Reglementări privind departamentul de organizare a achizițiilor 223 fz. O diagramă structurală a împărțirii sarcinilor între angajații implicați în activități de achiziții. Funcții manager de achiziții

După ce i-a încredințat specialiștilor gestionarea sortimentului comercial și a fluxurilor de mărfuri, conducerea determină puterile și domeniile de responsabilitate necesare, care ar trebui înregistrate în descrierea postuluiși în sistemul de motivare a cumpărătorilor.

Munca departamentului de achiziții influențează toate activitățile companiei: vânzări, utilizare eficientă fond de rulment, satisfacția clienților cu prețurile și sortimentul, plinătatea depozitului și eficiența lanțului de aprovizionare intern. Este legat de munca angajaților din aproape toate departamentele - de la contabilitate la servicii de transport. În acest sens, este necesar să se ia în considerare cu atenție aspectele organizaționale. logistica achizițiilor.

Cele mai complexe modele de organizare a activităților de achiziții sunt tipice pentru lanțurile mari de magazine. Analiza internă și experiență străină face posibilă evidențierea următoarelor modele de logistică a achizițiilor lanțuri de magazine.

Model 1. Direct de la furnizor

Furnizorii aprovizionează direct toate magazinele din lanț cu bunuri. Evident, aceasta este cea mai ineficientă schemă din punctul de vedere al logistica transportului, care se caracterizează și printr-un nivel ridicat de costuri.

Modelul 2. Prin centrul de distribuție

Rețeaua de comerț cu amănuntul își creează propriul centru de distribuție (distribuție). Să observăm aspectele pozitive ale acestei opțiuni: stocuri de mărfuriîn depozitele magazinelor, creșterea cifrei de afaceri și a gestionabilității stocului, asigurarea disponibilității mărfurilor la vânzările de vârf, asigurarea calității mărfurilor prin organizarea unui serviciu centralizat de calitate, simplificarea interacțiunii cu furnizorii.

În ciuda avantajelor evidente ale celui de-al doilea model, experții recomandă, în primul rând, lanțurilor mici de retail să efectueze o analiză aprofundată a profitabilității creării centru de distributie.

Când utilizați un centru de distribuție într-un mic rețea de vânzare cu amănuntul pot apărea următoarele dificultăți:

• Compania trebuie să investească mult în construcția unui centru de distribuție (ținând cont de dezvoltarea rețelei), care este departe de a fi întotdeauna profitabilă.
• Perioadă lungă de recuperare a centrului de distribuție.
• Este posibil ca centrul de distribuție să nu fie încărcat complet, iar costurile întreținerii acestuia să fie suportate integral.
• Întreținerea și modificarea unui depozit modern și destul de complex Sistem informatic.
• La închirierea unui depozit de distribuție, acesta nu poate fi adaptat la profilul rețelei de tranzacționare (de exemplu, nu îndeplinește cerințele de temperatură, umiditate, siguranță la incendiu).
• Nevoia de a achiziționa și utiliza propriul transport, ceea ce nu este întotdeauna justificat din punct de vedere economic.

Dacă rețeaua de vânzare cu amănuntul este mică și nu există nicio prevedere pentru o creștere a numărului de magazine, atunci poate fi luată în considerare problema colaborării cu o bună întreprindere de comerț cu ridicata (distribuitor). Bazându-se pe logistică eficientă distribuitorilor, rețeaua poate reduce semnificativ costul achiziționării și întreținerii propriilor resurse logistice.

Astfel, decizia cu privire la modelul de organizare a logisticii de achiziții să aleagă este luată de compania comercială în principal pe baza propriei strategii de dezvoltare și a fezabilității economice.

Lanțurile moderne de comerț cu amănuntul se dezvoltă în două direcții: creșterea eficienței gestionării rețelei de vânzare cu amănuntul și creșterea numărului de lanțuri de magazine (profitând de economiile de scară).

Modele de gestionare a lanțului de retail

Experții identifică următoarele modele de gestionare a lanțului de retail și logistica achizițiilor sale:

Model de investiții

Presupune prezența unui centru de investiții și consolidare cu facilități comerciale independente. Acest model este mai des utilizat de companiile comerciale care nu sunt conectate în rețea în sensul complet al cuvântului. Acestea sunt unite fie de investitori comuni, fie de o marcă comercială comună.

Avantajele acestui model: sarcinile de management în biroul central sunt simplificate, iar inițiativa locală este posibilă.

Dezavantaje: incapacitatea de a utiliza avantajele structurii rețelei, dependența de calificările managerilor de magazine, lipsa consolidării achizițiilor.

Model de susținere

Centrul determină politica de cumpărare (furnizori, nomenclatură și prețuri de cumpărare), dar magazinele sunt independente în gestionarea operațională. Pentru centru, eficiența ridicată a informațiilor de stare nu este prea importantă facilități de cumpărături... Acest model este utilizat de o parte semnificativă a companiilor de retail din Rusia și implementează cu succes unul dintre principalele obiective ale rețelei de retail - consolidarea politicii de achiziții. Cel mai adesea, acest model de management este ales de comercianții cu amănuntul care delegă funcțiile de interacțiune operațională cu furnizorii către managerii de magazine.

Avantajele acestui model: flexibilitate în gestionarea unui anumit magazin de către managerii locali.

Dezavantaje: creșterea excesivă a aparatului de gestionare și, ca urmare, costuri ridicate.

Model centralizat

Este cea mai eficientă organizație a unei companii de tranzacționare în rețea. Un singur centru de control delegă să stocheze funcțiile care sunt minim necesare pentru a participa la operațiunile logistice (comandarea mărfurilor, inventarierea, reevaluarea). În același timp, lanțul poate include magazine cu același format sau diferite.

Avantajele acestui model: reducerea costurilor, utilizarea eficientă a aparatului de control atunci când este concentrat în un singur centru... De fapt este telecomandă facilități de tranzacționare, care permite intensificarea tuturor proceselor de afaceri ale unei companii comerciale și, în consecință, obținerea unui avantaj competitiv semnificativ.

Dezavantaje: dependență de funcționarea neîntreruptă și eficientă a informației și a sistemului informatic.

Modelul tăvii

Acest model presupune concentrarea deplină a managementului în centru și minimizarea funcțiilor de management în magazin (cu excepția vânzării de bunuri către clienți). Biroul central găzduiește un sistem informațional și ține evidența circulației mărfurilor, iar întregul aparat de gestionare a rețelei este, de asemenea, concentrat acolo.

Avantajele acestui model: economii mari în resurse tehnice și de muncă.

Dezavantaje: este exclusă livrarea directă a mărfurilor la magazin, luând în considerare slabă particularitățile locale ale activităților magazinului.

Model hibrid

Unele facilități de vânzare cu amănuntul ale lanțului sunt gestionate central, în timp ce unele magazine pot funcționa pe o exploatație sau, de exemplu, pe un principiu de loterie. O metodă de gestionare similară se găsește în companii de retail construirea unor rețele naționale mari. În același timp, bucșele regionale pot acționa ca unități care funcționează conform unui model de management centralizat. În cadrul acestor structuri, se aplică fie un model de guvernanță centralizat, fie un model hibrid.

Avantajele acestui model: practic singura metodă de management posibilă pentru lanțul de retaileri naționali și internaționali, oferind o politică de produs unificată.

Dezavantajele sunt similare cu dezavantajele modelului de gestionare a exploatației, dar pot fi reduse semnificativ dacă tufele teritoriale sunt gestionate printr-o metodă centralizată sau de loterie.

Funcțiile departamentului de achiziții

Departamentul de aprovizionare este o divizie în care se iau decizii cu privire la achiziționarea de bunuri, se încheie contracte pentru furnizarea de produse, se soluționează problemele de selecție a furnizorilor, se stabilesc cerințe privind calitatea produselor etc. Consumatorii interni ai rezultatelor serviciului de achiziții sunt alte diviziuni funcționale ale întreprinderii care necesită produse achiziționate.

Importanța acestei subdiviziuni în structura unei societăți comerciale poate fi cu greu supraestimată, la fel cum este dificil să supraestimăm importanța unei logistici de achiziții organizate corespunzător pentru funcționarea întregii întreprinderi.

În principiu, achiziționarea de resurse într-o companie poate fi construită central sau descentralizată. Dacă compania abordează procesul din punctul de vedere al descentralizării, angajații din diferite divizii structurale vor efectua în mod independent achiziții, fiecare pentru propriul departament. Avantajul acestei abordări este că utilizatorul își cunoaște nevoile mai bine decât oricine altcineva. Procesul de achiziții poate fi mai rapid cu această abordare.

Cu toate acestea, există mult mai multe avantaje în ceea ce privește achizițiile centralizate, motiv pentru care aproape toate companiile, cu excepția celor mai mici, utilizează această abordare a achizițiilor. Când faceți achiziții într-un mod centralizat, persoană specifică sau se creează un departament de achiziții cu autoritatea de a achiziționa resurse în beneficiul tuturor diviziilor comerciantului.

Specialiștii din departamentul de achiziții al companiei sunt responsabili pentru achiziționarea de produse în conformitate cu solicitările primite de la consumatorii interni sau monitorizează independent apariția unei nevoi de resurse. În cadrul departamentului de achiziții în sine, operațiunile care alcătuiesc procesul de afaceri Achiziții sunt adesea specializate în continuare pentru a dezvolta profesionalismul managerilor de achiziții.

Centrele comerciale ale marilor lanțuri de vânzare cu amănuntul constau de obicei din departamente responsabile cu achiziționarea unei părți gamă de produse... Distribuția sortimentului între departamente se bazează adesea pe similaritatea caracteristicilor produsului. Această distribuție a forței de muncă permite cumpărătorilor să acumuleze cunoștințe maxime despre produsul lor. Cu cât este mai mare retailerul, cu atât este mai îngustă specializarea angajaților din centrul său de achiziții.

Într-o companie mică, unde departamentul de achiziții este reprezentat de o singură persoană, desigur, nu va exista o separare a funcțiilor.

Obiectivele departamentului de aprovizionare

Obiectivele departamentului de achiziții (servicii) al oricărei companii producătoare sau comerciale:

• Achiziționați bunuri și servicii la cel mai favorabil preț.
• Mențineți o cifră de afaceri mare.
• Asigurați livrarea bunurilor la timp.
• Achiziționați mărfuri de înaltă calitate garantată.
• Mențineți parteneriate prietenoase cu furnizori de încredere.
• Maximizați valoarea afacerii.
• Colaborați și interacționați eficient cu alte divizii ale companiei.
• Contribuiți la realizarea obiectivelor strategice ale companiei, inclusiv la implementarea strategiei sale logistice.
• Reduceți ponderea costurilor de achiziție în costurile totale de logistică.
• Mențineți o contabilitate automată eficientă a bunurilor achiziționate și susțineți alte fluxuri de informații care apar în cursul activităților de achiziții.
• Dezvoltă și stimulează activități, îmbunătățește calificările managerilor de achiziții.

Prioritățile pentru atingerea fiecărui obiectiv sunt determinate de o anumită companie, în funcție de strategia de afaceri adoptată. De exemplu, pentru o companie care urmărește o strategie de reducere a costurilor, prioritatea va fi atingerea primului obiectiv din lista de mai sus. În condiții de lipsă a unui anumit tip de resurse, prioritatea va fi asigurarea aprovizionării lor neîntrerupte, astfel încât cursul normal al procesului de producție sau comercializare să nu fie perturbat și în perioadele de saturație piața mărfurilor deosebit de important
devine menținerea cifrei de afaceri a societății comerciale la nivelul cerut, reducând în același timp investițiile în stocuri.

Să luăm în considerare în detaliu principalele obiective ale activităților din domeniul organizării și gestionării achizițiilor.

Timp de livrare estimat

Întârzierile în achiziții pot perturba programul de producție, ceea ce va implica costuri generale mari, iar bunurile cumpărate mai devreme de data planificată pun o povară suplimentară asupra fondului de rulment și a spațiilor de depozitare ale întreprinderii.

Dimensiunea lotului

Dimensiunea optimă a lotului de livrare, adică respectarea unei corespondențe exacte între volumul de aprovizionare și nevoile acestora. Un volum excesiv sau insuficient de resurse furnizate afectează negativ echilibrul fondului de rulment, stabilitatea producției sau stabilitatea vânzărilor unei întreprinderi comerciale.

Calitatea produsului

Menținerea și îmbunătățirea calității produselor achiziționate. Resursele achiziționate trebuie furnizate de calitatea necesară, altfel produsul final produs de întreprindere nu va îndeplini standardele acceptate. Este necesară îmbunătățirea constantă a calității achizițiilor pentru a asigura competitivitatea bunurilor și serviciilor achiziționate.

Găsirea celor mai mici prețuri

Căutare și cumpărare de bunuri și servicii la cele mai mici prețuri. Această sarcină este deosebit de relevantă pentru întreprinderile comerciale, deoarece activitatea de cumpărare necesită o cantitate mare de fond de rulment, iar lipsa fondului de rulment, după cum arată experiența, este una dintre principalele probleme. Afaceri rusești... Profiturile generate de achiziționarea la prețuri mai mici și, mai ales, de reducerea costurilor generale de logistică, pot fi foarte semnificative.

Cercetare de piață

Cercetarea pieței de achiziții. Departamentul de achiziții ar trebui să colecteze și să evalueze în mod regulat informații pentru a determina cele mai bune surse de achiziții și pentru a optimiza gama de bunuri achiziționate.

