predmete ili materijale koji pripadaju tvrtki bez dobivanja odgovarajućeg odobrenja;
• pušiti na mjestima na kojima je takva zabrana uspostavljena u skladu sa zahtjevima sigurnosti i industrijske sanitacije;
• voditi duge osobne telefonske razgovore;
• koristi internet, e-mail i druge vrste komunikacije u nebitne svrhe;
• ponijeti sa sobom ili konzumirati alkoholna pića, doći u organizaciju ili biti u njoj u stanju alkoholiziranosti, opojnih droga ili otrova;

Važno:

Naručivanje dopisnica, izdavanje elektroničke propusnice, Uredska oprema - odjel za administrativne djelatnosti (1. kat, prostorija za rekreaciju).

Stvorite e-poštu u programu Outlook- Administrator sustava (tel.)

Registracija bilješke za primanje telefona i uredske opreme- angažiran je vaš neposredni nadzornik.

Nabava poslovnog telefona i uredske opreme- (odjel tehničke podrške)

Popis brojeva telefona zaposlenika tvrtke- osigurava vaš izravni vodič.

Registracija certifikata usluge- svoju fotografiju morate poslati u elektroničkom obliku (u jpeg formatu) Odjelu za ljudske resurse.

Registracija odbitka poreza- potrebno je Odsjeku za računovodstvo i izvještavanje dostaviti presliku rodnog lista za svako dijete mlađe od 18 godina, kao i za svakog redovnog studenta, apsolventu, specijalizantu, pripravniku, studentu, kadetu pod 24 godine.

Dragi kolega!
Jako nam je drago što ste se pridružili našem timu i nadamo se da ćete u
u bliskoj budućnosti možemo zajedno uživati ​​u vašem prvom
profesionalni uspjeh!
Znamo da u početku možda imate puno različitih
pitanja o poduzeću, njegovoj strukturi, posebnostima organizacije rada,
izglede za rast i više. Svatko od nas pitao se slično
pitanja kad sam ovdje započeo svoju karijeru i razumijemo koliko je važno
dobiti pravovremene i cjelovite odgovore na njih.
Tako da se možete brzo naviknuti na našu tvrtku i biti sigurni u sebe
za navigaciju u novom okruženju za vas smo sastavili "Vodič
novi zaposlenik ". Sadrži sve što vam treba u prvim mjesecima
informacije o poslu, odgovori na mnoge važna pitanja i korisno
preporuke za uspješno okončanje probnog rada i
rana adaptacija na novo mjesto.
Želimo vam uspjeh i rado ćemo pružiti podršku u pravo vrijeme!

O TVRTKI

POVIJEST

MISIJA, VRIJEDNOSTI

NAŠA GEOGRAFIJA

NAŠE PREDNOSTI

Da biste si lakše zamislili strukturu tvrtke,
pogledaj kroz prozor i ondje nađi ljepše drvo.
Korijeni stabla su naše strukturne jedinice / odjeli,
koji osiguravaju život tvrtke,
podupirući temelj njezina postojanja.

RAZVOJNI CENTAR
Voditelj odjela za razvoj: Shafranyuk Ivan

ODJEL LJUDSKIH RESURSA
Voditeljica odjela: Zotova Irina
HR - voditelj: Vasilieva Maria

ODJEL ZA USLUGE KORISNIKA
Voditeljica odjela: Zhirnova Nina

ODJEL ZA MALE VELIČINE
TERET
Voditeljica odjela: Olga Markelova

ODJEL ZA USLUGE KORISNIKA - MJESTO
(KAZAHSTAN)
Voditelj odjela:
Tikhonova Elena
Zamjenik glava:
Melnikova Irina

KONTROLNI ODJEL (KAZAHSTAN)
Voditelj odjela: Aleksej Grebentsov

ODJEL ZA TRANSPORT (KAZAKHSTAN)
Šef odjela: Abup Aliya

ODJEL ZA TRANSPORT (RUSIJA)
Šef odjela: Lantsman Evgeniy

ODJEL ZA USLUGE KORISNIKA (RUSIJA)
Voditeljica odjela: Dunaitseva Anastasia

POZIVNI CENTAR
Voditelj odjela: Isakovič Larisa

ODJEL ZA USLUGE KORISNIKA - ATI (KAZAHSTAN)
Voditeljica odjela: Elena Kondratieva

DOSTAVA
Voditelj odjela: Rzhavsky Andrey

PRAVNI ODJEL
Voditeljica odjela: Andreeva Elena

RAČUNOVODSTVO
Glavni računovođa: Shkatova Natalia

TO
Administrator sustava: Antonov Roman

POSLOVNI PLAN
Upoznajte se s uredskim planom naše tvrtke, tako da vam je lakše u njemu se kretati.

