يجب إنشاء المستندات في المنظمة وفقًا لقواعد موحدة ، ولها قوة قانونية وسهلة الاستخدام.يصعب تنفيذ ذلك إذا لم تقبل الشركة متطلبات الأعمال الورقية وتفاصيلها.

يجب وضع القواعد التي تحكم إعداد وتنفيذ الوثائق التنظيمية والإدارية بموجب قانون تنظيمي محلي للمنظمة. هذا هو عادة تعليمات ورقية.

بالإضافة إلى ذلك ، مفصلة يقلل التنظيم من مخاطر التعارض بين مؤدي المستند (الذي يعد مسودته) والخدمة دعم التوثيقإدارة... في بعض الأحيان ، يحاول فناني الأداء الذين لا يرغبون في الوفاء بمتطلبات معينة كثيفة العمالة أو "جديدة" بالنسبة لهم تجنب ذلك. إنها تتطلب منك الإشارة إلى مكان تهجئة هذه القاعدة بالضبط - فقرة وثيقة تنظيمية... ومنذ ذلك الحين معظم متطلبات تنفيذ المستندات التنظيمية والإدارية في روسيا هي الآن ذات طبيعة استشارية ، ويمكن جعلها إلزامية فقط على مستوى المنظمة ، بعد أن تم تحديدها في قانون تنظيمي محلي.

حقيقة مثيرة للاهتمام

عرض الانهيار

في ممارسة العمل المكتبي ، هناك قواعد معينة لتسجيل الوثائق التنظيمية والإدارية. في السابق ، تم تكريس هذه القواعد في قانون قانوني معياري - التعليمات المعيارية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 8 نوفمبر 2005 رقم 536). برغم من هذا المستندكان مخصصًا للوكالات الفيدرالية فقط ، وكان مستخدمًا على نطاق واسع من قبل المنظمات الحكومية وغير الحكومية الأخرى.

منذ عدة سنوات ، فقدت التعليمات المعيارية قوتها ، ولم يتم تضمين قواعد إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية في قانون تنظيمي آخر. وهذا يعني أنه لا يمكن العثور اليوم على المعلومات المتعلقة بتنفيذ المستندات التنظيمية والإدارية إلا في المستندات ذات الطابع التوصيتي. بادئ ذي بدء ، تشمل هذه:

• القواعد الارشاديةبشأن تطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية (تمت الموافقة عليها بأمر من Rosarkhiv بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76) و
• GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية ".

يجب وضع قواعد إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية في القانون التنظيمي المحلي للمنظمة ، والذي سيوجهه موظفوها.

هيكل ومحتوى التعليمات الكتابية

يمكن التوصية / إنشاء هيكل تعليمات الأعمال الورقية ومحتوياتها من الأعلى:

• على سبيل المثال ، تحدد المبادئ التوجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من Rosarkhiv رقم 76 بتاريخ 23.12.2009) هيكل ومحتوى التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي للهيئة التنفيذية الفيدرالية وهيئاتها الإقليمية.
• والتأثير على التعليمات منظمة تجاريةربما على سبيل المثال شركة إدارةمن خلال التطوير لشركاتها التابعة تعليمات النموذجفي العمل المكتبي (في هذه الحالة ، يجب أن يكون هيكل التعليمات في جميع الشركات التابعة هو نفسه).

ينص الهيكل القياسي للتعليمات على تعيين القاعدة مرة واحدة ولا يتم تكرارها في أقسام أخرى. يتيح لك ذلك تقليل حجمه ، وتسهيل تحديثه ، وتجنب التناقضات بين فقرات التعليمات المختلفة ، والإشارة إلى عدد فقرة واحدة فقط في رابط القاعدة.

ومع ذلك ، فإن هذا يؤدي إلى حقيقة أن قواعد إعداد مستند واحد ، على سبيل المثال ، أمر ، سيتم تضمينها في 3 أقسام من تعليمات الأعمال الورقية:

• وصف لتسجيل تفاصيل الطلب - في قسم "تسجيل تفاصيل المستندات" ؛
• متطلبات الهوامش وتباعد الأسطر - في قسم "نماذج المستندات" ؛
• الفروق الدقيقة من حيث معالجة الطلبات - في قسم "ميزات معالجة الطلبات".

وهذا ليس مناسبًا دائمًا لفناني الأداء:

• لتوضيح متطلبات تنفيذ المستندات ، تحتاج إلى إلقاء نظرة على عدة أقسام من التعليمات ، وهذا شاق ؛
• ليس من الواضح دائمًا الأقسام التي يجب "مسحها ضوئيًا" بحثًا عن معلومات مهمة ، فقد لا تبحث في مكان ما.

إذا كانت هناك متطلبات لهيكل ومحتوى التعليمات الكتابية (كقانون محلي للمنظمة) ، فيجب مراعاتها. ومن أجل جمع المتطلبات الأساسية بشكل مضغوط لإعداد المستندات وتقليل تكاليف العمالة لفناني الأداء لدراسة القواعد ، يمكنك تطوير تذكيرات موجزة لإعداد أنواع معينة من المستندات ، على سبيل المثال:

• تذكيرًا موجزًا ​​بتنفيذ الأمر ،
• مذكرة مختصرة حول كيفية إعداد خطاب خدمة ،
• مذكرة موجزة عن تسجيل البروتوكول ، إلخ.

تطوير مذكرة (على سبيل المثال ، أمر)

يجب تطوير مذكرة لتصميم أي وثيقة بعد (وبناءً على) تعليمات العمل المكتبي. فوائد المذكرة:

• يتم جمع جميع المتطلبات المتعلقة بتصميم نوع معين من المستندات في مكان واحد ؛
• يمكن عرض بعض القواعد بشكل مرئي في مثال الترتيب ، مما يسهل فهمها وتذكرها.

المذكرة القصيرة ليست لائحة محلية وبالتالي لا تحتاج إلى الموافقة عليها. يتم تطويره لغرض المساعدة المنهجية لفناني الأداء:

• بالنسبة للموظفين الجدد (أو أولئك الذين يضعون طلبًا لأول مرة) ، تؤدي المذكرة وظيفة تدريب في شكل مرئي مناسب. لديك أناس مختلفون"سعة معلوماتية" مختلفة: من الصعب جدًا ويستغرق وقتًا طويلاً لشخص ما لإتقان تعليمات كاملة للعمل المكتبي (أو حتى مجرد العثور عليها معلومات ضرورية). من الأسهل بكثير "استيعاب" حجم المذكرة ؛
• لاحقًا بالنسبة لأي شخص ، تصبح المذكرة "ورقة غش" يمكنك من خلالها تحديث التفاصيل بسرعة.

يُنصح ببدء المذكرة بمثال على تنفيذ الأمر ، حيث يتم عرض القواعد التالية بشكل إضافي:

• حجم الحقول
• حجم المسافة البادئة للفقرة ؛
• تباعد الأسطر؛
• حجم الخط وطريقة رسمه ؛
• التعليق على المتطلبات الفردية لتصميم التفاصيل (على سبيل المثال ، تسلسل الأحرف الأولى والألقاب في النص و "التوقيع" المطلوب).