La organizarea activității departamentului de achiziții, ar trebui să se țină cont de nivelul de dezvoltare a logisticii achizițiilor din companie. Experții identifică patru etape principale în evoluția logisticii achizițiilor, ale căror caracteristici sunt prezentate în tabelul de mai jos:

Departamentul de aprovizionare (serviciu) este funcțional unitate autonomă o companie care are contacte strânse cu alte structuri. Astfel, angajații departamentului de achiziții efectuează achiziții, comandând bunuri de la furnizori și transmit informații despre comenzi către departamentul de transport. Departamentul Transport preia funcția de a muta fizic marfa de la furnizor la depozitele companiei, unde la sosire transferă marfa angajaților din depozit. Depozitul efectuează depozitarea mărfurilor. Divizia Operațiuni
contabilitatea este angajată logistica informațională... În legătură cu astfel de legături strânse pentru organizarea rațională a logisticii achizițiilor, este necesar să se acorde o atenție constantă menținerii unor relații de lucru eficiente ale departamentului de aprovizionare cu alte diviziuni structurale ale întreprinderii.

Pe baza importanței organizare eficientă achiziții pentru orice întreprindere, este necesar să se monitorizeze și să se analizeze sistematic logistica achizițiilor.

Indicatori de performanță a achizițiilor

Ghidat de funcțiile departamentului de aprovizionare, eficacitatea activității sale este de obicei evaluată de următorii indicatori:

• reducerea costurilor de achiziție în structura costurilor logistice generale;
• rata defectelor produselor achiziționate;
• cota achizițiilor efectuate la timp;
• numărul de situații în care resursele necesare nu se aflau în depozit, ceea ce a dus la întreruperi în programul de producție sau la îndeplinirea comenzii unui client;
• numărul și motivele modificărilor aduse comenzilor din vina serviciului de achiziții;
• numărul de cereri primite și completate;
• ponderea costurilor de transport în structura costurilor totale de achiziție etc.

Funcții manager de achiziții

Fiecare etapă a procesului de achiziții este o oportunitate de a genera mai mult profit pentru companie. Aceasta include alegerea celui mai bun furnizor, obținerea celor mai bune prețuri, comandarea cantității corecte de bunuri, metodă eficientă transport, minimizarea pierderilor din mărfuri defecte - pe scurt, tot ceea ce compania poate reduce costul logisticii de achiziții și astfel poate obține profituri mai mari. Și toate instrumentele pe care un manager de achiziții le folosește în munca sa există tocmai pentru a-l ajuta să accepte decizii corecteși controlează procesul de circulație a mărfurilor.

Rolurile și responsabilitățile managerului de achiziții pot varia de la o companie la alta. Cercetătorii identifică următoarele modele de cumpărători (Klimenko A. Motivație sau imitație? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Modelul interpretului

Atunci când volumul producției sau volumul vânzărilor viitoare pentru fiecare articol de bunuri este cunoscut cu un grad ridicat de certitudine, sarcina cheie a managerului de achiziții se reduce exclusiv la implementarea strictă a planului de achiziții.

Model expert

Sarcina expertului este de a găsi produse care vor fi vândute într-o perioadă scurtă de timp.

Model genial

Sarcina „geniului” este de a găsi un vânzător care este gata să ofere bunuri de cea mai înaltă calitate la cele mai mici prețuri și să ofere întârzieri de plată uriașe, și cel mai bun dintre toate - plata prin
faptul vânzării și cu dreptul de a returna copii nevândute.

Model logistic

Uneori, datorită particularităților unor piețe, precum și dimensiunii și vârstei companiei, sarcinile de a găsi furnizori, de a găsi cele mai mici prețuri nu sunt principalele pentru departament.
achiziții. Toți furnizorii sunt cunoscuți, condițiile sunt convenite și nu fac obiectul unor modificări majore. Într-o astfel de situație, sarcina principală a managerului de achiziții devine optimizarea, adică asigurarea fluxului de resurse în conformitate cu regula logistică „Șapte H”.

Înainte de a introduce un sistem de motivație pentru managerii de achiziții, compania trebuie să dezvolte o politică clară de achiziții. În funcție de modelul preferat de cumpărători pentru punerea în aplicare a acestei politici („expert”, „executant” etc.), este necesar să selectați personalul, să creați un sistem pentru controlul acestora și să utilizați indicatorii sistemului de motivație.

Scopul principal al unui manager de achiziții este de a furniza resurselor (bunuri și servicii) procesului de producție sau comercial al companiei.

Pentru a atinge acest obiectiv, managerul de achiziții îndeplinește următoarele funcții:

• Asigură disponibilitatea mărfurilor în cantitatea și intervalul optim.
• Oferă ținte pentru cifra de afaceri a grupurilor de produse.
• Redactează comenzi către furnizori.
• Urmărește progresul comenzii.
• Monitorizează în mod regulat disponibilitatea și vânzările de bunuri la cerere mare pentru a preveni lipsa acestora.
• Studierea ofertelor noi de la furnizori, condițiile pieței.
• Rezumă și comunică informațiile primite conducerii.

Informează în timp util diviziunile companiei cu privire la noile oferte și sosiri de bunuri, asigură disponibilitatea informațiilor necesare despre bunuri în sistemul informațional și contabil al companiei.

În funcție de sarcinile îndeplinite, sunt determinate domeniile cunoștințelor și abilităților profesionale.

Managerul de achiziții trebuie să știe:

• metode de gestionare a fluxurilor financiare în logistică;
• toate componentele contractului de furnizare;
• factorii luați în considerare la alegerea furnizorului și transportatorului;
• modalități de îmbunătățire a eficienței gestionării achizițiilor folosind tehnologia informației;
• utilizarea schimbului electronic de date la interacțiunea cu furnizorii;
• metode de achiziție;
• operațiuni care alcătuiesc procesul de cumpărare;
• funcții îndeplinite de diverși intermediari în procesul de îndeplinire a comenzilor;
• procedura de întocmire a unui contract;
• sancțiuni aplicate în cazul neîndeplinirii condițiilor contractuale;
• etica comunicării în afaceri.

Un manager de achiziții ar trebui să poată:

• alege în mod rezonabil Condiții mai bune provizii;
• întocmește corect documentele necesare;
• să stabilească interacțiunea departamentului de achiziții cu alte departamente;
• evaluează și selectează un furnizor;
• să primească și să analizeze informații despre gama de bunuri oferite de furnizori;
• revizuirea pieței furnizorilor;
• analiza fiabilitatea furnizorului;
• analizați condițiile de livrare oferite de furnizori;
• negociază cu furnizorii (în ceea ce privește determinarea prețurilor, termenelor de livrare etc.);
• comparați ofertele primite de la diferiți furnizori;
• analizează și întocmește contracte;
• construi puternic relatie de afaceri cu furnizorii, consolidând imaginea și reputația companiei lor;
• îndepliniți în timp util toate acordurile cu furnizorii, nu lăsați nicio problemă nerezolvată;
• ia măsuri pentru a achita datoriile în decontări cu furnizorii.

Pentru îndeplinirea cu succes a îndatoririlor profesionale, este important ca un cumpărător să aibă o mentalitate analitică, o gândire sistemică, să fie atent, capabil să acționeze eficient în situații de stres, să își controleze activitățile, să poată planifica și stabili priorități, să aibă un vocabular activ activ și să poată transmite clar gândurile lor persoanelor cu nivel de educație diferit.

Un loc special îl ocupă abilitățile de comunicare, precum persuasiunea, negocierea, stăpânirea tehnicilor de comunicare de bază, capacitatea de a face compromisuri (cu furnizorii și alte departamente ale companiei), activitatea, perseverența, capacitatea de a-și atinge obiectivul, responsabilitatea și decența, rezistență la stres, rezistență și răbdare în situații de conflict.

Managerul de achiziții lucrează cu cantități mari de informații. Acestea sunt informații despre furnizori, despre comanda de livrare, transport și plată. Activitatea analitică a managerului de achiziții constă în compararea prețurilor, calității, termenelor de livrare și alegerea celei mai bune opțiuni; în analiza pieței produsului. În același timp, un loc special este ocupat de procesul decizional într-un timp scurt.

Managerul de achiziții lucrează în birou. Practic, activitățile sale se desfășoară folosind mijloace precum telefonul, faxul, internetul, computerul (lucrează cu programe profesionale, cu baze de date, cu Internet; scrierea rapoartelor etc.).

Dificile pentru majoritatea profesioniștilor din domeniul logisticii achizițiilor sunt conflictele cu departamentul de vânzări (departamentul de producție), problemele de interacțiune cu furnizorii dificili (de exemplu, cu monopolii de pe piață).

Direcțiile de dezvoltare profesională a managerului de achiziții sunt: ​​îmbunătățirea metodelor de comunicare profesională; instruire în abilități de negociere; stăpânirea abilităților de planificare a unei zile de lucru și organizarea procesului de achiziții; dezvoltare lucru in echipa; îmbunătățirea cunoștințelor în domeniul producției, studierea tipurilor și tipurilor de produse, cererea clienților și tehnologiile de vânzare, aspectele legale ale achizițiilor.

Evaluarea și motivația managerului de achiziții

Un aspect important al organizării muncii unui manager de achiziții este dezvoltarea și implementarea unui sistem de motivație pentru munca sa. În timpul dezvoltării, compania determină ce indicatori vor afecta salariile managerilor de achiziții, seturi indicatori cantitativiși mecanisme de decontare salarii pe baza indicatorilor adoptați. După aceea, compania trebuie să comunice cumpărătorilor politica de remunerare și să instituie un sistem de stimulare.

Motivația cumpărătorului ar trebui să decurgă din îndatoririle și puterile sale funcționale. Sistemul de motivare al managerului de achiziții, de regulă, se bazează pe următorii indicatori:

• îndeplinirea planului de achiziții;
• dinamica nivelului prețurilor pentru bunurile achiziționate;
• cifra de afaceri a bunurilor achiziționate;
• procentul de completare a cererilor de cumpărare de bunuri.

În funcție de specificul afacerii, puteți adăuga la cele enumerate mai sus următorii indicatori: procentul defectelor produselor furnizate, procentul cererilor de resurse incomplet îndeplinite, procentul reclamațiilor etc.

Toți indicatorii sistemului de motivație al cumpărătorului ar trebui asociați cu acele rezultate ale activităților de achiziții pe care acesta le poate influența cu adevărat (adică, care depind de munca sa).

În plus, acești indicatori ar trebui să fie importanți pentru o anumită întreprindere (de exemplu, o scădere a primirii deșeurilor, o creștere a cifrei de afaceri din inventar). După cum arată practica, salariul unui manager de achiziții este de cel puțin 50% din remunerația totală. Partea bonus este calculată în funcție de indicatorii pre-stabiliți de evaluare a performanței.
Tabelul de mai jos prezintă indicatorii de evaluare ai managerului de achiziții al unei societăți comerciale cu amănuntul (44 - Buzukova E. Achiziții și furnizori. Curs de gestionare a sortimentului în comerțul cu amănuntul. Pp. 218-219).

Un indicator important al evaluării managerului de achiziții este aderarea acestuia la standardele etice profesionale.

Etica profesională a cumpărătorilor include aspecte ale relațiilor cu furnizorii precum:

• respectarea intereselor companiei dumneavoastră;
• confidențialitatea informațiilor;
• competitie corecta;
• atitudine față de cadourile de afaceri de la furnizori.

Există următoarele opinii cu privire la acceptabilitatea cadourilor de la furnizori:

1. Cumpărătorii nu au voie să accepte cadouri, darurile primite trebuie returnate.
2. Cumpărătorii pot păstra cadouri promoționale, de exemplu, pixuri, calendare, caiete etc.
3. Cumpărătorii trebuie să decidă singuri dacă cadoul este un semn de atenție, bunăvoință sau o încercare de luare de mită comercială.

Cu oricare dintre opțiunile alese în companie, este recomandabil să purtați conversații cu cumpărătorii, în timpul cărora le reamintesc existența standardelor etice în companie, explicând necesitatea respectării acestora.

Ca o ilustrare a importanței laturii etice a logisticii achizițiilor, cităm standardele de achiziții formulate de Institute for Supply Management (SUA) (Lysons K., Gillingham M. Procurement and Supply Chain Management. P. 797.):

1. În primul rând, să respectați interesele companiei dvs.
2. Fiți deschis la sfaturi și sfaturi din partea colegilor.
3. Efectuați achiziții luând în considerare doar interesele companiei dvs. și cheltuind cu înțelepciune fiecare dolar.
4. Obțineți cunoștințe active despre materialele achiziționate și procesele de fabricație.
5. Lucrați sincer și deschis, respingând orice formă de luare de mită.
   Demonstrați o atitudine binevoitoare față de toți cei care o merită.
6. Respectați și cereți respectul celorlalți pentru îndatoririle lor.
7. Evitați conflictele.
8. Ajutați și sfătuiți colegii pe măsură ce apare nevoia.
9. Cooperează cu toate organizațiile și oamenii specifici care sunt chemați să ridice statutul acestei profesii.

Suport informațional al departamentului achiziții

Pentru a gestiona logistica achizițiilor, o întreprindere trebuie să aibă sisteme de informații pentru gestionarea indicatorilor de performanță. Aceștia ar trebui să ofere capacitatea de a analiza și controla amănunțit execuția procesului de cumpărare.

O asistență semnificativă în analiza procesului de furnizare a resurselor companiei, formarea comenzilor către furnizori poate fi obținută utilizând software-ul corect selectat. În același timp, este necesar să se acorde atenție capacității programului de a genera rapoarte analitice. Fiecare întreprindere, utilizând un sistem informatic computerizat, își formează propriul complex de raportare a achizițiilor pe baza obiectivelor și obiectivelor formulate de conducerea superioară.