PRAVILA TVRTKE
U našoj tvrtki postoji nekoliko pravila s kojima se morate upoznati kako biste radili
bilo ugodno za vas i vaše kolege.
1. Uobičajeno je da pozdravljamo kolege, nije važno poznajete li ih osobno ili ne.
2. Nemamo kodeks odijevanja niti neki utvrđeni kodeks odijevanja. Idi na posao u
sve što vam je ugodno.
3. Svi smo različiti, imamo različite interese i sklonosti, o kojima možemo razgovarati
bilo koja tema, ali s agresijom - nikad! Manifestacija agresije i bezobrazluka je prva
korak prema otkazu.
4. "Probni rad" - kod nas ova fraza ne zvuči kao rečenica. Ako se dobro snađete i vi
uspio se brzo pridružiti timu, menadžer se može zatvoriti probaciju prije. Međutim, čak i biti
u probnom razdoblju praktički se ne razlikujete od drugih zaposlenika u svojim pravima i privilegijama.
Da biste učinili sve, morate se usredotočiti i obaviti posao koji će vas useliti
smjer rezultata.

OSNOVNI ALATI RADA
Što se tiče glavnih radnih alata, to su:
poštanski sandučić,
skype,
Google vožnja,
korporativni portal "Cargo"
1C.
Ovo su najosnovniji i najvažniji (osim toga stanična komunikacija) komunikacijski alati.
Bez otvaranja poštanskog sandučića riskirate da propustite važne podatke,
što može značajno utjecati na vaš rad.

KORPORATIVNI PORTAL "TERET"
Naš profesionalni tim programera razvio je korporativni portal "Cargo" na kojem je, pored
servisne informacije za izračun i rukovanje robom (koje ćete kasnije naučiti) informacije o
korporativnu kulturu tvrtke. Pogledajmo izbliza ...

Dežurna linija - u slučaju neučinkovitog rada vaših kolega, možete
recite upravi o situaciji koja će sigurno odmah reagirati
signalizirati i pridonijeti njegovu rješavanju.
Obavijest za odjel za promet- U nedostatku grada u
kalkulator pri izračunavanju isporuka u Rusiji u skladišta, ili
otkrivanje netočnih podataka o cijenama, pošaljite obavijest na
odjel za promet na reviziju.

Zahtjev za reviziju 1C - u slučaju problema
ili ideje za poboljšanje 1C -a, pošaljite obavijest na
razvojni odjel.
Dežurni telefon za rad računovodstva - ako ga imate
pitanja ili poteškoće u interakciji s računovodstvenim odjelom,
reci mi o tome da dobijem brza pomoć iz
vodiči

Osnove - ovaj odjeljak objavljuje pravila i propise
rad u poduzeću.
Idea banka odjeljak je u kojem se rađaju inovacije. Možeš
ponudite svoju ideju za poboljšanje učinkovitosti rada
društvo i za to dobiti nezaboravan poklon!

Na istoj stranici možete pratiti važne događaje u tvrtki -
obavijesti o novim primanjima, rođendanima, terminima
položaj, kao i informacije o korporativnim natjecanjima i njihovim
rezultati!
U bliskoj budućnosti korporacija
knjižnica u kojoj će se prikupljati literatura, raznovrsna
elektroničke i tiskane publikacije i video seminari o
razni prof. upute koje možete slijediti
HR odjel.

KARIJERA U TVRTKI
U našoj tvrtki postoji mnogo primjera snažnog rasta i možete uspjeti! Ako ste s nama, onda jeste
imate priliku postići više. Ovdje možete ispuniti svoje karijere i financijske ambicije!
U GC "Samkom" postoji puno primjera prelaska zaposlenika iz odjela u odjel. Možda vaš
futrola iz ove serije! Razumijemo da osoba može sjediti na jednom mjestu i izgubiti ukus
posao, ali često mu imamo nešto za ponuditi. Vrijedan i kvalificiran zaposlenik
bit će mi drago vidjeti gotovo svakog lidera u Samkom grupi tvrtki!

"NE" NA PITANJA BEZ ODGOVORA!
Ako ne možete pronaći odgovor na svoje pitanje u vodiču, preporučujemo da dovršite
sljedeće radnje:
1. Koristite odjeljak " Korisne informacije", Gdje su kontakti predstavnika raznih
odjela i službe Društva. Obratite se predstavniku službe koja ima
izravnu vezu s vašim pitanjem.
2. Ako ne znate kojoj službi ili odjelu tvrtke se obratiti
bilo koje pitanje koje vas zanima kontaktirajte najbliže kolege ili
mentor koji traži pomoć.