التعليقات على الصفحة التي تحتوي على مثال لأمر ما يجب ألا تُدمج مع نص المستند ؛ لذلك ، يُنصح بطباعتها بخط بلون وأسلوب مختلفين (انظر المثال 1).

يجب اتباع المذكرة بعد ترتيب العينة وصف قصيرتفاصيل الوثيقة:

يُنصح بتطوير مذكرات مماثلة لأنواع أخرى من المستندات. هنا نسخة أخرى من مذكرة قصيرة - الآن خطابات الخدمة(انظر المثال 2).

تفترض المعايير الموصى بها تباعد أسطر مختلف (في مكان ما 2-3 ، في مكان ما 2-4) بين التفاصيل المختلفة. من أجل عدم إرباك فناني الأداء ، يمكنك تعيين نفس المسافات البادئة في المؤسسة (في كل مكان في مثل هذه الحالات ، 2-3 تباعد بين الأسطر).

تتم طباعة الأسطر الموجودة داخل بعض التفاصيل مع تباعد الأسطر بمقدار 1.5 سطر ، وداخل الأسطر الأخرى - مع تباعد سطر واحد. يجب أن ينعكس هذا في المذكرة (انظر الترتيب في المثال 1). على الرغم من أن بعض المنظمات قررت بنفسها طباعة جميع تفاصيل المستند بنفس الفاصل الزمني الأدنى ، حتى لا تربك الناس.

إذا قررت حظر استخدام الواصلة في المستندات (عندما يتدفق جزء من الكلمة إلى السطر التالي) ، فهذا منصوص عليه في المذكرة.

6 نوفمبر 2018 رئيس القسم. شركة الطاقة ذ

مثال على مذكرة لموظف جديد

مذكرة للموظف الجديد! لماذا يحتاجها الموظف الجديد وقسم الموارد البشرية؟ لنبدأ بالمبتدئين. اليوم الأول في الوظيفة - بالنسبة للكثيرين ، يصبح كابوسًا حقيقيًا ، لأنه في يوم واحد يجب أن يتعرف على كل شيء ويتذكره ويبدأ في التكيف. لذلك ، فإن ورقة الغش هذه ، ومذكرة إلى موظف جديد ضرورية ببساطة للتنقل في القواعد ، في الفضاء.

لماذا يحتاجه قسم الموارد البشرية؟ من الضروري ألا يقوم موظفو قسم شؤون الموظفين بالردع على تفاهات ، وحتى لا يشرحوا لكل وافد جديد مكان وجوده ومن أين يحصل على ماذا.

زملاء العمل! أتمنى أن تكيف المذكرة مع الموظف الجديد لمؤسستك ، وسوف تؤتي ثمارها!

زميلي العزيز!

يسعدنا أن نرحب بكم في Romashka LLC. نحن على يقين من أنك ستشعر بالفعل في الأيام الأولى من العمل أن Romashka LLC هي فريق من الأشخاص المتشابهين في التفكير والذين يحبون عملهم ويحاولون القيام به بشكل أفضل من الآخرين.

بالضرورة!

قبل أن تبدأ ، يجب أن تتعرف على محتويات المستندات الموجودة في المجلد "محلي" في المجلد العام في Exchange. أنظمة"(LNA) ، حيث يظهر الجيش الوطني الليبي المعتمد حديثًا بشكل مستمر ، وكذلك في مجلد" Office work "، الذي يحتوي على معلومات مفيدة عن العمل المكتبي ، بما في ذلك الكتب المرجعية عن الكتابة الصحيحة خطاب عمل، وتسميات الحالات ، وما إلى ذلك.

يجب مراجعة هذه المجلدات بانتظام.

1. قواعد العمل المقبولة

يتم تعيين الموظفين لمدة خمسة أيام 40 ساعة أسبوع العمل: بدء العمل - 9 ساعات 00 دقيقة ، نهاية العمل - 18 ساعة 00 دقيقة.

مدة استراحة الغداء من 12:00 إلى 13:00.

يتم توفير الموظفين الإجازة السنويةمع الحفاظ على مكان العمل (الوظيفة) ومتوسط ​​الدخل ، المدة 28 أيام التقويم... ينشأ الحق في استخدام إجازة عن السنة الأولى من العمل للموظف بعد ستة أشهر من عمله المستمر في الشركة. يمكن توفير إجازة للعام الثاني والسنوات اللاحقة من العمل وفقًا لجدول الإجازة.

في القضايا التي تتطلب قرارات من إدارة الشركة أو نوابه ، يجب على الموظف الاتصال بمشرفه المباشر. يجب في البداية اعتماد جميع البيانات والمذكرات من قبل مشرفك المباشر.

يجب على موظفي الشركة ، عند أداء مسؤوليات العملارتداء ملابس المكتب. يجب ألا ترتدي السراويل القصيرة والجينز والتنانير القصيرة ؛ ملابس رياضية ، ملابس بحر (بلايز ، سروال قصير ، صندرسس مع أحزمة كتف) ، وكذلك ملابس مصنوعة من الأقمشة الشفافة ، بفتحة عميقة (ظهر مفتوح ، سمين) ، ألوان براقة ، بها صور أو نقوش كبيرة.

2- المكافأة

تُدفع الرواتب للموظفين مرتين في الشهر وهي: دفعة مقدمة - في اليوم العشرين بمبلغ 40٪ من الراتب الرسمي، التسوية النهائية - في الخامس من الشهر بالتحويل إلى بطاقة الراتب "Ak Bars Bank". بناءً على نتائج العمل يحصل الموظف على مكافأة شهرية تصل إلى 40٪ من الراتب.

تصدر بطاقة الراتب في دائرة المحاسبة والتقرير بعد التوقيع على أمر التوظيف. لست مضطرًا للذهاب إلى قسم المحاسبة بنفسك ، حيث يتم توفير جميع المستندات اللازمة من قبل إدارة شؤون الموظفين. بمجرد أن تصبح البطاقة جاهزة ، سوف يدعوك قسم المحاسبة والتقارير لاستلامها.

يحظر:

• ينتزع من مكان العمل ممتلكات أو أشياء أو مواد تابعة للشركة دون الحصول على الإذن المناسب ؛
• التدخين في الأماكن التي يتم فيها فرض هذا الحظر وفقًا لمتطلبات السلامة والصرف الصحي الصناعي ؛
• إجراء محادثات هاتفية شخصية طويلة ؛
• استخدم الانترنت، البريد الإلكترونيوأنواع الاتصال الأخرى للأغراض غير الأساسية ؛
• إحضار معك أو تناول المشروبات الكحولية ، تعال إلى المنظمة أو كن بداخلها في حالة إدمان الكحوليات أو المخدرات أو التسمم السام ؛

مهم:

طلب القرطاسية وإصدار تصريح إلكتروني, معدات المكتب - قسم الانشطة الادارية (الدور الاول غرفة ترفيهية).

إنشاء بريد إلكتروني في Outlook- مسؤول النظام (هاتف)

تسجيل مذكرة لاستلام التليفونات والتجهيزات المكتبية- يشارك مشرفك المباشر.