După cum arată practica, rapoartele și indicatorii sunt răspândiți, care reflectă următoarele aspecte ale achizițiilor:

1. Condițiile de cumpărare ale pieței:
   • modificări ale prețurilor pentru bunurile cumpărate;
   • modificări ale raportului dintre cerere și ofertă pe piață;
   • prognozele dinamicii pieței bunurilor achiziționate.
2. Analiza costurilor de inventar:
   • investiții în inventar;
   • livrări zilnice (zece zile, lunare) și volumul comandat al livrărilor de către principalele grupuri de mărfuri;
   • cifra de afaceri pe grupe de bunuri achiziționate;
   • analiza reducerilor primite;
   • analiza stocurilor în exces.
3. Eficiența operațiunilor de achiziție:
   • analiza calității bunurilor cumpărate;
   • cota livrărilor finalizate la timp;
   • analiza absențelor bunurile necesareîntr-un depozit;
   • numărul de modificări aduse comenzilor;
   • timpul de livrare a bunurilor achiziționate;
   • productivitatea muncii angajaților din departamentul de achiziții;
   • schimbări de preț rezultate din negocieri, lucrări analitice, îmbunătățirea ambalării, raționalizarea transportului etc .;
   • costuri de transport.
4. Fiabilitatea furnizorului:
   • ponderea livrărilor restante și a refuzurilor de livrare;
   • pierderi din vânzări pierdute;
   • cota livrărilor incomplet finalizate;
   • calitatea serviciilor de transport furnizate de furnizori și transportatori.

Indicatorii de mai sus de control și evaluare a logisticii achizițiilor reprezintă o parte necesară a suportului informațional pentru gestionarea lanțului de aprovizionare.

Capacitățile analitice ale sistemelor informatice și informatice ar trebui să ofere managerilor de achiziții o imagine completă și clară a tuturor indicatorilor legați de achiziții. Deci, standardele stocurilor minime sunt utilizate pentru a controla nivelul stocurilor și reprezintă baza formării comenzi automate furnizori. Atunci când folosește comenzi automate, managerul de achiziții își petrece timpul doar pentru ajustarea comenzilor generate, ceea ce reduce semnificativ timpul petrecut, deoarece nu are nevoie să vizualizeze soldurile bunurilor.

Prin software procese de logistică a achizițiilor se efectuează analiza sistematică a condițiilor pieței și a activității furnizorilor de bunuri. Aceasta oferă companiei cumpărătoare informații complete despre condițiile de achiziționare a bunurilor necesare și face posibilă luarea unor decizii optime de cumpărare.

Sistemele informatice trebuie să ofere capacitatea de a prezice lipsa probabilă de bunuri, care poate duce la întreruperi în procesul de tranzacționare, la pierderea vânzărilor și, în consecință, la costuri mai mari și profituri mai mici. Informațiile primite de la furnizori în avans cu privire la posibilele întreruperi ale aprovizionării ne permit să ne pregătim în avans și să reducem la minimum posibilele pierderi.

Sistemele informatice moderne ar trebui să îmbunătățească integrarea informațională a companiei cu furnizorii săi, să crească nivelul de cooperare între părțile care intră în lanțul de aprovizionare a produselor și să reducă costurile de tranzacționare.

Majoritate produse software care automatizează gestionarea achizițiilor și sunt de obicei incluse într-un sistem informatic de computer, conțin un modul de cumpărare, care îndeplinește următoarele funcții principale:

• Monitorizarea relațiilor contractuale cu furnizorii și transportatorii. Monitorizarea îndeplinirii obligațiilor de plată pentru livrări.
• Urmărirea implementării programului de livrare cu prezicerea orei de sosire a mărfurilor la depozit.
• Generarea de documente necesare pentru acceptarea mărfurilor la depozit, cu distribuire automată către persoanele responsabile financiar.
• Aducerea cererilor către furnizor (transportator, expeditor de mărfuri) privind gama, cantitatea și calitatea produselor furnizate.
• Automatizarea tuturor operațiunilor pentru primirea, consumul și mișcarea internă a activelor materiale din depozite.
• Contabilitatea tuturor tranzacțiilor folosind carduri contabilitate depozit completat automat pe baza documentelor primare.
• Contabilizarea valorilor materiale în diferite unități de măsură.
• Efectuarea operațiunilor de depozit în conformitate cu normele contabile actuale.
• Menținerea unei liste a persoanelor responsabile financiar cu repartizarea în depozite și grupuri de valori materiale.
• Contabilitatea actelor de inventar și generarea unei liste de inventar.
• Deplin informații operative cantitatea, calitatea, termenul de valabilitate, adresa de depozitare, furnizorul și transportatorul (expeditorul) fiecărui articol al bunurilor achiziționate în orice moment.
• Furnizarea de informații cu privire la stocurile excesive și deficitare.

Sistemele informatice informatice asigură stocarea și utilizarea informațiilor despre contractele curente cu furnizorii, în conformitate cu care sunt plasate comenzile, clasificarea produselor mărcilor cumpărate, registrul furnizorilor.

Pentru formarea unei baze de furnizori de bunuri, o condiție necesară este monitorizarea constantă a indicatorilor lor de performanță. Sistemul informațional al companiei ar trebui să permită istoricul fiecărui furnizor și datele care să reflecte dinamica indicatorilor de performanță. Această bază de date acumulează informații despre potențiali furnizori pentru a implementa procedura de selecție și pentru a trece la lucrul cu un alt furnizor.

În baza de date a furnizorilor, pe lângă numele fiecărui furnizor, trebuie stocate următoarele:

• detalii de contact ale angajaților specifici ai companiei furnizorului;
• Detalii bancare;
• condiții de muncă, reduceri, bonusuri și alte acorduri, cu istoricul dezvoltării acestora;
• liste de prețuri în funcție de care s-au făcut achiziții;
• istoricul tuturor comenzilor de la furnizor cu returnări disponibile, defecte, întârzieri și subdeliverare;
• credite de marfă curente și maxime, condiții de plată;
• numele bunurilor furnizate;
• prețul sau gama de prețuri în funcție de reducerile oferite pentru volumul achizițiilor, condițiile de plată etc;
• ambalaje sau alte date importante pentru transportul mărfurilor.

După ce comanda de achiziție a fost trimisă furnizorului, managerul de achiziții trebuie să poată monitoriza progresul comenzii prin sistemul informațional. În același timp, toate abaterile în îndeplinirea obligațiilor de către furnizori sunt înregistrate astfel încât managerul să poată evalua calitatea muncii lor. După ce compania primește bunurile comandate, noi informații sunt introduse în sistemul informațional al departamentului de achiziții. Această operațiune include menținerea unei baze de documente:

• un jurnal de comenzi, care ține evidența tuturor comenzilor în funcție de număr și afișează starea fiecărei comenzi (finalizată, neîncheiată complet, neexecutată);
• un registru al comenzilor de cumpărare care conține copii ale tuturor comenzilor de cumpărare;
• un registru de mărfuri care arată toate achizițiile fiecărui produs (data, furnizorul, cantitatea, prețul, numărul comenzii de cumpărare);
• un registru al furnizorilor care arată toate achizițiile făcute de la el.

Un aspect la fel de important al suportului informațional pentru logistica achizițiilor este gestionarea fluxurilor interne de informații care circulă între diviziunile întreprinderii.

De exemplu, tabelul de mai jos prezintă fluxurile de informații care există între departamentul de achiziții și depozit (departamentul de recepție) (Buzukova E. Achiziții și furnizori. Cursul de gestionare a sortimentului în comerțul cu amănuntul. P. 386.)

Rețineți că în întreprinderi comerciale schimbul de informații este complicat datorită gamei largi de mărfuri, a actualizării rapide a acestora și a structurii complexe a descrierii fiecărui nume de produs. În acest sens, principalele caracteristici ale acceptării mărfurilor în companii comerciale sunt:

• prezența unui număr mare de furnizori;
• condiții diferite de ambalare;
• Se încarcă Vehiculîn vrac (în cutii, fără utilizarea de echipamente de descărcare mecanizate) și pe paleți;
• acceptarea produselor cu recalcularea nu numai a numărului de locuri, ci și a unităților de produse în pachete;
• varietate de vehicule care livrează mărfuri;
• nerespectarea termenelor de livrare;
• diverse cerințe ale furnizorilor pentru procedura de acceptare a produselor, identificarea produselor defecte și procedura de depunere a reclamațiilor;
• compoziția diferită a pachetului de documente care însoțesc mărfurile.

Funcțiile specificate încă nu permit crearea tehnologie unificată lucrați cu toți furnizorii, formați un singur spațiu de informare și realizați un singur flux de lucru, ceea ce reduce calitatea logisticii achizițiilor.

Astfel, un domeniu important este îmbunătățirea suportului informațional al logisticii achizițiilor, ceea ce va permite companiilor să creeze lanțuri de aprovizionare integrate care să minimizeze costurile, să formeze un spațiu unic de informare și ordinea uniformă flux de lucru.

Sistemul contractual în domeniul achizițiilor publice sau sistemul de achiziții publice de stat și municipal pentru a satisface nevoile diferitelor tipuri de clienți este un întreg sistem care este conceput pentru a rezolva o listă destul de mare de probleme legate, în primul rând, de întâlnirea nevoile unor astfel de clienți.

Legile federale actuale nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru satisfacerea nevoilor de stat și municipale” și 223-FZ „Cu privire la achiziția de bunuri, lucrări, servicii tipuri separate entitati legale»Asigurați crearea fie a unor posturi speciale de persoane (care se vor ocupa direct de achiziții publice din momentul determinării nevoilor clientului până la urmărirea ordinii de executare a contractului încheiat), fie a unor departamente cu drepturi depline care vor fi angajate în activități de achiziții .

Scopurile de creare și principalele activități ale departamentului de achiziții

Pe baza practicii stabilite de aplicare a reglementărilor federale de mai sus, se pot distinge următoarele obiective de creare a departamentelor de achiziții în cadrul diferitelor tipuri de clienți de stat și municipali:

• implementarea diferitelor competiționale și necompetitive să încheie cele mai profitabile contracte pentru a satisface nevoile clienților de stat și municipali;
• desfășurarea de activități care vizează îmbunătățirea performanței contractelor și contractelor încheiate anterior(inclusiv prin concluzie acorduri suplimentare privind îmbunătățirea condițiilor pentru îndeplinirea obligațiilor apărute anterior de a îndeplini contractul sau acordul de către contrapartea clientului);
• formarea unui mecanism pentru desfășurarea transparentă a procedurilor competitive și necompetitive, precum și punerea în aplicare a principiilor unui astfel de mecanism pentru a exclude riscurile unei componente de corupție, precum și riscurile încălcării legilor concurenței;
• prevenirea acțiunilor, al căror scop este legislația actuală nu numai în domeniul achizițiilor, ci și în alte domenii, inclusiv în cel economic.

Pentru ca obiectivele de mai sus să fie realizate fără a încălca normele actuale ale legislației federale privind achizițiile, departamentul de achiziții (sau singurii angajați care ocupă funcții relevante) efectuează următoarele acțiuni:

• pregătește, în conformitate cu nevoile stabilite ale clientului și plasează în Sistemul de informații unificat în domeniul achizițiilor, programele de achiziții... Datorită faptului că nevoile clientului se pot schimba în mod regulat, departamentul de achiziții este, de asemenea, responsabil pentru ajustarea obligatorie a programului de achiziții generat și pentru afișarea informațiilor despre astfel de modificări în sistemul de informații specificat;
• postarea pe toate site-urile oficiale, în primul rând, pe site-ul oficial al Sistemului Unificat de Informații din domeniul achizițiilor, informații despre acele activități de achiziții care sunt planificate a fi desfășurate. Departamentul de achiziții plasează nu numai notificări privind achizițiile în curs, ci și documentație pentru acestea, precum și protocoale care reflectă fiecare acțiune a clientului în cadrul achiziției;
• pregătirea unei liste de potențiali participanți, elaborarea invitațiilor de participare pentru aceștia în cazul celor închise și pregătirea pentru transferul către acești participanți a tuturor documentelor necesare pentru o astfel de achiziție;
• desfășurarea unei proceduri de achiziție până la încheierea unui contract cu un anumit câștigător al unei astfel de proceduri. Cu toate acestea, departamentul de achiziții al unui client de stat sau municipal poate efectua o astfel de procedură de achiziție sau licitație numai dacă o astfel de procedură este permisă de funcționalitatea unității în sine;
• în cadrul activității de revendicare a unui client de stat sau municipal- Efectuarea de lucrări privind pregătirea documentelor pentru desfășurarea unei astfel de lucrări de revendicare;
• în cadrul atribuțiilor lor funcționale, specialiștii din departamentul de achiziții participă la activități de recurs împotriva procedurilor de achiziții, precum și la rezultatele acestor proceduri;
• desfășurarea de evenimente consultative cu privire la funcționarea pieței, precum și la interacțiunea cu potențialii contractanți în cadrul contractelor și acordurilor pentru a determina posibilitățile de organizare a diferitelor tipuri de proceduri de achiziții care vizează satisfacerea nevoilor clienților de stat și municipali.

Funcții și sarcini

În cazul fiecărui client specific de stat sau municipal, funcțiile departamentului de achiziții și sarcinile pe care acesta trebuie să le rezolve se formează pe baza profilului și a specificului activității departamentului de achiziții în sine. Cu toate acestea, există sarcini tipice pe care orice departament de achiziții trebuie să le rezolve pe baza cerințelor legislației actuale care reglementează toate activitățile de achiziții din teritoriu. Federația Rusă.