POMOĆNE INFORMACIJE

Polažemo velike nade u vas i vjerujemo da je svaki novi
osoba je svijet, a iza nepoznatog avatara na popisu zaposlenika vi
možete pronaći zanimljivog sugovornika i prijatelja, a novi posao će biti
omiljena stvar odavno!
Lijep pozdrav, Samkom Grupa tvrtki

Analizirajte svoje ciljeve ulaska i procijenite svoj proračun za ljudske resurse kako biste identificirali alate za ukrcavanje koji vam mogu pomoći da ubrzate uvođenje zaposlenika u vašu organizaciju i položaj. Ovisno o zaposleniku za kojeg razvijate program za ugradnju, odaberite jedan ili više alata.

Koji alati za prilagodbu postoje

Sljedeći alati za prilagodbu najčešće se koriste u praksi:

• pozdravno pismo;
• susret dobrodošlice;
• knjiga zaposlenika;
• Prvi dan za početnike;
• početnička oprema;
• informacije o početniku;
• plan adaptacije;
• Dan početnika;
• obuka tijekom razdoblja prilagodbe;
• uvodni tečaj;
• mentorstvo.

Svaki od ovih alata može se koristiti i samostalno i u kombinaciji s drugima. Istodobno je važno isključiti situacije koje otežavaju prilagodbu novopridošlih i mogu ih demotivirati.

Kako napisati e-mail dobrodošlice

Da biste ublažili brige novog zaposlenika o prvom danu na novoj lokaciji, pošaljite mu pismo dobrodošlice. U njemu razmislite:

• pozdrav i čestitke na zaposlenju;
• opće informacije o organizaciji i strukturnoj jedinici;
• adresa ureda, upute i stanje parkiranja te (ili) shema prijevoza i okvirno vrijeme putovanja;
• Puno ime, fotografija, telefon, e-mail zaposlenika koji će upoznati pridošlicu i emisiju radnom mjestu;
• broj ureda u kojem se očekuje pridošlica i, ako je potrebno, plan kako doći do njega;
• Puno ime i položaj njegovog neposrednog rukovoditelja, ako je moguće - fotografija nadzornika i grupna fotografija kolege;
• plan prvog radnog dana, raspored rada, fotografija radnog mjesta;
• popis dokumenata potrebnih za zapošljavanje;
• kratak opis sustava nagrađivanja;
• pravila oblačenja, ako ih ima. Ako je dress code strog, priložite fotografije s primjerima, poput novi zaposlenik mora se odjenuti za posao;
• opis ostalih značajki korporativna kultura.

Napišite pismo u bilo kojem obliku.

Uz to ispunite još jedno pozdravno pismo u ime šefa tvrtke. Novozaposleni će sa zadovoljstvom primiti poruku od čelnika organizacije i pročitati pozitivne želje. Takvo pismo - djelotvoran alatšto povećava motivaciju i lojalnost zaposlenika od prvih dana rada.

Uz svoje pismo dobrodošlice možete priložiti elektroničke verzije knjige zaposlenika, komplet za početnike i veze na podatke o poslodavcu na Internetu, na primjer, na društvenim mrežama.

Kako ugostiti sastanak dobrodošlice

Ako svom budućem zaposleniku želite pokazati poseban stav, pozovite ga na osobni sastanak. Na primjer, pozovite zaposlenika na kavu ili ručak tijekom radnog vremena.

Na sastanku vam još jednom zahvaljujemo što ste pristali postati dio vašeg tima i razgovarati o važnim aspektima vašeg budućeg rada za zaposlenika i poslodavca.

Ako ne postoji mogućnost osobnog sastanka, dogovorite internetski sastanak, video poziv putem Skypea. Tako ćete uštedjeti vrijeme svih sudionika dopisnog poznanstva.

Ako se ne morate sastajati s kolegama, ali želite ostaviti pozitivan dojam, za budućeg zaposlenika napravite kratki video u kojem vi i članovi tima pozdravljate pridošlicu.

Kako sastaviti knjigu zaposlenika

Knjiga zaposlenika je tiskana ili elektroničko izdanje, koja nove zaposlenike upoznaje s načelima i pravilima organizacije i govori o njezinim aktivnostima. Knjiga zaposlenika može se različito nazvati u različitim organizacijama: mapa zaposlenika, korporativna brošura, dopis za novog zaposlenika (skraćena verzija - knjige).

Kao što pokazuje praksa, najprikladniji format za tiskano izdanje knjiga zaposlenika je formata A6 (105 × 148 mm), što je omogućuje da je nazovemo i džepnom referentnom knjigom.