الحصول على هاتف العمل والمعدات المكتبية- (قسم الدعم الفني)

قائمة بأرقام هواتف موظفي الشركة- مقدم من دليلك المباشر.

تسجيل شهادة خدمة- من الضروري تقديم صورتك في شكل إلكتروني (بصيغة jpeg) إلى إدارة الموارد البشرية.

تسجيل استقطاع الضريبة- من الضروري تزويد قسم المحاسبة والتقرير بنسخة من شهادة الميلاد لكل طفل دون سن 18 ، وكذلك لكل طالب متفرغ ، طالب دراسات عليا ، مقيم ، متدرب ، طالب ، طالب تحت سن 24.

زميلي العزيز!
نحن سعداء جدًا لانضمامك إلى فريقنا ونأمل أن يكون ذلك في
في المستقبل القريب ، يمكننا معًا الاستمتاع بأول
النجاح المهني!
نحن نعلم أنه في البداية قد يكون لديك الكثير من الاختلاف
أسئلة حول الشركة وهيكلها وخصائص تنظيم العمل ،
آفاق النمو وأكثر. سأل كل منا أنفسنا متشابهين
أسئلة عندما بدأت مسيرتي المهنية هنا ، ونفهم مدى أهمية ذلك
تلقي إجابات كاملة وفي الوقت المناسب لهم.
حتى تعتاد بسرعة على شركتنا وتكون واثقًا
للتنقل في بيئة جديدة ، قمنا بتجميع "دليل
موظف جديد ". يحتوي على كل ما تحتاجه في الأشهر الأولى
معلومات العمل ، إجابات للكثيرين أسئلة مهمةو مفيد
توصيات لإكمال فترة الاختبار بنجاح و
التكيف المبكر مع مكان جديد.
نتمنى لكم التوفيق وسيسعدنا تقديم الدعم في الوقت المناسب!

عن الشركة

التاريخ

المهمة ، القيم

جغرافيتنا

إيجابياتنا

لتسهيل تخيل هيكل الشركة ،
انظر من النافذة وابحث عن شجرة أجمل هناك.
جذور الشجرة هي وحداتنا / أقسامنا الهيكلية ،
التي تضمن حياة الشركة ،
دعم أساس وجودها.

مركز التنمية
رئيس قسم التطوير: Shafranyuk Ivan

قسم الموارد البشرية
رئيس القسم: Zotova Irina
مدير الموارد البشرية: فاسيليفا ماريا

قسم خدمة العملاء
رئيس القسم: جيرنوفا نينا

قسم صغير الحجم
شحن
رئيس القسم: أولجا ماركيلوفا

قسم خدمة العملاء - الموقع
(كازاخستان)
مدير الإدارة:
تيخونوفا إيلينا
نائب رئيس:
ميلنيكوفا ايرينا

قسم المراقبة (كازاخستان)
رئيس القسم: غريبينتسوف أليكسي

قسم النقل (كازاخستان)
رئيس الدائرة: ابوب علياء

قسم النقل (روسيا)
رئيس القسم: لانتسمان يفجيني

قسم خدمة العملاء (روسيا)
رئيس القسم: Dunaitseva Anastasia

مركز الاتصال
رئيس القسم: Isakovich Larisa

قسم خدمة العملاء - ATI (كازاخستان)
رئيس القسم: إيلينا كوندراتييفا

خدمة التوصيل
رئيس القسم: Rzhavsky Andrey

قسم قانوني
رئيس القسم: أندريفا إيلينا

محاسبة
كبير المحاسبين: ناتاليا شكاتوفا

هو - هي
مسؤول النظام: أنتونوف رومان

خطة المكتب
تعرف على خطة المكتب لشركتنا ، حتى يسهل عليك التنقل فيها.

قواعد الشركة
في شركتنا ، هناك العديد من القواعد التي تحتاج إلى التعرف عليها من أجل العمل
كان مريحًا لك ولزملائك.
1. من المعتاد أن نحيي الزملاء ، ولا يهم ما إذا كنت تعرفهم شخصيًا أم لا.
2. ليس لدينا قواعد لباس أو أي لباس محدد. اذهب للعمل في
كل ما هو مريح لك.
3. نحن جميعًا مختلفون ، ولدينا اهتمامات وتفضيلات مختلفة ، ويمكن أن نناقشها
أي موضوع ولكن مع العدوان - أبدا! أول مظهر من مظاهر العدوان والفظاظة
خطوة نحو الفصل.
4. "فترة الاختبار" - لا تبدو هذه العبارة في بلدنا جملة. إذا كنت تعمل بشكل جيد وأنت
تمكنت من الانضمام بسرعة إلى الفريق ، يمكن للمدير أن يغلق فترة التجربةقبل. ومع ذلك ، حتى يجري
في فترة تجريبية ، لا تختلف عمليا عن الموظفين الآخرين في حقوقك وامتيازاتك.
من أجل القيام بكل شيء ، تحتاج إلى التركيز والقيام بالعمل الذي سينقلك
اتجاه النتيجة.

أدوات العمل الأساسية
بالنسبة لأدوات العمل الرئيسية ، فهذه هي:
صندوق بريد،
سكايب،
محرك جوجل ،
بوابة الشركة "Cargo"
1 ج.
هذه هي الأهم والأكثر أهمية (بالإضافة إلى الاتصال الخلوي) أدوات الاتصال.
بدون فتح صندوق البريد الخاص بك ، فإنك تخاطر بفقدان معلومات مهمة ،
والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على عملك.

بوابة الشركات "البضائع"
قام فريق المبرمجين المحترفين لدينا بتطوير بوابة الشركة "Cargo" التي ، بالإضافة إلى
معلومات الخدمة لحساب البضائع وصيانتها (والتي ستتعرف عليها لاحقًا) معلومات عنها
الثقافة المؤسسية للشركة. دعونا نلقي نظرة فاحصة ...

الخط الساخن - في حالة العمل غير الفعال لزملائك ، يمكنك ذلك
أخبر الإدارة عن الموقف ، والتي ستستجيب بالتأكيد على الفور
الإشارة والمساهمة في حلها.
إشعار ل قسم المواصلات- في حالة عدم وجود مدينة في
آلة حاسبة عند حساب عمليات التسليم في روسيا إلى المستودعات ، أو
الكشف عن معلومات غير صحيحة عن الأسعار ، إرسال إخطار إلى
قسم النقل للمراجعة.

طلب مراجعة 1C - في حالة وجود مشاكل
أو أفكار لتحسين 1C ، يرجى إرسال إشعار إلى
قسم التطوير.
الخط الساخن لأعمال المحاسبة - إذا كان لديك أي
أسئلة أو صعوبات عند التعامل مع قسم المحاسبة ،
أخبرني عنها لتحصل عليها مساعدة فوريةمن
خطوط إرشاد

الأساسيات - ينشر هذا القسم القواعد واللوائح
العمل في الشركة.
بنك الأفكار هو القسم الذي تولد فيه الابتكارات. تستطيع
تقديم فكرتك لتحسين كفاءة العمل
شركة والحصول على هدية لا تنسى لذلك!