În prezent, principalele sarcini tipice ale departamentului de aprovizionare includ:

• planificarea tuturor proceselor de achiziție, vizând satisfacerea nevoilor unui client de stat sau municipal, prin realizarea unor măsuri speciale de planificare;
• dacă este necesar să se determine starea reală a pieței pentru desfășurarea competentă a anumitor tipuri de procese de achiziții, sarcinile includ interacțiunea preliminară cu posibili contractanți prin diferite activități de consultanță;
• pregătirea justificărilor documentare pentru varianta selectată a procedurii de achizițieși prețul maxim inițial al contractului stabilit pentru o astfel de achiziție sau;
• dacă necesitatea unei discuții publice cu privire la achizițiile în curs este prevăzută de legislația actuală, atunci pentru departamentul de achiziții, această nevoie se traduce într-o altă sarcină sub forma organizării unor astfel de evenimente de discuție;
• desfășurarea de lucrări menite să asigure o acțiune completă și neîntreruptă pentru implementarea achizițiilor sau tipurilor speciale de astfel de comisioane în cadrul unui client de stat sau municipal (în acest caz este vorba, în primul rând, asupra necesității de a efectua lucrări care să asigure filmarea fotografică și video a tuturor ședințelor comisiilor impuse de lege, precum și procedurile pentru deschiderea sau studierea cererilor depuse pentru participarea potențialilor interpreți);
• dacă este necesar să se atragă specialiști sau experți să participe la procedura de desfășurare a unei achiziții particulare (de exemplu, datorită complexității tehnice a subiectului achiziției sau dacă este necesar ca o astfel de persoană să participe la acceptarea rezultatele executării contractului), departamentul de achiziții trebuie să asigure implicarea unui astfel de specialist sau expert;
• dezvoltarea, formarea și plasarea ulterioară a tuturor documentațiilor care însoțesc achiziția în Sistemul de informații unificat pentru a pregăti pe deplin procedura de achiziție pentru a satisface nevoile clientului însuși;
• lucrează cu, din punctul de vedere al studiului lor, verificarea autenticității documentelor de certificare, precum și perceperea executărilor asupra acestora în cazul încălcării de către contrapartea a ordinului și a termenelor de îndeplinire a obligațiilor asumate în temeiul contractului;
• implementarea suportului, din punct de vedere tehnic și documentar, procedura care vizează încheierea unui anumit contract sau acord;
• organizarea și implementarea activităților care vizează acceptarea rezultatelor care au fost realizate de contractant în temeiul contractului în cursul punerii în aplicare a îndeplinirii obligațiilor asumate;
• la efectuarea măsurilor de modificare sau reziliere a unui acord sau contract, inclusiv prin semnare, departamentul de achiziții își asumă încă o sarcină legată de organizarea interacțiunii cu un astfel de contractant;
• efectuarea măsurilor prevăzute de legislația în vigoare pentru înscrierea contractantului în temeiul unui contract sau acord în Registrul furnizorilor fără scrupule în cazul unei încălcări semnificative de către acesta a procedurii de punere în aplicare a obligațiilor sale;
• efectuarea acțiunilor procedurale necesare în ceea ce privește conduita(în cadrul competențelor lor, stipulate de reglementările pentru funcționarea departamentului de achiziții, precum și de legislația actuală);
• dacă în timpul executării contractului au fost dezvăluite faptele inacțiunii clientului sau implementarea unor astfel de acțiuni care încalcă în mod semnificativ drepturile contractantului în temeiul contractului sau acordului, departamentul de organizare a achizițiilor, în cadrul rezolvării sarcinilor atribuite la acesta, ia măsuri care vizează interacțiunea cu contractantul pentru a elimina încălcările identificate ...

Dacă vorbim despre funcțiile departamentului de achiziții, atunci acestea îndeplinesc pe deplin soluția sarcinilor atribuite departamentului și arată astfel:

• dezvoltarea unui program de achiziții bazat pe datele disponibile cu privire la nevoile clientului și plasarea acestuia în surse deschise de informații, în primul rând în sistemul de informații unificat în domeniul achizițiilor, pentru a putea familiariza cu toți potențialii participanți la achiziții;
• pregătirea documentației însoțitoare pentru programul de achiziții sub formă de justificare a achizițiilor, precum și sub forma unei justificări pentru prețul maxim inițial stabilit al contractului sau acordului;
• în caz de ajustări la nevoile clientului sau modificări ale calendarului anumitor tipuri de achiziții, departamentul de achiziții îndeplinește și funcția de ajustare a programului de achiziții existent și publicarea unor astfel de ajustări efectuate la aceleași pe care a fost înregistrat programul în sine;
• dispunerea formei finale a programului de achiziții pentru a-l trimite spre aprobare șefului organizației clienți sau funcționarului din organizație căruia i se încredințează responsabilitatea de a aproba acest document;
• formarea documentației justificative pentru achiziții care sunt ținute cu un singur furnizor din cauza lipsei altor oportunități pentru desfășurarea acestor evenimente;
• desfășurarea de activități care vizează obținerea de informații clarificatoare la formarea prețului maxim inițial al unui contract sau acord în etapa de pregătire a procedurii de achiziție;
• determinarea celor mai convenabile, din punctul de vedere al satisfacerii nevoilor clientului și conformității cu legislația actuală, tipurile și formele procedurilor de achiziții care vizează încheierea unui contract sau acord;
• formarea întregii game de documente incluse în lista documentelor necesare pentru desfășurarea procedurii de achiziție din punctul de vedere al achizițiilor, condițiile de desfășurare a evenimentului în sine și acele cerințe care sunt impuse unui potențial interpret chiar și în etapa evaluarea cererilor, din punctul de vedere al posibilității de admitere la procesul în curs;
• atracția organizațiilor care asigură servicii intermediare la efectuarea diverselor tipuri de achiziții de stat și municipale;
• desfășurarea de activități de achiziții pentru categorii speciale de potențiali contractori, la semnarea documentelor relevante cu care acestea trebuie furnizate în ceea ce privește punerea în aplicare a obligațiilor asumate;
• plasarea în diverse surse deschise prevăzute de legislația actuală, în primul rând în sistemul de informații unificat în domeniul achizițiilor, informații despre achiziții în curs, inclusiv notificări și pachete de documente însoțitoare pentru astfel de achiziții;
• formarea documentelor care conțin răspunsuri la cererile de clarificare cu privire la prevederile documentației privind procedurile de achiziții în curs;
• punerea în aplicare a măsurilor menite să păstreze într-o formă închisă toate cererile depuse pentru participarea la anumite achiziții până la momentul deschiderii, specificate în notificarea la evenimentul de achiziție în curs;
• formarea și plasarea ulterioară în surse deschise de informații, inclusiv sistemul de informații unificat în domeniul achizițiilor publice, protocoale de deschidere a cererilor depuse și evaluarea acestora pentru conformitatea cu cerințele legislației și documentației pentru achiziții;
• punerea în aplicare a acțiunilor procedurale necesare prevăzute de reglementări pentru obținerea aprobării pentru desfășurarea de evenimente de licitație închise, care, la rândul lor, sunt prevăzute de legislația actuală;
• executarea acțiunilor procesuale legale care însoțesc semnarea unui contract pe baza rezultatelor unei proceduri concurențiale sau neconcurențiale;
• formarea unei baze de documentare pentru introducerea informațiilor despre contractant în temeiul contractului în Registrul furnizorilor fără scrupule în cazul îndeplinirii slabe de către acesta a obligațiilor sale în temeiul contractului, precum și pregătirea documentelor justificative pentru rezilierea contractului cu un astfel de contractant;
• asigurarea implementării activităților care vizează procesul de acceptare a rezultatelorîndeplinirea obligațiilor care decurg dintr-un anumit contract;
• asigurarea, din punct de vedere procedural, a procedurii de reziliere a unui contract sau a unui acord și a desfășurării ulterioare a lucrărilor de daune în limitele atribuțiilor lor, prevăzute de legislația în vigoare și reglementările locale care aprobă regulile de acțiune ale unui astfel de departament ;
• executarea acțiunilor procedurale care vizează punerea în aplicare a funcționării depline a comisiilor de acceptare și expertiză (fără a depăși limitele puterilor lor);
• publicarea în surse deschise prevăzute de legislația în vigoare, inclusiv pe site-ul oficial al sistemului de informații unificat în domeniul achizițiilor, documentația care reflectă procesul de executare a unui contract sau acord, inclusiv rapoarte privind executarea, executarea incompletă sau neexecutarea acordul semnat;
• implementarea acțiunilor de pregătire care reflectă starea reală a clientului de stat sau municipal, din punctul de vedere al satisfacerii nevoilor acestuia, așa cum este definit în programul de achiziții.

Puterile șefului departamentului de achiziții

Un departament de achiziții de la un client de stat sau municipal este întotdeauna o unitate destul de mare, care necesită conducere pentru funcționarea competentă sau deplină, fără a face greșeli în activitățile sale. De aceea se acordă întotdeauna multă atenție puterilor șefului departamentului de achiziții. Principalele sale puteri includ:

• participarea directă la reuniunile diviziilor unui client de stat sau municipal sau la reuniunile ținute la nivelul conducerii diviziilor din organizația clienților pentru a obține cele mai detaliate informații despre activitatea acestor divizii și impactul activităților lor asupra nevoilor a clientului pentru formarea ulterioară a direcțiilor de activitate a diviziunii lor;
• acționând cu funcții reprezentative în numele clientului la seminarii, întâlniri, întâlniri menite să discute situația actuală în domeniul achizițiilor și, dacă este cazul, să facă propuneri de ajustări sistemul existent achiziții de stat și municipale în conformitate cu obiectivele creației sale;
• lucrați la implementarea modificărilor necesare în procesul de achiziții pentru a satisface nevoile clientului prin furnizarea de propuneri adecvate șefului clientului cu privire la necesitatea de a aduce modificări proceselor existente ale departamentului de achiziții;
• gestionarea activităților de interacțiune cu diviziile structurale ale clientului pentru a obține informații despre nevoile acestor divizii pentru formarea ulterioară a unui program de achiziții pe baza informațiilor colectate;
• exercitarea funcțiilor de control în ceea ce privește respectarea cerințelor legislației actuale, precum și actele locale existente care reglementează activitățile tuturor diviziilor clientului pentru a-și satisface nevoile;
• efectuarea măsurilor de control pentru a verifica informațiile despre nevoile clientului care i-au fost furnizate de către oficialii responsabili ai unităților structurale ale clientului;
• puteri suplimentare, care poate fi determinat de șeful organizației contractante pentru a obține rezultatul unei eficiențe maxime din funcționarea departamentului de achiziții.

Indicatori de evaluare a performanței

În prezent, există un număr destul de mare de metode pentru evaluarea eficienței funcționării departamentului de achiziții în cadrul organizației contractante. Fiecare dintre metode oferă în sine un număr suficient de mare de criterii care afectează rezultatul general și permit evaluarea eficacității funcționării unei astfel de unități.

Principalele criterii care pot fi utilizate pentru a evalua eficacitatea departamentului de aprovizionare sunt următoarele:

• nivelul de economii realizat prin activitatea departamentului de achiziții din cadrul organizației contractante... De regulă, acest criteriu este comparat cu nivelul costurilor suportate de organizație pentru întreținerea unui astfel de departament în statul său. În prezent, cel mai optim raport este următorul: suma realizată, datorită activităților departamentului de achiziții, economiile din fondurile organizației ar trebui să depășească de 8-10 ori dimensiunea costurilor suportate de organizație pentru a asigura funcționarea acestui departament ;
• disponibilitatea de feedback pozitiv cu privire la activitatea departamentului de achiziții de la șefii altor divizii funcționale ale organizației, inclusiv cu privire la faptul că acoperă nevoile existente ale acestor diviziuni funcționale;
• procentul de fonduri pe care departamentul de achiziții îl stăpânește în raport cu suma totală a finanțării organizației în ceea ce privește punerea în aplicare a măsurilor de satisfacere a nevoilor sale. În cazul în care departamentul de achiziții în cursul activităților sale asimilează mai mult de optzeci la sută din fondurile alocate din bugetele de diferite niveluri, precum și din fondurile primite independent care au fost direcționate prin decizia clientului de a-și satisface nevoile, atunci departamentul de aprovizionare poate fi evaluat ca fiind destul de eficient în divizarea activităților sale;
• calitatea utilizării cunoștințelor „proaspete” în pregătirea documentației pentru activitățile de achiziții în desfășurare... În acest caz, nu se analizează activitatea departamentului de achiziții în sine, ci rezultatul unei astfel de lucrări în ceea ce privește întocmirea documentației, inclusiv proiectul de contract, luând în considerare reflectarea în aceste documente a tuturor riscurilor posibile, ca precum și luarea în considerare a ultimelor modificări ale legislației care pot agrava semnificativ situația însuși clientul de stat;
• utilizarea sistemelor moderne de gestionare a documentelor electronice nu numai pentru interacțiunea dintre departamentul de achiziții și alte divizii ale companiei, ci și pentru organizarea unei interacțiuni constante cu contractanții existenți în cadrul contractelor și acordurilor pentru un răspuns în timp util la modificările condițiilor de executare a acestor contracte și acorduri;
• influențând poziția organizației pe piață prin creșterea vânzărilor datorită unui efect indirect asupra îmbunătățirii tehnologiilor de producție. Acest criteriu este evaluat în cazul în care departamentul de achiziții, ca parte a implementării funcțiilor sale directe și a sarcinilor de desfășurare a activităților, a fost capabil să ofere diviziilor structurale astfel de condiții de lucru (de exemplu, oferind materii prime de calitate superioară pentru utilizare în producție), care a făcut posibilă atingerea unor sume și mai semnificative de economii fără pierderi de calitate, ceea ce a făcut posibilă reducerea costului produselor create și vândute.

Locul departamentului de achiziții în structura unităților organizaționale

În conformitate cu legislația actuală în materie de achiziții, indiferent dacă este vorba de un client de stat sau municipal, toate activitățile de achiziții pot fi desfășurate fie de angajați independenți care ocupă funcții de specialiști în achiziții, fie de o unitate structurală cu drepturi depline numită departamentul de achiziții.

Funcționarii independenți care îndeplinesc sarcinile care le-au fost atribuite pentru desfășurarea activităților de achiziții pot fi angajați ai diferitelor departamente, pe baza cărora, pe baza ordinului șefului companiei, atribuțiile corespunzătoare au fost atribuite cu atribuirea unei valori tarifare suplimentare.

Un exemplu izbitor al acestui caz îl reprezintă pozițiile independente ale managerilor de contracte, care funcționează în cadrul clienților de stat și municipali cu un nivel scăzut.