Svaka organizacija samostalno određuje sadržaj knjige zaposlenika. U pravilu uključuje opće podatke koji se odnose na radne i životne uvjete u organizaciji, popis osoba kojima se novi zaposlenici mogu obratiti po određenim pitanjima (s navođenjem telefonskih brojeva ili adresa e -pošte za kontaktiranje), opća korporativna pravila, dokumente s uzorcima dizajna, itd.

Osim informacijskih blokova, knjiga zaposlenika može sadržavati i blokove kao što su:

• pozdrav šefa organizacije;
• radna shema;
• opis organizacijska struktura organizacije s imenima i fotografijama;
• informacije o korporativnim simbolima;
• rječnik korporativnih izraza itd.

Istodobno, knjižica zaposlenika ne smije biti pretrpana nepotrebnim podacima, koji svojim volumenom mogu uplašiti nove zaposlenike i pogoršati proces percepcije osnovnih informacija.

Knjiga zaposlenika može biti za sve zaposlenike u organizaciji ili za određene kategorije zaposlenika. Na primjer, knjiga za zaposlenike koji rade na daljinu može imati dodatni odjeljak koji uključuje sav materijal tečaja prilagodbe. Dodavanje takvog odjeljka opravdano je jer zaposlenici koji rade na daljinu nemaju mogućnost osobnog pohađanja uvodnog tečaja. Osim toga, može se izraditi posebna knjiga zaposlenika za predstavnike najbrojnije struke u organizaciji. Konkretno, to može biti:

• knjiga prodavača u velikom trgovačkom lancu;
• knjiga revizora u velikoj revizorskoj tvrtki;
• knjižni inženjer energije u tvrtkama elektroprivrede.

U novim tvrtkama koje se aktivno razvijaju preporučuje se izrada posebne knjige za glavu. Uključite u nju opis poslovnih procesa i propisa, na primjer, Uredbu o pripremi i zaštiti proračuna jedinice ili lokalne propise koji se odnose na rad s osobljem i koji reguliraju, posebno, pitanja odabira, prilagodbe, otkaza osoblja.

Dijelite knjigu zaposleniku prvog radnog dana. Ako vaša organizacija nema papirnatu verziju knjige, možete:

• knjigu poslati elektroničkim putem na e -mail zaposlenika;
• knjigu smjestite na korporacijsku stranicu ili u mapu javne mreže;
• stavite knjižni materijal na informacijski štand, čiji je pristup besplatan za sve zaposlenike.

Osoba u organizaciji koja je odgovorna za upoznavanje pridošlice s knjigom, na primjer, mentor ili zaposlenik HR -a, ukazuje na važnost informacija koje se u njoj nalaze i, u idealnom slučaju, slaže se u vrijeme kada će, nakon prethodnog upoznavanja, pridošlica. mogu postavljati pitanja i raspravljati o svim kontroverznim točkama.

Planirajte koliko često se knjiga ažurira jer se podaci u njoj mogu mijenjati. Redovito pružajte ažurirane informacije postojećim zaposlenicima.

Kako organizirati svoj prvi dan početnika

Prvi dan novopridošlog je skup aktivnosti osmišljenih da stvore pozitivan dojam novog zaposlenika o organizaciji i nadahnu rad u njoj.

Pripremite se za prvi dan početnika unaprijed. Dok čekate da se novi zaposlenik pojavi u uredu, morate:

• pripremite radno mjesto zaposlenika, ono ne smije sadržavati stvari koje pripadaju prethodnom zaposleniku;
• provjeriti dostupnost potrebnih radnih alata (komplet pribora za pisanje, mjernih alata itd.);
• naručiti propusnicu, izdati značku;
• pripremiti pozdrave od kolega (čestitka sa novi posao(uključujući elektroničke), čokoladica, korporativni suvenir);
• stvoriti radni poštanski sandučić za budućeg zaposlenika, dobiti pristup programima potrebnim za rad novog zaposlenika;
• razviti plan rada zaposlenika za probno razdoblje;
• razviti plan prilagodbe.

Takav preliminarni rad novom će zaposleniku pokazati da je od prvih dana dobrodošao član tima, doista se očekivao i pripremao za dolazak. Budući da se odnos zaposlenika prema organizaciji formira od prvih dana, nemojte dopustiti da se zaposlenik ovih dana osjeća napuštenim. Iz istog razloga ne biste trebali zakazati odlazak novog zaposlenika na dan kada će njegov neposredni nadređeni i (ili) mentor biti odsutan, na primjer, na službenom putu, godišnjem odmoru ili bolovanju).