في نفس الصفحة يمكنك تتبع الأحداث المهمة في الشركة -
إخطارات التعيينات الجديدة ، أعياد الميلاد ، المواعيد
الموقف ، وكذلك معلومات حول مسابقات الشركات و
النتائج!
في المستقبل القريب ، شركة
مكتبة حيث سيتم جمع الأدب ، متنوعة
المنشورات الإلكترونية والمطبوعة وندوات الفيديو على
مختلف الأستاذ. الاتجاهات التي يمكنك اتخاذها
قسم الموارد البشرية.

العمل في الشركة
هناك العديد من الأمثلة على النمو القوي في شركتنا ، ويمكنك أن تنجح! إذا كنت معنا ، إذن لديك
لديك الفرصة لتحقيق المزيد. يمكنك تحقيق طموحاتك المهنية والمالية هنا!
يوجد في GC "Samkom" الكثير من الأمثلة على انتقال الموظفين من إدارة إلى أخرى. ربما لك
حالة من هذه السلسلة! نحن نفهم أنه يمكن لأي شخص أن يجلس في مكان واحد ، ويفقد ذوقه
العمل ، ولكن غالبًا ما يكون لدينا ما نقدمه له. موظف قيم ومؤهل
سأكون سعيدًا لرؤية كل قائد تقريبًا في مجموعة شركات Samkom!

"لا" للأسئلة دون إجابات!
إذا لم تتمكن من العثور على إجابة لسؤالك في الدليل ، نوصيك بإكمالها
الإجراءات التالية:
1. استخدم القسم " معلومات مفيدة"، حيث اتصالات ممثلي مختلف
إدارات وخدمات الشركة. اتصل بممثل الخدمة التي لديها
علاقة مباشرة بسؤالك.
2. إذا كنت لا تعرف أي خدمة أو قسم من الشركة تتوجه إليه
أي سؤال تهتم به ، يرجى الاتصال بأقرب زملائك أو
مرشد يطلب المساعدة.

معلومات مفيدة

نعلق آمالا كبيرة عليك ونعتقد أن كل جديد
الشخص هو العالم ، وخلف صورة شخصية غير مألوفة في قائمة الموظفين
يمكنك العثور على محاور وصديق مثير للاهتمام ، وستكون وظيفة جديدة
شيء مفضل لفترة طويلة!
مع أطيب التحيات ، مجموعة شركات Samkom

قم بتحليل أهدافك على متن الطائرة وتقدير ميزانية الموارد البشرية الخاصة بك لتحديد أدوات الإعداد التي يمكن أن تساعدك في تسريع إدخال الموظف في مؤسستك وموقعك. اعتمادًا على الموظف الذي تعمل على تطوير برنامج تأهيل له ، حدد أداة واحدة أو أكثر.

ما هي أدوات التكيف الموجودة

تُستخدم أدوات التكيف التالية على نطاق واسع في الممارسة العملية:

• رسالة ترحيب؛
• اجتماع ترحيب
• كتاب الموظف
• اليوم الأول للمبتدئين
• مجموعة المبتدئين
• معلومات عن المبتدئ.
• خطة التكيف
• يوم المبتدئين
• التدريب خلال فترة التكيف ؛
• دورة تمهيدية؛
• التوجيه.

يمكن استخدام كل من هذه الأدوات بشكل مستقل أو بالاشتراك مع الآخرين. في الوقت نفسه ، من المهم استبعاد المواقف التي تعقد تكيف الوافدين الجدد وقد تثبط عزيمتهم.

كيف تكتب بريد الكتروني ترحيبي

لتهدئة مخاوف الموظف الجديد بشأن اليوم الأول في الموقع الجديد ، أرسل له رسالة ترحيب. انعكس فيه:

• التحية والتهاني على التوظيف.
• معلومات عامةحول التنظيم والوحدة الهيكلية ؛
• عنوان المكتب والاتجاهات ومواقف السيارات و (أو) مخطط النقل ووقت السفر التقريبي ؛
• الاسم الكامل والصورة والهاتف والبريد الإلكتروني للموظف الذي سيلتقي بالوافد الجديد ويظهر مكان العمل;
• رقم المكتب الذي يتوقع فيه الوافد الجديد ، وإذا لزم الأمر ، خطة لكيفية الوصول إليه ؛
• الاسم الكامل للمشرف المباشر ومنصبه ، إن أمكن - صورة للمشرف و صورة جماعيةزملاء العمل؛
• خطة يوم العمل الأول وجدول العمل وصورة مكان العمل ؛
• قائمة الوثائق المطلوبة للتوظيف ؛
• وصف موجز لنظام المكافآت ؛
• قواعد اللباس ، إن وجدت. إذا كانت قواعد اللباس صارمة ، يرجى إرفاق الصور مع أمثلة ، مثل موظف جديديجب أن يرتدي ملابس للعمل ؛
• وصف الميزات الأخرى ثقافة الشركة.

اكتب رسالة بأي شكل.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بتعبئة خطاب ترحيب آخر نيابة عن رئيس الشركة. سيسعد الموظف الجديد بتلقي رسالة من رئيس المنظمة وقراءة الأمنيات الإيجابية. مثل هذه الرسالة - أداة فعالةمما يزيد من دافعية وولاء الموظفين منذ أيام العمل الأولى.

يمكنك إرفاق نسخ إلكترونية من كتاب الموظف ، ومجموعة أدوات للمبتدئين ، وروابط لمعلومات عن صاحب العمل على الإنترنت ، على سبيل المثال ، على الشبكات الاجتماعية ، مع خطاب الترحيب الخاص بك.

كيفية استضافة اجتماع ترحيبي

إذا كنت تريد أن تظهر لموظفك المستقبلي موقفًا خاصًا ، فدعوه إلى اجتماع شخصي. على سبيل المثال ، قم بدعوة موظف لتناول القهوة أو الغداء خلال ساعات العمل.

في الاجتماع ، أشكرك مرة أخرى على موافقتك على أن تصبح جزءًا من فريقك ومناقشة الجوانب المهمة لعملك المستقبلي للموظف وصاحب العمل.

إذا لم تكن هناك إمكانية لعقد اجتماع شخصي ، فقم بترتيب اجتماع عبر الإنترنت ومكالمة فيديو عبر Skype. لذلك ستوفر وقت جميع المشاركين في التعارف بالمراسلات.

إذا لم تكن بحاجة لمقابلة الزملاء ، ولكنك تريد ترك انطباع إيجابي ، فقم بعمل فيديو قصير للموظف المستقبلي حيث تقوم أنت وأعضاء الفريق بتحية الوافد الجديد.

كيف تؤلف كتاب الموظف

كتاب الموظف مطبوع أو طبعة إلكترونيةالذي يعرّف الموظفين الجدد بمبادئ وقواعد المنظمة ويتحدث عن أنشطتها. يمكن تسمية كتاب الموظف في المؤسسات المختلفة بشكل مختلف: مجلد الموظف ، كتيب الشركة ، مذكرة موظف جديد (نسخة مختصرة - كتب).