Dacă vorbim despre departamentul de achiziții, atunci acesta poate consta în totalitate din angajați care îl alcătuiesc pe baza masa de personal(în acest caz, departamentul de achiziții este considerat o unitate de personal independentă, iar toți angajații săi primesc funcțiile corespunzătoare), sau combină mai mulți angajați diferite departamente, care interacționează între ele numai în ceea ce privește satisfacerea nevoilor clientului însuși (în acest caz, întrucât nu va exista o divizie cu normă întreagă a departamentului de achiziții, cu toate acestea, va fi elaborat un regulament pentru implementarea achizițiilor în cadrul organizația contractantă, conform căreia acești specialiști comuni vor fi obligați să lucreze; în cadrul departamentului de achiziții pot include angajați Departamentul financiar, departament achiziții, departament juridic etc.).

Este util pentru clienții începători să știe cine intră sub incidența legii 223-FZ. Acest lucru este afirmat în art. 1 din Legea privind achizițiile publice de anumite tipuri de persoane juridice. Aceasta include corporațiile de stat, companiile de stat, companiile publice, entitățile cu monopol natural, organizațiile care lucrează în domeniile energiei electrice, alimentării cu gaze, alimentării cu căldură, alimentării cu apă, canalizării etc., instituții autonome, companii de afaceri, cota de participare a statului în care depășește 50%. În plus, printre clienți sunt filiale, în capital autorizat din care mai mult de 50% este deținut și de instituțiile bugetareși întreprinderi unitare, dar cu condiția ca acestea să fi publicat regulamentul privind achizițiile publice în EIS. Regula se aplică procedurilor de achiziție:

• prin subvenții și subvenții;
• în detrimentul veniturilor proprii;
• în care BU acționează ca contractant și angajează terți să își îndeplinească obligațiile.

Vă mulțumesc că ați făcut testul.
Știm deja rezultatul, află și tu ↓
Aflați rezultatul

În plus față de entitățile juridice enumerate, întreprinderile unitare federale, care sunt esențiale pentru capacitatea de apărare și securitatea statului, sunt supuse 223-FZ. Ordinea achiziției este stabilită de clienții aflați în poziția lor. Legea 223-FZ reglementează:

• reguli generale pentru achiziții competitive;
• algoritm pentru efectuarea procedurilor electronice;
• cerințe de achiziții închise;
• cerințe pentru achiziții de la furnizor;
• păstrarea registrelor de contracte, a furnizorilor fără scrupule;
• control departamental asupra activităților clienților și a altor probleme.

Modificări în 2020 sub 44-FZ și 223-FZ

În timpul seminarului web, veți învăța:
☆ Ce se va schimba în planificarea achizițiilor pentru 2020;
☆ Cum se va efectua controlul conform noilor reguli;
☆ Proiecte noi pentru schimbarea regimului național;
☆ Ce să faci cu documentația tipică.

Unde sa încep

Luați în considerare un plan de acțiune pentru clienții începători sub 223-FZ. Este necesar să parcurgeți pașii următori secvențial:

1. obține o semnătură digitală electronică;
2. înregistrați-vă pe site-ul oficial al achizițiilor publice (EIS);
3. finalizați formarea de bază în EIS sau studiați singuri baza de cunoștințe;
4. elaborează și plasează un regulament de achiziții;
5. întocmește un plan de achiziții;
6. urmează instruire în domeniul achizițiilor sub 223-FZ pentru manechine. Acest lucru se poate face la Școala Absolventă a Achizițiilor Publice la linkul de mai jos.

În regulamentul privind achizițiile, indicați:

• metode de achiziție;
• ordinea licitației;
• criterii de selecție pentru aplicații;
• toți termenii;
• procedura de încheiere a contractelor;
• procedura de acceptare și plată;
• măsurile de responsabilitate ale părților;
• soluționarea litigiilor.

Clienții care achiziționează bunuri, lucrări, servicii în conformitate cu Legea nr. 223-FZ trebuie să elaboreze și să plaseze în EIS un regulament de achiziții. Dacă nu publicați documentul, veți lucra conform regulilor Legii nr. 44-FZ. Dacă fondatorul sau proprietarul proprietății organizației a acceptat furnizarea modelului, dezvoltați-vă documentul pe baza standardului. Citiți ce să scrieți în regulamentul privind achizițiile și cum să îl publicați în ENI.

223-FZ specifică metodele de achiziție competitivă: licitație, licitație, cerere de propuneri, cerere de ofertă. Dar clienții pot folosi alții dacă îi includ în prevederi. Trebuie reamintit faptul că unele bunuri, lucrări și servicii trebuie achiziționate numai în format electronic.

Vă rugăm să rețineți că instituțiile bugetare și autonome, întreprinderile unitare municipale, întreprinderile unitare de stat, precum și filialele clienților trebuie să aplice prevederile model. O prevedere standard de achiziție în conformitate cu 223-FZ trebuie să conțină cel puțin trei părți neschimbabile:

• procedura de pregătire a procedurii și reglementările pentru implementarea acesteia;
• metodele de achiziție și condițiile de utilizare a acestora;
• termen încheierea contractului.

Organizația care a elaborat regulamentul trebuie să indice în ordinea aderării dacă pot fi aduse modificări altor secțiuni.

Un alt punct despre care trebuie să știe un client începător: înainte de a începe o achiziție, trebuie să creați un comision. Clienții au fost obligați să facă acest lucru din 2018. Ce fac membrii comisiei:

• participă la pregătirea notificării și a documentației;
• verificați cererile depuse pentru a respecta cerințele și condițiile documentației;
• răspunde cererilor de clarificare a documentației;
• să implice experți pentru a evalua aplicațiile sau să o facă singuri;
• ia decizii cu privire la recompensare / negociere;
• negociază cu participanții;
• alege câștigătorul;
• ia decizii cu privire la abandonarea procedurii etc.

Comisia trebuie să fie formată din cel puțin 5 membri. Se recomandă includerea în componența specialiștilor ale căror activități sunt cumva legate de subiectul achiziției. Recomandarea sistemului de comandă de stat cu exemple din practica clienților și șabloane de documente va ajuta la crearea unui comision.

223-FZ pentru manechine: orar

Document	Perioada de plasare în EIS
Poziţie	15 zile de la data aprobării
Schimbări de poziție	15 zile de la data aprobării
Înștiințare	Cu 20 de zile înainte de sfârșitul termenului limită de înscriere
Modificări de observat
Documentație de cumpărare	Concomitent cu notificarea
Clarificări	3 zile de la data primirii cererii
Protocoale
Contract după semnare
Modificări ale contractului
Raportarea	Nu mai târziu de a 10-a zi a lunii următoare lunii de raportare

Cum se lucrează la licitații cu condiții speciale. 12 moduri interesante achiziții sub 223-FZ

Există licitații și licitații „clasice” de înțeles, dar uneori puteți găsi nume destul de exotice, cum ar fi „achiziții complexe” sau „selecție consolidată”. Dar nu fi alarmat. Clientul are într-adevăr dreptul de a furniza în regulamentul de achiziții publice altele decât o licitație sau o licitație, metode de achiziție (partea 3 a articolului 3 din Legea nr. 223-FZ). În acest caz, clientul este obligat să stabilească în Regulamentul privind achizițiile publice procedura de achiziție în orice mod - adică modul în care îl conduce exact.

Lucruri aproape complicate pentru furnizorii începători sub 223-FZ

Ce ar trebui să facă un furnizor începător pentru a începe să participe la achiziții? La fel ca și pentru clienți, vă recomandăm să urmați o pregătire de bază cu privire la procedurile de achiziții din legislația 223, pentru a înțelege regulile, tipurile, procedura de depunere și criteriile de evaluare a cererilor etc.

Este necesar să obțineți o semnătură digitală electronică, configurați la locul de muncăși începeți să căutați proceduri. Majoritatea achizițiilor sunt efectuate electronic. Pentru a participa la acestea, este necesar să obțineți acreditarea la locul unde se desfășoară achiziția. Puteți citi despre acest lucru în anunț.

2019 modificări

În continuare, să vorbim despre schimbări recenteîn 223-FZ. În special, au abordat securitatea cererilor - aceasta este suma pe care un participant o plătește atunci când depune o cerere pentru a confirma seriozitatea intențiilor. Clienții pot solicita securitate pentru aplicație dacă prețul inițial al contractului depășește 5 milioane de ruble. Dimensiunea sa nu poate depăși 5% din prețul inițial al contractului.

În regulament, clienții trebuie să indice ce metode de achiziții competitive vor fi utilizate, precum și să stabilească în ce cazuri sunt utilizate tipuri de proceduri neconcurențiale. Toate achizițiile sunt în mod electronic în mod implicit. Cu toate acestea, în regulament, clientul are dreptul să indice ce proceduri vor rămâne pe hârtie. În ceea ce privește achizițiile competitive în rândul IMM-urilor, acestea fac parte din obligatoriu sunt efectuate electronic.

Clienților li s-a interzis să indice marca și țara de producție în documentație. Se crede că acest lucru limitează concurența. Dacă indicați TK, nu uitați să adăugați „sau echivalent”. Această frază poate fi utilizată în următoarele cazuri:

• alte produse de marcă nu sunt compatibile cu produsele clientului;
• se cumpără piese de schimb și materiale consumabile echipamentelor unei anumite mărci;
• bunurile sunt achiziționate pentru executarea unui contract de stat;
• condiția privind marca este stipulată prin acordul internațional, în cadrul căruia se efectuează achiziția.

Este important ca clienții să dezvolte documentația pentru toate achizițiile, cu excepția cererii de ofertă. Conform noilor cerințe, este necesar să se indice prețul contractului sau formula acestuia, precum și cerințele pentru participanții la achiziții și subcontractanții pe care îi atrag, necesare participării documentelor.

Formarea unui cadru de reglementare pentru organizarea procesului de achiziții în conformitate cu 223-FZ

Este foarte important să îi familiarizați pe clienți cadru de reglementare pentru achizițiile sub 223-FZ și experiența în procesul de achiziții, utilizând exemplul OJSC al Băncii din Moscova, evidențiați dificultățile, domeniile problematice și etapele. Sarcina principală este de a găsi soluția optimă și de succes pentru toate problemele, identificând „pro” și „contra” acestui model. Lucrul cu acest proces are succes, dar poate fi numit și creativ. În mod constant se fac modificări la 223-FZ, precum și noi soluții.

Dacă o companie tocmai ia calea 223-FZ, atunci trebuie să fie înregistrată pe site-uri precum Servicii de stat, Achiziții de stat, precum și la acreditate platforme de tranzacționare... Fără aceasta, este imposibil să vă începeți activitățile sub 223-FZ. Acolo sunt plasate toate documentele de reglementare care trebuie publicate prin lege. Toate acțiunile de tranzacționare sunt efectuate numai acolo și nicăieri altundeva.

Cu site-urile, procesul este destul de simplu, deoarece acestea oferă sfaturi utilizatorilor de mult timp, explicând în detaliu și popular toate subtilitățile sistemului.

Procesul de înregistrare în sine nu este complicat. După cum știți, trebuie întotdeauna să adăugați timp suplimentar etapei pregătitoare. Acest lucru este necesar pentru a aproba reglementările și a pregăti documente pentru standardele etajelor de tranzacționare.

După acreditare pe platforma de tranzacționare, este imediat necesar să se plaseze reglementările de achiziții ale companiei. Acest document face obiectul publicării obligatorii în domeniul public.

Acesta este un document fundamental (condiționat extern) al fiecărei organizații, în conformitate cu 223-FZ, care reglementează activitățile de achiziții și care conține:

• termeni, definiții, dispoziții generale;
• cerințe pentru sprijinul informațional al achizițiilor (inclusiv lista și condițiile de afișare a informațiilor în Sistemul de informații unificat (EIS));
• cerințe pentru participanții la procedurile de achiziții publice și documentația pe care o furnizează;
• cerințele de achiziții, metodele și formele procedurilor de achiziție (inclusiv o descriere a procedurii și condițiilor de utilizare a metodelor de achiziție - efectuate prin licitație, licitație, cerere de ofertă, cerere de propuneri, achiziții de la un singur furnizor și prin alte mijloace (înainte de aprobarea modificărilor la 223-FZ limitând modurile de varietate);
• procedura de încheiere și executare a contractelor, precum și alte prevederi legate de furnizarea de achiziții;
• este determinat de legea de către care este aprobat („Banca Moscovei” - Consiliul Director).

De asemenea, este important să postați un plan de achiziții. Până când compania nu plasează aceste documente, nu se consideră că funcționează sub 223-FZ. Tot ceea ce este inclus în aceste documente este întotdeauna revizuit de autoritățile de reglementare. Planul de achiziții și reglementările privind achizițiile trebuie să fie acordate o atenție specială. Experții recomandă adoptarea unui regulament de achiziții de un fel companie mare, similar în specific. Va fi complet și exhaustiv - poate fi luat în siguranță ca bază, deoarece experiența companiei aici este dificil de supraestimat: toate etapele procedurilor, condițiile de acces pentru participanți și multe alte puncte sunt descrise acolo.

Reglementări privind Comisia pentru licitații (Comisia pentru achiziții). Componența Comisiei de licitație.

Acesta este un document care definește obiectivele, obiectivele, funcțiile, puterile, îndatoririle și responsabilitățile membrilor comisiei, procedura de organizare și conduită.

• Legea nu specifică cine este aprobat („Banca Moscovei” - Consiliul de administrație al băncii)

Ordinea interacțiunii dintre departamente în implementarea activităților de achiziții.

Acesta este un document care definește întregul proces de achiziții interne de la inițierea unei cerințe la raportarea cu privire la executarea contractelor.

• Legea nu specifică de către cine este aprobată („Banca Moscovei” - prin ordinul președintelui băncii)

Există, de asemenea, documente care vor ajuta la formarea competentă a procesului de achiziție:

• Reguli pentru formarea prețului inițial (maxim). Acest document este util din punct de vedere al metodologiei de formare a prețului contractului. Va fi util pentru interpreți.
• Regulament privind planificarea și organizarea controlului asupra execuției bugetului și a planului de achiziții.
• Metodologia de evaluare și comparare a ofertelor... Se folosește într-o anumită etapă atunci când există o evaluare a rezultatelor.
• Regulamentul privind încheierea contractelor de afaceri. Reglează procesul de pregătire contracte model companii. Determină specificul formării contractelor.
• Standard de calcul al performanței achizițiilor. Un indicator al perspectivelor pe termen scurt și pe termen lung pentru achiziții.