Situacija: kako pokazati zaposleniku da je dobrodošao na novo radno mjesto

Tako da zaposlenik prvog radnog dana u nova organizacija osjećao sam se kao dio tima:

• Dajte novopridošlom suvenir s logom organizacije koji će mu pomoći da se identificiraju s tvrtkom;
• prije nego što pridošlica ode na posao, pošaljite ga kući poštom ili kurirom Posjetnice naglasiti njegovu važnost i pokazati da je donio ispravnu odluku - raditi u ovoj organizaciji;
• Organizirajte malu zabavu kako biste proslavili novog zaposlenika koji se pridružio timu ili dogovorite sastanak tima prvog dana rada kako biste upoznali tim;
• Poklonite došljaku majicu ili držač čaša s potpisima svih zaposlenika;
• Postavite poruku dobrodošlice za početnika na svojoj korporativnoj web stranici;
• predati list s poznanstvom novom zaposleniku - popis zaposlenika u odjelu, po mogućnosti s fotografijama, nudi upoznavanje sa svim članovima tima u roku od nekoliko dana i prikupljanje njihovih potpisa na listu za poznanstvo;
• dogovoriti telefonski poziv ili pismo čelnika organizacije s osobnim pozdravom;
• mjesto u korporativne novine, na web stranici ili u predvorju ureda pozdravite pridošlicu i ispričajte svima o novom članu tima u biltenu ili korporativnom chatu.

Kako izraditi početnički pribor

Početnički pribor paket je dokumenata i posebnih predmeta čija je svrha davanje prioritetnih informacija o organizaciji i postavljanje impulsa za rad na novom mjestu.

Početnički komplet može sadržavati:

• opis poslova, lokalni propisi (obavezni i dodatno postojeći u poduzeću), uključujući propise o radu, propise o naknadama, propise o prilagodbi itd .;
• plan rada zaposlenika za razdoblje probnog rada;
• knjiga zaposlenika;
• korporativne bilješke posvećene različitim aspektima rada u organizaciji, na primjer, o registraciji zahtjeva za odmor, premještaj, otkaz, naručivanje dopisnica;
• posljednje izdanje korporativne publikacije, u slučaju kada organizacija izdaje vlastite novine, časopise, brošure;
• korporativni suvenir, na primjer, olovka, bilježnica, šalica ili USB bljeskalica s markiranim simbolima;
• telefonski imenik zaposlenika organizacije.

Neki od dokumenata mogu se snimiti na CD zajedno s filmom o organizaciji.

Kako predstaviti novog zaposlenika u timu

Važno je ne samo upoznati novopridošlog sa svojim budućim kolegama, već i zaposlenicima organizacije reći o novoj osobi u timu. U tu svrhu koristite komunikacijske kanale dostupne u organizaciji:

• stranica korporativne web stranice posvećena novim zaposlenicima;
• e-bilten;
• informativni štand smješten na ulazu u organizaciju;
• korporativni bilten ili novine;
• osobna prezentacija.

Uvodeći novopridošlog u tim, prenesite ne samo njegovo prezime, ime, prezime i radno mjesto, već i dajte više informacija, posebno navedite:

• obrazovanje i radno iskustvo novog zaposlenika;
• uspjesi i postignuća pridošlice u prethodnim projektima;
• neformalne informacije ( bračni status, hobiji, principi itd.) - pod uvjetom da početnik pristane na to.

Zatražite ove podatke izravno od novog zaposlenika. Ako podatke uzmete iz životopisa za početnike, prvo se složite s njim. Novi član tima možda neće željeti da određene činjenice iz njegovog životopisa postanu dostupne široj javnosti.

Kako napraviti početni plan ukrcavanja

Plan prilagodbe je dokument koji ocrtava jasan slijed mjera prilagodbe, korak po korak prolazšto jamči najbržu i najudobniju prilagodbu zaposlenika novim za njega uvjetima. U brojnim organizacijama plan prilagodbe može imati i druge nazive, na primjer: tablica prilagodbe, dnevnik novog zaposlenika, plan sastanaka, individualni plan stažiranje itd.

Plan prilagodbe može se izraditi za određenu kategoriju zaposlenika u organizaciji, na primjer, prodavače, urednike, marketere ili pojedinačno za određenog zaposlenika, uzimajući u obzir njegove osobne karakteristike, na primjer, početničku potrebu za dodatnim usavršavanjem.

Neposredni nadzornik pridošlice u pravilu izrađuje plan prilagodbe uz sudjelovanje mentora i zaposlenika kadrovske službe na temelju plana rada zaposlenika za razdoblje probnog rada.

Ne postoji jedinstveni oblik plana prilagodbe, pa izradite plan u bilo kojem obliku i upoznajte ga s potpisom novog zaposlenika u prvim danima njegovog rada.