كما تبين الممارسة ، فإن الشكل الأكثر ملاءمة لـ طبعة مطبوعةكتاب الموظف هو تنسيق A6 (105 × 148 مم) ، مما يجعل من الممكن تسميته أيضًا كتاب مرجعي للجيب.

تحدد كل منظمة محتوى كتاب الموظف بشكل مستقل. كقاعدة عامة ، يتضمن معلومات عامة تتعلق بظروف العمل والمعيشة في المنظمة ، وقائمة بالأشخاص الذين يمكن للموظفين الجدد الاتصال بهم بشأن قضايا معينة (تشير إلى أرقام الهواتف أو عناوين البريد الإلكتروني للاتصال) ، والقواعد العامة للشركة ، ووثائق عينات التصميم ، إلخ.

بالإضافة إلى كتل المعلومات ، يمكن أن يحتوي كتاب الموظف أيضًا على كتل مثل:

• تحية من رئيس المنظمة.
• الهيكل التنظيمي؛
• وصف الهيكل التنظيميالمنظمات ذات الأسماء والصور ؛
• معلومات حول رموز الشركات ؛
• مفردات مصطلحات الشركة ، إلخ.

في الوقت نفسه ، لا ينبغي أن يثقل كتاب الموظف بالمعلومات غير الضرورية ، والتي يمكن أن تخيف الموظفين الجدد وتزيد من سوء عملية إدراك المعلومات الأساسية.

يمكن أن يكون كتاب الموظف لجميع موظفي المنظمة أو لفئات معينة من الموظفين. على سبيل المثال ، قد يحتوي كتاب للموظفين العاملين عن بعد على قسم إضافي يتضمن جميع المواد الخاصة بدورة التكيف. إن إضافة هذا القسم له ما يبرره تمامًا ، نظرًا لأن الموظفين الذين يعملون عن بُعد لا تتاح لهم الفرصة لحضور الدورة التمهيدية شخصيًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تطوير كتاب خاص بالموظفين لممثلي المهن الأكثر عددًا في المنظمة. على وجه الخصوص ، يمكن أن يكون:

• كتاب بائع في سلسلة بيع بالتجزئة كبيرة ؛
• كتاب مدقق حسابات في شركة تدقيق كبيرة ؛
• كتاب مهندس كهرباء في شركات صناعة الطاقة.

في الشركات الجديدة النامية بنشاط ، يوصى بتطوير كتاب خاص للقائد. تضمين وصف للعمليات التجارية واللوائح ، على سبيل المثال ، اللائحة الخاصة بإعداد وحماية ميزانية الوحدة أو اللوائح المحلية المتعلقة بالعمل مع الموظفين وتنظيم ، على وجه الخصوص ، قضايا اختيار الموظفين والتكيف والفصل .

وزع الكتاب على الموظف في أول يوم عمل. إذا لم يكن لدى مؤسستك نسخة ورقية من الكتاب ، فيمكنك:

• إرسال الكتاب إلكترونيًا إلى البريد الإلكتروني للموظف ؛
• ضع الكتاب على موقع الشركة أو في مجلد شبكة عامة ؛
• ضع مادة الكتاب عليها منصة المعلومات، الوصول إليه مجاني لجميع الموظفين.

يشير الشخص في المؤسسة المسؤول عن تعريف الوافد الجديد إلى الكتاب ، على سبيل المثال ، مرشد أو موظف موارد بشرية ، إلى أهمية المعلومات الواردة فيه ، ومن الناحية المثالية ، يوافق على وقت يكون فيه الوافد الجديد بعد التعارف الأولي يمكن طرح الأسئلة ومناقشة أي نقاط مثيرة للجدل.

خطط لعدد مرات تحديث الكتاب حيث قد تتغير المعلومات الواردة فيه. تقديم معلومات محدثة بانتظام للموظفين الحاليين.

كيف تنظم يومك الأول للمبتدئين

اليوم الأول للوافد الجديد عبارة عن مجموعة من الأنشطة المصممة لتكوين انطباع إيجابي عن الموظف الجديد في المنظمة وإلهام العمل فيها.

استعد مسبقًا لليوم الأول للمبتدئين. أثناء انتظار ظهور موظف جديد في المكتب ، يجب عليك:

• إعداد مكان عمل الموظف ، بحيث لا يحتوي على أي أشياء تخص الموظف السابق ؛
• التحقق من توفر أدوات العمل اللازمة (مجموعة من الأدوات المكتبية وأدوات القياس وما إلى ذلك) ؛
• طلب تصريح ، إصدار شارة ؛
• تحضير تحيات من الزملاء (بطاقات المعايدة مع مهنة جديدة(بما في ذلك الإلكترونية) ، لوح الشوكولاتة ، تذكار الشركات) ؛
• إنشاء صندوق بريد إلكتروني عامل للموظف المستقبلي ، والوصول إلى البرامج اللازمة لعمل الموظف الجديد ؛
• تطوير خطة عمل الموظف لفترة التجربة ؛
• تطوير خطة التكيف.

سيُظهر مثل هذا العمل التمهيدي للموظف الجديد أنه منذ الأيام الأولى كان عضوًا مرحبًا به في الفريق ، وكان متوقعًا حقًا ومستعدًا لوصوله. نظرًا لأن موقف الموظف تجاه المنظمة يتشكل منذ الأيام الأولى ، فلا تسمح للموظف أن يشعر بأنه مهجور هذه الأيام. وللسبب نفسه ، يجب ألا تحدد موعدًا لخروج موظف جديد في اليوم الذي سيتغيب فيه مشرفه المباشر و (أو) معلمه ، على سبيل المثال ، في رحلة عمل أو إجازة أو إجازة مرضية).

الموقف: كيف تُظهر للموظف أنه مرحب به في مكان عمل جديد

بحيث يكون الموظف في أول يوم عمل في منظمة جديدةشعرت كأنك جزء من الفريق:

• امنح الوافد الجديد هدية تذكارية بشعار المنظمة لمساعدته على التماهي مع الشركة ؛
• قبل أن يذهب الوافد الجديد إلى العمل ، أرسله إلى المنزل بالبريد أو بالبريد السريع بطاقات العملللتأكيد على أهميته وإظهار أنه اتخذ القرار الصحيح - للعمل في هذه المنظمة ؛
• إقامة حفلة صغيرة للاحتفال بانضمام موظف جديد إلى الفريق ، أو ترتيب اجتماع للفريق في اليوم الأول من العمل للتعرف على الفريق ؛
• قدم الوافد الجديد مع تي شيرت أو حامل أكواب بتوقيعات جميع الموظفين ؛
• انشر رسالة ترحيب للمبتدئ على موقع الشركة على الويب ؛
• تسليم ورقة التعارف للموظف الجديد - قائمة بموظفي القسم ، ويفضل أن تكون مصحوبة بالصور ، وعرض التعرف على جميع أعضاء الفريق في غضون أيام قليلة وجمع توقيعاتهم على ورقة التعارف ؛
• ترتيب مكالمة هاتفية أو خطاب من رئيس المنظمة مع تحية شخصية ؛
• ضع في صحيفة الشركات، على موقع الويب أو ردهة المكتب ، رحب بالوافد الجديد وأخبر الجميع عن عضو الفريق الجديد في رسالة إخبارية أو دردشة الشركة.