Cu cât achizițiile sunt mai reglementate, cu atât va fi mai ușor să lucreze toți angajații companiei.

Sisteme și instrumente interne pentru optimizarea activităților de achiziții

• Elaborarea formularelor standard de documente cu instrucțiuni pentru completarea acestora. Acest lucru va ajuta la asigurarea celor mai tipice forme de documente și a celor mai tipice articole de achiziție. Formele tipice au fost preluate din versiunea Word, anumite câmpuri au fost protejate cu o parolă, au fost reglementate procesul de lucru cu artiștii interpreți și procesul de verificare a departamentelor. Acest lucru minimizează probabilitatea de erori și simplifică procesul de pregătire a documentelor pentru angajați.
• Detalii și reglementări maxime ale procesului de achiziție.
• Implementarea unor platforme speciale pentru achiziții / revizuirea celor existente (SAS, 1C, Cognitive, LanDocs, SDO-Procurement etc. etc.).
• Automatizarea rutelor de aprobare, coerența, controlul versiunilor, stabilirea concluziilor și a riscurilor posibile.
• Partajare portal / rețea întreprindere.

Nu toate companiile își pot permite să își automatizeze sistemele. Puteți oricând să simplificați procesele de achiziție, precum și să rafinați baza existentă. Banca Moscovei nu a achiziționat software; a început să lucreze cu fluxul de lucru tradițional pe hârtie, care a devenit ulterior electronic în sistemul LanDocs. Este important să se evite cât mai mult documentele prin optimizarea procesului, deoarece ciclul de achiziții este la scară largă, iar autoritățile de reglementare pot face verificări în care furnizarea de documente electronice va fi cea mai eficientă.

Eficacitatea implementării de special sisteme electronice:

• O bază de date completă cu informații despre achiziții, inclusiv pentru formarea datelor statistice pentru analiza prospectivă a factorilor care afectează eficiența achizițiilor, în funcție de specificul acestora, termenii contractului / executării, sezonalitatea, criteriile de evaluare și alți parametri.
• Control complet al ciclului pentru o analiză mai profundă a activităților de achiziții. Determinarea eficienței maxime nu numai în momentul achiziției, obținerea ofertei optime pe piață, ci și în perioada contractului, incl. respectarea termenelor limită, posibil contabilizarea amenzilor / penalităților și a altor garanții care afectează eficiența generală a activităților de achiziții publice, precum și calitatea îndeplinirii obligațiilor și luarea deciziilor pentru optimizarea costurilor la un nivel diferit.
• Minimizarea costurilor forței de muncă pentru activitățile mecanice ale departamentelor responsabile cu aprovizionarea, eliberând resurse pentru sarcini strategice pentru a maximiza optimizarea achizițiilor.
• Capacitatea de a genera rapoarte privind contractele încheiate și executarea acestora, lunar, rapoarte despre SMPS, ceea ce minimizează, de asemenea, costurile forței de muncă și probabilitatea unor erori tehnice atunci când se generează rapoarte în modul manual.
• Capacitatea de a încheia contracte în formă electronică prin EETP, de a optimiza colectarea și plasarea informațiilor în registrul contractelor, precum și la executare.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziții.

Caracteristicile achizițiilor din rețeaua regională.

În orice organizație, atunci când desfășoară proceduri de achiziții, există 3 grupuri principale. Acestea sunt divizii independente care formează nevoia de bunuri / lucrări / servicii pentru a asigura activitățile organizației.

Inițierea / executarea unităților. Aceștia sunt cei care au nevoie de achiziții și cei care au un buget, adică deținătorii bugetului. Acestea formează nevoia de bunuri, lucrări, servicii pentru a asigura activitățile organizației și sunt responsabile pentru achiziții în domenii care sunt de competența unor astfel de unități în cadrul bugetului aprobat și susțin contractele de achiziții. Cel mai adesea, aceste divizii trimit restul termenilor de referință. Întregul proces de documentare a achizițiilor revine persoanelor responsabile de conformarea cu 223-FZ.

Subdiviziuni potrivite. Acesta este orice serviciu financiar. Aceștia coordonează documentația procedurii de achiziție în competența lor.

Organisme / persoane autorizate. Organism colegial (inclusiv Comisia de licitație / funcționar (șeful unei unități structurale independente), Cumpărătorul, care este împuternicit să ia decizii cu privire la procedurile de achiziții publice în competența sa, în conformitate cu reglementările și documentele administrative.

Pentru a rezuma, acestea sunt 3 subiecte principale: primul inițiază achizițiile și le planifică, al doilea este de acord, al treilea este responsabil pentru deciziile luate.

Departamentul de relații cu furnizorii

Este angajat în achiziții în conformitate cu 223-FZ și combină funcții economice și juridice. El există la Banca Moscovei din 2013 și a lucrat inițial ca personal al unui specialist. Procesul de creare a unui astfel de departament este întotdeauna dificil, deoarece multe organizații consideră că nu ar trebui să se întâmple nimic semnificativ în ceea ce privește documentele, că este important doar să se respecte 223-FZ. Dar este important să cunoașteți specificul muncii și să extindeți constant personalul pentru o muncă eficientă. Este important să împărtășiți specificul în cadrul departamentului, precum și să aveți manageri speciali de achiziții (manageri de categorie) în cadrul personalului. Pe lângă cerințele generale ale 223-FZ și cunoștințele economice, ele dețin specificul subiectului în sine. Ei pot da recomandări, pot negocia cu alte structuri. Există, de asemenea, o poziție importantă de specialist în sprijinul achizițiilor publice. Aceștia sunt oamenii care cunosc în detaliu toate nuanțele platformelor de tranzacționare, publică informații și rapoarte, înțeleg EIS, se ocupă de planul de achiziții și îndeplinesc alte funcții.

Activități de relații cu furnizorii:

• verifică corectitudinea completării planului de achiziții / efectuării modificărilor planului de achiziții, consolidează, supune spre aprobare de către TC și îl plasează în EIS;
• monitorizează, gestionează și controlează procesul de achiziție, inclusiv coordonarea formularelor și metodelor de achiziție și a documentației de achiziții în conformitate cu cerințele legislației Federației Ruse și a documentelor administrative de reglementare;
• verifică documentația procedurii de achiziție / PQS pentru corectitudinea completării în conformitate cu formularele standard aprobate, inclusiv acordul cu privire la metodologia și evaluarea ofertelor, cerințele pentru ofertanții / participanții la procedura de achiziție / PQS;
• desfășoară deschiderea plicurilor cu cereri de participare, corectitudinea evaluării și comparării cererilor și rezumarea; ia decizii și aprobă documente în conformitate cu competențele delegate ale CT;
• oferă asistență informațională pentru activitățile de achiziții publice în conformitate cu Regulamentul privind achizițiile publice și legislația Federației Ruse. Participă la negocieri cu furnizorii;
• consolidează și plasează în EIS / oferă în Serviciul Federal statistici de stat, Agenția Federală pentru Administrarea Proprietăților de Stat, raportarea contractelor încheiate ca urmare a procedurilor de achiziție și raportarea activităților de achiziții;
• generează raportări interne pentru management cu privire la eficacitatea activităților de achiziții;
• formează o opinie atunci când trimite întrebări organelor colegiale cu privire la aprobarea unei achiziții de la un singur furnizor;
• formează și inițiază aprobarea cadrului normativ și metodologic care reglementează procedurile de achiziție;
• este responsabil pentru actualizarea la timp a informațiilor de pe portalul corporativ.

Participanții, puterile și responsabilitățile lor în procesul general de achiziții. Caracteristicile achizițiilor în rețeaua regională

Coordonarea achizițiilor în fiecare organizație este diferită: totul depinde de modul în care compania își scrie procesele pe hârtie. Legea federală 223 nu prevede restricții stricte cu privire la modul de organizare a achizițiilor în cadrul companiei. Dar ar trebui să existe reglementări cu privire la această activitate - acest lucru este important, în primul rând, pentru angajații companiei și eficiența muncii lor.

De exemplu, în „Banca Moscovei” existau valori prag la care contractele trebuie întocmite. Până la suma specificată, plata facturilor este permisă fără semnarea unui contract. Acesta poate fi un prag de până la 100.000 de ruble sau 500.000 de ruble.

Există, de asemenea, o practică de delegare a sucursalelor. De exemplu, aceasta este stabilirea unor sume diferite de prag la care sucursalele pot efectua achiziții pe cont propriu.

Activitate de cumpărare. Etape.

Planificarea și inițierea procedurilor de achiziții publice. Aceasta este atât formarea unui buget, cât și a unui plan de achiziții. După cum știți, din 2016 este imposibil să faceți o achiziție fără a publica un plan structurat de achiziții pentru anul următor. Fiecare achiziție este atașată la o linie de plan. Planificarea în viitor procedurile de achiziții în bancă se desfășoară prin formarea unui plan de achiziții, a cărui perioadă de planificare este un an calendaristic sau o altă perioadă stabilită de legislația Federației Ruse, în cazul achizițiilor de produse inovatoare. În perioada de valabilitate a planului de achiziții publice, din cauza necesităților de producție, în cazurile prevăzute de legislația Federației Ruse, este permisă modificarea planului de achiziții publice.

În conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 932, există momente în care modificările pot fi omise. Acesta este cazul când suma se modifică cu doar 10% din valoarea anunțată anterior, dacă se modifică formularul de cumpărare și alte puncte. Planul de achiziții este publicat până la 31 decembrie și este valabil pentru întregul an calendaristic următor.

Planificarea achizițiilor se face conform bugetului, dar planul de achiziții nu este un buget. Planul include achiziții de natură pe termen lung. Suma din plan poate fi mai mare decât suma planificată pentru anul respectiv. Dar Planul de achiziții se bazează pe buget.

Planul nu include achiziții nepublicate (până la 500/100 mii ruble). În același timp, verificarea și controlul se efectuează pentru zdrobirea artificială (cu scopul de a evita 223-FZ) și se oferă și propuneri pentru combinarea achizițiilor pentru a obține cele mai optime propuneri. Nu este permisă inițierea și desfășurarea unei achiziții fără includerea acesteia în Planul de achiziții.

Dacă planul conține achiziții pentru perioade diferite, de exemplu, o achiziție de monitoare în Q1 și o achiziție de monitoare în Q4, atunci ar trebui să fie posibilă combinarea acestor achiziții pentru una mai mare. O astfel de achiziție poate fi multiplă, dacă există o astfel de specificitate. Mulți clienți știu că cu cât este mai mare volumul bunurilor achiziționate, cu atât reducerile mai substanțiale pot fi obținute de la furnizor.

• ajustări planificate în mod continuu (lunar / trimestrial)
• ajustări urgente / neprevăzute (autoritate delegată)

În etapa de acord / avizare a contractului pe baza rezultatelor procedurii de achiziție, în absența / insuficiența fondurilor în buget, procedura de semnare este suspendată până la determinarea sursei de finanțare.

Formarea, coordonarea și aprobarea documentației de achiziție; plasarea unei achiziții în EIS, pregătirea răspunsurilor la solicitările ofertanților (dacă este necesar), modificarea documentației de achiziție (dacă este necesar). În această etapă, este posibilă anularea procedurii de achiziție.

Procesul de aprobare a documentației de achiziții la Banca Moscovei se realizează utilizând sistemul SDO Media. Vă permite să construiți automat un traseu, începând de la inițiere (executantul trimite cererea sa către departamentul de achiziții necesar). Antreprenorul creează o cerere și o trimite către departamentul administrativ. Acest departament formează documentația privind achizițiile. Există sisteme care vă permit să faceți acest lucru exact în același mod ca la nivelurile de tranzacționare și în sistemul de informații unificat folosind un șablon. Adică, acestea sunt câmpurile care sunt completate și publicate. Această documentație este aprobată de șef și merge de-a lungul unei rute automate către departamentele relevante pentru aprobare. Este important să folosiți ideile specialiștilor IT pentru a rafina procesele companiei dacă nu există nicio modalitate de a cumpăra software scump.

Documentul generat în acest sistem, după aprobarea șefului, merge la serviciul financiar și contabilitate. Dacă există comentarii pe document, acesta revine la interpret. La rândul său, antreprenorul finalizează documentul și urmează același traseu înapoi către aceste două departamente: serviciul financiar trebuie să vadă versiunea finală a documentului. Apoi documentul merge la departamentul juridic. Există o practică când departamentul juridic se uită la document încă de la început, dar acest lucru este opțional.

După ce a avut loc comisia de licitație, documentul poate sau nu să fie aprobat. Dacă este necesară revizuirea, documentul este trimis din nou contractantului și apoi secretarului comisiei de licitație.

Apoi, protocolul este plasat și redirecționat către departament pentru a lucra cu furnizorii. Departamentul efectuează publicarea. În funcție de metoda de achiziție, informațiile despre nuanțe sunt completate înainte de a rezuma rezultatele achiziției. După publicarea achiziției pe site, contractantul începe să controleze achiziția în EIS. După deschiderea plicurilor, se poate vedea clar un calendar cu memento-uri ale etapelor procesului și începe activitatea în cadrul departamentului de relații cu furnizorii în domeniul inițierii rezumatului. Însă însumarea rezultatelor rămâne în sarcina interpretului. Următorul pas este verificarea contrapartidei de către serviciul de securitate. În funcție de suma achiziționată, documentul este trimis fie șefului BSC, fie comisiei de licitație, în cazul în care suma achiziției depășește 5 milioane de ruble. Secretarul comisiei de licitație formează un pachet de documente și îl pune pe ordinea de zi a ședinței.