U prvu zapišite zadatke za probno razdoblje, odnosno popis slučajeva, dokumenata i odgovornosti koje će zaposlenik morati svladati tijekom probnog razdoblja. Prilikom postavljanja ciljeva koristite metodu SMART, zahvaljujući kojoj možete mjeriti rezultat postizanja cilja na bilo kojoj prekretnici.

U drugom odjeljku navedite planirane aktivnosti koje će se pridošlica prilagoditi, na primjer, „pohađanje uvodnog tečaja“, „rad s mentorom“. U istom odjeljku, uz popis posebnih mjera prilagodbe, navedite:

• datum i vrijeme njihovog održavanja;
• Puno ime, položaj i kontakt telefon osoba odgovornih za mjere prilagodbe;
• sabirno mjesto (ako je potrebno).

U treći odjeljak plana uključite kontrolni popis, na primjer:

• polaganje specijaliziranog testa o stečenom znanju, na primjer, za menadžera prodaje polaganje testa o poznavanju karakteristika proizvoda koje proizvodi organizacija;
• raspored sastanaka s neposrednim nadređenim za analizu rezultata mjera prilagodbe i ispunjavanje zadataka dodijeljenih zaposleniku;
• polaganje završnog certifikata.

Kontinuirano pratiti ispunjenje zadataka navedenih u planu prilagodbe. O tome stavite bilješku u dokument.

Na završna faza prilagodbe, nakon procjene učinkovitosti novog zaposlenika, donesite odluku o njegovom budućem radu u organizaciji, a ako neposredni rukovoditelj i mentor imaju preporuke za osposobljavanje zaposlenika i njegove buduće zadatke, onda ih popravite u planu i provedite.

Kako imati Dan početnika

Dan početnika najčešće se provodi u velike tvrtke, koji istovremeno prihvaćaju velik broj novih zaposlenika. Glavni cilj događaja je team building. Dan početnika obično se sastoji od:

• formalni sadržaj, tijekom kojeg se daju novi zaposlenici opće informacije o organizaciji;
• neformalni zabavni dio koji pridošlicama pomaže da se brzo osjećaju kao dio tima. Ovaj dio može uključivati ​​održavanje natjecanja s predstavljanjem darova, treninge za izgradnju tima, švedski stol u čast novopridošlih itd. Treba napomenuti da je predstavljanje darova po svom učinku vrlo učinkovit događaj, a darovi ne bi trebali biti skupi uopće su bilo koji predmeti sasvim prikladni s logotipom organizacije, na primjer, dnevnici, olovke, šalice, kalendari, bljeskalice itd.

Program Dana početnika ovisi o budžetu i mašti organizatora. Istodobno, organizatori su često stručnjaci za kadrovske usluge. U nekim slučajevima, u ove svrhe, uključeni su vanjski pružatelji usluga, koji se bave obukom, obukom osoblja, kao i organiziranjem složenih događaja za novopridošle zaposlenike.

Događaj se može održati i na teritoriju organizacije i na izletu u prirodu, na odmorišta. Prema učestalosti, preporučuje se održavanje Dana novopridošlih jednom mjesečno ili jednom u tromjesečju (ovisno o učestalosti zapošljavanja novih zaposlenika).

Kako organizirati trening za početnike tijekom prilagodbenog razdoblja

Ako rad na poziciji zahtijeva neka posebna znanja i vještine, na primjer, znanje učinkovitih prodajnih tehnika, tada je potrebno primijeniti takav alat za prilagodbu kao što je trening. Organizacija obuke osoblja tijekom razdoblja prilagodbe jamči smanjenje razdoblja prilagodbe proizvodnje.

Trening mora biti dosljedan i sustavan. U pravilu se novi zaposlenik osposobljava od prvih dana zapošljavanja, a u budućnosti se za njega provode takve mjere prilagodbe koje su usmjerene na korak po korak razvoj početnika. potrebno znanje i vještine.

Trening treba uključivati ​​i rad s mentorom i samo-učenje početnika potrebni dokumenti, interni propisi, upute itd.

Savjet: Prije nego što organizirate auto-trening za početnika, utvrdite njegovu sposobnost učenja.

Učinite to u fazi odabira. Da biste to učinili, analizirajte odjeljke "Tečajevi i seminari", "Dodatno obrazovanje" u životopisu zaposlenika. Ako kandidat naznači prisutnost svjedodžbi, diploma dodatno obrazovanje, onda to ukazuje na njegovu spremnost za učenje, uključujući neovisno. Uz to, za procjenu zaposlenika upotrijebite posebne testove koji će vam pomoći utvrditi njegovu inteligenciju i sposobnost samoučenja.