كيف تصنع عدة المبتدئين

مجموعة المبتدئين عبارة عن حزمة من المستندات والعناصر الخاصة ، والغرض منها هو إعطاء الأولوية للمعلومات حول المنظمة ، وتعيين زخم العمل في مكان جديد.

قد تتضمن مجموعة المبتدئين ما يلي:

• الأوصاف الوظيفية واللوائح المحلية (الإلزامية والقائمة أيضًا في الشركة) ، بما في ذلك لوائح العمل ، واللوائح المتعلقة بالأجور ، واللوائح الخاصة بالتكيف ، وما إلى ذلك ؛
• خطة عمل الموظف لفترة الاختبار ؛
• كتاب الموظف
• تذكير الشركات المخصص لمختلف جوانب العمل في المنظمة ، على سبيل المثال ، بشأن تسجيل طلبات الإجازة ، والنقل ، والفصل ، وطلب القرطاسية ؛
• العدد الأخير من منشور الشركة ، في حالة قيام المنظمة بنشر جريدتها أو مجلة أو كتيب خاص بها ؛
• هدية تذكارية للشركة ، على سبيل المثال ، قلم أو دفتر ملاحظات أو كوب أو محرك أقراص USB محمول برموز تحمل علامات تجارية ؛
• دليل الهاتف لموظفي المنظمة.

يمكن تسجيل بعض الوثائق على قرص مضغوط مع فيلم عن المنظمة.

كيفية تقديم موظف جديد للفريق

من المهم ليس فقط تقديم الوافد الجديد لزملائه المستقبليين ، ولكن أيضًا إخبار موظفي المنظمة عن الشخص الجديد في الفريق. لهذا الغرض ، استخدم قنوات الاتصال المتاحة في المنظمة:

• صفحة من موقع الشركة مخصصة للموظفين الجدد ؛
• النشرة البريد الإلكتروني؛
• منصة المعلومات الموجودة عند مدخل المنظمة ؛
• النشرة الإخبارية أو الجريدة الخاصة بالشركات ؛
• تقديم شخصي.

عند تقديم الوافد الجديد إلى الفريق ، لا تنقل فقط اسم عائلته واسمه الأول وعائلته ومنصبه ، بل قدم أيضًا مزيدًا من المعلومات ، على وجه الخصوص ، وضح:

• التعليم والخبرة العملية للموظف الجديد ؛
• نجاحات وإنجازات الوافد الجديد في المشاريع السابقة ؛
• معلومات غير رسمية ( الحالة الاجتماعية، الهوايات ، المبادئ ، إلخ) - بشرط أن يوافق المبتدئ على ذلك.

اطلب هذه المعلومات مباشرة من الموظف الجديد. إذا كنت تأخذ معلومات من سيرة ذاتية للمبتدئين ، فاتفق معه أولاً. قد لا يرغب عضو الفريق الجديد في إتاحة بعض الحقائق في سيرته الذاتية لعامة الناس.

كيفية عمل خطة إعداد للمبتدئين

خطة التكيف هي وثيقة تحدد تسلسلًا واضحًا لتدابير التكيف ، تجول خطوة بخطوةمما يضمن التكيف الأسرع والأكثر راحة للموظف مع الظروف الجديدة له. في عدد من المنظمات ، قد يكون لخطة التكيف أسماء أخرى ، على سبيل المثال: ورقة التكيف ، يوميات موظف جديد ، خطة المواعدة ، خطة فرديةالتدريب ، إلخ.

يمكن تطوير خطة تكيف لفئة معينة من الموظفين في مؤسسة ما ، على سبيل المثال ، مندوبي المبيعات أو المحررين أو المسوقين أو بشكل فردي لموظف معين ، مع مراعاة خصائصه الشخصية ، على سبيل المثال ، حاجة المبتدئين إلى تدريب إضافي.

كقاعدة عامة ، يقوم المشرف المباشر على الوافد الجديد بتطوير خطة تكيف بمشاركة مرشد وموظف في خدمة شؤون الموظفين على أساس خطة عمل الموظف لفترة الاختبار.

لا يوجد شكل موحد لخطة التكيف ، لذلك ارسم الخطة بأي شكل واطلع عليها بتوقيع الموظف الجديد في الأيام الأولى من عمله.

في البداية ، قم بتدوين المهام الخاصة بفترة التجربة ، أي قائمة بالقضايا والوثائق والمسؤوليات التي سيتعين على الموظف إتقانها خلال الفترة التجريبية. عند تحديد الأهداف ، استخدم طريقة SMART ، والتي بفضلها يمكنك قياس نتيجة تحقيق الهدف في أي مرحلة رئيسية.

في القسم الثاني ، اذكر الأنشطة المخططة للوافد الجديد للتكيف ، على سبيل المثال ، "حضور دورة تمهيدية" ، "العمل مع موجه". في نفس القسم ، إلى جانب قائمة تدابير التكيف المحددة ، أشر إلى:

• تاريخ ووقت احتجازهم ؛
• الاسم الكامل ، والوظيفة ، ورقم هاتف الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ تدابير التكيف ؛
• نقطة تجميع (إذا لزم الأمر).

في القسم الثالث من الخطة ، قم بتضمين قائمة مراجعة ، على سبيل المثال:

• اجتياز اختبار متخصص على المعرفة المكتسبة ، على سبيل المثال ، لمدير مبيعات اجتياز اختبار لمعرفة خصائص المنتجات التي تنتجها المنظمة ؛
• جدول اجتماعات مع المشرف المباشر لتحليل نتيجة تدابير التكيف والوفاء بالمهام الموكلة إلى الموظف ؛
• اجتياز الشهادة النهائية.

المراقبة المستمرة لتحقيق المهام المحددة في خطة التكيف. ضع ملاحظة حول هذا في المستند.

على ال المرحلة الأخيرةالتكيف بعد تقييم فعالية الموظف الجديد واتخاذ قرار بشأن عمله المستقبلي في المنظمة ، وإذا كان لدى المشرف المباشر والموجه توصيات لتدريب الموظف ومهامه المستقبلية ، ثم إصلاحها في الخطة والتنفيذ.

كيفية الحصول على يوم للمبتدئين

غالبًا ما يقضي يوم المبتدئين في الشركات الكبيرة، والتي تقبل في نفس الوقت عددًا كبيرًا من الموظفين الجدد. الهدف الرئيسي من الحدث هو بناء الفريق. عادةً ما يتكون يوم المبتدئين من:

• المحتوى الرسمي ، والذي يتم خلاله منح الموظفين الجدد معلومات عامةعن المنظمة
• جزء ترفيهي غير رسمي يساعد الوافدين الجدد على الشعور بسرعة بأنهم جزء من الفريق. قد يشمل هذا الجزء مسابقات مع تقديم الهدايا ، ودورات تدريبية لبناء الفريق ، وبوفيه على شرف الوافدين الجدد ، وما إلى ذلك. وتجدر الإشارة إلى أن تقديم الهدايا هو حدث فعال للغاية من حيث تأثيره ، ويجب ألا تكون الهدايا باهظة الثمن في الكل ، أي عناصر مناسبة تمامًا لشعار المنظمة ، على سبيل المثال ، اليوميات ، والأقلام ، والأكواب ، والتقويمات ، ومحركات الأقراص المحمولة ، إلخ.