Dacă rezultatele sunt aprobate și nu sunt necesare operațiuni suplimentare, atunci se formează un protocol la aprobare și este trimis departamentului de relații cu furnizorii pentru plasare. Aceasta este etapa finală a achiziției - rezumând rezultatele pe site. Apoi, este lansat procesul de acceptare a contractului și generarea de rapoarte.

Acest proces poate include alți pași, dar aici este o listă de verificare de bază.

În plus, putem spune despre achizițiile care nu sunt publicate pe site-ul EIS și nu sunt incluse în planul de achiziții. Acestea sunt achiziții de până la 100/500 de mii de ruble. Pentru ei este prevăzută o schemă de potrivire simplificată. În astfel de cazuri, nu este generată nicio documentație de achiziție. Aprobarea are loc numai în etapa inițială (executant-profil serviciu-departament contabilitate-serviciu financiar-departament juridic). Dar aici este important să evitați împărțirea achizițiilor. Faza de revizuire a departamentului financiar este riguroasă, deci identifică achizițiile care pot fi combinate.

Subdiviziunile de control verifică prezența „zdrobirii” artificiale. Dacă se constată o defalcare specială deliberată a achizițiilor în achiziții mici, chiar și cu contrapartide diferite, dacă se depășesc 500 (100) mii de ruble, următoarea achiziție se efectuează în conformitate cu cerințele documentelor de reglementare aplicabile achizițiilor de peste 500 (100) mii de ruble.

Inițierea achizițiilor incluse în planul de achiziții durează 30 zile calendaristiceînainte de începutul lunii în care este planificată achiziția și / sau cu 60 de zile calendaristice înainte de data de expirare a contractului pe un subiect similar.

Pentru a nu încetini procesul de achiziție, în care există numeroase nuanțe, Banca Moscovei a elaborat un protocol de dezacorduri, care poate fi întocmit în orice etapă de aprobare. Aceste dezacorduri pot apărea între unitatea executantă și cea de negociere. Acest protocol este supus examinării de către o comisie sau alt organism. Autoritățile superioare sunt cele care iau o decizie cu privire la opțiunea aleasă și fie acceptă riscuri, fie nu le acceptă. În timpul verificărilor, protocolul dezacordurilor arată exact cum a decurs procesul decizional.

Structura Regulamentelor Comisiei de licitație din Banca Moscovei a fost creată pe baza puterilor membrilor acestei comisii. Pentru a optimiza activitatea Comisiei pentru licitații și a reduce timpul de achiziție, autoritatea de a aproba achizițiile este de până la 5 milioane de ruble. delegat șefilor de departamente.

În ceea ce privește anumite aspecte, este posibil să se ia decizii de către autoritățile superioare (Consiliul de administrație / președintele). Aceste posibilități trebuie să fie prevăzute, deoarece există situații diferite. Adesea, deciziile luate de Consiliul băncii au ajutat la apărarea poziției în FAS.

Executarea și încheierea contractelor. Pe baza rezultatelor procedurii, proiectul de contract finalizat este convenit cu DBU, SEM și JUD (vezi diapozitivul 15). Este posibil să modificați termenii contractului înainte de a semna în direcția îmbunătățirii. Această etapă trebuie inclusă pentru a evita probleme în timpul încheierii contractului. Este permis să se facă modificări în timpul executării contractului în ceea ce privește: Volum / preț / calendar. Dacă contrapartea se îndreaptă către acest lucru, atunci modificările sunt permise. Acordul nu ar trebui să difere de protocolul final. De exemplu, puteți prescrie posibilitatea modificărilor de preț pentru achizițiile de la un singur furnizor cu cel mult 15%. Modificările sunt coordonate și aprobate de către organismele / persoanele autorizate care au luat anterior o decizie de încheiere a unui acord.

Deschiderea plicurilor (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor), recompensare și post-calificare (dacă este necesar), întrebări către participanți (dacă este necesar). Participanții la achiziții pot fi, de asemenea, prezenți în această etapă. Retribuirea este necesară pentru a obține cele mai bune oferte din aplicațiile participanților.

Rezumând și evaluând eficacitatea achiziției (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor) și aprobarea câștigătorului achiziției (cu excepția achizițiilor de la un singur furnizor).

Coordonarea și încheierea contractelor pe baza rezultatelor procedurilor de achiziții publice și a modificărilor aduse acestor contracte.

Formarea, furnizarea și plasarea rapoartelor privind rezultatele activităților de achiziții publice. În conformitate cu cerințele 223-FZ și cu alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, clientul generează rapoarte privind activitățile de achiziții. De asemenea, trebuie plasat în EIS. Ce este raportarea?

1. Informații pentru registrul contractelor încheiate. Subdiviziunea care a încheiat contractul trimite / intră într-un anumit sistem:

• informații despre acordul încheiat pentru plasarea în EIS (plasarea în termen de trei zile de la data încheierii acordului),
• informații despre modificări în ceea ce privește volumul, prețul și calendarul (plasarea în termen de 10 zile de la data efectuării acestor modificări),
• informații despre rezultatele executării contractelor încheiate ca urmare a achiziției, inclusiv plata contractului (afișată în termen de 10 zile de la data executării contractului),
• informații despre rezilierea contractului încheiat pe baza rezultatelor achiziției.

Raportare lunară... Acesta este format și plasat în EIS înainte de a 10-a zi a lunii următoare lunii de raportare și include atât achiziții publicate, cât și achiziții nepublicate. Aprobat de o persoană autorizată a organizației.

Raportarea anuală a achizițiilor de la IMM-uri. Acesta este format și plasat în UIS până la 1 februarie a anului următor anului de raportare. Aprobat de o persoană autorizată a organizației.

Procesul de executare a rapoartelor și publicarea acestuia trebuie respectate cu strictețe pentru a evita amenzile din partea autorităților de reglementare. Există un tabel de penalizări (diapozitivul 20). Trebuie să îl cunoașteți și să încercați să optimizați procesul de achiziții pentru a evita costurile financiare.

Control asupra executării contractelor + plasarea rapoartelor asupra contractelor.

Modelul prezentat de organizare a activităților de achiziții sub 223-FZ timp de 3,5 ani a permis:

• faceți 2.000 de cumpărături publicate,
• îmbunătățirea eficienței achizițiilor, incl. prin obținerea reducerii maxime din prețurile inițiale (maxime) ca urmare a procedurilor concurențiale,
• fără costuri suplimentare pentru sistemele costisitoare de automatizare a rutelor de flux de documente,
• excludeți amenzile și ordinele autorităților de reglementare în domeniul achizițiilor: 10 plângeri au fost depuse împotriva acțiunilor Băncii de la Moscova, 0 au fost considerate justificate. Nu au existat instrucțiuni suplimentare din partea autorităților de reglementare. Din aceasta rezultă că modelul Băncii Moscovei poate fi considerat funcțional și eficient.

De asemenea, fiecare companie își poate crea propria resursă corporativă pentru schimbul de informații actualizate și documentație de achiziții.

Întrebări ale participanților

Este posibil să efectuați licitații comune în conformitate cu 223-FZ? De exemplu, 2 întreprinderi unitare achiziționează reparații rutiere.

Da, este posibil. Doar oportunitate și ordine achiziții comune trebuie menționate în Regulamentul privind achizițiile, atât al unei organizații, cât și al celeilalte.

Există o limită a numărului de achiziții de la un singur furnizor sub 223-FZ?

Nu există astfel de restricții, dar companiile ar trebui să fie ghidate de bunul simț, precum și de alte documente de reglementare (135-FZ) și să excludă restricțiile privind concurența. De asemenea, condițiile de achiziție de la un singur furnizor trebuie să fie precizate în Regulamentele privind achizițiile și documentele de reglementare.

Noul plan de achiziții aprobat. Instituția nu este obligată să sprijine SMP. Ar trebui să completez această secțiune, să o las necompletată sau să o șterg?

Nu trebuie să-l ștergeți: formularul este aprobat prin decretul guvernului. Secțiunea poate fi lăsată necompletată punând zerouri în ea.

La formarea unui plan, a unei notificări și a unor informații privind achizițiile, formularea achiziției se poate modifica. Cât de critice sunt aceste schimbări?

Astfel de modificări sunt esențiale, deoarece există o legătură cu planul de achiziții pentru publicarea achiziției. Articolul de achiziție este luat de acolo. Acest lucru este cel mai bine evitat, ar trebui să existe uniformitate.

Cum recalculează Banca Moscovei costul achizițiilor valutare în coloana „Volumul cumulativ”? Este automat sau manual?

Când nu exista un sistem și planul de achiziții a fost format în tabelul Excel, la formarea planului pentru anul, moneda a fost transferată la rata aprobată de bancă. Pentru planificarea bugetară, ratele sunt reduse „de sus” la data aprobării. Bugetul este format în conformitate cu acești indicatori.

Termenul pentru încheierea unui contract cu PE după expirarea a 10 zile, precum și după procedurile de achiziție?

Acesta este un punct controversat, deoarece nu există o interdicție directă. Pentru achizițiile competitive, este mai bine să reziste cât mai mult posibil acestei perioade. Dar dacă trebuie să cheltuiți mai repede, atunci nu există nicio problemă.

În cazul în care regulamentul nu precizează rațiunea pentru prețul inițial (maxim) al contractului și rațiunea alegerii unui furnizor atunci când achiziționați de la un singur furnizor. Trebuie să justificați alegerea unuia sau a altui furnizor unic?

Nu este nevoie să publicați justificarea pe site. Dar trebuie să înțelegeți că acest lucru ar trebui specificat în cadrul organizației, adică în regulamentul privind achizițiile. Atunci când sunt auditate de autoritățile de reglementare, trebuie furnizate astfel de justificări.

Dacă toate achizițiile sub 223-FZ sunt de până la 100 de mii de ruble de la un singur furnizor. Trebuie să creez o comisie de licitație?

Este posibil să nu fie necesar, dar ar trebui să existe persoane autorizate care să răspundă de aprobarea achizițiilor. De asemenea, ar trebui să existe un plan de achiziții zero care să fie postat pe site.

Contract pentru furnizarea de servicii contra cost. O tratați ca pe o achiziție?

Da, dacă nu depășește pragul pentru achizițiile publicate. O astfel de achiziție trebuie doar inclusă în raportarea lunară.

Este posibil să se facă modificări la Regulamentul privind achizițiile? Dacă da, atunci există un calendar pentru înregistrarea achizițiilor după efectuarea modificărilor.

Puteți face modificări, nu există restricții, dar există obligația de a publica aceste modificări în modul prevăzut de lege (15 zile de la data aprobării).

Sub 44-FZ, este imposibil să se modifice proiectul de acord. Este posibil să modificați contractul în etapa semnării acestuia?

Puteți face modificări. Dar nu ar trebui să existe nicio acțiune care să poată îmbunătăți poziția câștigătorului.

Prin ce document sunt autorizați specialiștii să aducă modificări minore documentației?

În Banca Moscovei, aceste competențe sunt atribuite comisiei de licitație.

Metoda de evaluare este plasată ca parte a documentației de achiziție de fiecare dată pentru procedura de evaluare specificată de 223-FZ?

Nu de fiecare dată. Metodologia de evaluare este un document suplimentar și este utilizată în licitații, cereri de propuneri (acolo unde există și alte criterii în afară de preț).

Cine solicită oferte comerciale și formează prețul inițial (maxim) al contractului?

La Banca Moscovei, interpreții o fac. Procesul de cumpărare începe cu o cerință de cumpărare. Unitatea executantă pregătește documentația pentru a justifica prețul. Sunt utilizate prețurile și condițiile contrapartidei actuale și, dacă achiziția este nouă, atunci cererea este trimisă pe piață. După primirea propunerilor, se face o evaluare. Structura prețurilor poate fi găsită la zakupki.gov. Dacă un furnizor este unic, atunci nu este nimic cu care să compare oferta sa, dar este verificat și dacă este adecvat un cost similar într-o altă companie.

Cumpărare examen medical angajați până la 100 de mii de ruble. Care sunt restricțiile privind metoda de cumpărare de la un singur furnizor? Trebuie să pregătesc o sarcină tehnică?

Aici achiziția este directă, nu este nevoie să o publicați. O misiune tehnică este necesară dacă documentele de reglementare impun acordul asupra unui contract.

Cine și cum controlează executarea contractului, precum și plasarea informațiilor în EIS?

Executarea contractului este controlată de inițiator. De asemenea, el efectuează cumpărarea și încheierea contractului. Cumpărătorul plasează informații în EIS.

Cum este organizată împărțirea responsabilității între managerii de categorie și editor?

Managerii de categorii sunt responsabili pentru esența achiziției și conținutul acesteia. Editori - pentru momentul plasării, controlul calendarului și procedurile de deschidere. Editorii nu se adâncesc în esența achizițiilor și nu efectuează verificări suplimentare.

În cursul muncii, au fost identificate contracte de până la 100 de mii de ruble care nu au fost incluse în raportare.

Nu ar trebui să existe astfel de situații, dar rapoartele pot fi ajustate. Aceste ajustări sunt vizibile. Mai bine să închei contracte decât să te ascunzi.

Funcționează Banca Moscovei cu contracte-cadru de alimentare cu energie electrică?

Toate organizațiile sunt uneori forțate să fie de acord cu termenii contrapartidelor lor. Este posibil să încheiem un contract de dezacord în ceea ce privește modificarea contractului în sine. De regulă, prețul maxim nu este prescris acolo, deoarece volumul se adaugă de fapt. Conform tarifului, acest lucru este fixat în planul de achiziții. Dacă există modificări tarifare, atunci puteți lucra cu ele fără acorduri suplimentare.

În acest articol, vom discuta dispoziția privind achizițiile în cadrul 223-FZ. Dacă ați citit acest articol, atunci înțelegeți importanța acestui subiect. După cum știți, orice lege este un organism viu în continuă schimbare. legea federală Nr. 223 nu face excepție. Aici oferim informații relevante la începutul anului 2019, colectate doar esența întrebării care vă interesează, structurate o cantitate imensă de informații pe care le vedeți pe internet. Acest articol vă va fi interesant și util. Cunoștințele dobândite după lectură pot fi aplicate în muncă.