Razviti program obuke za određene kategorije zaposlenika ili pojedinačno za svakog novog zaposlenika. Koordinirati programe s voditeljima odjela i odobriti ih s voditeljem organizacije. Prepustite kontrolu nad provođenjem plana izobrazbe izravnom nadzorniku pridošlice ili stručnjaku za izobrazbu, na primjer, treneru, ako takav postoji u tvrtki.

Uz veliku količinu rada na osposobljavanju zaposlenika u organizaciji, često se stvaraju centri za osposobljavanje koji zahvaljujući svojim učiteljima, učionicama i posebnoj opremi za obuku omogućuju organizaciju osposobljavanja novih zaposlenika i poboljšavaju kvalifikacije onih koji imaju već dugo radila što učinkovitije.

Ako organizacija to ne učini trening centar, zatim za provedbu stručno osposobljavanje važno je procijeniti raspoložive resurse. Do kraja:

• provesti anketu predstojnika odjela, mentora i identificirati one koji su spremni podučavati pridošlice;
• provjeriti kvalifikacije odabranih budućih trenera i razviti, ako je potrebno, plan za njihovu obuku;
• Odredite troškove obuke kako za osoblje koje će predavati, tako i za novozaposleno osoblje. U cijenu treninga također uključite plaćanje usluga trenera, opremu za trening, dijeljeni materijali, vremenski troškovi itd .;
• odrediti tehničke mogućnosti organizacije, na primjer, mogućnost izrade internetske stranice s programima obuke itd.

Nakon provođenja takve analize izvucite zaključak - je li moguće samostalno organizirati obuku osoblja, na primjer, uspostaviti pristup internim internetskim stranicama tvrtke, pripremiti brošure, razviti tečaj e-učenja itd. Ili ako trebate pomoć u ovom pitanju od organizacija trećih strana koje su profilirane u obuci osoblja.

Kako održati uvodni tečaj za prilagodbu početnika

Uvodni tečaj, ili kako ga još nazivaju - trening dobrodošlice ili trening „Dobro došli u tvrtku“, jedan je od alata za prilagodbu čija je svrha, s jedne strane, novim zaposlenicima pružiti prve uvodne informacije o organizaciji, njezinom području djelovanja, korporativnoj kulturi, s druge strane, početnicima usaditi osjećaj pravi izbor, ponos zbog činjenice da rade u ovoj određenoj organizaciji.

Zahvaljujući uvodnom tečaju, novi zaposlenici od prvih dana rada stvaraju pozitivnu sliku o organizaciji i, kao rezultat toga, povećavaju svoju odanost poslodavcu. Osim toga, uvodni tečaj čini zaposlenike neovisnijima i manje ovisnima o okolini tijekom razdoblja prilagodbe u organizaciji, što izravno utječe na učinkovitost i produktivnost njihovog rada.

Postoje tri oblika provođenja uvodnog tečaja:

• učionica;
• elektronički;
• mješovito.

Oblik učionice klasična je verzija uvodnog tečaja. Njegova je prednost mogućnost da se pridošlice upoznaju u stvarnoj komunikaciji, sa starincima organizacije, postave pitanja od interesa stručnjaku koji vodi tečaj i odmah dobiju odgovore na njih.

Tijekom rada u učionici, stručnjak koji provodi tečaj promatra polaznike i prepoznaje potencijalne konfliktne situacije u timu. Potencijalni sukob može biti uzrokovan odbijanjem zaposlenika korporativnih pravila i propisa organizacije. U tom slučaju, tijekom tečaja trener predaja ispravlja ideju zaposlenika o njihovom radu u novim uvjetima i postavlja im određeni obrazac ponašanja koji odgovara normama odnosa u organizaciji.

Provođenje uvodnog tečaja u elektroničkom obliku (e-učenje) preporučuje se zaposlenicima udaljenih ureda ili u slučajevima kada je svim početnicima nemoguće izvoditi tečaj u nastavi. Razlog potonjem može biti veliki broj pridošlica ili nedostatak sredstava u organizaciji: nedostatak posebne prostorije, odgovarajućeg specijalističkog trenera itd.

Mješoviti oblik uvodnog tečaja uključuje i nastavne sate i elemente e-učenja. Ovaj je oblik najrašireniji u praksi jer omogućuje stručnjacima kadrovske službe da razviju najuravnoteženiji program tečaja, određujući koji dio informacija početnici mogu sami proučavati, a u kojim je slučajevima preporučljivo komunicirati uživo (u učionici) .

Kako organizirati mentorstvo kako bi se ubrzala prilagodba pridošlica

Mentorstvo je jedan od alata za prilagodbu. Ovo je oblik obuke osoblja u kojem više iskusan zaposlenik svoje znanje i iskustvo prenosi na nove zaposlenike izravno na njihovom radnom mjestu tijekom obavljanja tekućih zadataka.