يعتمد برنامج يوم المبتدئين على ميزانية وخيال المنظمين. في الوقت نفسه ، غالبًا ما يكون المنظمون متخصصين في خدمة الأفراد. في بعض الحالات ، لهذه الأغراض ، يشارك مقدمو الخدمات الخارجيون ، الذين يشاركون في التدريبات ، وتدريب الموظفين ، وكذلك تنظيم الأحداث المعقدة للموظفين الوافدين حديثًا.

يمكن عقد الحدث في كل من أراضي المنظمة وفي رحلة إلى الطبيعة ، إلى أماكن الراحة. وفقًا للتكرار ، يوصى بإجراء أيام الوافدين الجدد مرة واحدة في الشهر أو مرة واحدة كل ثلاثة أشهر (اعتمادًا على تكرار تعيين موظفين جدد).

كيفية تنظيم التدريب للمبتدئين خلال فترة التكيف

إذا كان العمل في منصب يتطلب أي معرفة ومهارات خاصة ، على سبيل المثال ، معرفة تقنيات المبيعات الفعالة ، عندها يصبح من الضروري تطبيق أداة التكيف مثل التدريب. يضمن تنظيم تدريب الموظفين خلال فترة التكيف تقليل فترة تكيف الإنتاج.

يجب أن يكون التدريب متسقًا ومنظمًا. كقاعدة عامة ، يتم تدريب الموظف الجديد من الأيام الأولى للتوظيف وفي المستقبل يتم تنفيذ إجراءات التكيف هذه من أجله ، والتي تهدف إلى التطوير خطوة بخطوة من قبل المبتدئين. المعرفة اللازمةوالمهارات.

يجب أن يشمل التدريب كلاً من العمل مع معلم والدراسة الذاتية للمبتدئين الوتائق المطلوبةواللوائح والتعليمات الداخلية وما إلى ذلك.

نصيحة: قبل تنظيم تدريب ذاتي للمبتدئين ، حدد قدرته على التعلم.

افعل هذا في مرحلة الاختيار. للقيام بذلك ، قم بتحليل أقسام "الدورات والندوات" ، "التعليم الإضافي" في السيرة الذاتية للموظف. إذا كان المرشح يشير إلى وجود الشهادات والدبلومات تعليم إضافي، فهذا يدل على استعداده للتعلم ، بما في ذلك المستقل. بالإضافة إلى ذلك ، لتقييم الموظف ، استخدم اختبارات خاصة تساعد في تحديد ذكائه وقدرته على التعلم الذاتي.

تطوير برنامج تدريبي لفئات محددة من الموظفين أو بشكل فردي لكل موظف جديد. تنسيق البرامج مع رؤساء الأقسام واعتمادها مع رئيس المنظمة. ترك التحكم في تنفيذ خطة التدريب للمشرف المباشر على الوافد الجديد أو اختصاصي تدريب ، على سبيل المثال ، مدرب ، إذا كان هناك واحد في الشركة.

مع وجود قدر كبير من العمل على تدريب الموظفين في المنظمة ، غالبًا ما يتم إنشاء مراكز تدريب ، والتي ، بفضل معلميها ، والفصول الدراسية ومعدات التدريب الخاصة ، تجعل من الممكن تنظيم تدريب الموظفين الجدد وتحسين مؤهلات أولئك الذين لديهم تعمل بالفعل لفترة طويلة بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

إذا كانت المنظمة لا تفعل ذلك مركز تدريب، ثم للتنفيذ تدريب مهنيمن المهم تقييم الموارد المتاحة. تحقيقا لهذه الغاية:

• إجراء مسح لرؤساء الأقسام والموجهين وتحديد أولئك المستعدين لتعليم الوافدين الجدد ؛
• التحقق من مؤهلات المدربين المحتملين المختارين ووضع خطة ، إذا لزم الأمر ، لتدريبهم ؛
• تحديد تكلفة التدريب لكل من الموظفين الذين سيقومون بالتدريس والموظفين المعينين حديثًا. ادرج أيضًا في تكلفة التدريب الدفع مقابل خدمات المدرب ، ومعدات التدريب ، الصدقات، وتكاليف الوقت ، وما إلى ذلك ؛
• تحديد القدرات الفنية للمنظمة ، على سبيل المثال ، إمكانية إنشاء صفحة على الإنترنت ببرامج تدريبية ، إلخ.

بعد إجراء مثل هذا التحليل ، توصل إلى استنتاج - هل من الممكن تنظيم تدريب الموظفين بمفردك ، على سبيل المثال ، لإنشاء الوصول إلى موقع الويب الداخلي للشركة ، أو إعداد الكتيبات ، أو تطوير دورة التعلم الإلكتروني ، وما إلى ذلك ، أو إذا كنت بحاجة المساعدة في هذه المسألة من المنظمات الخارجية التي تم وصفها في تدريب الموظفين.

كيفية إعطاء دورة تمهيدية لتكييف المبتدئين

الدورة التمهيدية ، أو كما يطلق عليها أيضًا - التدريب الترحيبي أو التدريب "مرحبًا بكم في الشركة" ، هي إحدى أدوات التكيف ، والغرض منها ، من ناحية ، هو تزويد الموظفين الجدد بالمعلومات التمهيدية الأولى عن المنظمة ، ومجال نشاطها ، وثقافة الشركة ، من ناحية أخرى ، لغرس الشعور في المبتدئين الاختيار الصحيح، فخور بحقيقة أنهم يعملون في هذه المنظمة بالذات.

بفضل الدورة التمهيدية ، يشكل الموظفون الجدد صورة إيجابية عن المنظمة منذ أيام العمل الأولى ، ونتيجة لذلك ، يزيدون من ولائهم لصاحب العمل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الدورة التمهيدية تجعل الموظفين أكثر استقلالية وأقل اعتمادًا على البيئة خلال فترة التكيف في المنظمة ، مما يؤثر بشكل مباشر على كفاءة وإنتاجية عملهم.

هناك ثلاثة أشكال لإجراء دورة تمهيدية:

• قاعة الدراسة؛
• إلكترونية ؛
• مختلط.

شكل الفصل الدراسي هو نسخة كلاسيكية من الدورة التمهيدية. ميزته هي فرصة للقادمين الجدد للتعرف على بعضهم البعض من خلال التواصل الحقيقي ، مع القدامى في المنظمة ، وطرح الأسئلة التي تهم المتخصص الذي يدير الدورة ، والحصول على إجابات لها على الفور.