Deci, vom face cunoștință cu câțiva termeni și le vom da o definiție bazată pe legea actuală. Să înțelegem conținutul și structura acestor documente. Să aflăm ce sunt achizițiile. Să înțelegem principiile acestui document și ce cerințe i se impun. Să ne gândim la cine are dreptul să dezvolte și să aprobe regulamentul privind achizițiile publice. Să luăm în considerare exemple specifice.

Definiție

Un regulament de achiziții este un document care reglementează activitățile de achiziții ale clientului.

Structura textului:

• cerințe pentru procedură, inclusiv procedura pentru pregătirea și implementarea lor în modurile despre care vom vorbi mai jos;
• procedura și condițiile de aplicare a acestora;
• procedura de încheiere și executare a contractelor;
• alte prevederi legate de securitatea achizițiilor.

De ce sunt necesare clauze de achiziție?

Nu este negociabil faptul că sunt necesare. Deci, de ce sunt atât de necesare?

in primul rand, grație acestui document, există o legătură între domeniul economic, dezvoltarea condițiilor pentru satisfacerea la timp și completă a nevoilor clientului în bunuri, lucrări, servicii;

În al doilea rând, pentru uz comercial, cu indicatorii necesari de preț, calitate și fiabilitate;

În al treilea rând, se întâmplă implementarea corectă Bani;

Al patrulea, există posibilitatea ca persoanele juridice și persoanele fizice să participe la achiziționarea de bunuri, lucrări, servicii pentru nevoile clienților și să stimuleze o astfel de participare;

a cincea, apare concurența loială, publicitatea și transparența tranzacțiilor sunt asigurate, corupția și alte fenomene dăunătoare sunt excluse.

Avantajele poziției

Această reglementare este necesară, în primul rând, chiar de către client. Dacă există, atunci este obligat să desfășoare activități de achiziții exclusiv în modul prescris de el.

Organizarea achizițiilor sub 223-FZ este mult mai profitabilă decât sub 44-FZ și are o serie de avantaje:

1. Alegerea oricărei metode convenabile de cumpărare.
2. Setarea propriilor cerințe pentru furnizori.
3. Efectuați rapid modificări la planul de achiziții.
4. Auto-prescrierea calendarului.
5. Stabiliți baza pentru achiziționarea de la un singur furnizor.
6. Reducerea numărului de contestații la FAS prin reducerea motivelor pentru aceasta.

Cu cât sunt formulate mai precis cerințele pentru participanți și cu cât activitățile de achiziții publice sunt mai specifice, cu atât mai rapid organizația va putea ridica procesul de licitare la un nivel mai înalt de muncă și va primi servicii de calitate la un preț accesibil.

Tipuri de achiziții sub 223-FZ

Competitiv

Condiții de achiziții competitive

1) informațiile sunt comunicate de către client într-unul din următoarele moduri:

a) prin plasarea unei notificări într-un sistem informațional unificat, accesibil unui număr nelimitat de persoane, cu atașarea documentației necesare;

b) prin trimiterea invitațiilor de participare la această procedură în cazurile prevăzute la art. 3.5 223-FZ, cu atașarea documentației de achiziții competitive la cel puțin două persoane capabile să livreze bunuri, să efectueze lucrări, să presteze servicii care fac obiectul procedurii;

2) concurența este asigurată între participanți pentru dreptul de a încheia un acord cu clientul cu privire la condițiile propuse în cererile de participare, propunerile finale ale participanților;

3) descrierea subiectului se realizează în conformitate cu cerințele art. 3 h. 6.1, 223-FZ.

Metode de achiziții competitive

1. licitare:

Concurs (concurs deschis, concurs electronic, concurs închis);

Licitație (licitație deschisă, licitație electronică, licitație închisă);

Cerere de ofertă (cerere de ofertă în formă electronică, cerere închisă de ofertă);

Cerere de propuneri (cerere de propuneri în formă electronică, cerere închisă de propuneri);

2. în alte moduri stabilite în reglementări și care îndeplinesc cerințele art. 3 h. 3, 223-FZ.

Necompetitiv

O achiziție este neconcurențială dacă termenii săi nu îndeplinesc termenii de achiziție competitivă descriși de noi mai sus.

Metode de achiziții necompetitive, inclusiv de la un singur furnizor (executant, contractant), sunt stabilite prin regulament.

Principiile achizițiilor în conformitate cu 223-FZ

• deschiderea informațională;
• participare egală, absența diferitelor tipuri de hărțuire și restricții neclare asupra luptei concurențiale în raport cu participanții;
• utilizarea corectă a banilor pentru achiziționarea de bunuri, lucrări, servicii și implementarea acțiunilor vizate muncă eficientă client;
• nicio restricție a admiterii la participare prin impunerea unor cerințe excesive sau insuficiente pentru participanți.

Cine elaborează și aprobă regulamentul privind achizițiile?

Luați în considerare această problemă în Tabelul 1.

tabelul 1

P / p Nr.	Client	Drept de aprobare
1.	corporație de stat (GC)	organul suprem de conducere al unei corporații publice
2.	companie de stat (GU)	organ suprem de conducere al unei companii de stat
3.	întreprindere unitară de stat (SUE)	șeful acestei întreprinderi unitare
4.	întreprindere unitară municipală (MUP)	șeful unei întreprinderi unitare
5.	instituție autonomă (AO)	consiliul de supraveghere al acestei instituții autonome
6.	Societate pe acțiuni	1) consiliul de administrație (de exemplu, consiliul de supraveghere); 2) colegial agenție executivă din aceasta societate pe acțiuni(dacă carta societății comerciale prevede îndeplinirea funcțiilor consiliului de administrație, de exemplu, consiliul de supraveghere de către adunarea generală a acționarilor societății comerciale)
7.	societate cu răspundere limitată (LLC)	adunarea generală a membrilor companiei

Modelul de dispoziții privind achizițiile publice

Cine are dreptul să le aprobe?

1. Organ executiv federal care are funcțiile și puterile fondatorului unei instituții bugetare, o instituție autonomă;
2. Un organism executiv federal sau o organizație care exercită puterile proprietarului proprietății unei întreprinderi unitare.

Pentru cine este obligatorie aplicarea regulamentului model atunci când aprobă regulamentul sau îl modifică?

1. Instituții bugetare;
2. Instituții autonome;
3. Întreprinderile unitare de stat.

Structura poziției

• concepte și definiții de bază;
• metode acceptate de alegere a unui interpret;
• condițiile de securitate a postării;
• algoritm pentru pregătirea procedurii;
• etapele alegerii unui contractor și încheierea unui contract;
• procedura de încheiere a unui contract cu un furnizor;
• cerințe pentru notificări și documentație, precum și procedura de modificare a notificării și documentației;
• cerințe de timp;
• procedura de elaborare a protocoalelor;
• condiții pentru formarea rapoartelor lunare;
• regulile de procedură pentru comisia de achiziții;
• procedură de achiziții publice cu participarea întreprinderilor mici și mijlocii (IMM-uri).

Cerințe pentru clauzele model

Documentul trebuie să îndeplinească o serie de cerințe. Această problemă este importantă, deci să ne oprim mai detaliat asupra ei.

1. Documentul standard indică, printre altele, data până la care instituțiile bugetare relevante, instituțiile autonome, întreprinderile unitare modifică regulamentul sau aprobă unul nou.
2. Documentul trebuie să indice următoarele informații care nu pot fi modificate în timpul dezvoltării și aprobării instituțiilor bugetare, instituțiilor autonome, întreprinderilor unitare:

   1) etape de pregătire și (sau) achiziții;
   2) metodele de achiziție și condițiile de utilizare a acestora;
   3) termenul pentru încheierea unui contract pe baza rezultatelor unei achiziții competitive, în conformitate cu 223-FZ;

1. Regulamentul standard ar trebui să indice principiile participării întreprinderilor mici și mijlocii la procedură, reglementate de Guvernul Federației Ruse în conformitate cu punctul 2 din partea 8 a art. 3 223-FZ;
2. Acesta este prevăzut într-un sistem de informații unificat de către un organism executiv federal, un organ executiv al unei entități constitutive ale Federației Ruse, un organism guvernamental local sau o organizație specificată în partea 2.1 a art. 2 223-FZ, în termen de 15 zile de la data aprobării prevederilor model;
3. Dacă se fac modificări la regulamentul standard, atunci aceste modificări trebuie aplicate de către instituțiile bugetare, instituțiile autonome, întreprinderile unitare;
4. Schimbari in documentație standard sunt plasate într-un sistem de informații unificat de către organul executiv federal, organul executiv al entității constitutive ale Federației Ruse, organismul local de auto-guvernare sau organizația specificată la art. 2 partea 2.1 223-FZ, în termen de 15 zile de la data aprobării. La înregistrarea modificărilor aduse documentului standard, este indicată perioada în care instituțiile bugetare, instituțiile autonome, întreprinderile unitare sunt obligate să modifice regulamentul privind achizițiile publice sau să aprobe unul nou. Mai mult, o astfel de perioadă nu ar trebui să fie mai mică de 15 zile de la data înregistrării în sistemul de informații unificat a modificărilor aduse documentului.

Unde pot găsi dispoziția model?

Puteți găsi reglementările pe portalul sistemului de informații unificat (http://zakupki.gov.ru), și anume în secțiunea „Planificare”, așa cum se arată în Figura 1:

Registrul prevederilor privind achizițiile în conformitate cu 223-FZ

În secțiunea „Planificare” de pe site-ul sistemului de informații unificat, veți găsi linia „Regulamente privind achizițiile 223-FZ” (Figura 3):

Dacă faceți clic pe linia specificată, se va deschide Registrul Reglementărilor privind achizițiile (223-FZ) (Figura 4):

Mai jos puteți vedea o listă de organizații și puteți selecta departamentul dorit făcând clic pe numărul de registru. Luați în considerare exemplul preșcolarului autonom municipal instituție educațională Rostov-on-Don " Grădiniţă Nr. 42 ". Făcând clic pe linia „Informații”, o fereastră cu următoarele secțiuni se va deschide în fața noastră, așa cum se arată în Figura 5:

• Informații generale;
• Metode de cumpărare;
• Documente de poziție;
• Schimbări;
• Jurnalul de evenimente.

Să mergem la fila „Informații generale” și să vedem informațiile despre client, unde sunt furnizate următoarele informații (Figura 6):

• Numele complet al organizației;
• Denumirea prescurtată a organizației;
• INN / KPP;
• OGRN;
• Adresa organizației.

Vă rugăm să rețineți că putem vedea toate informațiile în formă tipărită.

Mai jos ni se oferă următoarele informații (Figura 7):

• Numarul documentului;
• Nume;
• Numele autorității de aprobare;
• Justificare pentru efectuarea modificărilor;
• Data aprobării;
• Data efectivă;
• Versiune;
• Stare;
• Data postării.

Am aruncat o privire mai atentă pe fila Informații generale. Mai mult, puteți examina independent filele rămase, unde numele metodei de achiziție este indicat în „Metode de cumpărare”; „Documente și reglementări” conține clauzele și modificările indicate de client. În filele „Schimbare” și „Jurnal de evenimente” sunt indicate de asemenea toate modificările și acțiunile care au avut loc cu reglementările.

Ce secțiuni include această prevedere? (pentru un exemplu specific)

Nume: "Reglementări privind achiziționarea de bunuri, lucrări, servicii pentru nevoile instituției de învățământ preșcolar autonome municipale din orașul Rostov-pe-Don" Grădinița nr. 42 ".

De acord: Șef al MADOU nr. 42 L.A. Lenetskaya

Aprobat de: Prin decizia reuniunii Consiliului MADOU nr. 42.

Protocol Nr 1/19 din 14.03.2019

Prevederi și condiții de bază:

1. Dispoziții generale.
2. Cerințe pentru participanți.
3. Comisia de achiziții.
4. Planificarea achizițiilor.
5. Procedura de achiziții competitive.
6. Achiziții competitive în formă electronică. Operarea unei platforme electronice în scopul unei astfel de achiziții.
7. Suport pentru informații.
8. Descrierea articolului.
9. Condiții de admitere la participare și eliminare de la participare.
10. Executarea contractului și obligațiile de garanție.
11. Metode de procurare.
12. Procedura de conduită cu un singur furnizor (executant, contractant).
13. Procedura de recurs.
14. Încheierea și executarea contractului.
15. Registrul contractelor.
16. Prioritatea mărfurilor de origine rusă, lucrările, serviciile prestate de persoane ruse în legătură cu bunurile provenite dintr-un stat străin, lucrările, serviciile prestate de persoane străine.
17. Caracteristicile procedurilor, ale căror participanți pot fi doar întreprinderi mici și mijlocii.

Pentru a afla mai multe despre această prevedere, urmați linkul.

concluzii

Un regulament de achiziții este un document care reglementează activitățile clientului.

Fără îndoială, este important pentru că în muncă, clientul este obligat să fie ghidat de acesta. Cu ajutorul acestui regulament, clientul își satisface pe deplin nevoile de bunuri, lucrări, servicii. De asemenea, din punct de vedere economic, fondurile sunt cheltuite corect, iar concurența loială este asigurată. Clientul poate prescrie cerințele, condițiile, termenii necesari pentru el. Și cu cât o face cu mai multă precizie, cu atât va fi mai bun produsul, postul sau serviciul pe care îl va primi.

Documentul de mai sus are o serie de avantaje pe care le-am analizat: este alegerea unei metode convenabile de desfășurare a procedurii, setarea propriilor cerințe, modificarea rapidă a planului de achiziții etc.

Clauza de achiziție este un act juridic? Sigur. Vom vedea asta dacă ne întoarcem la art. 2 223-FZ " Bază legală achiziționarea de bunuri, lucrări, servicii ".

Etichete:

O platformă educațională cu o prejudecată practică pentru instruirea participanților la achiziții (furnizori)