U prvim tjednima rada pridošlice mentor mu pokazuje ispravno obavljanje funkcija, pomaže mu u navigaciji jedinicom, upoznaje ga s kolegama i ispunjava druge obveze prema pripravniku.

Sljedeća faza njihove interakcije uključuje već djelomičnu podjelu odgovornosti između polaznika i mentora. Ovisno o specifičnostima posla, ovo razdoblje može započeti i u drugom tjednu rada zaposlenika, i za mjesec dana nakon imenovanja. U ovom trenutku mentor više djeluje u ulozi savjetnika u rješavanju teških situacija. Na temelju znanja koje je prenio mentor, polaznik uči samostalno analizirati svoje aktivnosti, neprestano si postavljajući pitanja: što još mogu učiniti za poboljšanje mog rada? kako poboljšati tehniku ​​svog rada?

Približan popis aktivnosti mentora dat je u tablici.

Što treba izbjegavati prilikom organiziranja događanja na brodu zaposlenika

Da bi se zaposlenik brzo prilagodio novom mjestu, nemojte ga "ostavljati" na miru. Nemojte pretpostavljati da je njegova osobna odgovornost upoznati sve zaposlenike i uklopiti se u tim. Pomozite mu u tome, budite mu vodič tijekom prvih dana, dodijelite mu mentora ili mentora ili obvežite njegovog neposrednog nadređenog da bude pažljiviji prema njemu.

Prvog dana rada nemojte prisiljavati zaposlenika da ispuni složene obrasce za podnošenje zahtjeva za beneficije i naknade. Okupirajte ga odmah poznanstvom s kolegama, teritorijem i drugim zanimljivijim stvarima. Dopustite kasnije čitanje, popunjavanje ili potpisivanje svih dokumenata koji se ne zapošljavaju: navečer ili sljedećeg dana.

Upamtite da svatko treba svoje vrijeme za prilagodbu, netko će se za dva mjeseca osjećati "kao kod kuće" na poslu, nekome je potrebno šest mjeseci ili više da se prilagodi. Nemojte očekivati, a kamoli zahtijevati od svih zaposlenika jednak odnos prema mjerama prilagodbe. Primjerice, jednom je novaku potrebno javno predstavljanje, voli biti u središtu pozornosti, a drugo takvo izlaganje bacit će ga u omamljenost, izazvati strah i nelagodu. S tim u vezi, provjerite s pridošlicom što mu može pomoći da se brzo integrira u tim, shvatite dodijeljene mu zadatke, što će osloboditi stres iz nove okoline.

Dajte zaposleniku jednostavne zadatke tijekom prvog razdoblja rada. Ne očekujte odmah previše od njega. Izbjegavajte biti pretjerano kritični prema rezultatima njegova rada. Pohvalite češće nego kritizirajte (u omjeru od oko sedam pohvala prema tri komentara). To će pomoći zaposleniku povećati samopouzdanje i osloboditi nepotreban stres od unutarnjih sumnji u to je li na svom mjestu.

Postavite jasne ciljeve. Dopustite došljaku da primijeni nove, ali njemu poznate metode rada preuzete s prethodnog mjesta rada. Pogledajte bolje, možda su učinkovitiji od onih koji su prethodno usvojeni u organizaciji. Nemojte potiskivati ​​inicijativu odbacivanjem ideja, obećajte da ćete ih razmotriti, razmotriti ih bez kritike i protesta, dajte odgovarajuće povratne informacije.

Ne ograničavajte novog zaposlenika samo na čitanje uputa i priručnika - uključite živu, angažiranu komunikaciju s kolegama. Organizirajte opću raspravu o pravilima i propisima korporativne kulture sa svim kolegama pridošlicama, na primjer, za vrijeme ručka za vrijeme opće čajanke u čast pridošlice.

Na vrijeme pružite novom zaposleniku upute, opremu, resurse i potrebnu obuku. Nemojte odgađati dobivanje resursa koji su vam potrebni za ispravan rad. To može pridošlicu demotivirati - neće osjećati da je važan i da je njegov rad vrijedan, što će posljedično usporiti njegovo postizanje očekivane razine produktivnosti, što će također negativno utjecati na cijeli proces prilagodbe kao cijela.

Nastojte pomoći zaposleniku, odgovarati na njegova pitanja, nadzirati njegove projekte, a pritom ne biti previše zaštitnički nastrojeni ili previše popustljivi u slučaju negativnog učinka. Atmosfera oko pridošlice trebala bi biti podržavajuća, ali ne i poticati na ideju da ima privilegije nad dugogodišnjim kolegama.