عند العمل في الفصل الدراسي ، يقوم المتخصص الذي يدير الدورة بمراقبة المشاركين وتحديد إمكانية حدوث حالات تعارض في الفريق. يمكن أن يحدث التعارض المحتمل بسبب رفض الموظف لقواعد ولوائح الشركة الخاصة بالمؤسسة. في هذه الحالة ، أثناء الدورة ، يصحح المدرب فكرة الموظفين عن عملهم في ظروف جديدة ويضع لهم نمطًا معينًا من السلوك يتوافق مع قواعد العلاقات في المنظمة.

يوصى بإجراء دورة تمهيدية في شكل إلكتروني (التعلم الإلكتروني) لموظفي المكاتب البعيدة أو في الحالات التي يستحيل فيها على جميع المبتدئين إجراء دورة في الفصل. قد يكون سبب هذا الأخير هو عدد كبير من الوافدين الجدد أو نقص الموارد في المنظمة: عدم وجود غرفة خاصة ، مدرب متخصص مناسب ، إلخ.

يتضمن الشكل المختلط للدورة التمهيدية كلاً من ساعات الفصل وعناصر التعلم الإلكتروني. هذا النموذج هو الأكثر انتشارًا في الممارسة ، لأنه يسمح لأخصائيي خدمة الأفراد بتطوير برنامج الدورة التدريبية الأكثر توازناً ، وتحديد أي جزء من المعلومات يمكن دراسته من قبل المبتدئين بمفردهم ، وفي أي الحالات يُنصح بالتواصل (الفصل الدراسي) .

كيفية تنظيم التوجيه لتسريع تكيف القادمين الجدد

التوجيه هو إحدى أدوات التكيف. هذا هو شكل من أشكال تدريب الموظفين فيه أكثر موظف ذو خبرةينقل معرفته وخبرته إلى الموظفين الجدد مباشرة في مكان عملهم أثناء أداء المهام الحالية.

في الأسابيع الأولى من عمل المبتدئ ، يُظهر له المرشد الأداء الصحيح للوظائف ، ويساعده على التنقل في الوحدة ، ويقدمه للزملاء ويفي بالالتزامات الأخرى تجاه المتدرب.

تتضمن المرحلة التالية من تفاعلهم بالفعل تقسيمًا جزئيًا للمسؤولية بين المتدرب والموجه. اعتمادًا على تفاصيل العمل ، يمكن أن تبدأ هذه الفترة في الأسبوع الثاني من عمل الموظف ، وفي غضون شهر بعد تعيينه. في هذا الوقت ، يعمل المرشد بشكل أكبر في دور المستشار في حل المواقف الصعبة. بناءً على المعرفة التي نقلها المرشد ، يتعلم المتدرب تحليل أنشطته بشكل مستقل ، وطرح الأسئلة على نفسه باستمرار: ما الذي يمكن فعله أيضًا لتحسين عملي؟ كيف تحسن تقنية عملك؟

ترد قائمة تقريبية بأفعال المرشد في الجدول.

ما يجب تجنبه عند تنظيم أحداث إعداد الموظفين

لكي يتكيف الموظف بسرعة مع مكان جديد ، لا "تتركه" بمفرده. لا تفترض أنه من مسؤوليته الشخصية التعرف على جميع الموظفين والالتحاق بالفريق. ساعده في ذلك ، كن مرشدًا له خلال الأيام الأولى ، أو عيّن له أمينًا أو مرشدًا ، أو ألزم مشرفه المباشر بأن يكون أكثر انتباهاً له.

في اليوم الأول من العمل ، لا تجبر الموظف على ملء نماذج معقدة لتقديم طلب للحصول على المزايا والتعويضات. اشغله على الفور بالتعارف مع الزملاء والمنطقة وأشياء أخرى أكثر إثارة للاهتمام. اسمح لجميع المستندات غير المتعلقة بالتجنيد بقراءتها أو إكمالها أو التوقيع عليها لاحقًا: في المساء أو في اليوم التالي.

تذكر أن كل شخص يحتاج إلى وقته الخاص للتكيف ، سيشعر شخص ما بأنه "في المنزل" في العمل خلال شهرين ، وسيحتاج شخص ما إلى ستة أشهر أو أكثر للتكيف. لا تتوقع ، ناهيك عن المطالبة ، من جميع الموظفين نفس الموقف تجاه تدابير التكيف. على سبيل المثال ، يحتاج أحد المبتدئين إلى مقدمة عامة ، ويحب أن يكون في دائرة الضوء ، والثاني مثل هذا العرض سيضعه في ذهول ويسبب الخوف وعدم الراحة. في هذا الصدد ، تحقق مع المبتدئ مما يمكن أن يساعده على الاندماج بسرعة في الفريق ، وفهم المهام الموكلة إليه ، والتي ستخفف الضغط عن البيئة الجديدة.

امنح الموظف مهام بسيطة خلال فترة العمل الأولى. لا تتوقع الكثير منه على الفور. تجنب المبالغة في انتقاد نتائج عمله. المدح أكثر من الانتقاد (بنسبة حوالي سبع مديح إلى ثلاثة تعليقات). سيساعد هذا الموظف على زيادة الثقة وتخفيف التوتر غير الضروري من الشكوك الداخلية حول ما إذا كان في مكانه.

ضع أهدافًا واضحة. السماح للوافد الجديد بتطبيق أساليب عمل جديدة على المنظمة ، ولكن مألوفة له أو لها ، مأخوذة من مكان العمل السابق. ألق نظرة فاحصة ، ربما تكون أكثر فعالية من تلك التي تم تبنيها سابقًا في المنظمة. لا تقمع المبادرة برفض الأفكار ، أو تعد بأخذها في الاعتبار ، أو تفكر فيها دون نقد أو احتجاج ، أو تعطي تغذية راجعة مناسبة.

لا تقصر الموظف الجديد على مجرد قراءة التعليمات والأدلة - بما في ذلك التواصل المباشر مع الزملاء. قم بتنظيم مناقشة عامة لقواعد ولوائح ثقافة الشركة مع جميع زملاء الوافدين الجدد ، على سبيل المثال ، في وقت الغداء خلال حفل شاي عام على شرف الوافد الجديد.

تزويد الموظف الجديد بالتعليمات والمعدات والموارد والتدريب اللازم في الوقت المحدد. لا تؤخر الحصول على الموارد التي تحتاجها للعمل بشكل صحيح. هذا يمكن أن يثبط عزيمة الوافد الجديد - لن يشعر أنه مهم وأن عمله ذا قيمة ، مما سيؤدي ، نتيجة لذلك ، إلى إبطاء تحقيقه للمستوى المتوقع من الإنتاجية ، مما سيؤثر أيضًا سلبًا على عملية التكيف بأكملها باعتبارها كل.

احرص على مساعدة الموظف ، والإجابة على أسئلته ، والإشراف على مشاريعه ، مع عدم المبالغة في الحماية أو التساهل في حالة الأداء السلبي. يجب أن يكون الجو المحيط بالوافد الجديد داعمًا ، ولكن لا يؤدي إلى فكرة أنه يتمتع بامتيازات على زملائه القدامى.